Je comprends totalement la résistance de quelques membres d’équipe à la participation aux réunions Scrum quotidiennes, les Daily Scrum. Et pourtant, elles sont fort utiles si bien menées.

Overcoming Four Common Objections to the Daily Scrum

https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/overcoming-four-common-objections-to-the-daily-scrum par Mike Cohn

Je comprends totalement la résistance de quelques membres d’équipe à la participation aux réunions Scrum quotidiennes, les Daily Scrum. Je n’aime pas non plus les réunions. Mais, certaines réunions sont utiles et justifient l’investissement de notre temps. Je mets les réunions Daily Scrum bien-dirigées dans cette catégorie.

Dans cet article, je partage avec vous comment je traite quatre objections fréquentes à la participation au Daily Scrum. Je partage ensuite quelques attributs d’un Daily Scrum bien-mené pour qu’il n’y ait plus aucune objection à participer.

4 objections fréquentes

1. Nous parlons déjà beaucoup

La première objection au Daily Scrum est qu’une personne insiste sur le fait que les membres d’équipe parlent déjà fréquemment l’un avec l’autre et donc le Daily Scrum est une surcharge inutile.

Quand j’entends cette objection, j’y résiste en reconnaissant que les membres de l’équipe parlent vraiment fréquemment en effet l’un avec l’autre. Mais rarement parlent-ils tous ensemble.

Le Daily Scrum fournit cette opportunité. Pour beaucoup d’équipes, c’est l‘unique fois chaque jour où chaque membre d’équipe est capable de parler à tous les autres membres de l’équipe.

2. Rien d’important n’est jamais discuté

Une deuxième objection commune au Daily Scrum vient de membres d’équipe qui estiment que des Daily Scrum sont inutiles parce que rien d’important n’y est jamais discuté.

Repositionnez les attentes

La première chose je fais quand je suis face à cette objection, est de poser une attente appropriée sur ces réunions avec l’opposant. Je suis très clair sur le fait que je ne m’attends pas à ce que quelque chose d’important soit abordé chaque réunion. Certains Daily Scrum s’avèrent vraiment être assez inutiles, ceux où chacun a réalisé un progrès convenable mais sans quoi que ce soit de remarquable hier et personne n’a de question sur le travail du jour.

Mais, la plupart des Daily Scrum remontent vraiment quelque chose d’utile pour l’équipe. Et l’idée est que les nombreux Daily Scrum où des choses importantes sont discutées compensent les réunions moins fréquentes où rien d’important n’est discuté.

Déterminez si l’objection est valide

La deuxième et plus importante chose que je fais quand j’entends cette objection, est de considérer si elle est recevable. Elle peut l’être. S’il en est ainsi le Scrum Master devrait la prendre en compte comme un indicateur que les réunions pourraient être améliorées.

Les erreurs fréquentes qui rendent cette objection valable incluent laisser des participants blablater hors sujet, laisser la réunion durer trop longtemps, ou avoir une bande d’individus qui ne sont pas vraiment une équipe. Cette dernière erreur arrive quand « une équipe » est composée d’individus travaillant sur des projets totalement sans rapport.

3. Ne pourrions-nous pas juste le faire par email ?

Certains membres d’équipe ne font pas d’objection au concept d’engager avec leurs coéquipiers quotidiennement, mais au lieu de cela, objectent à en faire une réunion. Ils demanderont souvent d’abandonner le Daily Scrum en faveur d’un email quotidien de chaque personne adressant les mêmes questions habituelles du Daily Scrum.

J’ai rarement vu ceci fonctionner. Le plus grand problème est que la plupart des personnes ne lisent pas les emails. Ou, si elles le font, c’est un jour ou deux plus tard. Cela rend l’équipe moins réactive aux problèmes.

De plus, mener un Daily Scrum par email perd tous les bénéfices de la discussion dans l’instant présent qui devrait faire partie des réunions.

Et avec des outils comme Slack et semblables ? Vous penseriez peut-être que ma réponse serait la même que pour l’email. Cependant, j’ai vu des équipes mener avec succès l’équivalent de réunions Daily Scrum en utilisant Slack.

Je ne sais pas si c’est la nouveauté de tels outils ou quelque chose de fondamentalement différent entre la messagerie instantanée et l’email. Je ne favorise toujours pas de remplacer l’interaction vivante d’un Daily Scrum avec un équivalent Slack pour la majorité des équipes. Mais pour certaines équipes, particulièrement celles qui sont fortement géographiquement distribuées, cela semblent vraiment marcher de manière adéquate.

4. Les réunions durent trop longtemps

Une quatrième et finale objection que vous  entendrez consiste en ce que les réunions durent trop longtemps. Naturellement, vous voudrez prendre cette plainte au sérieux si vos réunions prennent plus longtemps que la norme de quinze minutes prescrites par presque tous les partisans de Scrum.

Mais si vos réunions finissent bien dans la limite des quinze minutes, j’ai constaté que la meilleure réponse à cette plainte est de demander à tout opposant combien de temps il pense serait approprié.

Vous obtiendrez une réponse utile particulièrement si vous incluez quelques-uns des bénéfices de la réunion en posant la question. Par exemple, vous pourriez demander, “Combien de temps pensez-vous serait approprié chaque jour pour nous tenir tous synchronisés, éviter les problèmes de communication, fournir de la visibilité sur ce que fait chacun d’entre nous, identifier et corriger des erreurs, construire la confiance et fournir un sentiment d’accomplissement ?”

7 Attributs d’un Daily Scrum bien mené

Les conseils ci-dessus aideront à surmonter les objections les plus communes que des membres d’équipe peuvent avoir à participer au Daily Scrum. Encore mieux, serait de conduire ces réunions si bien que les membres d’équipe les valorisent. Voici sept attributs d’un Daily Scrum bien mené.

1. Tenez les réunions chaque jour au même horaire et endroit

Vous voulez rendre ces réunions aussi faciles que possible. Pour la plupart des équipes, cela signifient les tenir à la même heure et au même endroit à chaque fois.

2. Débutez la réunion à l’heure

Je suis plus à l’heure que qui que ce soit d’autre. J’ai une fois dû me raisonner d’appeler un docteur quand j’ai réalisé que j’aurais une minute de retard à son cabinet.

Mais je reconnais tout de même qu’arriver quelques minutes en retard à une réunion qui dure toute une journée n’est pas une bien grande affaire. Être cinq minutes en retard à une réunion de huit heures représente 1 % du temps de la rencontre.

Mais être en retard à un Daily Scrum est une affaire beaucoup plus importante. Si les réunions commencent 5 minutes en retard chaque jour, les membres d’équipe qui sont arrivés à l’heure auront perdu plus de 20 heures sur l’année à attendre que la réunion puisse commencer.

3. Respectez la limite de 15 minutes

Il y a une raison pour laquelle beaucoup d’équipes conduisent les Daily Scrum en se tenant debout : Cette position nous aide à rester conscient du temps et facilite les réunions brèves.

4. Identifiez les problèmes mais ne les résolvez pas pendant la réunion

Une bonne pratique commune est de discuter (et avec bon espoir résoudre) des problèmes immédiatement après la réunion. Idéalement cela peut être fait par le sous-ensemble de l’équipe nécessaire pour aborder ces problèmes; les autres membres d’équipe sont alors encouragés à retourner à leurs bureaux.

5. Gardez les participants sur le sujet

La plupart des équipes suivent l’approche d’avoir chaque personne exposer ce qu’ils ont accompli depuis la dernière réunion, ce qu’ils feront avant la réunion suivante et tout problème les ralentissant.

Toute discussion hors de ces sujets devrait être sévèrement limitée.

6. Les règles sont rappelées par l’équipe entière, pas seulement le Scrum Master

Quand le Scrum Master est le seul à imposer les règles de l’équipe lors des réunions, la réunion semble être tenue pour le Scrum Master. Cela ressemble à rapport d’activités où chaque participant fournit le statut seulement au bénéfice du Scrum Master.

7. L’équipe complète et seulement l’équipe participe

Chacun dans l’équipe devrait participer aux Daily Scrum. On devrait permettre à des externes à l’équipe d’observer la réunion. Ils devraient être découragés de contribuer à la discussion pendant la réunion à moins qu’un membre d’équipe ne lui pose une question courte.

Une fois que l’on conclut un Daily Scrum, mais avant que les participants ne se dispersent, beaucoup d’équipes demanderont aux observateurs s’ils ont des questions ou commentaires. Le Scrum Master ou un sous-ensemble de l’équipe peuvent rester et adresser ceux-ci. La clef est que ces commentaires d’observateur restent à l’écart du Daily Scrum.

Quelle est votre expérience ?

Les membres d’équipe peuvent sans aucun doute avoir des objections autres que les quatre les plus communes que j’ai adressées ici. Et il y a certainement des choses complémentaires importantes pour un Daily Scrum bien mené que les sept attributs essentiels que j’ai décrits.

Quelle est votre expérience ? Quelles objections avez-vous entendu et comment les avez-vous surmontées ? Partagez s’il vous plaît vos idées dans les commentaires.