Une vidéo pédagogique conçue et réalisée par Roberta Faulhaber et Live Productions qui explique les avantages de la facilitation graphique pour des réunions plus efficaces, productives, et engageantes.
Étiquette : meetings
quelles habitudes rendent les chefs de projets plus performants et plus efficaces ? #2 Communication et Collaboration
Lors de l’enquête auprès des lectrices et lecteurs du blog DantotsuPM, la communication et la collaboration sont naturellement mentionnées comme des éléments clés pour la réussite des projets par les chefs de projet.
Les commentaires reçus couvrent différents aspects de la communication et de la collaboration à commencer par l’écoute, la mise en place de rituels et la proximité avec les équipes et le client.
Voici quelques-uns des verbatims reçus.
Beaucoup d’écoute et de dialogue
L’écoute, la communication et la négociation- Proximité avec le client
- L’écoute et la bienveillance associées à un niveau d’exigence clair et connu
- La collaboration, l’écoute attentive, le respect et la prise en compte des points de vue des collègues
- Se parler, écouter
- Deadlines, dialogue
- Privilégier un contact en face à face ou par téléphone en cas de situation difficile
Des rituels et de la préparation
Préparation des réunions, de l’agenda de la semaine- Rythmer les projets autour de plusieurs rituels coproj (hebdo) / copil (mens). Relecture des « minutes » de réunion pour s’assurer que tout le monde a compris les enjeux et actions à mener.
- Réunions courtes, méthode agile customisée, …
Communications, autonomie, collaboration
Communication et « projectarisation »- Communication, outils de gestion de projet
- L’autonomisation des collaborateurs
- Le management collaboratif, horizontal
- Collaboration
Qu’ajouteriez-vous sur ce thème de la communication et de la collaboration ? Répondez dans la zone commentaires…
Comment le chef de projet devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ?
How Should the PM Handle a Dominator During a Team Meeting?
http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/how-should-the-pm-handle-a by Dana Pigford Brownlee
Que Faire Quand Quelqu’un Domine la Discussion ?
Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”.
C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux !!), que faire ???
Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques.
1. Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres
“Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”
2. Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste.
“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Qu’en pensent les autres ?”
3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It.
Demandez ensuite à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’elle a écrit.
4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table
Faire un tour de la table en demandant à chaque personne de partager un commentaire. Démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur.
“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”
5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.
“Michel, quelles sont tes idées sur cette question ?”
6. Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur
“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés et je voudrais être sûr que nous les entendions.”
7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe
8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique (par exemple une balle) pour équilibrer la discussion.
La personne tenant la balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.
un site web utile et gratuit pour trouver le meilleur créneau horaire pour une réunion multi-sites à l’international: timeanddate !
Planifier une réunion avec des intervenants distribués à travers plusieurs pays et continents peut être un véritable casse tête…
Mais le site web timeanddate.com très simple et gratuit vous permet de faire une première analyse de la situation avant de proposer un créneau horaire à vos correspondants.
Choisissez la date, puis les villes et vous obtenez ce type de résultat qui tient compte des changements heures été / heures hiver !
le best of de janvier 2017 sur DantotsuPM
les articles les plus lus sur DantotsuPM au mois de Janvier 2017
Ce mois-ci furent plébiscités les billets sur les approches pratiques pour améliorer son efficacité et les standards Prince2 et PMI.
7 étapes pour améliorer considérablement vos entretiens avec vos interlocuteurs lors de vos prochaines rencontres
Un des aspects les plus importants dans le conseil est de se construire de robustes compétences d’interviewer.
personne ne semble être d’accord et pourtant il vous faut rapidement parvenir à un consensus, que faire ?
Pensez-vous avoir à maitriser une horde de chevaux sauvages au lieu de mener une réunion quand les membres de votre équipe ne parviennent pas à tomber d’accord ? Eh bien, si cela peut vous réconforter, sachez que ce problème est le lot de la plupart des facilitateurs de réunions à un moment ou un autre.
Si vous cherchez un chef de projet certifié du #PMI® en France…
Prince2 2017 est arrivé ! Le focus est placé sur comment adapter la méthode à tous les environnements et projets.
connaissez-vous les 12 principes Agile qui accompagnent les 4 composantes majeures du « Agile Manifesto » ?
Beaucoup d’attention est portée sur le « Manifeste Agile » et bien qu’il soit une composante importante de Agile, il n’en est pas toute la substance. Il y a 12 principes directeurs en plus des 4 composants principaux du manifeste. Jetons un rapide coup d’œil à chacun d’entre eux et voyons combien ils affectent les pratiques Agiles et comment nous percevons et implémentons l’agilité…
comment ne pas ramener à la maison une mauvaise journée au travail ?
Bien sûr, lire ses SMS ou emails professionnels en arrivant à la maison après une mauvaise journée est fortement déconseillé, droit à la déconnexion oblige !
OK, ils ne marcheront peut-être pas toujours mais je pense que ces conseils de John Baldoni, très simples et faciles à mettre œuvre, peuvent avoir un effet positif et re-booster votre moral avant de reprendre le chemin de la maison.
3 questions pour grandement améliorer l’efficacité de vos réunions quotidiennes ou « daily stand-up meeting »
3 Questions of Effective Daily Meetings
http://www.gilzilberfeld.com/2015/04/3-questions-of-effective-daily-meetings.html par Gil Zilberfeld
Vos réunions quotidiennes sont-elles efficaces ?
Quand vous demandez aux gens ce qu’ils attendent des réunions quotidiennes, la réponse est qu’elles soient courtes. Ou plus courtes.
Ces réponses proviennent d’habitude de personnes qui souffrent de longues réunions et plus généralement du grand nombre de réunions. Elles veulent juste se mettre au travail. Cependant, se concentrer sur la durée de la réunion quotidienne, relève de l’efficience, plutôt que de l’efficacité.
Une façon de rendre la réunion plus courte est de commencer à l’heure et d’être préparé. Le statut devrait toujours être à jour au tableau et surtout avant le début de la rencontre. Les gens qui mettent à jour le statut pendant la réunion, gaspillent le temps de l’équipe toute entière. Mettre à jour le tableau avant la rencontre, c’est faire preuve de civisme et de respect.
Les réunions courtes sont certainement meilleures que les longues. Mais atteignent-elles leur objectif ?
L’objectif d’une réunion quotidienne est …
…certainement pas d’obtenir un statut d’avancement de chacun. Exactement, ce n’est pas une réunion de statut. Et dans la plupart des cas, je ne me soucie pas ce que vous avez fait depuis la dernière réunion. Si vous avez fait quelque chose, un bon point pour vous. Le tableau devrait l’indiquer.
Comme les réunions de planification de version, ou de planification de sprint, la réunion quotidienne est une chance de re-planifier. Réunissons toute l’information que nous avons rassemblé depuis dernière fois et voyons :
Quelque chose a-t-il changé dans les priorités ? Peut-être nous devrions travailler sur quelque chose d’autre qui est devenu plus important ?- Une tâche est-elle bloquée ? Devrions-nous faire quelque chose ? Aider la personne bloquée ? Ou suspendre cette activité ?
- Avons-nous voulu en prendre plus que nous ne pouvons en réaliser ? Investissons peut-être dans davantage de recherche, ou faisons une expérience, au lieu de ce que nous avions initialement projeté de faire.
- Une tâche est-elle indiquée comme en court depuis trop longtemps ? Peut-être au lieu de la négliger, devrions-nous prendre la décision de la parquer.
- Sommes-nous dans les temps ? Peut-être nous devrions enlever ou ajouter des articles à notre arriéré en fonction de notre allure.
La re-planification nécessite des décisions basée sur l’information que nous avons et l’étude que nous avons faite. Pour la faire efficacement, nous avons besoin de toute l’information actuelle à notre disposition (qui inclut les mises à jour sur le tableau). Puis, nous posons les questions, mais pas celles qui n’ajoutent pas de valeur.
Voici les vraies questions auxquelles nous devrions répondre lors de la réunion quotidienne :
- Qu’ai-je appris depuis la dernière réunion ?
- Que pouvons-nous faire avec cette information ?
- Comment puis-je aider ?
Obtenez l’information, re-planifiez et exécutez.
Voilà qui est efficace.
3 techniques pour éviter que des retardataires ne viennent mettre à mal l’efficacité de votre réunion
Don’t let latecomers ruin your meeting sur la Harvard Business Review
Peu importe à quel point vous avez travaillé pour bien préparer votre réunion, certaines choses peuvent mal tourner.
Une des perturbations plus communes concerne l’arrivée en retard de certains participants.
Si une ou plusieurs personnes se présentent en retard, essayez ces trois techniques:
#1 – Ne récapitulez pas !
Résistez à la tentation de faire un résumé de rattrapage au retardataire. Continuez à avancer. Vous pouvez lui donner un récapitulatif après (dans les minutes de la réunion ou en aparté). Lui donner cette opportunité de rattrapage l’ « encourage » à reproduire cette attitude en ne le pénalisant pas. Par contre, un tel résumé prend du temps et lèse tous les participants qui étaient à l’heure !
#2 – Donnez un travail préparatoire.
Si vous pressentez que quelqu’un pourrait être en retard, donnez-lui quelque chose à partager pendant la réunion. S’il a un travail préparatoire à réaliser, il y a plus de chances qu’il soit ponctuel.
#3 – Amenez-le par la main.
Aidez physiquement le retardataire chronique à arriver à l’heure à la réunion. Arrêtez-vous à son bureau un peu avant l’heure indiquée et demandez-lui si vous pouvez y aller ensemble. Si la réunion est à distance, envoyez-lui un message instantané 10 minutes avant la réunion puis 5 minutes avant avec les informations de connexion.
Adapté du Guide to Making Every Meeting Matter.
Comment reprendre en main une série de réunions récurrentes et sans date de fin bien établie ?
Des réunions récurrentes peuvent être parfois nécessaires, mais encore faut-il savoir les terminer !
Controlling the Runaway Meeting Par Alain Zucker
C’est un phénomène courant. Quelque chose arrive, d’habitude quelque chose de négatif. Des réunions quotidiennes sont organisées. Qui que ce soit qui ait un lien avec l’événement est là : des cadres supérieurs au personnel junior. Il y a une intensité incroyable. Puis, la question de départ est résolue. Mais les réunions continuent.
C’est arrivé à chacun d’entre nous. Les réunions commencent avec un objectif clair. Il y a une participation active. Les problèmes sont résolus. Et ensuite survient la dérive des réunions à répétition. Les participants principaux cessent de venir et des représentants sont mandatés à leurs places. Ou bien, les participants arrêtent de venir en personne et participent par téléphone. Les participants à distance font du multitâches et demande : “pourriez-vous répéter ?” si on leur pose une question.
Les crises entament leur propre vie. Elles produisent activité et excitation. Les gens veulent faire partie de la solution. Par conséquent, il est plus difficile de terminer une série de réunions que de la commencer.
Bien que ces interventions soient parfois nécessaires, elles représentent un coût élevé. Les dépenses directes sont mesurables. Une réunion quotidienne d’une heure avec 20 participants peut facilement coûter €10000 par semaine. Les dépenses indirectes de capacité productive perdue et de diversion de l’attention sont plus complexes à mesurer.
Voici quatre recommandations sur la façon d’obtenir le contrôle de ces réunions répétitives qui n’en finissent plus
1. Posez la question : Pourquoi sommes-nous ici ?
Cela peut paraître évident de demander “Pourquoi sommes-nous ici ?” mais cela nécessite du courage. C’est l’équivalent de demander au roi s’il porte des vêtements. Mais, c’est un premier pas nécessaire.
Tenez une réunion de revue bien facilitée. Demandez à ce que les leaders exécutifs y participent.
D’abord, rappelez l’objectif original de ces réunions. Utilisez des arguments spécifiques, mesurables et identifiez précisément les durées. Par exemple : le taux d’erreur a doublé de 5 % à 10 % et nous devons le ramener à 5 % d’ici un mois.
Deuxièmement, décidez si l’objectif a été atteint.
Si l’objectif a été atteint, concluez la réunion. Réduisez progressivement l’effort: compléter la documentation, rapporter et communiquer sur les leçons apprises, etc. Remerciez formellement tous les participants. Évitez l’erreur classique de punir l’innocent et féliciter les non-participants.
Si l’objectif n’a pas été atteint et que cela reste un effort à court terme, évaluez ensuite si les réunions sont efficaces. Sinon, régénérez la participation et remettez de la structure.
Si l’atteinte des objectifs exige un effort à long terme, transformez le travail à court terme en un programme dans la durée. Les exigences devraient être clairement documentées et la priorité établie par rapport aux autres besoins de l’entreprise.
2. Régénérez la liste des participants
Après quelque temps, les réunions s’embourbent. Trop de personnes sont là. Les participants exigés ne sont pas tous présents. Les rôles et attentes sont oubliés. Quand cela se produit il est temps de revisiter la liste des participants et de redéfinir les rôles de chacun.
Quand vous repensez la participation, suivez les étapes suivantes :
- Examinez et révisez la liste des parties prenantes. Assurez-vous que les participants ont un rôle nécessaire dans le processus;
- Assignez à chaque personne un rôle basé sur une analyse RACI; et
- Construisez un plan de communications qui dresse la carte des besoins des parties prenantes.
Une analyse minutieuse des parties prenantes aidera dans la construction d’un plan de communications efficace. L’analyse déterminera qui doit être impliqué, pourquoi et comment ils devraient être engagés. Font-ils partie du processus décisionnel ? Doivent-ils juste être informés ? Est-ce que ce sont « des personnes d’action » ? Le plan de communications aidera à garantir une participation productive.
Démontrez une cassure claire quand les réunions sont re-démarrées. Passez en revue les objectifs, les rôles et les attentes des participants, etc. Surveillez les agendas cachés et les comportements qui ne sont pas alignés sur les rôles des participants actuels ou sur les objectifs d’ensemble.
3. Mettez de la structure dans les réunions
Des réunions efficaces n’arrivent pas organiquement. Les réunions bien structurées sont plus productives et font des participants plus heureux.
Ci-dessous sont quelques composantes critiques :
- Posez clairement les règles du jeu et comportements attendus. Les règles du jeu posent les attentes de comportements normatifs et peuvent inclure : Participation, ponctualité, engagement et format des rencontres.
- Établissez un processus décisionnel. Un bon processus décisionnel est documenté, transparent, avec des rôles clairement définis.
- Utilisez un ordre du jour de réunion formel. Une réunion formelle avec un ordre du jour de rencontre structuré maintient la discipline et la productivité.
- Documentez Risques, Actions, problèmes (« Issues ») et Décisions (le RAID). La documentation des items de RAID, les tenir dans un document facilement accessible et les passer régulièrement en revue réduira le turnover et assurera que chacun prenne ses responsabilités. Les tableaux Kanban sont efficaces et aide à assurer la transparence.
4. Passez en revue le processus
L’équipe devrait régulièrement poser deux questions importantes :
- Avons-nous fini ? Continuez à passer en revue si les objectifs ont été atteints;
- Optimisons-nous ? Optimisons-nous la réunion récurrente et ses réunions subsidiaires ? Pouvons-nous être plus efficaces ou plus productifs ? Pouvons-nous nous rencontrer moins fréquemment ou pour des durées plus courtes ?
Ces questions devraient être évaluées dans des réunions dédiées. Ces réunions devraient être conduites dans un environnement sûr où questionner le statu quo est encouragé et attendu. En passant en revue l’efficacité et la productivité des réunions :
- Calculez le coût direct et la capacité perdue. Demandez-vous si nous en tirons toujours bénéfice ?
- Passez en revue la structure des réunions et vérifiez que de bonnes pratiques de management sont suivies.
- Utilisez un processus de facilitation pour déterminer ce qui marche bien et ce qui ne va pas. Identifiez les façons d’améliorer le processus.
5. Évoluez vers l’amélioration continue
Les organisations les plus efficaces pratiquent l’amélioration continue. Ce sont des processus méthodiques pour identifier et résoudre des problèmes systémiques. LEAN est une méthode largement utilisée. Quand les problèmes surviennent vraiment, les pratiques structurées sont en place pour guider vers leur résolution.
Si l’on considère les logiciels et la technologie pour supporter des efforts d’amélioration continus, ils peuvent inclure :
- Examiner régulièrement les capacités business et leur processus de support opérationnel;
- Maintenir et mettre à niveau l’infrastructure technique et la pile technologique d’applications;
- Revoir le code applicatif.
Il y a des moments où une intervention est exigée pour se remettre d’un incident opérationnel ou d’un problème significatif. L’attention concentre l’organisation pour rapidement résoudre le problème. Cependant, les interventions devraient être soigneusement contrôlées et managées pour rester productives.
Que pensez-vous de ce retour d’expérience et conseils à appliquer dans vos projets ? Qu’ajouteriez-vous ?
si vous êtes un chef de projet débutant qui souhaite améliorer ses compétences, voici 5 choses à faire
de nombreux jeunes chefs de projet s’interrogent
Mel Bost, PMO Expert nous fait remarquer dans son billet « Five Tangible Things Aspiring Young Project Managers Can Do to Enhance Their Capabilities » que de nombreux jeunes chefs de projet interrogent leurs ainés plus expérimentés et leaders de PMO sur comment améliorer leurs compétences en management de projet.
Il leur conseille les 5 choses suivantes :
1. Portez-vous volontaire pour prendre les minutes d’une réunion importante
Assurez-vous de trouver ou créer un modèle qui capture la liste des participants, la date et la durée de la réunion, l’ordre du jour, les actions qui ont été agréées, les tâches assignées à chaque participant et leurs dates de fin, les problèmes non résolus ainsi que la date et heure de la prochaine réunion. En vous portant volontaire pour cette mission, vous fournirez un document clé à l’équipe de projet sur lequel ses membres peuvent se baser pendant tout le projet.
2. Vérifiez la bonne compréhension
A la conclusion et documentation du contenu du projet, questionnez le sponsor et les parties prenantes pour vous assurer qu’ils comprennent vraiment pour quels contenus ils signent et « l’engagement » nécessaire pour réaliser le projet. Ceci vous donnera un aperçu des “Changements de Contenu (/périmètre)” qui risquent de surgir avant que ces demandes de modifications ne surviennent. Cela augmentera aussi votre compréhension du processus de projet et votre stature par rapport aux autres chefs de projet.
3. Faites le forcing sur les leçons apprises
Dès la fin de la première phase majeure du projet, insistez pour que l’équipe de projet tienne une session sur “les leçons apprises”. Ils vous remercieront plus tard même si vous devez les traîner à la réunion à leur corps défendant.
4. Prenez en charge un problème majeur
Identifiez un problème qui semble diviser les membres de l’équipe de projet ou les parties prenantes et managez-le en enregistrant les actions majeures et décisions prises par l’équipe et les parties prenantes. Au moment approprié dans le projet, quand il apparaît que l’équipe projet ou les parties prenantes (ou les deux) se trouvent dans une impasse ou ont atteint un point délicat, sortez votre résumé des actions agréées et décisions prises et passez-les en revue avec ce groupe combiné. Certains peuvent ne pas apprécier d’être confrontés avec les faits, d’autres peuvent ne pas être d’accord avec vos « faits » ou votre interprétation, mais personne ne pourra dénier l’harmonie qui en résultera quand chacun commencera à voir les perspectives et points de vue des autres. Personne ne critiquera le fait qu’un observateur « raisonnable et réaliste » ait porté ces points de vue à leur attention.
5. Pratiquez ces 4 mécanismes de communication
5 choses à faire et 5 à arrêter lors de vos réunions de projet
Les chefs de projet ont la responsabilité de garantir que leurs réunions de projet sont efficaces et effectives.
Five Things to Start and Five Things to Stop in Project Meetings par Harry Hall
Voici cinq choses à commencer à faire et cinq choses à arrêter lors de vos réunions.
5 choses à faire :
Commencez et finir vos réunions à l’heure.- Commencez vos réunions en exposant l’objectif, le pourquoi, de la réunion.
- Récapitulez, résumez, validez et capturez les risques, les actions à prendre, les problèmes et décisions prises pendant vos réunions comme ils surviennent.
- Engagez les membres de l’équipe avec des questions bien pensées.
- Commencez à prendre note des articles hors sujet dans une zone « parking » qui sera considérée pour de futures réunions.
5 choses à arrêter :
Arrêtez de laisser les gens s’égarer ans arrêt du sujet (c’est-à-dire, sautant de sujet en sujet).- Arrêtez d’avoir des réunions sans ordre du jour ni but clairement exposé.
- Arrêtez de faire des réunions qui dépassent le temps imparti.
- Arrêtez de laisser quelques individus égocentriques dominer vos réunions.
- Arrêtez d’avoir des réunions quand les choses peuvent être traitées d’une façon différente.
Questions : Qu’y-a-t-il d’autre que vous commenceriez ou cesseriez de faire dans les réunions ?
Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ? Comment ne plus parler dans un vide intersidéral ?
La réunion a commencé depuis 10 minutes et déjà plus personne ne vous écoute…
En effet, vous êtes peut-être déjà tout seul sur votre île déserte, à parler dans le vide et converser avec vous-même.
C’est étrange parce que vous pensez que d’autres sont encore là, à écouter attentivement ce que vous leur racontez pendant cette conférence téléphonique.
Oh, ils n’ont pas raccroché, sinon vous auriez entendu le célèbre petit ding-dong.
Mais ils sont partis.
Certains vous ont mis sur haut parleur et ont coupé leur micro pendant qu’ils font du ménage dans leur messagerie électronique. D’autres sont sortis de leur bureau pour aller discuter à la machine à café. Certains jouent à des jeux vidéos, d’autres relisent un document ou consultent les informations sur Internet, d’autres peaufinent une présentation ou finalisent un rapport, d’autres lisent DantotsuPM, leur blog favori… 🙂
Ceci se produit souvent pendant les trop fréquentes longues et ennuyeuses téléconférences. Oseriez-vous nier l’avoir jamais fait ? En particulier si la réunion dure plusieurs heures, ou bien se répète chaque semaine, où encore si elle porte sur un sujet de moindre importance ou d’intérêt limité dans l’immédiat à vos yeux.
Il est tout de même curieux de constater que malgré la pression toujours plus forte d’obtenir plus de productivité de chaque minute de chaque personne, il est parfaitement toléré de demander ou même d’exiger qu’elle perde des heures dans d’ « inutiles » réunions.
Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ?
Steve Kay, dans son billet “Do You Know Where Your Attendees Are?”, propose 3 conseils de bon sens.
1. Faire bref.
Une téléconférence ne devrait pas excéder une demi-heure. Plus longue, les gens partent à un moment ou à un autre, physiquement ou mentalement quelque soit le sujet.
2. Faire petit.
Une téléconférence ne devrait pas avoir plus de huit participants. Convier plus de 8 personnes est la garantie que plusieurs resteront muettes.
3. Faire simple.
Une téléconférence devrait porter sur un unique sujet qui puisse effectivement être traité par téléphone. Les problèmes plus complexes nécessitent le plus souvent une vraie rencontre en face à face.
Et il conclut en nous rappelant que toute réunion est une activité business qui devrait apporter un vrai bénéfice car ses coûts sont très réels et tangibles.
Pour ma part, je pense comme Steve Kay que faire court et limiter les participants aux seules personnes directement impliquées par l’objet de la réunion est effectivement une excellente base de départ pour avoir une réunion efficace.
De plus, je crois qu’il faut également prendre en compte l’objectif de la téléconférence.
Cherchez-vous à partager des informations, faire du « team building » pour une équipe géographiquement distribuée, résoudre un problème, obtenir un statut d’avancement, préparer ou rechercher une décision ?
Cette clarification de l’objet de la réunion conduit à un nécessaire travail préparatoire sur l’agenda et le contenu. L’agencement des items à couvrir pour atteindre l’objectif de la réunion peut fortement aider à structurer et améliorer la téléconférence.
En sus du contenu, la forme est importante et l’outillage peut s’avérer crucial.
On peut par exemple envisager de faire intervenir plusieurs personnes à tour de rôle sur différents aspects du sujet choisi pour donner du rythme et doper l’attention des participants.
De plus, les outils collaboratifs de partage en temps réel de documents qui permettent souvent de s’exprimer en répondant à des questions encouragera les participants à suivre la progression sur leur écran, au lieu de faire autre chose.
Coté facilitation, je reste convaincu qu’il faut s’attacher à démarrer à l’heure prévue (ou après 5 minutes de courtoisie en fonction des cultures) même si tous les protagonistes ne sont pas encore connectés. Surtout, ne pas répéter ce qui a déjà été dit pour les retardataires. Seulement leur préciser où nous en sommes de l’agenda.
De surcroit, faire attendre les personnes qui sont à l’heure ou répéter plusieurs fois ce qui a déjà été dit est un manque de respect de leur temps et représente un coût significatif pour la société.
Au préalable, rappelez aux participants l’agenda détaillé, l’objectif et l’heure de la réunion 24 heures à l’avance car cette notification peut être utile, en particulier si ils ont à réaliser un travail préparatoire : lecture de documents et en particulier revue de vos recommandations, analyse des options, recherche de solutions…
Enfin, le complément de l’image grâce à la visioconférence permet d’avoir de bien meilleurs échanges et de traiter certains problèmes plus complexes et plus sensibles grâce à la sensation d’une « vraie » rencontre en face à face.
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pourquoi les leaders devraient-ils rester plus souvent silencieux ?
« Un des meilleur moyen de persuader d’autres personnes est avec vos oreilles, en les écoutant. » – Dean Rusk
Why Leaders Should be Silent Par Cameron
Avez-vous jamais ressenti ce silence inconfortable lors d’une réunion ou conversation et vous êtes-vous senti obligé de contribuer ? Et bien, ce sentiment que vous devez rompre le silence avec QUELQUE CHOSE est exactement ce qu’éprouvent toutes les autres personnes. Trop de leaders sont les premiers à dire quelque chose pour briser ce silence inconfortable et parviennent seulement à rater une occasion de plus de contribution. Les excellents leaders savent utiliser ceci pour obtenir le meilleur de leur équipe. Quelques secondes de plus que ce à quoi vous vous attendriez normalement est d’habitude tout ce qui est nécessaire. Si vous pouvez devenir à l’aise avec ce sentiment inconfortable, vous pourrez aussi récolter certains des bénéfices pour chaque membre de l’équipe et pour l’organisation dans son ensemble.
Quels sont ces bénéfices à rester silencieux ?
Vous obtenez plus de tout
Plus de personnes contribueront si vous attendez juste un peu plus longtemps. Vous obtiendrez plus de détails, d’explications et des informations sur le problèmes. Le meilleur est que cette première contribution en amènera souvent d’autres. Tout particulièrement quand vous demandez des idées d’une équipe, vous devez les laisser répondre. Il est irrationnel de penser qu’ils n’ont pas d’idées. Assurez-vous de les entendre.
Vous obtenez la vérité
Une sous-partie d’obtenir toutes informations ci-dessus et d’en arriver à la vérité sur la question. Et il arrive que les informations soient tues parce qu’il y aura des fautes à reconnaitre. Dans ces cas, une dose supplémentaire de silence peut souvent vous apporter les informations dont vous avez besoin.
Vous obtenez la prise de responsabilité
Quand les gens contribuent, ils se sentent plus en contrôle et davantage propriétaire de ce qu’ils font. Ceci mène à une prise de responsabilité plus facile et une meilleure contribution dans les détails.
Aussi, la prochaine fois que vous dirigez une réunion et que vous avez besoin d’entendre quelques idées et pensées, assurez-vous de donner à votre équipe toutes occasions de contribuer. Parfois cela nécessite seulement quelques secondes de plus.
Scrum of Scrums : l’essentiel pour appliquer Agile à de plus larges efforts
Scaling Agile, Scrum of Scrums – The Basics
https://tcagley.wordpress.com/2015/06/23/scaling-agile-scrum-of-scrums-the-basics/ par Thomas M. Cagley
La technique Scrum of Scrums (SoS) sert à augmenter la portée de Scrum et autres techniques Agiles et les appliquer à de plus grands efforts. Sur le papier, le SoS est une simple extrapolation des réunions quotidiennes de Scrum ou stand-up meeting qui sont devenues le label de la pratique Agile. Une typique réunion debout se produit chaque jour pour que tous les membres de l’équipe puissent coordonner et planifier les activités du jour. Classiquement, l’équipe utilise la technique des trois questions pour organiser la réunion. De la même manière, une session Scrum of Scrums typique agit comme un focus pour aider à synchroniser une équipe d’équipes ou même plusieurs équipes d’équipes.
Il y a quatre basiques pour SoS qui doivent être compris avant toute adaptation.
1. Qui participe
Il y a deux écoles de pensée dans le choix des participants au SoS. La première (et plus commune) école suggère que le Scrum Master soit présent lors du SoS. Le Scaled Agile Framework Enterprise (SAFe) est un exemple d’une méthodologie qui met à profit le Scrum Master tant pendant l’événement de planification que pendant l’incrément de programme. Alors que le deuxième groupe adopte une approche plus égalitaire (probablement plus pragmatique) permettant à chaque équipe de choisir un participant qui peut le plus facilement transmettre ou comprendre que les problèmes actuels de l’équipe et du plus grand groupe à cet instant. Par exemple, si les décisions de conception sont primordiales, peut-être des membres de l’équipe avec la grande compréhension UX. Dans ce scénario, les participants varieraient au fil du temps.
2. Qui facilite
Pour de petits SoS, par exemple une poignée d’équipes co-localisées, une facilitation peut ne pas être exigée. Le SoS peut s’auto-organiser et exécuter la réunion avec peu de facilitation additionnelle. Cependant, comme le nombre de participants augmente (je limite les réunions SoS en utilisant la même règle 5 à 9 membres utilisée dans les équipes Scrum) ou comme la distribution géographique des membres s’accroit, la facilitation devient plus importante. Les facilitateurs aident l’équipe à utiliser la pratique du SoS, s’assurent que la logistique est en place et gèrent le temps. Dans de plus grands efforts, un Directeur de Programmes fournit souvent la facilitation, ou si vous pratiquez SAFe, le Release Train Engineer joue ce rôle de facilitateur.
3. Fréquence
Le Scrum of Scrums suit souvent le même modèle que la réunion quotidienne de Scrum/Stand-Up. Un deuxième modèle de fréquence est basée sur le niveau de risque; la fréquence des réunions SoS varient en fonction du besoin. Tôt dans un projet le SoS se tient quotidiennement comme les équipes se forment, se trouvent et que les premières décisions sont construites. La réunion SoS passe à deux fois par semaine au milieu du projet et revient ensuite à quotidienne comme une fin de release approche.
4. Format
Les réunions quotidiennes debout déroulent généralement la classique approche avec trois questions (Qu’ai-je fait ? Que vais-je faire ? Et quels sont mes points de blocage ?).
La réunion Scrum of Scrums suit généralement un format TRÈS SEMBLABLE avec chaque participant qui répond aux quatre questions suivantes :
- Qu’est-ce que mon équipe a fait depuis la dernière réunion ?
- Que fera-t-elle avant que nous ne nous rencontrions de nouveau ?
- Mon équipe rencontre-t-elle des points de blocage ?
- Mon équipe va-t-elle délivrer quelque chose qui est sur le chemin d’une autre équipe ?
La réunion suit la même approche : chaque participant interagit à tour de rôle avec les autres. Le facilitateur (si utilisé) ne devrait jamais être au centre de la réunion, et le SoS ne devrait pas dériver en une réunion de statut d’avancement.
Le stand-up quotidien et le SoS Sont des réunions très semblables. Les deux réunions sont tenues pour partager des informations, coordonner des activités et identifier des problèmes. Le périmètre de la réunion SoS est plus large qu’une seule équipe et cette réunion fournit la coordination et les activités de planification dans et transverses aux équipes.
vous pouvez catégoriser la plupart de vos réunions selon 5 types et mieux utiliser votre temps
Types of meetings
https://kerrywills.wordpress.com/2016/02/26/types-of-meetings/ par : Kerry Wills
Comme je l’ai déjà indiqué, j’assiste à beaucoup de réunions. La plupart des semaines, leur nombre peut atteindre 50 à 80. J’ai remarqué que je peux catégoriser la plupart de ces réunions selon 5 types différents.
1. Face à Face individuel: les « one to one » ou « 1/1s »
Ce sont des rencontres individuelles que j’utilise pour discuter avec des pairs, des mentors ou des membres de l’équipe afin d’obtenir des informations spécifiques. J’ai d’habitude une liste de sujets de discussion en cours.
2. Sessions de travail
Celles-ci sont des réunions sur des sujets spécifiques pour se concentrer sur un résultat précis nécessitant la participation de plusieurs personnes. Je peux être le facilitateur ou un participant pour y fournir mes idées. Ce sont les types de réunions les plus productifs parce qu’elles aboutissent à un résultat tangible.
3. Rapport/État d’avancement : émetteur
Les projets ont toujours des réunions de statut/d’avancement. Ce sont des réunions où je présente des informations aux parties prenantes. Parfois ces réunions peuvent être utilisées pour prendre des décisions basées sur les informations fournies.
4. Rapport/État d’avancement : récepteur
Comme je manage des portefeuilles et programmes, j’ai plusieurs réunions où je reçois des informations (que j’utilise alors pour les réunions de type #3).
5. Activités non liées aux programmes et projets
Il y a aussi des réunions à l’échelle de l’entreprise, des divisions, ou des sessions d’information.
Faites votre propre inventaire et constat !
Idéalement ma journée devrait être passée à réaliser des progrès sur mes projets (#2) et des rencontres avec des membres de l’équipe pour les aider à avancer ou résoudre des problèmes (#1) mais dans la plupart des cas je passe trop de temps dans des réunions de type de statut (#3 ou #4).
La bonne nouvelle est que la prise de conscience est la première étape et que nous devrions continuer à mieux comprendre où nous dépensons notre temps pour maximiser son usage et la productivité de l’équipe.
Bon, il est grand temps de retourner à mes réunions :- …
comment appréhender la culture d’une entreprise ?
Understanding the Corporate Culture – Key Questions to Ask Yourself
Une reprise d’un article qui date déjà de 2010 de Gina Abudi: http://www.ginaabudi.com/understanding-the-corporate-culture-key-questions-to-ask-yourself
En rejoignant une organisation, indépendamment de votre rôle, il est important que vous preniez du temps pour comprendre la culture d’entreprise. Il y a différentes façons d’y parvenir, y compris en apprenant à connaître les autres départements et leur fonction/but dans l’organisation et en vous présentant à d’autres personnes dans l’organisation.
Pour comprendre la culture de votre organisation, ce qui vous aidera à mieux intégrer l’organisation et à y réussir dans votre rôle, répondez aux questions suivantes :
Les personnes
- Quelles sont les personnes clés dans l’organisation – celles qui réussissent, auxquelles ont fait appel quand des problèmes surgissent, qui prennent la parole régulièrement sans qu’on le leur demande, qui sont « visibles » dans l’organisation ?
- Comment les joueurs principaux dans l’organisation influencent-ils les autres ?
- S’expriment-ils fréquemment si quelque chose ne semble pas être juste ou s’ils ne sont pas d’accord ?
- Ou restent-ils silencieux parce que, de leur perspective, les choses ne peuvent pas tout simplement être changées ?
L’organisation et les processus
- Comment votre organisation travaille-t-elle avec d’autres départements ?
- Quels sont les processus et les procédures en place pour votre département ?
- Qu’en est-il de celles des départements avec lesquels vous interagissez régulièrement ?
Règles et valeurs
- Quelles sont les règles de l’organisation ?
- Et les règles « tacites » ?
- Quelles sont les valeurs de l’organisation ?
- Qu’est-ce qui est le plus important pour elle ?
Interactions, décisions et communication
Comment l’organisation interagit-elle avec ses clients – internes et externes ?- Comment les décisions sont-elles construites et prises dans l’organisation ?
- Quels sont les joueurs majeurs pour des décisions stratégiques ?
- Qui est impliqué dans les prises de décisions non stratégiques?
- Comment communique l’organisation: au sein du département ?
- De département à département ?
- Avec les clients externes ?
- Depuis l’équipe de direction ?
- Quelle méthode est la plus efficace pour communiquer dans chaque situation ?
- Comment les réunions sont-elles exécutées dans l’organisation ?
- en face à face ?
- à distance ?
- Téléconférence ?
- Quelle est la meilleure manière pour vous de contribuer aux réunions de votre département ?
- Et pour les réunions avec la participation de divers autres départements?
Priorités
-
« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net » Quelles sont les priorités principales business pour l’organisation dans son ensemble – quels sont ses buts ?
- cette année ?
- à 3 ans ?
- 5 ans ?
- 10 ans ?
- Plus long terme ?
- Quelles sont les priorités principales pour votre département ?
- cette année ?
- à 3 ans ?
- 5 ans ?
- 10 ans ?
- Plus loin ?
Demandez à d’autres dans l’organisation ce qui leur permet de réussir dans leur job.
Qu’ont-ils appris qu’ils peuvent partager avec vous pour vous aider à partir du bon pied et à être efficace dans votre rôle ?
Les employés sont souvent enclins à aider de nouveaux arrivants en les guidant dans la bonne direction.
Quelles autres questions pourriez-vous poser pour parvenir à comprendre la culture de l’organisation ?
7 manières de faire plaisir à votre patron tout en accroissant vos capacités
7 ways to please your boss and enhance your capabilities
Inspiré de 7 Ways You’re Annoying Your Manager Without Realizing It de Alison Green
Vous ne pouvez pas satisfaire tout le monde mais quand c’est votre patron que vous ennuyez, cela vaut la peine d’y prêter attention. Si vous adoptez les 7 habitudes de travail suivantes, vous satisferez et même surprendrez votre chef.
1. Présentez les suppositions pour ce qu’elles sont : des suppositions.
C’est parfaitement acceptable de ne pas toujours avoir la réponse; un patron raisonnable ne s’attendra pas à autre chose. Vous devez fournir à votre patron des informations correctes. Si c’est un fait avéré, présentez-le ainsi, quand c’est une conjecture de votre part, même une conjecture bien informée, dites-le aussi. De cette façon, votre manager peut prendre des décisions ou décider d’actions basées sur des données correctes.
2. Appréciez pleinement le retour d’information.
C’est le travail de votre patron que de vous donner un retour d’information sur vos actions et sur votre performance. Prenez le temps d’écouter, d’écouter vraiment, sans déjà commencer à préparer un argument défensif dans votre esprit en réponse aux commentaires de votre manager. Passer en mode défensif peut l’inciter à ne plus vous donner ce retour d’information important que vous devez entendre. Le retour d’information honnête et direct est précieux et non seulement quand il provient votre patron : appréciez-le à sa juste valeur quand on vous l’offre.
3. Allez directement au point.
Votre patron est très occupé. Quand vous apportez des informations, ou un problème, ou une question, allez rapidement au résultat. Si vous donnez 10 minutes de contexte avant d’en venir au fait, vous êtes très certainement irritant pour cette personne.
4. Évitez les mauvaises surprises.
Cela pourrait être acceptable de manquer un délai particulier, mais pas si cela survient comme un totale surprise pour votre chef. Elle doit être informée tôt pour avoir une chance d’influencer et finalement de changer des choses. Elle a besoin de savoir qu’elle peut avoir confiance en vous pour lui dire la vérité même quand elle est désagréable.
5. Pensez à la vue d’ensemble.
Les managers jonglent avec beaucoup de sujets à tout moment. Ils doivent considérer ce que veulent leurs patrons, les besoins l’équipe et de l’organisation, et tous les objectifs à atteindre dans leur ensemble. Si vous pensez seulement à comment les choses vous affecteront, vous montrez à votre manager que vous n’avez pas de perspective d’ensemble et que vous ne comprenez pas ou sont ses besoins. Quand vous faites une requête, essayez de prévoir ce que cela signifie pour votre patron, quels compromis il devra faire pour y répondre favorablement.
6. Créez et contribuez à une boucle positive.
Tout le monde rencontre occasionnellement des frustrations au travail et aussi des raisons d’être heureux. Concentrez-vous sur ces dernières, voyez le de verre à demi plein, célébrez chaque petit accomplissement comme une victoire. Etre raisonnablement heureux au travail n’est pas stupide, ni rare, mais cela passe trop souvent inaperçu.
7. Favorisez les contacts directs
Décrochez le téléphone ou parlez-lui en face à face si vous avez « le luxe » de travailler au même endroit. Les conversations complexes et sensibles sont beaucoup plus faciles à traiter par contact direct que via courrier électronique. Vous obtiendrez les bénéfices de signaux visuels et comprendrez quand vous arrêter et quand insister sur votre argument.
5 raisons pour lesquelles, tous vont vouloir participer à vos réunions :-)
Un billet inspiré de “5 Reasons No One Wants to Join Your Meetings” http://workawesome.com/management/effective-meetings-2 de David Chao
Beaucoup râlent parce qu’ils ont trop de réunions, personne ne semble se plaindre de ne pas en avoir assez…
Quel que soit votre camp, il est certain que les réunions, éléments clés de la collaboration ne sont pas prêtes de disparaitre.
Quand vous êtes en charge de planifier et faciliter une réunion, quels sont les 5 points sur lesquels insister pour que les gens soient plus contents de venir à vos réunions qu’à d’autres ?
1. avoir un objectif bien défini et partagé
Bien cadrer les objectifs visés avant même la rencontre, et les rappeler d’entrée de jeu.
2. communiquer à l’avance un agenda précis
L’agenda permet aux participants de rester bien focalisés pendant la réunion plutôt qu’attentifs à leurs boites aux lettres et SMS. De plus, l’agenda est utile pour ne pas se laisser emporter sur d’autres sujets non prévus et parquer rapidement ceux-ci en se référant à l’agenda.
3. éliminer les problèmes techniques avant la réunion
Il est rare qu’aucun participant ne soit à distance, d’où l’importance de s’assurer avant le début de la réunion que tous les outils fonctionnent bien pour tous: Téléconférence, vidéoconférence, partage d’écrans et fichiers… En particulier si vous avez de nombreux participants à distance.
4. prévoir de nombreuses interactions
Encouragez la participation de chacun. Vous organisez la réunion, pensez l’agenda pour favoriser ces plages d’interaction. Pensez à envoyer les matériels que vous couvrirez pendant la session à l’avance, en particulier si vous avez des niveaux différents de familiarité et de maitrise de la langue utilisée pendant la réunion. Posez des questions, demandez des avis.
5. assurer le service « après réunion »
Fournir rapidement (sous 48h), un récapitulatif de la réunion avec une attention particulière aux décisions entérinées et aux actions acceptées par les uns et les autres.
Le succès n’est pas garanti mais j’espère que les participants quitteront au moins votre reunion avec le sentiment d’avoir accompli quelque chose.
adoptez une étoile de mer pour des rétrospectives Agile plus amusantes et productives
Starfish – http://www.funretrospectives.com/starfish/
L’ »étoile de mer » est une excellente activité lors de la collecte de données pour favoriser la réflexion autour des pratiques et de la valeur que l’équipe en retire. Elle aide des membres de l’équipe à comprendre la valeur perçue par chacun sur ces pratiques.
L’étoile de mer divise le tableau blanc en 5 zones :
- Continuez à Faire – quelque chose que l’équipe réussit bien et dont vous reconnaissez la valeur.
- Moins de – quelque chose de déjà fait; vous y constatez une certaine valeur, mais vous souhaitez le réduire un peu.
- Plus de – quelque chose de déjà fait; et dont vous pensez qu’elle apportera encore plus de valeur si davantage utilisée.
- Arrêter de Faire – quelque chose qui n’apporte pas de valeur, ou encore pire, qui empêche de progresser.
- Commencer à Faire – une nouvelle idée, ou quelque chose vous avez vu marcher auparavant et que vous voudriez mettre sur la table de discussion.
Ci-dessous est un exemple d’étoile de mer (billet original de Coup Kua)
Voici un exemple de rétrospective de Sprint d’une petite d’équipe. D’abord l’équipe écrit les notes: les billets bleus.
Puis l’équipe discute vraiment de chaque note et ajoute les mesures à prendre: les billets jaunes.
Simple et efficace ?
à vous d’en juger… et de laisser vos retours d’expérience dans les commentaires ci-dessous pour les autres lecteurs !
améliorez vos réunions en seulement 5 minutes
Improve your meetings
http://www.growingagile.co.za/2015/07/improve-your-meetings/ par Sam Laing
Combien de fois prenez-vous 5 minutes après une réunion ou une session de formation pour réfléchir à ce qui s’est produit ?
Après chaque réunion ou atelier que nous avons avec un client, nous parlons de ce qui est arrivé et prendre du recul. Nous nous demandons quelles sont les choses qui ont bien marché et pourquoi. Nous parlons des choses qui sont allées de travers et essayons de comprendre pourquoi. Ces 5 à 10 minutes sont magiques. Nous y faisons une rétrospection sur comment nous performons comme facilitateurs, formateurs et coach et inventons des façons de nous améliorer.
Quand une session va mal, les gens ont tendance à parler de quoi changer pour la prochaine fois. Mais qu’en est-il d’une réunion moyenne ou vraiment excellente ? Combien de personnes prennent le temps de se demander pourquoi ? Je me demande ce qui pourrait arriver si nous tous le faisions systématiquement ?
Alors, voici le défi que je vous lance : Pendant une semaine, planifiez 5 à 10’ dans votre agenda APRÈS CHAQUE réunion.
Pensez aux questions suivantes et notez une idée ou deux sur la façon d’améliorer une telle réunion la prochaine fois.
1) Est-ce que la réunion était de valeur ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
2) Avez-vous prêté attention tout le temps ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
3) Tous les autres participants ont-ils prêté attention tout le temps ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
4) Quelles parties de la session étaient les meilleures ? Pourquoi ?
5) Quelles parties paraissaient au contraire maladroites ou étranges ? Pourquoi ?
10 façons de raccourcir les longues réunions
10 Ways to Shorten Long Meetings
https://leadershipfreak.wordpress.com/2015/05/09/solution-saturday-10-ways-to-shorten-long-meetings/ Par Dan Rockwell
« Les excellentes réunions créent l’efficacité. »
Le problème que je voudrais que nous résolvions ensemble est d’éviter de passer trop de temps dans de longues réunions. Un PDG a dit un jour qu’elle devait ramener son travail à la maison le soir parce que ses journées étaient consumées en réunions.
« […] une personne est en réunion ou bien elle travaille. Elle ne peut pas faire les deux en même temps. » Peter Drucker
10 façons de raccourcir de longues réunions :
Interdisez les terminaux électroniques. Tout le monde tiendra bien plus à terminer la réunion s’ils ne peuvent pas lire ni envoyer des messages ou courriers électroniques.- Envoyez la veille les matériels à lire en préparation à la réunion. Rencontrez un acteur clé qui peut rassembler et résumer les matériels pour l’équipe. Revoyez et approuvez toutes les informations avant leur envoi.
- Exposez le but de la réunion quand vous émettez l’ordre du jour. Exposez le but de nouveau en début de la réunion. Une réunion sans but est une totale perte de temps.
Établissez des actions à décider à l’ordre du jour, pas des points de discussion. Clarifiez ce qui doit être accompli.- Demandez aux gens leur conclusion dès qu’ils commencent à parler. Enseignez aux coéquipiers à en venir au fait rapidement, en demandant :
- Quelle est votre conclusion?
- Quelle est votre recommandation?
- Que voulez-vous ?
- Minimisez les monologues. Utilisez les communications bidirectionnelles, en temps réel.
- Limitez le nombre de participants à cinq ou six au maximum. Les petits groupes :
- Augmentent l’appropriation.
- Accroissent la responsabilité.
- Réduisent le temps nécessaire pour la réunion.
- Mettent en évidence les bons à rien. Ils ne peuvent pas se cacher dans de petits groupes.
Finissez à l’heure prévue. Enseignez aux participants que vous collez à l’ordre du jour.- Ne récompensez pas les retardataires en résumant ce qui s’est dit avant leur arrivée.
- Envoyez des résultats de la réunion :
- Mettez en évidence les décisions prises.
- Listez ensuite les responsabilités. La personne qui n’a pas quelque chose à faire après la réunion, ne devrait pas avoir participé à la réunion.
- Incluez les délais.
Astuce en Bonus
Raccourcissez la longueur de toutes les réunions de 25 %. Voir *8! Les personnes qui aiment réaliser quelque chose vous remercieront.
De quelles autres façons les leaders pourraient-ils résoudre le problème des réunions interminables ?
DantotsuPM.com 