What is a PMO and When Do you Need One?

Full and orginal article in English

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Quand avez-vous besoin d’un PMO ?

Nous allons commencer par répondre à la deuxième partie de la question.

La réponse est simple. Vous avez besoin d’un PMO quand vous entendez quelqu’un dire « les projets semblent être réalisés « tant bien que mal » par ici ».

Ce ne sera peut-être pas cette expression exacte, mais vous comprenez ce que je veux dire. Quand vous constatez que les gens, processus et la technologie se bousculent un peu pour terminer les projets, il est peut-être temps d’envisager d’implémenter un PMO.

Qu’est-ce qu’un PMO ?

Il y a beaucoup de variations et nuances de couleur dans ce qui définit précisément un PMO. Mais, une chose que tous les PMOs ont en commun est que c’est un groupe de personnes (ou un service) centralisé qui est ici dans le but d’appliquer un jeu de compétences en management de projet à travers l’organisation. Autrement dit, un PMO est dispositif anti-bon-gré-mal-gré qui apporte la responsabilité, la visibilité et le sens de la discipline à la société.

Quatre Services centraux d’un PMO

Sachant qu’un PMO est un dispositif anti-bon-gré-mal-gré, quels sont les services principaux qu’un PMO offre à une organisation ?

En voici quelques-uns :

1. Standardisation du reporting

La plupart des sociétés qui grandissent rapidement, le font en silos. Tout le monde est si pressé et fort justement préoccupé par ce qui se passe sous leur propre juridiction qu’ils mettent en place des rapports et une métrique qu’ils peuvent utiliser pour contrôler efficacement les progrès de leurs services.

Cela marche bien pour eux parce qu’ils savent ce que veulent dire ces rapports. Le marketing a une certaine définition de ‘fini’. L’ingénierie a une autre définition pour ‘en cours’. L’équipe d’assurance qualité a sa propre définition de ce que signifie ‘à retravailler’. Le problème est qu’il n’y a pas un jeu de définitions ou de rapports cohérents à travers l’entreprise.

Ceci est peut être ok dans le court terme quand une petite société où les gens restent en communication constante les uns avec les autres. Mais, quand une société grandit et les membres de l’équipe deviennent plus déconnectés, ceci peut devenir un problème qui continuera à se perpétuer et à s’empirer.

Ceci est particulièrement vrai quand le management exécutif doit faire le tri parmi des informations disparates, déconnectées et parfois erronées pour prendre des décisions appropriées.

Une fonction principale du management de projet est de standardiser le processus de reporting en entier. Cela signifie identifier le meilleur du meilleur de ce qui est fait par tous les services impliqués, parvenir à un accord sur des définitions communes et ensuite implémenter des rapports faciles à utiliser, faciles d’accès et faciles à comprendre à travers l’organisation toute entière.

2. Standardisation des Processus

Un deuxième service central pour chacun qui se pose la question « ce qu’est un PMO » se rapporte au développement d’un jeu de processus standard pour des projets à manager dans la société. Le même problème que celui des rapports développés en silos se produit avec les processus. Un reporting incohérent est mauvais, mais des des processus incohérents sont encore pire.

Un service peut estimer qu’il est parfaitement acceptable d’avoir la même personne qui a travaillé sur un produit particulier le valider ensuite et dire qu’il a passé un contrôle de qualité. Un autre service peut hoqueter d’horreur en entendant parler d’une telle chose. Il n’y a aucun processus cohérent en place qui permette de se sentir 100 % confiant que ce qui est vrai pour un produit sera vrai pour tous les produits.

Ceci est où les services d’un PMO entrent en jeu.

Un PMO est dans une position unique pour traverser les frontières organisationnelles et inventer un jeu de processus qui marchent à travers tous les services.

Est-ce que c’est facile ?

Non. C’est difficile d’assimiler et agréger ce que fait un service et le connecter ensuite avec ce que fait un autre service pour que le travail puisse se déplacer de manière transparente d’un groupe au suivant. Cela vaut-il le coup? Absolument!

3. Gestion de Portefeuille de Projet

Qu’est-ce qu’un PMO et quand en avez-vous besoin ? Quand vous n’êtes pas sûrs de ce que se passe dans la société et que vous n’avez pas de compréhension claire [et partagée] des priorités.

Chaque commercial qui vend un projet à un client va croire que son projet est une priorité. Il suppliera, empruntera et volera pour s’assurer que les ressources appropriées travaillent sur son projet sur lequel il s’est engagé envers le client. C’est son travail.

Le problème est qu’il y a 6 autres commerciaux qui vendent et estiment que leurs projets sont la priorité absolue. Vous savez qu’il y a seulement tant de ressources dans la société et que les demandes contradictoires placées sur elles sont sûres de les griller. Ceci est où le « tant bien que mal » peut vraiment se manifester.

Le service fourni par un bon PMO est la capacité de prioriser les projets qui sont vraiment les plus importants et allouer les ressources en conséquence. Ce peuvent être des projets qui sont stratégiques à la croissance future d’une société, ou les projets qui sont nécessaires pour régler la masse salariale de ce mois.

Chaque circonstance va être différente, mais il faut ce groupe objectif que l’on trouve dans le PMO pour gérer et prioriser le portefeuille de projets d’une société.

4. Gestion d’Équipe de Support de Projet

Un PMO est le dépositaire central de toutes les choses liées au management de projet. Ceci inclut les ressources qui permettent à un management de projet professionnel de s’exécuter.

Le dernier service majeur que fournit un PMO est de gérer l’équipe de support aux projets. Ceci inclura très probablement des Coordinateurs de Projet, des Chefs de projet, des Chefs de projet Certifiés PMP, potentiellement des Directeurs de Programmes et probablement même des Analystes d’Affaires/Business.

C’est avec ce groupe de personnes central que les projets, le reporting et les processus peuvent être efficacement gérés pour en faire le plus possible.

Alors, si vous entendez l’expression « tant bien que mal » vous connaissez maintenant son origine. Avec une compréhension renouvelée de ce qu’est un PMO et de quand vous en avez besoin… assurez-vous que ce qualificatif n’est pas appliqué à vos projets!

Il n’y a rien de « tant bien que mal » sur ProjectManager.com. Chaque fonctionnalité, fonction et rapport ont été méticuleusement peaufinés à la main pour s’assurer qu’il respecte vos attentes pour gérer n’importe quel projet, n’importe où, n’importe quand.

When is it Time to Create a Project Management Office?

http://www.projectmanager.com/create-a-project-management-office.php

Un Bureau de Management de Projet (Project Management Office : PMO) est un service ou un groupe de personnes qui définit et maintient les standards liés au management de projet, dans une organisation. En sus de définir et maintenir ces standards, un PMO est (ce qui est plus important) responsable de l’exécution et de la mise en œuvre réussies des projets qui tombent sous sa juridiction.

Il y a un certain nombre d’avantages à implémenter une telle structure dans une société. Mais un PMO n’est pas quelque chose qui est typiquement présent dès le départ, particulièrement dans une petite société. L’article suivant discutera de certains des bénéfices du PMO ainsi que de certains des signaux suggérant qu’il pourrait être temps d’établir un PMO.

Trois bénéfices du PMO

Il y a un certain nombre d’avantages que gagne une société dès qu’elle implémente un bureau de management de projet à l’échelle de l’entreprise :

1. Créer et implémenter des systèmes et processus cohérents

Un des bénéfices majeurs des PMOs est leur capacité à créer et implémenter des systèmes et des processus cohérents. Les sociétés réussiront pour certaines raisons. Elles ont un super produit, elles ont un excellent personnel commercial, elles sont novatrices, ou une combinaison d’autres facteurs les mènera à leurs succès. Avec ces succès vient la croissance et avec la croissance viennent certaines douleurs qui s’amplifient.

Il y a une certaine mentalité qui se met en place quand une société grandit exponentiellement. J’ai une fois entendu un collègue d’une société en forte croissance dire que « n’importe quelle décision qui fait avancer la société est la bonne décision ». L’esprit de ce qu’il disait était que vous ne pouvez pas prendre du temps pour ralentir dans une société en forte croissance ni analyser méthodiquement chaque solution possible quand une décision doit être prise. Les gens doivent plutôt prendre des décisions sur le champ et en temps réel pour garder les choses en mouvement.

Cela marche bien dans la théorie. Cependant, à long terme, ceci introduit des façons très contradictoires, imprévisibles et parfois incertaines de réaliser le travail, quel que puisse être ce travail. Une fois qu’une société a atteint ce niveau de confusion, c’est un grand soulagement pour ceux qui sont impactés qu’un tiers objectif (aussi connu sous le nom de PMO) entre en jeu et aplanisse les choses.

Les membres du PMO identifieront les systèmes et les processus qui marchent, se débarrasseront de ceux qui ne fonctionnent pas et boucheront les trous.

2. Une source objective de vérité

Un autre avantage qui vient une fois qu’un PMO est implémenté est qu’il y a un endroit objectif où trouver la vérité. Qu’est-ce que ça signifie ? S’il est configuré correctement, un PMO n’aura pas de ressources lui rapportant directement (autre que des chefs de projet et peut-être quelques analystes business). En tant que tel, il n’a rien à cacher ou dissimuler lorsqu’il s’agit de faire un rapport sur le statut du projet. Si un service exécute ses propres projets, il peut ne pas être tout à fait objectif dans son rapport sur le vrai état d’avancement.

Nous ne parlons pas des gens qui mentiraient délibérément, mais plutôt fournissant leur « version de la vérité ». Par exemple, un service peut savoir qu’il a manqué la date d’un livrable. Mais, il sait aussi que, d’ici la réunion de statut suivante, ils pourront rattraper le retard et donc ne pas vouloir rapporter que c’est un risque potentiel. Puis, une urgence arrive, ce livrable n’est jamais fini et maintenant le projet est en mode crise.

Un PMO fournit la visibilité dans une telle situation et identifie les conséquences négatives. Si le produit n’était pas fini le jour prévu et une date de fin clairement identifiée, ceci aurait été rapporté comme un risque potentiel. Ceci aurait donné au sponsor de projet ou au management de la société la capacité de faire quelque chose à ce propos et éviter qu’il devienne hors contrôle.

Le Président d’une société de développement logiciel m’a dit une fois qu’il utilise la personne qui fait tourner son PMO comme le baromètre indiquant dans quelle mesure les choses se passent (bien ou mal) dans la société. « S’il est un peu inconfortable, je sais que je dois aller dans les détails et voir où je dois aider. S’il est calme, cool et détendu, alors je vais déjeuner. Je sais que tout va bien. »

3. Introduit des économies d’échelle

Un PMO réduit aussi ou élimine des duplications d’efforts et du gaspillage de ressources. Si personne n’a de vue d’ensemble des activités dans une société, des projets et initiatives semblables peuvent commencer à apparaître en de multiples emplacements alors qu’il n’y en a en fait aucun besoin. Une solution suffirait, mais les personnes qui travaillent sur les autres solutions ne sont pas conscientes qu’il y a déjà une solution en construction. Un PMO peut stopper cette duplication d’efforts en employant un logiciel de management de projet  pour coordonner à travers divers services, s’assurer que le travail est fait…une seule fois.

Ce sont seulement certains des bénéfices dont vous vous rendrez compte une fois qu’un PMO sera implémenté avec succès. Mais, comment savoir qu’il est temps de prendre ce chemin ?

Quand est-il temps d’avoir un PMO ?

Il n’y a aucune taille, revenu, ou configuration particulière d’une société qui indiquerait qu’il est temps de commencer un PMO. Cependant, les symptômes suivants peuvent être des signes avant-coureurs.

1. Les produits ne sortent pas

En raison du succès de la société et de ce que vous offrez, il y a des encombrements et des ralentissements qui créent des goulots d’étranglement dans toute la société. Ceci ralentit énormément le travail, causant du travail additionnel et introduisant bien des problèmes ultérieurs qui se manifestent à cause de ce type de mauvais management.

2. Il semble que chaque projet soit une Première

Bien que vous puissiez avoir fait maintes fois un type particulier de projet (par exemple, votre société peut créer des sites Web qui exigent une certaine quantité de personnalisation pour le client), il semble que ceci est la première fois que vous ayez jamais fait ce type de projet. Les personnes se bousculent, on ne pose pas les questions nécessaires avant qu’il ne soit trop tard, ou les produits restent posés sur une étagère quelque part, n’obtenant pas de débouchés commerciaux, tandis que le service qui devrait faire le travail reste inoccupé. Si cela nécessite une suite d’erreurs pour sortir un projet, il pourrait être temps de mettre en place un PMO.

3. Il n’y a pas un seul groupe qui sache ce qui se passe à travers la Société

Tout le monde a des éléments selon sa position, ou ils peuvent avoir leur propre vue très myope du monde…mais personne ne sait comment tout est relié… et ceci commence à créer des problèmes. Les produits que l’on passe d’un service au suivant ne peuvent pas être configurés de façon appropriée, ou il manque les éléments clés par rapport à ce qui était convenu à l’origine. Il pourrait être temps de mettre en place un bureau de management de projets pour fournir cette vue d’ensemble.

Comme précédemment mentionné, un PMO est quelque chose qui sera typiquement introduit dans une société une fois qu’elle a atteint une certaine taille. Cependant, les principes d’un bureau de management de projet peuvent être appliqués dans les sociétés de n’importe quelle taille et leur permettre un bon en avant dans la création des systèmes et processus dont elles ont besoin pour exécuter avec succès les projets lors de leur croissance.

Si vous cherchez une solution logicielle de PMO qui grandira avec vous et votre société, que vous ayez un chef de projet ou des douzaines de chefs de projet, ProjectManager.com vous aidera à manager les équipes, suivre les résultats, collaborer en ligne et rapporter l’avancement intelligemment.

Voici une intéressante initiative il me semble. Je me suis efforcé de traduire en pensant à ma propre expérience de PMO mais sans dénaturer les propositions contenues dans ce manifeste.

The PMO Manifesto

http://pmomanifesto.org/

Imaginez un futur proche où des professionnels des PMOs pourraient dans le monde entier se connecter et s’unir; faire preuve de solidarité et supporter leurs pairs tout en faisant avancer leur profession et délivrant un valeur maximale à leurs organisations.

Qu’est-ce que la profession pourrait faire différemment ?Comment pourrions-nous commencer ce voyage ? Qu’est-ce qui capturerait l’imagination des professionnels des PMOs à travers le monde ?

Cela commence avec le Manifeste PMO …

UN PMO pourra toujours articuler comment ils mènera ou supportera la Stratégie de son Organisation et le problème ou l’opportunité business auxquels ils fournissent une réponse.

Le PMO découvrira les meilleures façons d’améliorer, gouverner, contrôler et s’assurer du changement dans une organisation, en montrant l’exemple et aidant les autres à y parvenir

Dans ce travail les PMOs en sont venus à valoriser :

* les Individus et la Collaboration sur les processus et les outils.

* Faciliter le Changement sur restreindre les livrables.

* Anticiper le futur sur rapporter le passé.

* Rechercher en permanence l’Amélioration sur accepter le status quo.

Ce qui signifie que bien qu’il y ait la valeur dans les parties situées à droite …

……… nous accordons davantage de valeur aux parties gauches

Principes derrière le Manifeste PMO

Amélioration

1 – la priorité la plus forte d’un PMO est d’améliorer l’exécution des objectifs stratégiques d’une organisation en s’assurant les bonnes choses sont faites et que ces choses sont bien délivrées.

2 – le PMO a pour but de continuellement améliorer la livraison de projet et de programme, en utilisant les leçons apprises pour développer les compétences en management de projets, programmes et portefeuilles de l’organisation.

3 – le PMO met l’accent sur la facilitation et la collaboration avec les gens du Projet et du Changement plutôt que « les directives et le contrôle »; la collaboration est critique au développement et à la promotion du changement efficace dans les organisations.

Gouvernance

4 – le PMO s’assure que les Projets et Programmes aient un cas d’affaire accepté, des résultats définis et un plan de réalisation des bénéfices aligné sur les buts stratégiques et objectifs des organisations.

5 – le PMOs s’assure que les Projets, Programmes et Portefeuille suivent un cycle de vie avec des passages de jalons appropriés apporte son soutien à la gouvernance pour une prise de décision efficace.

6 – le PMO fournit  la métrique de projet et programme pour répondre à la question « faisons-nous les choses comme il faut ? » et la métrique de portefeuille pour répondre à la question « faisons-nous les bonnes choses ? ».

Contrôle

7 – le PMO s’assure que tous les plans contiennent des résultats, besoins, produits, effort, et ressources acceptés et des actions de management des risques avant d’être finalisés.

8 – le PMO a toujours une vue claire de tous les coûts et ressources (et ce sur quoi travaillent les ressources).

9 – Avant d’être présenté pour approbation à la Gouvernance, le PMO vérifie que tout changement proposé au projet ou programme inclut une déclaration claire des options disponibles et de leur impact sur le cas d’affaire et la stratégie des organisations; ceci peut inclure la recommandation d’arrêter des projets ou programmes.

Assurance

10 – le PMO ne rapporte pas seulement des faits précis et opportuns, des déclarations et de la métrique, mais aussi ce que ces options potentielles signifient et sa recommandation. Ils aident en ‘racontant l’histoire’ et en mettant l’accent sur la concision avec les informations utiles au décideur.

11 – le PMO se concentre sur l’avenir plutôt que le passé – donc, quand c’est nécessaire les risques devraient être atténués avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

12 – le PMO conçoit des processus métier qui exigeront un effort minimal de maintenance; pour que les informations produites soient de plus de valeur que l’effort nécessaire à les produire.

3 Ways to Improve Your PMO Today

http://project-management.com/3-ways-to-improve-your-pmo-today par Brad Egeland

Dans combien de PMOs avez-vous été impliqués ou avez-vous menés ? Combien, à votre avis, ont eu du succès ? Combien ont atteint leur but, aidé l’organisation, correctement équipé les chefs de projets et se sont positionnés dans le long terme pour le succès des projets en cours ?

Je lisais une enquête datant de 2012 indiquant que 87 % des organisations ont maintenant une certaine forme de bureau de management de projet (PMO). C’était en augmentation de 40 points de pourcentage par rapport à une enquête semblable de 2000. Oui, la plupart des organisations ont maintenant des PMOs. Mais sont-ils efficaces ? Selon une enquête d’avril 2010 que j’ai conduite auprès de chefs de projet et de personnel lié au PM, la réponse est Non. 58 % des  personnes interrogées ont indiqué qu’elles n’estimaient pas leur PMO efficace. Seulement 34 % ont dit que leur PMO avait de bons processus, procédures et modèles répétables en place pour les aider à bien faire leur travail. Et 47 % ont indiqué que le leadership senior de leur société n’avait aucune engagement visible dans le PMO. Une de mes profondes croyances personnelles, soutenue en voyant des échecs quand ce n’était pas le cas, est que le leadership senior doit soutenir le PMO, y adhérer et supporter le PMO pour pouvoir réussir.

Aussi, que pouvons-nous faire pour améliorer nos bureaux de management de projet dès aujourd’hui ? Cette question est pour les chefs de projets qui font partie du PMO. Ceci est aussi pour les leaders de l’organisation qui ont un PMO actif déjà en place. Que peut faire n’importe lequel d’entre nous, aujourd’hui, pour améliorer le PMO pour que demain nos projets et chefs de projet soient mieux équipés pour réussir à tenir les engagements de projet qu’ils sont chargés pour mener ?

Faites que le leadership s’implique

Ceci est clé. Si vous êtes dans la direction, soyez impliqués dans le PMO. Regardez le portefeuille de projets. Aidez avec du financement. Démontrez votre support au directeur et aux chefs de projet. Si vous êtes le directeur du PMO ou un chef de projet dans l’organisation, invitez un membre de direction générale à plusieurs réunions de projet de statut clients comme un signe d’intérêt dans les clients et les projets vous menez pour eux. Faites-les assister à plusieurs réunions de démarrage de projet s’ils ne le font pas déjà. Si votre PDG est présent à une réunion formelle de démarrage de projet, je vous garantis que votre client se sentira important dès le premier jour. Et c’est une très bonne chose.

Trouvez des modèles

Il est incroyable de voir combien d’organisations ont des PMOs qui, essentiellement, laissent courir les choses. Je n’ai pas de problème à ce que les chefs de projet utilisent ce qui semble marcher le mieux pour eux,  je suis l’un d’eux. Mais quelques standards doivent être en place. Et je pense qu’il est absolument nécessaire qu’un PMO ait des politiques et des procédures en place qui soient conçues pour aider au succès répété des projets. Et cela commence par une méthodologie qui inclut des modèles de projet comme des modèles d’échéanciers de projet, des documents de plan de projet et des scénarios de test qu’ils peuvent utiliser comme points de départ pour produire les bons livrables de projet à maintes reprises pour leurs clients. Ces modèles feront économiser du temps sur le long terme, amélioreront la rentabilité du projet et dans le cas de chefs de projet moins expérimentés, plus de confiance qu’ils incluent les tâches importantes dès le début.

Faites-en la promotion

Ceci peut sembler un peu étrange, mais je pense que c’est important. Un PMO réussi est PMO visible. Pourquoi ? Parce que si personne ne se rend compte que vous existez et que vous bénéficiez à l’organisation, personne ne vous prendra au sérieux. Promouvez le bureau de management de projet dans la société. Ayez quelques sessions informationnelles menées par le directeur du PMO et/ou les chefs de projet seniors pour discuter des bénéfices du PMO et la manière dont ils contrôlent les projets pour le reste de l’organisation. Cela aidera à promouvoir l’utilisation du PMO pour des projets internes comme pour des projets externes d’unités opérationnelles qui peuvent sinon exécuter elles-mêmes leurs propres ‘projets’. En conséquence, ceci apportera certainement un revenu additionnel au PMO comme son portefeuille de projet grossit.

Résumé

Il n’y a absolument aucune garantie de réussir un PMO. Mais le leadership, le budget et la visibilité sont trois ingrédients clés à l’efficacité du PMO. En commençant par les trois concepts ou actions mentionnées ci-dessus, vous pouvez rapidement travailler à améliorer l’efficacité, et avec bon espoir le succès, du bureau de management de projet de votre organisation.

Voici ce que Dr Harold Kerzner, IIL,  partage avec nous sur les PMOs et leur rôle dans l’entreprise.