4 manières de vous assurer que votre tout nouveau PMO ne soit pas un vilain bébé

4 Ways to Make Sure Your New PMO is Not an Ugly Baby

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Vous avez été embauché comme un Chef de projet dans un service de votre société pour les aider à délivrer leur arriéré de projets. Vous avez êtes là depuis maintenant une année et tout le monde dans ce service a vraiment apprécié le travail que vous avez réalisé. Ils ont vu les avantages qu’un chef de projet professionnel apporte à la table. Échéanciers de projet, gestion des risques et collaboration sont les mots et activités au top des préoccupations de chaque personne.

À votre insu, d’autres services ont aussi embauché des chefs de projet. Ils ont implémenté leurs propres méthodologies, modèles, processus, et logiciels de gestion des risques et ont obtenu des résultats semblables à ce qui se passe dans votre service. Bien que ceci fonctionne bien, il n’existe pas d’endroit ni de personne vers qui se tourner pour avoir une image complète de l’ensemble des projets qui sont actuellement en cours de réalisation.

Un cadre perspicace remarque ceci et commence à avoir des conversations sur la mise en place d’un Bureau de Management de Projet (Project Management Office, PMO). Ceci fournira à l’entreprise un point central de regroupement des activités liées à tous les projets en cours dans l’organisation et améliorera la capacité à gérer les risques projets. Ceux-ci peuvent être des projets clients, des améliorations d’équipements, de matériel, des projets d’infrastructure et même des projets dans d’autres services comme le Marketing ou la Finance. Il parle des économies d’échelle qui peuvent être réalisées, la cohérence de processus à travers tous les services et une vue en temps réel des risques projets, de l’allocation des ressources et de la gestion des dépenses à travers la société entière.

Le reste de la direction est embarqué à 100 % sur sa recommandation et VOUS avez été choisis pour diriger le PMO. Les bonnes nouvelles sont qu’il vous offre plus de DÉFIS et la capacité de grimper dans la société. Il vous donne aussi plus d’EXPOSITION à des niveaux supérieurs de management et vous permettra de laisser une empreinte positive sur les domaines que vous touchez. La mauvaise nouvelle est que vous n’avez jamais fait rien de tel auparavant!  Par où même commencer ?

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Image courtesy of taoty / FreeDigitalPhotos.net

Un PMO peut dans sa première jeunesse prendre rapidement deux chemins différents. Comme un vrai bébé, quelques personnes feront « Oooh et Ahhh » quand elles verront le nouveau bébé et commenteront combien il est mignon. D’autres, cependant, pourraient dire que c’est le bébé le plus laid qu’elles aient jamais vu! Bien qu’il ne peut y avoir de contrôle sur comment les gens réagiront face à un bébé en chair et en os, vous avez en fait un peu de contrôle sur comment les gens réagiraient au PMO en bas âge que vous mettez en place.

Comment présenter le nouveau PMO à votre organisation

1. commencez lentement
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Image courtesy of Victor Habbick / FreeDigitalPhotos.net

N’entrez pas armes aux poings : « Il y a un nouveau shérif en ville et les choses vont changer par ici ! ». Cela ne vous mènera nulle part. Vous savez que des changements doivent être faits et qu’il y a de meilleures manières de faire certaines choses. Vous savez que la stratégie de gestion des risques de la société laisse beaucoup à désirer. Vous pouvez commencer à dresser votre liste et à la prioriser. Mais si vous entrez et commencez directement à faire de gros changements qui ont un impact négatif sur beaucoup de monde, alors vos jours sont comptés. Pire encore, le PMO semblera ‘très laid’ à ceux qui le rencontrent pour la première fois et ils réagiront sans aucun doute en conséquence. Ce n’est pas que vous ne puissiez pas ou ne deviez pas faire pas de changement. Vous devez faire et ferez des changements, cependant, ce sera après avoir parlé aux parties prenantes principales qui seront affectées et avoir obtenu leur accord qu’elles introduiront le changement pour toutes les bonnes raisons et pas seulement parce que « Vous leur avez dit de le faire ».

2. travaillez derrière la scène

Vous et les chefs de projet qui travaillaient autrefois dans d’autres services devriez consacrer environ deux heures par semaine pour adresser les problèmes globaux qui affectent tout le monde. Identifiez les réponses aux questions ci-dessous et commencez ensuite à avancer avec des solutions communes.

  • Y a-t-il quelque chose en particulier qui frustre les ressources de tous les services ?
  • Avons-nous des étapes inutiles, ou des approbations, ou des processus en place qui peuvent être simplifiés ?
  • La gestion des risques de projet est-elle traitée de façon appropriée ?
  • Y a-t-il quelque chose qui n’est pas fait actuellement et qui si elle était faite rendrait la vie de tout le monde plus facile ?

Envoyez votre équipe parler aux personnes qui sont impactées et demandez leur de revenir avec leurs recommandations. Puis, documentez et inventez une solution aussi simple qu’élégante pour autant de domaines de problèmes que possible.

3. introduisez les processus avec transparence et facilité

ideasVous devez tenir une réunion PMO hebdomadaire avec des directeurs/managers fonctionnels et des cadres qui veulent de la visibilité sur ce qui se passe dans la société ou bien qui fournissent cette visibilité. C’est à ce moment-là que vous discutez le statut de projet, les nouvelles demandes, les risques projets et autres questions liées au PMO. À la fin d’une réunion hebdomadaire, introduisez un nouveau processus qui facilitera la vie de tout le monde.

Voici un exemple simple lié à quelque chose d’aussi basique qu’un système de numérotation de projet. Le problème que les gens éprouvaient était qu’ils s’y perdaient à savoir de quel projet on parlait. Quelques personnes appelaient un projet d’un nom, d’autres avec un autre nom. Il n’y avait pas de façon claire et concise d’identifier des projets. De plus, il y avait un peu de confusion autour du « type » de projet (Facturable à un client, infrastructure, etc) ni vraiment de moyen de dire depuis quand un projet était en cours.

Disons que votre équipe a découvert cette frustration la semaine précédente et vous avez inventé une solution après discussion avec tout le monde. Une convention de nommage simple qui inclut le mois auquel le projet a commencé, le type de projet et un numéro séquentiel pour vous permettre de le suivre. Pas une grosse affaire mais très efficace. Vous passez cinq minutes à préparer un transparent PowerPoint qui présente ce processus élégant  et voilà… votre premier processus vient d’être introduit. Bien sûr, il va y avoir des problèmes bien plus compliqués qui auront besoin d’être résolus, mais vous comprenez le principe: Identifiez les goulots d’étranglement, collaborez avec ceux qui sont négativement impactés, trouvez une solution et passez cinq minutes dessus à votre prochaine réunion de PMO hebdomadaire.

4. démontrez des bénéfices au plus tôt

NCR Cash RegisterMaintenant que vous avez deux ou trois réunions PMO à votre crédit et avez implémenté quelques processus assez convenables, vous pouvez parler des bénéfices que le PMO apporte à l’entreprise. Peut-être y-a-t-il moins de confusion, moins de questions, des achèvements plus rapides, des coûts inférieurs et une gestion des risques plus intense.

Vous pourrez rapidement identifier, capturer et parler de ces avantages en encourageant tout le monde à continuer à fournir leurs apports et retours d’information tout en suivant un processus cohérent et répétable.

Alors, félicitations pour votre nouveau poste ! À propos, assurez-vous que vous obtenez une augmentation avec cette responsabilité supplémentaire parce que vous la méritez bien.

Maintenant c’est à vous de vous assurer que votre bébé PMO n’est pas vilain et que tout le monde fait des « Ooohhs et Ahhhss » à chaque fois qu’ils travaillent avec le PMO.

logo-project-managerNe manquez pas d’utiliser les ressources gratuites suivantes:

2 réflexions sur “4 manières de vous assurer que votre tout nouveau PMO ne soit pas un vilain bébé

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