How to Work the Phone: 6 Tricks
http://www.inc.com/geoffrey-james/phone-skills-how-to-give-good-phone.html par Geoffrey James
Quand vous ne pouvez pas rencontrer votre interlocuteur en personne, utilisez ces 6 règles…
Le téléphone existe depuis 137 ans, mais à la façon dont certaines personnes l’utilisent, vous penseriez qu’il a été inventé hier.
Avec des déplacements professionnels au plus bas, il n’y a simplement aucune compétence plus importante à la réussite dans les affaires, particulièrement dans les ventes [ndlr : et le management de projets] que la capacité à construire un relationnel pendant une conversation téléphonique. Quand vous ne pouvez pas vous serrer la main ou regarder quelqu’un dans les yeux, votre voix (et seulement votre voix) doit pouvoir communiquer « je suis capable et digne de confiance. »
Malheureusement, beaucoup de gens dans le business n’ont aucune idée qu’ils passent pour des idiots, des enquiquineurs ou des robots quand ils parlent au téléphone. Ils parlent trop vite, ils marmonnent, ils jacassent, ils font des remarques qui signifieraient quelque chose seulement si accompagnées d’un geste.
C’est fou. Vous ne croiriez pas les choses que j’ai entendues. Et c’est exactement cet aspect négatif, qui tue les ventes. Très peu de personnes utilisent activement leur voix et choisissent leurs mots pour créer un meilleur rapport avec la personne à l’autre bout de la ligne.
Voici rapidement quelques éléments de base sur comment faire :
1. éliminez vos faiblesses verbales.
Enregistrez quelques conversations (avec l’accord de l’autre personne, naturellement) et écoutez si vous faites quelque chose d’ennuyeux comme des « euh … » au milieu de chaque phrase par exemple, ou si vous ajoutez systématiquement un « vous savez … » à la fin de chaque phrase.
Important : Jamais au grand jamais ne transformez une déclaration en question en relevant un peu le ton à la fin de la phrase; c’est un tueur de crédibilité. Il en va de même pour les accents régionaux qui seraient stigmatisés dans d’autres régions. Si nécessaire, recrutez un coach vocal.
2. Ayez toujours un ordre du jour.
N’ayez jamais une conversation d’affaires, particulièrement au téléphone, sans savoir exactement ce que vous essayez d’accomplir. Ceci est aussi une bonne idée pour une rencontre en face à face ou l’envoi d’un courrier électronique, mais c’est encore plus important pendant un appel téléphonique. Deux raisons principales:
- Vous pourriez ne pas avoir la pleine attention de l’autre personne.
- À la différence de courrier électronique, cela se passe est temps réel, ce qui signifie que vous ne pouvez pas préparer un message puis le modifier avant d’appuyer sur la touche envoi.
3. Écoutez (vraiment) l’autre personne.
Pendant la conversation, la plupart des personnes entendent à peine ce que dit l’autre personne; au lieu de cela, elles pensent à ce qu’elles vont dire ensuite. C’est vraiment stupide lors d’une conversation téléphonique parce que les nuances sont bien plus difficiles à saisir que si vous êtes face à face.
Cela demande un peu de pratique, mais ce que vous devez faire est de suspendre votre « que vais-je dire ensuite ? » tant que l’autre personne parle.
4. Prenez une seconde avant chaque réponse.
Quand vous faites une pause avant la réponse, l’autre personne sait que vous avez écouté. Si, par contraste, vous sautez directement et immédiatement sur votre réponse (ou pire, coupez la parole à l’autre personne), vous venez de communiquer que vous pensez que vos propres idées sont beaucoup plus importantes que quoi que ce soit que l’autre personne pourrait avoir dit.
5. Écoutez (vraiment) votre propre voix.
Ceci est l’inverse d’écouter l’autre personne. Quand vous êtes dans une conversation, la plupart des personnes, comme elles parlent, pensent à ce que l’autre personne va ensuite répondre. Cela garantit presque certainement que vous allez mal communiquer.
Au lieu de cela, écoutez votre propre voix comme si vous écoutiez une autre personne. (À propos, ceci est beaucoup plus facile si vous suivez les règles 1 et 3.)
6. Adaptez votre tonalité à votre interlocuteur.
Comme vous parlez, reprenez progressivement les éléments les moins évidents de la voix d’autre personne. La clé est ici de le rendre subtil, non évident – de peur que les changements ne tombent à plat ou, plus pire, ressemblent à de la moquerie.
Par exemple, si vous parlez avec quelqu’un avec un accent du sud, faites traîner vos voyelles très légèrement – mais n’exagérez pas. Croyez-le ou pas, cette astuce construit vraiment rapidement le relationnel.
Une note finale
Je n’ai probablement pas à dire que les règles ci-dessus s’appliquent aussi aux conversations en face à face. Cependant, les règles ne sont pas tout à fait aussi importantes en personne, quand votre langage du corps et apparence créent tant d’interférences que les choses comme la tonalité de voix peuvent se perdre dans le mélange. Ceci est particulièrement vrai pour les personnes très séduisantes. Quand j’étais célibataire, j’ai souvent été stupéfié de combien une femme qui était fascinante en personne pouvait être ennuyeuse au téléphone.
En fait, si je peux faire une observation non-scientifique, il semble souvent qu’il y ait une proportionnalité inversée entre l’attrait physique et les bonnes compétences au téléphone. C’est presque comme si « les belles personnes » sont devenues dépendantes de leur apparence pour lisser des défauts de caractère qui apparaissent en force quand elles sont au téléphone.
Jusqu’à maintenant, c’est quelque chose que vous faites en secret. Au lieu de partir déjeuner avec tous les autres, vous verrouillerez la porte de votre bureau, éteignez la lumière et vous endormez au travail. Ou vous allez jusqu’à votre voiture et faites de votre mieux pour vous pelotonner et vous assoupir sans que quiconque le remarque.
Il vous met de meilleure humeur.
Il aide dans la résolution de problème.
Ne vous battez pas avec. Ne vous répandez pas en reproches contre ce comportement. Cela causera seulement que votre manager se méfiera de vous et deviendra encore plus impliqué.
Le mot « rhétorique » obtient une mauvaise presse comme une forme de manipulation par l’éloquence; je le vois comme un outil de communication. Quand bien utilisé, il peut déplacer des montagnes. Très répandu en politique mais peu dans le business, jetons un coup d’œil à certains outils rhétoriques que Mr. Jobs a utilisé dans sa présentation de lancement de l’iPhone en 2007. Tout simplement brillant.
Se sent mieux. Quand vous étirez vos muscles dans un sourire, votre visage envoie un retour d’information au cerveau qui modifie comment votre cerveau traite le contenu émotionnel. Le résultat final : Vous vous sentez mieux quand vous souriez. Certaines recherches suggèrent même que sourire génère un sentiment de bien-être dans votre cerveau que le chocolat (vous pourriez vouloir tester ceci à la maison).
Sera mieux sur des photos ou sur la vidéo : si vous avez jamais tressailli quand vous avez vu une vidéo ou des photos de vous pendant une intervention parce que vous semblez sinistre ou fâché, embarrassé ou triste, souriez tout simplement. Il est particulièrement bon de garder le sourire quand vous écoutez (pendant la partie questions-réponses de votre présentation). Faites-en votre expression par défaut quand vous êtes « au repos ».
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