Nombre de situations exigent du chef de projets de fortes capacités de négociation, quels sont vos points forts et ceux à améliorer dans ce domaine ?
Chaque négociateur a un profil unique, composé de qualités et particularités personnelles ainsi que de compétences techniques.
Connaître et comprendre son profil de négociateur tout comme celui des membres d’une équipe permet d’avoir plus d’efficacité, une meilleure agilité collectivité et de mener ainsi des négociations complexes dans des contextes d’incertitude afin de véritablement transformer la complexité en opportunité.
Passez le test gratuitement pour mieux comprendre votre profil, vos points forts et ceux à travailler.
Bien sûr, lire ses SMS ou emails professionnels en arrivant à la maison après une mauvaise journée est fortement déconseillé, droit à la déconnexion oblige !
OK, ils ne marcheront peut-être pas toujours mais je pense que ces conseils de John Baldoni, très simples et faciles à mettre œuvre, peuvent avoir un effet positif et re-booster votre moral avant de reprendre le chemin de la maison.
Ressentez-vous de la contrariété au travail, particulièrement en fin de journée ? La plupart d’entre nous ressentent cela de temps en temps. Le défi est de savoir que faire à ce sujet.
Faites une chose que vous savez faire impeccablement avant de partir
Faites ce que les champions de plongeon font en compétition : montez sur le plongeoir et exécutez un plongeon dans lequel vous excellez. Après cela arrêtez votre journée de travail. On a donné ce conseil à ma fille. Elle était plongeuse en compétition pendant son adolescence. Le plongeon est une discipline qui exige une combinaison d’agilité, de timing et de beaucoup de grâce, pour ne pas mentionner des nerfs solides et tout autant de volonté. Un jour, elle avait atteint un plafond et était sur le point de partir quand son entraîneur l’a tirée de côté et lui a dit : « Tu peux partir maintenant si tu veux, mais au lieu de partir dans cet état de frustration, pourquoi ne finirais-tu pas l’entrainement avec un plongeon que tu sais que tu va réussir ? » Ma fille a suivi son conseil et a fini son entrainement en se sentant beaucoup mieux et plus confiante sur ses capacités.
Et c’est exactement nous devons faire à la fin d’une journée irritante. Il arrive que les choses tournent vraiment mal, résultat de nos propres erreurs ou de celles d’autres personnes, ou d’un système ou d’un processus qui a échoué. Et, indépendamment de la cause, la tension monte. Pour empêcher ce stress de ruiner votre soirée, ou la journée suivante, il est bon de trouver des façons de le dissiper. Faire ceci au travail, avantde rentrer à la maison, est une bonne première étape.
Voici quelques suggestions pour dissiper le stress d’une mauvaise journée au travail.
1. Respirez à fond.
Gardez-l’air un instant dans vos poumons puis soufflez. Faites-le plusieurs fois. Pour des détails sur la bonne façon de prendre une profonde respiration du diaphragme, voir cette lettre d’information sur la Santé de Harvard. Fermez les yeux si vous le souhaitez, ou regardez une image de votre conjoint ou de vos enfants ou de quelque chose qui vous fasse venir un sourire. Effacez de votre esprit la frustration que vous ressentez.
2. Choisissez maintenant quelque chose de facile à faire.
Envoyez un rapport, réconciliez un bilan, ou répondez à quelques courriers électroniques simples, rayez un item qui n’exige pas beaucoup de réflexion de votre liste de choses à faire. Le processus en lui-même aura tendance à ralentir votre rythme cardiaque et vous donnera un sentiment de maîtrise de ce que vous faites. Vous en doutez ? Essayez !
3. Levez-vous et partez.
Arrêtez votre ordinateur et partez !
Une fois que vous avez complété cette tâche et que, nous l’espérons, vous sentez mieux, prenez promptement la sortie. Ne vérifiez pas votre courrier électronique une dernière fois. Ne vous attardez pas pour voir qui est encore là. Ne vérifiez pas Facebook, LinkedIn ou Twitter. Simplement partez, gracieusement et avec un sourire sur le visage. Le travail pénible sera encore là demain, mais pour l’instant effacez-le à grande vitesse de votre esprit. Partez, tout simplement.
A la fin de la journée, vous devez faire juste encore une chose qui vous fasse vous sentir bien avant de partir
Bien sûr, nous savons que ces étapes simples ne fonctionneront pas tout le temps. Il y aura des moments où vous quitterez le travail frustré et pas qu’un peu en colère. Et si vous vous sentez vraiment souvent plus frustré que satisfait, ces techniques ne résoudront pas vos plus gros problèmes avec votre travail. Vous pourriez devoir trouver un nouveau poste, ou un nouvel employeur.
Le sentiment de contrariété, particulièrement quand nous travaillons avec d’autres et particulièrement en ces temps difficiles, est naturel. Le défi pour ceux d’entre nous qui voulons faire de notre mieux est de ne pas de laisser de petites choses nous tirer vers le bas. À la fin de la journée, nous devons, comme ma fille, faire encore un plongeon qui nous fasse nous sentir bien par rapport à nous-mêmes
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Dans ce quatrième article, nous allons aborder la vision long terme de l’initiative #ecoPMI qui se résume au « Portage de NOS INITIATIVES »
Pour une telle ambition, une masse critique est nécessaire.
Jusqu’à présent les principales initiatives se sont faites ou se feront prochainement à travers des partenariats ou adhésions (Global Compact, IIL Sustainability, Green Project Management …). Ainsi nécessitant moins d’efforts et capitalisant sur les expériences et savoir de nos partenaires. Toute initiative devra se faire globalement ou à terme devenir global, il est donc nécessaire d’engager et de recruter, principalement dans les différentes branches du PMI France.
Dissémination des bonnes pratiques
La régionalisation des bonnes pratiques spécifiquement dans l’organisation d’évènements, semble être la bonne amorce car simple à mettre en œuvre et avec un retour rapide :
une meilleure efficacité,
des économies,
une réputation locale du PMI France encore améliorée…
Communications plus générales sur l’initiative
relayer des évènements et initiatives,
partager de nouvelles pratiques en gestion de projet « Vert »…
laisser le champ libre aux nouvelles opportunités.
À travers ces changements de pratiques et leur promotion, la sensibilité des membres et participants devraient évoluer, suscitant pour certains l’envie de s’engager, d’aller plus loin, et offrir le sentiment d’appartenance à un mouvement plus global.
Prochaines étapes potentielles
Certification ou labellisation: Le but est d’offrir un moyen de reconnaître, de valoriser un ensemble de pratiques responsables mais aussi d’apporter une nouvelle valeur à l’adhésion au PMI France car le PMI ne possède pas encore , à ce jour, de standard en Développement Durable ou Responsabilité Sociétale.
Offre de services aux membres: Les formes de service les plus communément abordées sont le support à l’élaboration d’une stratégie RSE et à la mise en place de pratiques dites Green Project Management.
Projets « Objectifs de Développement Durable »: En préambule à la COP21, les Nations-Unies ont mis en place l’Agenda 2030 visant à créer un plan d’actions pour transformer de façon durable nos sociétés et systèmes économiques. Pour cela 17 Objectifs de Développement Durable (Sustainable Development Goals – SDGs) ont été proposés. Les entreprises et organisations sont les acteurs clés de cette ambition.
Pourquoi pas nous ? Pourquoi pas vous ?
Toutes idées de contributions du PMI France sur un ou plusieurs des ODDs/SDGs sont les bienvenues et peuvent être envoyées à ecopmi@pmi-france.org
En espérant que cette série d’articles vous aura donné envie d’en savoir plus et de nous suivre sur LinkedIn 🙂
PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.
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Le 14 décembre dernier, le Président Obama a signé la loi sur l’amélioration du management de programmes aux États Unis d’Amérique (The Program Management Improvement and Accountability Act).
Cette loi améliorera les projets et programmes gouvernementaux en:
Créant une famille de métiers et un parcours d’évolution pour les chefs de projets et de programmes
Développant des modèles basés sur les standards pour le management de projets et programmes
Désignant un responsable exécutif sénior pour la stratégie et les politiques de management de projet et programme
Mettant en place les mécanismes d’apprentissage par les leçons apprises et partagées entre les agences gouvernementales en matière de gestion de projets
Quand la France et l’Europe qui aiment tant légiférer vont-elles mettre en place des mesures similaires pour améliorer nos capacités à manager les grands projets ?
SMPP est Partenaire d DantotsuPM
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Des retards de projet sont une partie inhérente de n’importe quel projet.
Des retards de projet surviennent en conséquence de la piètre planification, de communication inadéquate, de réduction des ressources allouées et de changements dans le contenu du projet. En outre, les retards de projet appauvrissent le moral des collaborateurs et réduisent la vitalité de votre équipe de management de projet.
Heureusement, vous pouvez réduire les effets négatifs des retards de projet par cinq actions clés. Lisez ce qui suit pour voir comment votre équipe de management de projet peut maintenir un environnement positif et rester productive quand des retards de projet arrivent.
1. Tenez des réunions avec les membres de l’équipe et ressources qualifiées
Les membres de l’équipe et des ressources qualifiées peuvent ignorer des retards actuels du projet. Donc, entretenez un bon niveau de communication avec les membres de l’équipe et personnes qualifiées est critique pour garantir que des retards dans le projet n’aboutissent pas à l’échec du projet. Tenez des réunions quotidiennes avec tous les contributeurs et membres de l’équipe pendant la durée de ces retards de projet. Sollicitez des retours d’information et options possibles ou façons de réduire les effets négatifs du retard de leur part. En restant connectés, vous pouvez maintenir une relation positive avec toutes les parties affectées.
NQI est Partenaire de DantotsuPM
2. Réévaluez l’état actuel de votre projet et autres retards potentiels
Les retards peuvent être un indicateur de problèmes à venir sur votre projet. Quand les retards surviennent, réévaluez l’état actuel de votre projet. Comment ce retard initial impactera-t-il d’autres tâches et activités ? Est-ce que ce retard est raisonnable, ou est-il simplement un moyen de réduire le coût de votre projet ? Ces questions identifieront pourquoi le retard est là et comment des retards semblables pourraient être minimisés dans l’avenir.
3. Réaffectez les ressources à des activités et tâches non-retardées
Si le retard est localisé sur des tâches et activités spécifiques, vous pouvez pouvoir déplacer des travailleurs et des allocations de ressources vers des tâches non-affectées. Bien que ceci change le planning des activités, il permet à votre personnel de rester productif quand votre projet souffre de retards. En outre, vous devez considérer comment les retards affecteront le périmètre global de votre projet.
Essayez Bubble Plan !
4. Revisitez vos données capturées pour l’analyse de risque
Parfois, les retards peuvent être le résultat de votre équipe projet et l’incapacité des personnes à réaliser dans des délais peu réalistes. Si les retards semblent arriver sans avis du management exécutif, passez en revue les données et facteurs dans votre analyse de risques. Conduisez une session supplémentaire d’analyse de management des risques pour définir pourquoi et comment les problèmes sont survenus. Si le problème réside avec un membre spécifique de l’équipe, envisagez de fournir une formation supplémentaire pour corriger le problème.
5. Conduisez une inspection de la qualité des livrables achevés et en cours
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
Certains retards de projet peuvent saper la capacité de votre équipe à compléter un projet dans un délai donné. Cependant, des retards ne peuvent être évités et votre équipe doit rester productive pendant tout le projet. Demandez aux membres de l’équipe et contributeurs de conduire des inspections de la qualité du travail réalisé et rechercher des erreurs. Bien que cette étape soit normalement la dernière partie d’un projet, vous pouvez réduire l’impact global des retards en conduisant des inspections de qualité en continu.
Quand vous ignorez la possibilité de retards de projet, vous allez plus probablement exposer de faibles qualités de leadership et refuser de vous adapter quand les retards arrivent. En prenant ces cinq actions, votre équipe de management peut rester productive pendant ces périodes de retards de projet.
Retenez ces quelques idées :
La communication est l’action la plus importante pour rester productifs pendant des retards de projet.
Revoir les échéances de projet et conduire une nouvelle analyse de risque permet d’identifier des retards potentiels dans l’avenir.
Commencer à travailler sur d’autres tâches et activités en avance de phase si des retards affectent des parties spécifiques de votre projet.
Conduire des inspections de qualité préliminaires si votre équipe est incapable d’exécuter d’autre travail avant que les retards ne soient écoulés.
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J’ai une très grosse pensée pour Jean-Michel Groleau, ses amis et sa famille car il nous a quitté cette semaine. Ce billet qu’il avait publié sur ce blog reflète bien sa culture, son approche ouverte, son humanisme et son optimisme en toute situation.
Pendant l’été 2011, dans la bibliothèque de sa maison familiale, Jean-Michel Groleau, alors Président PMI « France-Sud » Chapter Project Management Institute, avait retrouvé un petit livre fort intéressant et s’était dit que certains passages pourraient faire éventuellement l’objet d’un billet à partager avec tous les chefs de projet dans DantotsuPM.
Conférence, c’est un mot français qui vient de deux mots latins « cum ferere » (porter avec).
On «porte» une conférence avec soi. Ingénieur, programmeur, manager, chef de projet… un jour ou l’autre, nous sommes amenés à nous exprimer par la plume ou la parole. Voici quelques conseils, recueillis lors d’une lecture estivale, d’un petit recueil intitulé « Parler… Parler » de Bernard Gavoty (1908-1981), un critique musical célèbre.
Ingénieur agronome de formation (!), élève de Marcel Dupré au conservatoire en classe d’orgue, brillant orateur, doué d’une parfaite élocution, sachant manier la plume, il fit de très nombreuses conférences, en particulier pour les Jeunesses Musicales de France, et fut un célèbre critique musical du Figaro sous le pseudonyme de « Clarendon ».
ne laisse pas ton auditoire s’endormir, tu ne le réveilleras plus !
Lors d’un dîner avec Léon Daudet alors qu’il était enfant, Bernard Gavoty reçu ces conseils du grand auteur français : « écoute mes conseils, dictés par l’expérience. Ne sois jamais ennuyeux. Pratique la clarté comme une hygiène, et la drôlerie comme un remède.Dis-toi que les gens à qui tu t’adresseras attendent trois choses : apprendre, s’émouvoir, se distraire. »
Telles sont les règles d’or du métier de conférencier. À toi de donner ce qu’on te demande. Tout en parlant, mets-toi, en pensée, dans le fauteuil d’un auditeur, et dis-toi : de quoi ai-je envie à présent ? Que ça change ?… Change aussitôt ton fusil d’épaule, ne laisse pas ton auditoire s’assoupir : tu ne le réveilleras plus. Pense toujours à ce qu’il est venu chercher : une distraction d’ordre supérieur. Ne te mets pas «à la portée de la foule», hisse la, au contraire, jusqu’au niveau où tu veux la tenir. N’oublie pas qu’un bon mot est un bienfait des dieux, et qu’une image l’emporte sur le meilleur des raisonnements. Parle sans papiers pour qu’on t’écoute : des froissements de feuillets favorisent le sommeil. Donne l’impression d’improviser. Sois vigilant, toujours prêt à modifier l’ambiance »…
Il ne s’agit pas de donner un cours.
Une conférence n’est pas un cours : ne soit pas trop didactique.
Instruits sans cesser de plaire. Ne sois pas trop long, laisse les gens sur leur faim, c’est le meilleur moyen de rester toi-même en appétit. Pour apprendre ton difficile métier, parle beaucoup, parle partout, ne laisse pas échapper une occasion de parler. Surtout ne t’inscris jamais à un cours d’orateur. Ce métier, assez spécial, est de ceux où l’on fait soi-même son apprentissage. On est son professeur, et parfois, son maître. Cultive ton enthousiasme, comme une plante merveilleuse. Maintenant, va bien en paix ! »
… faut-il vraiment écrire ce que l’on doit finalement donner l’impression d’improviser ?
Il faut savoir où l’on veut emmener son auditoire !
Oui, car sans cela on erre à l’aventure. Seule la rédaction permet de suivre un plan logique, camouflé sous des incidents de parcours tout exprès provoqués. Elle aide de surcroît à ne pas dépasser une longueur raisonnable et à soupeser la marchandise qu’on s’apprête à livrer. Inconsciemment, les personnes qui viennent vous entendre se rendent à une conférence dans la triple intention notée plus haut : apprendre, s’émouvoir, se distraire. Une conférence qui méconnaît ces trois ingrédients est une conférence manquée.
Bon ! Je « tiens » mon texte : à lui, maintenant, de me tenir ! Je dois en être possédé au point de le savoir par cœur, ou d’en éprouver la sécurité, tout en donnant au public l’illusion que j’invente en parlant. Comment apprendre – faut-il vraiment apprendre, comme un perroquet ? – ces trente, quarante pages dactylographiées ?
Oui et non. Il faut avoir un plan serré, le savoir absolument par cœur, connaître ses transitions, avoir des repères, être capable de réciter imperturbablement le début, les passages périlleux et la conclusion.
Fort de quoi, on peut improviser à sa guise, si un bon vent vous pousse.
Au fait, quoi qu’on fasse, la répétition à plusieurs reprises, de la même conférence, en fixe le texte dans la mémoire sans qu’on l’ait fait exprès. Gravée par crainte dominée, elle ne s’effacera plus de votre cerveau. Et, sans le vouloir, vous foulez vos propres empreintes. Le tour est joué, vous pouvez lâcher vos notes, comme le baigneur sa bouée de sauvetage : vous savez nager, le large ne vous engloutira pas.
… une conférence, c’est une conversation entre amis
Une conversation dont vous donnez le dé, un entretien unilatéral. Vous devez donner à chacun de vos auditeurs l’illusion que vous lui parlez, à lui seul, qu’il vous répond, et que vous concluez. À vous d’avoir la même aisance qu’au coin du feu, le coude sur la cheminée, racontant une histoire. Les idées générales, manier les avec parcimonie….
Bornez-vous, sagement, au jeu ravissant des images particulières, sachant par expérience qu’on oublie un principe, mais qu’on retient un exemple. Mieux encore, une anecdote bien placée.
… on doit à son public un profond respect
C’est le premier commandement du décalogue des conférenciers. Mais ce respect n’est pas forcément naïf. On peut aimer sans admirer. Pourquoi ne respecterait-on pas un ami, dont on est convaincu qu’il ne sait rien ? Or, c’est un fait, à quelques rares exceptions près, le public ne sait rien de ce que vous allez lui dire : sinon, il ne viendrait pas vous entendre. Il s’agit de le renseigner avec gentillesse, avec humour, avec sympathie, puisqu’il est si facile d’imaginer ce que savent certains de vos auditeurs et que vous ignorez vous-même. Savoir qu’il ne sait rien, feindre de croire qu’il sait tout, avoir l’air de redécouvrir avec lui des vérités premières, c’est une méthode excellente qui vous permet d’instruire votre public sans blesser personne
La formule : « nous savons tous… » et sa variante : « à quoi bon rappeler ? », ou encore : « est-ce assez bête ? » est féconde, même et surtout si vous êtes seul à savoir, à vous souvenir et à vous croire intelligent.
Jean-Michel, je suis heureux de t’avoir un peu connu !
Il y a trois choses que le public ne supporte pas : le mépris, la mauvaise humeur et la voix sourde. Ménageons lui ces trois fléaux !
Certes, nous ne serons pas tous amenés à faire des conférences, mais nous aurons certainement tous à faire des présentations à un large auditoire. Que de précieux conseils, d’un homme du métier, rassemblés en quelques lignes… La substance, la touche émotive, le grain de sel.
À méditer et relire, pour progresser dans cet art difficile de la parole en public.
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Nous nous endettons pour nos voitures, nos maisons, et grâce aux cartes de crédit nous nous endettons même pour l’épicerie et l’essence.
Dans le développement logiciel, comme dans la vie, avoir un peu de dette peut en réalité être une bonne chose pour faire progresser les choses les plus critiques. Bien que dans des blogs précédents nous ayons défini la dette technique comme « le coût pour réparer des problèmes de qualité structurels d’une application qui, si laissés défectueux, pourraient mettre le business en danger », engager un montant faible et raisonnable de dette technique peut en réalité faire avancer le projet plus rapidement et permettre d’atteindre l’objectif d’avoir un logiciel utilisable. C’était la pensée de Ward Cunningham, le créateur du concept de dette technique.
Mais comme Derek Huether l’indique dans son blog de conseils technologiques pour le Dumas Lab à propos de la dette technique : « Comme toute dette dans la vie de tous les jours, vous vous trouverez tôt ou tard devant le besoin de la rembourser. »
Le boulet de la dette technique peut vous empêcher d’avancer.
Derek remarque aussi que tout comme toute dette dans nos vies personnelles, si non remboursée, d’une façon ou d’une autre : Elle reviendra pour vous hanter. Si votre bidouille d’une solution ne revient pas mordre l’équipe de développement, elle hantera probablement l’équipe de support technique ou quelqu’un d’autre en aval.
Comme toue dette, vous vous retrouvez devant le besoin de la rembourser tôt ou tard …, j’ai vu (et vois) ce que la dette technique peut faire à la vélocité d’une équipe. Elle les prive d’un temps précieux, après coup. L’équipe de développement achète l’idée que faire des choses de la mauvaise manière, qui peut sauver un peu de temps dans l’immédiat, vaut les risques et le coût total. C’est vraiment une vue à court terme du processus de réflexion. La dette technique ressemble à l’obtention d’un prêt d’un usurier qui jetterait les dés pour décider de votre taux d’intérêt. Alors, si vous n’êtes pas obligés de prendre ce risque, ne le prenez pas.
Mais la dette technique est-elle vraiment une proposition de type tout ou rien, blanc ou noir ?
Combien est assez ?
Calculez le coût de votre dette technique
Quand elle considère la Dette Technique, une société doit déterminer combien devrait être investit pour y remédier. La meilleure façon de le faire est en donnant une valeur monétaire à la dette technique pour allouer une valeur financière à la qualité structurelle de l’application. Cela permet de comparer les coûts informatiques à rembourser cette dette par rapport aux pertes potentielles coté business en raison d’un échec qui n’était pas envisageable avant de contracter cette dette.
Le but de monétiser la dette technique est de limiter le nombre de violations de la qualité structurelle, ou ce qui est plus important, le coût de les réparer, bien en dessous du coût que la société encourrait si le logiciel devait être déployé et aboutir à un échec.
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Un plan d’action pour la Dette Technique
Pour déterminer le point de basculement des problèmes de qualité structurelle et du coût pour les réparer, une société devrait utiliser une plate-forme d’analyse et de mesure automatisée pour évaluer la qualité structurelle de leurs cinq applications les plus cruciales à la mission de l’entreprise. La façon dont chacune de ces applications est construite, leur qualité structurelle devrait être mesurée à chaque version majeure et une fois qu’elles fonctionnent, la qualité structurelle de l’application devrait être mesurée chaque trimestre.
Bill Curtis
La clé est de garder un œil vigilant sur le compteur des violations; contrôlez les changements et calculez la Dette Technique de l’application après chaque évaluation de qualité. Quand une valorisation monétaire de la dette technique a été vérifiée, elle peut être comparée à la valeur business pour déterminer combien de Dette Technique est trop et combien reste acceptable par rapport au retour marginal sur la valeur business. Pour établir une structure de calcul de la perte de valeur business en raison des violations de qualité structurelles, nous recommandons “The Business Value of Application Internal Quality” par Dr. Bill Curtis.
Une fois que ce point de basculement est déterminé, une société peut décider où et quand elle doit aborder les problèmes de qualité structurelle qui ont généré la dette technique.
Le remboursement de la dette technique demande parfois des travaux importants
La partie agréable de se débarrasser de dette technique est la même que pour la dette personnelle: cela évite de devoir payer plein d’intérêts.
De plus, il n’y a aucune pénalité à rembourser en avance… en fait, cela apporte une récompense significative grâce à un logiciel de meilleure qualité.
Alors, profitez de cette période un peu plus calme pour entamer ces travaux de remboursement…
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Vous aimez vos collègues, n’est-ce pas ? Sérieusement, ils rendent votre journée bien meilleure (du moins, la plupart d’entre eux). Mais le savent-ils ? Selon l’auteur Peter Economy, complimenter vos collaborateurs peut amener de nombreux changements positifs pour vous aussi, y compris une réduction de stress, une augmentation d’empathie et une meilleure santé. De plus, montrer de la gratitude au travail augmente le moral de l’équipe et vous rend (et ceux autour de vous) plus heureux. Alors que ces chosent semblent évidentes, trop peu de personnes les mettent en pratique.
Utilisez ces astuces simples pour montrer à vos collaborateurs à quel point vous êtes heureux de travailler avec eux dans la même société. Bien sûr, elles sont de basiques, mais ce sont aussi les premières choses que les gens oublient quand leur liste de tâches à faire s’allonge et qu’ils ont un million et une choses qui doivent être faites
1. Écrivez une note manuelle
L’autre jour quand je suis arrivé au travail, il y avait une note écrite à la main qui m’attendait. Quand le courrier que vous recevez habituellement est principalement des factures, du courrier indésirable et des catalogues, il est passionnant de recevoir une vraie lettre !
En fait, je garde les notes de remerciement affichées dans mon bureau pour que quand j’aie un jour pénible au travail, je puisse rapidement leur jeter un coup d’œil et rebooster mon humeur.
2. Donnez du crédit
Disons que vous participez à une réunion ou êtes sur un fil de courrier électronique et quelqu’un mentionne un projet réussi sur lequel vous avez travaillé. Si le projet était un effort d’équipe, mentionnez tous les membres qui ont aidé à en faire un succès. Expliquez ce qu’ils ont fait et comment ils ont directement contribué au résultat. S’il y a trop de noms ou contributions et que cela commence à ressembler à un discours aux Oscars, limitez-vous à « les apports de toute l’équipe du marketing furent inestimables! ».
3. Fournissez un retour d’information positif
Reconnaissez et louez des accomplissements des personnes quand vous voyez (ou entendez parler) d’elles. Pas dans un long et mélodramatique courrier électronique mais juste en le disant à haute voix. Incluez des exemples spécifiques qui expliquent pourquoi vous avez été impressionné et comment cet effort bénéficie à tous : vous, votre équipe, la société, et les clients.
4. Parlez-en au chef
Vous n’êtes pas le boss ? Eh bien, vous pouvez toujours parler en faveur de la personne et laisser celle qui détermine son salaire, ses promotions et missions, savoir que ce membre de l’équipe a fait un travail remarquable. Même si vous espérez que votre coéquipier sait communiquer ses accomplissements et réussite vers sa hiérarchie, ces quelques nouvelles positives provenant d’un tiers vont soutenir ses demandes.
Par exemple, mon manager récemment partagé avec moi qu’il avait contacté par courrier électronique deux personnes de l’équipe de direction pour leur dire combien il aime travailler avec moi. J’étais si fier : Il a ensoleillé toute ma semaine!
5. Offrez votre assistance
Si votre coéquipier est débordé de travail, proposez d’aider. Oui, ceci peut signifier que vous resterez un peu plus tard (et raterez votre émission télé favorite), mais cela montrera à votre collaborateur que vous êtes disponibles quand nécessaire.
Une journée moins chargée ? Si vous avez finalement du temps libre dans votre agenda, contactez votre équipe par courrier électronique et voyez si quelqu’un a besoin de votre aide. Soyez la personne qui est encline à intervenir et prendre en charge des tâches peu glorieuses comme imprimer des rapports, préparer des présentations… car ces tâches doivent tout de même être faites. Les gens apprécieront et seront plus enclin à vous retourner la faveur quand vous serez coincé !
6. Acceptez la critique constructive
La critique constructive n’est pas amusante, en soi. Mais si vous écoutez vraiment ce que l’autre personne à besoin de dire (ou lisez ce que lui ou elle a écrit dans un courrier électronique), plutôt que de vous mettre sur la défensive, elle se sentira légitimée. Bien sûr, il n’est pas facile d’entendre un retour d’information dur, mais votre collaborateur prend seulement le temps de le fournir parce qu’il veut vraiment vous aider à vous améliorer. En considérant ses suggestions, vous démontrerez que vous appréciez son point de vue.
7. Mettez votre collaborateur au premier plan, le travail en second
C’est si incroyablement simple, pourtant quelque chose que c’est souvent oublié. Quand vous contactez quelqu’un par email pour lui demander s’il a ajouté des diapositives à une présentation, commencez par demander comment était son week-end. Cela rendra travailler ensemble plus agréable et montrera que vous appréciez vos coéquipiers comme des êtres humains – pas seulement des gens doués pour faire leur job.
8. Commencez une tradition
Les traditions de société améliorent l’esprit d’équipe et le moral. Vous pouvez demander à quelqu’un qui travaille à une société pleine de traditions et vous découvrirez que c’est vrai. Par exemple, à mon travail nous choisissons un champion à chaque réunion d’équipe. Quand vous désignez quelqu’un, vous devez mentionner la valeur fondamentale qu’il dépeint, quelque chose de spécifique qu’il a fait et comment ceci vous a impacté : vous, l’équipe, un client ou le succès du projet.
9. Dites merci
C’est si évident que cela devrait aller sans dire – mais à tout hasard, si vous avez besoin d’un rappel : la façon la plus simple de montrer votre appréciation est de dire « merci ». Le truc est de mentionner quelque chose de spécifique et d’expliquer en quoi les efforts de quelqu’un vous ont impacté ainsi idéalement que toute la société.
Par exemple, plutôt que de vous en tenir à « Merci bien pour tout votre travail acharné pour le démarrage avec ce client » poursuivez avec « le client a été si impressionné par vos efforts que ceux-ci ont vraiment aidé à entamer cette relation sur une note très positive ! ».
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Commencez à mettre en œuvre ces 9 astuces dès aujourd’hui.
Non seulement vos collaborateurs se sentiront mieux appréciés, mais vous pourrez bientôt constater que vous vous sentirez personnellement moins stressé et en meilleures conditions. Ne serait-ce pas agréable ?
D’autres suggestions et astuces ? Postez-les dans la zone commentaires !
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La communication est une compétence que nous utilisons chaque jour. Pourtant, il reste une marge d’amélioration incroyable. Les speakers professionnels, les avocats et bien d’autres savent depuis longtemps que les présentations et les discours génèrent davantage de business.
Qu’en est-il des chefs de projet ?
L’amélioration de vos compétences de communication est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire en matière de formation et de décisions de développement personnel. Comme vous continuez à vous progresser dans votre carrière, vous compterez plus sur la communication et les présentations que sur vos compétences techniques. La communication vous rend plus faciles à promouvoir et facilite votre leadership.
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Explorons quelques-uns des bénéfices d’une meilleure compétence de communication :
Respect. Donner de bonnes présentations vous gagnera le respect de vos pairs.
Plus d’opportunités. Bien présenter à l’intérieur et à l’extérieur de votre société vous met dans une catégorie à part, particulièrement si vous saisissez les occasions de parler.
Revenu. Donner d’excellentes présentations est une compétence clé dans la vente où vous pourriez vouloir exercer. Des compétences fortes de présentation sont aussi nécessaires pour mener des projets tout au long de leur cycle de vie.
Étendre votre réseau. Quand vous donnez une présentation, les personnes feront souvent appel à vous pour donner suite.
Améliorer votre productivité. Des compétences de communication fortes signifient que vous serez compris du premier coup.
S’il y a toujours un doute dans votre esprit sur l’intérêt d’améliorer vos compétences de communication, considérez le conseil du Milliardaire Warren Buffet aux étudiants. Il a suggéré que des professionnels qualifiés peuvent améliorer leur valeur de 5 % en améliorant leurs compétences de communication. Warren Buffet lui-même crédite le Cours de Dale Carnegie pour beaucoup dans sa réussite dans les affaires. C’est un exemple fascinant qui devrait tous nous inspirer à améliorer notre communication.
Qualités d’écoute chez les meilleurs communicants
L’écoute est bien la base de la communication. Commencer par l’écoute est important parce que cela vous aide à vous connecter à l’autre personne. Bien écouter envoie aussi un signal de respect. Malheureusement, une étude des années 1980 rapporte que « la personne moyenne écoute avec seulement 25% d’efficacité. »
1. Ils écoutent avec leur langage corporel
La façon dont vous bougez votre corps est une manière importante de signaler votre intérêt et votre respect lorsque vous écoutez. Par exemple, vous pouvez hocher de la tête de temps en temps quand la personne parle. Vous pouvez aussi tourner votre tête et buste vers la personne qui parle.
2. Ils écoutent les mots
Les mots que les gens choisissent d’utiliser font une différence. Un collègue utilise-t-il « nous » et d’autres paroles orientées « équipe » ? Le langage utilisé envoie souvent des signaux sur le niveau de confiance de celui qui parle dans qu’il dit. Si une personne démarre ses commentaires avec des mots comme « peut-être » ou « il se pourrait », elle a probablement une faible confiance en ce qu’elle avance. Ceci est une information utile parce que vous pouvez poser des questions de clarification. De même, si quelqu’un utilise des exemples fortement détaillés et des chiffres dans tous ses commentaires, ceci indique que la personne préfère se concentrer sur des faits et chiffres.
3. Ils écoutent pour percevoir les émotions
L’écoute pour percevoir les émotions ajoute une profondeur de compréhension et de connexion à la communication. Certains aspects de cette écoute vont probablement vous venir naturellement. Si quelqu’un hurle après vous sur un problème, il est probablement en colère. Pour davantage de conseils sur la lecture du langage du corps et de la tonalité de la voix, je vous suggère de regarder du côté de la Science Comportementale (par exemple 10 Ways Body Language Can Help Women Be More Powerful or 5 Nonverbal Blunders to Avoid in Your Next Sales Meeting).
4. Ils prennent des notes
La prise de notes est utile pour plusieurs raisons. Pour prendre des notes, vous devez vous concentrer sur l’autre personne. Ecrire ce que quelqu’un dit vous aides aussi à vérifier votre compréhension. Par exemple, vous notez « le rapport de test de qualité logiciel sera dû le 31 août 2015 ». Vous pourrez alors analyser ce délai et le contenu de cette activité plus tard. Les notes prises pour des noms, des dates et des tâches sont une excellente façon de bénéficier davantage de réunions.
Compétences de présentation chez les meilleurs communicants
La présentation de votre message est une partie importante dans communiquer votre message au monde. Si vous menez une réunion de lancement de projet ou si vous le présentez à un client, la présentation compte énormément. Considérons ces quelques habitudes qui amélioreront vos présentations.
5. Ils se concentrent sur le public
Tout commence par le public. Voici deux façons de mieux se connecter avec un public. D’abord, apprenez leur langage usuel (par exemple les comptables et banquiers pourraient préférer des exemples qui expliquent clairement les euros et les centimes du message). Vous pouvez découvrir leur langage en rencontrant certaines de ces personnes à l’avance (c’est-à-dire la stratégie de pré-cablage). Ensuite, cherchez à comprendre les problèmes de votre audience. C’est une autre question à se poser.
6. Ils respectent le temps qui leur est alloué
Dans les gouvernements dans le monde entier, il y a une tradition de flibustiers qui protestent contre toutes les mesures. Dans les années 1950, le sénateur américain Strom Thurmond parla pendant 24 heures et 18 minutes pour protester contre The Civil Rights Act (pour plus d’exemples, lire 5 Famous Filibusters from Mental Floss). Inutile de dire, 99 % du temps, évitez les flibustiers! Au lieu de cela, respectez le timing de début et de fin de votre communication. Quand vous suivez les délais, votre public va probablement davantage vous prêter son attention.
Winston Churchill
7. Ils étudient les meilleurs communicants
L’expert en leadership et auteur John C Maxwell étudie et observe régulièrement des communicants et orateurs de la plus haute qualité. En ce faisant, il a appris de meilleures façons d’utiliser l’humour. Il a aussi appris à communiquer efficacement quand il y a besoin d’un traducteur. En conséquence de ses études et son attachement à l’amélioration, Maxwell est devenu l’un des speakers les plus populaires et efficaces dans le monde entier.
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8. Ils savent utiliser les supports visuels
Parfois les mots seuls ne sont pas uffisants pour communiquer votre message. C’est à ce moment-là qu’il est temps d’utiliser des supports visuels. Martin Luther King a utilisé le cadre du Mémorial Lincoln pour supporter et améliorer son célèbre discours I Have A Dream. Que faire si vous devez donner une présentation dans un immeuble de bureaux qui ne saura pas vous inspirer ? Lisez Présentation Zen (le blog et le livre) pour des conseils en conception de présentations visuellement mémorables.
9. Ils se préparent pour chaque présentation
La devise de scout « Toujours prêt » est une bonne habitude chez les communicants pour s’adapter à toutes les circonstances et impondérables. Comment exactement pouvez-vous préparer à améliorer votre présentation ? Vous pouvez préparer des notes de discours. Vous pouvez donner la présentation à un public d’entrainement. Finalement, vous pouvez visiter la salle de présentation à l’avance et comprendre comment elle est disposée. Assurez-vous pour arriver tôt pour que vous puissiez tester l’équipement audio/vidéo et prenez quelques respirations profondes avant de prendre la parole.
Que ferez-vous dès cette semaine pour améliorer votre communication ?
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Il est 17 heures et peu importe combien de tasses de café vous ingurgitez, vous n’avez pas assez d’énergie mentale pour bien faire quoi que ce soit. Alors, sur quoi pouvez-vous travailler quand vous vous traînez en fin de journée ? Voici quelques trucs qui peuvent aider pendant ces périodes.
1. Faites une pause
Prenez une courte pause et faites une promenade à l’extérieur de 10 à 15 minutes. Vous pourrez constater que cette courte pause loin de votre bureau vous recharge suffisamment pour vous remettre en piste.
2. Passez des appels téléphoniques
Parler avec des personnes au téléphone me semble plus aisé que le lourd travail de réflexion pour préparer des revues financières ou écrire un plan marketing. Donc, je passe souvent des appels téléphoniques aux clients et prospects pendant ces temps de faible énergie. Ce m’aide au plan commercial et c’est très productif.
3. Exécutez des tâches faciles
Je me concentre sur mes tâches les plus ardues, les plus complexe d’entrée de jeu le matin quand je suis le plus productif. Je laisse délibérément en arrière quelques tâches faciles, simples pour mes périodes de plus faible énergie. Si votre système de gestion de tâches permet de l’indiquer, débutez délibérément le nommage des tâches simples avec une étiquette comme « facile » ou >3. Faites ensuite une recherche sur cette étiquette quand votre énergie faiblit et attaquez-vous à ces tâches.
4. Apprenez
Les périodes de faible énergie peuvent être aussi utilisées pour le développement professionnel. C’est un bon moment pour écouter un podcast ou visualiser une vidéo YouTube ou autres qui vous forment sur des compétences complémentaires qui vous aideront dans votre travail. Cherchez des cours, podcasts et vidéos sur des sujets comme la gestion de temps, la prise de parole en public, le management, la délégation, le logiciel que vous utilisez au travail, ou tout autre sujet qui vous aidera à mieux faire votre travail et vous préparera pour davantage de responsabilités.
5. Recherchez
La recherche est une autre tâche simple. Par exemple, je fais des recherches sur des choses comme les nouvelles stratégies de marketing, le logiciel de productivité, les sujets d’articles que j’écris et autres idées. Je capture les résultats de ma recherche dans OneNote pour pouvoir facilement y accéder plus tard.
6. Lisez
Cela va avec l’étude et la recherche de nouvelles idées ci-dessus. D’habitude nos emplois impliquent beaucoup de lecture pour se maintenir à niveau dans notre industrie. Mettez donc cette lecture dans un fichier à lire et ressortez-le pendant ces moments d’énergie faible.
7. Planifiez
Un autre de mes trucs pour la fin de journée est de faire un peu de planification. Vous pouvez prévoir votre prochain article, la journée à venir, la semaine suivante ou travailler sur votre plan à 5 ans. Planifiez sous forme de liste à puces ou en utilisant les techniques de mind-mapping pour pouvoir le faire rapidement et pouvoir facilement le reprendre.
8. Organisez
Pourquoi ne pas réorganiser votre bureau et votre espace de travail pendant ces périodes de faible énergie? Commencez petit, ne commencez pas à réorganiser votre bureau en entier un jour à 17h00 en escomptant avoir fini en moins d’une heure. Commencez par un tiroir de votre bureau ou une étagère. En faire 1 à 2 par jour peut aider à ranger votre désordre et rendre votre espace de travail plus efficace.
9. Rangez
rangez votre espace de travail
Si vous avez encore du papier dans votre bureau, laissez le classement de ces papiers pour la fin de journée. Le classement est assez stupide et ne nécessite pas le même niveau de concentration qu’une nouvelle proposition de vente ou la préparation du budget de l’année prochaine. [ndlt. Ce peut être aussi une période classement de votre boite à lettre ou documents électroniques.]
J’espère que vous expérimenterez ces quelques trucs pour gérer vos baisses de régime et si vous avez quelques trucs additionnels, merci de les indiquer dans vos commentaires à ce billet.
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Le plus grand défi lorsqu’il s’agit de dire Non est que nous avons peur d’être considérés comme négatifs ou inutiles. Alors que dire Oui est vu comme courageux et gracieux.
Mais le simple fait de dire non possède du pouvoir et peut souvent être un acte de grand courage et il est très probable que beaucoup d’entre nous devraient le dire plus souvent.
La prochaine fois vous êtes tentée de répondre Oui quasi automatiquement, souvenez-vous qu’il y a une grande puissance dans le mot Non, et parfois c’est la meilleure des réponses pour tout le monde.
Voici quelques raisons pour lesquelles dire non est puissant :
Tout n’est pas de votre responsabilité.
Si vous êtes une personne qui cherche à faire plaisir à tout le monde, vous pourriez estimer que c’est votre responsabilité de dire oui à tout le monde et sur tout. Mais la vérité est celle-ci : rendre les autres heureux n’est pas votre travail et tout ne relève pas de votre responsabilité. Vous ne ferez jamais plaisir à tout le monde et vous sur-engager peut vous empêcher de réaliser quoi que ce soit bien. Décidez ce dont vous voulez être responsables et attachez-vous à toujours respecter vos engagements.
Ce que les autres pensent de vous ne vous regarde pas.
Si vous dites oui parce que vous voulez être vus comme agréable ou gentil – oubliez cette raison. Les gens penseront ce qu’ils pensent de vous quel que soit ce que vous dites. La plupart du temps leurs jugements sont plus fondés dans leurs propres projections que sur ce que vous faites. La seule chose qui doit vous concerner est qui vous êtes et si vous êtes fidèles à vous-même.
Vous êtes l’expert de vos propres priorités.
Allez voir le livre !
Personne d’autre n’a la connaissance pleine et entière de ce qui est important pour vous et personne ne devrait vous dire quelles sont vos priorités. Si vous essayez de faire quelque chose de significatif avec votre vie, dire oui tout le temps est juste un long calvaire dans la frustration. Vous savez ce qui est le plus important pour vous et ces priorités peuvent vous guider à savoir quand dire oui et quand dire non.
Vous devez vous engager personnellement.
Nous pensons d’habitude aux engagements comme à des promesses que nous faisons envers d’autres personnes, mais il est important pour vos engagements de vous inclure dans le panorama. Parce que tout ce que nous faisons, doit commencer nos engagements envers nous-mêmes.
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Vous avez le droit de vivre votre vie de la façon que vous voulez.
Il ne manque probablement pas de gens qui essayent de vous dire comment vivre votre vie, comment faire tourner votre business et comment faire votre travail dans la société. Souvenez-vous, tout de même : Comment vous vivez est votre choix. Comment vous dépensez votre temps est votre choix. Parfois dire non signifie mener la vie que nous désirons, dire oui permet à d’autres de nous dire que faire.
Bien sûr, souvent vous pouvez, et devriez, dire oui. Mais il y a aussi des moments pour dire non. Ce non peut vouloir dire que vous êtes fidèles à vous-même et à ce que vous désirez. Si vous estimez votre vie et vos succès, vous devez devenir bons à savoir dire non.
MENEZ DE L’INTÉRIEUR
Il y a du pouvoir dans l’acte de dire non, mais pour beaucoup d’entre nous c’est le mot le plus dur à dire. Quand vous dites non; ne mentez pas. Ne faites pas d’excuses, ne vous perdez pas en explications. Refusez simplement. C’est aussi simple que puissant.
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Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.
Billet original « Reading Between the Lines in Email » de Wayne Turmel
Les managers se plaignent souvent que les collaborateurs ne leur donnent pas les informations avec lesquelles ils doivent prendre de bonnes décisions et faire progresser leurs équipes. D’autre part, les collaborateurs revendiquent souvent qu’ils donnent à leurs supérieurs des tas d’informations mais qu’ils ne les écoutent pas. Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.
Si « écouter avec ses yeux » peut paraître étrange, cela dépend de notre définition d’écouter. Comme avec tout dans la vie, la définition est fondamentale.
Après tout, dans un environnement de travail où la personne avec laquelle vous travaillez pourrait être de l’autre côté de la planète et pas même éveillée quand vous travaillez, la communication verbale en a pris un coup dans l’aile. Honnêtement, quel pourcentage de votre temps passez-vous désormais au téléphone, sans parler de rencontres en face à face ? Souvent, vous ne pouvez plus participer aux conversations à la machine à café ni entendre des personnes se chamaillant au téléphone ni des bribes de conversation entre bureaux.
L’écoute dans le nouveau monde de travail implique « prêter attention ou tenir compte » aux informations et à la communication sous toutes ses formes.
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Voici quelques exemples de choses que nous devrions écouter même si cela n’a pas grand-chose à voir avec nos oreilles :
Le flux de courrier électronique change-t-il soudainement ?
Y a-t-il eu un changement soudain dans la quantité de communication écrite ?
Des personnes normalement autonomes nous bombardent-elles soudain de demandes d’informations ?
Les personnes communicatives disparaissent-elles soudain de notre radar ?
Parfois il y a juste des changements dans la quantité d’information dont les gens ont besoin, mais ce peuvent être des cris d’alerte pour attirer l’attention ou des signes de dysfonctionnement dans l’équipe.
Le ton de la communication sur les espaces collaboratifs et médias sociaux de l’équipe ont-ils changé ?
Tout comme nous entendons plus que les informations avec le ton de la communication vocale, les écrits ont aussi un ton. Une des clés d’une bonne écoute est non seulement le choix des données critiques, mais aussi le contexte.
Les gens répondent-ils volontairement à vos questions et vous donnent les informations dont vous avez besoin, ou est-ce soudainement devenu comme un arrachage de dents pour les faire répondre ?
Des blogs de discussion normalement animés deviennent-ils soudainement silencieux ?
Les personnes expriment-elles des attaques personnelles en communiquant l’une avec l’autre ?
Êtes-vous davantage en copie sur plus de messages que d’habitude ?
Est-ce que votre boîte d’arrivée de courrier électronique est soudainement pleine de messages où vous êtes en copie, destinés à « vous garder dans la boucle » bien qu’ils doivent être traités par les personnes directement impliquées ?
Les chances sont qu’il y a là un drapeau rouge. Peut-être les membres de l’équipe ont des difficultés de communication, ou l’une des parties ne croit pas que l’autre respectera ses engagements sans vous impliquer (volontairement ou pas).
Si nous maîtrisons vraiment notre métier de manager, nous pouvons saisir ces signaux faibles de problèmes à venir et les traiter de manière proactive.
Nous devons « entendre » ce qui est dit et ce qui est « non-dit ». Toute personne mariée vous dira que c’est souvent plus critique 🙂
Bien sûr, cela peut vouloir impliquer qu’il est temps d’avoir une vraie conversation au téléphone (sinon en face à face) avec ces personnes et de pratiquer une écoute « vieille école » pour changer.
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Suivez ces trois astuces pour préparer pour votre prochain rapport d’avancement de projet aux parties prenantes et vous assurer que vous leur fournissez les informations les plus pertinentes et au bon moment.
1. Considérez ce que les parties prenantes veulent et ont besoin de savoir.
Pensez à votre auditoire. Que voudront-ils apprendre sur le projet et qu’ont-ils besoin de savoir du projet?
Par exemple, avez-vous besoin de leurs apports dans la définition des besoins ? Avez-vous des formations planifiées auxquelles ils doivent participer ? Avez-vous besoin d’eux pour tester un nouveau système ? Y-a-t-il eu beaucoup de questions de diverses parties prenantes auxquelles on pourrait répondre dans ce rapport ?
2. Déterminez comment vous communiquerez le message.
Les parties prenantes sont-elles co-localisées et peu nombreuses pour qu’une rencontre en face à face soit envisageable ? Avez-vous des parties prenantes à distance qui peuvent participer en utilisant la technologie collaborative en place ? Les parties prenantes sont-elles très distribuées géographiquement sur une telle variété de fuseaux horaires que de plus petites réunions peuvent être nécessaires ou la communication via le courrier électronique serait-elle appropriée ?
Indépendamment de la méthode que vous choisissez, assurez-vous qu’il existe plusieurs manières pour les parties prenantes de recevoir ces informations. Vous pourriez inviter certaines parties prenantes à une réunion, puis fournir ensuite une version digitale via courrier électronique ou un site Web de projet pour ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne. Pour des initiatives plus importantes et complexes, j’organise souvent un comité de support des parties prenantes. Ce groupe est responsable de faire passer le message projet aux autres parties prenantes. Ils peuvent le faire lors de réunions de service ou en ayant seulement des conversations informelles avec d’autres personnes.
3. Déterminez ce que vous fournirez : documents, dossier de lecture préparatoire, etc.
De quoi ont besoin les parties prenantes pour une rencontre d’état d’avancement productive ? Ont-ils besoin que certaines informations soient fournies à l’avance pour en prendre connaissance et permettre une décision lors de la réunion ? Ont-ils besoin de documents à passer en revue pendant la réunion ? Vaudrait-il mieux fournir ces documents après la réunion pour que les parties prenantes aient le temps de digérer les informations ?
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Et, comme bonne pratique, faites un suivi après la communication. Demandez s’il y a des questions ou préoccupations chez vos parties prenantes. Ceci est particulièrement important pour le long terme, les projets plus complexes où maintenir les parties prenantes engagées tout au long de l’initiative est important pour le succès du projet.
Vous pourriez aussi envisager de consulter occasionnellement les parties prenantes pour voir si la façon dont vous fournissez ces informations leur convient, répond à leurs besoins et sont suffisantes. Ceci peut être fait de façon informelle, lors de conversations, ou plus formellement, à travers une enquête.
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Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, non ?
Bien qu’Alexandre Graham Bell ait considéré le téléphone, son invention la plus célèbre, comme une intrusion dans son vrai travail de scientifique, peu de personnes seraient aujourd’hui enclines à renoncer à leur téléphone mobile.
La technologie a rendu la communication plus accessible mais qu’elle n’a pas vraiment rendu la communication plus facile.
Pour que la communication de projet soit plus efficace, nous devons réfléchir à comment nous utilisons ces technologies. Il est important de nous rappeler que, lorsque nous rédigeons un courrier électronique ou mettons à jour un rapport, la personne à l’autre bout est une personne. C’est probablement simplement la nature de la technologie, mais parfois c’est une bonne idée de se rappeler de ce qui rend la communication efficace.
Voici deux techniques qui pourraient vous aider à améliorer la qualité de votre communication de projet :
1. La Règle du Coucher du soleil
Répondre avant la fin de la journée…
À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’en avez jamais probablement entendu parler. Selon eux, c’est seulement une version du célèbre ‘pourquoi remettre jusqu’à demain ce que je peux faire le jour même ?’
L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple. Que ce soit une requête d’un magasin dans le pays ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même.
Cette Règle du Coucher du soleil est une réalité chez Wallmart. Peu importe qui vous avez appelé dans la journée, vous recevrez typiquement une réponse avant le coucher du soleil.
Traiteriez-vous le courrier électronique ou toute autre correspondance de projet avec vos membres d’équipe projet différemment si vous saviez que cela implique d’y répondre avant la fin du jour ?
2. Les vendredis sans courrier électronique
Vous avez peut-être également entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a quelques temps. Le COO, Jay Ellison, pensait qu’avec cela il faciliterait la vie et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.
Dans un article écrit par Sue Shellenbarger dans Le « Wall Street Journal », elle cite une directrice commerciale : « j’ai pensé, ‘ Il ne comprend tout simplement pas combien de travail nous devons abattre et combien c’est plus facile en utilisant le courrier électronique.’ »
À l’exception des réponses aux questions urgentes, tout autre courrier électronique est tabou.
L’initiative a été conçue pour encourager la communication en face à face avec les clients et entre les collaborateurs, accroître la productivité, ou fournir une pause par rapport au remplissage permanent des boîtes d’arrivée de courrier électronique.
Il semble que cela ait été un succès.
Selon Shellenbarger, « Progressivement, les personnes se sont rendues compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’ils envoyaient étaient probablement un fardeau pour leurs autres collègues. Maintenant, les gens ne manque pas de rendre visite à leurs collaborateurs le vendredi. Le projet et la communication de projet ne consistent pas seulement d’envois de courriers électroniques ‘contenant des rapports rigides’ et efficaces, il s’agit de personnes et d’interactions.
Ces techniques marcheraient-elles dans votre organisation ?
Je ne sais pas. Il y a tant de fonctionnalités de collaboration et de communication incorporées dans les solutions de management de projet actuelles qu’éliminer complétement ce type de communication pourraient être problématique. Cependant, indépendamment du logiciel de management de projet ou des outils de gestion du travail que vous utilisez, chacun peut se lever de son bureau pendant quelques minutes et avoir une vraie conversation de temps en temps.
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Parfois il est plus facile de contacter un collègue situé à quelques mètres de distance par un Message Instantané que de se lever de sa chaise et aller lui parler de vive voix.
Si vous n’avez pas déjà oublié comment vraiment parler entre êtres humains, donnez une chance à ces deux approches et voyez si elles marchent pour vous et votre équipe projet.
Vous pourriez être étonnés de l’évolution de l’efficacité de votre communication quotidienne quand vous incorporez un peu de discussions en face à face de temps à autre.
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De plus en plus d’équipes sont géographiquement et culturellement distribuées
Voici une question à laquelle cette étude sur les équipes virtuelles et la gestion de projet apporte quelques réponses.
On commence par y considérer en quoi les équipes virtuelles changent le management de projets afin de gagner en collaboration, puis comment mieux partager l’information et coopérer.
Enfin, la conclusion nous rappelle que la performance de l’entreprise tient beaucoup à sa capacité à mobiliser la connaissance et l’intelligence collective de l’équipe étendue.
Il y a cinq facteurs en particulier qui posent les conditions du succès d’équipe dans le milieu professionnel.
1. Ressources suffisantes
Il doit y avoir des ressources suffisantes pour supporter les efforts de l’équipe. Ceci comprend les membres de l’équipe, mais peut aussi inclure des ressources supplémentaires introduites pour aider l’équipe à atteindre ses objectifs.
2. Leadership
Un leader est pour l’équipe une personne qui supporte leurs efforts, élimine les barrières et s’assure qu’ils ont les moyens dont ils ont besoin pour réussir.
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3. Rôles et responsabilités clairement définis
Chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle dans l’équipe et des responsabilités associées à ce rôle. Chaque membre de l’équipe devrait aussi comprendre les rôles et les responsabilités de ses collègues. Fertilisation et formation croisées permettent aux membres de l’équipe de mieux se soutenir.
4. Confiance
La confiance entre membres de l’équipe aussi bien qu’entre le leader et les membres de l’équipe est essentielle. La confiance se construit en établissant de robustes relations de travail dans l’équipe.
5. Évaluation de performance et systèmes de reconnaissance
Il doit y avoir des règles claires et une structure en place pour évaluer la performance de l’individu ainsi que celle de l’équipe et récompenser toute l’équipe pour l’atteinte de ses objectifs. Fournir une structure de récompense au niveau de l’équipe encourage le travail d’équipe et la coopération au sein de l’équipe.
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Quel 6ème facteur ajouteriez-vous à cette liste ?
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Conçu à l’origine par le Département américain de la Défense dans les années 50, puis développé plus avant par la NASA au début des années 60, le WBS ou Work Breakdown Structure [aussi connu en français comme la Structure de Découpage de Projet, SDP] est un document utilisé dans le cadre de la gestion de projet pour en définir la portée et l’envergure. Un WBS décrit l’objectif final, et non les moyens d’atteindre cet objectif.
Par exemple, si l’objectif du projet est de construire une maison, le WBS définit tous les éléments d’une maison terminée et opérationnelle, avec un niveau de détail de plus en plus approfondi. Il ne spécifie pas la méthodologie de construction de ces éléments, sauf si cette méthodologie fait partie intégrante du produit fini.
La décomposition
Une structure WBS (work breakdown structure), fondement essentiel de tout projet, permet de découper l’ensemble du travail à accomplir en sections gérables. Le guide PMBOK (« Project Management Body of Knowledge »), conçu et réalisé par le Project Management Institute, définit le WBS en tant que « découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter ». Un WBS de projet permet donc de décomposer celui-ci visuellement en unités gérables et compréhensibles par tous les membres de l’équipe, chaque niveau du WBS permettant d’approfondir le détail des tâches jusqu’au niveau final : les tâches concrètes à réaliser. La figure suivante représente un exemple de projet WBS à trois niveaux.
Le WBS divise visuellement l’ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles qui sont compréhensibles et appréhendables par l’équipe assignée au projet. Chaque niveau du projet propose plusieurs sous-niveaux, jusqu’à arriver au niveau final : les tâches concrètes à réaliser.
La création du WBS
Get the Project Management Institute Practice Standard for WBS
Le chef de projet crée la structure WBS en identifiant les grands ensembles du projet, puis en les divisant en sous-ensembles jusqu’à arriver aux tâches concrètes du projet qu’il est possible d’assigner à des personnes spécifiques. Les tâches nécessaires à l’obtention de chaque sous-ensemble, ainsi identifiées et regroupées, représentent l’unité de travail à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant.
Si vous avez déjà fait l’expérience d’un projet planifié dans le détail, vous reconnaitrez facilement l’ensemble de tâches constituant l’unité de travail : il s’agit des tâches individuelles que les personnes assignées au projet doivent compléter dans un temps donné et avec un niveau d’implication donné.
Les coûts dans le WBS
Du point de vue des coûts, ces unités de travail sont généralement allouées à des départements spécifiques au sein de l’entreprise, dont ils ont la responsabilité. Ces départements, ou centres de coûts, qui figurent généralement sur l’organigramme de la société en tant qu’entités distinctes, se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser. En mettant en parallèle le découpage du projet (WBS) avec ces centres de coût, l’entreprise dispose ainsi non seulement d’une vue globale de la progression du projet, mais également de son impact financier.
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Un WBS (Work Breakdown Structure) vous indique en un coup d’œil :
Quels sont les différents éléments du projet
Comment le travail se répartit entre ces différents éléments
Comment les coûts budgétaires sont alloués aux différents éléments
Il n’apporte toutefois aucune précision sur les tâches individuelles ou l’ordre d’exécution de ces dernières.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
L’approche classique du chef de projet autodidacte est de dire « quand on doit planifier, on planifie. Et quand on doit planifier, on le fait de façon détaillée, tant qu’à faire ! »
Hors, attaquer directement par la planification détaillée, c’est prendre le risque de se couper d’une réflexion structurelle sur la dynamique interne de son projet.
En effet, le découpage va impliquer tout d’abord un regroupement de tâches a l’intérieur de lots. Ensuite cela va nécessiter pour chacun de ces lots un responsable auquel la réalisation sera déléguée: Objectif spécifique, moyens adaptés, contraintes (qualité, couts, délai)…
Enfin, le choix de structuration de ces tâches va structurer le développement et le suivi du projet. Ces groupement par lots de tâches peuvent refléter une organisation du projet par métier (informatique, processus, opérations, commercial, marketing…), ou par région et pays dans ces régions pour le développement et déploiement de nouveaux produits par exemple, ou par cycle du projet : définir la stratégie, configurer, communiquer, implémenter, tester, former, …
Quelle que soit l’option choisie, elle n’est ni bonne ni mauvaise en soi.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Jean-Baptiste préconisait dans ce billet de respecter quelques précautions dans le choix de l’option :
• ÊTRE CHOISIE. Rien de pire qu’un découpage par défaut, par habitude, ou héritée par hasard d’un autre projet (qui pourrait être totalement différent).
• ÊTRE ALIGNÉE avec les enjeux du projet et les objectifs de la société.
• ÊTRE ÉQUILIBRÉE et « COMPENSÉE ». En fonction du choix de découpage, le chef de projet devra probablement ajouter dans le management de son projet les composantes structurellement manquantes. Il doit par exemple mettre en place des processus, outils, réunions… pour garantir la cohérence métier ou technique si le choix de découpage est géographique. Ou, à l’inverse, veiller à impliquer les régions et pays si le découpage du projet est par métier.
Comment bien démarrer?
Jean-Baptiste propose que le chef de projet organise une réunion d’acteurs ou d’experts et suive la démarche suivante:
BRAINSTORMER : Lister toute tâche, activité, lot, thème nécessaire au projet.
REGROUPER: Envisager au minimum 2 possibilités de regroupement des tâches pour avoir un choix.
POSER LES AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS de chacune de ces possibilités.
CHOISIR UN DÉCOUPAGE et y incorporer les actions permettant d’incorporer les avantages de la solution non retenue.
CRÉER LES LOTS, les sous-lots ou macro-tâches, puis nommer les responsables de ceux-ci.
Ensuite seulement il sera temps de penser à un planning…
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Dissémination des bonnes pratiques
Du point de vue des coûts, ces unités de travail sont généralement allouées à des départements spécifiques au sein de l’entreprise, dont ils ont la responsabilité. Ces départements, ou centres de coûts, qui figurent généralement sur l’organigramme de la société en tant qu’entités distinctes, se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser. En mettant en parallèle le découpage du projet (WBS) avec ces centres de coût, l’entreprise dispose ainsi non seulement d’une vue globale de la progression du projet, mais également de son impact financier.
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