et si nous apprenions à lire entre les lignes de nos messages électroniques ?

15 Nov

Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Billet original « Reading Between the Lines in Email » de Wayne Turmel

bonhom-computerLes managers se plaignent souvent que les collaborateurs ne leur donnent pas les informations avec lesquelles ils doivent prendre de bonnes décisions et faire progresser leurs équipes. D’autre part, les collaborateurs revendiquent souvent qu’ils donnent à leurs supérieurs des tas d’informations mais qu’ils ne les écoutent pas. Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Si « écouter avec ses yeux » peut paraître étrange, cela dépend de notre définition d’écouter. Comme avec tout dans la vie, la définition est fondamentale.

Par exemple, si vous voulez suivre la vieille école, le Merriam Webster définit ainsi écouter : « prêter attention au son », tandis que le Freedictionary.com dit : « prêter attention, tenir compte ». Cette dernière définition change quelque peu la perspective.

Après tout, dans un environnement de travail où la personne avec laquelle vous travaillez pourrait être de l’autre côté de la planète et pas même éveillée quand vous travaillez, la communication verbale en a pris un coup dans l’aile. Honnêtement, quel pourcentage de votre temps passez-vous désormais au téléphone, sans parler de rencontres en face à face ? Souvent, vous ne pouvez plus participer aux conversations à la machine à café ni entendre des personnes se chamaillant au téléphone ni des bribes de conversation entre bureaux.

L’écoute dans le nouveau monde de travail implique « prêter attention ou tenir compte » aux informations et à la communication sous toutes ses formes.

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Voici quelques exemples de choses que nous devrions écouter même si cela n’a pas grand-chose à voir avec nos oreilles :

Le flux de courrier électronique change-t-il soudainement ?
  • mailbox-fullY a-t-il eu un changement soudain dans la quantité de communication écrite ?
  • Des personnes normalement autonomes nous bombardent-elles soudain de demandes d’informations ?
  • Les personnes communicatives disparaissent-elles soudain de notre radar ?

Parfois il y a juste des changements dans la quantité d’information dont les gens ont besoin, mais ce peuvent être des cris d’alerte pour attirer l’attention ou des signes de dysfonctionnement dans l’équipe.

Le ton de la communication sur les espaces collaboratifs et médias sociaux de l’équipe ont-ils changé ?

lady-worriedTout comme nous entendons plus que les informations avec le ton de la communication vocale, les écrits ont aussi un ton. Une des clés d’une bonne écoute est non seulement le choix des données critiques, mais aussi le contexte.

  • Les gens répondent-ils volontairement à vos questions et vous donnent les informations dont vous avez besoin, ou est-ce soudainement devenu comme un arrachage de dents pour les faire répondre ?
  • Des blogs de discussion normalement animés deviennent-ils soudainement silencieux ?
  • Les personnes expriment-elles des attaques personnelles en communiquant l’une avec l’autre ?
Êtes-vous davantage en copie sur plus de messages que d’habitude ?
  • Est-ce que votre boîte d’arrivée de courrier électronique est soudainement pleine de messages où vous êtes en copie, destinés à « vous garder dans la boucle » bien qu’ils doivent être traités par les personnes directement impliquées ?

red flagLes chances sont qu’il y a là un drapeau rouge. Peut-être les membres de l’équipe ont des difficultés de communication, ou l’une des parties ne croit pas que l’autre respectera ses engagements sans vous impliquer (volontairement ou pas).

Si nous maîtrisons vraiment notre métier de manager, nous pouvons saisir ces signaux faibles de problèmes à venir et les traiter de manière proactive.

Nous devons « entendre » ce qui est dit et ce qui est « non-dit ». Toute personne mariée vous dira que c’est souvent plus critique 🙂

Bien sûr, cela peut vouloir impliquer qu’il est temps d’avoir une vraie conversation au téléphone (sinon en face à face) avec ces personnes et de pratiquer une écoute « vieille école » pour changer.

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