Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, non ?

d’après un article intriguant de Ty Kiisel: « Improving Project Communication: Two Rules You’ve Probably Never Heard Of »

Bien qu’Alexandre Graham Bell ait considéré le téléphone, son invention la plus célèbre, comme une intrusion dans son vrai travail de scientifique, peu de personnes seraient aujourd’hui enclines à renoncer à leur téléphone mobile.

La technologie a rendu la communication plus accessible mais qu’elle n’a pas vraiment rendu la communication plus facile.

Pour que la communication de projet soit plus efficace, nous devons réfléchir à comment nous utilisons ces technologies. Il est important de nous rappeler que, lorsque nous rédigeons un courrier électronique ou mettons à jour un rapport, la personne à l’autre bout est une personne. C’est probablement simplement la nature de la technologie, mais parfois c’est une bonne idée de se rappeler de ce qui rend la communication efficace.

Voici deux techniques qui pourraient vous aider à améliorer la qualité de votre communication de projet :

1. La Règle du Coucher du soleil

À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’en avez jamais probablement entendu parler. Selon eux, c’est seulement une version du célèbre ‘pourquoi remettre jusqu’à demain ce que je peux faire le jour même ?’

L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple. Que ce soit une requête d’un magasin dans le pays ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même.

Cette Règle du Coucher du soleil est une réalité chez Wallmart. Peu importe qui vous avez appelé dans la journée, vous recevrez typiquement une réponse avant le coucher du soleil.

Traiteriez-vous le courrier électronique ou toute autre correspondance de projet avec vos membres d’équipe projet différemment si vous saviez que cela implique d’y répondre avant la fin du jour ?

2. Les vendredis sans courrier électronique

Vous avez peut-être également entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a quelques temps. Le COO, Jay Ellison, pensait qu’avec cela il faciliterait la vie et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.

Dans un article écrit par Sue Shellenbarger dans Le « Wall Street Journal », elle cite une directrice commerciale : « j’ai pensé, ‘ Il ne comprend tout simplement pas combien de travail nous devons abattre et combien c’est plus facile en utilisant le courrier électronique.’ »

À l’exception des réponses aux questions urgentes, tout autre courrier électronique est tabou.

L’initiative a été conçue pour encourager la communication en face à face avec les clients et entre les collaborateurs, accroître la productivité, ou fournir une pause par rapport au remplissage permanent  des boîtes d’arrivée de courrier électronique.

Il semble que cela ait été un succès.

Selon Shellenbarger, « Progressivement, les personnes se sont rendues compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’ils envoyaient étaient probablement un fardeau pour leurs autres collègues. Maintenant, les gens ne manque pas de rendre visite à leurs collaborateurs le vendredi. Le projet et la communication de projet ne consistent pas seulement d’envois de courriers électroniques ‘contenant des rapports rigides’ et efficaces, il s’agit de personnes et d’interactions.

Ces techniques marcheraient-elles dans votre organisation ?

Je ne sais pas. Il y a tant de fonctionnalités de collaboration et de communication incorporées dans les solutions de management de projet actuelles qu’éliminer complétement ce type de communication pourraient être problématique. Cependant, indépendamment du logiciel de management de projet ou des outils de gestion du travail que vous utilisez, chacun peut se lever de son bureau pendant quelques minutes et avoir une vraie conversation de temps en temps.

Parfois il est plus facile de contacter un collègue situé à quelques mètres de distance par un Message Instantané que de se lever de sa chaise et aller lui parler de vive voix.

Si vous n’avez pas déjà oublié comment vraiment parler entre êtres humains, donnez une chance à ces deux approches et voyez si elles marchent pour vous et votre équipe projet.

Vous pourriez être étonnés de l’évolution de l’efficacité de votre communication quotidienne quand vous incorporez un peu de discussions en face à face de temps à autre.

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