Avec 6 personnes sur le meeting, ce qui est le nombre maximal recommandé pour une réunion de travail efficace, cela représente 30 mintes gaspillées. Avec 12 personnes sur une réunion de compte rendu d’avancement de projet, 1 heure de travail !
Bien sûr, les prérequis à toute réunion productive restent de mise
Envoyer l’agenda à l’avance
Avoir un objectif précis et clair pour toutes et tous
Inviter les bonnes personnes (sachants et décideurs)
Communiquer qui fera le compte rendu de décision et le plan d’actions
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Quel est le B.A.-BA pour mener des entretiens téléphoniques efficaces ?
Peut-être êtes-vous comme moi étonné du manque apparent de professionnalisme dont font preuve certaines personnes dans leur manière de conduire des entretiens téléphoniques. En particulier lorsqu’ils ont lieu avec des clients, prospects, commanditaires ou des niveaux élevés de management.
Certaines des bases que j’ai pu apprendre très tôt dans ma vie professionnelle, alors que les téléphones portables n’existaient pas encore (OK, cela ne me rajeunit pas…), n’auraient-elles pas été oubliées.
En effet, dans mon cas, cet apprentissage s’est déroulé alors que les téléphones portables étaient au mieux « portatifs », la messagerie instantanée restait à inventer, sans parler des gazouillis sur Twitter…
C’était également une époque où les coûts de télécommunication étaient énormément plus élevés que de nos jours en particulier vers l’étranger. Ceci explique peu-être pourquoi certaines de ces bases pourraient vous paraître dépassées. Pourtant, je les trouve encore extrêmement d’actualité dans les communications téléphoniques. Elles démontrent un respect certain envers votre interlocuteur et le temps qu’il ou elle vous consacre.
Vu le temps que les chefs de projet passent au téléphone, je pense qu’il pourrait être utile de partager la structure que l’on m’a enseignée et que j’essaie encore aujourd’hui de suivre. C’est en fait très simple !
1. Saluez la personne, présentez-vous et créez une atmosphère
Si c’est une personne avec laquelle vous échangez souvent et connaissez bien, il est facile de rompre la glace avec quelques mots sur un sujet d’intérêt commun. Sinon, reprenez vos notes d’interactions passées ou faites une rapide recherche sur Google ou LinkedIn pour trouver une accroche. Et, si la personne est référencée sur votre annuaire d’entreprise intranet, lisez sa fiche et regardez sa photo pour mettre un visage sur son nom.
2. Positionnez votre appel
Pourquoi appelez-vous ?
Confirmez en quelques mots bien choisis le pourquoi de votre appel et les objectifs de l’entretien. Ceci vous force avant l’appel à bien y réfléchir.
3. Confirmez la durée
Validez l’heure à laquelle l’entretien prendra fin pour que votre interlocuteur confirme sa disponibilité et n’en dérogez pas sauf sur demande de prolongation de la personne appelée.
4. Communiquez plus en détail le plan de l’entretien
Listez les sujets que vous aimeriez couvrir pendant la session. Cela permet:
De se repérer pendant l’appel, de savoir où l’on en est,
D’éviter les surprises car votre interlocuteur sait à quoi s’attendre,
De structurer l’appel et
De gérer le temps.
5. Écoutez et validez l’accord
Confirmez avec la personne que le plan proposé lui convient et demander si d’autres sujets devraient être ajoutés (ou certains enlevés).
6. Déroulez l’entretien
Suivez le plan proposé et accepté. Assurez-vous de bien avoir sur chaque point une compréhension commune. Utilisez des reformulations et des questions de vérification et de validation.
7. Faites un résumé de l’appel
Cette étape vous permet de vérifier vos notes, de vous assurer que tous les sujets ont bien été couverts et si cela n’est pas le cas prévoir un appel ultérieur. C’est une opportunité d’expliciter votre compréhension de ce qui a été dit.
8. Écoutez, validez l’accord
Prenez le temps de vérifier que votre compréhension est correcte et que vous n’avez rien oublié. Vous voulez être certain que votre interlocuteur est sur la même longueur d’onde que vous.
9. Prenez bien note des actions
Il est temps de vérifier que nous avons bien un jeu commun d’actions agréées.
10. Écoutez, validez l’approbation
Confirmer vos engagements respectifs sur ces actions. Chacun connait ses tâches et délais pour les réaliser.
11. Remerciez la personne
De son temps et de ses contributions ainsi que pour les actions qu’elle a accepté de mener suite à votre entretien.
12. Assurez le suivi
Ensuite, efforcez-vous de ne jamais oublier de faire un suivi des actions sur lesquelles vous vous êtes accordés, en particulier les vôtres pour montrer l’exemple et rappeler le cas échéant celles que vous attendez de l’autre personne.
Cette liste en 12 étapes peut vous sembler longue mais elle devient très rapidement naturelle et facilite grandement l’efficacité des entretiens téléphoniques.
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Les jalons sont de véritables trésors : Comment pouvez-vous utiliser au mieux des jalons pour assurer le succès de votre projet ?
Un jalon de projet est un outil puissant pour marquer et évaluer la progression du projet. Représenté par une forme en losange dans les logiciels de diagramme de Gantt, ces trésors indiquent des points clefs dans le plan de projet, comme la fin d’une phase ou une date butoir pour un élément à livrer.
Alors, comment pouvez-vous utiliser au mieux des jalons pour assurer le succès de votre projet ?
Les jalons dans la méthode Hermès
Planification
En préparant un échéancier de projet (idéalement sur un diagramme de Gantt), il est important de positionner dans le bon ordre les jalons de projet pour définir des cibles atteignables, marquer les différentes phases du projet et indiquer des événements clefs comme un lancement d’un produit ou une réunion avec le client.
Évaluation
Chaque fois que vous atteignez un jalon, il est important de comparer votre progression réelle par rapport au plan prévisionnel. Plus tôt vous pouvez découvrir des erreurs dans votre exécution de projet, plus tôt elles peuvent être corrigées. Utilisé ainsi, les jalons deviennent critiques pour évaluer les membres d’équipe et définir le succès du projet.
Motivation
Il peut être tentant d’abuser des jalons de projet pour créer un sentiment d’urgence dans votre équipe. Mais si vous vous reposez trop sur les jalons, ils perdront de leur importance, les rendant plus faciles à ignorer. Placez-les intelligemment, d’habitude aux derniers délais sur les livrables majeurs ou à la fin de phases de projet. Vous constaterez que vous pouvez garder votre équipe motivée à faire son maximum pour atteindre ces buts.
Célébration
Comme votre équipe s’approche d’un jalon, vous constaterez que chacun pousse un peu plus fort pour atteindre cette cible. Une fois que vous atteignez ce jalon, il est temps de le célébrer ! Indépendamment de comment vous célébrez, assurez-vous de démontrer votre appréciation envers votre équipe. Ainsi, chacun reste motivé et va poursuive ardemment vers le prochain jalon de votre projet.
Témoignage additionnel
Dans cette brève vidéo, Tom Peters parle même d’art de définir et poser des jalons dans tous nos projets professionnels comme privés.
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Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.
Pourquoi ?
Écouter permet de comprendre son interlocuteur
Écouter permet d’établir une connexion avec la personne
Écouter permet d’arriver plus rapidement à un oui partagé
Comment ?
En dédiant toute votre attention à la personne en face de vous. En cherchant aussi à identifier ce qui n’est pas dit, les sentiments ou ressentis, les besoins de cette personne.
Avant de nous inviter à rejoindre la révolution de l’écoute (ou par l’écoute), William Ury explique aussi pourquoi il est si difficile d’écouter vraiment : Sans jugement, sans préparer sa réponse pendant que l’autre s’exprime, sans interrompre…
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Ces deux vidéos m’ont paru tout à fait intéressantes d’où ce partage avec vous.
Dans cette session, un premier conseil pratique et simple à mettre en œuvre.
Comment encourager d’autres personnes ou soi-même à persévérer vers un objectif ?
Au départ, en se focalisant sur les résultats déjà accomplis et en se félicitant de ceux-ci pour se motiver à continuer. Quand on a déjà bien avancé vers l’objectif, en se concentrant sur le « petit » reste-à-faire pour atteindre l’objectif. Simple et efficace !
Comment négocier un prix au mieux est le sujet de cette seconde vidéo.
En fait, l’auteur se concentre sur un aspect simple et maitrisable: Est-il préférable de commencer à discuter prix à partir d’un chiffre très précis ou un chiffre rond ?
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Pour aller plus loin…
Chaque jour, vous faites face au défi d’influencer et de persuader les autres (patron, collègues, clients, conjoint, enfants…). Alors, quelles sont les stratégies les plus efficaces en matière d’influence ?
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Dans le livre, THE SMALL BIG, trois poids lourds du monde de la science de la persuasion démontrent comment les plus petits changements font souvent la plus grande différence pour réussir à persuader les autres.
52 changements faciles à appliquer, tous conçus pour vous aider à devenir un communicateur plus efficace et persuasif.
Voici un rappel intéressant d’une méthode qui n’a rien de nouveau et qui n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde du 21ème siècle où règnent les relations virtuelles.
Article original en anglais par Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.
Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations.
Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around – MBWA) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien bâtit sur une confiance mutuelle, la compréhension et l’alignement.
MBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer un message silencieux “je suis ici!” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé devant votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à deux ou trois mètres de vous et il vous a posé une question comme : “Sur quoi travaillez-vous en ce moment ?”
On appelle cela le management par l’écoute et la rencontre. Cela semble très simple et n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que manager de projet, vous devez rester en contact avec les membres de l’équipe, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article, nous trouvons quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux managers de projet mais il peut aussi aider tous les managers à la pratique du MBWA.
Adoptez la réunion debout, le « stand-up meeting », sans forcément imposer une fréquence quotidienne
C’est un des thèmes principaux de Scrum, cependant, en pratiquant le MBWA, la réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être une simple réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statuts, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est qu’elles sont plus spontanées et moins prévisibles. Vous pouvez dire à l’équipe: “Aujourd’hui faisons la réunion debout, nous discuterons ensemble du projet pendant 10 à 15 minutes”. Il n’est bien sûr pas nécessaire d’utiliser Scrum pour organiser une réunion debout. En fait, elle peut éliminer une partie de la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où trop de temps peut sembler gaspillé. Vous n’êtes pas coincé dans un certain formalisme pendant ce type de réunion, utilisez des paroles qui motivent et remerciez les membres de l’équipe pour chacun de leurs accomplissements.
Prenez-les sur le vif lorsqu’ils font quelque chose de bien
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Un des aspect de la technique dite « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés quand ils font une bonne chose pour le projet, même petite, et les remercier de la faire. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses Cela stimule toujours les autres membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer leurs livrables du projet. Au final, ceci améliore l’organisation toute entière.
Présentez les membres peu visibles de l’équipe aux clients (et au management)
Il arrive souvent que vos clients et votre management ne soient pas conscients de toutes les personnes qui travaillent dans l’équipe projet. Ils peuvent par exemple interagir avec le leader de l’équipe, le product owner ou le Scrum Master, et à peine connaître les noms de certains développeurs. Lors de la première réunion avec les clients dans les locaux de l’équipe, organisez une visite des bureaux et présentez-leur tous les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et leurs responsabilités respectifs. Ceci est un réel élément de motivation.
Posez des questions informelles (le « Small Talk » anglo-saxon)
Ces questions ne devraient pas être liées au projet. Socialisez avec l’équipe et apprenez à mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, famille, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser les questions suivantes (remplacez les mots en italiques par votre actualité):
Comment était votre week-end ?
Comment était votre trajet pour venir au bureau ? Combien de temps ce matin ?
Avez-vous vu le nouveau film « A star is Born » ou le derby « Milan AC contre Inter Milan » ou le dernier épisode de la série « Le bureau des légendes » ?
Avez-vous lu le dernier roman de Guillaume Musso ?
Avez-vous essayé la version bêta de Project2020 ?
Claironnez les bonnes nouvelles
Rien ne motive l’équipe autant que de bonnes nouvelles. Essayer d’utiliser les bonnes nouvelles (même petites) pour faire plaisir à l’équipe. Passez dans les bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».
Récapitulons…
MBWA est une technique puissante à utiliser par le management, les directions, les managers de projets et programmes. Authenticité et proximité font partie des caractéristiques d’un bon manager. Le MBWA doit être nourri, appliqué savamment et pratiqué spontanément.
Cependant, si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car mal appliqué, il peut avoir des effets inverses à ceux recherchés et démotiver les membres de l’équipe.
Vous devez le pratiquer de manière rapide, ne pas passer trop de temps à tourner autour d’eux et ne pas leur laisser penser que vous cherchez à contrôler ce qu’ils font !
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Équipes géographiquement distribuées
Bien sûr, toutes les équipes ne travaillent pas en un même lieu. Cependant, cette approche peut aussi être partiellement réalisée à travers les médias sociaux, réseau social d’entreprise, outils collaboratifs et messagerie instantanée.
Attention également à prendre en compte les différences culturelles.
Partagez votre propre expérience
Si vous utilisez le MBWA ou d’autres techniques qui marchent mieux pour vous, ou inversement si vous avez utilisé certaines techniques qui n’ont pas fonctionné, partagez vos expériences et laissez un commentaire !
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“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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Les chefs de projets ont tellement de choses à se rappeler et dont se soucier sur leurs projets (en plus de leur vie personnelle) que leur esprit peut parfois être surchargé.
J’ai trouvé cette vidéo en anglais très intéressante pour libérer un peu d’espace dans sa tête et être plus efficace.
Vous vous servez peut-être déjà d’une ou plusieurs de ces techniques
1. Écrire ses pensées dans un journal sans chercher à les ordonner ni les contrôler. Juste pour formuler vos pensées par écrit pour les formaliser avant de les relire plus tard.
2. Utiliser une liste à tiret (comme une « to do » liste). Phrases courtes avec un verbe d’action si possible. Puis, dans un second temps reprendre la liste pour la prioriser de décider qu’en faire.
3. Écrire une idée par carte. Similaire à la liste ci-dessus mais plus riche. Vous pouvez dessinez par exemple. Une étape ultérieure sera de regrouper, compléter, organiser ces cartes.
4. Noter vos pensées dans un carnet de poche en faisant de l’exercice. Ce pourrait aussi être sur un dictaphone ou une application sur votre smartphone comme evernote.
5. Mind Map. Sur un mur ou tableau, vous jetez vos ides mais en les organisant en même temps que vous les exposez. Très visuel.
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a) Établissez la ligne de temps des événements et incluez-y tout ce que l’on connaît.
b) Écrivez les faits connus. Vérifiez chaque théorie par rapport à ces faits.
c) Ne triturez pas les données pour corroborer de force un scénario.
d) Ne parvenez pas trop rapidement à une conclusion. Assurez-vous que l’on explique toute déviation par rapport à la normale. Souvenez-vous qu’une conclusion erronée est le prologue de l’échec suivant.
e) Sachez quand vous arrêter.
La règle #93 :Les choses qui échouent sont des leçons apprises pour l’avenir. De temps en temps les choses marchent bien : ce sont aussi des leçons apprises. Essayez de dupliquer les choses qui fonctionnent..
La règle #94 : Les erreurs sont acceptables mais l’échec ne l’est pas. L’échec est juste une erreur dont vous ne pouvez pas vous remettre; donc, essayez de créer des plans de remédiation, des approches alternatives pour les sujets ou les plans qui comportent un risque élevé.
La règle #95 : L’histoire est le prologue. Il n’y a pas encore eu de projet qui n’a pas eu de problème sur un composant malgré toute la qualification et tests faits sur les composants. Du temps et être prêt à réagir sont les seules sauvegardes.
La règle #96 :L’expérience peut être excellente mais le test est meilleur. Savoir que quelque chose marchera ne remplace jamais les preuves qu’elle le fera.
La règle #97 : N’ayez pas peur d’échouer ou vous ne réussirez pas, mais travaillerez toujours sur votre capacité à vous récupérer. Une part de cette habileté est de savoir qui peut aider.
La règle #98 : Un des avantages de la NASA des premiers jours était que chacun savait que les faits dont nous étions absolument sûrs pourraient être faux.
La règle #99 :La redondance dans le matériel peut être une fiction. Nous sommes experts à construire des choses identiques pour que si l’une échoue, l’autre échoue aussi. Assurez-vous que tout le matériel est traité comme s’il était unique et impératif au succès de la mission.
La règle #100 : Ne faites jamais d’excuses, à la place, présentez les plans d’actions à engager.
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La règle #80 : Souvenez-vous de qui est le client et de quels sont ses objectifs (c’est-à-dire, vérifiez avec lui avant de changer quoi que ce soit de significatif).
Instructions de Management de la NASA
La règle #81 : Les Instructions de Management de la NASA ont été écrites par un autre employé de la NASA comme vous; donc, challengez-les si elles n’ont aucun sens. Il est possible qu’un autre employé de NASA les réécrive ou vous en dispense.
Processus décisionnel
La règle #82 : De mauvaises décisions prises tôt peuvent être récupérées. De bonnes décisions prises tard ne peuvent les corriger.
La règle #83 :Parfois la meilleure chose à faire est rien. C’est aussi de temps en temps la meilleure aide que vous pouvez donner. Juste écouter est tout ce qui est nécessaire dans de nombreuses occasions. Vous pouvez être le chef, mais si vous devez constamment résoudre les problèmes de quelqu’un d’autre, vous travaillez pour lui.
La règle #84 : Ne prenez jamais une décision sur une représentation graphique. Regardez le vrai matériel ou quelle information tangible est disponible comme des maquettes. Trop de temps est gaspillé par les gens essayant de réparer un dessin dont la fonction est d’expliquer le principe.
Éthique Professionnelle et Intégrité
La règle #85 : L’intégrité signifie que vos équipes ont confiance en vous.
La règle #86 : Dans la frénésie de réaliser des choses, il est toujours important de se souvenir de pour qui vous travaillez. Tenir le boss à l’écart vous desservira sur le long terme.
Management de projet et Collaboration
La règle #87 : Les projets exigent que la collaboration d’équipe réussisse. Souvenez-vous, la plupart des équipes ont un entraîneur et pas un patron, mais l’entraîneur doit toujours décider de certaines phases de jeu.
La règle #88 : Ne supposez jamais que quelqu’un sait quelque chose ou a fait quelque chose à moins que vous ne leur ayez demandé; même l’évidence est oubliée ou ignorée occasionnellement, particulièrement dans une activité très stressante.
La règle #89 : Celui qui a dit que les mendiants ne peuvent pas faire les difficiles ne comprend pas le management de projet. Même si souvent il vaut mieux faire confiance à sa chance qu’obtenir un faible support.
La règle #90 : Un puzzle est difficile à résoudre avec juste une pièce. Alors, ne soyez pas étonné si des membres d’équipe privés d’informations arrivent à une conclusion erronée.
La règle #91 : Souvenez-vous, le Président, le Congrès, le quartier Général de la NASA, le management senior et vos clients ont tous des jobs à faire. Tout ce que vous avez à faire est de tous les garder heureux.
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La fin d’année est souvent l’occasion de décisions. Avoir une décision importante à prendre est source de stress pour la plupart d’entre nous. Hors, une grande partie de celui-ci s’évacue dès que la décision est prise.
De quoi nous encourager à ne pas tergiverser trop longtemps !
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La règle #66 : Ne supposez pas que vous savez pourquoi la direction a fait quelque chose. Si vous estimez que vous devez savoir, demandez. Vous obtiendrez certaines réponses étonnantes qui vous stupéfieront.
La règle #67 :Connaissez votre management. Certains apprécient une bonne plaisanterie, d’autres seulement quand ils la racontent.
La règle #68 : Souvenez-vous le patron a le droit de prendre des décisions. Même si vous pensez qu’il a tort, dites au patron ce que vous pensez, mais s’il veut toujours faire à sa façon; faites-le ainsi et faites de votre mieux pour vous assurer que le résultat est un succès.
La règle #69 :Ne demandez au management de prendre une décision que vous pouvez prendre. Supposez que vous avez l’autorité pour prendre des décisions à moins que vous ne sachiez qu’il y a un document qui déclare explicitement que vous ne le pouvez pas.
La règle #70 : Vous et le manager de programme devriez travailler comme une équipe. Le manager de programme est votre avocat au QG de la NASA et il doit être connecté avec les responsables et faciliter vos efforts pour être également connecté avec eux.
La règle #71 : Sachez qui sont les responsables sur le programme. Ce peut être quelqu’un à l’extérieur qui a l’oreille du Congrès ou de l’Administrateur, ou l’Administrateur délégué, ou un des scientifiques — quelqu’un dans la chaîne de commande — qui qu’ils soient. Essayez d’obtenir une ligne de communication avec eux sur une base formelle ou informelle.
Planification de Programme, Prévisions budgétaires et Estimations
La règle #72 : Aujourd’hui il faut repousser les limites de l’état de l’art, rester dans le budget, prendre des risques, ne pas se planter et être dans les temps. Étrangement, tout ceci est cohérent tant que les règles du jeu comme le profil de financement et l’échéancier sont établis au départ et tenus à jour.
La règle #73 : La plupart des projets d’hier ont débordé à cause de mauvaises estimations et non pas à cause d’erreurs. De meilleures estimations ne baisseront pas les coûts, mais amélioreront la réputation business de la NASA. En réalité, il y a une forte probabilité que de meilleures estimations augmenteront les coûts et assureront un bénéfice plus important à l’industrie à moins que l’industrie ne réduise ses honoraires pour refléter un plus faible risque. Une meilleure réputation est nécessaire dans l’environnement actuel.
La règle #74 :Tous les problèmes sont solubles avec le temps, assurez-vous donc que vous avez assez de marge de contingence. Si vous ne faites pas, le manager de projet qui prendra votre place le fera.
La règle #75 : L’ancienne NASA a repoussé les limites de la technologie et de la science; donc, elle ne s’est pas inquiétée de dérives des exigences ou de dépassements. La nouvelle NASA doit travailler comme si tous les projets sont à prix fixe; donc, la dérive des exigences est devenue péché mortel.
La règle #76 : Connaissez les ressources de votre centre et, si possible, d’autres centres. D’autres centres, s’ils ont les ressources, sont normalement heureux d’aider. Il est toujours surprenant de constater combien d’aide de qualité on peut recevoir juste en la demandant.
La règle #77 : En dehors de l’information sur le budget avant la soumission par le Président au Congrès, il n’y a probablement aucune information secrète sur un projet donc ne traitez rien comme un secret. Chacun fait mieux son travail s’il peut voir l’image d’ensemble alors ne cachez rien à personne.
La règle #78 : Les programmes de NASA rivalisent pour les budgets, ils ne rivalisent pas l’un avec l’autre (c’est-à-dire, ne vous en prenez jamais à un autre programme ou travail de la NASA dans l’idée de devoir prendre leur financement). Vendez ce que vous avez sur son propre mérite.
La règle #79 : L’année prochaine est toujours l’année avec le financement et les délais adéquats. Cette « année prochaine » arrive à la 50ème année de votre carrière.
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Je vous invite à lire et/ou cet article de Garr Reynolds, Professeur de Management à la Kansai Gaidai University au Japon où il enseigne le global marketing et le design de présentations multimédias.
13 enseignements de communication et de vie provenant des enfants
Nous pouvons apprendre beaucoup d’un enfant. Beaucoup d’adultes ont parfois des comportements enfantins, mais trop peu d’adultes se permettent de redevenir vraiment comme des enfants et avoir une approche et des comportements qui mettent en exergue le meilleur d’être un enfant.
Évidemment, le point n’est pas que nous devrions devenir littéralement comme un groupe d’enfants de maternelle car celui-ci ne va pas construire la prochaine navette spatiale ni trouver un remède à une maladie infectieuse cette année. Mais considérons cela comme un exercice de développement personnel.
Observer la nature innocente d’un petit enfant offre des suggestions pratiques et lumineuses pour changer notre approche envers la vie et le travail « d’adultes sérieux » comprenant les tâches de présentation, facilitation et enseignement.
Vous pourriez probablement trouver 100 choses que font les enfants et que vous voudriez être encore capable de faire aujourd’hui. En voici seulement 13.
(1) Soyez totalement présent dans le moment.
Selon les paroles de David M. Bader: « Soyez ici maintenant. Soyez ailleurs plus tard. Est-ce si compliqué ? » Nous les adultes vivons souvent dans le passé (ou bien avons nos pensées dans l’avenir). Beaucoup d’adultes trainent des préconceptions, des préjugés et peuvent même encore irrités par quelque chose qui s’est produit il y a des années voire même des centaines d’années et bien avant qui que ce soit qu’ils connaissent ne soit né.
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Alors que les très petits enfants ne s’inquiètent pas et ne se tourmentent pas à propos du passé ni de l’avenir. Qu’est-ce qui est le plus important en ce moment ? “Le cadeau le plus précieux que nous puissions offrir aux autres est notre présence » dit Thich Nhat Hanh.
(2) Permettez à votre spontanéité de s’exprimer.
Nous sommes souvent excessivement rigides et nous nous inquiétons trop de ce que d’autres peuvent penser ou dire et, en conséquence, nous nous autocensurons avant même d’essayer. Je ne parle pas d’anarchie, je parle du retour à un peu de ce comportement enfantin où vous agissiez davantage sur votre intuition et permettiez à vos caprices et impulsions de l’instant de vous mener vers toutes sortes de découvertes accidentelles. Notre crainte et notre tendance à garder nos pensées fixées sur le passé ou l’avenir nous empêchent d’être spontanés sur le moment.
(3) Bougez votre corps!
Bouger c’est vivre et grandir. Quand nous étions enfants, personne n’avait besoin de nous dire de sortir de la maison et de faire de l’exercice. Nous jouions au football dans la cour jusqu’à ce qu’il fasse si sombre que nous ne pouvions plus voir la balle. Le mouvement et l’exercice sont la façon dont les enfants apprennent et l’exercice physique améliore chez les adultes la connaissance et la mémoire à court terme comme à long terme.
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L’homo sapiens s’est développé pour se déplacer beaucoup plus que les mouvements moyens d’une personne de nos jours. Le déplacement est la chose la plus naturelle d’entre toutes, certainement plus naturelle que rester assis sur son derrière toute la journée à regarder fixement dans une boîte ou à supporter cours après cours en restant immobile sur des chaises inconfortables. Bougez et encouragez les autres à faire de même. « Nos cerveaux ont été construits pour marcher à pied 2 kilomètres par jour! » dit Dr. John Medina.
(4) Jouez et soyez joueur.
Jouer c’est explorer et découvrir. Le jeu nous aide à apprendre et découvrir de nouveaux points de vue. Vous pouvez être « une personne sérieuse » et jouer. Les astronautes de la NASA sont sérieux, méchamment intelligents et physiquement affutés et sont en même temps des hommes et des femmes de science. Pourtant, ils font le job dont ils ont rêvé étant enfants et ils ne sont pas au-dessus du fait d’être joueur comme le Commandant d’Apollo 14, Alain Shepard, l’a démontré en utilisant son fer de 6 pour frapper des balles de golf sur la lune. Le fait d’être joueur est une attitude créatrice qui révèle le meilleur en vous et chez les autres. Confucius a dit, « Trouvez un job que vous aimez et vous ne travaillerez plus même un seul jour de votre vie. »
(5) Faites des erreurs.
Les enfants font des tas « d’erreurs », c’est comme cela qu’ils apprennent. Bien que nous soyons des professionnels, nous pouvons aussi apprendre d’erreurs, si nous sommes enclins à risquer d’en faire. Même les experts font des erreurs. Un vieux proverbe japonais dit « Même les singes tombent des arbres » (Saru mo ki kara ochiru — も木から落ちる). Ne vous soucier pas de faire des erreurs, apprenez de celles-ci. « L’Échec est la clé du succès. » a dit le Grand Maître Morihei Ueshiba. « Chaque erreur nous apprend quelque chose. »
(6) Ne cherchez pas à impressionner les gens.
Au final, la pression des pairs surviendra, bien sûr, mais j’ai constaté que les très jeunes enfants sont naturellement capables d’être dans l’instant présent et sans crainte de ce que d’autres peuvent penser de leur comportement « stupide ».
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« N’essayez pas de faire croire à quelqu’un que vous êtes plus intelligent que vous ne l’êtes » dit l’auteur Brenda Ueland. « Pour quoi faire ? Vous ne pouvez jamais être plus intelligent que vous l’êtes. »
Dans les paroles de Benjamin Zander, “C’est le moment — c’est le moment le plus important immédiatement…. Il ne s’agit pas d’impressionner les gens. Il ne s’agit par d’obtenir le prochain boulot. Il s’agit de contribuer à quelque chose.
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« Quand vous êtes dans l’instant présent et vraiment engagés dans votre travail et vos idées, l’idée d’essayer d’impressionner d’autres personnes n’est qu’une distraction inconfortable. »
(7) Montrez votre enthousiasme.
« Le simple enthousiasme est le tout en tout, » dit Brenda Ueland. Vous ne devez pas dire à des petits enfants d’être enthousiastes sur quasiment quoi que ce soit (excepté peut-être les brocolis). Il y a longtemps, quand je visitais de nombreuses écoles au Japon, j’ai remarqué que les écoles primaires étaient bourdonnantes d’activité et pleines d’étudiants totalement engagés, enthousiastes. Cela continuait de même dans les premières semaines de collège, mais le niveau d’enthousiasme en prenait un grand coup quand ils progressaient dans ce système piloté par les examens de l’enseignement secondaire. Cet étudiant de classe élémentaire énergique est toujours à l’intérieur de vous. Imaginez ce qui pourrait se produire si vous aviez combiné cet enfant que vous aviez l’habitude d’être avec la personne qualifiée, bien informée et sage que vous êtes devenue aujourd’hui.
(8) Restez ouvert aux possibilités et aux idées « folles ».
Cela se rapproche de l’idée de conserver l’état d’esprit du débutant. Shunryu Suzuki a dit « Dans l’esprit du débutant il y a beaucoup de possibilités, dans l’esprit de l’expert il y en a peu. » Vous pouvez être un expert, mais pour apprendre, votre sac à dos doit être vide. Mais pour beaucoup d’adultes, leurs sacs à dos débordent d’excuses et ils sont dans un état d’esprit négatif et fermé déguisé en scepticisme.
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Le scepticisme sain et impartial est une bonne chose, mais trop d’adultes peuvent vous donner un million de raisons pour lesquelles cela ne peut être fait ou n’a jamais été fait. Les sceptiques abondent, mais la vie est trop courte pour traîner avec des pessimistes chroniques et obtus d’esprit.
(9) Soyez follement curieux, posez plein de questions.
Nous pensons à l’enseignement formel essentiellement comme l’obtention de réponses, mais les questions sont souvent plus importantes. La connaissance est importante, évidemment, mais les « et si ? » et « je me demande pourquoi ? » sont la substance de l’imagination et de l’engagement avec le monde matériel. En premier viennent les questions, ensuite commence l’exploration et les découvertes c’est-à-dire l’étude. Les enfants sont des sortes de gentils scientifiques miniatures en ce sens qu’ils sont naturellement et insatiablement curieux du monde qui les entoure. Un adulte avec une curiosité insatiable n’arrêtera jamais d’apprendre et grandir. C’est la curiosité qui nous fait avancer. Pourtant, en tant qu’adultes, nous pouvons être devenus blasés. Les meilleurs enseignants et les meilleurs présentateurs stimulent notre curiosité naturelle. « Vous n’apprenez jamais rien quand on vous donne la bonne réponse, pourtant vous êtes récompensés pour le faire dans les écoles » dit le fondateur de TED Richard Saul Wurman.
(10) Sachez que vous êtes un créateur/créatrice né/e.
Demandez aux enfants de n’importe quelle première classe de primaire qui parmi eux est un artiste et toutes les mains se lèvent. Au moment où ils entrent à l’université, vous obtiendrez à grand peine qu’une main se lève dans une classe quand vous demandez « qui se considère créatif ? » Est-ce parce qu’ils ont été éduqués pour perdre leur créativité comme Monsieur Ken Robinson le suggère ? Indépendamment de votre profession ou éducation — si vous êtes un artiste, designer, enseignant, ou ingénieur — vous êtes un individu suprêmement créatif. Si vous en doutez, vous volez le monde et vous-même de votre vrai potentiel et d’une grande contribution.
(11) Souriez, riez, aimez.
Prenez votre travail, très, très sérieusement, bien sûr. Mais il n’y a aucune raison de vous prendre tant au sérieux. Le plaisir véritable que vous projetez avec vos sourires et votre rire spontané est communicatif. Votre solitude maussade est une humeur qui est également communicative. Quelle humeur est la plus engageante ? Quelle humeur voulez-vous vous voir reflétée en retour ? Le rire et le sourire sont des cadeaux à vous-même et aux autres.
(12) Ralentissez.
Oui, se concentrer est bien sûr important, mais toutes les distractions ne sont pas de mauvaises choses. Arrêtez-vous et observez le monde autour de vous. Cela stimule votre imagination. Dit Brenda Ueland : « l’imagination a besoin de temps, de longues périodes inefficaces, d’heureux moments de fainéantise, de flânerie. Les gens qui font toujours les choses en vitesse et sont aussi occupés que des souris en cage, auront quelques d’idées pointues, impromptues… Mais ils n’auront aucune lente et grande idée. » Un petit enfant marchant sur un chemin s’arrêtera et remarquera la nouveauté tout autour de lui, tandis que nous autres, adultes impatients, voulons seulement arriver à notre destination aussi tôt que possible. Les adultes ressentent aussi le bonheur de cette manière. Le bonheur est toujours dans le futur, là-bas, si je peux juste arriver « là-bas » en un certain endroit ou situation dans l’avenir. Cette constante orientation sur le futur pousse beaucoup d’entre nous à manquer les choses remarquables qui abondent naturellement dans la vie, ici et maintenant. Ralentissez et autorisez-vous à être distrait de temps en temps par les miracles de vie autour de vous.
(13) Encouragez les autres.
C’est une chose étonnante de voir que même les petits enfants s’aident et encouragent les autres. Les bons enseignants et les bons leaders inspirent et encouragent aussi. Anatole France a dit « les neuf dixièmes de l’enseignement sont de l’encouragement.” Mais que devriez-vous faire quand vous vous sentez vous-même découragés ? Un vieux proverbe Zen a une réponse simple : « Encouragez les autres. »
Il y bien plus de choses que nous pouvons apprendre des enfants, bien sûr, alors n’hésitez pas s’il vous plaît à partager ici vos idées dans les commentaires !
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L’intelligence visuelle en complément des autres intelligences: émotionnelle, interpersonnelle, collective, logique, existentielle, mathématique ou encore artificielle !
Une leçon d’observation : Y regardez-vous de près ?
Amy Herman, éducatrice en arts visuels, explique comment utiliser les arts pour améliorer vos pouvoirs de perception et trouver des relations qui, parfois, ne sont pas si évidentes. Apprenez les techniques qu’elle utilise pour former des Navy SEAL, des médecins et des enquêteurs de scènes de crime afin de convertir des détails observables en connaissances exploitables !
Le fait est que peu importe votre capacité à regarder, vous en avez encore beaucoup à apprendre sur l’observation.
Parce que nous pensons tous que nous avons vu l’objet d’un coup d’œil et l’avons compris en un éclair, mais la vraie compétence consiste à comprendre comment regarder lentement et comment regarder plus attentivement.
Le talent réside à mémoriser ce que nous voyons malgré la bousculade des urgences quotidiennes qui requièrent notre attention. Il s’agit de prendre du recul pour nous aider à voir ce que nous avons peut-être manqué depuis le début.
Nous devons comprendre les conséquences de ce que nous observons et convertir les détails observables en connaissances exploitables.
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La règle #60 : Dans le domaine spatial, il n’y a rien de tel que du matériel ayant précédemment volé. Les gens qui construisent l’unité suivante n’ont probablement jamais vu l’unité précédente. Il y a probablement des changements mineurs (peut-être même des changements majeurs); l’environnement opérationnel a probablement changé; les gens qui vérifient l’unité dans la plupart des cas ne comprendront ni l’unité ni l’équipement de test.
La règle #61 : La majorité des équipements fonctionnent comme construits, pas comme le concepteur l’avait prévu. Ceci est dû à la représentation du design, une faible compréhension de la part du designer ou des spécifications des composants.
Ordinateurs et Logiciels
La règle #62 : La non utilisation de techniques modernes, comme des systèmes informatiques, est une grande erreur, mais oublier que l’ordinateur simule la pensée est une erreur encore plus grande.
La règle #63 : Le logiciel a maintenant repris tous les paramètres du matériel (c’est-à-dire, dérive des exigences, fort pourcentage du coût de la mission de vol, besoin de contrôle de qualité, besoin de procédures de validation, etc.). Il a la caractéristique supplémentaire qu’il est difficile de s’assurer qu’il n’est pas bogué. Faites d’abord marcher le système de base et ajoutez ensuite les options. Ne jetez jamais une version qui marche même si vous avez la plus grande confiance au monde que la version plus récente fonctionne. Il est nécessaire d’avoir des plans de contingence pour le logiciel.
La règle #64 : La connaissance est souvent revisitée avec des simulations ou la mise à l’épreuve, mais des modèles informatiques ont des défauts cachés dont le moindre n’est pas de mauvaises données d’entrée.
La règle #65 : Autrefois, les ingénieurs avaient l’expérience du terrain, les techniciens comprenaient comment l’électronique fonctionnait et ce qu’elle pouvait réaliser et les techniciens au sol le savaient aussi, mais aujourd’hui seul l’ordinateur sait à coup sûr et il ne parle pas.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
Le Net Promoter Score (NPS) est basé sur la perspective fondamentale que les clients de toute entreprise peuvent être répartis en 3 catégories: Promoteurs, Passifs et Détracteurs.
Posez une question simple : Quelle est la probabilité sur une échelle de 1 à 10 que vous recommandiez la société xyz à un ami ou à un collègue ?
Quand vous observez la répartition des réponses, vous pouvez obtenir une mesure claire de la performance de votre société vue des yeux de vos clients.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Les clients répondent sur une échelle de 0 à 10 et sont catégorisés comme suit :
Les promoteurs (réponses 9-10) sont les enthousiastes loyaux qui continueront à acheter et à vous recommander à d’autres, alimentant la croissance.
Les passifs (réponses 7-8) sont satisfaits, mais pas enthousiastes et sont susceptibles de répondre favorablement aux offres de la compétition.
Les détracteurs (réponses 0-6) sont les clients insatisfaits qui peuvent endommager votre marque et empêcher votre croissance en vous faisant mauvaise presse , le « bad buzz ».
Pour calculer le Net Promoter Score (NPS) de votre société, prenez le pourcentage des clients qui sont des Promoteurs et ôtez-lui le pourcentage de détracteurs.
Appliquez ce même exercice à votre projet ou à vous-même.
Je vous suggère de vous essayer à l’exercice lors de votre prochain bilan de projet ou bien lors d’un 360° où vous questionneriez collègues, équipes, supérieurs, fournisseurs et clients sur votre performance.
Quelle est la probabilité que ces personnes vous recommandent à un ami ou à un collègue ?
Ceci pourrait déterminer votre valeur marchande sinon intrinsèque et votre attractivité pour de prochaines responsabilités et projets.
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Le manager de projet n’est pas le surveillant du travail du sous-traitant, mais il en est le pilote.
Sous-traitants
La règle #47 : Un manager de projet n’est pas le surveillant du travail du sous-traitant, mais il en est le pilote. Dans des situations de primes sur résultats, le personnel du gouvernement devrait faire tout son effort possible pour s’assurer que l’entrepreneur obtienne un score élevé (c’est-à-dire, dans les temps et produire un bon livrable). Les sous-traitants n’échouent pas, la NASA oui et c’est pourquoi il faut être pro-actif dans leur support. C’est aussi pourquoi un mauvais score fait aussi mal au manager de projet du gouvernement qu’à celui du sous-traitant parce que cela signifie qu’il ne parvient pas à faire le travail.
La règle #48 : Des primes sur résultats sont un bon outil qui force la discipline aussi bien sur le sous-traitant que sur le gouvernement. Le score obtenu représente le statut du projet tout autant que les capacités de management des deux parties. Le système de mesure du management de projet devrait être utilisé pour vérifier le score. De mauvais scores répétés exigent l’intervention de la direction pour en déterminer la raison. De bons scores répétés reflètent un projet bien managé, mais si ce résultat élevé n’est pas compatible avec le système de mesure du management de projet, la direction doit aussi prendre des mesures pour découvrir pourquoi.
La règle #49 : Le moral du personnel des sous-traitants est important pour un manager du gouvernement. De même que vous ne voulez pas acheter une voiture construite par des employés aigris, vous ne voulez pas acheter du matériel de vol développé par des personnes sous-motivées. Vous devriez prendre un rôle actif dans la motivation de tout le personnel sur le projet.
La règle #50 :Être amical avec un sous-traitant est excellent, être l’ami d’un sous-traitant est dangereux pour votre objectivité.
La règle #51 : Souvenez-vous, votre sous-traitant aura tendance à être en interface directe avec votre personnel. Chaque membre de votre personnel vous coûte au moins une personne sur le contrat par an.
La règle #52 : Les sous-traitants ont tendance à juger leurs homologues du gouvernement et à pourvoir en conséquence leur partie du projet en personnel. S’ils pensent que vos ressources sont médiocres, ils mettront leurs plus faibles ressources sur votre projet.
La règle #53 : Les sous-traitants répondent bien au client qui paye de l’attention à ce qu’ils font, mais moins bien au client qui remettent continuellement en question leur activité. La règle de base est qu’un client a toujours raison mais le coût augmentera si un client veut toujours que les choses soient faites à sa façon au lieu de comment le sous-traitant a prévu de le faire. La règle du jeu est : ne changez jamais les plans d’un sous-traitant à moins qu’ils ne soient défectueux ou trop coûteux (le vieil adage selon lequel le mieux est l’ennemi du bien).
La règle #54 : Il y a seulement une solution à un manager de projet qui est faible : se débarrasser de lui au plus vite. Le travail principal d’un manager de projet dans l’industrie est de satisfaire le client. Assurez-vous que celui qui travaille avec vous sait que ce n’est pas par la flatterie, mais en tenant les délais, maitrisant les coûts et livrant un bon produit qui vous satisfasse pleinement.
Ingénieurs et Scientifiques
La règle #55 : La sur-ingénierie est monnaie courante. Les ingénieurs aiment les énigmes et les labyrinthes. Essayez de leur faire faire des designs simples.
La règle #56 : Le premier signe de problème vient de l’échéancier ou de la courbe des dépenses. Les ingénieurs sont les derniers à savoir qu’ils ont un problème. Les ingénieurs sont des optimistes nés.
La règle #57 : Le projet comporte beaucoup de ressources. Il y a probablement cinq ou dix ingénieurs systèmes quand on considère tous les sous-traitants et des développeurs d’instruments. C’est un puissant pool de ressources qui peut être utilisé pour s’attaquer à des problèmes.
La règle #58 : Beaucoup de managers, juste parce qu’ils ont les scientifiques sous contrat sur leur projet, oublient que les scientifiques sont leurs clients et ont souvent un accès plus facile aux exécutifs que les managers.
La règle #59 : La plupart des scientifiques sont rationnels à moins que vous ne mettiez en danger leur chance de conduire une expérience. Ils travailleront avec vous s’ils croient que vous leur dites la vérité. Même si cela inclut de réduire leurs propres plans.
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Bien que lassante à la longue, il est vrai que la technique des « bullet points » permet de structurer rapidement un message pour en faire ressortir les points clés.
La règle #34 : La NASA a établi un panel d’examinateurs et un jeu de revues. Une fois fermement établi, le système se battra pour rester en vie, profitez-en le plus possible. Essayer de trouver une voie pour que ces revues fonctionnent pour vous.
La règle #35 : Le nombre de revues augmente, mais les transferts de connaissance restent les mêmes; donc, tous vos tableaux et matériels de présentation devraient être construits en gardant ceci à l’esprit. Cela signifie que vous devriez être capable de construire un jeu de diapositives qui nécessite seulement d’être adapté de présentation en présentation.
La règle #36 : Ne cachez rien des examinateurs. Leur réputation et la vôtre est en jeu. Exposez toutes les verrues et boutons. N’offrez pas d’excuses, juste les faits.
pour aller plus loin sur ce sujet: l’Audit Projet, synthèse Synertal par Vincent Iacolare
La règle #37 : Des revues externes sont prévues au plus mauvais moment possible, donc, tenez à jour un jeu de données business et techniques pour pouvoir rapidement répondre. Ne pas avoir de données à jour devrait être une cause de renvoi.
La règle #38 :Ne critiquez jamais votre personnel en public (c’est-à-dire, aux réunions publiques, ne changez pas complètement des décisions sur le travail que vous leur avez confié). Même si vous dirigez un changement, n’enlevez jamais la responsabilité de mise en œuvre de votre personnel.
La règle #39 : Les revues sont pour celui qui est passé en revue pas pour l’examinateur. La revue est un échec si ceux qui sont passés en revue n’en apprennent rien.
La règle #40 : Une réunion de travail a environ six personnes qui participent. Les réunions plus grandes que cela sont pour du transfert de l’information (la science du management a montré que, dans un groupe comprenant plus de douze personnes, certaines perdent leur temps).
La règle #41 : La quantité de revue et de rapports est proportionnelle à la compréhension du management (c’est-à-dire, moins le management sait ou comprend les activités, plus il exige de revues et de rapports). Il est nécessaire dans ce type d’environnement de s’assurer que les données sont présentées pour que la personne moyenne, légèrement familière avec les activités, puisse les comprendre. Garder les données simples et claires n’insulte jamais l’intelligence de qui que ce soit.
La règle #42 : Les managers qui comptent seulement sur les écrits pour faire leur rapport d’activités sont connus pour être des échecs.
Les rapports et documentations fournissent seulement une photo statique du projet à un instant T.
La règle #43 : La documentation ne prend pas la place de la connaissance. Il y a une grande différence entre ce que l’on suppose, ce que l’on pense être arrivé et la réalité. Les documents donnent normalement une photo statique à un moment donné qui devient rapidement périmée.
La règle #44 : Donner vos rapports mensuels, ne vous autorise pas à abréger quoi que ce soit dans un rapport annuel. Si la management avait compris les rapports mensuels, il n’aurait pas besoin d’un annuel.
Les acronymes sont souvent un écran de fumée destiné à cacher des vérités gênantes.
La règle #45 :Les abréviations sont une plaie. Chaque projet en a maintenant plusieurs milliers. Cela impose à la direction d’en connaître des centaines. Utilisez-les avec modération dans des présentations à moins que votre objectif ne soit de semer le doute.
La règle #46 : Souvenez-vous, il est souvent plus facile de faire de la paperasse idiote que d’en combattre la nécessité. Ne vous battez que si c’est une question globale qui sauvera beaucoup de travail dans le futur.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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