Quel est le B.A.-BA pour mener des entretiens téléphoniques efficaces ?

Peut-être êtes-vous comme moi étonné du manque apparent de professionnalisme dont font preuve certaines personnes dans leur manière de conduire des entretiens téléphoniques. En particulier lorsqu’ils ont lieu avec des clients, prospects, commanditaires ou des niveaux élevés de management.

Certaines des bases que j’ai pu apprendre très tôt dans ma vie professionnelle, alors que les téléphones portables n’existaient pas encore (OK, cela ne me rajeunit pas…), n’auraient-elles pas été oubliées.

En effet, dans mon cas, cet apprentissage s’est déroulé alors que les téléphones portables étaient au mieux « portatifs », la messagerie instantanée restait à inventer, sans parler des gazouillis sur Twitter…

C’était également une époque où les coûts de télécommunication étaient énormément plus élevés que de nos jours en particulier vers l’étranger. Ceci explique peu-être pourquoi certaines de ces bases pourraient vous paraître dépassées. Pourtant, je les trouve encore extrêmement d’actualité dans les communications téléphoniques. Elles démontrent un respect certain envers votre interlocuteur et le temps qu’il ou elle vous consacre.

Vu le temps que les chefs de projet passent au téléphone, je pense qu’il pourrait être utile de partager la structure que l’on m’a enseignée et que j’essaie encore aujourd’hui de suivre. C’est en fait très simple !

1. Saluez la personne, présentez-vous et créez une atmosphère

Si c’est une personne avec laquelle vous échangez souvent et connaissez bien, il est facile de rompre la glace avec quelques mots sur un sujet d’intérêt commun. Sinon, reprenez vos notes d’interactions passées ou faites une rapide recherche sur Google ou LinkedIn pour trouver une accroche. Et, si la personne est référencée sur votre annuaire d’entreprise intranet, lisez sa fiche et regardez sa photo pour mettre un visage sur son nom.

2. Positionnez votre appel

Confirmez en quelques mots bien choisis le pourquoi de votre appel et les objectifs de l’entretien. Ceci vous force avant l’appel à bien y réfléchir.

3. Confirmez la durée

Validez l’heure à laquelle l’entretien prendra fin pour que votre interlocuteur confirme sa disponibilité et n’en dérogez pas sauf sur demande de prolongation de la personne appelée.

4. Communiquez plus en détail le plan de l’entretien

Listez les sujets que vous aimeriez couvrir pendant la session. Cela permet:

• De se repérer pendant l’appel, de savoir où l’on en est,
• D’éviter les surprises car votre interlocuteur sait à quoi s’attendre,
• De structurer l’appel et
• De gérer le temps.

5. Écoutez et validez l’accord

Confirmez avec la personne que le plan proposé lui convient et demander si d’autres sujets devraient être ajoutés (ou certains enlevés).

6. Déroulez l’entretien

Suivez le plan proposé et accepté. Assurez-vous de bien avoir sur chaque point une compréhension commune. Utilisez des reformulations et des questions de vérification et de validation.

7. Faites un résumé de l’appel

Cette étape vous permet de vérifier vos notes, de vous assurer que tous les sujets ont bien été couverts et si cela n’est pas le cas prévoir un appel ultérieur. C’est une opportunité d’expliciter votre compréhension de ce qui a été dit.

8. Écoutez, validez l’accord

Prenez le temps de vérifier que votre compréhension est correcte et que vous n’avez rien oublié. Vous voulez être certain que votre interlocuteur est sur la même longueur d’onde que vous.

9. Prenez bien note des actions

Il est temps de vérifier que nous avons bien un jeu commun d’actions agréées.

10. Écoutez, validez l’approbation

Confirmer vos engagements respectifs sur ces actions. Chacun connait ses tâches et délais pour les réaliser.

11. Remerciez la personne

De son temps et de ses contributions ainsi que pour les actions qu’elle a accepté de mener suite à votre entretien.

12. Assurez le suivi

Ensuite, efforcez-vous de ne jamais oublier de faire un suivi des actions sur lesquelles vous vous êtes accordés, en particulier les vôtres pour montrer l’exemple et rappeler le cas échéant celles que vous attendez de l’autre personne.

Cette liste en 12 étapes peut vous sembler longue mais elle devient très rapidement naturelle et facilite grandement l’efficacité des entretiens téléphoniques.