Voici le premier d’une série de 3 articles qui nous mèneront de la gestion de projet « traditionnelle » à l’Agilité !

«Aucun problème ne peut être résolu sans changer le niveau de conscience qui l’a engendré.»

Albert Einstein

La gestion de projet «traditionnelle» n’est pas nécessairement celle documentée dans le PMBoK, le Project Management Body of Knowledge,   du PMI (Project Management Institute). Bien que ce document ne soit pas parfait, il est en évolution constante et inclut maintenant dans sa dernière édition plusieurs des principes de l’agilité.

Dans les faits, tout ce qui est documenté dans le PMBoK est utilisable en gestion de projet «agile».

Il suffit d’utiliser ces pratiques et outils dans un état d’esprit   collaboratif «gagnant-gagnant», plutôt que dans un état d’esprit conflictuel, contrôlant et compétitif «gagnant-perdant».

De plus, très peu d’organisations   prétendant appliquer le PMBoK, ont vraiment des processus et des pratiques couvrant l’ensemble des volets de la gestion de projet (parties- prenantes, contenu, qualité, bénéfices, changements, risques, communications, intégration, etc.).

La plupart ne se préoccupent que du triangle «contenu-délais-coûts», en considérant les délais et les coûts comme des livrables, plutôt que comme des contraintes à respecter OU À REDÉFINIR AU BESOIN SELON L’ÉVOLUTION DU PROJET, en réponse à des événements imprévus, des ajouts de contenu ou tout simplement pour saisir de   nouvelles opportunités. Pour ces organisations, le coût d’un projet est plus important que le retour sur l’investissement (les bénéfices qu’on retirera de l’utilisation des livrables). Et, pour ces organisations, le tout se réalise dans un état d’esprit de compétition et à travers de nombreux conflits et litiges qui perdureront longtemps après l’achèvement des livrables des projets et leur transfert contractuel aux «clients».

En quelques mots, la   gestion de projet en mode «traditionnel», celle qui est encore pratiquée par la majorité des entreprises réalisant des projets et «subie» par leurs clients, leurs partenaires, employés et fournisseurs, c’est, dans un environnement d’affaires turbulent :

• un ensemble limité de personnes,
• qui font de façon conflictuelle, plus souvent en s’affrontant qu’en collaborant,des choses (activités ou tâches, souvent pas les bonnes),
• devant respecter à tout prix un délai et un budget pas toujours réalistes.

En termes de bénéfices réalisés, les résultats sont alors très variables, sinon décevants.

La figure suivante [i] résume les 7 types de résultats qu’un projet peut livrer «en termes de bénéfices»

La firme TOP (Totally Optimised Projects), un des leaders mondiaux en réalisation des bénéfices, a évalué le pourcentage de bénéfices réalisés pour chacun des 7 niveaux de livraison, résultats très souvent confirmés dans les faits. La figure suivante présente cette évaluation sous forme graphique.

Nous pouvons voir qu’un projet qui livre «dans les temps et dans les coûts», comme unique préoccupation, ne livre pas plus que 30% des bénéfices possibles.

Si les «spécifications ‘initiales’ sont respectées», ces spécifications n’étant pas ajustées en cours de réalisation de projet pour tenir compte de l’évolution des besoins, un tel projet peut livrer entre   30 et 50 % des bénéfices possibles… ce en ne respectant pas nécessairement les délais et coûts initialement prévus.

Comme nous le verrons dans un prochain article[ii], l’objectif de la mise en place d’un nouveau processus de gestion de projet est de faire mieux que cela, et même, à moyenne échéance, de permettre à l’entreprise adoptant ce nouveau processus et à ses clients d’atteindre des résultats de niveaux 6 ou 7 le plus souvent possible.

[i] THE CHOICE, Jed Simms et Alex Chapman, 2011, maintenant disponible sur Kindle.

[ii] Cet article est un extrait mis à jour du document «Quelques précisions sur l’agilité organisationnelle», Claude Emond, 2012.