Ken Tomlinson, président du PMI France à identifié avec son équipe 3 priorités sur lesquelles se concentrer, ce sont les « 3P »: Personnes, Partenaires et Processus.
Ken Tomlinson
Les Personnes
Tout d’abord les membres du PMI France (~4000). Les bénévoles (100) avec pour objectif de doubler ce nombre pour atteindre un taux d’activité de 5% de nos membres (un membre sur vingt). Au PMI nous comptons énormément sur les bénévoles pour partager compétences, savoirs et donner régulièrement un peu de leur temps aux autres membres et activités de PMI France.
Les Partenaires
Sans leurs concours, impossible d’organiser autant de conférences (>100/an) avec des intervenants de qualité, des apéritifs conviviaux pour le réseautage, le tout à des prix très abordables et même souvent gratuits. Sachons saisir de nouvelles opportunités de création de valeur de part et d’autre.
Les Processus du PMI France
Ils devront être revus et améliorés, pour stimuler notre efficacité et offrir de meilleurs services à nos adhérents où qu’ils se trouvent.
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NB: L’ISACA a été créée par des individus qui ont ressenti le besoin d’une source d’information centralisée et de directives dans le domaine en développement de l’audit des contrôles des systèmes informatiques. Aujourd’hui l’ISACA possède plus de 115.000 membres au niveau mondial.
Depuis ses débuts, l’ISACA est devenue une organisation mondiale de référence pour les professionnels de la gouvernance, du contrôle, de la sécuritéet de l’audit des systèmes d’information. Ses normes d’audit et de contrôle des systèmes d’information sont utilisées par les professionnels du monde entier. Ses travaux de recherche mettent en évidence les défis professionnels posés à ses membres.
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The PMI collection of case studies highlights how organisations are implementing project management practices and using PMI products, programmes or services to fulfill business initiatives and overcome challenges.
En tant que chef de projet, il y a un certain nombre de choses tangibles que vous pouvez faire pour établir une approche de « Servant Leadership » dans le management de projet. Cette approche met fortement l’accent sur la création d’une équipe totalement engagée, l’établissement d’un environnement positif de projet et se concentrer sur supporter plutôt que diriger les activités de projet. Voici 7 astuces qui représentent une combinaison d’appliquer des compétences de base du « Servant Leadership » et implémenter des techniques pratiques pour améliorer l’environnement de projet.
Articulez la vision et soulignez la collaboration
Je passe beaucoup de temps à vérifier que les membres de l’équipe projet comprennent qu’ils sont une équipe travaillant à un objectif commun et pas une bande d’individus assignés à un projet. L’établissement d’un groupe qui travaille comme une équipe commence par la vérification que l’équipe comprend ce que nous essayons d’accomplir et à quoi le succès peut ressembler. Il inclut aussi l’assurance que chacun ait intériorisé quel est son rôle sur l’équipe et comment son rôle se connecte au succès d’ensemble du projet. Il y a des choses que vous pouvez faire pour vous assurer que le groupe se sente une équipe. Prévoyez des interactions d’équipe régulières (des réunions d’équipe), fournissez des nouvelles significatives sur le projet et promouvez la collaboration / l’interaction. À moins que ce groupe n’ait travaillé ensemble auparavant, cela nécessite un peu de vrai travail et de focus de votre part pour faire que le groupe se sente et interagisse comme une équipe. Ne soyez pas découragés et ne renoncez pas quand l’équipe traverse les phases de formation-confrontation pendant sa création. Votre leadership peut apporter une différence significative en termes de comment l’équipe fonctionne ensemble.
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Concentrez-vous sur faciliter plutôt que diriger
Beaucoup de ce qu’un chef de projet fait implique la facilitation, permettre aux équipes projet de collaborer pour parvenir à réaliser le travail. Les chefs de projet facilitent des réunions, la prise de décisions et la résolution de problèmes (pour en citer quelques-uns). Des facilitateurs efficaces comprennent le rôle impartial du facilitateur, posent de bonnes questions pour promouvoir des discussions significatives et savent utiliser des outils de facilitation pour réaliser les résultats attendus. La facilitation encourage les membres de l’équipe à exécuter le travail de projet de façon fortement collaborative.
Exercez l’écoute active
L’écoute active est nécessaire pour comprendre ce sur quoi les personnes travaillent, identifier les défis que les membres de l’équipe ont rencontré et capturer des idées pour améliorer la performance du projet. L’écoute active fournit aussi au chef de projet une meilleure » vision périphérique » (les choses qui ne sont pas dans la ligne de mire directe du chef de projet) pour identifier des problèmes ou des risques potentiels. Beaucoup de chefs de projet estiment que le leadership nécessite de beaucoup parler et je soutiendrais que le leadership implique bien plus d’écouter.
Démultipliez les talents de l’équipe
nourrissez les talents
Comme l’équipe se forme, il est important de parvenir à connaître les membres individuels de l’équipe. Non seulement vous devez comprendre leurs forces et faiblesses, mais aussi quelles choses les motivent et les stimulent. Si vous avez une compréhension du parcours de développement professionnel du membre de l’équipe, vous pouvez faciliter l’allocation du travail sur les domaines où ils ont des talents, qui les enthousiasment ou répondent à leur désir d’apprendre. L’alignement du travail et des responsabilités d’une façon qui donne aux personnes une chance de se mettre en avant dans l’équipe participe à construire une équipe fortement motivée qui délivre des résultats positifs. Les opportunités dans l’équipe peuvent être sous forme de missions de travail spécifiques aussi bien que de rôles (par exemple, la facilitation de réunions d’équipe, la coordination d’événements).
Soyez responsable envers l’équipe
Le « Servant Leader » prendra tranquillement la responsabilité pour des actions requises pour supprimer des blocages rencontrés par l’équipe. Vous compléterez ces actions avec la même diligence et urgence que celle que vous attendriez d’autres membres de l’équipe. Vous ne voulez pas devenir « le maillon faible » qui est responsable qu’un problème ouvert bloque la progression et ait un impact sur le succès de projet.
Reconnaissez les contributions
Il est extrêmement important de reconnaître les contributions des personnes sur l’équipe. Il y a deux catégories de contributions que je reconnais dans l’équipe – (1) les efforts qui aident l’équipe à atteindre ses objectifs (2) les efforts qui démontrent ou promeuvent la collaboration. Comme chef de projet, vous reconnaissez les contributions qui ont aidé à amener des résultats de projet positifs en fonction du travail qui a été exécuté, ou de la manière dont il a été exécuté. Une quantité significative d’énergie positive peut être créée dans l’équipe en reconnaissant les efforts juste au bon moment. La reconnaissance ne doit pas être complexe, mais elle doit être sincère et un peu de créativité produit une atmosphère plus amusante pour l’équipe.
Fermez le Projet
Quand vous êtes arrivés jusqu’ici avec l’équipe, n’oubliez pas d’apporter une clôture appropriée à l’effort. Faciliter efficacement le processus des leçons apprises aide l’équipe à réfléchir à ce qui a été accompli, comment cela a été accompli et ce que l’équipe pourrait faire différemment sur le projet suivant. Ceci est l’occasion pour l’équipe pour avoir un réel impact sur comment les projets sont complétés dans votre organisation avec l’implémentation d’actions d’amélioration continue. L’autre élément important de clôture de projet est de célébrer le succès. Facilitez la célébration de fin de projet car cela aide les membres de l’équipe à se sentir bien sur ce qui a été accompli avant qu’ils ne sortent à toute vitesse du projet pour leur mission suivante.
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Le secteur du traitement de déchets se caractérise par l’absence de « flux tirés », ainsi que l’absence de lots puisque nous sommes plutôt en flux continus et poussés à certaines étapes du processus. Pour certains, cela disqualifie de fait les approches lean.
Face aux objections, notre démarche a été pragmatique.
Nous n’avons pas passé des mois à nous « disputer » sur les concepts et la théorie, mais cherché à les transposer à notre réalité économique. Nous croyons que le plus important pour nos industries en France est déjà de passer à l’action et de devenir des entreprises performantes et « apprenantes ».
Image courtesy of David Castillo Dominici at FreeDigitalPhotos.net
Nous reconnaissons que, certes, les caractéristiques du secteur demandent une adaptation intellectuelle des méthodes lean, voire de la destination de certains outils.
Par exemple : sur une usine d’incinération, on peut envisager du SMED (Single Minute Exchange Die – changement rapide d’outil), non pour réduire des tailles de lot, mais pour augmenter la disponibilité des équipements (réduction des temps d’arrêt technique), et ainsi, éviter des détournements de volumes vers la concurrence/sous-traitance. Cela évite en outre un certain nombre d’allers-retours de camions, ce qui contribue à la réduction de l’empreinte carbone. De même, on peut utilement analyser les flux via une VSM pour limiter des déplacements d’engins et de personnes.
Dans le cas évoqué, il s’agit de la mise en place d’une démarche TPM (Total productive maintenance) appliquée à un centre de tri sélectif de déchets. Si les gains financiers et techniques de la démarche sont évidents, l’apport managérial l’est également. L’organisation et la montée des compétences, la communication du terrain vers les services techniques facilitée, sont les principaux gains humains obtenus.
Nous sommes donc convaincus que ce secteur d’activité peut s’inspirer des meilleures pratiques d’excellence opérationnelle issues des autres secteurs industriels (automobile…). Ce retour d’expérience en est une illustration.
Les enseignements retirés de cette formidable expérience :
flux d’un centre de tri
Non, on ne pourra pas tirer la production !
Ce qui ne veut pas dire que nous n’avons pas utilisé des kanban dans les magasins de pièces de rechange. Toutefois, nous pensons avoir montré que la majeure partie de l’approche lean est tout-à-fait applicable dans une industrie où les flux sont poussés.
Nous voulons également répondre à des objections évoquées, soit pour ne pas lancer des approches de progrès continu, soit pour les repousser… à beaucoup plus tard. Nous préconisons de ne pas nous complaire pendant des mois ou des années dans des phases de Plan très détaillées et ambitieuses d’un PDCA (Roue de Deming). Mais de valider assez rapidement par une mise en œuvre « Do » et des adaptations éventuelles « Act » un bon nombre d’hypothèses évoquées dans le Plan.
Donc :
Oui, lean et finance sont compatibles
En se focalisant sur des actions où une partie des dépenses étaient des charges externes visualisées dans les comptes d’exploitation, nous avons légitimé les bénéfices du lean et fait baisser la garde aux opposants. Nous avons réconcilié les opérationnels et le financier. Nous pensons que le lean demande aux managers des compétences de type coach qui fait grandir ses équipes en les associant à la résolution de problèmes et à la définition des standards. A contrario, nous ne croyons pas à des approches autoritaires qui viseraient à imposer des standards a priori décidés par le seul chef.
problématique économique d’un centre de tri
Oui, on peut lancer une démarche lean avec peu de moyens
Tout cela s’est fait sans budget spécifique pour commencer. L’absence de budget a eu néanmoins quelques mérites. Celle de nous rendre débrouillards : ce n’était pas « beau », mais cela fonctionnait très vite et très bien. Les équipes étaient contentes de voir des choses qui marchaient. Nous avons constaté que rien ne marche mieux que ce que l’on a fait soi-même et dont on est fier.
Une fois les premiers résultats obtenus, il nous a été plus facile d’obtenir un peu de budget.
Oui, on peut lancer une démarche lean sans une totale adhésion de la Direction a priori
Nous sommes d’accord : c’est mieux si on est soutenu par la DG, et nous préconisons toujours d’essayer d’obtenir son appui. Mais nous pensons également qu’il est parfois aussi facile (ou difficile !) d’obtenir une adhésion par des réalisations que par des présentations Powerpoint. Souvent, le délai mis à profit pour démontrer par l’exemple l’intérêt du lean chez nous était du même ordre que celui qu’on aurait mis à convaincre la DG par des présentations théoriques ou des réalisations chez d’autres.
Suite à une question posée par un contact, Vincent Capitaine a réalisé un tableau simple qui récapitule les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013.
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Voici les fonctionnalités qui sont disponibles seulement dans la version « Professional » :
Connexion à un serveur Microsoft Project Server (ou Project Online)
Gestion de portefeuille opérationnel et stratégique, ressources d’entreprise mutualisées, reporting d’entreprise (multi-projets, multi-ressources), saisie de l’activité par les ressources, site Web collaboratif SharePoint (partage documentaire, gestion des risques…), partage d’informations en ligne avec l’équipe projet (via le client Web Project Web App…), utilisation de métadonnées de caractérisation des projets pour le reporting, etc.
Synchronisation avec une liste de tâche Microsoft SharePoint 2013
Permet la synchronisation d’un planning Microsoft Project avec une liste de tâches SharePoint de manière bidirectionnelle, permettant aux parties prenantes du projet de consulter et/ou de mettre à jour le planning directement dans une interface Web.
Intégration avec Microsoft Lync
Lorsque les ressources sont extraites de l’Active Directory et affectées aux tâches, pouvoir en tant que chef de projet de créer une discussion (chat, audio, vidéo), un partage documentaire… avec la ressource
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Activation/inactivation des tâches
Cette fonction permet d’activer ou inactiver des tâches dans un planning, permettant la réalisation de scénarios, des simulations de type « what-if »).
Planificateur d’équipe
Un affichage permettant d’affecter les tâches aux ressources via un simple « Glisser-Déplacer » qui offre une vue chronologique sur l’occupation des ressources.
Disponibilité dans Office 365 en mode souscription (abonnement)
Seule la version Professional est disponible dans le cadre de l’offre Microsoft Office 365. Le nom de cette version est : « Microsoft Project Pro pour Office 365 ».
Visionnez cette vidéo d’introduction des noveautés MS Project 2013 de Vincent lors de la journée du management de projet chez Microsoft à Paris.
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Vous voulez et devez à la fois, produire de la valeur à travers vos opérations courantes et augmenter de manière continue votre capacité à produire cette valeur, à travers vos projets.
Vous êtes en recherche de performance pour mieux valoriser votre portefeuille de projets !
Daniel Ginet
À l’heure actuelle en matière de Management de Portefeuilles de Projets :
Il n’y a pas de ‘standard’ sur le marché
L’offre actuelle n’est pas adaptée :
Le ticket d’entrée reste élevé, tant pour acquérir que pour maîtriser la méthode
L’offre est difficilement accessible : les ressources compétentes et formées sont rares
Elle n’est qu’en anglais
L’Iso prépare une norme pour 2015 … au plus tôt
L’offre SMP2 vous apporte un référentiel labellisé (par le bureau Veritas) ainsi qu’une démarche accompagnée, outillée, collaborative et éprouvée auprès d’entreprises de renom. Une communauté d’experts est à votre disposition pour vous accompagner (voir http://www.smp2.org).
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Message de la part de Thierry Verlynde, membre du PMI France et Directeur Scientifique Master of Science – SKEMA Business School.Je recherche pour mes étudiants étrangers rentrés dans mon Master of Science en gestion de projet sur le campus de la Défense des stages à temps plein ou en alternance (une semaine de cours par mois et trois semaines en entreprise).La majorité de ces étudiants sont étrangers et ne parlent pas beaucoup le français. Ces étudiants ont principalement un bagage technique et viennent chercher une double compétence en gestion de projet.
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Ils sont certifiés PRINCE2 et suivront le cours PMP® fin septembre. Les stages peuvent démarrer à partir de septembre.
Vous pouvez me transmettre vos offres de stage en anglais. Je peux aussi vous transmettre un résumé des CVs de ces étudiants pour que vous puissiez voir comment ils pourraient intégrer votre organisation.
Je reste à votre disposition,
Thierry Verlynde, Directeur Scientifique – Master of Science – Project and Programme Management & Business Development, SKEMA Business School
Participez à la session Parisienne de cet événement du partenaire de DantotsuPM
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Je suis très heureux de renouveler pour la 3ème Année consécutive avec Agnès Laville, PMP®, Responsable pédagogique de Méta Projets Management et Nathalie Menadjelia, Responsable de la Relation Clients notre partenariat entre Méta Projets Management et Le Blog du Management de Projet : DantotsuPM
Agnès et Nathalie, Directrices de MPM
Agnès Laville, témoigne sur l’intérêt de ce partenariat :
«C’est un travail de recherche et de veille qui facilite la vie de tout professionnel s’intéressant au Management de Projet mais également un gain de temps considérable que nous offre Michel à travers son blog. Des nouvelles, des liens, de l’actualité, des articles de fond,… tout y est ! Charge à chaque lecteur d’y trouver, d’en retirer et d’en exploiter l’essentiel au service du développement de ses propres connaissances ».
L’actualité de Méta Projets Management s’annonce riche en nouveautés pour la rentrée 2014.
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De nouvelles formations, de nouvelles certifications en passant par de nouveaux modules en E-Learning offrant chacun des PDU’s pour les détenteurs de certifications du PMI® ainsi qu’un déploiement de sa présence dans de nouvelles régions en France et à l’étranger ce qui permettra d’offrir un calendrier de formations inter-entreprises diversifié, étendu, réparti sur tout le territoire (Lyon, Paris, Grenoble, Toulouse, Marseille) et dans quelques pays où la demande s’est accrue (Londres, Bruxelles, Dubaï, Genève).
On retrouve bien sûr dans le catalogue les modules Best Sellers et également les nouveautés :
Le Management de Projet Agile et l’Agilité Organisationnelle de la sensibilisation jusqu’aux modules avancés,
La résolution de problèmes complexes en situation de conduite de projets,
La psychologie de l’engagement ou comment passer de l’intention à l’action ! … et par là même obtenir l’engagement des parties prenantes dans les projets,
Savoir négocier avec les parties prenantes d’un projet,
Des journées de sensibilisation jusqu’à l’approfondissement en Management de Projet à travers des Serious Games,
Des ateliers de révisions des certifications du PMI®,
Des ateliers de mise en œuvre opérationnelle du PMBOK® dans les projets…
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le site web de Méta Projets Management : www.metaprojets.com
A bientôt !
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Personal comment: While this report is interesting, I wish it would dive deeper next time into how the Agile principles can help address some situations where the fuzziness of the business requirements is high.
Learn more about the struggles faced by organizations and the way forward in the latest Pulse report.
The report identifie 2 key skills to develop !
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Le PPM d’accord, mais avec quels objectifs, intérêts, challenges et retours sur investissements (ROI) par Sébastien COGNET, Directeur Marketing & Offres, ISPA Consulting
Lors de la dernière journée du management de projet chez Microsoft en 2013, nous avions eu le plaisir de recevoir Sébastien Cognet.
Comment parler de projets aujourd’hui sans parler de Management de Portefeuilles de Projets (PPM) ? Ce processus, ou concept, ou discipline, est pourtant majeur pour les projets. Dans les organisations innovantes, il décide de leur naissance, leur(s) révision (s) ou parfois leur mort…
Mais justement qu’est-ce que le PPM, quels en sont les objectifs, quel en est l’intérêt pour une organisation ?
Une fois ces points éclaircis, nous nous sommes intéressés aux retours sur investissements (ROI) d’une telle démarche et aux challenges auxquels doit faire face une organisation pour «bien faire du PPM ».
notes graphiques de Christelle Fritz
Les gains, générateurs de ce ROI, sont issus de différents axes :
Meilleur utilisation des ressources
Accroissement de la productivité
Amélioration de la qualité projet et de l’analyse des risques
Meilleure visibilité de l’avancement des projets en interne et de la visibilité de l’activité (pour le client)
Réduction du coût en main d’œuvre externe
Prise de décision mieux informée
Élimination de systèmes et applications redondants
Performance individuelle accrue
Sébastien Cognet, ISPA Consulting
Des risques peuvent survenir dans le déroulement de la dynamique PPM, et ont pour conséquences :
Atteinte incomplète ou partielle de certains objectifs, donc réduction des bénéfices associés
Surcoût du projet, donc augmentation de l’investissement nécessaire
Retard dans le projet, donc dans la génération des bénéfices
Lancer une dynamique PPM, demande de répondre à 3 préoccupations :
1. Concevoir une organisation simple et efficace : PMO Central et Instances de décision claires
2. Industrialiser les processus par le déploiement pragmatique de solutions logicielles : Gestion des Demandes, Gestion de Portefeuilles de Projets, Gestion Budgétaire, Management de Projets
3. Animer l’écosystème de pilotage de façon évolutive et adaptée aux besoins de l’entreprise
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Trop souvent les speakers préparant leur intervention commence par leur passion, leur expertise, ou leur réponse à une invitation. Mais que veut votre public ? Et serait-il utile de commencer la préparation d’une prise de parole sur cette question ?
La réponse à la deuxième question est, bien sûr, oui. C’est utile parce que cela concentre votre attention de la bonne façon: sur le public dès le départ. Cela ne signifie pas que vous allez vous plier au public. Cela signifie en fait que vous comprenez qu’une communication n’est pas réussie si elle n’est pas reçue.
La réponse à la première question est plus compliquée. Les spectateurs veulent un certain nombre de choses et des spectateurs spécifiques ont des attentes spécifiques. Mais néanmoins, il est utile de penser aux spectateurs en général pour comprendre ce qu’ils recherchent dans cette heure de magie quand vous prenez le devant de la scène et captez l’attention du public juste pour vous.
Il se trouve que des recherches il y a un certain nombre d’années ont constaté que les spectateurs veulent deux choses principalement d’un orateur : confiance et crédibilité. C’est-à-dire le public veut que vous soyez expert dans votre domaine et capable de générer la confiance avec lui.
La partie crédibilité est facile à comprendre : l’auditoire valorise l’expertise. Naturellement, les spectateurs veulent que vous sachiez de quoi vous parlez. Simple.
Mais comment créez-vous la confiance ?
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C’est une connexion plus délicate à établir. La confiance, après tout, demande du temps. Si nous devons vraiment avoir confiance l’un en l’autre, nous devons nous voir pendant des semaines au moins, ou des mois ou des années et dans beaucoup de différentes sortes de situations, pour que nous puissions établir des antécédents et une expérience l’un avec l’autre. De cette façon, nous pouvons en venir à avoir confiance l’un en l’autre et savoir que nous allons toujours faire ce que nous disons.
Vous n’avez pas le luxe de disposer de beaucoup de temps avec un public, alors, au lieu de cela, vous devez les transportez à travers une expérience qui les transforme. Vous devez les faire changer d’avis. Alors, ils auront confiance en vous parce qu’ils auront réfléchi d’une nouvelle manière et vous en serez la cause.
Ainsi la première question à vous poser quand vous préparez une intervention en public est la suivante. Le public veut avoir confiance en moi et me trouver crédible.
Comment vais-je démontrer de l’expertise et les faire changer d’avis sur quelque chose – et quel est ce sujet, point de vue, ou idée ?
Nous aurons confiance en vous si vous pouvez nous faire penser d’une nouvelle façon.
Les spectateurs attendent aussi deux ou trois autres choses de leurs speakers. Les spectateurs veulent être distraits, mettez un peu de « fun » dans votre discussion sérieuse sur les leçons économiques du Weimar en Allemagne, ou l’Invasion des Mongols, ou le leadership de nos jours.
Ils veulent aussi une expérience, quelqu’un qui les fait se sentir spéciaux pendant cette heure. Comprenez comment vous pouvez être différent des autres intervenants et offrir au public quelque chose qu’ils ne peuvent pas obtenir de toute autre personne qui parle par exemple des médias sociaux. Comprenez comment vous allez être authentiquement et uniquement vous.
Les spectateurs veulent aussi quelque chose du speaker qu’ils ne peuvent pas obtenir de son livre, de sa vidéo ou de toute autre source en ligne. Demandez-vous : que vais-je offrir pendant la session en personne qui soit unique, non reproductible et fasse partie de cette expérience en présentiel ? De cette manière, les membres du public peuvent croire que ça valait le coup. Qu’ils ont pris une décision intelligente en allant assister à l’événement en direct. Comme notre monde devient de plus en plus virtuel, cette question devient de plus en plus importante.
Établissez la crédibilité grâce à votre expertise. Établissez la confiance avec votre capacité à faire changer d’avis les participants sur quelque chose qui leur importe. Distrayez votre public. Donnez-leur quelque chose qu’ils peuvent obtenir seulement de vous. Et donnez-leur quelque chose qu’ils ne peuvent pas trouver en ligne ou dans un livre – quelque chose de vécu. C’est cela, que que veulent les spectateurs.
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