Bonjour, ceci n’est pas directement lié au métier de chefs de projets mais nous (PMs) réalisons tant de communications (en particulier) visuelles que j’ai pensé que ce pointeur pourrait vous être utile.
Étiquette : tips
Webinars : 8 façons d’en maximiser les bénéfices personnels
Webinars – 8 ways to maximise personal benefit
http://www.agilechangemanagement.co.uk/blog/webinars-8-ways-maximise-personal-benefit par Melanie Franklin
Les Webinaires sont devenus partie intégrale de notre développement professionnel et tandis que la technologie s’est améliorée ainsi que la compétence des présentateurs, on offre peu de support à ceux qui dans les faits appellent. Je donne régulièrement des webinaires et je participe à d’autres. Alors, voici mes 8 points majeurs pour rendre l’heure que vous y consacrez aussi bénéfique que possible.
Astuces pour webinaires
Quand vous avez vu le sujet du webinaire, il vous a intéressés suffisamment pour que vous vérifiez votre calendrier Outlook et vous inscriviez. Plutôt qu’alors juste recevoir une infime alerte juste 15’ avant le démarrage de ce webinaire, considérez les choses suivantes :
1 semaine avant le webinaire
1. Faites des recherches sur l’intervenant en vérifiant son site Web ou profil en ligne afin d’obtenir une compréhension de sa perspective.
2. Cliquez sur les liens vers des matériels qu’ils ont publié et qui se rapportent au sujet.
15 minutes avant le webinaire
3. Ne soyez pas dérangé. Allez quelque part où vous pouvez écouter sans interruption et arrêtez votre courrier électronique pour ne pas être tenté par le multitâche.
Pendant le webinaire
4. N’essayez pas de tout noter : l’enregistrement du webinaire ou les diapositives seront mis à votre disposition après l’événement. Asseyez-vous et capturez l’essence de ce qui est dit. Créez peut-être une « mind map » ou une liste des points clés.
5. Notez les questions qui vous viennent à l’esprit comme le présentateur parle et tapez-en au moins une dans la fenêtre de discussion avec le présentateur pour qu’il y réponde en fin webinaire
30 minutes après le webinaire
6. Montrez à vos collègues, chefs et autres membres de votre communauté de travail que vous investissez du temps dans votre domaine. Écrivez un bref résumé de ce que vous avez appris de l’événement et faites-le circuler auprès de vos collègues et de votre réseau. Dans le cadre de votre résumé, attachez l’URL de l’enregistrement pour ceux qui n’y étaient pas.
7. Connectez-vous avec le présentateur sur LinkedIn pour bénéficier de davantage de nouvelles de leur part.
8. Envoyez votre résumé au présentateur ou écrivez une référence pour eux sur LinkedIn car ceci améliore votre profil tout autant que le leur.
Dédiez 2 heures à cet exercice
Comme vous pouvez le constater, s’engager pour un total de deux heures pour une heure de webinaire demande un peu de planification. CEPENDANT, les bénéfices que vous pouvez en retirer personnellement peuvent être considérables. Vous commencerez à devenir la personne qui est « connectée » au monde extérieur et bientôt votre réseau commencera à compter sur vous pour les conseiller sur tout un panel de sujets.
Webinaires à venir (et passés) indiqués sur ce blog et ayant donc trait au management de projet sous toutes ses formes.
Simples, petits et pratiques, les mini-guides de Michael Gentle pour les grands voyageurs internationaux
Les Smart Info Guides pour voyager plus sereinement !
Merci Michael pour ces Smart Info Guides, j’aurais bien aimé les posséder il y a déjà une quinzaine d’années quand je voyageais tant de par le monde sur des projets internationaux !
Tous les chefs de projets, managers et autres professionnels qui travaillent dans un contexte international connaissent la casse-tête de trouver une date qui convienne pour qu’une équipe géographiquement distribuée se rencontre. Idem pour planifier des interruptions de service les moins perturbatrices possible dans les grands groupes internationaux: calendrier de maintenance, de mises à jour, de mise en production, etc…. à planifier sur tout une année…
Il existe bien sûr des sites internet pour les jours fériés mais ils présentent souvent les lacunes suivantes:
- les informations sont incomplètes (ne couvrent pas le monde entier)
- ils donnent absolument tous les jours fériés y compris ceux qui ne sont pas chômés (le mini-livre de Michael réalise ce filtre pour ne nous donner que les jours où les entreprises et les commerces sont généralement fermés)
- ils ne tiennent pas toujours compte des jours fériés locaux (Espagne, Suisse, Allemagne, Canada…). Genève peut être en vacances mais pas Lausanne, ni Bâle ni Zurich par exemple
- l’ergonomie propose le plus souvent une vision jour par jour ou pays par pays plutôt qu’annuelle: difficile de s’en servir pour planifier
- l’information n’est pas toujours fiable. Michael a choisi de pallier à cela en achetant ses données au fournisseur de données, Q++ qui fournit ces données aux banques, assurances, compagnies aériennes, éditeurs d’agenda, etc.
De plus, 2 vues sont proposées: une par pays très simple et une vue par date qui indique tous les pays qui sont en vacances un jour donné. Ces deux vues apportent une forte valeur ajoutée aux équipes et chefs de projets internationaux.
Alors:
- Ne vous laissez plus surprendre par des jours fériés dans d’autres pays.
- Déterminez le meilleur moyen pour aller au centre ville depuis l’aéroport.
- Sachez quels événements privilégier – ou éviter – lors de vos voyages.
Voici une dizaine d’euros qui seront bien vite amortis ne serait-ce qu’en un voyage en utilisant le meilleur moyen de se rendre depuis l’aéroport jusqu’au centre ville, ce qui relève souvent du casse-tête dans un pays que l’on ne connait pas.
Je suis personnellement convaincu de leur utilité pour les managers, informaticiens et chefs de projets internationaux !
Profitez-en pour relire ce précédent billet de Michael Gentle sur un tout autre sujet… capitaliser les coûts de développement logiciels des méthodes SDLC à Agile
mettez les sujets difficiles sur la table
Il est facile d’être critique envers les leaders qui ne peuvent pas regarder les choses en face, mais en vérité, la plupart d’entre nous s’engagent dans le déni à un moment ou un autre, la plupart du temps sans le savoir.
Embed from Getty ImagesPour encourager un meilleur examen des sujets difficiles, trouvez des façons d’encourager le dialogue quand des problèmes complexes sont sur la table. Le déni va moins probablement se matérialiser quand les équipes regardent la situation sous de multiples angles, challengent à la base des suppositions et se forment une meilleure image de ce que se passe vraiment.
Aussi, ne supposez pas que tous voient le monde par le même prisme que vous. Les faits et données sont souvent ouverts à interprétation et les personnes ont des critères d’analyse sous-jacents différents.
Nous mettons tous en exergue certaines choses et en oublions d’autres, selon nos expériences passées, notre personnalité et notre tolérance à l’inconfort.
Adapté de “The Dangers of Denial” by Ron Ashkenas.
Calendrier des jours fériés France pour MS Project
La version française de Project est utilisée dans plus de 20 pays francophone ou francophiles.
Téléchargez gratuitement un calendrier au format Project 2013 avec tous les jours fériés en France de 2012 à 2021, sur le site suivant : http://www.e-labor.fr/download.php
Merci à Didier Maignan pour le pointeur
le coup du McDo
La Théorie du McDo
http://www.betterprojects.net/2013/05/mcdonalds-theory-what-i-learned.html par Ted Hardy
J’utilise un truc avec mes collègues quand nous essayons de décider où manger pour le déjeuner et que personne n’a d’idées : Je recommande d’aller au McDo.
Une chose intéressante se produit. Tout le monde reconnaît unanimement que nous ne pouvons absolument pas aller chez McDonald et de bien meilleures suggestions de déjeuner apparaissent.
Magie !
Allons ici. Non plutôt plutôt là…
La prochaine fois qu’une partie prenante ne vous donne pas de réponse, envisagez de lui en donner une. Choisissez-la vraiment mauvaise. Si terrible qu’elle les fera presque quitter la pièce. Observez-les se concentrer et essayer et vous donner la réponse que vous vouliez en premier lieu. Appréciez ce résultat à sa juste valeur.
comment maintenir le momentum ?
Projectmanager.com
Au début d’un projet il y a normalement une bouffée massive d’énergie et vous pensez que vous faites des tas de progrès. Mais cela peut ralentir. Si vous voulez atteindre vos objectifs, vous avez besoin de savoir…
…comment garder le momentum
Gardez toute votre équipe efficace avec ces simples astuces.
Astuce #1 : Donnez des délais réalisables
Avoir tout fini d’ici à vendredi ? C’est beaucoup demander. Alors, donnez des délais aux membres de l’équipe qui soient réalisables. En fait, il est encore meilleur de les impliquer dans la détermination des délais. S’ils s’engagent à compléter une tâche par une date spécifique, ils vont plus probablement l’atteindre que si vous leur avez donné une date.
Découpez les grandes tâches en tâches plus petites pour que chaque sous-partie ait sa propre date de fin. Ceci rendra aussi les délais plus réalisables et plus faciles de contrôler.
Astuce #2 : Suivez la progression
Vous pourrez voir dans quelle mesure que vous faites des progrès sur votre projet si vous contrôlez le statut de chaque tâche. Ce contrôle vous aidera aussi à voir si quoi que ce soit (ou quelqu’un) est en train de ralentir, vous permettant de leur parler de maintenir le momentum. Utilisez des informations en temps réel pour vérifier le progrès sur les tâches et vous assurer que tout avance.
Bien sûr, vous avez besoin d’un plan envers lequel mesurer le progrès, assurez-vous donc que vous avez toutes les tâches et des dates d’achèvement proposées annotées pour vous pour vérifier contre.
Astuce #3 : Partagez votre progrès avec d’autres
Il ne suffit pas que vous sachiez quels progrès sont réalisés. Pour que d’autres dans l’équipe sentent qu’ils atteignent leurs objectifs de projet, tout le monde devrait être mis au courant de la progression du projet. Ceci est facile de faire avec ProjectManager.com. Vous pouvez rapidement produire des rapports pour montrer la progression par rapport à l’échéancier et les partager avec l’équipe entière en seulement quelques clics.
La capacité de voir que le projet avance est un excellent motivateur et aidera l’équipe à continuer à aller de l’avant vers ces buts finaux.
Astuce #4 : Célébrez les succès
Ne faites pas attendre jusqu’à la fin du projet de célébrer les succès ! Trouvez quelques moments pendant le projet quand quelque chose a été réalisé qui vaut la peine d’être mentionné et célébrez ceci. Par exemple, la fin de la phase de test quand vous avez un produit qui est prêt pour la livraison, ou l’achèvement d’un gros morceau pendant la conception. Ce que vous célébrez n’a pas vraiment d’importance tant que c’est lié avec le projet d’une façon ou d’une autre et que vous pouvez utiliser cette opportunité pour démontrer quels progrès sont réalisés et ce qu’il reste à faire. Même de petites célébrations motivent les membres de l’équipe qui vous aideront à leur tour à piloter le projet vers sa réussite.
Astuce #5 : ne chargez pas trop la barque
Un projet massif peut intimider tout le monde sur l’équipe et vous pourriez constater que le travail ralentit parce que les gens se sentent écrasés. Divisez votre projet en phases plus petites et livrez-les un peu à la fois. Ceci peut aider à structurer le travail en composants réalisables et plus faciles à manager. Si c’est moins intimidant, l’équipe sera plus confiante de progresser.
Sur ce même sujet:
quelles sont réellement vos tâches professionnelles les plus importantes ?
La passion et les compétences seules ne suffisent pas à garantir le succès, mais analyser périodiquement les facteurs majeurs de succès de votre job peut vous aider à y parvenir.
Pour vous y préparer, commencez par vous attaquer aux tâches qui sont les plus essentielles au succès de votre carrière.
Demandez-vous : « Si je commençais ce job seulement aujourd’hui, quelles seraient les 2 ou 3 tâches les plus critiques pour y exceller ? »
Évaluez maintenant l’écart entre vos compétences actuelles et ces 2-3 tâches critiques.
De quelle formation ou développement de compétences avez-vous besoin ?
Concentrez-vous sur un plan qui vous permettra accroître ces compétences et passez au moins 70 % de votre temps là-dessus.
Pour garder vos trois tâches au cœur de votre focus, écrivez-les noir sur blanc et regardez votre liste avant d’accepter toute demande sur votre temps.
Enfin, réévaluez vos tâches primordiales sur une base régulière et mettez votre liste à jour.
Adapté de “Ce que vous devriez vraiment faire” : What You’re Really Meant to Do de Robert Steven Kaplan, auteur du livre « What to Ask the Person in the Mirror ? »
Quelques billets à lire ou relire sur ce sujet:
chefs de projets, n’oubliez pas de dormir !
Le samedi 21 Mars est la Journée Mondiale du Sommeil, planifiez et préparez-vous pour cet événement !
Jessa Gamble : Notre cycle de sommeil naturel
Dans le monde actuel, afin de trouver l’équilibre entre l’école, le travail, les enfants et le reste, la plupart d’entre nous sommes loin d’avoir les huit heures de sommeil recommandées. En examinant les évidences scientifiques derrière notre horloge biologique interne, Jessa Gamble révèle le surprenant et substantiel programme de repos que nous devrions observer.
Russell Foster: Pourquoi dormons-nous ?
Russell Foster est un neuroscientifique circadien : il étude les cycles de sommeil du cerveau. Et il s’interroge : Qu’est-ce que nous savons du sommeil ? Pas grand chose, en fait, pour une « activité » qui consomme un tiers de nos vies. Dans cette conférence TED, Foster partage trois théories populaires expliquant pourquoi nous dormons et pourfend quelques mythes à propos du nombre d’heures de sommeil dont nous aurions besoin à différents âges. Il laisse aussi entrevoir des utilisations nouvelles du sommeil comme un indicateur de la santé mentale.
5 Étapes pour mettre à jour plus rapidement votre statut de Projet
selon le blog de Projectmanager.com
Les mises à jour de statut de projet prennent beaucoup de temps à assembler et à préparer. Combien de temps sauveriez-vous si vous pouviez le réaliser plus rapidement ? Vous pouvez y parvenir sur votre projet avec ces 5 étapes…
L’utilisation de ces astuces vous aidera à obtenir des rapports d’état d’avancement de votre équipe beaucoup plus rapidement.
Étape 1 : définissez un échéancier
Faites en sorte qu’il soit très facile pour les membres de votre équipe projet de se souvenir de quand ils doivent vous fournir une mise à jour de statut en respectant jour et horaire. Avez-vous besoin d’une mise à jour chaque vendredi après-midi ? Un mercredi sur deux au matin ? Cela n’a pas d’importance du moment que c’est régulier et bien communiqué. Ceci permettra aux membres de l’équipe d’entrer dans une routine. Ils peuvent préparer leur mise à jour de statut à l’avance car ils savent quand il sera exigé.
Étape 2 : Utilisez des informations en temps réel
Cela demande plus longtemps aux membres de l’équipe de préparer leur mise à jour de statut s’ils n’ont pas accès aux informations en temps réel. Assurez-vous donc qu’ils peuvent utiliser des données en temps réel pour préparer leur mise à jour !
L’utilisation de logiciel comme ProjectManager.com qui peut capturer des informations de tâches en temps réel signifie qu’ils auront l’accès à tout ce dont ils ont besoin d’un claquement de doigt. Ils pourront assembler leurs mises à jour plus rapidement et donc vous les obtiendrez aussi plus rapidement.
Étape 3 : Fournissez des modèles
Si vous voulez que des membres de l’équipe vous informent sur certaines informations ou selon un certain format, rendez cela facile à faire pour eux en leur donnant un modèle à utiliser. Chaque semaine ils peuvent simplement éditer la dernière version de votre modèle et la mettre à jour avec les dernières avancées.
Vous obtiendrez toujours les données que vous voulez et ils n’auront pas à trop réfléchir à quoi vous envoyer! Cela vous sauvegardera aussi du temps à les relancer quand ils oublient d’inclure quelque chose de vraiment important, car ils auront ces têtes de chapitre dans le modèle pour les aider à se rappeler de quoi vous avez besoin.
Étape 4 : envoyez des rappels
Utilisez le management des tâches et les envois de rappel par courrier électronique en utilisant votre logiciel de management de projet pour demander aux membres de l’équipe de compléter leurs mises à jour de statut à l’heure. Vous pouvez configurer une tâche récurrente dans leur liste de choses à faire pour qu’ils n’aient jamais l’excuse d’avoir oublié !
Si vous pouvez automatiser l’envoi de ces courriers électroniques de rappel, faites-le aussi. Cela marche bien avec les membres de l’équipe qui voyagent beaucoup et pourraient avoir besoin d’un rappel par courrier électronique. Plus vous pouvez automatiser, plus facile ce sera pour vous et plus vous aurez de chances que votre équipe vous envoient leurs mises à jour de statut à temps.
Étape 5 : suivez, suivez, suivez
Ceci n’est pas la meilleure façon d’obtenir des mises à jour rapidement, mais ça peut marcher si vous devez faire entrer un membre spécifique de l’équipe dans une routine vertueuse ! Relancez pour les rapports que vous n’obtenez pas dans les temps agréés. Puis relancez-les de nouveau. Et de nouveau! Faire de vous-même une nuisance ne vous gagnera pas le prix du chef de projet le plus décontracté, mais vous obtiendrez ce que vous voulez au final et la prochaine fois, il y a bon espoir que le membre concerné de l’équipe y réfléchira à deux fois avant de laisser passer le délai d’envoi de sa mise à jour de statut.
Le management des tâches et les fonctionnalités de stockage de documents d’outils en ligne tels que ProjectManager.com vous permettent de facilement rationaliser le management des mises à jour de statut de votre équipe. Vous pouvez leur prévoir des tâches, configurer des rappels et partager des modèles.
Project Management Documents free templates
I found this web site that provides free templates organized according to PMBOK process groups. Templates are a first step into project management processes and often the easiest way to learn all about project management with concrete models. All templates are provided free of charge. Check them out and let our readers know what you think.
simplifions le processus de validation de document
Les chefs de projet ont assez souvent des documents à préparer et à valider avant diffusion.
Voici un processus très simple qui permet de structurer son approche.
- Préparer le document en réfléchissant à sa raison d’être, ses lecteurs et son usage futur
- Revoir le document avec qui de droit (équipiers, management, fournisseur…)
- Mettre à jour le document en fonction des retours reçus
- Approuver ou obtenir l’approbation du document
- Communiquer le document et en ranger une copie en « lieu » sûr
épeler comme un pilote peut s’avérer fort utile dans un projet international
Dans les premiers contacts avec mes équipes projet distribuées sur plusieurs pays ainsi que pour mes déplacement à l’étranger (réservations d’hôtels, taxis, hotlines, avions…), il m’arrive souvent de devoir épeler mon nom pour qu’il soit correctement orthographié.En fait, cela m’arrive aussi en France car « oPerto » est souvent entendu « oBerto »…
Voici un petit truc qui vous sera utile si votre nom, comme le mien, n’est pas toujours facile à capter pour une oreille « étrangère ».
Je me retrouvais donc souvent à épeler mon nom en anglais avec plus ou moins de succès: OPERTO = o – pi – i – ar – ti – o
Alors que toute confusion peut-être facilement éliminée: OPERTO = Oscar – Papa – Echo – Romeo – Tango – Oscar
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Lettre |
Aviation Internationale et OTAN |
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A |
Alfa |
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B |
Bravo |
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C |
Charlie |
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D |
Delta |
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E |
Echo |
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F |
Foxtrot |
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G |
Golf |
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H |
Hotel |
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I |
India |
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J |
Juliet |
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K |
Kilo |
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L |
Lima |
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M |
Mike |
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N |
November |
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O |
Oscar |
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P |
Papa |
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Q |
Quebec |
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R |
Romeo |
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S |
Sierra |
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T |
Tango |
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U |
Uniform |
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V |
Victor |
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W |
Whisky |
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X |
X-ray |
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Y |
Yankee |
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Z |
Zulu |
Autres trucs et astuces:
- résolution de problème en 7 étapes
- ciselez votre empreinte personnelle
- 18 entrées en matière pour rendre vos conversations plus faciles lors d’événements de réseautage
- 8 astuces pour manager les coûts de projet (B.A.-BA très utile)
- Comment le PM devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ?
résolution de problème en 7 étapes
Cela peut paraître simple, pourtant ce sont bien les 7 étapes pour résoudre un problème:
-
Partenaire de DantotsuPM Définir précisément le problème
- Décrire la situation actuelle, collecter les données et composer l’équipe
- Identifier/Analyser/Confirmer la raison, la cause « racine » avec des faits concrets
- Implémenter (piloter/essayer) une ou plusieurs solutions
- Évaluer les résultats
- Standardiser les méthodes qui marchent
- Communiquer les résultats obtenus / Leçons apprises
Bon, « yaplusqua »…
Pour aller un peu plus loin sur le point 3 « Identifier les causes racines » :
ciselez votre empreinte personnelle
Focus Your Personal Brand
www.learntoinfluence.com/focus-your-personal-brand Colin Gautrey
Les sociétés dépensent des sommes faramineuses pour positionner leur marque dans l’esprit de leurs clients et publics. Combien dépensez-vous sur vous-même ?
Beaucoup de personnes préconisant le développement de votre « Marque Personnelle » suggéreront que vous deviez développer une phrase personnelle qui capture l’attention ou une « tag line », un slogan. Rien de mal à ça, sauf certains peuvent trouver l’exercice très difficile sans compétences spécifiques en marketing ou éditorialistes.
A la place, une façon rapide et facile de réaliser un progrès pratique est …
Trouvez trois mots que vous voudriez que d’autres aient à l’esprit quand ils pensent à vous- Rendez-les aussi excitants que possible pour vous (éditez avec un thésaurus)
- Vérifiez que vous pouvez vivre en accord avec ces mots
- Chaque jour, pensez à une chose que vous pouvez faire pour augmenter la probabilité que ces mots viennent à l’esprit des autres quand ils pensent à vous
Des exemples issus de coaching récents incluent :
- Implacable, Engageant et Expert;
- Challenger, Accessible et Amusant.
Notez comment la combinaison de ces mots fonctionne pour modérer les impressions négatives.
18 entrées en matière pour rendre vos conversations plus faciles lors d’événements de réseautage
18 Easy Conversation Starters For Networking Events
http://www.careerealism.com/conversation-starters-networking-events
Je pense que l’une des choses les plus difficiles lors des événements de réseautage est tout simplement d’entamer une conversation avec quelqu’un sans se sentir maladroit.
Approcher quelqu’un de nouveau peut être stressant, mais cela n’a pas à l’être.
Alors, quelles façons naturelles et faciles de briser la glace ? Voici quelques trucs et astuces :
Allez piocher au buffet
En faisant la queue pour la nourriture, commencez à bavarder avec la personne à côté de vous. Ceci est une bonne occasion de commencer une conversation parce que vous avez déjà quelque chose en commun : la nourriture. Tout le monde pense la même chose : Que vais-je essayer ? Qu’est-ce qui paraît bon ?
Donc, au lieu de juste rester debout en silence, commencez une conversation. Voici quelques entrées en matière pour cette situation :
- « Oh mon dieu, tout semble si bon … Que choisir ? je ne suis pas sûr! Qu’en pensez-vous ? «
- « Miam-miam, ils ont du ___! L’avez-vous jamais essayé ? »
- « Hmm, je suis pas de ce qu’est ce plat … le sauriez-vous ? »
Qui sait, vous pourriez quitter le buffet avec une meilleure assiette de nourriture ET un nouveau contact! Pour moi, c’est du gagnant-gagnant.
Trouvez un solitaire
Si vous voyez quelqu’un seul dans un coin, tenant sa boisson et paraissant malheureux, n’ayez pas peur de vous approcher et de vous présenter. Typiquement ces personnes ont besoin d’un peu d’aide pour engager la conversation.
Voici quelques brise-glace :
- « Mon dieu, ces événements de réseautage peuvent être si animés. Cela vous ennuierait-il que je vous rejoigne ici où c’est un peu plus tranquille ? »
- « Ouah, il y a plein de gens ici! La nourriture doit être bonne, non ? »
Si quelqu’un est seul, il ou elle se sent probablement inconfortable ou peu confiante. Si vous initiez la conversation, cela pourrait les faire se sentir plus détendus et enclins à se connecter.
Complimentez-les
Tout le monde aime les compliments, particulièrement quand ils se sentent peu sûrs d’eux (et beaucoup de personnes se sentent ainsi en assistant aux événements de réseautage). Si vous avez du mal à commencer une conversation avec quelqu’un, trouvez une chose sur laquelle faire un compliment.
Voici certaines idées:
- « Ah, cette boisson semble intéressante. Qu’est-ce ? «
- « Belles chaussures ! Où les avez-vous achetées ? »
Discutez sport
Les gens aiment parler de sport. Si vous êtes un sportif, utilise-le à votre bénéfice !
Vous voyez quelqu’un porter une casquette de Reds Sox ? Dites quelque chose comme, « je vois que vous êtes fan des Red Sox ? Avez-vous vu la partie hier ? »
Vous entendez un groupe de personnes parler du match d’hier soir ? Montrez votre intérêt dans la conversation en disant quelque chose comme, « parlez-vous de …… ? », puis suivez le mouvement.
Dites juste bonjour
Parfois, la façon la plus facile de rencontrer quelqu’un est d’offrir une poignée de main et de dire, « Bonjour, je suis Peter ». Présentez-vous vous-même simplement avec un sourire et un brin de confiance peut faire des merveilles.
Entretenez la conversation
Je sais ce que vous pensez. Oui, oui, c’est bien bel et bon, mais comment puis-je poursuivre la conversation après la question initiale ?
C’est facile! Discutez de quelque chose d’autre que vous avez en commun : l’événement lui-même! Voici quelques idées:
- « Je suis Gina, à propos, heureuse de vous rencontrer … »
- « Est-ce votre première fois à l’un de ces événements ? »
- « Et au fait, comment avez-vous entendu parler de cet événement ? »
- « Quel excellent endroit pour un événement, n’est-ce pas ? étiez-vous jamais venu ici auparavant ? »
Après cela, essayez d’en apprendre davantage sur eux. Les questions peuvent inclure:
- « êtes-vous de la région ? »
- « Dans quel domaine exercez-vous ou essayez-vous d’entrer ? »
Étape suivante : faites-les parler. Souvenez-vous, les gens aiment généralement parler d’eux-mêmes. Puis, une fois qu’ils vous disent ce qu’ils font, posez-leur des questions. En voici quelques-unes :
- « C’est très intéressant… »
- « Qu’est-ce qui vous a amené dans ce domaine professionnel ? »
- « Qu’aimez-vous dans votre travail ? »
- « Pourquoi êtes-vous spécifiquement intéressés par cette industrie ? »
BONUS : Votre stratégie de sortie
Il est temps : votre boisson est vide et vous êtes prêts à passer à autre chose. Quand la conversation commence à tirer à sa fin, n’essayez pas de la faire durer. Souvenez-vous, vous devez vous mélanger et rencontrer, ne vous enchaînez pas à une personne toute la soirée.
Si vous voulez quitter une conversation, essayez une de ces approches :
- « Bien, je vais aller chercher un peu de _______ maintenant que la queue s’est un peu réduite. C’était un plaisir de vous rencontrer ! «
- « Avez-vous déjà rencontré Lisa ? Elle travaille aussi dans votre industrie. Je suis sûr vous aurez tous les deux l’abondance de sujets sur lesquels échanger. Je dois dire bonjour à quelqu’un, mais je reviendrai. »
- « Eh bien, je pense qu’il est le temps pour moi de partir. J’aimerais cependant vous reparler. Puis-je vous demander votre carte de visite ? «
Free Agile Charts by Scrumage
I’ve bumped across the attached charts produced by Scrumage that you may find useful for your Agile projects:
- Excel Agile Charts: http://scrumage.com/blog/2013/04/agile-charts-for-ms-excel/
- Classic Agile Charts: http://scrumage.com/blog/2012/10/free-agile-chart-templates/
- Google Spreadsheet Templates for the Management of Agile Projects: http://scrumage.com/blog/2012/08/agile-charts-part-2/
Have a look and let us know if these are useful and if you have others to share.
Comment le PM devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ? (R)
How Should the PM Handle a Dominator During a Team Meeting?
http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/how-should-the-pm-handle-a par Dana Pigford Brownlee
Que Faire Quand Quelqu’un Domine la Discussion ?
Le Problème :
Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”. C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux!!), que faire ? ? ?
Essayez ces techniques.
- Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres (par exemple “Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”)
- Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste. (Par exemple “Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois vendeurs en tant que liste des vendeurs retenus…est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrirons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Que pensent les autres ?”)
Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur plutôt de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It. Demandez alors à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’ils ont écrits.
- Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table (faire un tour de la table en demandant à chaque personne partager un commentaire) et démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur (par exemple “c’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant avec Gilles…”)
- Adressez-vous directement à quelques personnes qui n’ont rien dit (par exemple “Michel, quelles sont vos idées sur cette question ?”)
- Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur (“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés, mais je voudrais être sûr que nous les entendions.”)
- Cassez le groupe en paires ou trios et laissez-les discuter une question dans ces groupes plus petits avant d’entamer une discussion du groupe
- Obtenez l’accord de votre équipe pour utiliser un objet physique (par exemple une éponge comme un ballon) pour équilibrer la discussion. La personne tenant le ballon s’exprime puis doit passer le ballon quelqu’un d’autre une fois qu’ils ont fini leur point.Pour plus d’astuces et techniques, visitez Www.meetinggenie.com
L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite des projets (R)
Par Neil Stolovitsky, Consultant Senior en gestion de projets en mars 2010. Vous trouverez ici l’original en anglais de son article sur le site Australien de Project Perfect.
Et sa traduction intégrale en Français sur la section « livres blancs » du site de Genius Inside.
Comme l’auteur, Neil, le fait très justement remarquer, au cours de la vie du projet, le chef de projet produit de nombreux documents tels que plan projet, prévisions d’utilisation des ressources, budget, études de faisabilité, contrats fournisseurs, états d’avancement, gestion des risque, revues d’implémentation, demandes de changement, minutes de réunions…
La manière dont les documents sont gérés par le Chef de Projet est souvent un facteur clé de succès, ou d’échec du projet. D’où l’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour les Chefs de Projets et son incidence sur la visibilité projet et son utilité dans la gestion des changements.
Le rôle des documents projet
Le concept de la planification est, par nature, destiné à atténuer et gérer l’inattendu. Les documents projets jouent un rôle central pour le développement du planning, et également pour communiquer sur l’avancement et le statut du projet vers toutes les parties prenantes. La façon dont les documents sont gérés permet même de déterminer la maîtrise du PM et sa capacité à répondre aux impondérables.
Les chefs de projets expérimentés et ceux qui bénéficient d’un PMO efficace auront le plus souvent développé un certain nombre de documents standards pour exécuter leurs projets avec excellence dans chacune des phases du cycle de vie des projets :
1. Définition du projet – La charte du projet est au cœur de cette phase de démarrage. Ce document détaille les objectifs et fournit les indicateurs de performance critiques pour réussir le projet.
2. Planification du projet – Dans cette étape, les responsables du projet planifient les activités, s’efforcent d’anticiper les risques, définissent les étapes et ressources nécessaires. Les documents détaillent le planning, les ressources, les points d’acceptation client et le management des risques.
3. Exécution du projet – Dans cette étape, les mots clés sont : suivi et réactivité. Ici les documents du projet capturent les données réelles, les comparent au prévisionnel et le planning est mis à jour. Le suivi des coûts, temps passés, dates, incidents et l’avancement sont documentés dans cette étape.
4. Clôture du projet – Les documents de cette étape détaillent les problèmes non encore résolus, les livrables, les résultats du projet, les processus et meilleures pratiques à utiliser dans le futur : les leçons apprises.
Les risques d’une mauvaise gestion documentaire
Gratte-papier ! Bureaucrate ! Aucun chef de projet n’aime se voir affublé d’une telle étiquette. Et, il est vrai qu’il est facile de tomber dans le piège de créer des tonnes de documents qui peuvent aller jusqu’à fausser les jugements et conduire à l’échec. Par exemple, lorsque les documents sont mal gérés, et que des informations pas forcément à jour créent de la confusion ou de la frustration chez les personnes qui cherchent des réponses ou produisent des livrables.
Le premier problème rencontré en gestion documentaire est la donc la quantité d’information, le second sa pertinence (par exemple l’identification des réels points de vigilance), et la mise à disposition des informations pertinentes pour chaque personne partie prenante du projet.
Neil remarque que la plupart des entreprises n’ont pas mis en place de stratégie qui permette de consolider les informations et de gérer la circulation des documents au sein de l’équipe projet. Il en résulte les symptômes suivants:
Manque de visibilité – Les Chefs de Projet et acteurs du projet n’ont pas tous une vision claire de l’avancement des tâches qui les concernent et du statut d’ensemble du projet. Les documents du projet sont traités de manière isolée et sans lien les uns avec les autres. De plus, ces documents contiennent souvent une redondance d’information qui contribue au manque de visibilité.
Faible sécurité – De faibles mesures de sécurité sont en place, sans règles de gestion et sans workflows pour traiter les documents sensibles. Ceci peut conduire à ce que des informations critiques tombent entre de mauvaises mains, et fassent dévier le projet de ses objectifs.
Perte de données – De nombreux services qui managent des projets n’ont pas les processus et la capacité nécessaire de stockage de tous leurs documents. Typiquement, ces documents peuvent facilement se perdre ou ne pas être d’un accès facile et donc contribuer au manque d’intégrité des données, ce qui pourrait être préjudiciable lors de la prise de décision.
Collaboration limitée – Les documents d’un projet (feuilles de calcul, textes…) sont souvent gérés en tant que données non structurées dans des emails, sur les postes de travail individuels ou sur format papier. Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas facilement partagées avec tous les membres de l’équipe projet qui pourraient en avoir besoin, et ne sont pas nécessairement sur le même lieu géographique.
Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.
Quelques éléments pour une solution idéale
Dans un monde idéal, un chef de projet devrait pouvoir accéder au moindre détail des documents de ses projets, tout en retrouvant facilement les informations les plus pertinentes quand cela est nécessaire. Avant d’adopter une stratégie de gestion documentaire, les chefs de projet ont besoin de bien comprendre leur rôle en tant que « Knowledge Worker » . « Chaque « Knowledge Worker » est un “décideur” qui, si par sa position ou sa connaissance, est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité d’une société à fonctionner et à obtenir des résultats » selon Peter Drucker dans son livre « The effective executive »
Lorsque l’on comprend que le succès des projets est intimement lié à la capacité des Chefs de Projets à retrouver les informations pertinentes pour prendre les bonnes décisions, la gestion documentaire ne joue plus seulement un rôle de soutien dans la gestion quotidienne des projets.
Neil explique que les experts en gestion de l’information et en gestion documentaire utilisent les meilleures pratiques de stockage, de gestion, et de suivi des documents afin de renforcer l’entreprise en développant les « Knowledge Worker » qui sont en première ligne dans les sociétés :
Capture de documents – stocker des documents électroniques ou papier de différents formats dans un répertoire unique. Il s’agit surtout de faciliter la recherche des informations pertinentes, ainsi que d’archiver l’historique des données.
Contrôle des versions – avoir des options de réservation/mise à jour, différents niveaux de sécurité afin de contrôler les accès en lecture/écriture et préserver l’intégrité des documents.
Workflows – créer et d’appliquer des workflows personnalisables reprenant les processus et cycle d’approbation des documents de la société.
Reporting et Analyses – échanger des informations entre les documents, comme des consolidations de données afin de créer des rapports et analyses donnant une meilleure visibilité.
Collaboration – partager l’information avec les bons interlocuteurs tout en restreignant l’accès aux autres personnes.
Ces meilleures pratiques sont d’autant plus importantes pour les Chefs de Projets que leur travail quotidien est axé autour de la documentation produite, afin d’assurer le succès des projets dont ils s’occupent.
10 trucs simples et brillants pour les utilisateurs de PC, smartphones et appareils photos digitaux
David Pogue est « personal technology columnist » New York Times, correspondant technique pour CBS News et auteur de nombreux livres de vulgarisation sur la technologie et prise en main de nouveautés dans ce domaine.
Il nous propose dans cette vidéo de 5 minutes des petits trucs pour améliorer notre expérience utilisateur et notre productivité. Je suis presque certain que vous y apprendrez au moins une chose qui vous sera utile à l’avenir. Partagez laquelle en réponse à ce billet ! Et, si vous avez d’autres petits conseils similaires pour vos collègues, lecteurs de ce blog, n’hésitez pas à les partager ici.
Enfin, quand vous trouverez 20 minutes de plus à accorder à David, visionnez son intervention TED de 2006 et pourtant toujours si actuelle (sous-titrée en Français). Il s’y penche sur l’importance de la simplicité dans le design des produits et en particulier de ceux à forte teneur en technologie.
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