How To Improve Productivity With Personal Projects

http://projectmanagementhacks.com/how-to-improve-productivity-with-personal-projects par Bruce Harpham

Un projet personnel d’été, sans rapport avec votre carrière, est une excellente façon de devenir plus heureux et plus productif. Dans ce billet, vous découvrirez les avantages en matière de productivité des projets personnels avec des suggestions pratiques sur par quels domaines commencer. Je définis ici un projet personnel comme un projet entrepris pour la satisfaction, le plaisir et la croissance personnelle plutôt que la carrière ou des raisons business.

Pourquoi les  projets personnels sont-ils importants pour votre productivité ?

Les projets personnels sont une excellente façon d’enrichir votre vie en dehors du bureau. Voici certains des bénéfices que nous percevons en nous engageant dans un projet personnel.

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  Créativité. Daniel Pink explique que de nouvelles informations et expériences sont essentielles pour la croissance de notre capacité créative dans son livre A Whole New Mind. Par exemple, un analyste financier pourrait se mettre à l’aviron ou explorer le monde de l’art pour accroitre ses horizons.

• Diversification des sources de satisfaction. La diversification est un principe depuis longtemps établi dans le monde des investissements financiers. Le côté sombre d’être 100% dédiés à notre travail est que nous pouvons placer sur le succès professionnel tous nos espoirs et rêves de satisfaction. Entreprendre des projets personnels nous donne davantage de sources de satisfaction.

• Réseautage. Rencontrer et apprendre de nouvelles personnes sont certains des plus grands avantages à se lancer dans un projet personnel. Beaucoup de loisirs ont des associations, rencontres et d’autres regroupements de personnes qui se réunissent pour partager leur intérêt commun sur leur passion. Faire la connaissance de nouvelles personnes pour un projet personnel est une excellente manière de cultivez vos connexions éloignées (« What are the three secrets to finding a great job? »), un aspect clé de votre réseau.

• Passer « le test de l’aéroport » lors d’entretiens d’embauche. Dans les entretiens d’embauche, beaucoup d’interviewers utilisent « le test de l’aéroport » pour évaluer l’adéquation culturelle d’un candidat avec la société. Ce test signifie simplement de déterminer si l’interviewer pense qu’elle pourrait vraiment passer quelques heures avec vous dans un aéroport pendant un voyage d’affaires. Si vous pouvez parler uniquement du travail et n’avoir aucun autre intérêt, vous pouvez être perçus comme ennuyeux et échouer à ce test.

Les points ci-dessus clarifient que le développement d’un projet personnel et de centres d’intérêts extérieurs au bureau est bon pour votre carrière et votre perspective sur la vie. Explorons les possibilités de ce que vous pourriez commencer dès cet été.

Option #1 : Apprendre un nouveau sport et développer votre capacité sportive

Pendant de nombreuses années, les activités sportives et athlétiques n’étaient pas un domaine d’intérêt pour moi. Cela a commencé à changer il y a quelques années quand j’ai participé à des courses. L’entrainement pour un événement sportif comme une course ou une compétition est un super projet. Il y a des mesures de succès très claires, d’autres personnes pour se  réunir et la satisfaction de passer la ligne d’arrivée.

• Pour un impact supplémentaire, envisagez de vous faire inscrire pour un événement sportif pour une cause caritative

Option # 2 : Explorer le monde en voyageant

« Le monde est un livre et ceux qui ne voyagent pas n’en lise qu’une page. » – Saint Augustin

Le voyage est un sujet que beaucoup d’entre nous ont dans nos listes choses à faire, pourtant beaucoup d’entre nous ne commencent jamais. Il est vrai que les coûts élevés de voyage constituent un défi. Cependant, il y a beaucoup de façons de tirer des bénéfices du voyage. Par exemple, vous pouvez jouer les touristes dans votre propre ville ou région. Combien d’excellents musées, galeries d’art et restaurants intéressants dans votre région, n’avez-vous jamais essayé ? Cela dit, je trouve que visiter une ville ou un pays nouveau pour vous vaut bien le temps et l’argent.

• Vous recherchez un défi ? Considérez l’aventure de Chris Guilebeau qui a visité tous les pays dans le monde en utilisant une variété de stratégies incluant les utilisations créatives des miles gratuits offerts par les compagnies aériennes et autres programmes similaires.

Option # 3 : Création artistique et culturelle

Créer des dessins, de la musique et autres arts culturels est un excellent projet personnel qui vous demandera de penser différemment. Vous pouvez commencer en prenant un cours d’art ou en étudiant avec un artiste, tant de grands artistes du passé l’ont fait. Il y a deux approches à adopter dans la création d’art : aller plus en profondeur avec un intérêt existant ou expérimenter avec quelque chose d’entièrement nouveau. Pour étendre socialement vos horizons, cherchez des façons d’explorer ces activités dans des cours ou rencontres.

• Astuce: Beaucoup de villes proposent des écoles d’art et autres programmes créatifs pendant l’été.
• Vous considérez vous lancer dans l’écriture pendant les vacances ? Vous pourriez lire cet article juste avant les vacances et ne pas avoir le temps d’ajuster tous vos plans et choisir un sujet. Dans ce cas, regardez un livre comme « Les 642 Choses à Dessiner » ou les « 104 choses à photographier ». (The 642 Things to Draw Journal or 104 Things to Photograph)

Option # 4 : Apprendre l’art d’apprécier

Avez-vous jamais parcouru un musée et été inspirés par des œuvres ? Vous pouvez approfondir votre appréciation pour la culture du monde par l’étude. Il y a bien des domaines dans la vie qui deviennent plus utiles et plus intéressants avec un peu d’étude et d’apprentissage :  le vin, l’art, les films et bien d’autres. Pour moi, la meilleure approche a été de prendre un cours avec d’autres personnes (par exemple des cours d’œnologie).

Que vous apporte l’art de l’appréciation? Il vous aide à vous concentrer sur le présent, plutôt que sauter d’une pensée à l’autre. De plus, l’appréciation nous encourage à découvrir la récompense d’explorer un sujet en profondeur. Il n’y a pas besoin d’être un expert en tout, pourtant il est très intéressant de développer quelques domaines de connaissance spécialisée.

• Udemy est une plate-forme d’apprentissage qui offre beaucoup de sujets différents. Les cours en ligne sont fortement flexibles et vous pouvez les suivre à votre propre rythme.

• Étudiez avec votre musée local. Savez-vous que beaucoup de musées offrent au public des cours, des visites guidées et autres programmes ?

Question pour vos commentaires: Par quel genre de projet personnel allez-vous débuter cet été ?

How to Write a Project Report That’s Actually Readable

http://www.easyprojects.net/blog/2013/10/16/write-project-report-thats-actually-readable/ par Patrick

Les rapports de projet sont aussi nécessaires aux efforts d’une équipe que l’eau à la vie et souvent tout aussi ennuyeux. Le problème est que certains chefs de projet excellent dans l’organisation de grands groupes de personnes ou la coordination de plannings, mais ne sont pas si bons pour écrire d’un document réellement efficace).

« Attendez ! » me direz-vous. « Il suffit de poser des mots sur une page. En quoi cela peut-il être si difficile ? »

La réponse est « très difficile. »

Après tout, pourquoi pensez-vous que les sociétés embauchent des spécialistes en rédaction de documents techniques ? Heureusement, les chefs de projet n’ont pas besoin d’aller jusque-là pour écrire un rapport de projet lisible.

Au lieu de cela, vous devez juste vous rappeler quelques petites choses :

Écrivez à et pour votre public

Écrivez-vous pour votre management, ou pour le client ? Des groupes différents chercheront des informations différentes. Le management exécutif, par exemple, pourrait rechercher les niveaux de productivité et des données de dotation en personnel. Les clients voudront suivre les heures facturables et le statut du projet.

N’oubliez pas la terminologie non plus, ni le management, ni le client ne peuvent savoir ce dont vous parlez quand vous utilisez un jargon interne à l’équipe.

Faites bref

Vous écrivez un rapport de projet, pas une thèse d’université. Si le but de votre rapport est de donner une mise à jour sur le projet, vous devriez limiter votre rapport à quelques pages au maximum. Il n’y a aucun besoin d’inclure des informations supplémentaires comme « un contexte de projet » ou ce qui avait déjà été réalisé si vous êtes déjà au milieu du projet, puisque tout le monde devrait déjà savoir ce que vous faites et pourquoi.

Soyez pertinent

OK, une tâche a quelques jours de retard. Mais le client a-t-il vraiment besoin de savoir qu’un membre de l’équipe avait un cas d’urgence familiale ? Tout ce qui compte pour le client est où le projet en est actuellement et ce que vous faites pour rattraper le retard. Tout le reste n’est pas leur business. Par contre, le management pourrait vouloir savoir pourquoi Jerry ne s’est pas présenté au travail depuis quelques jours.

Illustrez votre point

Si vous donnez des statistiques et des pourcentages, peut-être que la meilleure façon de faire passer vos informations est d’utiliser un graphique ou un schéma. Ceci est particulièrement vrai si vous comparez des informations similaires, comme des heures travaillées par collaborateur/tâche. Cette méthode de visualisation rapide est très commode pour le lecteur, et, en plus, elle vous demande moins d’écrit.

Relisez-vous

Les romanciers, même professionnels, qui écrivent plus de 300,000 mots par an, doivent relire et vérifier leur travail. Les rapports de projet ne sont pas aussi longs bien sûr, mais cela signifie seulement que vous avez moins d’excuses pour ne pas les relire et les vérifier avant de les envoyer. Les coquilles, noms mal orthographiés, et chiffres erronés sont un gros problème quand un projet important est en jeu.

La meilleure partie à propos de l’écriture d’un rapport lisible et bien formaté est que vous pourrez probablement l’utiliser comme une base de travail pour les rapports futurs. Cela devient un modèle sur lequel vous pouvez juste mettre à jour les informations les plus récentes.

Oui, cela semble intimidant de prime abord, mais vous gagnerez tellement de temps à l’avenir.

Au minimum les éléments suivants devraient être complétés.

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  La facilitation des ateliers de debriefing et le rapport sur les leçons apprises

• Une session de transfert opérationnel pour la mise en œuvre à la livraison et son support à l’usage et une acceptation de mise en production opérationnelle (et bien sûr, la documentation opérationnelle)
• Une session de revue formelle des livrables avec le sponsor et les parties prenantes pour valider qu’ils ont atteint leurs objectifs = Le reçu d’acceptation client
• Un rapport de clôture (avec la liste des choses qui restent à faire / à compléter si besoin est)
• Les registres des risques et des changements à jour
• La facture finale détaillée et/ou bilan des coûts du projet, voire un P&L de du projet
• La libération des ressources avec des lettres de recommandation