Ce sont les clients pleinement satisfaits, delightedcomme le disent les anglophones, qui font votre succès et votre réputation.
Apprenons à choisir nos clients comme nos batailles et nos succès seront bien plus retentissants.
Pensons également à étendre cette maxime au niveau du portefeuille de projets pour apprendre à choisir nos projets : « Vaut-il mieux lancer 2 projets qui répondront à 100% des attentes de quelques clients précieux que ces 10 autres qui ne satisferont que partiellement un plus grand nombre de clients ? »
Hexagon est partenaire de DantotsuPM
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Adieu belles martingales et autres pseudo preuves statistiques dans les domaines aléatoires…
Jouons à pile ou face.
J’ai lancé cette pièce une fois et elle est tombée sur pile. Pensez-vous que la prochaine fois elle va tomber sur face ?
J’ai lancé cette pièce 10 fois de suite et elle est toujours tombée sur pile. Pensez-vous que la prochaine fois elle va tomber sur face ?
J’ai lancé cette pièce 30 fois de plus et elle est toujours tombée sur pile. Pensez-vous que la prochaine fois elle va tomber sur face ?
Il y a de fortes chances qu’au fil de mes lancés, vous commenciez à vous dire que la prochaine fois elle va sûrement cesser de tomber sur pile !
En effet, nous avons tendance à croire que si, lors d’un tirage aléatoire, un résultat peu probable est obtenu un grand nombre de fois, les tirages suivants vont probablement compenser cette déviation et donner de nombreuses fois le résultat opposé. Dans l’exemple ci-dessus, si en tirant à pile ou face j’obtiens un grand nombre de fois pile, nous allons croire avoir plus de chance de tirer face lors du ou des tirages suivants.
En réalité les tirages sont indépendants les uns des autres. Les résultats précédents n’affectent en rien les probabilités du prochain lancer. Avec une pièce parfaitement équilibrée, nous avons donc à tout moment une chance sur deux d’obtenir pile ou face.
De plus, l’effet inverse de ce biais cognitif est tout aussi dangereux !
Après un très grand nombre de lancers Pile, certains peuvent être tentés d’oublier la règle d’une chance sur deux et penser ne pas risquer grand-chose à parier que cette pièce tombera encore et toujours sur Pile !
Idem pour le rouge et le noir à la roulette au casino, d’ailleurs ce biais est aussi appelé « biais de Monte Carlo » !
En quoi suis-je concerné par ceci au travail ?
Si un membre de l’équipe a systématiquement livré ses 5 premiers livrables en retard, vous pourriez penser que ce sera certainement la même chose la prochaine fois et serez peut-être tenté de planifier le reste du projet en fonction de ce retard « prévisible » sans même le consulter. Hors, il pourrait avoir été aux prises avec des difficultés spécifiques et différentes à chaque fois et n’en rencontrera aucune sur la production de ce livrable.
Idem pour un directeur exécutif que vous avez convié à tous les comités de pilotage et qui ne s’y est jamais montré. Vous pourriez penser qu’il en sera de même la prochaine fois et ne pas vous préparer en fonction de sa venue (en n’anticipant pas ses questions probables par exemple) mais il pourrait bien vous surprendre et venir cette fois.
Comment l’éviter le plus possible ?
Expliquer à vos interlocuteurs l’indépendance des événements aléatoires qui surviennent est nécessaire (mais pas toujours suffisant).
Il faut aussi entrainer les gens à considérer chaque événement comme un nouveau début et non la continuité de précédents événements.
Des études ont prouvé que l’âge joue favorablement sur la capacité à gérer ce biais. Donc, assurez-vous d’avoir des personnes plus expérimentées, des anciens, dans l’équipe pour contrer ce biais.
Enfin, en se regroupant et en discutant ensemble de la situation avec l’équipe, une meilleure décision pourra être prise.
Peut-il vous être utile ?
Je ne vois pas vraiment de situations dans lesquelles mettre à profit ce biais cognitif pour de bonnes raisons tout en respectant votre éthique de professionnel du management de projet.
En voyez-vous et si si oui lesquelles ?
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On se souvient toujours mieux des premiers items d’une liste.
Les articles qui se trouvent au début de la liste sont plus facilement mémorisés et retiennent davantage l’attention que ceux qui se trouvent plus loin, perdus dans la masse.
Ceux en fin de liste peuvent également ressortir mais à un moindre niveau que la tête de liste.
FDF est partenaire de DantotsuPM
Comment pouvez-vous prévenir ce biais ?
Le prévenir semble difficile mais pour en atténuer l’impact potentiellement négatif, assurez-vous de toujours mettre dans les premiers points vos sujets les plus importants : Risques, besoins, résultats atteints…
À garder à l’esprit dans vos projets :
Points de blocage / Show stoppers : En premier, ceux que vous voulez que votre audience considère et si possible vous aide à dynamiter
Dans le business case, classez les bénéfices et les coûts par ordre d’importance
Revues de risques : du plus au moins critique
Attention !
Prenez aussi conscience de ce biais naturel lors de premières rencontres avec de nouvelles personnes. Les premières impressions ne sont pas toujours les bonnes.
Par exemple, une personne qui arrive en retard à une première importante réunion de projet peu vous sembler : peu fiable, ne prenant pas le projet au sérieux, ou même incompétente (en particulier si c’est le manager de projet qui tarde à se montrer)… Alors qu’il se peut que son retard survienne justement parce qu’elle travaillait sur un sujet brûlant qui est complètement dans le périmètre du projet et de ses attributions.
Ce biais peut-il vous être utile ?
La priorisation des sujets est un formidable outil de communication voire une arme politique pour vous assurer que les items les plus importants pour votre projet ne passeront pas inaperçus.
Cela ne signifie pas qu’il serait judicieux de votre part de planquer des sujets embarrassants dont vous préfèreriez que l’on ne se souvienne pas en milieu de liste.
Les managers avisés auront tôt fait de vous rappeler à l’ordre si votre priorisation leur parait subjective ou aléatoire.
Donc, j’aurais tendance à dire que ce biais cognitif est très utile à connaître et mérite notre pleine attention.
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Nous avons tendance à compter trop lourdement sur le premier renseignement que l’on nous a présenté (« l’ancre ») pour prendre nos décisions suivantes.
Il est fréquent que les ajustements que nous faisons par la suite partent en fait de ce point d’ancrage et restent largement insuffisants.
Par exemple, disons que les prestataires de services informatiques réussissent à enraciner dans les esprits l’information selon laquelle le coût de l’homme jour pour un développeur informatique est de €500. Les négociations des acheteurs, même conséquentes, peuvent le ramener à 450€ ou €400. Mais est-ce la vraie valeur ? Le travail produit par cet homme jour sur votre projet vaut-il €400-€450 ou bien tout au plus €300 ? La différence est appréciable et peut permettre à votre projet de rester viable ou pas. Mais si votre esprit est ancré sur cette valeur de €500, vous n’oserez peut-être pas demander une réduction de 40% par rapport à cette base erronée de calcul. Vous ne proposerez peut-être même pas votre projet car le business case construit avec cette valeur ne tient pas la route.
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Ce biais est absolument critique dans le management de projet !
La première date prévisionnelle que vous donnez, les premiers chiffres avancés (ressources, efforts, bénéfices attendus…) seront mémorisés à jamais, i.e. pour TOUJOURS. Ce seront des ancres dont il vous sera très difficile de vous défaire.
Attention, ne pensez pas que les conditions autour du chiffre importent, ce n’est pas le cas !
Quelles que soient les précautions que vous avez prises pour préciser cette première donnée ou estimation :
l’approximation de l’évaluation (à + ou – 30% par exemple)
les conditions préalables pour que l’estimation tienne :
les ressources seront à bord le 1er du mois prochain ;
nous auront telle personne assignée à temps plein sur le projet ;
la décision de lancer le projet sera prise dans la semaine ;
les matériels et locaux seront alloués avant le…
Rien de tout cela ne changera le fait que cette première donnée chiffrée ou date sera mémorisée et tenue comme certaine.
De plus, vous avez la pression en tant que manager de projet pour donner ces informations aussi tôt que possible (sinon avant). En particulier dans les projets pour lesquels le Time To Market est critique car il FAUT impérativement arriver sur le marché avant la compétition vous martèle-t-on.
L’effet « kiss cool » est qu’une date annoncée un peu rapidement ou sans avoir eu le temps d’approfondir suffisamment risque fort d’entraîner des déviances. On vous dira « soyez Agile », livrez progressivement mais rapidement de la valeur… Ceci risque d’entrainer un lotissement de livrables aux fonctionnalités très limitées voire trop limitées pour apporter une réelle valeur. Ou bien, la solution reposera sur tant de processus manuels que sa rentabilité s’effondrera complètement.
Ce biais peut-il cependant vous être utile ?
Quand vous annoncez au départ une date de livraison lointaine, un budget conséquent, des besoins en ressources importants, vous craignez que votre projet ne passe pas la première barrière et ne soit pas lancé. Et vous avez probablement raison !
Mais, si vos estimations (certes élevées) sont basées sur des faits et prennent bien en compte les incertitudes, ne vaut-il pas mieux que le projet ne soit pas lancé si vous n’aurez jamais les moyens de le mener à bien ?
Il ne s’agit pas d’annoncer un prix élevé pour jeter une ancre et le barrer ensuite plusieurs fois pour le réduire drastiquement et sans réelle justification. Vous n’êtes pas un expérimenté marchand de tapis dans un souk qui sait baser le prix de sa solution par rapport à la valeur perçue par ses clients) ni un expert du marketing (qui sait baser le prix de sa solution par rapport à la valeur perçue par ses clients), vous êtes un manager de projet qui fait son travail et estime donc correctement son projet.
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Le jour de la semaine choisi jouera-t-il sur les décisions à prendre ?
Le jour de la semaine influe-t-il sur nos décisions quotidiennes ?
D’après les recherches de Jet Sanders, c’est le cas.
Dans cet exposé, Jet explique comment la prise de décision fluctue au cours de la semaine de travail et comment cela affecte les élections, la santé et d’autres types de décisions que prennent les gens.
Jet Sanders est spécialiste du comportement et professeure au Département de psychologie et de sciences du comportement de la London School of Economics and Political Science.
Elle recherche et découvre des modèles qui peuvent être utilisés pour changer les comportements avec un intérêt particulier pour les effets du cycle hebdomadaire.
Si l’on s’essaie à suivre ses conseils, nous devrions:
Présenter toute proposition de futur projet novateur un lundi plutôt qu’un jeudi
Faire choisir l’option la moins risquée pour notre projet un jeudi, jour où l’adversité aux risques est la plus prononcée
FDF est partenaire de DantotsuPM
Avez-vous des exemples concrets sur vos projets passés qui soutiendraient à postériori les résultats de cette étude ?
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La division « Performance des Opérations » du groupe SCALIAN est un acteur de 1er rang dans la conduite opérationnelle de projets industriels ou de transformation. Ce positionnement unique de « Spécialiste » se traduit par le rôle de pionnier qu’assure SCALIAN dans la transformation des métiers du management de projet.
Le manager de projet 4.0 peut-il être « augmenté » par l’I.A. afin d’accroître sa maîtrise des opérations qu’il pilote ? Comment recentrer l’impact du manager de projet ou d’un bureau PMO sur ce qui est un facteur tout aussi complexe qu’essentiel à la bonne réalisation d’un projet : L’Humain ?
Une étude du PMI® parue en 2019 dans le “Pulse of the Profession® report” confirme que 81% des managers sondés évoluent dans des organisations impactées par l’Intelligence Artificielle. Pour autant, chaque projet devient aussi un terrain de jeu idéal pour mettre à profit cette technologie car il engage un volume de données et d’acteurs considérable. Les équipes d’experts du LAB SCALIAN se sont intéressées de près à ces problématiques et nous présentent de façon concrète comment l’I.A. révolutionne la gestion de projet.
Parce que les contraintes opérationnelles du chef de projet ne lui permettent pas de dégager le temps nécessaire pour analyser, se projeter et embarquer l’ensemble de ses équipes au quotidien, le LAB SCALIAN inscrit la transformation digitale du manager de projet 4.0 sous 2 axes :
L’automatisation des activités chronophages, répétitives, à faible valeur ajoutée, pour lesquelles les agents conversationnels (chatbot) ou le RPA (Robotic Process Automation) apportent des pistes sérieuses;
L’accompagnement à la prise de décision en facilitant l’analyse du projet, en optimisant sa capacité à anticiper et en lui soumettant des recommandations éclairées. Dans un écosystème ou la data est reine, le Machine Learning apporte également d’autres pistes à forte valeur ajoutée.
Dans les 2 cas, ces axes de transformation contribuent à l’amélioration de la valeur perçue de la fonction PM/PMO, et à un positionnement beaucoup plus stratégique du manager de projet. D’ailleurs, si d’après le PMI®, 8% des chefs de projet craignent pour l’éradication de leur rôle actuel, 20% d’entre eux imaginent plutôt une évolution de ce dernier, augmenté par la technologie.
Un assistant numérique pour décharger le chef de projet ?
« L’humain est fait pour être créatif, et la robotisation lui redonne cet espace » – Eric Adrian
Les agents conversationnels, ou chatbots, permettent un changement de paradigme par rapport aux outils traditionnels du manager de projet. Les interactions en langage naturel, les retours explicites d’un bot sur sa compréhension des requêtes, sa capacité à exécuter automatiquement tout ou partie d’un processus métier en font aujourd’hui un membre de l’équipe à part entière.
Leur apport opérationnel est tel qu’ils permettent de décharger les chefs de projet de bon nombre de tâches à faible valeur ajoutée, répétitives et avec une certaine forme de lourdeur ou de pénibilité.
Les expérimentations menées par nos experts du LAB se sont centrées sur 2 cas d’usages : l’automatisation du suivi et de la relance des actions / la « Smart » FAQ projet.
Quelles sont mes actions ? Clôture l’action « finaliser le PMP » ! Relance l’équipe sur ses actions ! Quel est l’atterrissage budgétaire à fin Juin ? Où se trouve le template de charte projet ?
L’accès à l’information projet et sa mise à jour sont facilitées. Le chef de projet et le bureau PMO sont déchargés de sollicitations perturbatrices.
Tout ceci est possible grâce au TLN (Traitement du Langage Naturel), qui est une sous-discipline de l’intelligence artificielle. La recherche en TLN a principalement débutée dans les années 1950, avec Alan Turing, et avec ce qui sera nommé plus tard comme le « test de Turing », critère d’intelligence de la machine.
Le TLN a fortement évolué depuis le début des années 2010 : l’explosion de la capacité de calcul des machines, associé à des modèles plus performants de représentation de la connaissance ainsi que des modèles de réseaux de neurones par apprentissage profond (« deep learning » / « deep neural network ») permettent des approches plus « naturelles ».
L’utilisation de ce type de solution a d’autres bénéfices, identifiés parfois comme des effets de bord de tests sur le terrain : Abstraction des problématiques d’utilisation d’outils, point d’accès central à la donnée, notification quasi temps-réel d’évènements nécessitant une prise de décision et plus important encore : modification de la perception du PM/PMO par les différentes parties prenantes.
Un agent intelligent pour prioriser les actions ?
« Il n’y a rien de pire que de faire avec efficacité quelque chose qui n’avait absolument pas besoin d’être fait » – Peter Drucker.
La gestion du temps est un enjeu crucial de performance managériale. Comment s’assurer que les équipes opèrent sur les bonnes activités, au bon instant ? Comment garantir l’exécution d’un plan d’actions créant un maximum d’impact?
C’est à ce titre que l’I.A. intervient en tant que « prioritizer ». Des travaux de R&D menées par SCALIAN ont permis le développement d’un prototype répondant à 3 leviers de performance : Alignement stratégique / Priorisation / Management visuel.
S’appuyant dans un 1er temps sur le framework OKR (Objectives & Key Results), le système construit un « set » d’objectifs sur lequel le manager peut agir régulièrement pour influencer le niveau de focus de l’équipe.
Un modèle de Machine Learning prend alors le relais pour associer dynamiquement les priorités au sein du plan d’actions. Chaque action se voit alors affectée un niveau d’importance et d’urgence.
Enfin, une restitution visuelle est effectuée au sein d’une matrice d’Eisenhower, permettant à minima à chaque membre de l’équipe de se challenger sur sa propre perception de sers priorités.
En cas de changement brutal de direction, ou si les objectifs évoluent, cet agent intelligent devient capable de reconfigurer instantanément les priorités de l’équipe, ouvrant à de nouvelles perspectives d’agilité organisationnelle.
Anticiper les risques projets, la donnée est-elle la clé ?
« Prévoir, c’est à la fois supputer l’avenir et le préparer ; prévoir, c’est déjà agir » – Henri Fayol.
A l’ère du « process tout puissant », qui peut se targuer de connaître l’ensemble des REX, lessons learnt, données des projets passés, ou même simplement d’avoir le temps d’aller les consulter pour préparer le lancement de son propre projet ?
La combinaison du TNL et de différentes approches de Machine Learning (supervisées ou non), permet de valoriser la donnée « dormante » des projets ou programmes passés. Un cas d’utilisation concret réside dans l’identification de risques projets (ou dans notre cas, de menaces).
Tout projet, même s’il a un objectif unique par rapport à d’autres, partage certaines caractéristiques avec des projets passés. Il est alors possible de faire « apprendre » à la machine, ce qu’est un risque pour cet environnement, et de faire naître des liens non explicites entre les projets. Un algorithme de génération contextuel de menaces peut alors prendre le relais, et extrapoler les caractéristiques du projet courant afin d’identifier les menaces potentielles auquel il pourrait être soumis.
Ces travaux ont notamment conduit au développement d’un démonstrateur dont les conclusions permettent aujourd’hui d’affirmer que la Machine est capable de rivaliser avec succès avec un Risk Manager expérimenté.
Nous sommes convaincus que ces nouveaux outils, embarquant une certaine forme d’intelligence, permettront au manager 4.0 de concentrer ses efforts sur les activités où réside la réelle complexité.
Pour autant, le champ de possibles reste très large, et le LAB SCALIAN compte bien aller plus loin encore dans des preuves de concept toujours aussi pragmatique et répondant à des problématiques terrain réelles. L’année 2020 sera par exemple placée sous le signe de la montée en valeur de l’agent conversationnel, passant d’une fonction d’assistant numérique à celle de « conseiller » (advisor) : un agent capable d’analyser les données du projet dans leur globalité, et de suggérer certaines actions ou recommandations au chef de projet.
Et vous, comment voyez-vous le futur de la profession ?
N’hésitez pas à réagir en commentaire pour partager des cas d’usages, vous projeter et contribuer ainsi à dessiner le futur du management de projet !
à propos des auteurs de ce billet:
Antoine DELUGEAU est Directeur du LAB SCALIAN dont la mission consiste à adresser spécifiquement la transformation des métiers du management des opérations (pilotage de projets, management de la qualité, supply-chain, achats et approvisionnements). Ingénieur de formation, complété par un master en gestion d’entreprise, Antoine a assuré le pilotage de grands projets de transformation au sein de cabinets de conseils avant de prendre en charge la Direction du LAB SCALIAN, convaincu que les révolutions technologiques et sociétales d’aujourd’hui étaient une opportunité pour être acteur de ces transformations des fonctions support.
Julien JEANYest responsable de projets de R&D au sein du LAB SCALIAN. Issu du monde des sciences cognitives (intelligence artificielle et neurosciences en particulier), son parcours l’a amené à obtenir sa certification PMP® en 2012 et à évoluer ainsi dans ces deux domaines en les connectant. Julien a à cœur de pouvoir faire parler le monde de la recherche avec le monde opérationnel afin de répondre à des problématiques réelles du terrain et de proposer des solutions à la fois disruptives et pragmatiques.
Antoine & Julien interviennent régulièrement en tant que speaker aux conférences et ateliers du PMI®.
Un challenge très commun chez les managers de produit de tous niveaux d’expérience est de comprendre et mettre en œuvre une certaine forme de processus répétable autour de la priorisation.
Certaines personnes prennent une approche très légère, elles font des décisions basées sur leur propre expérience, données et conviction sur la direction du produit. D’autres prennent une approche beaucoup plus rigoureuse, appliquant des scorecardset autres mesures « objectives » à travers une pléthore de différentes métriques potentielles.
Je dois ici vous dire qu’il n’y a rien de mauvais avec n’importe laquelle de ces approches, mais il m’est aussi apparu clairement au cours de mes années de manager de produit qu’il n’y a aucune solution miracle pour vous assurer que vos décisions de priorisation seront bonnes plus souvent que mauvaises.
Trop compter sur des systèmes et des scores aboutit souvent seulement à un faux sentiment de sécurité que « le processus » était bon, quand en creusant vous constaterez que ces “scores objectifs” ne sont rien plus qu’un système avec lequel jouer.
Il y a cependant 3 choses dont je pense que chaque système de priorisation devrait tenir compte. Aussi, sans plus de cérémonie, discutons valeur, difficulté et instinct…
#1 – Prioriser c’est prendre en compte la valeur
Si nous pensons au problème racine que nous essayons de résoudre avec nos efforts de priorisation, ce devrait être que nous essayons de livrer la plus grande valeur possible, aussi rapidement que possible, en apportant des bénéfices à nos utilisateurs finaux et clients. Si c’est votre but (et si ça ne l’est pas, honte à vous !), alors l’un des facteurs les plus importants à considérer dans vos efforts de priorisation est la valeur que cette chose apportera vraiment.
Apporter la plus grande valeur possible, aussi rapidement que possible à nos clients.
Certains lui donnent une valeur numérique, d’autres utilisent une valeur monétaire — quoique ce soit qui marche, tant que vous considérez combien de valeur vos efforts vont délivrer. Cependant, baser vos décisions seulement sur la valeur marchande peut souvent aboutir à une dépriorisation de la dette technique et des investissements d’infrastructure. S’il vous plaît, pour l’amour de toute puissance supérieure en laquelle vous croyez, n’en soyez pas la victime. Bien que la dette technique et l’infrastructure pourraient ne pas avoir la valeur évidente pour le client, échouer à investir le nécessaire dans celles-ci causera l’échec de votre produit à un certain point critique pour un certain client critique. Si vous utilisez la valeur pour le client comme unique ou principale métrique, assurez-vous s’il vous plaît que vous avez un groupe de taches séparé pour le travail qui vous permet de rembourser votre dette technique et investir dans des améliorations d’infrastructure. Ayez confiance en moi, vous respirerez beaucoup plus librement en sachant qu’il n’y a pas un certain item technique inconnu qui va causer un effondrement général au plus mauvais moment possible.
#2 – Prioriser c’est prendre en compte la difficulté
Alors que la valeur pour le client est importante, il est également important que nous comprenions la quantité de travail qui va entrer dans toute nouvelle fonctionnalité ou amélioration de notre produit. Peu importe combien la valeur client est incroyablement élevée, si vous ne parviendrez jamais en réalité à compléter le travail à temps pour capitaliser sur cette opportunité. Trop souvent, des managers de produit décident seuls de la difficulté de quelque chose sans impliquer quelqu’un côté développement, support, ou équipes de livraison : C’est une erreur de débutant que même les managers de produit avec plus de 10 années d’expérience font tout le temps (oui, je la fais aussi parfois).
Attention au mirage venu de la seule imagination du manager de produit sans réelle prise en compte de la faisabilité.Évaluer l’effort exigé pour ajouter une fonctionnalité ou une capacité est plus précis quand réalisé en impliquant les gens qui feront effectivement le travail. Ils connaissent leurs capacités mieux que vous, ils connaissent la technologie mieux que vous, ils connaissent le code existant mieux que vous, etc. Cela ne signifie pas que vous devez tout décomposer en tâches, ou même en histoires utilisateur mais cela veut dire que vous devez consulter vos équipes techniques pour avoir une meilleure idée de combien une fonctionnalité est « grande », ou combien de temps il leur faudrait pour la produire. Quand nous devons évaluer la difficulté de résoudre un problème, assurons-nous que nous nous basons sur des experts et n’utilisons pas simplement nos propres opinions qui seront plus souvent fausses que correctes.
#3 – Prioriser c’est aussi suivre son instinct
Des données objectives et quantitatives sont des apports épatants dans tout processus de priorisation et plus de données vous pouvez obtenir, meilleures vont probablement être vos décisions. Mais il y a aussi un aspect inexprimable à la priorisation qui fait de ce processus tout entier plus un art qu’une science. Franchement, si tout ce qu’il fallait était des données objectives déposées dans un tableau qui donne un score alors vous n’auriez pas vraiment besoin de managers de produit pour mener vos efforts de priorisation. Vous auriez un système basé sur l’Intelligence Artificielle qui considère vos idées, prend toute les données disponibles et vous dit exactement que faire et précisément quand le faire. Heureusement pour ceux d’entre nous qui avons choisi le Management de Produit pour carrière, ce n’est pas le cas.
Il y aura toujours une partie d’analyse subjective quand on regarde les données et prend des décisions sur si vraiment la direction que nous indiquent les données signifie réellement quelque chose dans le schéma d’ensemble. J’ai travaillé dans des environnements où les décisions ont été prises par des résultats d’étude Six Sigma, des tableaux, un processus « objectif » de collecte de données et celles-ci ont poussé des fonctionnalités que personne ne voulait ni ne se souciait et en gaspillant des ressources techniques. L’équipe de Management de Produit savait qu’il y avait de meilleures options, savait qu’il y avait d’autres données subjectives pour soutenir ces efforts, mais a été forcée de se taire et de “laisser marcher le système”. Mais il n’a pas fonctionné, parce qu’il a ignoré l’expérience globale que de bons managers de produit apportent à la table. Un bon manager de produit sait quand insérer l’instinct et l’expérience dans l’équation et changer ou réarranger des choix basés seulement sur des données « objectives ».
Sans instinct, sans le ressenti dans ses tripes, seuls les choix apparemment les plus sûrs seront adoptés et l’innovation jetée par la fenêtre.
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La Journée mondiale du sourire, le 1er vendredi d’octobre, a été inventée par un artiste de Worcester (USA), Harvey Ball, qui a créé le célèbre smiley en 1963.
Curieusement, si les Smileyet émoticônes sont toujours aussi présents dans nos vies, nous utilisons désormais le terme « emoji » venu du Japon pour les désigner. Comme quoi, le sourire est très international !
Selon, Ron Gutman qui a mené de nombreuses études dans le monde entier sur le sourire :
Moins de 3€ sur Amazon en format Kindle, de quoi sourire !
Les personnes qui ont un grand sourire réussissent mieux dans la vie
Chacun semble avoir un chemin différent pour atteindre le même but, ou si le chemin n’est pas différent, au moins un avis sur pourquoi certains chemins sont meilleurs ou moins bons.
Il existe souvent de multiples chemins favorisés par les uns ou les autres
Chaque personne impliquée dans la construction d’une décision par consensus doit commencer par être convaincue que l’atteinte du consensus est l’objectif. Si toutes les personnes ne fonctionnent pas en toute bonne foi il n’y aura aucune décision par consensus. Sans un accord sur l’objectif d’atteindre, avec un accord mutuellement avantageux, une victoire unilatérale ou ne pas parvenir à se mettre d’accord deviennent les seules options.
En se basant sur la prémisse simple que les participants veuillent atteindre une décision par consensus, la question est comment, à partir de beaucoup d’options, les réduire à quelques-unes et finalement à une unique idée ou décision.
Réduisez la liste
S’il y a de nombreux résultats possibles pour une décision (d’habitude il y a plus d’options que de personnes dans le groupe), le premier pas est de réduire la liste des options à un niveau gérable.
Il y a beaucoup de techniques que les équipes peuvent utiliser, en voici quelques-unes
Votes multiples – les membres de l’équipe ont un nombre limité de votes (3 ou 5 sont typiques) qu’ils utilisent pour promouvoir une ou plusieurs idées potentielles. Utilisez cette technique après que l’équipe ait identifié une liste de décisions, de sujets ou d’items possibles. Les votants peuvent utiliser tous leurs votes sur un item ou les répartir sur un certain nombre de choix. Les items qui obtiennent le plus grand nombre de votes sont conservés pour la discussion. Les votes multiples constituent l’une des techniques les plus dans les équipes agiles pour limiter les options et est souvent combinée avec le diagramme d’affinité ou le brainstorming.
Votes pondérés (Méthode Borda) – les membres de l’équipes votent pour leurs premier et deuxième choix (et parfois troisième choix). Les votes de premier choix pèsent plus de points que les seconds et les seconds plus que les troisièmes. La pondération permet à l’équipe de trouver une façon d’éliminer des idées de moins de valeur. Cette technique est souvent utile dans de grands groupes.
Ordonnancement forcé – Chaque personne classe individuellement la liste d’options de la meilleure à la pire et ensuite le groupe combine la liste. Si la décision n’est pas litigieuse ou il y a peu de dissension, cette ordonnancement est fait en une seule passe. Quand cela se produit le consensus est très proche.
Le but du processus de réduction de liste d’options est de consolider beaucoup de décisions potentielles rivales en un plus petit nombre pour améliorer le focus. Sans un mécanisme pour aller de nombreux à quelques résultats potentiels, la conversation pour un choix unique pourrait se prolonger éternellement.
Discutez et synthétisez
Après que l’équipe ai défriché le champ des idées ou décisions les plus importantes, le travail difficile commence. Construire une décision à laquelle une équipe entière puisse adhérer et ou au moins vivre avec exige une discussion facilitée.
Le facilitateur ou la facilitatrice devra :
Que tous s’expriment dans une atmosphère positive et bienveillante.
Cadrer les questions pour canaliser la conversation,
encourager l’équipe à synthétiser des idées,
s’assurer que toutes les parties s’expriment et
demander l’empathie de tous envers leurs collègues.
Quelqu’un joue toujours le rôle de facilitateur. Dans des scénarios de processus décisionnel plus formels et importants le facilitateur devra être externe l’équipe. Dans tous les cas, on doit se rappeler que le facilitateur doit comprendre ses propres motivations qui risquent de créer un biais dans le processus. Un facilitateur expérimenté sera capable d’exposer les questions fondamentales sans les influencer ni injecter son propre avis.
Le processus de facilitation de discussion est critique parce que c’est la base pour synthétiser une décision qui représente bien toute l’équipe. La discussion et la synthèse évitent à l’équipe le blocage ou le vote en or (un unique décideur).
Mettez le consensus à l’épreuve
Savoir quand un groupe a atteint le consensus est la dernière étape du cycle de vie du processus décisionnel. Dans certaines équipes « savoir » peut être aussi simple qu’un changement d’atmosphère ou l’expression sur les visages. Cependant dans la plupart des circonstances, le facilitateur doit vérifier le consensus. Cela exige souvent de la finesse de sa part pour que chacun se sente assez confortable pour exprimer son avis.
Des techniques communes pour évaluer le consensus incluent :
Vote de romain – les pouces en haut si vous êtes d’accord, de côté si vous pouvez vivre la décision et en bas si vous ne le pouvez pas.
Fist to Five (du point serré jusqu’à 5 doigts) – Chacun indique sa confiance/son accord en montrant un certain nombre de doigts. Cinq doigts pour un plein appui et le poing serré pour aucun support.
Chaque équipe a son propre jeu de règles. Mais tout vote qui indique qu’un membre ne peut vivre avec la décision signifie que la discussion devrait continuer. Les facilitateurs devraient lire sur les visages pour s’assurer que la pression de groupe n’indique pas prématurément un consensus.
Le processus décisionnel par consensus exige que CHACUN et CHACUNE dans l’équipe quitte la pièce prêt à soutenir la décision.
Le flux du processus est le même pour chaque décision par consensus : Limitez le nombre d’options, discutez, synthétisez la décision de compromis, testez le consensus et répétez s’il n’est pas atteint. Quoi que ce soit de différent est une autre forme de processus décisionnel.
CSP est partenaire de DantotsuPM
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En juin dernier, plusieurs aspects clés du management de projets furent couverts : Réunions, faire avancer son projet, 172 pratiques des meilleurs chefs de projets et même l’art de la lenteur !
Influence et persuasion sont des compétences business nécessaires pour faire avancer vos projets. La bonne nouvelle est qu’influence et persuasion sont des compétences que l’on peut apprendre et améliorer. En comprenant les principes clés de la persuasion et mettant en œuvre quelques outils stratégiques, les leaders peuvent influencer les parties prenantes à chaque niveau de l’organisation, faire sauter les barrières internes et mettre les projets en mouvement rapide et efficace vers le succès.
Êtes-vous déjà ou souhaitez-vous devenir chef de projet 5 étoiles ?
Jean-Charles, tu as publié le mois dernier un nouvel ouvrage intitulé « Mettez du leadership dans vos projets – les 172 pratiques des meilleurs chefs de projets ».
Je vous propose de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle: PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?
Même si le 21 Juin est passé depuis 2 mois, les journées sont encore longues en Août, alors profitez-en pour prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer !
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Votre première erreur a été de monter dans l’autobus A53, celui qui traverse la ville au lieu de se rendre où vous devez aller.
Les erreurs comme celle-ci arrivent tout le temps.
La plus grande erreur, cependant, celle qui vous coûtera, est de rester dans cet autobus.
Je sais qu’il n’était pas facile de monter dans l’autobus. Je sais que vous avez obtenu une place assise. Je sais qu’il commence à faire sombre à l’extérieur. Mais vous êtes dans le mauvais autobus et rester dans le mauvais autobus n’en fera pas le bon autobus.
Si vous voulez vraiment arriver où vous avez l’intention d’aller, vous vous trouvez devant l’obligation de descendre de ce mauvais autobus.
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Les classes ou catégories de services servent à établir l’ordre de priorité des travaux en fonction du coût des retards (CoD – Cost of Delay)
Les équipes doivent être en mesure de gérer les dépendances et d’assurer l’harmonisation avec les jalons. Kanban utilise le concept de classe de service pour aider les équipes à optimiser l’exécution de leur arriéré.
Les catégories de services aident à différencier les items de l’arriéré (productbacklog) en fonction du CoD. Chaque catégorie de service a une politique d’exécution précise que l’équipe accepte de suivre.
Par exemple :
Standard – Représente la catégorie de service de base applicable aux travaux qui ne sont ni accélérés ni à date fixe. La plupart des éléments de l’arriéré devraient entrer dans cette catégorie. Le CoD est linéaire pour les tâches standards, ce qui signifie que la valeur ne peut être atteinte avant la livraison, mais il n’y a pas d’exigence de date fixe.
A date fixe – Décrit les travaux qui doivent être livrés à une date précise ou avant. En règle générale, le CoD de ces items est non linéaire et est très sensible aux petits changements de la date de livraison; ceux-ci doivent être managés activement pour atténuer le risque lié au planning. Par conséquent, ces éléments sont passés en développement suffisamment tôt pour être terminés dans les délais. Certains peuvent nécessiter une analyse complémentaire pour préciser la durée estimée. Certains doivent être reclassés comme accélérés si l’équipe prend du retard.
Accéléré – Un élément de l’arriéré dont le CoD est inacceptable nécessite une attention immédiate. Il peut entrer en développement, même en violation des limites actuelles des Travaux en Cours (WIP – Work In Progress). En règle générale, il ne peut y avoir qu’un seul item accéléré dans le système à la fois, et les équipes peuvent établir une approche pour que cet élément avance rapidement dans le système. Si les équipes constatent que de nombreux articles nécessitent une intervention rapide, le système est probablement surchargé. Soit la demande dépasse la capacité, soit le processus d’entrée peut nécessiter plus de discipline. Quoi qu’il en soit, le processus doit être ajusté.
Les idées trop arrêtées sont un poison qui peut annihiler votre capacité de réflexion.
En tant que manager de projet, il est toujours intéressant de considérer les autres possibilités et les positions des diverses parties prenantes impactées par les livrables du projet.
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Même si le succès sur des projets peut être mesuré depuis une variété de perspectives, l’un des aspects les plus importants est d’honorer ses engagements.
Depuis la perspective du manager de projet : son engagement envers le sponsor et les clients.
Du point de vue des membres de l’équipe : leur volonté, la qualité de leur travail et le respect de leurs engagements…
Rompre des promesses aura toujours des effets dévastateurs sur le projet, l’organisation, l’équipe projet, le sponsor, le client et la réputation du manager de projet.
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Il est souvent judicieux d’attendre que les cendres refroidissent avant d’activer toute réponse à certaines informations qui peuvent s’avérer incomplètes sinon carrément des « fake news ».
Il peut donc être urgent d’attendre (un tout petit peu).
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Les managers de projets sont souvent sur la corde raide entre la satisfaction des désirs de leurs clients et leur compréhension (et celle de leur équipe) de ce qu’il est réellement possible de faire.
Le manager de projet est soumis à des pressions constantes et parfois contradictoires de ses clients, équipiers et sponsors.
Comment trouver le juste milieu entre la nécessaire réalisation des objectifs du projet et le maintien de la motivation de son équipe ?
L’équilibre est difficile à trouver entre :
Objectifs projet et motivation de l’équipe
Écoute et discipline d’exécution
Désirs des sponsors et réalités terrain
Prise de risque et sécurisation
Attention aux détails et vue d’ensemble
Persévérance et flexibilité
Une part importante de la réussite est dans l’écoute des membres de l’équipe et elle doit s’accompagner une ferme discipline dans l’exécution des tâches et de respect des jalons du projet. Il faut donc discuter, écouter et expliquer (encore et encore) à toutes les parties prenantes et au sponsor, tout en maintenant le bon niveau de pression pour obtenir les résultats escomptés.
Les passages de jalons du projet, la production de livrables intermédiaires ou même partiels, les partages de retours positifs des commanditaires sont autant d’opportunités à exploiter pour motiver l’équipe et l’ensemble de la communauté projet en célébrant ces résultats.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Les compromis sont nombreux au cours d’un grand projet pour réussir ce juste équilibre entre désirs et réalités.
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Combien de décisions ou d’engagements se termineraient plus positivement si vous aviez en main un bouton « 5 minutes d’arrêt sur image » ?
L’esprit d’escalier* n’est pas aussi difficile à vivre avec que son opposé.
Le bon mot hâtif, la réaction précipitée, l’action que nous finissons par regretter : Tous peuvent être éliminés avec l’utilisation judicieuse du bouton « pause ».
dans le doute, allez faire le tour du quartier
C’est une plaie qu’il n’y en ait pas un d’encastré sur nos claviers quand nous communiquons en ligne…
Alors, dans le doute, allez faire le tour du quartier.
*esprit d’escalier: le sentiment qui se produit quand nous pensons à une réponse pleine d’esprit en rentrant à la maison au lieu de l’avoir eu pendant le dîner, quand cela aurait été la parfaite répartie.
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Ces deux vidéos m’ont paru tout à fait intéressantes d’où ce partage avec vous.
Dans cette session, un premier conseil pratique et simple à mettre en œuvre.
Comment encourager d’autres personnes ou soi-même à persévérer vers un objectif ?
Au départ, en se focalisant sur les résultats déjà accomplis et en se félicitant de ceux-ci pour se motiver à continuer. Quand on a déjà bien avancé vers l’objectif, en se concentrant sur le « petit » reste-à-faire pour atteindre l’objectif. Simple et efficace !
Comment négocier un prix au mieux est le sujet de cette seconde vidéo.
En fait, l’auteur se concentre sur un aspect simple et maitrisable: Est-il préférable de commencer à discuter prix à partir d’un chiffre très précis ou un chiffre rond ?
CSP est partenaire de DantotsuPM
Pour aller plus loin…
Chaque jour, vous faites face au défi d’influencer et de persuader les autres (patron, collègues, clients, conjoint, enfants…). Alors, quelles sont les stratégies les plus efficaces en matière d’influence ?
le livre sur amazon
Dans le livre, THE SMALL BIG, trois poids lourds du monde de la science de la persuasion démontrent comment les plus petits changements font souvent la plus grande différence pour réussir à persuader les autres.
52 changements faciles à appliquer, tous conçus pour vous aider à devenir un communicateur plus efficace et persuasif.
L’une des bases du management de projet est la communication et une communication efficace se base justement sur l’art de poser les bonnes questions !
Coach, conférencier et formateur, Frédéric Falisse a conçu la Questiologie, une méthodologie concrète et accessible pour « poser la bonne question au bon moment ». Car les questions, les bonnes questions, sont notre principal outil de réalisation.
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