le 31 Août est la journée mondiale du blog – Question: Comment gérez-vous les gens qui vous dénigrent en ligne ?

Le 31 août 201731 août 2017 par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Que faire des amateurs de scandales, ceux qui critiquent tout et n’importe quoi sans fondement, ou ceux qui vous traitent injustement ou de façon incorrecte ?

Mais, commençons par le début. Le mot Blog est issu du mélange entre Web et Log c’est à dire littéralement un carnet de bord sur le net.

Est-il étonnant d’avoir une journée mondiale du blog ? Pour beaucoup, phénomène de société, pour d’autre simple effet de mode.

Les Blogs font parler d’eux seulement depuis quelques années en France, pourtant ils sont présents sur le net depuis quasiment ses débuts. Quand, en 1993, Tim Berners Lee créé le premier site internet de l’histoire il est le premier blogueur de l’histoire, sans le savoir.

Nouveaux moyens d’expression sur le net, ils ont l’avantage de pouvoir être créés facilement. Coups de gueule, coups de cœur, journaux intimes, albums photos, vies privées, successions de liens… on trouve réellement de tout dans la planète blog que d’aucuns nomment parfois la blogosphère.

How to handle people that dislike you online

http://www.linkedin.com/today/post/article/20121003155719-2970266-how-to-handle-people-that-dislike-you-online

Si vous êtes une société avec une présence en ligne ou si vous êtes un blogueur actif vous commencerez tôt ou tard à toucher des gens que vous ne connaissez pas. Je suis tout à fait certain que la plupart de vos efforts en ligne on l’objectif d’attirer plus de visiteurs et de les convertir en abonnés ou clients. Si ce n’est pas le cas, peut-être devriez-vous reconsidérer votre stratégie et partager en commentaire quels sont vos buts. Quand vous commencez à attirer des visiteurs de votre site Web, il est inévitable que quelques personnes réagissent négativement même si le contenu que vous publiez sont des informations de forte valeur et des solutions utiles.

Que faire des amateurs de scandales ?

frustration — La réaction la plus irréfléchie serait de répondre coup pour coup.

Quand la société ou le blog dans lesquels vous mettez tant d’énergie et dur labeur sont critiqués de façon injuste et abrupte, la réaction la plus évidente est la défense. Alors est-il bon de commencer à soutenir un argument avec les gens qui vous traînent dans la boue sur votre page Facebook ou dans des commentaires sur votre blog ? Je dirais en aucune façon ! Laissez-moi expliquer pourquoi.

Pour simplifier les choses, nous répartirons les personnes visitant vos sites Web et médias sociaux fait le profil entre trois catégories.

Les gens qui vous aiment et vous suivent (vous ou votre société)
Les gens qui sont indécis
Les gens qui ne vous aiment vraiment pas

Il est important de préciser que les personnes du dernier groupe écrivent généralement des messages ou commentaires négatifs et non constructifs. Ce ne sont pas les personnes qui fournissent une critique raisonnable et un retour d’information valable.

Typiquement, le groupe des personnes indécises est de loin le plus grand et le plus important pour votre business. Les personnes de ce groupe sont des abonnés potentiels ou même de futurs clients. Ce qui est important est qui vous autorisez à influencer ce groupe sur les canaux de communication en ligne que vous contrôlez.

Je recommande fortement de laisser les personnes qui vous apprécient être les prescripteurs principaux tandis les amateurs de scandales seront ignorés ou tenus au silence . Si vous commencez à vous disputer et vous défendre contre ce groupe, vous faites constamment remonter du négatif et cela peut même attirer davantage d’amateurs de scandales.

5 étapes faciles sur la façon de traiter ces réponses

Déterminez si c’est une critique réglo ou simplement du spam. Toutes les critiques réglos exigent une réponse. Alors que le spam devrait être ignoré et même supprimé des commentaires si considéré inopportun.
En répondant à une question/critique réglo, commencer toujours par remercier la personne d’attirer votre attention sur ce problème spécifique. Si vous ou votre business avez vraiment fait une erreur, rappelez-vous de présenter des excuses!
Prenez la responsabilité de la situation et répondez à la question soulevée (si il y en a une) aussi précisément que possible sans commencer une dispute.
Rappelez-vous de rester positif et d’éviter d’ajouter plus de négativité à la conversation, car cela se refléterait seulement négativement sur votre business.
Signez en utilisant votre nom et/ou intitulé de poste. (ajouter votre intitulé de poste donne de l’autorité et fait clairement savoir qu’une personne réelle traite la question, pas une machine)

Utilisez des outils de suivi de comptes sociaux multiples et intégrez votre site Web avec Facebook, Twitter etc. pour rendre simple et facile à quelqu’un de participer. Par exemple, il y a beaucoup d’extensions WordPress pour Facebook qui rendent l’intégration beaucoup plus simple.

Bien que la plupart des critiques prennent leurs racines dans des problèmes normaux et soient constructives, il y aura toujours des commentaires qui vous tireront vers une situation perdant-perdant.

A vos claviers pour dire ce que vous pensez de ce blog, DantotsuPM !

La meilleure chose à faire est de reconnaître la situation, de vous assurer que vous adressez les situations réelles et solvables et évitez de vous laisser entraîner dans une discussion que vous ne pouvez pas gagner. Ignorer des commentaires négatifs ne les fera pas s’en aller, cela pourrait même donner du carburant à d’autres qui verraient que vous ignorez purement et simplement des utilisateurs mécontents.

Cependant, traiter les commentaires négatifs de façon professionnelle et respectueuse vous permettra de leur faire face plus facilement et cela vous donne en plus l’occasion de transformer des utilisateurs mécontents en utilisateurs satisfaits récurrents.

Participez à cette discussion: Comment traitez-vous les commentaires vraiment mauvais ?

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Un manifeste pour de petites équipes réalisant travail important

Le 29 Mai 201728 Mai 2017 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

A manifesto for small teams doing important work

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2016/02/a-manifesto-for-small-teams-doing-important-work.html par Seth Godin

Nous sommes toujours sous la contrainte de délais serrés, parce que le temps est notre actif de plus de valeur.

Si vous faites une promesse, donnez une date. Pas de date, pas de promesse.

Si vous donnez une date, respectez-la.

Si vous ne pouvez pas respecter une date, dites-le tôt et souvent. Un plan B bien préparé est une meilleure stratégie que d’attendre et espérer.

Nettoyez votre propre désordre.

Nettoyez le désordre des autres personnes.

Sur-communiquez.

Questionnez les fondements et la stratégie.

Ne questionnez pas la bonne volonté, les efforts ou l’intention.

« Je le reconnaîtrai quand je le verrai » n’est pas à dire dans le monde professionnel. Décrire et discuter dans l’abstraction est précisément ce que nous faisons.

De grands projets ne sont pas aussi importants que des engagements effrayants.

Si ce sur quoi vous travaillez ne compte pas tout de suite pour la mission, aidez quelqu’un d’autre dans son travail.

Faites des erreurs, possédez-les, réparez-les, partagez les leçons.

Un logiciel bon marché, fiable, public pourrait être ennuyeux, mais c’est d’habitude mieux. Parce que c’est bon marché et fiable.

La hiérarchie d’hier n’est pas aussi importante que la structure de projet d’aujourd’hui.

Verrouillez les choses qui doivent l’être, laissez de la souplesse dans la mise en œuvre jusqu’à ce que vous compreniez comment elle peut être réalisée.

Majoritairement, nous faisons des choses qui n’ont jamais été faites auparavant, donc ne soyez pas étonné d’être étonnés.

Mettez plus de soin.

Si un externe peut le faire plus rapidement et moins cher que nous ne le pouvons en interne, n’hésitons pas.

Recherchez toujours des ressources externes. Un meilleur carnet d’adresse reste meilleur, même si nous n’avons désormais plus de carnet d’adresse traditionnel.

Parlez à tout le monde comme s’il était votre patron, votre client, le fondateur, votre collaborateur. C’est tout comme.

Ça marche parce que c’est personnel.

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Droits et devoirs de l’orateur envers son public

Le 22 Mai 201712 Mai 2017 par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

A Speaker’s — and Audience’s — Bill of Rights

http://publicwords.com/2016/04/14/a-speakers-and-audiences-bill-of-rights/ par Amy Cuddy

Nous n’avons pas de déclaration des droits de l’homme pour l’orateur, ni le public. Mais un jour dernier, après avoir été témoin d’un discours qui s’est mal passé et d’un public irrité, et ceci malgré de bonnes intentions des deux côtés, j’ai décidé de rectifier cette lacune.

Cette semaine j’offre ces droits et devoirs comme une façon d’adresser les deux côtés du problème.

Soyez aussi intéressé par le public qu’ils le sont par vous.

Trop d’orateurs pensent à leur travail juste comme entrer sur scène, délivrer leur speech et sortir par la porte de derrière, argent en poche. Je pense que davantage est exigé. Je pense que, comme on attend du public qu’il prête une attention courtoise à l’intervenant, celui-ci doit aussi être authentiquement intéressé par l’auditoire. Et les spectateurs savent quand un orateur est authentique et quand il/elle simule.

Soyez respectueux de l’attention du public et de son niveau de connaissance.

Avec l’intérêt devrait venir le respect. L’orateur ne devrait pas gaspiller le temps du public et il/elle ne devrait pas ignorer les faibles ou importantes connaissances de l’auditoire. Si le public est intéressé par l’expertise de l’intervenant, il/elle devrait prendre le temps de former le public peu importe combien la tâche semble basique.

Ne pinaillez pas.

Un speaker ne devrait pas essayer d’impressionner ou diminuer un public par une précision excessive de connaissance. La base de son expertise devrait être la passion et la connaissance profonde qu’elle apporte au sujet, pas sur des points insignifiants. Focalisez-vous sur les questions importantes et donnez en exemple ce à quoi l’expertise devrait ressembler.

Soyez ouvert, responsable et ne vous mettez pas sur la défensive.

Quand vous atteignez les limites de votre connaissance, soyez honnête. Votre travail d’orateur n’est pas de vous mettre en avant, mais de rayonner par votre honnêteté et vos accomplissements, ni plus, ni moins. « Je ne sais pas, et ceci n’est-il pas intéressant ? » est une réponse utile à une question d’un membre du public, parce qu’elle montre les limites de connaissance d’expert sur le sujet.

Choisissez votre réponse émotionnelle : soyez stratégique, pas réactif.

Certaines choses et personnes appuient sur nos points sensibles et nous nous mettons en colère. C’est humain, mais ce n’est pas la bonne réponse pour un speaker. Vous tenez la scène, la position élevée, et tant que vous y êtes, vous devez élever votre jeu en conséquence. Ne perdez pas votre contrôle, parce que votre position élevée peut faire paraitre votre réponse plus énorme et plus menaçante.

Concentrez-vous le positif, la solution, les points communs.

En tant qu’orateur, c’est votre travail au final d’apporter des réponses, pas seulement d’indiquer où sont les problèmes. Ceci est l’endroit où les politiciens échouent le plus souvent. Il est beaucoup plus facile de dire ce qui va mal dans le pays aujourd’hui que de trouver une solution et indiquer la voie vers une nouvelle destination que tout le monde pourra apprécier. Mais c’est justement le travail.

Appréciez les efforts, ne critiquez pas le résultat.

Quand un public vous questionne ou répond à vos questions, ou à vos demandes, rappelez-vous que vous avez eu des années pour réfléchir à votre sujet et le public en entend parler pour la première fois. Alors, soyez patient avec eux et ce qu’ils vous offrent en retour. Les premières pas sont les plus grands, ils l’étaient quand vous les avez faits, vous en souvenez-vous ?

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Quel est le secret pour que le/la chef de projet soit pleinement apprécié(e) et valorisé(e) ?

Le 15 Mai 20178 Mai 2017 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Apprenez à communiquer avec les dirigeants !

Want To Be Valued as a Project Manager? par Gina Abudi

http://www.ginaabudi.com/want-to-be-valued-as-a-project-manager

Trop de chefs de projet disent qu’ils ne sont pas estimés malgré tout le bon travail qu’ils réalisent:

Respecter les délais de projet
Tenir le budget
Mener des projets apparemment « impossibles »
Et en gardant toujours le sourire !

Je réponds… Bien sûr que non ! On attend tout cela de vous ! Et c’est bien que vous puissiez tout faire.

Mais, si vous voulez démontrer votre valeur de chef de projet, il vous faut apprendre à communiquer “vers le haut de l’échelle !”

Le « sens du business » est un pré-requis si vous voulez avoir de la valeur pour une organisation.

Définissons le « sens du business »: Selon Wikipedia, c’est un concept se rapportant à la connaissance et à la capacité d’une personne de prendre des décisions business rentables pour l’organisation. Pensez-y comme la capacité de voir le business depuis d’autres angles, depuis différentes perspectives et être capable de les réconcilier. Pensez aux entrepreneurs qui réussissent que vous connaissez. Ils ont le sens des affaires. Ils comprennent comment voir leur activité sous tous les angles, comment développer leur stratégie et surtout comment mettre en œuvre cette stratégie. C’est ce dont vous devriez être capable en tant que chef de projet.

Pratiquement tous les chefs de projet sont impliqués dans de très nombreux aspects du business de par la nature de leur rôle transverse dans l’organisation : manager des projets.

Alors en quoi tout cela a un rapport avec la communication avec les dirigeants ?

Les leaders de l’organisation connaissent le business de A à Z. Vous devez faire de même !

Vous devriez connaître les choses suivantes sur votre organisation :

Quels sont les produits et services majeurs et quelle est la cible de clientèle servie ou visée par ceux-ci ?
Quels sont les objectifs stratégiques à long terme de l’organisation ?
Qui sont les concurrents et comment votre organisation est-elle positionnée par rapport à eux ?
Quels sont les objectifs de revenus de votre organisation et comment les projets (et le votre en particulier) participent à atteindre ces buts ?
Votre secteur industriel est-il en croissance ou stagnation, voire déclin ?
Quel est le potentiel de croissance de votre organisation ?

Combien de ces réponses et informations connaissez-vous ?

En comprenant les réponses à toutes ces questions, vous serez mieux placé pour proposer des recommandations et suggérer des projets qui devraient être sélectionnés pour atteindre les objectifs organisationnels. Vous deviendrez un conseiller auprès de l’équipe de direction. Pensez à combien ceci facilitera votre travail avec l’ensemble des parties prenantes ainsi que dans la motivation de votre équipe projet.

Savez-vous comment et où aller chercher celles que vous ne connaissez pas encore ?

Dès aujourd’hui, mettez au point votre plan sur comment vous développerez votre sens du business.

Prenez-en la ferme résolution et vous ferez un grand pas vers des rôles de direction !

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quelques conseils de Gina Abudi pour créer et délivrer des présentations efficaces

Le 14 avril 20179 avril 2017 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Creating and delivering effective presentations de Gina Abudi

Que vous deviez donner des présentations occasionnellement ou régulièrement, il est important de vous préparer efficacement en avance pour la présentation pour vous assurer que vous atteindrez vos buts.

Rappelez-vous que les présentations sont essentielles au business. Elles informent et instruisent votre auditoire et leur permettent de vous connaître ainsi que votre société par leur biais. Vous pouvez utiliser une présentation pour convaincre un client d’utiliser votre produit ou service plutôt que ceux d’un concurrent.

Plus votre présentation est concise et ciblée, plus vous êtes dynamique dans la présentation de l’information à votre auditoire, plus probablement le résultat sera atteint.

Il y a certaines choses auxquelles vous devriez penser avant que vous ne développiez votre présentation, dont :

Quel est l’auditoire ?
Quel est le but de la présentation ?
Comment devez-vous communiquer l’information ?
Comment réaliserez-vous un suivi avec l’auditoire après la présentation ?

1. Quel est l’auditoire?

Quelle connaissance votre auditoire possède-t-il du sujet que vous présentez ?
Les participants connaissent-ils déjà une bonne partie du sujet et ont-ils besoin d’information spécifique, ou cherchent-ils une vue d’ensemble ou une introduction du sujet ?
Vous attendez-vous à ce qu’ils soient satisfaits de l’information que vous délivrez – est-ce le message qu’ils veulent entendre ?
Ou…plutôt, le message est-il négatif pour eux ? Combien de personnes suivront la présentation ?
Y-a-t-il possibilité de réaliser une session interactive avec beaucoup de questions et réponses, ou bien présentez-vous à un très grand groupe pour transmettre de l’information et non pas rechercher de l’interactivité ?

Plus vous connaissez de votre auditoire et leurs attentes, mieux vous pouvez préparer la présentation pour vous assurer qu’elle est efficace et fournit à l’auditoire ce qu’ils veulent et ont besoin de votre part.

2. Quel est le but de la présentation ?

Pensez à ce que vous essayez de réaliser avec cette présentation. Est-ce qu’une décision est attendue à la fin de la présentation pour enclencher quelque chose ? Est-ce que la présentation va seulement donner matière à réflexion ? Est-ce une session de suivi fournissant le statut d’un projet ? Essayez-vous de vendre à d’autres votre idée et de faire approuver un budget ?

Le but de la présentation guidera ce que vous développerez.

Par exemple, si la présentation est concentrée sur l’obtention de l’approbation d’un budget pour avancer avec un projet, vous voudrez inclure des études de cas et exemples de projets passés. Vous voudrez être sûr que votre auditoire comprend la valeur d’y aller, quel sera le résultat final et comment il leur profitera ?

Gardez votre présentation succincte et précise. Présentez aussi peu de messages clefs que possible pour garantir la compréhension et avoir un impact sur votre auditoire. Vous ne voulez pas que votre présentation en donne tant qu’ils n’auront aucune idée du but de la présentation ni de ce qu’ils doivent faire.

Si vous avez des documents à distribuer et qu’ils ne sont pas nécessaires pour la présentation, mais sont plutôt à prendre en partant pour référence, fournissez-les à la fin de la présentation pour qu’ils ne les distraient pas pendant votre présentation.

3. Comment devez-vous communiquer l’information ?

Une règle de préparation et de présentation efficace est : “dire à l’auditoire ce que vous allez leur dire, le leur dire et leur rappeler enfin ce que vous venez de leur dire.” Sans doute avez-vous entendu cette règle plusieurs fois…

Utilisez-la pour structurer votre présentation :

Introduction
Message
Résumé
Conclusion

Tenez compte en développant votre présentation du fait que les diapositives vont soutenir votre propos;. Vous ne devriez pas lire des diapositives mais plutôt utiliser le contenu des diapositives comme un rappel de ce que vous présentez à l’auditoire.

Si votre présentation dure plus d’une heure, assurez-vous qu’il y a au moins 15 minutes de pause sur la durée.

Zoom sur chacune des sections de la présentation dans un peu plus de détail.

Diapositives d’introduction

Une introduction sur vous-même (quelque chose sur votre expérience, particulièrement si les personnes ne vous connaissent pas)
Un agenda
Les objectifs de la présentation (“dites à votre auditoire ce que vous allez leur dire”)

Le point principal des diapositives d’introduction est de présenter la présentation pour que les gens sachent à quoi s’attendre. Communiquez-leur la durée la présentation (rappelez-vous toujours laisser du temps pour les questions!). Si vous préférez que les questions soient traitées à la fin de la présentation, faites le savoir dès le départ. Demandez si l’auditoire a des questions avant d’entamer la partie principale de la présentation.

Diapositives de message (de contenu)

Les diapositives de message, ou de contenu, sont la partie principale de votre présentation. Rappelez-vous la règle ci-dessus: Voici le moment où vous “leur dites” ce que vous avez dit que vous alliez leur dire. La majorité de vos diapositives se trouvera dans cette section.

Vous pouvez découper cette section en de multiples sections plus petites si nécessaire, particulièrement pour de longues présentations. Si vous découpez votre présentation en sections plus petites, assurez-vous que chaque section a sa propre page d’introduction (et agenda pour cette section) et une diapositive de résumé qui boucle la section.

Quelques meilleures pratiques pour vos diapositives incluent :

Ma bible pour préparer des présentations mémorables (sur Amazon)

L’utilisation de visuels comme des images, des dessins et des diagrammes pour transmettre plus facilement l’information
Si les diagrammes sont compliqués, donnez seulement l’information de base sur la diapositive et fournissez aux participants des documents avec une information plus détaillée
Mettez un texte minimal sur les diapositives – le contenu devrait être des sujets de conversation pour le présentateur – pas des lignes et les lignes de texte qu’il est difficile de lire
N’utilisez pas trop de sous-points car cela réduira la lisibilité
Utiliser des diapositives de transition entre chaque section de votre présentation
Utilisez une diapositive de résumé pour conclure votre présentation
Assurez-vous que le texte est lisible, qu’il se détache sur le fond de diapositive et qu’il est facilement lisible depuis le fond de la pièce
N’utilisez pas trop de couleurs dans votre modèle de diapositive – faites simple et professionnel
Gardez les titres de diapositive à une taille de caractère de 30 à 32 points
Le texte devrait être à 24–26 points pour assurer une bonne lisibilité

Diapositives de résumé

Vos diapositives de résumé récapituleront les points principaux de votre présentation. “Rappelez à votre auditoire ce que vous venez de leur dire.” Une session de questions et réponses fera partie de votre résumé. Demandez à l’auditoire s’ils ont des questions sur votre présentation. Répondez aux questions clairement et précisément. Si vous ne connaissez pas la réponse, c’est ok. Admettez que vous n’êtes pas sûr de la réponse et dites à la personne qui l’a posée que vous reviendrez vers elle quand vous l’aurez. Et rappelez-vous de donner suite!

Diapositives de conclusion

Remerciez les personnes pour leur participation et incluez les « prochaines étapes ». Pendant la clôture de votre présentation, récapitulez les points clefs abordés dans la session questions/réponses, notez les suivis nécessaires et distribuez les documentations pertinentes.

Demandez à votre auditoire de vous contacter (assurez-vous que vos coordonnées soient sur la diapositive!) s’ils ont des questions ou voudraient approfondir le sujet.

4. Comment réaliserez-vous un suivi avec les personnes après la présentation ?

Votre présentation exige-t-elle un suivi ?

Par exemple, si vous présentiez à un nouveau client vos capacités dans l’espoir de gagner un business, cela exigera un suivi. Dans une telle situation, faites un suivi avec votre client le lendemain de la présentation en les remercient pour leur temps et demandez s’ils ont des questions ou auraient besoin de plus d’informations.

Si votre présentation était sur un projet et a exigé une décision, dans votre conclusion de la présentation, demander à l’auditoire quand une décision sera prise et assurez-vous de donner suite à ce moment-là. Votre suivi variera selon la situation et le but de la présentation.

Si la présentation a pour objectif de partager de l’information et des connaissances avec l’auditoire(par exemple, en présentant à une conférence), vous pourriez simplement demander que l’auditoire vous contacte directement pour toutes questions ou nouvelles informations.

La prochaine fois vous avez une présentation, pensez à qui vous parlez à et quel est le but de la présentation. Planifiez ce que vous allez dire et créez un plan pour vous assurer que vous couvrez tous vos points dans le temps alloué.

Meilleure la préparation, plus probablement vous obtiendrez un résultat réussi.

Quelles sont vos idées ? Votre expérience ? Que faites-vous pour vous préparer pour des présentations ? Qu’avez-vous trouvé utile dans ce billet ?

N’oubliez pas de lire ou relire: une bonne préparation permet de réaliser de meilleures présentations dans les conférences

Et, si vous êtes dans l’audience plutôt que sur scène: comment tirer le maximum des événements professionnels auxquels vous participez

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Montrer par l’action par rapport à en parler

Le 6 avril 201726 mars 2017 par mopertodans leadershipLaisser un commentaire

Showing vs. telling par Seth Godin

Toutes les promesses et explications du monde restent bien pâles en rapport de ce que vous faites.

Trop souvent, nous oublions que les paroles et le récit existent pour aider à diriger nos actions, pas pour les remplacer.

Les mots continuent à coûter de moins en moins cher, ce qui donne à l’action plus de valeur que jamais.

Ce principe de base du leadership par l’exemple rappelé ci-dessus par Seth Godin est parfaitement applicable au transfert de connaissances et à la formation dans nos projets.

Des exemples concrets de l’usage de l’action plutôt que de mots se retrouvent dans bien des vidéos tutorielles comme celles que vous pouvez développer sur vos projets.

Par exemple, j’aurais probablement mieux compris et retenu le principe de l’algorithme « quick sort » pendant les études d’informatique à travers cette petite vidéo qu’en décortiquant l’explication théorique fournie par le professeur en amphi !

5 façons pour les chefs de projet de faciliter une meilleure collaboration

Le 4 avril 201727 mars 2017 par mopertodans experience sharing1 commentaire

5 Ways Project Managers Can Facilitate Better Collaboration

https://www.huddle.com/blog/project-management-collaboration/ par Alastair Mitchell

Le management de projet est valorisé dans 89% des organisations les plus performantes du monde, selon le PMI® – Project Management Institute. De plus, les organisations qui prennent une approche structurée pour les mises en œuvre de nouvelles technologies dirigeantes vont plus probablement respecter le budget, livrer dans les temps et rester dans le périmètre établi.

Les professionnels de management de projet peuvent aussi apporter beaucoup de valeur aux organisations en facilitant la collaboration. En gardant des collaborateurs engagés avec la vision d’un projet et promouvant le travail d’équipe, les chefs de projet peuvent atteindre de meilleurs résultats. Explorons quelques façons pragmatiques dont les chefs de projet peuvent user pour améliorer la collaboration.

1. La transparence dans le projet

Un devoir clé de beaucoup de managers de projet est le reporting. Les collaborateurs engagés sont deux fois plus productifs que leurs pairs. Selon le Dr Andrew Makar, un manager de programme informatique, la transparence pilote « la performance, l’appropriation de la tâche, [et] la responsabilité ». L’envoi quotidien par courrier électronique de mises à jour ou de tableaux de bord sur la métrique du projet sont deux manières de créer de la transparence pour les chefs de projet. Ces outils fournissent une compréhension aux parties prenantes, qui peuvent se porter volontaire pour aider dans des domaines clés si nécessaire.

2. Les visions partagées

Les chefs de projet professionnels on souvent un accès direct aux visions de la direction sur le projet. C’est leur travail de synthétiser ces objectifs et de faire rêver les collaborateurs. Donna Fitzgerald de Tech Republic a écrit que la capacité d’un chef de projet à communiquer de façon cohérente la vision projet peut être le point clé de succès dans des projets informatiques. Aux réunions de projet, dans les courriers électroniques et sessions de formation, les chefs de projet devraient partager en quoi ils attendent des impacts positifs de la nouvelle initiative sur l’organisation.

3. Des communications fréquentes

La communauté de développement logicielle Agile a popularisé les réunions debout, de brèves réunions au début de chaque journée. Selon Alliance Agile, ces réunions quotidiennes peuvent empêcher que des problèmes soient oubliés et faciliter le partage peer-to-peer, sans énorme consommation de temps. Un chef de projet qui facilite des communications quotidiennes et cohérentes peut garder les membres de l’équipe et la direction bien informés.

4. La documentation des progrès réalisés

Avez-vous complété 65% de la formation ? Est-ce que vous avez 30% d’avance dans les tests logiciel ? Les chefs de projet peuvent partager ces informations avec leur équipe, même si l’équipe n’est pas directement responsable de ce domaine. En fournissant une vue globale des statistiques d’avancement de projet, les collaborateurs se sentiront mieux informés.

5. Des responsabilités partagées

Les chefs de projet sont souvent responsables de répartir les tâches afin d’assurer la livraison du projet dans les temps. Susanne Madsen, coach en leadership de projet, recommande de partager « l’attribution des tâches et la prise de décision » quand cela est possible pour résoudre les problèmes difficiles et garder des collaborateurs motivés sur les tâches du projet. Selon Madsen, demander des volontaires pour les tâches peut aider les personnes à « prendre plus de responsabilités » et s’investir davantage dans le projet dans son ensemble.

Les devoirs d’un chef de projet n’incluent pas seulement des compétences techniques, comme les prévisions budgétaires et le contrôle des objectifs. Les chefs de projet doivent aussi être des champions de des compétences douces, les soft skills. Adopter une approche collaborative du management de projet assure de meilleurs résultats et des collaborateurs plus engagés.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Bonus vidéo de Margaret Hefferman à TED: Pourquoi il est temps d’oublier l’ordre hiérarchique.

« La collaboration, ça fait anémique, mais c’est vraiment le cœur des équipes performantes, et elle surpasse très souvent l’intelligence individuelle. Collaborer, ça veut dire que je ne suis pas obligée de tout savoir, je dois simplement être avec des gens qui savent demander et donner de l’aide. »

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Comment reprendre en main une série de réunions récurrentes et sans date de fin bien établie ?

Le 20 mars 201715 mars 2017 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Des réunions récurrentes peuvent être parfois nécessaires, mais encore faut-il savoir les terminer !

Controlling the Runaway Meeting Par Alain Zucker

C’est un phénomène courant. Quelque chose arrive, d’habitude quelque chose de négatif. Des réunions quotidiennes sont organisées. Qui que ce soit qui ait un lien avec l’événement est là : des cadres supérieurs au personnel junior. Il y a une intensité incroyable. Puis, la question de départ est résolue. Mais les réunions continuent.

C’est arrivé à chacun d’entre nous. Les réunions commencent avec un objectif clair. Il y a une participation active. Les problèmes sont résolus. Et ensuite survient la dérive des réunions à répétition. Les participants principaux cessent de venir et des représentants sont mandatés à leurs places. Ou bien, les participants arrêtent de venir en personne et participent par téléphone. Les participants à distance font du multitâches et demande : “pourriez-vous répéter ?” si on leur pose une question.

Les crises entament leur propre vie. Elles produisent activité et excitation. Les gens veulent faire partie de la solution. Par conséquent, il est plus difficile de terminer une série de réunions que de la commencer.

Bien que ces interventions soient parfois nécessaires, elles représentent un coût élevé. Les dépenses directes sont mesurables. Une réunion quotidienne d’une heure avec 20 participants peut facilement coûter €10000 par semaine. Les dépenses indirectes de capacité productive perdue et de diversion de l’attention sont plus complexes à mesurer.

Voici quatre recommandations sur la façon d’obtenir le contrôle de ces réunions répétitives qui n’en finissent plus

1. Posez la question : Pourquoi sommes-nous ici ?

Cela peut paraître évident de demander “Pourquoi sommes-nous ici ?” mais cela nécessite du courage. C’est l’équivalent de demander au roi s’il porte des vêtements. Mais, c’est un premier pas nécessaire.

Tenez une réunion de revue bien facilitée. Demandez à ce que les leaders exécutifs y participent.

D’abord, rappelez l’objectif original de ces réunions. Utilisez des arguments spécifiques, mesurables et identifiez précisément les durées. Par exemple : le taux d’erreur a doublé de 5 % à 10 % et nous devons le ramener à 5 % d’ici un mois.

Deuxièmement, décidez si l’objectif a été atteint.

Si l’objectif a été atteint, concluez la réunion. Réduisez progressivement l’effort: compléter la documentation, rapporter et communiquer sur les leçons apprises, etc. Remerciez formellement tous les participants. Évitez l’erreur classique de punir l’innocent et féliciter les non-participants.

Si l’objectif n’a pas été atteint et que cela reste un effort à court terme, évaluez ensuite si les réunions sont efficaces. Sinon, régénérez la participation et remettez de la structure.

Si l’atteinte des objectifs exige un effort à long terme, transformez le travail à court terme en un programme dans la durée. Les exigences devraient être clairement documentées et la priorité établie par rapport aux autres besoins de l’entreprise.

2. Régénérez la liste des participants

Après quelque temps, les réunions s’embourbent. Trop de personnes sont là. Les participants exigés ne sont pas tous présents. Les rôles et attentes sont oubliés. Quand cela se produit il est temps de revisiter la liste des participants et de redéfinir les rôles de chacun.

Quand vous repensez la participation, suivez les étapes suivantes :

Examinez et révisez la liste des parties prenantes. Assurez-vous que les participants ont un rôle nécessaire dans le processus;
Assignez à chaque personne un rôle basé sur une analyse RACI; et
Construisez un plan de communications qui dresse la carte des besoins des parties prenantes.

Une analyse minutieuse des parties prenantes aidera dans la construction d’un plan de communications efficace. L’analyse déterminera qui doit être impliqué, pourquoi et comment ils devraient être engagés. Font-ils partie du processus décisionnel ? Doivent-ils juste être informés ? Est-ce que ce sont « des personnes d’action » ? Le plan de communications aidera à garantir une participation productive.

Démontrez une cassure claire quand les réunions sont re-démarrées. Passez en revue les objectifs, les rôles et les attentes des participants, etc. Surveillez les agendas cachés et les comportements qui ne sont pas alignés sur les rôles des participants actuels ou sur les objectifs d’ensemble.

3. Mettez de la structure dans les réunions

Des réunions efficaces n’arrivent pas organiquement. Les réunions bien structurées sont plus productives et font des participants plus heureux.

Ci-dessous sont quelques composantes critiques :

Posez clairement les règles du jeu et comportements attendus. Les règles du jeu posent les attentes de comportements normatifs et peuvent inclure : Participation, ponctualité, engagement et format des rencontres.
Établissez un processus décisionnel. Un bon processus décisionnel est documenté, transparent, avec des rôles clairement définis.
Utilisez un ordre du jour de réunion formel. Une réunion formelle avec un ordre du jour de rencontre structuré maintient la discipline et la productivité.
Documentez Risques, Actions, problèmes (« Issues ») et Décisions (le RAID). La documentation des items de RAID, les tenir dans un document facilement accessible et les passer régulièrement en revue réduira le turnover et assurera que chacun prenne ses responsabilités. Les tableaux Kanban sont efficaces et aide à assurer la transparence.

4. Passez en revue le processus

L’équipe devrait régulièrement poser deux questions importantes :

Avons-nous fini ? Continuez à passer en revue si les objectifs ont été atteints;
Optimisons-nous ? Optimisons-nous la réunion récurrente et ses réunions subsidiaires ? Pouvons-nous être plus efficaces ou plus productifs ? Pouvons-nous nous rencontrer moins fréquemment ou pour des durées plus courtes ?

Ces questions devraient être évaluées dans des réunions dédiées. Ces réunions devraient être conduites dans un environnement sûr où questionner le statu quo est encouragé et attendu. En passant en revue l’efficacité et la productivité des réunions :

Calculez le coût direct et la capacité perdue. Demandez-vous si nous en tirons toujours bénéfice ?
Passez en revue la structure des réunions et vérifiez que de bonnes pratiques de management sont suivies.
Utilisez un processus de facilitation pour déterminer ce qui marche bien et ce qui ne va pas. Identifiez les façons d’améliorer le processus.

5. Évoluez vers l’amélioration continue

Les organisations les plus efficaces pratiquent l’amélioration continue. Ce sont des processus méthodiques pour identifier et résoudre des problèmes systémiques. LEAN est une méthode largement utilisée. Quand les problèmes surviennent vraiment, les pratiques structurées sont en place pour guider vers leur résolution.

Si l’on considère les logiciels et la technologie pour supporter des efforts d’amélioration continus, ils peuvent inclure :

Examiner régulièrement les capacités business et leur processus de support opérationnel;
Maintenir et mettre à niveau l’infrastructure technique et la pile technologique d’applications;
Revoir le code applicatif.

Il y a des moments où une intervention est exigée pour se remettre d’un incident opérationnel ou d’un problème significatif. L’attention concentre l’organisation pour rapidement résoudre le problème. Cependant, les interventions devraient être soigneusement contrôlées et managées pour rester productives.

Que pensez-vous de ce retour d’expérience et conseils à appliquer dans vos projets ? Qu’ajouteriez-vous ?

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email, wébinaire, téléconférence, messagerie instantanée ou simple coup de fil, quel mode de communication favoriser ?

Le 3 mars 20172 mars 2017 par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Il y a quelques temps, Seth Godin partageait avec nous sa checklist pour les emails. Mais, il arrive parfois que ne pas envoyer de courrier électronique soit une bien meilleure idée…

Une erreur que j’observe et, hélas, pratique encore moi-même souvent est de ne pas me poser la question du média le plus approprié à la communication que je souhaite faire. Je reçois un email, je clique automatiquement sur répondre… alors que décrocher le téléphone serait parfois plus judicieux, plus rapide et plus efficace si j’y réfléchissais ne serait-ce que quelques secondes.

Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

http://www.bnet.com/blog/virtual-manager/email-webinars-and-when-to-just-pick-up-the-darned-phone/1429 par Wayne Turmel

Un des plus grands défis pour les managers modernes n’est pas le manque d’outils de communication: C’est de savoir quand utiliser le bon outil pour un bon travail de communication.

Par exemple, si le courrier électronique est le standard de communication dans notre équipe, nous pourrions passer des jours à échanger des aller/retour par courrier électronique quand un simple appel téléphonique ferait le boulot. Mais, comment savoir quoi utiliser quand et avec qui ?

Debra Dinn ocenzo est une auteure, oratrice et consultante sur le sujet du travail virtuel et de la communication en ligne. Elle a un guide simple pour aider les managers à savoir quand saisir le téléphone, quand se donner la peine de préparer un webinaire et quand un courrier électronique suffira. Il est disponible en téléchargement gratuit en PDF et inclut aussi quelques astuces et bonnes pratiques.

Certains d’entre nous pourraient regarder cette liste et dire, « ok, mais ! », mais quoi ? à quand remonte la dernière fois où nous avons envoyés de multiples messages électroniques dans les deux sens pour finir par organiser une conférence téléphonique ? Oui, c’est bien ce que je pensais…

Selon Debra, Voici certaines des grandes lignes de décision sur quand utiliser quel outil.

Courrier électronique

Distribution de documents et d’informations
Mises à jour rapides, invitations à des réunions, planification
Annonces

Messagerie vocale

Annonces
Demandes de réponses à des questions sur lesquelles le délai est critique
Rapide statuts de mise à jour

Messagerie instantanée

Notification de présence (faire savoir si vous êtes disponible)
Communication rapide qui n’exige pas de documentation
Brève mise à jour ou question
Discussions privées (chat) et échanges pendant les réunions (dans la limite du raisonnable)

Organisation de téléconférence

Des réunions à plus de 2 personnes
Une discussion sur une question ou un problème où chacun a la parole
Revue de documents
Au moins un participant est à distance et incapable de se réunir physiquement avec le reste des personnes présentes

Webinaire

Dissémination d’informations visuelles à une large audience géographiquement dispersée
Distribuer des informations à l’échelle mondiale au bon moment et à faible coût
Quand cela aide d’utiliser des outils interactifs en sus d’une conférence téléphonique (des enquêtes/questions, le chat, des questions et réponses, du travail collaboratif sur un document…)
Donner et enregistrer des présentations tant pour accès en direct que différé ou pour référence

Combien d’entre nous se retrouvent à envoyer un courrier électronique quand un Message Instantané serait plus facile, plus rapide et plus efficace ?

D’autre part, combien évitent d’utiliser les webinaires même quand nous savons qu’ils pourraient être la bonne réponse seulement parce que nous ne sommes pas vraiment à l’aise avec leur utilisation?

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique, bien les utiliser sera pour de prochains billets.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques sur ce sujet central au métier de chef de projet ?

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Comment impliquez-vous les membres de votre équipe qui se trouvent à distance ?

Le 24 février 201721 février 2017 par mopertodans experience sharing, leadershipLaisser un commentaire

Pas de doute, il y a de très forts avantages à être co-localisé avec votre équipe quand vous managez un projet difficile.

How do you engage remote team members? by Kiron Bondale

Mais les organisations cherchent à réduire leurs coûts immobiliers, à fournir à leurs collaborateurs les avantages du télétravail et tirer profit d’une journée de travail de vingt-quatre heures en ayant des équipes stratégiquement distribuées sur de multiples fuseaux horaires. Donc, si nous acceptons l’inévitable d’avoir à manager un projet avec certains membres de l’équipe à distance, comment réduisons-nous la probabilité que ceci impacte négativement l’efficacité de l’équipe ?

Contrôler le chaos est assez complexe à faire en personne, il est impossible de le réaliser quand les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. S’ils n’achètent pas la vision du projet, vous ferez face à une bataille sans fin pour les aligner. Si votre projet apporte du bon et du moins bon, ou même dommageable pour certains membres de l’équipe tandis qu’il en aide d’autres, vous pourriez devoir passer plus de temps en face à face avec les membres de l’équipe qui le plus négativement impactés.

Kick-off de projet en présentiel

Il est critique de se battre bec et ongles pour tenir une réunion de démarrage de projet à laquelle tous les membres de l’équipe et parties prenantes clés peuvent être présents en personne pour avoir l’opportunité pour vous et votre sponsor de les inspirer le plus possible.

Mais même si les membres de l’équipe sont bien alignés au départ, cela ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dérive pour une variété de raisons. Peut-être ne voient-ils pas de progrès suffisant ou peut-être un nouveau projet plus sexy rivalise-t-il pour capturer leur attention ? Utilisez donc vos réunions régulières d’équipe comme une opportunité de les réengager.

« Loin des yeux, loin du cœur » est avéré.

Vous pouvez facilement négliger des membres de l’équipe à distance lorsqu’il s’agit de reconnaissance et de développement d’esprit d’équipe, particulièrement si la majorité de votre équipe est géographiquement proche de vous. Ajoutez une petite et simple activité de « team building » à intervalles réguliers dans vos réunions d’équipe. Il existe beaucoup d’exercices disponibles (faites une simple recherche Internet) qui se prêtent bien à être joués à distance. Encore mieux, faites de trouver un tel exercice une responsabilité tournante et donnez à chacun des membres de l’équipe une chance d’être au centre de la fête.

Il peut être tentant d’imposer une nécessité de rapports d’avancement ou de réunions de statut fréquentes pour apaiser vos craintes, mais ceci risque fort de devenir une prophétie autoréalisatrice d’échec quand votre équipe sera de plus en plus désengagée ou irritée par votre micro-management.

Vous y gagnerez à avoir une conversation franche avec votre équipe qui permette de comprendre vos responsabilités et l’invite à développer un processus de remontée d’informations qui réponde à vos besoins sans la désengager.

Faites confiance au professionnalisme des membres de votre équipe et ne leur donnez pas de raison de le pas l’être.

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si vous êtes un chef de projet débutant qui souhaite améliorer ses compétences, voici 5 choses à faire

Le 17 février 201717 février 2017 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

de nombreux jeunes chefs de projet s’interrogent

Mel Bost, PMO Expert nous fait remarquer dans son billet « Five Tangible Things Aspiring Young Project Managers Can Do to Enhance Their Capabilities » que de nombreux jeunes chefs de projet interrogent leurs ainés plus expérimentés et leaders de PMO sur comment améliorer leurs compétences en management de projet.

Il leur conseille les 5 choses suivantes :

1. Portez-vous volontaire pour prendre les minutes d’une réunion importante

Assurez-vous de trouver ou créer un modèle qui capture la liste des participants, la date et la durée de la réunion, l’ordre du jour, les actions qui ont été agréées, les tâches assignées à chaque participant et leurs dates de fin, les problèmes non résolus ainsi que la date et heure de la prochaine réunion. En vous portant volontaire pour cette mission, vous fournirez un document clé à l’équipe de projet sur lequel ses membres peuvent se baser pendant tout le projet.

2. Vérifiez la bonne compréhension

A la conclusion et documentation du contenu du projet, questionnez le sponsor et les parties prenantes pour vous assurer qu’ils comprennent vraiment pour quels contenus ils signent et « l’engagement » nécessaire pour réaliser le projet. Ceci vous donnera un aperçu des “Changements de Contenu (/périmètre)” qui risquent de surgir avant que ces demandes de modifications ne surviennent. Cela augmentera aussi votre compréhension du processus de projet et votre stature par rapport aux autres chefs de projet.

3. Faites le forcing sur les leçons apprises

Dès la fin de la première phase majeure du projet, insistez pour que l’équipe de projet tienne une session sur “les leçons apprises”. Ils vous remercieront plus tard même si vous devez les traîner à la réunion à leur corps défendant.

4. Prenez en charge un problème majeur

Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net

Identifiez un problème qui semble diviser les membres de l’équipe de projet ou les parties prenantes et managez-le en enregistrant les actions majeures et décisions prises par l’équipe et les parties prenantes. Au moment approprié dans le projet, quand il apparaît que l’équipe projet ou les parties prenantes (ou les deux) se trouvent dans une impasse ou ont atteint un point délicat, sortez votre résumé des actions agréées et décisions prises et passez-les en revue avec ce groupe combiné. Certains peuvent ne pas apprécier d’être confrontés avec les faits, d’autres peuvent ne pas être d’accord avec vos « faits » ou votre interprétation, mais personne ne pourra dénier l’harmonie qui en résultera quand chacun commencera à voir les perspectives et points de vue des autres. Personne ne critiquera le fait qu’un observateur « raisonnable et réaliste » ait porté ces points de vue à leur attention.

5. Pratiquez ces 4 mécanismes de communication

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

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cartes et globes

Le 3 février 20171 février 2017 par mopertodans forum de discussionLaisser un commentaire

Quand donner une vue d’ensemble et quand plonger dans les détails ?

Voici un dilemme qui se pose très souvent à vous si vous êtes chef de projet et que vous préparez votre prochaine communication sur l’état d’avancement, votre présentation pour le comité exécutif, votre vidéo de présentation du projet à vos clients, votre réunion de kick-off avec l’équipe…

Seth Godin nous rappelle un principe de base…

Maps and Globes par Seth Godin

Si quelqu’un a besoin de directions, ne lui donnez pas un globe. Cela ne fera que gaspiller son temps.

Mais si quelqu’un doit comprendre comment sont les choses, ne lui donnez pas de carte. Il n’a pas besoin de directions, il doit avoir la vision d’ensemble.

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Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ? Comment ne plus parler dans un vide intersidéral ?

Le 25 janvier 201725 janvier 2017 par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

La réunion a commencé depuis 10 minutes et déjà plus personne ne vous écoute…

En effet, vous êtes peut-être déjà tout seul sur votre île déserte, à parler dans le vide et converser avec vous-même.

C’est étrange parce que vous pensez que d’autres sont encore là, à écouter attentivement ce que vous leur racontez pendant cette conférence téléphonique.

Oh, ils n’ont pas raccroché, sinon vous auriez entendu le célèbre petit ding-dong.

Mais ils sont partis.

Certains vous ont mis sur haut parleur et ont coupé leur micro pendant qu’ils font du ménage dans leur messagerie électronique. D’autres sont sortis de leur bureau pour aller discuter à la machine à café. Certains jouent à des jeux vidéos, d’autres relisent un document ou consultent les informations sur Internet, d’autres peaufinent une présentation ou finalisent un rapport, d’autres lisent DantotsuPM, leur blog favori… 🙂

Ceci se produit souvent pendant les trop fréquentes longues et ennuyeuses téléconférences. Oseriez-vous nier l’avoir jamais fait ? En particulier si la réunion dure plusieurs heures, ou bien se répète chaque semaine, où encore si elle porte sur un sujet de moindre importance ou d’intérêt limité dans l’immédiat à vos yeux.

Il est tout de même curieux de constater que malgré la pression toujours plus forte d’obtenir plus de productivité de chaque minute de chaque personne, il est parfaitement toléré de demander ou même d’exiger qu’elle perde des heures dans d’ « inutiles » réunions.

Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ?

Steve Kay, dans son billet “Do You Know Where Your Attendees Are?”, propose 3 conseils de bon sens.

1. Faire bref.

Une téléconférence ne devrait pas excéder une demi-heure. Plus longue, les gens partent à un moment ou à un autre, physiquement ou mentalement quelque soit le sujet.

2. Faire petit.

Une téléconférence ne devrait pas avoir plus de huit participants. Convier plus de 8 personnes est la garantie que plusieurs resteront muettes.

3. Faire simple.

Une téléconférence devrait porter sur un unique sujet qui puisse effectivement être traité par téléphone. Les problèmes plus complexes nécessitent le plus souvent une vraie rencontre en face à face.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Et il conclut en nous rappelant que toute réunion est une activité business qui devrait apporter un vrai bénéfice car ses coûts sont très réels et tangibles.

Pour ma part, je pense comme Steve Kay que faire court et limiter les participants aux seules personnes directement impliquées par l’objet de la réunion est effectivement une excellente base de départ pour avoir une réunion efficace.

De plus, je crois qu’il faut également prendre en compte l’objectif de la téléconférence.

Cherchez-vous à partager des informations, faire du « team building » pour une équipe géographiquement distribuée, résoudre un problème, obtenir un statut d’avancement, préparer ou rechercher une décision ?

Cette clarification de l’objet de la réunion conduit à un nécessaire travail préparatoire sur l’agenda et le contenu. L’agencement des items à couvrir pour atteindre l’objectif de la réunion peut fortement aider à structurer et améliorer la téléconférence.

En sus du contenu, la forme est importante et l’outillage peut s’avérer crucial.

On peut par exemple envisager de faire intervenir plusieurs personnes à tour de rôle sur différents aspects du sujet choisi pour donner du rythme et doper l’attention des participants.

De plus, les outils collaboratifs de partage en temps réel de documents qui permettent souvent de s’exprimer en répondant à des questions encouragera les participants à suivre la progression sur leur écran, au lieu de faire autre chose.

Coté facilitation, je reste convaincu qu’il faut s’attacher à démarrer à l’heure prévue (ou après 5 minutes de courtoisie en fonction des cultures) même si tous les protagonistes ne sont pas encore connectés. Surtout, ne pas répéter ce qui a déjà été dit pour les retardataires. Seulement leur préciser où nous en sommes de l’agenda.

De surcroit, faire attendre les personnes qui sont à l’heure ou répéter plusieurs fois ce qui a déjà été dit est un manque de respect de leur temps et représente un coût significatif pour la société.

Au préalable, rappelez aux participants l’agenda détaillé, l’objectif et l’heure de la réunion 24 heures à l’avance car cette notification peut être utile, en particulier si ils ont à réaliser un travail préparatoire : lecture de documents et en particulier revue de vos recommandations, analyse des options, recherche de solutions…

Enfin, le complément de l’image grâce à la visioconférence permet d’avoir de bien meilleurs échanges et de traiter certains problèmes plus complexes et plus sensibles grâce à la sensation d’une « vraie » rencontre en face à face.

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#PMI® 2017 Jobs Report

Le 18 janvier 201718 janvier 2017 par mopertodans pointeurs utilesLaisser un commentaire

PMI just released its annual project management career outlook. Eight countries are highlighted: India, Germany, Nigeria, United Arab Emirates, United States, China, United Kingdom, and Brazil.

The report also zooms on key industry sectors where PM Skills such as Construction and Cybersecurity are most valued and where the business needs for experienced PMs are high.

And not surprisingly, we find communications as one of the top looked after skills but it’s far from being the only criteria during recruitment…

The full report is available for free to read online for all PMI Members: Full report. (available exclusively to PMI members for 90 days after publication)

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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7 étapes pour améliorer considérablement vos entretiens avec vos interlocuteurs lors de vos prochaines rencontres

Le 9 janvier 20176 janvier 2017 par mopertodans experience sharing1 commentaire

The Art of Interviewing Clients par Philip R. Diab

Un des aspects les plus importants dans le conseil est de se construire de robustes compétences d’interviewer.

Beaucoup de ce que l’on attend lors d’entretiens avec ses clients et prospects tourne autour du besoin du consultant d’apprendre le business du client, son marché, ses ressources et ses défis. En plus de rassembler des données et des documents, les consultants doivent pouvoir aller puiser des informations chez le personnel du client d’une façon qui ait du sens et ajoute de la valeur à la mission. Selon mon expérience, les compétences d’interviewer sont un facteur différenciant qui oriente la mission vers le succès.

Voici quelques astuces que j’ai apprises et utilisées sur ce processus d’entretien avec les clients

1. Ne posez pas de questions dirigées.

Parfois quand nous commençons à être plus à l’aise avec l’organisation et à croire que nous comprenons le client, nous régressons vers un type de questions dirigées qui risquent de nous fournir un faux positif sur les problèmes potentiels auxquels nos interlocuteurs font face. Un exemple est de dire quelque chose comme : « j’ai entendu dire que vous avez des problèmes avec le traitement des demandes d’adhésion, est-ce correct ? ». Plutôt que de suggérer le problème, il faudrait poser davantage de questions génériques comme : « quels sont les points douloureux dans votre processus ? ».

2. Construisez progressivement la discussion jusqu’aux questions difficiles.

Il est important de développer le relationnel avec l’interviewé afin d’être vu comme un conseiller expérimenté. Gardez les questions difficiles pour plus tard dans l’entretien. Démarrez l’interview avec les questions qui semblent avoir des réponses faciles. Ceci mettra tout le monde en confiance et permettra d’avancer dans la discussion.

3. Il est critique de poser des questions ouvertes.

Évidemment, n’entamez cette étape qu’après avoir établi un certain relationnel avec l’interviewé (cf point précédent). Les questions ouvertes sont indispensables pour parvenir aux problèmes du type « nous savons que nous ne savons pas ».

4. Rephrasez les problèmes.

Parfois les interviewers risquent de sauter à une conclusion suite à l’interprétation ou la mauvaise compréhension d’informations fournies par le client. Répétez ce que l’interviewé a dit avec vos propres mots car c’est une excellente façon d’aider à clarifier et de valider les informations reçues.

5. Ne prenez pas les déclarations sur leur valeur nominale.

Il arrive que les personnes interrogées aient un agenda caché ou qu’elles essaient de faire avancer certains points. Cela peut être lié à un projet qu’elles veulent voir implémenté ou un problème qu’elles doivent résoudre. Le travail du consultant est de comprendre si le problème et/ou la priorité est effectivement agréé par de multiples parties prenantes ou bien si c’est une chose que seule cette personne souhaite voir changer.

6. Faites vos devoirs.

Relisez attentivement les notes des autres consultants et, plutôt que de reposer les mêmes questions ce qui ennuie toujours les clients, efforcez-vous de demander des éclaircissements sur des points précis.

7. Venez avec une approche bien préparée

Avoir un ordre du jour et une liste de questions à poser vous aidera à conduire l’entretien de façon logique. Le partage de l’ordre du jour avec l’interviewé au début ou en préalable à l’entretien lui donne aussi une sensation de contrôle qui facilite l’ouverture.

Les meilleurs interviewers sont les consultants qui ont affûté cette compétence tout au long de nombreuses années de pratique.

Même si une grande partie ne peut être apprise qu’en « faisant », on peut souvent se préparer en observant d’autres personnes. Si l’occasion se présente d’écouter des interviewers expérimentés, saisissez-la. Vous pourrez ainsi acquérir un peu de compréhension sur ce qui marche ou pas. Autre approche : Conduire un entretien en équipe car cela offre l’opportunité pour les interviewers de rebondir sur les idées de chacun et réduit un peu la pression de devoir poser trop de questions.

Le meilleur conseil que j’ai reçu dans ce secteur est peut-être le suivant: s’assurer que la personne interrogée reparte en ayant envie de dire que l’entretien était une bonne utilisation de son temps et qu’il était de la bonne durée.

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le « Best of » des billets 2016 les plus lus de DantotsuPM est paru !

Le 2 janvier 20172 janvier 2017 par mopertodans pointeurs utilesLaisser un commentaire

Bonjour, je viens de terminer la compilation des 10 billets les plus lus de 2016 sur le Blog du Management de Projets DantotsuPM.

Retrouvez-les ici !

Pour rappel, les top 10 des années 2015 et 2014, à lire, relire, « twitter », « liker »… faire suivre à toutes vos relations…

16 raisons pour lesquelles les personnes ne vous écoutent pas quand vous parlez

Trop de paroles. Vous aboyez sans cesse comme un petit roquet.
Ignorance. Vous ne savez pas de quoi vous parlez.
Danse. Vous n’en venez pas au fait, vous dansez autour du sujet. Les esprits errent quand vos paroles errent.

les 5 étapes de développement d’équipe et le rôle du chef de projet

Les quatre premières étapes du modèle de développement d’équipe furent développées par Bruce Tuckman en 1965. En 1977, Tuckman s’associa avec Mary Ann Jensen et ajouta la 5^ème étape : Dissolution.

Votre rôle de chef de projet: Le chef de projet sert de passerelle entre l’équipe projet et les parties prenantes, aidant à prendre des décisions quand celle-ci doit être prise à un plus haut niveau dans l’organisation.

Work Breakdown Structure (WBS) ou Structure de Découpage du Projet (SDP) par PMGS

La première règle fondamentale d’une WBS est qu’elle doit être composée uniquement de phases ou de livrables. Elle sera donc composée de NOMS et non de verbes ! Aucune activité ne doit être dans la WBS même.

10 façons de raccourcir les longues réunions

facilitation « […] une personne est en réunion ou bien elle travaille. Elle ne peut pas faire les deux en même temps. » Peter Drucker

Interdisez les terminaux électroniques. Tout le monde tiendra bien plus à terminer la réunion s’ils ne peuvent pas lire ni envoyer des messages ou courriers électroniques.
Envoyez la veille les matériels à lire en préparation à la réunion. Rencontrez un acteur clé qui peut rassembler et résumer les matériels pour l’équipe. Revoyez et approuvez toutes les informations avant leur envoi.
Exposez le but de la réunion quand vous émettez l’ordre du jour. Exposez le but de nouveau en début de la réunion. Une réunion sans but est une totale perte de temps

Comment épater votre comité de pilotage projet, le Copil ?

Vous pouvez les surprendre en étant honnête, précis, en connaissant les détails et en affichant les jalons et la métrique importants dans des graphiques clairs et simples. Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un départ en flèche avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

7 habitudes de calme

C’est une série d’habitudes qui se sont développées au fil de ces dernières années. Je n’y suis pas parfait, mais je les pratique vraiment et elles sont toujours utiles. Changer votre environnement est excellent, mais très souvent vous ne pouvez pas contrôler les choses qui vous arrivent et vous ne pouvez certainement pas contrôler comment les autres personnes agissent. La seule chose que vous pouvez contrôler est votre réponse – et cette réponse est importante. Vous pouvez répondre à un même événement avec de l’anxiété ou de la colère, ou vous pouvez y répondre par la paix et le calme. Comprenons comment.

Matrice d’Affectation des Ressources (RAM ou RACI): rappel et modèle par PMGS

Cet outil, qui prend la forme d’un tableau (qui croise la WBS et les ressources de l’organisation) permet au chef de projet de lister les participants au projet ainsi que leur(s) responsabilité(s).

Le secret pour réussir l’Examen de Certification PMP = Étude + Pratique

Bonjour, comme cela me l’a été demandé plusieurs fois, j’ai actualisé ce billet sur un sujet toujours très prisé (et nous le comprenons) des personnes qui se lancent dans le projet de passer la certification PMP®: quelles ressources et comment s’y prendre ?

10 choses que les chefs de projet qui réussissent ne tolèrent JAMAIS

La tolérance peut être une grande qualité. Nous devons être bien avisés sur ce que nous tolérons et ce que nous ne tolérons pas. Les chefs de projet doivent refuser de tolérer des choses qui causent le désordre, la dégradation et l’incertitude.

3 outils de management de projet indispensables à votre survie

Revoyons dans ce billet 3 des outils les plus testés et essayés que les chefs de projet peuvent utiliser et qui vont réellement faire la différence entre un projet réussi ou pas tout à fait : Remue-méninges (brainstorming), Fishbone diagrams (Ishikawa) et Diagramme de Gantt.

Le PMBOK® Guide V5 en Français

Ce standard est écrit par des chefs de projet pour les chefs de projet. Cette référence dans le management de projet reflète la collaboration et la connaissance de chefs de projet et fournit les principes et méthodes de base qui s’appliquent à une vaste gamme de projets. Le PMBOK^® Guide est un standard reconnu internationalement qui donne aux chefs de projet les outils essentiels pour pratiquer le management de projet et délivrer des résultats organisationnels.

7 choses que les chefs de projet devraient faire chaque jour

En tant que chef de projet, vous êtes celui vers lequel d’autres se tournent pour les prises de décisions quotidiennes, la direction et la résolution de problèmes. Il est important que vous donniez le bon exemple et cherchiez à être à votre meilleur chaque jour. Ces 7 domaines peuvent vous aider à y parvenir !

les 10 commandements de la théorie des couleurs

Ceci n’est pas directement lié au métier de chefs de projets mais nous (PMs) réalisons tant de communications (en particulier) visuelles que j’ai pensé que ce pointeur pourrait vous être utile.

« L’Intelligence Collective et le Management Paradoxal au service du management de/par projet » Synthèse SYNERTAL

Créer de l’intelligence collective consiste à mettre en relation des intelligences individuelles pour créer une dynamique de co-construction. La performance d’une entreprise dépend de sa capacité à mobiliser l’intelligence collective, car mobiliser l’intelligence collective favorise l’innovation et l’adhésion aux décisions et, par conséquent, leur mise en œuvre. L’intelligence collective devient le vecteur de mutation de l’entreprise.

8 choses que les chefs de projet devraient faire chaque semaine !

Regardons de plus près les activités que les chefs de projet devraient faire toutes les semaines : Rencontrer son client, mettre à jour les métriques, évaluer l’avancement du projet et en diffuser un rapport…

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

les 5 questions à se poser avant de lancer un projet par Clara Guénand

Une gestion de projet bien menée passe avant tout par une phase de réflexion. Pour gagner du temps, nous avons tendance à nous lancer tête baissée dans l’exécution d’un projet mais encore faut-il pouvoir clarifier son contenu et ses limites. Il faut parfois savoir « perdre » le temps de la réflexion pour gagner du temps dans l’action et avoir de meilleures chances de réussite.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

les MOOCs débarquent dans le management de projet !

« Les MOOC (Massive Open Online Courses) sont des cours conçus pour être diffusés en ligne avec des échéances, des examens, une reconnaissance en cas de réussite et des interactions entre apprenants. La croissance rapide des premières plate-formes américaines telles que Coursera ou EdX a placé ce nouveau format d’enseignement sur le devant de la scène, et le MOOC porte aujourd’hui la promesse d’une éducation à la fois plus accessible et plus efficace. Un livre blanc propose aux concepteurs de MOOC un cadre de réflexion et une palette d’outils leur permettant de mieux appréhender ce nouveau format pédagogique.

un peu de légèreté et 4 conseils pour apprendre à mieux manager

Voici 4 conseils de Jean-Michel Groleau (qui nous a hélas quitté à la fin 2016 :-(), ami et ex président du PMI France-Sud, pour apprendre à mieux manager à travers 4 histoires amusantes.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

10 recommandations pour mieux estimer les efforts sur le projet

Il est dans la nature humaine que de vouloir livrer quelque chose bien et rapidement, mais la sous-estimation des complexités d’un projet ne sert personne. En tant que chefs de projet, c’est notre travail de nous assurer que l’équipe comprend ce que veulent les utilisateurs et combien cela coûtera de produire ce qu’ils veulent. Ceci est une des pierres angulaires de notre capacité à livrer un projet avec succès.

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4 idées très simples pour améliorer vos communications écrites comme orales

Le 27 décembre 201617 décembre 2016 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Dans le domaine professionnel, vous obtenez des bons points au niveau de vos capacités de communication pour la clarté, pas pour le style.

Au lieu d’essayer d’exprimer de manière poétique ou humoristique (ce qui est souvent pire) les plans de votre programme, projet, organisation ou compagnie pour la nouvelle année, contentez-vous de faire passer votre message.

Voici quatre façons très simples de mieux y parvenir !

1. Une idée par paragraphe

Les romans contiennent souvent plusieurs idées complexes et émotionnelles dans un seul paragraphe. Dans l’écriture pour le domaine professionnel, limitez vos pensées à une par paragraphe, une par transparent de votre présentation, une par partie de votre discours. Quand vous avez une autre suggestion, pensée ou idée, ouvrez un nouveau paragraphe.

2. Mettez l’essentiel de votre message dans la première phrase

les choses les plus importantes en premier !

N’enlisez pas vos lecteurs dans des informations de base et de contexte pour construire votre point. Personne n’a de temps pour cela. Donnez votre point principal d’abord. Puis allez dans les détails qui argumentent et supportent ce point.La plupart du temps, la personne va lire le titre du document ou email, les premières phrases d’accroche puis passer à autre chose si vous ne l’avez pas hameçonnée.

Même à l’oral, vous n’aurez peut-être une ou deux minutes pour capter réellement leur attention et empêcher que leur esprit ne s’échappe déjà vers d’autres sujets.

3. Rendez-le « survolable » et facilement « mémorisable »

Nous sommes tous très/trop sollicités. Peu de personnes lisent chaque courrier électronique, encore moins chaque mot d’un courrier électronique ou rapport. Qui écoute toutes les paroles d’un discours ou conversation ?

Utilisez des en-têtes et des listes numérotées à l’écrit comme à l’oral pour que votre lectorat ou auditoire puisse rapidement parcourir/écouter votre message et comprendre et mémoriser vos principaux points de vue et idées.

4. Pas plus de 3 idées

…par email, présentation, réunion ou conversation. Personne ne se rappellera des points 7, 8 ou 9… Alors, réfléchissez bien à l’avance à ce que vous aimeriez que les personnes retiennent de votre propos. N’hésitez pas à le rappeler à la fin de votre écrit ou discours: « S’il y a 3 choses que j’aimerais que vous vous rappeliez de mon message ce sont: 1…., 2…. et 3…. »

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Le secret pour paraitre plus intelligent lors de votre prochaine réunion : posez LA question stupide !

Le 6 décembre 20164 décembre 2016 par mopertodans leadershipLaisser un commentaire

Voulez communiquer plus efficacement ? Alors vous devez poser plus de questions.

The Secret to Sounding Smarter in Meetings? Ask the « Dumb » Questions

https://www.themuse.com/advice/the-secret-to-sounding-smarter-in-meetings-ask-the-dumb-questions par Alison Davis of Inc.

Pas n’importe quelles questions. Pour vraiment réussir, vous devez poser les questions les plus basiques et fondamentales possible. En fait, les questions les plus stupides auxquelles vous pouvez penser.

Pourquoi ? Bonne question.

Parce que la seule façon de communiquer avec succès est en vous mettant dans les chaussures de la personne la moins bien informée de votre public. Pour ce faire, vous devez oublier ce que vous savez quoi et posez des questions comme elle le ferait :

Comment cela marche-t-il ?
Qu’essayez-vous d’accomplir ?
Qu’est-ce que ça signifie ? Comment ceci affectera-t-il les gens ?
Quand est-ce que ça commence ? Combien de temps faudra-t-il ?
De quoi les gens se soucieront-ils le plus ?
Qu’est-ce qui y ressemble ? Les gens ont-ils déjà éprouvé quoi que ce soit de semblable ?
À quels obstacles faisons-nous face dans cette réalisation? Quelle est votre plus grosse crainte ?
Si vous deviez expliquer ceci à quelqu’un qui n’en a jamais entendu parler, comment vous y prendriez-vous ?
Comment saurons-nous si c’est un succès ? Qu’arrivera-t-il en cas d’échec ?

Cela semble simple, non ?

Et pourtant, j’ai été à trop de réunions où des informations sont présentées et personne ne pose de questions.

Par exemple, il y a plusieurs années, nous avions une société client qui avait beaucoup de choses en cours : acquisitions, nouveaux produits, des douzaines d’initiatives. Notre client travaillait 15 heures par jour à essayer de se maintenir à niveau sur tout. Donc je n’ai pas été étonné quand elle m’a invité à une réunion mais n’a pas eu le temps de me mettre au courant du sujet ni de mon rôle au préalable.

Quand je suis arrivé, 12 personnes étaient réunies autour d’une grande table de conférence attendant la senior VP (d’un quelconque département) pour démarrer la présentation. Il semblait que nous étions là pour supporter une initiative, mais après cela c’est devenu un peu confus. Le brouillard s’est opacifié quand la senior VP a lentement commenté son PowerPoint (niveau MBA) qui avait assez de données pour faire frire un super-ordinateur.

Après 20 longues minutes, la VP a fait une pause. « Des questions ? » a-t-elle demandé. Les participants n’ont rien dit. Ils n’ont pas bronché.

Donc j’ai levé ma main. « Pourriez-vous m’expliquer comment ceci va affecter le collaborateur moyen ? Et quand les gens commenceront à en voir l’impact ? »

Il y eut un moment de silence, comme si les participants étaient étonnés que j’ai parlé. Mais la senior VP senior m’a écouté et a répondu. Cela a brisé la glace et bientôt nous avions une réelle discussion sur ce que signifiait l’initiative et ce que nous devions faire pour la communiquer.

Ensuite, la cliente m’a remercié d’avoir posé ce qu’elle a appelé « des questions si simples. » Elle a dit « Nous ne savons pas bien aller à l’essentiel d’une question. Nous avons tendance à nous lancer et nous rendre compte plus tard qu’il nous manque des informations essentielles. »

Il n’existe pas de question stupide. En fait, la chose la plus intelligente que vous pouvez faire est de poser la question la plus basique à laquelle vous pouvez penser.

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9 habitudes pour des communications plus efficaces

Le 1 décembre 20161 décembre 2016 par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

8 Habits of Highly Effective Communicators (+1 Bonus) par Bruce

La communication est une compétence que nous utilisons chaque jour. Pourtant, il reste une marge d’amélioration incroyable. Les speakers professionnels, les avocats et bien d’autres savent depuis longtemps que les présentations et les discours génèrent davantage de business.

Qu’en est-il des chefs de projet ?

L’amélioration de vos compétences de communication est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire en matière de formation et de décisions de développement personnel. Comme vous continuez à vous progresser dans votre carrière, vous compterez plus sur la communication et les présentations que sur vos compétences techniques. La communication vous rend plus faciles à promouvoir et facilite votre leadership.

Explorons quelques-uns des bénéfices d’une meilleure compétence de communication :

Respect. Donner de bonnes présentations vous gagnera le respect de vos pairs.
Plus d’opportunités. Bien présenter à l’intérieur et à l’extérieur de votre société vous met dans une catégorie à part, particulièrement si vous saisissez les occasions de parler.
Revenu. Donner d’excellentes présentations est une compétence clé dans la vente où vous pourriez vouloir exercer. Des compétences fortes de présentation sont aussi nécessaires pour mener des projets tout au long de leur cycle de vie.
Étendre votre réseau. Quand vous donnez une présentation, les personnes feront souvent appel à vous pour donner suite.
Améliorer votre productivité. Des compétences de communication fortes signifient que vous serez compris du premier coup.

S’il y a toujours un doute dans votre esprit sur l’intérêt d’améliorer vos compétences de communication, considérez le conseil du Milliardaire Warren Buffet aux étudiants. Il a suggéré que des professionnels qualifiés peuvent améliorer leur valeur de 5 % en améliorant leurs compétences de communication. Warren Buffet lui-même crédite le Cours de Dale Carnegie pour beaucoup dans sa réussite dans les affaires. C’est un exemple fascinant qui devrait tous nous inspirer à améliorer notre communication.

Qualités d’écoute chez les meilleurs communicants

L’écoute est bien la base de la communication. Commencer par l’écoute est important parce que cela vous aide à vous connecter à l’autre personne. Bien écouter envoie aussi un signal de respect. Malheureusement, une étude des années 1980 rapporte que « la personne moyenne écoute avec seulement 25% d’efficacité. »

1. Ils écoutent avec leur langage corporel

La façon dont vous bougez votre corps est une manière importante de signaler votre intérêt et votre respect lorsque vous écoutez. Par exemple, vous pouvez hocher de la tête de temps en temps quand la personne parle. Vous pouvez aussi tourner votre tête et buste vers la personne qui parle.

2. Ils écoutent les mots

Les mots que les gens choisissent d’utiliser font une différence. Un collègue utilise-t-il « nous » et d’autres paroles orientées « équipe » ? Le langage utilisé envoie souvent des signaux sur le niveau de confiance de celui qui parle dans qu’il dit. Si une personne démarre ses commentaires avec des mots comme « peut-être » ou « il se pourrait », elle a probablement une faible confiance en ce qu’elle avance. Ceci est une information utile parce que vous pouvez poser des questions de clarification. De même, si quelqu’un utilise des exemples fortement détaillés et des chiffres dans tous ses commentaires, ceci indique que la personne préfère se concentrer sur des faits et chiffres.

3. Ils écoutent pour percevoir les émotions

L’écoute pour percevoir les émotions ajoute une profondeur de compréhension et de connexion à la communication. Certains aspects de cette écoute vont probablement vous venir naturellement. Si quelqu’un hurle après vous sur un problème, il est probablement en colère. Pour davantage de conseils sur la lecture du langage du corps et de la tonalité de la voix, je vous suggère de regarder du côté de la Science Comportementale (par exemple 10 Ways Body Language Can Help Women Be More Powerful or 5 Nonverbal Blunders to Avoid in Your Next Sales Meeting).

4. Ils prennent des notes

La prise de notes est utile pour plusieurs raisons. Pour prendre des notes, vous devez vous concentrer sur l’autre personne. Ecrire ce que quelqu’un dit vous aides aussi à vérifier votre compréhension. Par exemple, vous notez « le rapport de test de qualité logiciel sera dû le 31 août 2015 ». Vous pourrez alors analyser ce délai et le contenu de cette activité plus tard. Les notes prises pour des noms, des dates et des tâches sont une excellente façon de bénéficier davantage de réunions.

Compétences de présentation chez les meilleurs communicants

La présentation de votre message est une partie importante dans communiquer votre message au monde. Si vous menez une réunion de lancement de projet ou si vous le présentez à un client, la présentation compte énormément. Considérons ces quelques habitudes qui amélioreront vos présentations.

5. Ils se concentrent sur le public

Tout commence par le public. Voici deux façons de mieux se connecter avec un public. D’abord, apprenez leur langage usuel (par exemple les comptables et banquiers pourraient préférer des exemples qui expliquent clairement les euros et les centimes du message). Vous pouvez découvrir leur langage en rencontrant certaines de ces personnes à l’avance (c’est-à-dire la stratégie de pré-cablage). Ensuite, cherchez à comprendre les problèmes de votre audience. C’est une autre question à se poser.

6. Ils respectent le temps qui leur est alloué

Dans les gouvernements dans le monde entier, il y a une tradition de flibustiers qui protestent contre toutes les mesures. Dans les années 1950, le sénateur américain Strom Thurmond parla pendant 24 heures et 18 minutes pour protester contre The Civil Rights Act (pour plus d’exemples, lire 5 Famous Filibusters from Mental Floss). Inutile de dire, 99 % du temps, évitez les flibustiers! Au lieu de cela, respectez le timing de début et de fin de votre communication. Quand vous suivez les délais, votre public va probablement davantage vous prêter son attention.

7. Ils étudient les meilleurs communicants

L’expert en leadership et auteur John C Maxwell étudie et observe régulièrement des communicants et orateurs de la plus haute qualité. En ce faisant, il a appris de meilleures façons d’utiliser l’humour. Il a aussi appris à communiquer efficacement quand il y a besoin d’un traducteur. En conséquence de ses études et son attachement à l’amélioration, Maxwell est devenu l’un des speakers les plus populaires et efficaces dans le monde entier.

Par où commencer ? Je recommande de commencer par un de mes favoris : Winston Churchill’s “Blood, Toil, Tears and Sweat” speech of 1940. J’y ai appris l’importance de répéter des points clés plusieurs fois pendant la prise de parole. J’ai aussi appris la valeur de communication en utilisant une métaphore mémorable comme Le Rideau de Fer (The Iron Curtain).

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8. Ils savent utiliser les supports visuels

Parfois les mots seuls ne sont pas uffisants pour communiquer votre message. C’est à ce moment-là qu’il est temps d’utiliser des supports visuels. Martin Luther King a utilisé le cadre du Mémorial Lincoln pour supporter et améliorer son célèbre discours I Have A Dream. Que faire si vous devez donner une présentation dans un immeuble de bureaux qui ne saura pas vous inspirer ? Lisez Présentation Zen (le blog et le livre) pour des conseils en conception de présentations visuellement mémorables.

9. Ils se préparent pour chaque présentation

La devise de scout « Toujours prêt » est une bonne habitude chez les communicants pour s’adapter à toutes les circonstances et impondérables. Comment exactement pouvez-vous préparer à améliorer votre présentation ? Vous pouvez préparer des notes de discours. Vous pouvez donner la présentation à un public d’entrainement. Finalement, vous pouvez visiter la salle de présentation à l’avance et comprendre comment elle est disposée. Assurez-vous pour arriver tôt pour que vous puissiez tester l’équipement audio/vidéo et prenez quelques respirations profondes avant de prendre la parole.

Que ferez-vous dès cette semaine pour améliorer votre communication ?

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et si nous apprenions à lire entre les lignes de nos messages électroniques ?

Le 15 novembre 201631 octobre 2016 par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Billet original « Reading Between the Lines in Email » de Wayne Turmel

Les managers se plaignent souvent que les collaborateurs ne leur donnent pas les informations avec lesquelles ils doivent prendre de bonnes décisions et faire progresser leurs équipes. D’autre part, les collaborateurs revendiquent souvent qu’ils donnent à leurs supérieurs des tas d’informations mais qu’ils ne les écoutent pas. Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Si « écouter avec ses yeux » peut paraître étrange, cela dépend de notre définition d’écouter. Comme avec tout dans la vie, la définition est fondamentale.

Par exemple, si vous voulez suivre la vieille école, le Merriam Webster définit ainsi écouter : « prêter attention au son », tandis que le Freedictionary.com dit : « prêter attention, tenir compte ». Cette dernière définition change quelque peu la perspective.

Après tout, dans un environnement de travail où la personne avec laquelle vous travaillez pourrait être de l’autre côté de la planète et pas même éveillée quand vous travaillez, la communication verbale en a pris un coup dans l’aile. Honnêtement, quel pourcentage de votre temps passez-vous désormais au téléphone, sans parler de rencontres en face à face ? Souvent, vous ne pouvez plus participer aux conversations à la machine à café ni entendre des personnes se chamaillant au téléphone ni des bribes de conversation entre bureaux.

L’écoute dans le nouveau monde de travail implique « prêter attention ou tenir compte » aux informations et à la communication sous toutes ses formes.

Voici quelques exemples de choses que nous devrions écouter même si cela n’a pas grand-chose à voir avec nos oreilles :

Le flux de courrier électronique change-t-il soudainement ?

Y a-t-il eu un changement soudain dans la quantité de communication écrite ?
Des personnes normalement autonomes nous bombardent-elles soudain de demandes d’informations ?
Les personnes communicatives disparaissent-elles soudain de notre radar ?

Parfois il y a juste des changements dans la quantité d’information dont les gens ont besoin, mais ce peuvent être des cris d’alerte pour attirer l’attention ou des signes de dysfonctionnement dans l’équipe.

Le ton de la communication sur les espaces collaboratifs et médias sociaux de l’équipe ont-ils changé ?

Tout comme nous entendons plus que les informations avec le ton de la communication vocale, les écrits ont aussi un ton. Une des clés d’une bonne écoute est non seulement le choix des données critiques, mais aussi le contexte.

Les gens répondent-ils volontairement à vos questions et vous donnent les informations dont vous avez besoin, ou est-ce soudainement devenu comme un arrachage de dents pour les faire répondre ?
Des blogs de discussion normalement animés deviennent-ils soudainement silencieux ?
Les personnes expriment-elles des attaques personnelles en communiquant l’une avec l’autre ?

Êtes-vous davantage en copie sur plus de messages que d’habitude ?

Est-ce que votre boîte d’arrivée de courrier électronique est soudainement pleine de messages où vous êtes en copie, destinés à « vous garder dans la boucle » bien qu’ils doivent être traités par les personnes directement impliquées ?

Les chances sont qu’il y a là un drapeau rouge. Peut-être les membres de l’équipe ont des difficultés de communication, ou l’une des parties ne croit pas que l’autre respectera ses engagements sans vous impliquer (volontairement ou pas).

Si nous maîtrisons vraiment notre métier de manager, nous pouvons saisir ces signaux faibles de problèmes à venir et les traiter de manière proactive.

Nous devons « entendre » ce qui est dit et ce qui est « non-dit ». Toute personne mariée vous dira que c’est souvent plus critique 🙂

Bien sûr, cela peut vouloir impliquer qu’il est temps d’avoir une vraie conversation au téléphone (sinon en face à face) avec ces personnes et de pratiquer une écoute « vieille école » pour changer.

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Que faire des amateurs de scandales, ceux qui critiquent tout et n’importe quoi sans fondement, ou ceux qui vous traitent injustement ou de façon incorrecte ?

How to handle people that dislike you online

Que faire des amateurs de scandales ?

Pour simplifier les choses, nous répartirons les personnes visitant vos sites Web et médias sociaux fait le profil entre trois catégories.

5 étapes faciles sur la façon de traiter ces réponses

Participez à cette discussion: Comment traitez-vous les commentaires vraiment mauvais ?

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A manifesto for small teams doing important work

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A Speaker’s — and Audience’s — Bill of Rights

http://publicwords.com/2016/04/14/a-speakers-and-audiences-bill-of-rights/ par Amy Cuddy

Soyez aussi intéressé par le public qu’ils le sont par vous.

Soyez respectueux de l’attention du public et de son niveau de connaissance.

Ne pinaillez pas.

Soyez ouvert, responsable et ne vous mettez pas sur la défensive.

Choisissez votre réponse émotionnelle : soyez stratégique, pas réactif.

Concentrez-vous le positif, la solution, les points communs.

Appréciez les efforts, ne critiquez pas le résultat.

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Apprenez à communiquer avec les dirigeants !

Want To Be Valued as a Project Manager? par Gina Abudi

Trop de chefs de projet disent qu’ils ne sont pas estimés malgré tout le bon travail qu’ils réalisent:

Alors en quoi tout cela a un rapport avec la communication avec les dirigeants ?

Vous devriez connaître les choses suivantes sur votre organisation :

Combien de ces réponses et informations connaissez-vous ?

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Creating and delivering effective presentations de Gina Abudi

Il y a certaines choses auxquelles vous devriez penser avant que vous ne développiez votre présentation, dont :

1. Quel est l’auditoire?

2. Quel est le but de la présentation ?

Le but de la présentation guidera ce que vous développerez.

3. Comment devez-vous communiquer l’information ?

Utilisez-la pour structurer votre présentation :

Zoom sur chacune des sections de la présentation dans un peu plus de détail.

Diapositives d’introduction

Diapositives de message (de contenu)

Quelques meilleures pratiques pour vos diapositives incluent :

Diapositives de résumé

Diapositives de conclusion

4. Comment réaliserez-vous un suivi avec les personnes après la présentation ?

Quelles sont vos idées ? Votre expérience ? Que faites-vous pour vous préparer pour des présentations ? Qu’avez-vous trouvé utile dans ce billet ?

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Showing vs. telling par Seth Godin

Ce principe de base du leadership par l’exemple rappelé ci-dessus par Seth Godin est parfaitement applicable au transfert de connaissances et à la formation dans nos projets.

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5 Ways Project Managers Can Facilitate Better Collaboration

https://www.huddle.com/blog/project-management-collaboration/ par Alastair Mitchell

1. La transparence dans le projet

2. Les visions partagées

3. Des communications fréquentes

4. La documentation des progrès réalisés

5. Des responsabilités partagées

Bonus vidéo de Margaret Hefferman à TED: Pourquoi il est temps d’oublier l’ordre hiérarchique.

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Des réunions récurrentes peuvent être parfois nécessaires, mais encore faut-il savoir les terminer !

Voici quatre recommandations sur la façon d’obtenir le contrôle de ces réunions répétitives qui n’en finissent plus

1. Posez la question : Pourquoi sommes-nous ici ?

2. Régénérez la liste des participants

3. Mettez de la structure dans les réunions

4. Passez en revue le processus

5. Évoluez vers l’amélioration continue

Que pensez-vous de ce retour d’expérience et conseils à appliquer dans vos projets ? Qu’ajouteriez-vous ?

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Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

Selon Debra, Voici certaines des grandes lignes de décision sur quand utiliser quel outil.

Courrier électronique

Messagerie vocale

Messagerie instantanée

Organisation de téléconférence

Webinaire

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique, bien les utiliser sera pour de prochains billets.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques sur ce sujet central au métier de chef de projet ?

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Pas de doute, il y a de très forts avantages à être co-localisé avec votre équipe quand vous managez un projet difficile.

How do you engage remote team members? by Kiron Bondale

Kick-off de projet en présentiel

« Loin des yeux, loin du cœur » est avéré.

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de nombreux jeunes chefs de projet s’interrogent

Il leur conseille les 5 choses suivantes :