Il y a quelques temps, Seth Godin partageait avec nous sa checklist pour les emails. Mais, il arrive parfois que ne pas envoyer de courrier électronique soit une bien meilleure idée…

Une erreur que j’observe et, hélas, pratique encore moi-même souvent est de ne pas me poser la question du média le plus approprié à la communication que je souhaite faire. Je reçois un email, je clique automatiquement sur répondre… alors que décrocher le téléphone serait parfois plus judicieux, plus rapide et plus efficace si j’y réfléchissais ne serait-ce que quelques secondes.

Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

http://www.bnet.com/blog/virtual-manager/email-webinars-and-when-to-just-pick-up-the-darned-phone/1429 par Wayne Turmel

Un des plus grands défis pour les managers modernes n’est pas le manque d’outils de communication:  C’est de savoir quand utiliser le bon outil pour un bon travail de communication.

Par exemple, si le courrier électronique est le standard de communication dans notre équipe, nous pourrions passer des jours à échanger des aller/retour par courrier électronique quand un simple appel téléphonique ferait le boulot. Mais, comment savoir quoi utiliser quand et avec qui ?

Debra Dinnocenzo est une auteure, oratrice et consultante sur le sujet du travail virtuel et de la communication en ligne. Elle a un guide simple pour aider les managers à savoir quand saisir le téléphone, quand se donner la peine de préparer un webinaire et quand un courrier électronique suffira. Il est disponible en téléchargement gratuit en PDF et inclut aussi quelques astuces et bonnes pratiques.

Certains d’entre nous pourraient regarder cette liste et dire, « ok, mais ! », mais quoi ? à quand remonte la dernière fois où nous avons envoyés de multiples messages électroniques dans les deux sens pour finir par organiser une conférence téléphonique ? Oui, c’est bien ce que je pensais…

Selon Debra, Voici certaines des grandes lignes de décision sur quand utiliser quel outil.

Courrier électronique

• Distribution de documents et d’informations
• Mises à jour rapides, invitations à des réunions, planification
• Annonces

Messagerie vocale

• Annonces
• Demandes de réponses à des questions sur lesquelles le délai est critique
• Rapide statuts de mise à jour

Messagerie instantanée

• Notification  de présence (faire savoir si vous êtes disponible)
• Communication rapide qui n’exige pas de documentation
• Brève mise à jour ou question
• Discussions privées (chat) et échanges pendant les réunions (dans la limite du raisonnable)

Organisation de téléconférence

• Des réunions à plus de 2 personnes
• Une discussion sur une question ou un problème où chacun a la parole
• Revue de documents
• Au moins un participant est à distance et incapable de se réunir physiquement avec le reste des personnes présentes

Webinaire

• Dissémination d’informations visuelles à une large audience géographiquement dispersée
• Distribuer des informations à l’échelle mondiale au bon moment et à faible coût
• Quand cela aide d’utiliser des outils interactifs en sus d’une conférence téléphonique (des enquêtes/questions, le chat, des questions et réponses, du travail collaboratif sur un document…)
• Donner et enregistrer des présentations tant pour accès en direct que différé ou pour référence

Combien d’entre nous se retrouvent à envoyer un courrier électronique quand un Message Instantané serait plus facile, plus rapide et plus efficace ?

D’autre part, combien évitent d’utiliser les webinaires même quand nous savons qu’ils pourraient être la bonne réponse seulement parce que nous ne sommes pas vraiment à l’aise avec leur utilisation?

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique, bien les utiliser sera pour de prochains billets.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques sur ce sujet central au métier de chef de projet ?

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