PRINCE2 2017 se base sur PRINCE2 2009, mais place un accent spécifique sur l’adaptation de la méthode aux besoins de l’organisation et des différents environnements de management de projet.
On y trouve aussi des détails sur les programmes Professional ScrumMaster et Professional Scrum Developer avec des tests payants en ligne pour valider votre niveau de connaissance de Scrum et des rôles des différents intervenants sur les projets Agiles.
Petite vidéo très vivante de Romain Couturier sur le rôle de Scrum Master
Avec l’essor massif de l’Agilité dans les organisations et plus particulièrement de la méthode Scrum, un nouveau rôle est apparu : Scrum Master. Peut-il développer ? Quelles sont ses missions ? Cette vidéo devrait vous permettre de faire le tri entre les mythes et réalités qui entourent ce rôle. En bonus vous repartirez avec quelques outils bien pratiques dans votre rôle quotidien de Scrum Master.
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Les chefs de projet et leurs équipes mènent des projets planifiés tous les jours, comme le développement de nouveaux logiciels. Pour réussir, ils doivent être capables d’évaluer et d’allouer les ressources nécessaires pour terminer les éléments à fournir dans les temps, avec la bonne qualité et sans dépasser le budget. Cependant, il y a de nombreux défis dont beaucoup surgissent à cause des limitations dans les processus et outils actuels qui impactent la réussite.
Le Management de Ressource de Projet est un processus conçu pour utiliser efficacement et effectivement les personnes, les matériels et les équipements. Depuis 2017, le management de ressource de projet s’est concentré non seulement sur les ressources humaines, mais aussi sur l’équipement, les matériels et les fournitures. Le processus consiste en l’identification, l’acquisition et la gestion les ressources au bon moment et au bon endroit parce que le but du management de ressource est de gérer toutes les ressources. C’est l’un des processus les plus difficiles pour planifier, contrôler, maintenir et réaliser les objectifs.
Poursuivez cette lecture pour découvrir ce que vous pouvez entreprendre pour améliorer le management de ressource dans vos projets !
1. Priorisez le travail et incluez toutes les ressources dans le WBS
Évaluez l’objectif du projet pour établir le processus décisionnel. Plutôt que le contrat ou les achats avec un fournisseur, utilisez le WBS (Work Breakdown Structure ou Structure de Décomposition de Projet – SDP en français): Les lots de travail.
Incluez des procédures de contrôle des changements dans votre méthodologie. Vous en aurez besoin lors des différentes phases du projet.
La planification de ressources commence par la création d’une liste détaillée de chaque ressource, humaine et matérielle dont on aura besoin pour délivrer le projet. Impliquez les membres de l’équipe dans ce processus car certains aspects du projet peuvent exiger des ressources dont vous ne savez rien. Il vaut mieux prévoir pour chaque item possible et ne pas tous les utiliser que de sous-estimer vos besoins et de finir par payer des surcoûts à la dernière minute.
2. Prenez le temps adéquat pour faire des évaluations raisonnables et réalistes
La perfection est presque impossible à atteindre dans le management de ressource mais vous devriez toujours y aspirer. Une fois que les priorités du projet ont été clarifiées, prenez le temps nécessaire pour évaluer les échéanciers et le budget. Examiner les projets précédemment achevés, y compris ce qui a mal tourné, aide à développer des évaluations et des prévisions raisonnables.
De plus, bien que vous écoutiez attentivement le management, les évaluations et prévisions devraient être réalistes et non pas des cibles inatteignables qui répondent uniquement à des attentes du management ou des délais peu raisonnables.
Mettez à jour les estimations périodiquement afin de refléter les changements tels que de nouvelles décisions, des modifications dans les ressources et l’impact de ces changements sur le projet quand ils surviennent.
3. Examinez quelles ressources sont disponibles dans votre société, en termes de compétences et en nombre, et voyez si vous avez besoin qu’un fournisseur en recrute ou en achète à l’extérieur.
Prêtez une attention particulière aux personnes ou fournisseurs techniques qui sont les plus demandés dans la société.
Prévoyez le temps nécessaire pour les obtenir ou les acquérir afin de les avoir au bon moment.
Vérifiez leurs disponibilités et essayez d’être proactif. C’est l’aspect le plus important pour parvenir à produire les livrables.
4. Considérez les meilleures options pour bien travailler dans l’organisation avec ses ressources techniques et humaines
Les différents types de programmes et projets obtiendront des bénéfices de technologies spécifiques. Il est important de connaitre la taille, le coût, la durée et les participants sur le projet.
une ressource mal alignée peut sévèrement impacter les résultats de toute l’équipe
Assurez-vous que les outils et les techniques que vous avez choisis sont alignés sur ceux de la société, qu’ils créeront de l’efficacité et génèreront des bénéfices pour le projet.
Cela permettra à votre organisation de planifier, manager et délivrer le travail en utilisant un panel de méthodologies comme la prédictive et traditionnelle ou par jalons, itérative, Agile et même collaborative.
Adoptez différentes manières de travailler à travers toute l’organisation et ses ressources.
Incluez toujours le service des achats quand vous avez des fournisseurs externes sur votre projet.
5. Utilisez une Matrice des Responsabilités
Une fois que vous avez priorisé les ressources nécessaires, définissez les personnes qui sont responsables de la tâche avec une matrice de responsabilité (la Responsibility Assignment Matrix – RAM). Utilisez la matrice pour clarifier des rôles et responsabilités sur tout le périmètre du projet.
Qui va faire quoi et avec quel niveau de responsabilité et quel rôle ?
Les RAMs sont souvent de simples diagrammes RACI (responsible, accountable, consulted, and informed). Les diagrammes peuvent être créés en nommant la personne ou le rôle.
6. Attendez-vous à de l’inattendu dans tout le cycle de vie de projet
Pendant le cycle de vie du projet, il est commun de rencontrer différents changements ou manque de ressources prévues, de quantité, de capacité, ou d’absence de spécification de qualité. Ces aléas augmentent les risques, et les conflits surviennent parce que des événements et changements inattendus sont inévitables.
7. Planifiez le travail et les ressources avec une Structure de décomposition du Projet (SDP), Work Breakdown Structure (WBS) en anglais.
Vous avez besoin d’une SDP robuste avec un lot de travail spécifique pour planifier les tâches, gérer les nominations et assigner les livrables aux personnes. Quand vous allouez des tâches aux personnes, vous devez fournir les spécifications sur la qualité attendue et les critères d’acceptation.
Considérez chaque activité avec des dates de début et de fin et durées pour le travail défini et qui y est assigné; n’oubliez pas un seul responsable pour chaque activité.
Utilisez des processus qui si possible de réduisent les aspects administratifs.
8. Gérez l’assignation des ressources
Beaucoup de choses entrent dans la planification d’un projet et toutes sont importantes. Mais le projet ne sera jamais réalisé si vous n’avez pas efficacement assigné vos ressources à des tâches spécifiques.
N’oubliez pas que les ressources peuvent englober beaucoup d’items différents. Les personnes dans votre équipe sont des « ressources », mais également les outils qu’elles utilisent, l’équipement, les fournitures et même le site où vous allez faire le travail.
Utilisez des blocs de ressources au niveau du projet ou de ses phases comme point de départ si le management de ressource est nouveau dans votre organisation.
Commencez par rassembler toutes les activités SDP qui seront nécessaires pour achever le projet. Les activités sont les parties le plus petites d’un plus grand lot de travail. Telles sont les étapes que vous devez entreprendre pour aller du début d’un projet jusqu’à la ligne d’arrivée.
9. Utilisez échéanciers et rapports budgétaires
Chaque activité a une durée et des ressources et vous devez déterminer combien de temps ces tâches nécessiteront pour vous amener du commencement à la fin, autrement dit, la durée de l’activité ou de la tâche. De plus, vous devez connaitre le coût de chaque ressource.
En gardant un œil sur toutes les parties en mouvement du projet, vous maintenez un contrôle sur le timing, le budget, les activités, les risques et les changements. Représenter visuellement les données en un seul endroit facilite la transparence et la communication avec les membres d’équipe et vous maintien en ligne sur les échéances et budgets approuvés.
Vous devez rendre les choses simples et faciles pour un bon rapport sur la consommation budgétaire et l’avancement.
Adoptez un outil pour suivre de près les temps et les coûts pour chaque différent type de ressources.
10. Utilisez le nivellement de ressources
Aussi connu comme optimisation d’usage de ressource, cela fait partie de l’activité complexe de management de ressource. Cela signifie que vous êtes conscients de la disponibilité de ressources et la managez sur un unique projet ou de multiples projets.
Vous pouvez prolonger des périodes prévues pour des tâches spécifiques, éviter la sur allocation ou sous-emploi de membres de l’équipe et prévenir l’épuisement.
11. Calculez le taux d’utilisation
Ce nombre vous dit exactement quel pourcentage de temps d’un membre de l’équipe est utilisé selon sur votre assignation de temps et de tâches. Le but est de travailler à pleine capacité, ainsi vous ne gaspillez pas de temps (ni d’argent).
Pour calculer le taux d’utilisation, prenez le nombre d’heures qu’une ressource a travaillé par rapport au nombre total d’heures qu’elle avait disponibles pour travailler.
12. Considérez l’importance de la gestion des changements et du management des risques
Le management de ressource porte un élément à haut risque et c’est un problème auquel les chefs de projet font face chaque jour. Les ressources sont empruntées aux équipes existantes pour travailler sur de nouveaux projets, des projets de forte visibilité et de nouveaux business tout le temps et le manager des ressources est forcé « de reconfigurer » ses équipes. Il y a beaucoup de négociation entre plusieurs équipes et projets pour le même talent et le manager de ressource est central dans cette négociation. Il peut exiger des dates de début et fin pour l’allocation du talent afin qu’il puisse passer de livrable en livrable.
Un projet provoque du changement. Chaque phase qui est atteinte doit être évaluée pour ses impacts positifs et négatifs sur le projet lui-même et sur l’environnement de travail dans son ensemble. Mesurez et monitorez ces impacts et communiquez-les aux membres de l’équipe et aux sponsors. Les managers de ressource jouent aussi un rôle important dans le changement organisationnel. Comme les sociétés continuent à créer des processus innovateurs et des systèmes nouveaux, les rôles et des responsabilités des personnels doivent incorporer la technologie pour gagner en efficacité.
13. Maintenez une constante communication avec l’équipe des achats et ses fournisseurs
Partagez à l’avance le planning, ainsi que les risques ou contingences, avec les fournisseurs et l’équipe des achats pour obtenir des alternatives pour le contrôle de projet.
14. Planifiez et budgétez pour le temps hors-projet
Prévoyez les vacances
Assurez-vous que le temps de management, congés payés, réunions, traitement des emails, etc. est pris en compte tant dans le long terme qu’à court terme.
N’oubliez pas les activités inattendues sur le projet (les risques et les changements); assurez-vous de fournir un mécanisme pour capturer ce temps.
Sinon, vous perdrez de vue cette réduction de capacité et devrez utiliser les fonds de réserve.
15. Maintenez votre équipe motivée et heureuse
Gardez votre équipe bien formée et bien informée. Cela améliorera la productivité. Ne sur-utilisez jamais les ressources humaines.
La plupart des « ressources » sont des personnes – et les humains sont en bout de compte responsables du succès du projet. Les managers de ressources et de projets doivent être des négociateurs hors pairs comme ils naviguent entre les multiples équipes projets qui (bien sûr) considèrent chacune leur projet comme ayant la priorité la plus élevée. La motivation et le bonheur sont importants pour tous les individus dans le cycle de vie de projet.
La complexité, la flexibilité, les compétences relationnelles (soft skills) et la capacité à prévoir l’inconnu (ou le gérer) sont la norme dans le management de ressource et les managers doivent être flexibles et prêts à traiter avec cette complexité.
16. Évitez ou limitez le multitâches
Le multitâches semble efficace, mais aboutit souvent à une productivité radicalement inférieure.
Essayez de limiter le nombre de tâches parallèles et vos ressources délivreront mieux.
Avez-vous des approches qui ont amélioré votre management de ressource ? Parlez-nous en dans les commentaires !
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Pas de surprise côté méthodes, SCRUMreste fortement majoritaire à plus de 50%, même si l’on commence à voir une percée des approches hybrides.
En ce qui concerne l’agilité à l’échelle, rien de très nouveau. SAFe continue de dominer. Même s’il n’est utilisé que dans moins du tiers des cas, SAFe distance cette année plus largement ses compétiteurs comme Scrum of Scrums.
Le point le plus positif selon moi du rapport est que les bénéfices attendus des projets Agiles sont au rendez-vous et dépassent même souvent les attentes des organisations.
Dernier volet de la saga SIRH 50 nuances de projets : Yohann ROMAND vous y dévoile ses dernières instructions afin que vous passiez à l’acte !
Comment mesurer le Retour sur Investissements (Return On Investment ROI) d’un Système d’Information des Ressources Humaines ou SIRH ?
Relire la Saga
En clair, vous l’aurez compris, la mise en place d’un SIRH ou le changement du SIRH existant est un véritable projet mobilisant un grand nombre de parties prenantes, pouvant exiger une charge de travail très importante ainsi qu’un coût non négligeable ! Il est important d’en mesurer le ROI.
Yohann Romand
Parce qu’il est souvent compliqué pour les DRH de convaincre leur direction d’équiper l’entreprise d’un SIRH ou de moderniser l’existant ; estimer et mesurer les gains et bénéfices, le retour sur investissement s’avère de fait, primordial pour légitimer cet investissement.
Vous souhaitez passer à l’acte pour réussir le déploiement ou la modernisation de votre SIRH ?
Domination 1 : Mesurer le temps passé sur les tâches à faible valeur ajoutée !
Beaucoup trop de tâches non automatisées par un SIRH génèrent un temps de ressaisie considérable et souvent sous-estimé : capture des entretiens annuels papier pour analyse et temps de contrôles sur la paie en sont deux exemples majeurs.
Estimer le nombre en jours / homme économisés par l’automatisation de ces tâches permet d’évaluer le gain en équivalent temps plein (ETP) et prévoir ainsi, une optimisation de l’équipe RH sur la partie administrative que l’on pourra valoriser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ou gagner en ETP dans l’équipe.
Domination 2 : Repérer les bénéfices liés à une meilleure gestion des collaborateurs !
Se doter d’un SIRH performant permet d’améliorer considérablement la prise en compte des attentes des collaborateurs.
L’analyse plus pertinente des entretiens, de leurs souhaits d’évolution, de leurs besoins en formation, une analyse plus fine de la correspondance des compétences disponibles versus les postes à pourvoir, ou une compréhension précise des arrêts maladie… permettent d’être plus à l’écoute, de mieux gérer les carrières, d’améliorer le climat social et in fine, d’agir sur le taux de Turnover, le taux de rétention des salariés et / ou d’améliorer la pertinence des recrutements.
Ces indicateurs sont plus difficilement mesurables mais doivent être mis en avant pour valoriser la nécessité d’un SIRH.
Domination 3 : ROI qualitatif ou gains cachés !
A l’heure du digital et des innovations technologiques, se doter d’un SIRH moderne et performant peut avoir un impact ‘indirect’ en termes de ROI, notamment sur l’image employeur, son agilité …
Objet sexy le SIRH ? Définitivement oui, il contribue en effet à rendre l’entreprise plus attractive tant pour les recrutements que vis-à-vis des marchés extérieurs !
Domination 4 : Le ROI dans le choix de la solution !
Le calcul du ROI peut être déterminant dans le choix de la solution : Enterprise Resource Planning (ERP) versus ‘Solutions expert’, ‘Licence’ versus ‘Software As A Service (SAAS)’, ‘Internalisation’ versus ‘Externalisation’ ?
Le coût d’un logiciel maintenu à jour par l’entreprise, hébergé sur les serveurs de l’entreprise, répondant aux critères de sécurité doit être précisément calculé et comparé au choix d’une solution SAAS, facturée plus cher par l’éditeur, mais tout compris. Est-ce qu’une acquisition en licence est réellement moins chère ? Externalisation versus internalisation : si j’externalise, quel est le gain en ETP versus le différentiel de coût facturé ?
Épilogue…
Amélioration continue…
Vous aurez compris que la performance RH n’est pas qu’une notion abstraite mais bien mesurable au travers de Key Performance Indicators (KPI) qui permettront de mesurer le Retour sur Investissements (Return On Investment ROI) du SIRH.
Ces indicateurs de performance peuvent être multiples et variés, opérationnels ou plus qualitatifs. Ils devront être toutefois adaptés à votre contexte et à vos pratiques RH.
Le calcul du ROI ne s’arrête pas au choix d’un SIRH mais doit permettre à votre entreprise de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue !
Domination finale : le choix de l’outil
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Auteur : Yohann Romand, Consultant Senior Projets, Cabinet conseil dans la gouvernance du portefeuille des projets IQar, www.iqar-france.fr
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Commencez par bien revoir les prérequis et documentez en détail vos réponses à ceux-ci.
1. Validez que vous avez bien un rôle de chef de projet
Version française sur Amazon
Vous dirigez des équipes pluridisciplinaires pour réaliser un projet en tenant les délais, le budget et le périmètre fonctionnel du projet.
Vous appliquez une approche appropriée au management du projet pour répondre aux attentes et produire les livrables.
Vous êtes responsable de tous les aspects du projet même si vous y êtes supervisé(e) par votre manager ou sponsor.
Quand vous remplirez le dossier de candidature, explicitez spécifiquement ce que vous faites ou avez fait dans le projet et ce dont vous êtes/étiez responsable et pas seulement ce que l’équipe projet a réalisé.
Rappel : Minimum 5 ans d’expérience en management de projets dont au moins 7500 heures sur les tâches décrites ci-dessus.
2. Décrivez votre expérience dans les projets
Détaillez individuellement chaque projet que vous avez managé:
Bref résumé du ou des objectif(s) du projet
Détail de vos responsabilités et des livrables du projet par domaine de processus (par exemple, lancement, exécution, etc.)
Les résultats du projet
3. Listez vos formations en management de projet
Pour rappel, il faut au moins 35 heures de formation formelle en gestion de projet pour être éligible à la certification PMP.
Alignées sur les rubriques de la structure du contenu de l’examen PMP
Attestées par une attestation de formation avec si possible vos résultats à l’évaluation en fin de cours ou un certificat d’achèvement
Obtenues avant d’envoyer votre demande.
Pas d’apprentissage autonome, wébinaires ou de participation à des réunions et présentations.
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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Même dans les moments professionnels les plus sombres, comme un licenciement à un âge déjà automnal, les opportunités peuvent se révéler qu’il faut alors saisir.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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Ce standard est l’un des derniers du PMI et il est aligné sur « A Guide to the Project Management Body of Knowledge » (PMBOK® Guide) – Sixième édition et les autres standards du PMI.
Livre sur Amazon (Gratuit en version PDF sur le site PMI pour ses adhérents)
Organizational Project Management (OPM) est la structure utilisée pour aligner les pratiques de management de projets, programmes et portefeuilles sur la stratégie et les objectifs de l’organisation. Elle permet d’adapter ces pratiques au contexte, à la situation et à la structure de l’organisation.
OPM fournit des conseils à la direction de l’organisation, au personnel du bureau de projet (PMO) et aux praticiens sur ces sujets.
OPM couvre tout le panorama de la fourniture de valeur par les projets et peut être utilisé avec toutes les approches de projets, y compris les pratiques prédictives dites en cascade, agiles, itératives, hybrides…
OPM est particulièrement bénéfique pour les organisations qui n’ont pas une approche de management de projet unifiée et celles qui cherchent à l’améliorer.
Le Système d’Agilité Personnelle est une structure simple sur laquelle j’ai travaillé pour aider les gens à faire plus de choses importantes.
Qu’est-ce qui importe vraiment ? Voici une excellente question ! La réponse vous vient-elle naturellement ? Pour bien des personnes, ce n’est pas le cas. Mais, si vous ne savez pas ce qui importe, quel pourrait être l’impact de quoi que vous fassiez ? Comment pouvez-vous alors être satisfait de votre vie et de votre impact sur les personnes qui vous sont importantes ?
En son cœur, l’Agilité Personnelle est une structure de coaching pour vous aider à décider et à vous concentrer sur les choses qui vous importent vraiment. L’Agilité Personnelle n’est pas basée sur l’exécution de tâches, mais sur vous poser à vous-même plusieurs questions clés. Une question clé invite à réfléchir et à prendre du recul. En votre for intérieur, vous savez quelle est la bonne chose à faire.
Ces questions fondamentales vous aident à en décider et à vous concentrer sur ce qui importe vraiment.
Il y a un total de six questions, cinq à vous poser fréquemment et une pour vous aider si ça coince :
Que rêvez-vous de parvenir à réaliser ?
1. Qu’est-ce qui importe vraiment ? – Cela fournit le contexte pour répondre aux autres questions.
2. Qu’ai-je réalisé cette semaine ? – Célébrer ces choses et soyez fier de vous (même si ce que vous avez fait était différent de ce que vous aviez planifié la semaine dernière)!
3. Que pourrais-je faire cette semaine ? – Gardez votre liste de choses à faire bien en vue pour les voir souvent.
relisez le billet sur Eisenhower et John Adair
4. Parmi ces choses, lesquelles sont importantes et lesquelles sont urgentes ? – Faites le triage, déterminez ce qui compte vraiment.
5. Parmi ces choses urgentes et importantes, que veux-je faire cette semaine ? – Prenez-en seulement autant que vous pensez pourvoir compléter dans les faits.
et
6. Qui peut vous aider ? – La question et sa réponse peuvent toutes deux vous aider à débloquer la situation !
avec Ventura Asssociates, partenaire de DantotsuPM, recrutez les ressources critiques dont vous avez besoin pour vos projets
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Les habitudes qui sont au cœur de l’ouvrage de Stephen Covey (en anglais) – Ma vidéo préférée
Livre sur Amazon
Ce livre est devenu un incontournable et a été traduit en quarante langues. Il a inspiré des millions de personnes à travers le monde. Stephen R. Covey y synthétise plusieurs siècles de sagesse avec un savant dosage de talent, de compassion et d’expérience. Chaque page contribue à des prises de conscience fondamentales qui peuvent améliorer nos comportements.
2 Vidéos en Français (7 minutes et moins de 2 pour aller à l’essentiel) :
Stephen Covey explique de manière détaillée les 7 principes. Selon lui, bien appliqués, ils deviennent des habitudes de vie qui peuvent nous transformer dans tous les domaines.
Alors:
Soyez Proactifs
Sachez ce que vous voulez dans votre vie
Placez les choses prioritaires en premier
Pensez toujours gagnant-gagnant
Écoutez bien pour bien comprendre l’autre (avant de vouloir être compris)
Cherchez les synergies
Développez vos compétences et apprenez en permanence
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Les gens vous disent toujours comment maximiser vos matinées, mais votre routine du matin — quelle qu’elle puisse être — va bien. Ce dont vous avez vraiment besoin est une routine d’après-midi.
L’idée de se réveiller tôt, s’installer pour un petit déjeuner et écrire quelques pages dans un journal vous est familière…
Ne le prenez pas mal, il est bon de commencer votre journée du bon pied. Pour moi cela signifie boire un verre d’eau, sortir le chien, faire un petit déjeuner riche en protéines, boire ensuite une tasse de café noir et fort. Après cela, je m’assieds pour parcourir mes emails importants, vérifier les tâches à faire, mettre une musique qui corresponde à mon humeur du jour, puis commencer à écrire. Cela n’a pas beaucoup changé pour moi sur les dernières années.
Mais quand arrive l’après-midi, mon niveau d’énergie chute. Je suis en pleine digestion, je suis épuisé par ma session d’écriture du matin, mon focus commence à s’évaporer et je commence à stupidement surfer sur internet et mes jeux vidéo… Vous connaissez probablement cette sensation. L’après-midi est quand les distractions ont le plus de puissance, vous êtes fatigués, irritable et plus impulsifs. Donc j’ai dû m’inventer une routine pour rester productif l’après-midi tout en reconnaissant mon workflow naturel. Voici ce que je recommande.
Levez-vous et bougez
D’abord, levez-vous de votre bureau et déplacez votre corps. Si vous restez juste assis là, votre malaise empirera à coup sûr. J’ai basculé mes séances d’entraînement physique quotidiennes du matin à l’après-midi et maintenant je me sens plus régénéré et motivé. Vous ne devez pas courir ou soulever des poids pour récolter ces bénéfices, une simple promenade vers 15 :00, idéalement à l’extérieur pour obtenir un peu d’air frais près d’un peu de nature, vous extraira de votre coup de fatigue. Même si vous ne pouvez pas aller à l’extérieur, faites une promenade dans les bureaux. Déplacez votre corps au même moment chaque jour et votre cerveau saura que vous continuez à produire des choses.
Travaillez sur des sujets faciles
Commencez avec la liste “facile”. Il y a certains aspects dans tout travail qui ne sont pas si difficiles. Vous savez, ranger, l’organiser, exécuter des tâches répétitives et gérer la correspondance. Mettez tout cela de côté pour l’après-midi quand vous pouvez vous mettre en pilotage automatique en écoutant vos airs préférés. Pour moi, cela signifie répondre aux emails, trouver des histoires à raconter, faire des recherches pour d’autres histoires, retoucher des photos et organiser des fichiers. À moins que l’une de ces choses ne soit l’urgence du jour, je ne m’y consacre qu’après le déjeuner. C’est juste moi, mon casque sur les oreilles, de la musique, une eau gazeuse et un sprint à travers la substance ennuyeuse que je dois faire. Vous seriez étonnés de constater combien ce seul changement changera votre journée.
Passez juste 5 minutes sur la “Grande Chose”
Si et seulement si, vous devez finir un plus grand projet, accordez-vous d’y travailler pendant seulement cinq minutes. Mettez un minuteur sur votre téléphone et faites que vous pouvez en cinq minutes. Vous pourriez entrer dans un bon « flow » et déjouer votre temps faible de l’après-midi pendant ces cinq minutes. Si vous le faites, assurez-vous de vous récompenser et renforcez ce comportement. Si vous n’y restez pas fidèle, c’est OK, ne vous punissez pas. Retournez à de la substance facile pendant un peu de temps et essayer de nouveau plus tard.
Tuez vos chéris
Indépendamment de quel type de travail vous faites, nous avons tous nos “bébés chéris”, ou éléments personnels de préférence dont nous pensons qu’ils sont nécessaires pour notre travail, mais ne le sont pas vraiment en réalité. Dans l’écriture, on s’y réfère souvent comme des mots ou expressions bateau, mais le concept peut exister dans n’importe quel type de travail. Cette fantaisie supplémentaire d’animation graphique dans votre slide-show PowerPoint par exemple, ou cette si élégante ligne de code qui n’améliore en réalité en rien l’expérience d’utilisateur. Essentiellement, les choses que vous aimez personnellement, mais auxquelles vous n’avez pas réfléchi de façon critique.
Plan pour le lendemain
Finalement mais non la moindre, passez la dernière heure ou demi-heure votre journée à faire un plan pour le lendemain. Décidez à quoi donner la priorité et ce que vous devez avoir fait le matin quand vous êtes vif et plein d’énergie. Tout le reste peut être déplacé vers votre après-midi et la “ liste facile.” Je m’écris aussi souvent des notes à moi-même sur ce créneau de fin de journée. Ainsi, quand je démarre le matin suivant, j’ai des rappels partout qui me disent ce qui doit être fait et je ne gaspille pas mon énergie mentale à essayer de me souvenir de tout.
CSP est partenaire de DantotsuPM
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Ce sont plus souvent les petites décisions individuelles que les grandes stratégies qui font la réussite des projets.
Contribuez activement au projet du siècle: la réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Favorisez dès cette semaine les transports partagés comme le covoiturage, l’autopartage, le vélo, la trottinette… ou bien la toute simple marche à pied !
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Certaines personnes apprécient de manger vraiment épicé. D’autres pas du tout. L’ouverture d’un restaurant avec des plats un peu épicés ne rendra aucun des deux groupes heureux.
Il est tentant en examinant la musique pop, la TV et la dernière tendance dans la mode d’en arriver à la conclusion que la recette pour le succès est de cibler tout le monde, de faire la moyenne de l’ensemble et proposer quelque chose qui plaise à la grande bosse du milieu, sans se mettre à dos les extrêmes.
Mais peu de choses sont éligibles à un vote à la majorité. Au lieu de cela, la traine de la courbe continue à s’allonger et les choix engendrent encore plus de choix. En conséquence, les gens ne doivent pas abandonner leur bosse pour chercher à rejoindre une bosse inexistante au centre.
Oui, il existe de vraies moyennes (comme la hauteur à laquelle placer une poignée de porte).
Mais le plus souvent, essayer de faire plaisir à tout le monde est la bonne approche pour ne plaire à personne.
Je pense qu’il en est de même pour nos projets. Il est rare qu’un projet puisse être supporté à fond par toutes les parties prenantes. Si vous essayez à tout prix de satisfaire tout le monde, vous risquez là aussi de ne satisfaire personne. Par contre, si vous répondez aux rêves des sponsors les plus influents, aux besoins les plus critiques des utilisateurs et clients, ils sauront entrainer les autres derrière eux !
De plus, comme me l’avait dit un directeur opérationnel « Il est fort possible de se noyer en traversant une rivière qui a en moyenne seulement 30cm de profondeur ».
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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La mise sur pied de plans de contingence, c’est surtout de la planification et préparation en cas de matérialisation de certains risques comme la perte ou le manque de personnels, clients, données, budget ou autres facteurs qui impacteraient votre projet. C’est pourquoi chaque projet ou business existant doit avoir un plan de contingence pour y gagner un flux de travail harmonieux et aborder plus facilement problèmes et menaces.
La puissance de l’évaluation de risque
Dans chaque projet, un leader doit être expérimenté en management des risques quand il crée le plan de contingence. Les deux aspects doivent être coordonnés l’un avec l’autre pour clairement identifier les éléments qui pourraient perturber le déroulement du projet.
Un plan de contingence entre en jeu quand le plan original ne fonctionne pas. C’est pourquoi il est souvent appelé plan de secours.
Ci-dessous sont les pratiques à mettre en œuvre pendant votre processus d’évaluation de risque :
Examinez le business opérationnel en entier, particulièrement ces aspects les plus critiques. Un bon plan de contingence doit mettre en évidence les méthodes pour atténuer les risques existants ou imprévus.
Définissez exactement quels sont les risques. Pour définir clairement et précisément les différents risques, vous devez conduire une Analyse de Risque. Ceci vous aidera si à identifier les menaces ou les risques possibles qui saperont votre projet ou business.
Priorisez les risques. La mise sur pied de plans d’urgence implique une planification intelligente des composantes du projet. Sinon, vous vous perdrez dans une multitude de plans à définir avec trop peu de temps. Votre plan de contingence doit être équilibré et organisé, donc vous devez identifier les priorités. Cela aidera aussi votre équipe à répondre du tac au tac si une crise devait survenir.
Le développement de votre plan de contingence
Voici les éléments à garder à l’esprit en développant et préparant votre plan :
Maintenir votre processus métier.
Avoir un échéancier et des délais définis. Organisez vos tâches dans votre plan de contingence en fonction de combien de temps il faudra pour les exécuter.
Déterminer la cause, le déclencheur. Qu’est-ce qui vous fera mettre en œuvre le plan de contingence ? Décidez du plan d’actions nécessaires et des personnes responsables des tâches à faire.
Simple est mieux. Abstenez-vous d’utiliser un vocabulaire trop complexe. Fournissez un plan de contingence clair et bref.
Garder à l’esprit vos ressources. Pensez à l’impact de votre plan de contingence sur votre organisation.
Standardiser votre plan. Assurez-vous que chacun connait le plan et est toujours informé des nécessaires mises à jour.
Implémenter le management de risque. Trouvez des méthodes pour atténuer ou éliminer les risques de votre plan de contingence.
Documenter. Mettez tout par écrit jusque dans chaque petit détail et n’oubliez pas d’en faire de multiples copies.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
La mise à jour de votre plan de contingence
Une fois que vous avez votre plan, il est temps d’en assurer la maintenance nécessaire pour le garder adapté à ce projet et à de futurs projets et business.
Disséminez l’information du plan à chacun.
Laissez toutes les personnes impliquées connaitre leurs tâches et devoirs vis-à-vis du plan de contingence.
Facilitez la formation et organisez des entrainements si nécessaire.
Évaluez constamment les changements et ajustez si nécessaire.
Communiquez les plans révisés à l’organisation toute entière et assurez-vous que le plan de contingence précédent est éliminé.
Gardez les documents de votre plan accessibles pour future référence et usage.
Conduisez régulièrement des analyses et évaluations pour vérifier le processus.
En somme …
La réalité est qu’un plan de contingence est souvent sous-estimé ou négligé dans les organisations parce que les managers croient qu’ils pourront facilement résoudre le problème, pourvu qu’ils en soient conscients et bien informés.
La mise sur pied de plans de contingence est un investissement à long terme et les organisations ont besoin d’y consacrer du temps et de l’argent pour garantir que leur projet est entre de bonnes mains.
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John McWade publie un magazine et prodigue ses conseils sur le site « Before & After ».
Plusieurs sont disponibles gratuitement (voir la section free stuff), dont cette vidéo que j’ai trouvée très utile pour créer rapidement et sans beaucoup de moyens un logo avec un look professionnel pour votre projet ou programme.
Voici comment vous y prendre en 2 minutes et 30 secondes, top chrono !
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Il existe bien des trucs et techniques, donc je me limiterai ici à la liste des idées qui fonctionnent le mieux pour moi !
Et je vous invite à partager les vôtres en commentaires à ce billet pour enrichir la liste.
1. J’investis en permanence dans mes réseaux
Mes contacts m’apportent un précieux soutien dans les situations difficiles comme dans les succès et leurs conseils avisés et désintéressés me sont toujours utiles.
LES réseaux car il y en a plusieurs :
Celui des collègues présents et passés, des clients rencontrés, des fournisseurs…
Celui des autres activités professionnelles et associatives : PMI, Prince2, suiveurs du blog, connections sur LinkedIn et Viadeo.
Le perso : Amis, famille…
Tous ces réseaux sont importants et demandent à être bichonnés en permanence, en particulier quand on n’a besoin de rien et que l’on peut apporter son support à d’autres.
2. Je prends soin de moi !
Je travaille ma forme physique de manière très régulière et fréquente. Stretch, course à pied, natation, VTT, marche… La pratique de ses activités me permet de décompresser, me vider l’esprit, améliorer mon comportement (patience, persévérance) et mieux résister au stress.
Je planifie aussi mes pauses congés, courtes comme longues, longtemps à l’avance. Cela permet d’anticiper, de planifier, de déléguer… OK, pas très spontané je vous l’accorde, mais efficace !
3. Je me donne les moyens de réussir
Grâce à des formations soigneusement sélectionnées. Elles ne sont pas toujours à 100% alignées sur mon cœur de métier et c’est volontaire afin de découvrir d’autres domaines. Je lis aussi beaucoup, je suis abonné à de très nombreux blogs, j’assiste et participe activement à des conférences et j’échange avec des contacts. J’essaie aussi de travailler sur mon intelligence émotionnelle et mes compétences de d’écoute et de management (je sais, il y a encore de grandes marges d’amélioration…). Je m’efforce de présenter le côté positif des choses, les leçons à tirer des difficultés, et d’apprécier les petites bonnes surprises.
CSP est partenaire de DantotsuPM
4. Je priorise et je me focalise sur les tâches où je peux apporter le plus de valeur
Lister ces tâches, les prioriser, se donner des objectifs de temps réalistes pour les compléter… le b-a-ba du Management de projet quoi ! Mais aussi pratiquer le timeboxing pour se ménager des créneaux de concentration la plus absolue possible sur les sujets importants, de préférence en début de matinée.
Ne faire qu’une chose à la fois, je vous l’accorde, n’est pas le plus facile.
Quel est votre « nord » personnel ?
J’aligne mes tâches et activités sur mon domaine de prédilection et de passion, le management de projet. Cette cohérence d’ensemble me permet de créer de très fortes synergies entre mes activités. Elle raconte une histoire. Elle donne un sens visible et évident à tout ce que je fais, pour moi-même et pour tous les autres. Elle est ma boussole !
Quel est votre « nord » personnel ?
Alors, qu’ajouteriez-vous ?
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Program Management: Comparison between MSP® (AXELOS) and PgMP® (PMI)
Reminder of the characteristics of Program versus Project
The Project Manager, certified PMP®, PRINCE2®, or others
Is responsible for individual projects
Is responsible for the success of a project
Manages the project according to the triple constraint: objectives (scope), costs, and time
QRP International est Partenaire de DantotsuPM
The Program Manager, certified PgMP®, MSP®, or others
Manages a group of projects because there is benefit and control to the organization by managing them together
Works to ensure the ultimate success of the program
Demonstrates sufficient expertise and knowledge to make decisions that align the program with strategic goals
Define and initialize projects by assigning and overseeing project managers who will manage them
Partenaire de DantotsuPM
My journey in the world of banking business transformation
I have been engaged in the world of change management since the late 1980s. Initially I worked in Paris at Crédit Lyonnais in La Défense and then quickly moved to Switzerland in 1987. My focus was in the banking world and particularly that of Private Banking. After a few years as a Business Analyst, I began coordinating multiple tasks of teams, projects and programs. In addition to these banking and coordination skills, I began to participate in banking platform implementation and transformation programs. These were very often too ambitious and therefore risky. Through this journey, I experienced failures and I learned a lot both from a human and a professional point of view. I was able to motivate teams to deliver in order to meet the organization’s strategic objectives.
My journey in the world of PMI® certifications (American)
I realized the vital importance of my own consistent and continual training, to continually improve my own performance and to enrich my interactions with people coming from different environments, whether it be culturally or professionally. Keeping my passion for learning and growth was key. A key goal was to improve my skills in English. Because I am a person who enjoys networking, my encounters naturally charted my way. Luigi Ribon and Alexander Matthey put my foot in the stirrup of PMI in 2000, and I am thankful to them. This ride led me to a PMP® certification, painstakingly obtained in 2005. It came to sanction 20 years of project experience, and I learned a lot – too bad I did not do it sooner. Then, in 2008, I started my training to obtain the PgMP® (program management) as I had been a key player in two major programs of business transformation in 2000 and 2005. I thank my boss at the time, Sébastien Bouchet, for having endorsed this training. The journey was long and painful, but it was rewarding. Ardi Ghorashy and Dr Ginger Levin were my two coaches, both well-known and active members of PMI. This allowed me to go to the next level and better understand program management. This allowed me to better support and lead business transformation. After this, I completed additional certifications with other coaches and mentors, Beth Ouellette is one of them: Business Analysis (key for successful business transformation), Agility, Risk management… All of these distinctions lead me to receive from some facetious friends the title of « Russian General of the PMI®« , … But some of them are even worse, isn’t it Olivier Lazar? 😊
My journey in the world of certifications AXELOS (Anglo-Saxon)
In 2016, I started working with Daylight Consulting in Paris, where a childhood friend, François Delignette, works. By the way, I reconnected with him thanks to PMI®, networking, networking…. I was leaving a large English bank, a very mature organization in terms of methodology and using a home-made transformation method, both inspired by the PMI® and AXELOS standards. Daylight’s boss, Fadi El Gemayel, convinced me to prepare the MSP® certification that I did not yet have because it was required to ensure client advisory mandate. Admittedly, at first I was reluctant and a little annoyed as I already had the PgMP® to highlight my skills from a Program Management point of view. I can only thank Fadi who almost obliged me to obtain this certification. I appreciated the approach so much that I quickly passed the PRINCE2® certification for project management, also based on the concept of Business Case.
What did MSP® (Managing Successful Programs) bring to me?
A method that is simple and structured at the same time, and an excellent guide for setting up and executing programs. Everything is based on the business case and the expected benefits to achieve the organization’s strategy. It is kind of a simple canvas to be adapted to the size and complexity of the organization and program. There is a clear definition of essential roles such as Sponsor and Business Change Manager. Then, there is a requirement to define the Target Operational Model in order to give a clear direction and to better structure the delivery of the benefits expected by the program. Pragmatic advice is provided to ensure the creation of an effective PMO (Program Management Office). Together, these build an effective framework in which artifacts of the PMI method can be inserted, such as documents or models to complete the whole approach.
What is the added value of MSP® in supporting business transformation?
Livre sur Amazon
MSP® (Managing Successful Programs) defines program management as « the act of organizing, directing and deploying in a coordinated manner a project or project and transformation activities (the program), for achieve results and profits of strategic importance for the company. »
This program vision allows:
to align deliverables with the organization’s strategy
to well prepare the organization for the implementation of the benefits
to manage all aspects of the transformation without disrupting day-to-day operations.
The Target Operational Model is key before starting the transformation!
The Target Operating Model (or blueprint) describes the key information required to establish the design and deliverables to constitute the target system:
The Current state: how the organization is currently working.
The Future state: how will the organization work when the program is completed?
The Target Operational Model is composed of four pieces of information according to the POTI model:
Process – how the organization provides the products and services,
Organization – the people, the structure, the capabilities used to deliver the products and services,
Technology – Technology, tools, buildings that support the operations
Information – the knowledge, information daily used to execute the operations.
The clarity of the target allows to better structure the program to deliver the benefits that will support the strategic goals of the organization.
Quick comparison of the two certifications (MSP® AXELOS and PgMP® PMI)
MSP®
One week course to prepare « Foundation » and « Professional »,
Relatively easy to obtain if you have read the guide and if you have experience in program management,
Moderate investment (cost and time),
Open book exam, based on business cases,
Does not guarantee the employer to recruit a program management expert,
Provides the certified a pragmatic framework easy to set up in an organization,
No development of the professional network, other than the meeting of people attending the face-to-face course.
PgMP®
Livre de préparation sur Amazon
One week course to prepare the certification. It’s just a prerequisite that will have to be supplemented by a considerable personal investment,
Demonstrate experience in program management by documenting concrete cases that will be reviewed and sometimes audited (when I passed the exam in 2010 all were audited): the persons indicated as being able to attest to the truth of the facts will then be contacted,
Significant investment (cost and time),
Exam of 4h00 without consulting the training materials,
Guarantees the employer to recruit a program management expert (many or all applications are audited and the references given must attest to the honor of the veracity of the cited experiences),
Provides the certifier with models and a good understanding of the benefits of program management,
Opening to the PMI® network, which links project and program management professionals with locally organized events and online resource sharing.
My conclusion
I advise you to prepare both certifications, because they are very complementary to each other.
If you are short in time and want to optimize your investment, I advise you to target MSP because a quick preparation allows you to obtain key pragmatic and concrete elements for the implementation of the program management concepts.
“PMI,” “PMP,” “PgMP,” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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C’est un petit dispositif que j’ai tiré de ma participation avec des start-ups. Il s’appelle la Matrice Effort Impact.
Vous devriez le remplir juste après avoir complété votre Matrice de Eisenhower (ou de Adair).
Étape 1 : Dessinez le diagramme suivant sur une feuille blanche :
MATRICE EFFORT – IMPACT
DIFFICILE
FACILE
FORT IMPACT
1
2
FAIBLE IMPACT
3
4
Étape 2 : Retournez à votre liste de toutes les tâches et distribuez-les dans ces quadrants.
Étape 3 : Prenez SEULEMENT les tâches que vous mettez dans le quadrant 2 et bossez dessus.
Vous remarquerez que cette matrice ne fonctionne pas seulement dans les quadrants, mais aussi à cheval sur plusieurs pour certaines tâches. Cela nécessite donc un peu de réflexion pour décider de quelles tâches sont les plus faciles et lesquelles vous donneront les plus forts retours sur investissement.
Exemples
Quadrant 1 : Fort Impact, Difficile.
Créer une société et la faire entrer au « Fortune 500 ». Écrire d’un roman à succès. Inventer l’ampoule. Démarrer une colonie sur mars. Faire passer votre enfant à l’âge adulte. Cela peut vous coûter du sang, de la sueur, des larmes et de l’argent, mais cela vaudra le coup au final.
Quadrant 2 : Fort Impact, Facile
Un rendez-vous réussi. Sortir votre vidéo promotionnelle. Faire ce que vous savez bien faire au lieu d’essayer quelque chose que vous n’avez jamais fait auparavant.
Le truc avec ce quadrant est que nous ne savons pas toujours laquelle de nos tâches aura le meilleur impact. C’est le quadrant dans lequel nous souhaitons que soient positionnés nos efforts. Mais ils ne s’y trouvent pas souvent. Si vous avez réellement des tâches dans ce quadrant, vous devriez les mettre au sommet de votre liste.
Quadrant 3 : Faible Impact, Difficile
Distribuer votre matériel promotionnel. Vendre quoi que ce soit à domicile. Essayer de faire changer d’avis votre conjoint.
Relisez le billet sur Eisenhower et John Adair
Celles-ci sont presque pires que le quatrième Quadrant d’Eisenhower, parce qu’elles ne procurent même pas de plaisir. Je les rayerais probablement de ma liste et c’est tout, ou, si elles doivent réellement être faites ? Déléguez-les le plus possible !
Quadrant 4 : Faible Impact, Facile
Faire de vos amis des clients en échange de témoignages. Faire faire de nouvelles cartes de visite. Envoyer la facture mensuelle à votre client.
Petit à petit, ces tâches cumulent des bénéfices.
Ces tâches ne vont pas nécessairement changer la face de la terre, mais elles ne prendront pas trop de temps ni d’énergie. Plus important encore : si vous avez beaucoup de celles-ci, leur valeur s’additionne !
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