10 idées amusantes et efficaces pour rendre vos présentations plus intéressantes

Captez l’attention et conservez la avec ces 10 approches et techniques recommandées par un présentateur émérite.

10 Fun and Interesting Presentation Ideas

https://www.businessesgrow.com/2017/10/19/interesting-presentation-ideas par Mark Schaefer

À un certain point dans votre vie professionnelle, vous devrez donner une présentation et si vous êtes comme moi, cela peut vous paraître une expérience anxiogène.

J’ai donné des centaines de conférences et présentations et voici 10 idées pour vous aider à maitriser votre nervosité. À la fin j’ai un enregistrement vidéo pour réunir tout cela pour vous…

1. Couleur locale

Peu importe où vous êtes, trouvez un commentaire intéressant ou drôle sur la ville où vous êtes ou bien sur le groupe qui vous reçoit. Une référence à la météo, à votre dernière visite, à une équipe sportive locale, ou un événement qui puisse être amusant. Trouvez quelque chose qui vous rapproche des gens, capte leur attention et génère peut-être un rire.

Les gens se sentent plus à l’aise quand vous prenez le temps de commencer par une histoire sur leur ville ou leur organisation.

2. Maitrisez votre nervosité

Voici un secret. Vous devez juste tenir les deux premières minutes. Si vous pouvez passer les deux premières minutes, vous vous détendrez et serez excellent.

Alors voici une astuce. Quand vous trouvez votre morceau “couleur locale” pour entamer votre prestation, mémorisez le. Répétez-le à de nombreuses reprises, ainsi quand vous montez sur la scène, vous avez vos deux premières minutes à froid de prêtes, les gens riront et vous serez lancé.

3. Soignez vos visuels

Beaucoup de coachs de présentation en public recommandent que vous vous débarrassiez totalement de diapositives. Parfois c’est bien, mais les images peuvent aussi vous aider à créer de l’entrain et à rendre la présentation intéressante.

Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)

Chaque fois que je fais une intervention, je me mets au défi d’ajouter quelque chose de visuel et rafraichissant qui aidera l’auditoire à se me rappeler de moi. Avec toutes les sources d’éléments visuels libres ou à bon marché sur Internet aujourd’hui, ceci est plus facile que jamais. Pour moins de €20 vous pouvez même acheter des animations à intégrer directement dans votre PowerPoint. Y a-t-il quelque chose que vous pourriez faire visuellement pour les surprendre ? Les faire rire ? Les faire vous écouter attentivement ?

4. Utilisez des supports visuels, pas des listes à puces

À ce jour, il ne devrait pas y avoir un présentateur sur la terre parlant d’une liste à puces. Ce serait très années 2000. Mais pour vous aider à animer 45 minutes de discours, vous pourriez avoir besoin certains visuels de soutien, utilisez alors de grandes photos et images pour accompagner votre histoire, pas la faire dérailler.

5. Impliquez l’auditoire de manière subtile

Il n’y a rien de plus maladroit que de poser une question à votre auditoire et obtenir en retour un silence total. Au lieu de cela, posez une question qui appelle simplement à lever la main, comme “combien de bloggers dans l’assistance ?”. Cela fait s’impliquer les gens sans les mettre sur le grill.

6. La présentation de 7 minutes

Faites un test. La prochaine fois que vous écoutez un grand speaker, comptez combien de fois votre esprit commence à divaguer sur les choses à faire au bureau ou la prochaine pause déjeuner.

Bien sûr cela varie en fonction de la personne et même de l’occasion, mais les personnes commencent en général à s’évader ailleurs toutes les sept minutes même si elles sont intéressées par votre propos !

Aussi, toutes les sept minutes j’ai une action pour reprendre leur attention. J’ai déjà mentionné quelques idées comme la présentation de quelque chose de visuellement profond ou poser une question à l’auditoire. D’autres idées pourraient être de dire quelque chose de drôle, de changer physiquement de position, d’élever dramatiquement ou baisser la voix, ou de changer le ton émotionnel de la présentation.

Toutes les sept minutes, faites quelque chose pour les secouer un peu dans leurs sièges.

7. Dirigez les diapositives

J’ai récemment déployé un tout nouveau discours sur l’avenir des médias sociaux. J’ai pratiqué cette chose tellement de fois que j’ai fini par en avoir assez. Mais je vous dirai que, quand c’était « showtime », j’étais en parfaite harmonie sans même regarder les diapositives.

Quand je donnais souvent cette présentation, je pouvais respecter parfaitement le délai fixé de 45 minutes sans jamais regarder la montre. Les organisateurs apprécient ceci, croyez-moi. C’est bien de finir un peu avant, mais jamais après le délai fixé.

Dirigez les diapositives, ne les laissez pas vous diriger.

8. Distrayez pour enseigner

Quand j’ai commencé à donner des conférences, je l’ai approché comme si c’était une extension de mon enseignement. C’était une erreur.

Quand les gens suivent un discours, ils s’attendent à un peu de divertissement. À un certain point, j’ai passé un cap et je suis devenu plus fantaisiste qu’enseignant… mais cela fait de moi un enseignant plus efficace. Ceci a-t-il du sens pour vous ?

9. Assemblez des histoires

assemblez les pièces du puzzle de votre présentation en combinant plusieurs histoires efficaces

Beaucoup des meilleurs conférenciers créent rarement de tout-nouveaux discours. Ils rassemblent des histoires différentes de leurs carrières et les assemblent ensuite de façon à la rendre appropriée à un auditoire. On m’a dit que l’ancien Président américain Bill Clinton, un des orateurs les mieux payés au monde, tient une pile de cartes de notes avec ses « histoires » et les assemble ensuite juste avant son discours.

Je m’y améliore. J’ai assez d’histoires maintenant et je sais lesquelles connectent le mieux aux différents auditoires mais ceci ne vient qu’avec l’expérience.

Commencer à en collecter dès maintenant !

10. L’avertissement 2 minutes

La plupart des interventions standards incluent une période Q&A et vous ne voulez pas expérimenter un silence de mort !

Voici astuce pour le garder la session Q&A vive et active. Deux minutes avant cette session, dites : “je voudrais passer à mon point final avant de prendre vos questions … aussi, commencez à réfléchir à vos questions dès maintenant.”

Cela donne une tâche à l’auditoire et le signal qu’ils doivent préparer une question maintenant. Cette astuce fonctionne avec tous les auditoires sauf les collégiens. Les gens qui posent des questions empêchent le reste de la classe de quitter la pièce donc cela n’arrive pas normalement dans une salle de classe ! 🙂

Réunir le tout…

Voici un enregistrement de 45 minutes de ma récente intervention sur l’Avenir des Médias Sociaux à une conférence à  Minneapolis. Surveillez comment j’incorpore certaines des idées pour rendre la présentation intéressante :

  1. Animation visuelle puissante
  2. Couleur locale bien répétée
  3. Demander une réponse à main levée
  4. Valeur divertissante
  5. Une intervention physique sous la forme d’une pause prolongée.

 

 

Règles 1 à 15 des 100 pour les managers de projet de la NASA

Centre de contrôle : 100 règles pour les managers de projet de la NASA

Https://geekboss.com/nasa-project-managers/ par Matthieu Stibbe

Leçons en management de projet de la NASA
Relisez ces 24 leçons en management de projet de la NASA

La NASA a connu et connait encore de grands changements. Mais c’est une organisation qui a réussi à atteindre certains des objectifs les plus sublimes et stimulants de l’humanité. Donc, toute leçon que nous pourrions en apprendre mérite de prendre la peine d’être lue.

C’est pourquoi j’aime leur guide : 100 Règles pour les Managers de projet de la NASA.

Beaucoup d’entre elles peuvent être appliquées au management en général et plusieurs à l’autodiscipline et au management de projets personnels.

Voici les 15 premières pour commencer !

Le Manager de projet

La règle #1 : Un manager de projet devrait rencontrer chaque personne qui construit quoi que ce soit pour son projet au moins une fois. Il devrait connaître tous les managers sur son projet (tant du gouvernement que chez les sous-traitants) et les membres d’équipe d’intégration. Les gens aiment savoir que le manager de projet s’intéresse à leur travail et la meilleure preuve est pour le manager de projet de les visiter et voir de première main ce qu’ils font.

La règle #2 : Un manager de projet doit savoir ce qui motive les sous-traitants du projet (c’est-à-dire, leur système de récompense, leur système fiscal, leur politique et leur culture de société).

La règle #3 : Les principes de management toujours sont les mêmes. Ce sont seulement les outils qui changent. Vous trouverez toujours que les bonnes personnes font le travail et vous devez dégager de leur chemin pour qu’elles puissent le faire.

Soyez juste – Image courtesy of PinkBlue / FreeDigitalPhotos.net

La règle #4 : Peu importe avec qui vous traitez, soyez juste. L’espace n’est pas un immense terrain de sport. Vous pourriez être étonnés par combien de fois vous devrez travailler à nouveau avec les mêmes personnes. Mieux vaut qu’ils vous respectent qu’ils ne vous tiennent rancune.

La règle #5 : Des personnes vicieuses, méprisables, ou peu appréciées, des gentlemen et de grandes dames peuvent être chefs de projet. Les âmes perdues, les indécis et les faibles ne le peuvent pas.

La règle #6 : Un manager de projet tranquille est celui qui attend sa nomination suivante ou qui se trouve au bord de l’échec. La tranquillité n’est pas normale dans le management de projet.

La règle #7 : Un problème que rencontrent les nouveaux managers est que tout le monde veut résoudre leurs problèmes. La direction avait dit aux anciens managers : « résolvez vos propres problèmes, c’est ce que nous vous avons embauchés pour faire. »

le rushLa règle #8 : Courir vite ne remplace pas réfléchir par vous-même. Vous devez prendre du temps pour sentir les roses. Pour votre travail, vous devez prendre du temps pour comprendre les conséquences de vos actions.

La règle #9 : Le boss peut ne pas savoir comment faire le travail mais il doit savoir ce qu’il veut. Le boss ferait mieux de découvrir ce qu’il veut et attend s’il ne le sait pas encore. Un leader aveugle a tendance à tourner en rond.

La règle #10 : Pas tous les managers qui réussissent sont compétents ni tous ceux qui ont échoué incompétents. La chance joue toujours son rôle dans le succès ou l’échec mais la chance favorise le manager compétent qui bosse dur.

La règle #11 : N’essayez jamais de prendre votre revanche sur une autre personne sur le projet. Ce n’est pas la bonne approche. Cela vous met au même niveau que l’autre personne et, en plus, finit probablement par être dommageable au projet.

La règle #12 : Ne faites pas preuve d’un trop fort égo qui vous empêcherait de changer votre position, particulièrement si votre équipe vous dit que vous avez tort. Vous devriez cultiver une attitude sur le projet où votre personnel sait qu’ils peuvent vous indiquer de mauvaises décisions.

La règle #13 : Un manager qui est son propre manager financier ou ses propres ingénieurs système est celui qui essayera probablement de faire de la chirurgie à cœur ouvert sur sa propre personne.

La règle #14 : La plupart des managers réussissent grâce à la force et l’habileté de leur personnel.

Travail Initial

La règle #15 : Les graines des problèmes sont plantées très tôt. La planification initiale est la partie la plus essentielle d’un projet. L’examen de la plupart des projets en échec indique que les désastres ont été bien planifiés pour arriver dès le début.

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Et si l’école de la voile était aussi celle du management de projet ?

7 choses que la voile m’a appris sur le management de projet

7 things that sailing taught me about project management

http://pmcrumbs.blogspot.fr/2017/09/7-things-that-sailing-taught-me-about.html par Emanuele Passera

La navigation à la voile est une merveilleuse expérience.

Si vous n’avez jamais navigué de votre vie, vous pouvez à peine imaginer la beauté de ce sport. Le contact du soleil sur la peau, le parfum des embruns, le bruit de la coque qui fend les vagues, la force majestueuse du vent quand il arrive dans la voile et bien sûr le sens de paix et de liberté que vous ressentez en surfant sur les vagues.

Si vous êtes passionnés de bateaux à voiles, que vous faites de la planche à voile ou, même du kitesurf, je pense que vous ne pouvez pas nier les ressemblances qui existent entre la navigation à voile et la gestion d’un projet.

Je ne parle pas de la collaboration de l’équipage qui est réelle et indéniable, mais de quelque chose de plus intrinsèque à l’expérience elle-même.

1 – Le cap

Vous avez besoin d’un cap, c’est certain.

Le besoin d’un cap est particulièrement vrai si vous planifiez de vous éloigner de plus que quelques centaines de mètres de la plage. Aussi, tenez compte de problèmes possibles et pensez d’avance aux contre-mesures (quelqu’un a parlé de gestion de risques ?). Qu’arrivera-t-il si les vagues grossissent ? Serez-vous toujours capables d’atteindre votre destination ? Seriez-vous capables d’appeler au secours

Et si le vent change de direction ?

Vous devez être bons et rapides dans l’élaboration d’un nouveau cap. La magie ne réside pas dans le plan, mais dans l’effort de planification.

2 – La connaissance de l’environnement

Examinez l’environnement dans lequel vous vous déplacez. Y a-t-il des écueils juste au-dessous de la surface de l’eau ? Parfois, une conversation rapide avec un marin (ou un chef de projet) qui a déjà été là où vous allez, peut s’avérer de la plus grande aide imaginable.

3 – Le vent

Vous ne pouvez pas naviguer sans vent, peu importe quelle surface de voile vous hissez.

Le vent, pour un projet, est le support qu’il obtient à l’intérieur d’une société.

Si le sponsor du projet n’est pas capable d’offrir l’appui et le support adéquats, le projet n’ira nulle part. Peu importe la solidité du cas d’affaire ni comment vous organisez et managez bien les activités.

Parfois, il n’y a rien de plus que vous puissiez faire que rester assis et attendre.

4 – La navigation sous le vent

Qui laisserait jamais passer l’occasion de s’évader à la voile sous le vent ? Certainement pas moi.

Vous pouvez bien vous amuser, mais restez attentif, si le vent tourne soudainement, vous courrez le risque de tomber accidentellement ou de vous faire assommer par la bôme.

De même, dans le management de projet, restez toujours concentré et ne vous relâchez pas juste parce que vous estimez que le projet est parfaitement aligné avec le sponsor. Le projet est une créature vivante dans un environnement toujours changeant. Prêtez toujours attention à ce qui se passe autour de vous.

5 – La navigation contre le vent

Si nécessaire, ce peut être fait.

Évidemment, vous ne pouvez pas mettre votre voile directement contre le vent, mais si vous planifiez soigneusement votre course, il est possible d’atteindre pratiquement n’importe quel point. Cela prendra probablement plus de temps et d’efforts mais vous avez tout de même la possibilité de réussir.

N’abandonnez pas face aux difficultés, pensez et planifiez soigneusement puis agissez en conséquence.  Faites toujours attention si votre voile se positionne exactement contre le vent à être prêt à patienter ou à travailler encore plus dur. Sinon, vous n’irez nulle part.

6 – La mer calme

Quand la mer est calme, n’importe quel idiot peut être un bon marin.

« Une mer calme n’a jamais fait un bon marin« 

Ce parallèle entre voile et management de projet est tout à fait évident. Ne faites pas de vous-même un idiot en n’étant pas réaliste sur vos compétences et demandez de l’aide dès que vous pensez en avoir besoin. Après tout, la navigation à la voile, particulièrement si le bateau est plus grand qu’un Laser,  ne peut pas être une activité unipersonnelle.

Sous-estimer les problèmes ou sur-estimer vos capacités peut mener à de cruelles conséquences.

7 – La destination : Où voulez-vous aller ?

La planche à voile est excellente pour s’amuser, mais si vous planifiez de faire une croisière de 14 jours en Méditerranée, eh bien, peut-être devriez-vous opter pour une embarcation un peu plus grande et un équipage.

Il en va de même des projets. De petits projets n’exigent pas d’infrastructure significative et, parfois, l’équipe de management de projet et le chef de projet peuvent ne faire qu’un. Mais, quand la taille des projets augmente, il vaut mieux créer une vraie équipe de management de projet, soutenue par une méthodologie de management de projet bien structurée. Dans le doute, référez-vous au point 6.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Une bonne compréhension mutuelle est à la base de tout projet réussi

Comprendre les parties prenantes du projet et leurs besoins, mais aussi, ceux du sponsor de projet, des donneurs d’ordre, des utilisateurs finaux et des membres de l’équipe projet.

Une meilleure compréhension des autres est à la base du projet qui se donne une chance de réussir.

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Combien gagnent les Managers de Projets ? Nous avons les réponses !

Il n’y a jamais eu meilleur moment pour devenir manager de projet !

Les compétences et le savoir-faire en matière de management de projets sont recherchés dans le monde entier et le potentiel de gains reste prometteur.

« Earning Power: Project Management Salary Survey » 10ème édition offre aux praticiens l’image la plus complète des revenus des managers de projets dans 37 pays.

Les résultats de cette enquête donnent aux professionnels et aux responsables du recrutement des informations sur la rémunération en se basant sur plusieurs facteurs clés: pays, poste, secteur et certification Project Management Professional (PMP®).

720 Réponses proviennent de France avec toutes les industries, tailles d’équipes, budgets de projet et niveaux d’expérience.
Partenaire de DantotsuPM

Project Management Salary Survey 2018 du PMI®, téléchargeable en ligne.

“PMI,” “PMP” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

 

quels sont les principaux retours des lectrices et lecteurs DantotsuPM pour améliorer le blog en 2018-2019 ?

Plusieurs améliorations ont déjà été déployées depuis l’été dernier: Nouveau Thème WordPress plus moderne et favorisant la mise en avant des illustrations des articles, fréquence hebdomadaire de publication des annonces de rencontres pour regrouper ces types de billets, récapitulatifs des articles les plus lus chaque mois (publiés à l’occasion des périodes de congés estivaux et de fin d’année).

Pour les capacités de recherche, nous avons les catégories de billets qui ont été remaniées, les mots clés enrichis de nouvelles entrées, et bien sur la zone « Chercher mot ou expression » (à mettre entre guillemets).

Bonne lecture et n’hésitez pas à me suggérer d’autres améliorations dans la zone commentaires.

7 craintes que vous devez surmonter pour être un leader efficace

Chacun a ses propres peurs et cela signifie que chaque leader a des craintes.

7 Fears You Need to Overcome to Be An Effective Leader

https://www.lollydaskal.com/leadership/7-fears-need-overcome-effective-leader/ par Lolly Daskal

Chacun a ses propres peurs et cela signifie que chaque leader a des craintes. Mais ne pas permettre à ces peurs de vous dépasser est une partie importante du leadership réussi. Si vous n’apprenez pas à manager vos craintes, vous serez tentés de prendre la sorte de raccourcis qui sapent votre autorité et limitent votre influence.

Voici sept des craintes les plus communes que les leaders en particulier doivent chercher à dépasser.

1. La crainte d’être perçu comme un imposteur.

relisez ce billet sur le syndrome de l’imposteur

Si vous estimez secrètement que vous n’êtes pas vraiment assez bon ou assez intelligent pour être un leader, vous n’êtes pas seul. Mais incontrôlés, ces sentiments peuvent vraiment nuire à votre efficacité. La peur peut vous faire tout oublier et vouloir prendre vos jambes à votre cou. Au lieu de cela, utilisez votre crainte en la mettant à l’épreuve et en étant bon malgré elle. Comme Mark Twain l’a si bien dit, le courage est la résistance à la peur, pas l’absence de peur. Vous pouvez ressentir la peur et  rester qui vous voulez être en tant que leader.

2. La crainte de la critique.

risques de succès
Sans critiques pas de succès

Affronter la critique fait partie du territoire du leadership. Vous ne devez pas la laisser vous déranger. En fait, vous devriez être inquiet si vous n’entendez
jamais de critique, parce que cela signifie que vous jouez probablement trop facile. Pensez-y de cette façon : Si vous n’avez aucune critique, vous n’aurez probablement aucun succès. Ne craignez donc pas la critique mais prenez-la pour aller de l’avant et vous efforcer de donner le meilleur et d’atteindre votre propre norme d’excellence. A l’opposé de votre crainte est tout ce que vous devez être.

3. La crainte d’échouer.

Sans échec pas de réussite.

Quand vous échouez comme leader, vous capturez l’attention de chacun. L’échec est quelque chose que nous redoutons tous, mais cela ne doit pas signifier que c’est fatal à votre leadership. Pensez à l’échec comme une simple partie de la réussite. Quand vous prenez peur d’échouer en avançant,  vous finissez par louper de nouvelles expériences à forte portée pédagogique et de nouvelles opportunités. A la fin, nous regrettons seulement les chances que nous n’avons pas exploitées.

4. La crainte de pas être un bon communicant.

Steve Jobs était célèbre pour sa capacité à vendre ses projets et il mettait énormément de travail dans la préparation de ses communications.

Tout le monde n’est pas né pour être un grand tribun, mais de bonnes capacités de communication sont essentielles au leadership. Si vous craignez de ne pas être bons à communiquer de manière irrésistible, d’une façon qui inspire et motive, entrainez-vous à parler et à écrire. Plus vous pratiquez et répétez et révisez, plus confiant vous serez et moins craintif vous deviendrez.

5. La crainte de prendre des décisions difficiles.

Décidez puis avancez résolument.

Comme leader, vous devez être capables de prendre des décisions difficiles sans rester scotchés dans “la paralysie de l’analyse”. Prendre trop longtemps à choisir à cause de l’indécision. Ne pas être assez décisif peut endommager n’importe quelle affaire ou organisation. Des choix épineux sont parfois nécessaires sans beaucoup de temps de réflexion. Prenez la meilleure décision que vous pouvez en vous basant sur où vous voulez aller, pas là où vous êtes et avancez ensuite avec assurance.

6. La crainte de ne pas prendre la pleine responsabilité.

assumer ses responsabilités
Avec le pouvoir viennent les responsabilités.

Comme on l’entend dire : « Avec le pouvoir viennent de nombreuses responsabilités ». Pour prendre la responsabilité, vous devez d’abord vous rendre compte que votre leadership est  la cause et la solution aux problèmes qui importent et que vous ne pouvez pas y échapper en reportant ou éludant. Le moment où vous dépassez vos peurs et prenez la pleine responsabilité est le moment où vous pouvez tout changer.

7. La crainte de ne pas parvenir à faire le job.

résultats
Un pas à la fois vers vos résultats.

Dans l’économie globale actuelle, le leadership efficace est défini par les résultats. Mais, comme nous le savons bien, il y a des centaines de distractions et des millions d’empêchements qui peuvent nous bloquer. Si vous craignez de ne pas parvenir à faire le boulot,  arrêterez de vous focaliser sur les résultats que vous voulez et concentrez-vous sur les actions que vous pouvez prendre tout de suite qui mèneront à ces résultats.

Menez de l’intérieur

Livre sur Amazon

Ce ne sont que quelques-unes des possibilités. Indépendamment de la forme que prennent vos craintes, une fois que vous apprenez que vous pouvez les affronter, vous vous rendrez rapidement compte que vous pouvez manager quoi que ce soit.

Apprenez comment être un leader efficace dans le livre « The Leadership Gap: What Gets Between You and Your Greatness » de Lolly Daskal

2 TED Videos pour faciliter vos prises de décisions, dans vos projets comme dans vos vies

Un hyper rationnel et une joueuse professionnelle de poker nous proposent des approches peut-être pas aussi différentes que l’on pourrait le supposer pour prendre nos décisions importantes comme plus mineures.

Réfléchissez comme un ordinateur

Si vous avez du mal à prendre des décisions, voici un exposé pour vous. Tom Griffiths, chercheur en sciences cognitives, montre comment nous pouvons appliquer la logique informatique pour résoudre des problèmes humains épineux.

Il partage 3 stratégies pratiques pour prendre de meilleures décisions : de la recherche d’une maison au choix du restaurant où aller dîner ce soir.

Et si la réponse était 37% ?

Est-il préférable d’être chanceux ou compétent ?

Devrions-nous faire confiance à nos instincts ou nous appuyer sur des probabilités et une analyse minutieuse pour prendre des décisions importantes ? Dans cette discussion, Liv Boeree, joueuse de poker professionnelle, partage trois stratégies qu’elle a apprises du jeu et comment les appliquer à la vie réelle.

L’une des techniques suggérées par Liv est de remplacer les « peut-être » par des estimations numériques de manière systématique pour être certain que votre interlocuteur vous comprenne.

21 jours sans jamais se plaindre, impossible ?

Se plaindre réduit grandement les chances de succès de votre projet !

Un billet de Alec Satin “21 Days Without Complaining?” avait retenu mon attention il y a déjà plusieurs années.

Certainement parce que j’ai beaucoup de mal à supporter les gens qui se plaignent tout le temps… Mais aussi parce que je suis d’accord avec Alec quand il constate, de manière fort pragmatique, que le fait de vous plaindre vous nuit personnellement en tant que chef de projet et réduit d’autant les chances de succès de votre projet.

Se plaindre sape votre leadership

Cela démontre votre manque de pouvoir ou votre incapacité à rectifier une situation qui ne vous convient pas. Cela vous empêche de communiquer la vision claire, constructive et positive de votre projet et de votre environnement dont vos interlocuteurs ont besoin.

En effet, les membres de l’équipe, les clients, les sponsors, le management et toutes les parties prenantes vous observent bien plus que vous ne le pensez.

Alors, êtes-vous un râleur ou une râleuse invétéré(e) ?

Combien de fois vous plaignez-vous chaque jour ?

Alec nous propose une manière simple de nous auto-évaluer sur cette pratique nocive :

1. Placez un élastique autour de votre poignet droit pour vous rappeler d’être conscient de ce que vous racontez aux personnes avec lesquelles vous discutez.

2. Si vous vous apercevez que vous venez de vous plaindre, faites passer le bracelet au poignet gauche et laisser le là pour le reste de la journée.

Si vous parvenez à garder le bracelet au poignet droit, même pour une seule journée, ce sera déjà une victoire significative.

Nombreux et nombreuses seront ceux et celles qui n’y parviendront pas…

Pour ma part, j’ai opté pour passer ma montre du poignet gauche au droit si je me plaignais dans la journée. Aussi simple qu’efficace.

Pourquoi 21 jours ?

Parce que c’est censé être la durée de répétition minimale pour ancrer en nous une nouvelle habitude. Bonne comme celle-ci ou mauvaise, à vous de choisir.

Y parviendrez-vous ? Partagez vos résultats dans la zone commentaires !

Plaidoyer pour un management élégant par Mike Clayton

Le management est autant art que science :  Voici 12 façons de le rendre élégant.

Une fois que vous avez appris les bases du management, ce sont les petites choses qui créent une grande différence.

Voici 12 petites choses qui font un management élégant. Ce ne sont pas les meilleures 12, plutôt les 12 qui sont immédiatement venues à l’esprit.

Engagez-vous

mettez un réel engagement dans votre travail

Je ne veux pas dire ‘ fiancez-vous ‘…

Cependant, il s’avère que plus un manager semble s’engager dans son travail et son organisation, plus engagés deviennent les membres de son équipe. Aussi, prenez un sincère intérêt et laissez tomber le cynisme, si vous voulez une équipe heureuse et efficace.

Connectez-vous

Combien le manager est-il connecté avec des réseaux internes ? Plus il l’est, plus son équipe estime son management, s’engage elle-même avec l’organisation et construit ses propres réseaux productifs. Les membres de l’équipe dénigrent des managers avec des réseaux notablement plus petits que les leurs.

Saluez les gens

Cela ne demande pas grand chose de dire « bonjour ». Mais l’impact est fort. Et cela renforce votre relationnel avec les membres de l’équipe et vos collègues. Comme les gens arrivent au travail, soyez là pour les accueillir chaque jour.

Donnez le crédit où il est dû

Le ‘bonjour’ est ‘un coup inconditionnel’ qui n’a besoin de rien pour se déclencher (sauf être là). Il existe aussi ‘les coups conditionnels positifs’. Ce sont les commentaires positifs qui donnent du crédit aux bonnes choses que nous faisons. Petits et fréquents. Ceci montre que vous êtes conscient du bon travail que font les membres de l’équipe.

Encouragez l’excellence

Les gens respectent d’être challengés. Et secrètement ils aiment ça. (Je ne parle pas d’exploits fantastiques). La chance de mieux faire son travail et accroitre nos compétences motive. Et la reconnaissance que nous sommes prêts pour le faire est une reconnaissance que nous apprécions.

Tête-à-tête

Les managers qui offrent plus de temps en tête-à-tête avec les membres de leur équipe voient l’engagement ainsi que la productivité augmenter.

Questionnez et écoutez

Question et réponse… NON.

Posez une question et écoutez ensuite.

Les gens nous jugent autant et peut-être plus sur nos questions que sur nos réponses. Placez donc votre focus sur cet aspect. C’est aussi la meilleure façon de faire que les membres de votre équipe réfléchissent par eux-mêmes. De cette façon, ils trouveront de meilleures réponses que vous l’auriez fait.

Respectez leur temps

Respectez les besoins des personnes pour une vie de famille et sociale. N’attendez pas d’atteindre un profond déséquilibre entre travail et vie privée. Et ne l’acceptez pas comme une habitude. Assurez-vous que les personnes parviennent à finir leur travail et rentrent à la maison.

Soyez juste

balance de la justiceNous sommes câblés pour détecter l’injustice et nous rebeller contre elle. Si les gens voient que leur charge de travail excède celle de leurs collègues (ou la vôtre), ils se désengageront rapidement. Partagez le travail équitablement et assurez-vous aussi d’en faire votre part !

Réunions d’équipe

Les équipes qui se réunissent sur une base régulière travaillent vraiment mieux . Mais faites en sorte que ce soit une réunion d’équipe et pas une réunion du leader de l’équipe. Cela signifie que quand vous n’êtes pas là, la réunion a lieu sans vous.

Soyez calme et positif

Nous admirons les gens qui peuvent rester calmes et positifs face à toute adversité. Cultivez ce comportement comme une habitude.

Avant que vous ne frappiez  sur la touche ‘envoi’

Avant que vous ne frappiez la touche envoi sur cet email… stop. Pouvez-vous allez voir cette personne en marchant et parler avec elle ? Ou pouvez-vous l’appeler au téléphone ? Ne laissez pas quelques mètres ni un escalier diminuer votre leadership. Ne devenez pas un ‘manager par courrier électronique’ qui se cache derrière sa boîte mail.

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Mieux vaut une bonne analyse de risques et des plans de contingence que se perdre en conjectures !

Tout ne peut être contrôlé mais un bon plan de management des risques et le contrôle adéquat permettent d’anticiper les problèmes et de savoir comment réagir rapidement s’ils surviennent.

Quelles habitudes vous rendent plus pertinent, performant et efficace ? Les lecteurs de DantotsuPM répondent sans détour à cette question.

Sans grande surprise Communication, Planification, Écoute, Agilité !

Et aussi : Méditation, formation perpétuelle, agilité, leçons apprises et bonnes pratiques (To-Do listes, outils, priorisation, documentation…).

Certains des verbatims des managers de projet qui ont répondu à l’enquête 2018 de DantotsuPM ont particulièrement résonné avec ma propre expérience :

  • Des prises de notes systématiques, transformées en compte-rendus ou minutes de réunion pour tous quand nécessaire.
  • M’arrêter 5 minutes pour prendre du recul sur certaines difficultés et dossiers sensibles.
  • Consentir des efforts plus importants au cadrage des projets et à la production d’une charte documentée & validée par sponsor et parties prenantes clés.
  • Planification et regroupement de tâches d’un même projet plutôt que réponses individuelles dispersées, réactives et immédiates.
  • Gym & méditation tous les matins et bonne hygiène de vie (sport, sommeil, alimentation).
  • Dédramatiser la notion d’urgence et replacer le sujet dans un process identification, analyse, décision et priorisation des actions.
  • Rire dès que possible pour évacuer la pression !
  • Gérer des listes de priorité (Eisenhower) ce qui permet de se libérer la tête le soir et le weekend. « Ranger » ses affaires, tant dans sa tête, son ordinateur que sur le bureau physique (si l’on en a encore un…).
  • Anticiper les échéances : Comités projets, livrables importants, rendez-vous clients…
  • résultatsConsidérer avec soin la valeur business d’un sujet avant de le traiter : le comprendre, décider de combien de temps lui allouer, déterminer sa criticité et son urgence, prioriser, planifier, agir, suivre…
  • La maîtrise métier pour la compréhension de mes interlocuteurs et/ou la recherche d’expertise appropriée.

N’hésitez pas à commenter et ajouter vos propres bonnes habitudes pour atteindre et rester au maximum de vos capacités.

les projets sont par définition uniques et nouveaux et donc les erreurs inévitables et compréhensibles

Un projet se réfère à un effort spécifique, singulier pour livrer une production tangible. Un chef de projet est donc responsable d’assurer que son projet livre ce qui est demandé conformément à des délais et à un budget définis.

Toute nouveauté nécessite de prendre des initiatives dont certaines marcheront du premier coup et d’autres permettront d’apprendre pour faire mieux la fois suivante.

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Comment mieux jouer au Planning Poker ?

Le Planning Poker® peut paraitre complexe pour ceux qui deviennent juste de commencer à l’utiliser.

Tips for Playing Planning Poker

https://www.scrumalliance.org/community/articles/2017/september/tips-for-playing-planning-poker par Shane Billings

Voici quelques conseils et suggestions pour vous aider à mieux utiliser cette technique.

Règles de base

Avant que le jeu ne démarre, l’équipe identifie une histoire de référence. La complexité, la durée et le risque associé à cette histoire sont compris de tous les membres d’équipe. On donne à l’histoire de référence une valeur numérique de 2 ou 3. Cette histoire sert de base de référence pour toutes les histoires à venir et est utilisée pour lui comparer le nouveau travail à réaliser.

Une histoire est discutée jusqu’à ce que tous les membres de l’équipe comprennent bien son contenu. En utilisant des cartes physiques ou des méthodes électroniques, les membres d’équipe choisissent un nombre de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…). Cela représente le rapport  entre la nouvelle d’histoire et l’histoire de référence. Cette « mise » de chaque membre d’équipe représente la complexité, la taille, la durée et le risque de la nouvelle histoire par rapport à l’ancienne. Par exemple, si une histoire de référence vaut 2 et que la nouvelle histoire est 4 fois plus grande, une mise de 8 serait choisie. Cachez vos cartes jusqu’à ce que ce soit le moment pour que tous les membres de l’équipe dévoilent en même temps leur estimation personnelle. Comparez les mises et discutez des différences entre elles. Répétez l’exercice jusqu’à ce que tous les membres d’équipe soient à au plus 1 niveau d’écart les uns des autres dans la séquence de Fibonacci. Accordez-vous sur le bon nombre au niveau de l’équipe.

Conseils et suggestions

  1. Vous ne pouvez pas être 100 % précis, n’y passez donc pas trop de temps. Personne ne connait l’avenir avec précision.
  2. Bien que vous ne puissiez pas prévoir l’avenir, vous constaterez que l’équipe est très précise et ses membres sont précis avec seulement très peu de temps investi.
  3. N’y réfléchissez pas trop. Déterminez comment ils ressentent l’histoire. Parce que vous utilisez des tailles relatives, votre cerveau sait intuitivement le nombre sans trop y réfléchir. La conversation quant aux différentes évaluations donnera assez de profondeur pour évaluer plus précisément.
  4. La séquence de Fibonacci a des espaces qui augmentent au fil de la suite de nombre. Utilisez ces espaces pour indiquer l’inconnu. Plus un travail est grand, plus il contient d’inconnus.
  5. Considérez le risque dans le nombre. Utilisez des nombres plus élevés pour prendre en compte le risque en indiquant que le travail restera moindre que le nombre choisi. Le risque pousse l’estimation vers le haut.
  6. Ne reprenez pas ni réparez vos évaluations qui étaient fausses. Vos erreurs entreront dans la moyenne après quelque temps.
  7. La discussion est d’autant de valeur que l’évaluation. Le point du jeu est d’aligner, de communiquer, de comprendre et d’éliminer les fausses idées. Chacun devrait avoir une voix.
  8. Utilisation l’option « ? » au lieu d’un nombre pour les histoires pour lesquelles vous êtes incapable de donner une évaluation. Cela devrait être plus confortable pour ceux qui ne sont pas en position de formuler une évaluation.

Tenez vos mises cachées jusqu’à ce qu’il soit temps de jouer.

Il y aura toujours quelqu’un qui basera sa mise sur celle de quelqu’un d’autre. Cela limite les possibilités de conversation.

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Pour aller plus loin

4 principes essentiels pour la gouvernance de projets et programmes

Qu’est-ce qu’une gouvernance de projet et programme efficace ?

https://www.axelos.com/news/blogs/october-2017/four-vital-principles-project-programme-governance par Phil Smart

Pourquoi est-il important de définir et établir des dispositions de gouvernance pour le succès et la réalisation des bénéfices ?

Le centre d’attention de beaucoup d’organisations, particulièrement dans le secteur public, est comment réduire les coûts opérationnels ou maintenir le niveau de services actuels à moindre coûts.

Projet ou Programme ?

Manager un programme de travail pour identifier, développer et livrer des projets concentrés sur l’amélioration des coûts, ou produire des économies de dépenses, peut être particulièrement difficile quand on doit engager avec les parties prenantes et utiliser de l’information et de la compréhension business pour amener les bons comportements. Un exemple typique est un Programme d’Amélioration de Coût dans une organisation administrative de gestion des remboursement de soins qui peut avoir plus de 200 projets ou initiatives pour réduire les dépenses.

des budget limités, voire compressés…

Avec la pression pour atteindre des cibles financières, identifier et livrer les économies avec ces initiatives le plus tôt possible, il est facile d’oublier la gouvernance appropriée. Sans cette gouvernance bien établie, les gens ne comprennent pas toujours les rôles et responsabilités et le processus pour produire des idées et leur consacrer des ressources pour les faire avancer n’est pas bien géré. Sans cette progression des nouvelles idées au cours des phases de développement, de livraison et  en fin de compte de réalisation, le temps et les efforts sont gaspillés, tandis que les chances de succès sont sévèrement impactées.

La gouvernance appropriée, bien conçue, assure que seulement les idées et initiatives approuvées pour aller plus loin reçoivent les ressources pour les développer. Le déploiement de ressources de façon plus contrôlée permet à une organisation d’équilibrer le nombre d’hypothétiques idées produites, certaines parfois tirées par les cheveux, tout en  encourageant des approches innovatrices. Tester ces types d’idées en utilisant la bonne gouvernance démontre que les organisations peuvent gagner plus de valeur en favorisant les bons comportements et devraient développer seulement les meilleures idées pour délivrer des économies d’argent.

À quoi ressemble la bonne gouvernance ?

Des mécanismes de gouvernance efficaces se basent sur les principes suivants :

  1. Les processus et les procédures sont simples et faciles à comprendre et sont communiqués et partagés avec toutes les parties prenantes appropriées.
  2. Ils sont conçus pour répondre aux besoins de l’organisation et refléter comment l’organisation fonctionne, en tenant compte des autres programmes dans le plus large portefeuille de travail et efforts.
  3. La gouvernance favorise un niveau adéquat de challenge.
  4. La capacité à manager les risques dans des paramètres donnés et avec le système d’escalade requis.

Bénéfices pour l’organisation

  1. Clarté accrue des rôles et des responsabilités des ressources de projet et de programme et plus largement de l’ensemble des parties prenantes
  2. Amélioration de la valeur d’ensemble des idées livrées et utilisées
  3. Contrôle de programme accru et moins de déperditions (temps et effort)
  4. Visibilité améliorée de la valeur complète du programme et de la valeur des projets à chaque étape de leurs développements. Ceci permet au Propriétaire Responsable Senior (Senior Responsible Owner) de prendre des décisions efficaces
  5. Retour sur investissement meilleur grâce aux ressources déployées de la façon la plus optimale. Faire les bonnes choses et alignées sur la vision programme
  6. Le caractère de durabilité est accru quand les exigences de chaque étape dans le cycle de vie du projet sont bien comprises et communiquées.

Un environnement de mécanismes de gouvernance appropriés fournit le niveau de management et de contrôle requis pour atteindre un objectif spécifique et en récolter les bénéfices. Cela signifie déployer des ressources de la façon la plus appropriée, manager des données précises et actualisées, avoir une bonne compréhension, réaliser les bénéfices et délivrer des résultats.

La gouvernance doit créer les bons comportements, encourager l’innovation tout en introduisant du contrôle.

L’exécution du projet approprié et des mécanismes de gouvernance de programme peut sembler consommateur de temps. Cependant les parties prenantes seniors doivent reconnaître et apprécier que l’effort appliqué à cet exercice fournira de beaucoup plus importants retours pendant la phase de livraison des bénéfices et augmentera les chances de succès.

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5 habitudes qui inspirent la pensée créatrice

Certaines habitudes peuvent propulser votre créativité de l’avant !

5 habits that inspire creative thinking

http://blog.scoop.it/2017/06/13/5-habits-inspire-creative-thinking/ par Kenny Kline

Les innovateurs et leaders de pensée essayent toujours d’éliminer les limites à notre manière de penser en imaginant de tromper notre cerveau pour créer de nouvelles perspectives qui amélioreront notre business, notre vie et même le monde. Alors que certaines personnes sont juste nées inventifs, d’autres (comme moi) doivent découvrir et développer des habitudes qui tournent l’esprit vers l’innovation.

Certaines de ces astuces sont très simples et d’autres plus compliquées. Mais chacune d’entre elles, si enracinée comme une habitude, peut propulser votre créativité en avant. Il se révèle que toutes ces habitudes construisent un style de vie plus équilibré que celui auquel nous pourrions être habitués dans notre culture de travail acharné. Allez savoir…

1. Méditez

Pour certaines personnes, cette première habitude peut sembler fadasse, mais en fait, la méditation est très concrète. En entrepreneurs assidus, une grande partie de notre espace cérébral est préoccupé par l’avancement de notre business et il peut être très difficile de distinguer l’arbre dans la forêt. Nous sommes consommés par les minuties mornes des quotidiens, qui limitent notre capacité d’envisager de nouvelles solutions et d’inventer des façons créatrices de contribuer à notre affaire.

Les pratiques de méditation purifient votre esprit des détails non indispensables, vous concentrant sur le présent et vous remettant en contact avec votre créativité latente. Si cela semble toujours vaguement ennuyeux, je vous recommande de lui donniez une chance en faisant un essai. Même seulement 20 minutes par jour peut être énormément avantageuses pour votre créativité et votre bien-être général.

2. Tenez-vous au courant des tendances dans d’autres domaines que les vôtres

Gardez votre curiosité d’enfant

De ce que j’ai vu, les échecs à l’imagination proviennent souvent de gens restant limités dans une façon particulière de regarder le monde. Cette vue limitée de la réalité les empêche de voir les possibilités qui existent juste au-delà de l’horizon de leur pensée. Et, malheureusement, ceci est renforcé par le fait que les lieux de travail sont assez fragmentés. Le marketing, les développeurs informatiques, le département des ressources humaines par exemple sont généralement dans des bulles, isolées les unes des autres et n’apprenant rien des autres.

Personne n’est immunisé contre cela, mais les créatifs (et ceux qui veulent l’être davantage) doivent trouver des manières de contourner cet écueil. Souvent, la solution à votre problème a déjà été trouvée, simplement dans un autre champ où vous ne vous seriez jamais attendu à la trouver. Aussi, plutôt que de suivre les leaders de pensée dans votre sphère immédiate d’intérêt, trouvez des personnes qui perturbent un ensemble de domaines. Même suivre assidument une variété de blogs peut vous aider à susciter l’important prochain pas en avant dans votre discipline.

3. Persévérez dans une routine régulière d’exercice physique

C’est un peu une évidence mais les gens occupés trouvent toujours des excuses pour l’éviter. Certains pensent même que l’exercice est d’une façon ou d’une autre une faveur : une chose pour laquelle vous devriez faire de la place si vous le pouvez, mais pas une partie essentielle de votre vie de travail. Mais le fait est que, en dehors des bénéfices sur la santé physique, il y a des études qui montrent combien un exercice physique régulier est lié à la créativité. C’est un bénéfice qui, je dois le répéter avec une profonde conviction, n’est pas simplement une question d’avoir un bon corps, ni même être en bonne santé, mais améliore en réalité la performance de créativité.

Mais nous parlons d’habitudes, assurez-vous donc que votre exercice est régulier. Faites-vous un programme et persévérez, investissez dans une adhésion à votre club de gymnastique et tenez un journal de santé. Cela aidera à garantir que vous fonctionnez toujours à votre niveau de créativité maximale.

4. Connectez-vous avec les gens qui vous inspirent

Chacun rencontre deux ou trois personnes comme cela dans sa vie : il semble qu’ils soient toujours sur un projet passionnant et ils jonglent toujours avec une masse de choses. Chaque fois que vous les rencontrez, ils vous laissent toujours avec plein de nouvelles idées qui vous tiennent éveillés la nuit. Ils sont généreux avec leur temps et leurs idées et semblent prendre un véritable intérêt non seulement dans le développement de votre carrière, mais aussi dans votre développement personnel. Ces personnes sont celles pour lesquelles nous devons faire du temps dans nos vies si nous voulons booster notre créativité.

Après tout, la créativité n’est pas juste une force interne que nous mettons à jour, c’est aussi un état d’esprit qui peut se transmettre entre deux personnes. Gardez ceci en mémoire, assurez-vous d’allouer le temps nécessaire pour recevoir cette inspiration et la transmettre à votre tour. Si votre muse est un collègue, prévoyez de réguliers déjeuners de travail. Si c’est un ami, libérez votre agenda pour pouvoir vous rencontrer ou appelez-le régulièrement pour picorer ses idées.

La créativité est aussi un esprit infectieux qui peut passer entre deux personnes. @ThisBeKenny

5. Déconnectez les médias sociaux

Ne le prenez pas mal, les médias sociaux ont de légitimes utilisations. Parfois, ils peuvent même aider à trouver la sorte de stimulation créatrice que j’ai décrite dans le deuxième point. Mais nous devrions tous aussi être conscients des effets secondaires de notre surexposition. Trop de temps sur Twitter et une personne pourrait commencer à penser en mode 140 caractères. Et cela ne fait que résumer quelque chose que nous savions déjà ou avions appris.

Mais pour un processus créateur, la sorte de réductionnisme qui est encouragé en voyant la réalité comme un tweet, une photo, ou une mise à jour de statut peut être vraiment nuisible. Laissez-moi clarifier. Je ne dis pas de fermer tous vos comptes ni de ne jamais les utiliser. Tout que je dis est : assurez-vous que vous conservez assez de temps loin de ces dispositifs. Cela vous aidera à vous reconnecter avec la réalité et assembler des pensées qui ne peuvent pas être contenues ou décrites par la plupart des plates-formes des médias sociaux. Et de ce que j’ai vu, celles-ci sont les pensées qui changent le monde.

Quelle autre habitude ajouteriez-vous qui dope votre propre créativité ?

certaines choses capturent votre regard mais poursuivez celles qui capturent votre cœur.

Ce proverbe indien s’applique fort bien aux chefs de projets. Tant dans le choix de vos projets que de vos équipes, chercher à comprendre le sens profond derrière la façade est toujours payant. Et, donner du sens aussi bien sûr !

 

Les premiers examens en Français basés sur Prince 2017 arrivent en Novembre 2018

Dans Prince2 2017, le focus est placé sur les capacités à adapter la méthode à tous les environnements et projets.

Livre en anglais sur Amazon

La version précédente, utilisée par des milliers de chefs de projets à travers le monde datait de 2009.

Les 7 Principes, 7 Thèmes et 7 Processus sont conservés

Il s’agit donc d’une évolution pour coller aux retours des utilisateurs de la méthode et répondre aux évolutions des entreprises et organisations.

Un livre blanc de QRP International nous permet de comprendre la version 2017 de Prince2 et de découvrir les 4 tendances du management de projets

Téléchargez le livre blanc.

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PRINCE2 est une source inépuisable de connaissances en gestion de projets. Ses bonnes pratiques doivent être soigneusement adaptées à chaque individu et à chaque organisation. Le manuel, les formations et examens mis à jour aident à adapter efficacement PRINCE2 pour en tirer le meilleur parti pour votre organisation.

Les premiers examens en français basés sur Prince2 2017 commencent en ce mois de Novembre.

A télécharger: Les process maps Prince2 mises à jour.

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Quelles sont les principales frustrations et difficultés rencontrées dans votre travail de chef de projet ?

Réponses à l’enquête 2018 menée par le blog DantotsuPM auprès de ses lectrices et lecteurs

Quelles sont les principales frustrations et difficultés rencontrées dans votre travail de chef de projet ?

La lourdeur des processus, le manque de temps et les problématiques d’engagement de la direction, des équipes, des managers transverses et bien sûr les réticences aux changements sont ressortis de manière particulièrement exacerbée cette année.

Quelques verbatims illustrent bien ces difficultés rencontrées par les PMs dans leurs projets

« Stress inutile, pression, manque d’implication des interlocuteurs, guerre interne, lourdeur des process »

« Le multitâche, le passage continuel d’un projet a un autre imbriqué dans un programme avec d’autres activités connexes »

« Trop de micro management qui empoisonne la vie professionnelle des équipes projets »

« Le manque d’agilité Des structures et des hommes dans le changement ou la difficulté »

D’autres aspects sont également largement commentés : Méthodes, Outils, Complexité !

Focus sur les méthodes

  • Le manque de temps, en particulier pour formaliser les travaux et pour appliquer les bonnes pratiques de gestion de projets.
  • Le manque de connaissances de mes collègues sur les bonnes pratiques de gestion de projets.
  • La démarche projet galvaudée par le « delivery » tout azimut
  • Périmètre mal défini, objectifs incompris, besoin mal défini, méthodologie
  • Difficile de trouver le bon rapport coûts/gains des projets
  • Méthodologie inexistante

Et côté outils et moyens ?

  • Manque de PMO
  • Manque de modèles de documents / templates
  • Gestion de la documentation peu outillée
  • Outils inadaptés
  • Absence d’outils de management et de gestion de projet

Enfin, la complexité continue de croître !

  • La masse d’information à digérer et à classifier pour ré-utilisation
  • La grande diversité de connaissances requises dans les projets
  • La très grande variété des situations rend ardu d’identifier la meilleure réponse à apporter

Sans oublier la difficulté à faire reconnaitre la compétence de manager de projet versus les compétences produits (SAP, Oracle, SalesForce, ServiceNow…) ou métier (banque, assurance, télécoms, industrie, construction…).

10 conseils pour délivrer une présentation plus efficace aux parties prenantes du projet

Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes.

Presenting to Project Stakeholders: 10 Tips to Effective Communication par Ty Kiisel

Maintenir une ligne de communication ouverte et efficace avec les parties prenantes est important. Il y a deux ou trois ans je suis tombé sur cette liste d’astuces pour mieux présenter aux parties prenantes, qui méritent d’être revues. Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes. Les parties prenantes ont parfois des laps de temps d’attention très courts. Si vous ne captez pas leur attention dans les deux premières minutes, ils commenceront à vérifier leur courrier électronique et regarder l’horloge ou pire, quitteront votre réunion.

Toute personne impliquée dans un projet doit traiter avec des sponsors et des parties prenantes.

Voici dix conseils qui pourraient aider vos interactions

1.      Piquez leur curiosité : Un ordre du jour est toujours une bonne idée, mais un bref résumé de ce qui sera discuté est encore mieux. En plus, on donne aux parties prenantes quelque chose à prendre dans la rencontre et cela leur permet de venir préparées avec leurs questions.

2.      Ne supposez pas qu’ils connaissent le travail attendu de leur part en tant que partie prenante : Ils pourraient en avoir une vue de haut niveau, mais vous devrez probablement expliciter les détails de ce qu’ils devront faire.

3.      Faites simple : Exposez-leur la situation en termes directs. Ne les noyez pas d’informations. Restez-en à l’essentiel. (Cependant, soyez prêt à entrer dans les détails s’ils commencent à poser des questions.)

4.      Utilisez des chiffres et des images :

Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)

PowerPoint est un excellent outil pour présenter des graphiques et des chiffres aux parties prenantes. C’est la façon dont elles se présentent les informations entre elles. Vous devriez en faire autant.

5.      Parfois vous devez utiliser la logique : Acceptez le fait qu’il pourrait ne pas toujours y avoir des données pour supporter une situation particulière. Ne pas avoir de chiffres pour soutenir votre position pourrait rendre un bon argument problématique, dans ce cas vous devriez vous tourner vers une logique « si … alors … » pour expliquer une situation. Cependant, ne vous attendez pas aux mêmes résultats ou à la même réponse de la part des parties prenantes car avec elles les chiffres font loi.

6.      Temporiser n’est jamais une bonne option : n’attendez pas qu’un problème soit évident — il est souvent plus difficile de résoudre le problème à ce moment-là.

7.      Offrez toujours une solution : si vous venez exposer un problème sans offrir une solution potentielle, vous pourriez aussi bien demander les parties prenantes : « Virez-moi tout de suite. » Trouver des solutions fait partie de votre travail de chef de projet.

8.      Spécifiez les actions qu’ils doivent entreprendre : si les parties prenantes doivent agir, ne supposez pas que ce sera évident pour elles. Récapitulez — sous forme de liste — quelles actions doivent être prises et quand.

9.      Dites toujours « oui », mais assurez-vous qu’ils comprennent combien coûtera ce « oui« : les Sponsors et des parties prenantes n’aiment pas entendre « Non », donc ne le dites pas. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur requête, alors ils peuvent juger par eux-mêmes si « oui » vaut vraiment le coup.

10.  N’arrêtez pas de reporter sur le statut du projet parce que les parties prenantes arrêtent de l’exiger : la perception est la réalité. Si les parties prenantes perçoivent que vous ne faites rien : c’est que vous ne faites rien. Ne laissez pas votre tête être la suivante sur le billot.

Indépendamment de la méthodologie de management du travail de votre société, il y a beaucoup d’outils de management de projets disponibles pour faciliter la gestion des tâches et des délais. Ils vous aideront aussi à communiquer plus efficacement avec les parties prenantes dans votre organisation. Que votre outil de management de projet facilite ou pas cette forme de communication, ignorer cette partie importante de votre rôle de chef de projet est dangereux.

Que faites-vous dans votre organisation pour encourager une relation positive avec les parties prenantes ?

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Avis personnel

La neuvième recommandation qui suggère de toujours répondre par « oui » aux demandes des parties prenantes en indiquant simplement le coût associé à ce « oui » me semble dangereuse.

Par exemple : « Oui, nous pouvons effectivement réaliser cette nouvelle fonctionnalité en augmentant le budget de 10% et en reculant d’un mois la date de livraison. »

need for budget - besoin de budgetMon expérience personnelle est que trop souvent la contrepartie ou les conditions nécessaires pour autoriser ce « oui » seront occultées par une grande majorité des parties prenantes. Elles n’entendront que le « oui » de début de phrase. Or, les conditions qui permettraient ce « oui » ne sont pas réalisées au moment où il est prononcé : Besoin de budget additionnel, report au niveau des délais, ajout de  personnels et de compétences, compromis sur le contenu des livrables ou la qualité…

Je suggérerais donc, dans cette situation, de choisir d’adopter la position de dire « non » suivi d’un « sauf à » faire ceci ou cela (à augmenter les ressources, à réduire les exigences, à reporter la date de livraison…).

Par exemple :

« Cet augmentation de fonctionnalité semble en effet attractive, mais nous ne pouvons pas y répondre sauf à augmenter le budget de 10% et reculer la date de livraison d’un mois ».

Ceci permet à mon avis d’être beaucoup plus clair sur l’incidence de passer outre à ce « non ».