Catégorie : pmo et portofolio

La parfaite réunion de PMO existe !

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

The Perfect PMO Project Management Meeting

Billet original lu sur ProjectManager.com

facilitationExiste-t-il une chose telle qu’une parfaite réunion PMO? Certains peuvent estimer que de bonnes réunions de PMO, sans aller jusqu’à parler de parfaites sont aussi imaginaires que la fontaine de jouvence ou le Saint Graal.

Je suis ici aujourd’hui pour vous dire qu’elles sont réelles et existent vraiment !

J’en ai vu de mes propres yeux. Cet article se concentre sur comment cette réunion peut être préparée, à quoi devrait ressembler l’ordre du jour et ce qui devrait et ne devrait pas avoir lieu lors de cette rencontre.

La réunion de PMO parfaite

not perfectD’abord, laissez-moi vous donner le contexte de la société dans laquelle opère ce PMO spécifique. C’est une société de développement de logiciels de taille moyenne qui se décompose en quatre domaines d’activité séparés. Tous les projets sont exécutés par le PMO. Les ressources de chaque service reportent directement aux Directeurs Fonctionnels et le PMO fonctionne en lien étroit avec ces Directeurs Fonctionnels.

Il y a aussi du développement offshore et une équipe qualité intégrés dans ce mix. Ils opèrent à travers les quatre domaines d’activité en appui des projets en cours. Autant que possible, toutes les ressources sont dédiées à 100% à une unité opérationnelle et idéalement sur un projet à la fois. L’idée de ressources partagées a été essayée, mais a rapidement trouvée trop exigeante.

L’ordre du jour

agenda, ordre du jourChaque jeudi matin (à mon avis, l’horaire parfait pour une réunion de management de projet PMO hebdomadaire), des directeurs clés de cette société se rencontrent. Au fil du temps, l’ordre du jour utilisé a été ciblé sur les quatre sujets suivants :

  1. Revue de Nouvelles Bonnes Pratiques (10 minutes)
  2. Revue de Nouveau Projet (20 minutes)
  3. Évaluation des hauts risques (20 minutes)
  4. Revue de l’échéancier de déploiement (10 minutes)

La réunion est en accéléré et sous les prémisses du « allez juste à l’essentiel ».

Les Sujets

Voici un peu de détail sur chaque sujet. Je m’attendrais qu’avec de légères modifications dans chaque domaine, ceci puisse aussi être utilisé dans des entreprises qui ne sont pas dans le domaine informatique.

  1. La Revue de Nouvelles Bonnes Pratiques se limite aux bonnes pratiques qui ont été implémentées au cours de la semaine précédente.

meilleures pratiquesCelles-ci sont basées sur des Leçons Apprises des projets qui étaient dans leur phase finale. Ceci peut aller d’un nouveau processus d’approbation ou flux de travail, à une manière différente de travailler avec des clients. Il y a un minimum de discussion car les détails ont été examinés de près avant la réunion de PMO hebdomadaire et le sujet est présenté comme « voici comment nous fonctionnerons dorénavant ». Ceci peut sembler peu passionnant, mais c’est toujours présenté sous l’angle de comment faciliter la vie des gens quand ils travaillent ensemble. Les gens ont donné leur apport dans les systèmes et processus qui présentés et ceci est juste le point culminant de leurs efforts.

  1. La Revue de Nouveau Projet permet à toute personne qui souhaite présenter un projet au PMO de le faire.

newIl lui suffit de soumettre un résumé sur 1 page qui donne une brève description du projet, les objectifs fonctionnels supportés et les bénéfices que ce nouveau projet apporterait à l’organisation. On ouvre alors le sujet pour une rapide discussion ou des questions et le projet est soit approuvé (un projet facturable client par exemple…), soit rejeté sur place et dans l’instant, soit reporté à la semaine suivante pour donner le temps de faire des recherches plus approfondies. La beauté de cet arrangement consiste en ce que tout le monde dans la société connait la capacité de proposer un projet de cette façon. Ils travaillent avec leurs chefs de département respectifs et préparent la documentation nécessaire. Si le projet est justifié grâce à ses perspectives de retour sur investissement ou son importance stratégique, il est approuvé de travailler dessus. Cela empêche aussi beaucoup de projets inutiles ou gaspilleurs de démarrer à l’extérieur de la visibilité du PMO et on garde les ressources de la société concentrées sur les bonnes choses.

  1. La partie évaluation des hauts risques de la réunion utilise un rapport de jalons de haut niveau qui indiquent le statut Rouge, Jaune, Vert de tous les projets dans l’organisation par unité opérationnelle.

riskAucun temps n’est dépensé sur quoi que ce soit qui avance comme planifié car cela est laissé aux chefs de projets. Cette partie de la réunion est centrée sur le management des exceptions et seuls les projets en difficulté sont discutés. Des décisions sont prises sur ces projets, les obstacles éliminés et les risques atténués.

  1. La revue de l’échéancier de déploiement est la partie finale de la réunion.

Diagramme de Gantt affichant les différentes tâches et leur progrès

Puisque c’est une société de développement de logiciels qui travaille avec des utilisateurs professionnels, les déploiements sont réalisés au cours des week-ends. On fournit un calendrier des déploiements dans le mois à venir avec une attention particulière sur le prochain week-end. Ceci inclut tout morceau de code qui est déployé, les mises à jour matérielles ou la maintenance ou la production système. Ceci, à son tour, donne une excellente opportunité à chaque responsable de service de savoir ce qui vient et de préparer ses équipes pour le travail sur les choses suivantes.

Les participants

meeting 1Un composant clé à cette réussite est d’avoir la participation des bonnes personnes. Vous devez avoir présents les Chefs de projet, les Directeurs Fonctionnels et les exécutifs qui peuvent prendre les décisions sur le champ.

Comment savez-vous si vous avez les bonnes personnes ? Si vous entendez pendant la réunion « nous devons vérifier avec… » alors vous n’avez pas le bon casting. Vous avez besoin de décideurs qui peuvent se concentrer sur les questions en jeu et les (faire) résoudre rapidement.

Semaine après semaine, la société peut améliorer son niveau de professionnalisme, passer en revue et approuver de nouveaux projets, atténuer les risques et mettre tout le monde sur la même page…le tout en environ 1 heure par semaine !

Vraiment ? Juste une heure par semaine ? Cela semble un peu incroyable de couvrir toute cette matière en une heure.

La vérité est que, les premières réunions de PMO dureront plus longtemps. Tout le monde essaye de comprendre le format, ce qui est important, ce qui ne l’est pas et qui doit être présent. Les premières réunions pourraient prendre 2 à 3 heures, le temps que ces questions soient résolues.

En seulement quelques semaines vous commencez à voir une grande différence. Et en quelques mois votre réunion de PMO fonctionnera comme sur des roulettes.

Quoi ne PAS couvrir à la réunion de PMO

complexitéAussi contraire à l’intuition que cela puisse paraitre, vous voudrez éviter de résoudre des problèmes compliqués lors de cette réunion hebdomadaire. Ce n’est pas le but. Le but de cette réunion est d’identifier des problèmes, prendre des décisions et dégager le chemin. S’il y a un problème qui se présente ou une question qui va prendre longtemps à discuter, planifiez une session pour donner suite à ce sujet particulier avec seulement les personnes nécessaires. Vous pourrez alors entrer dans les détails et prendre tout le temps nécessaire pour trouver la meilleure solution.

Si vous ne faites pas cela, vous constaterez que votre réunion de PMO va rapidement dérailler. Les gens commenceront à donner des avis sur des domaines dont ils peuvent ne pas être familiers et sur-compliquer la question. À tout le moins, il sera difficile de maintenir la réunion dans sa tranche de temps allouée d’1 heure.

momentumEn tant qu’animateur de cette réunion, c’est à vous d’identifier ces points de conflit et de planifier les réunions de suivi. La bonne nouvelle est qu’il est possible d’atteindre une réunion hebdomadaire de PMO presque parfaite, sinon parfaite. Ceci exige de votre part un ordre du jour solide, la discipline pour faire avancer les sujets et le suivi. Vous apprécierez bientôt le momentum et la traction qu’une telle réunion introduit dans votre société.

Essayez ProjectManager.com pendant 30 jours et voyez comment leur module de gestion des risques et des problèmes peuvent vous aider à  garder votre PMO sur les bons rails.
SMPP
Partenaire de DantotsuPM

un PMO structuré peut améliorer la gestion de vos projets par Jeff Ball

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

Il s’agit de comprendre le passé. C’est un cas pratique, mais c’est bien plus que ça. Il s’agit de comprendre comment mieux appréhender le passé grâce à un cadre de référence.

Ce cas pratique explique comment une grosse société a amélioré sa gestion de projets et de portefeuilles.

Cette multinationale était structurée autour de 7 business units. Elle avait un programme de changement très ambitieux.

Ils ont mis en œuvre une initiative en 3 phases pour améliorer leur gestion de projets.

  • Phase 1 : Introduire la méthode de gestion de projet PRINCE2 supportée par des outils EPM (Enterprise Projet Management).
  • Phase 2 : Mesurer régulièrement les améliorations de maturité, en mesurant l’utilisation de la méthode PRINCE2 et de ses outils. Grâce à ces mesures, ils ont pu identifier les points faibles, et mettre en œuvre des actions correctives.
  • Phase 3 : Introduire les outils de reporting. Ils ont été mis en place une fois qu’un niveau de maturité acceptable en termes de gestion de projet fut atteint. Des données satisfaisantes de projet étaient nécessaires pour initier la consolidation du reporting du portefeuille.
Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Analysons ce cas pratique en termes de P30.

P3O_logoCe sera notre cadre de référence. P30 fournit une organisation avec une approche « top-down » pour améliorer leur P3 = Projets + Programmes + Portefeuilles.

O = “Office” (bureau), d’où le P3+O qui donne P3O.

Utilisons donc ce cadre de référence. Comment notre cas pratique se calque sur le modèle P3O?

Pour en savoir davantage sur P3O, lisez ce billet.
Pour en savoir davantage sur P3O, lisez ce billet.

Avec du recul on peut détecter la construction graduelle d’un modèle P3O, au fur et à mesure des différentes phases

Phase 1: Des centres d’Excellence locaux sont mis en place pour soutenir le déploiement de PRINCE2. Les centres d’Excellence locaux :
  • publient les normes, procédures et modèles,
  • mettent en place les formations et le coaching,
  • assurent le support des outils.
Phase 2 : Centralisation des centres d’Excellence. Fusion des centres d’Excellence en un seul centre d’Excellence unifié.

Le centre d’Excellence central :

  • mesure la maturité de PRINCE2 et des outils suivant une approche P3M3 (P3M3 est un modèle de maturité) ;
  • fournit un portail d’information pour les normes, procédures, modèles, etc. ;
  • dispense le coaching aux équipes n’ayant pas encore acquis le niveau de maturité requis.
Phase 3 : Déploiement d’une structure de bureau de portefeuille, avec un bureau de portefeuille centralisé géré par un manager expérimenté. Chaque bureau de portefeuille :
  • introduit la conception du portefeuille, la gestion budgétaire, la gestion de la demande, l’optimisation des ressources, l’optimisation du portefeuille ;
  • livre des portefeuilles coordonnés : surveille et contrôle les projets, la consolidation des données, les rapports de progression.

Ceci fournit de solides fondations pour la gestion de projets.

SMPP
Partenaire de DantotsuPM

On peut constater que P3O fut un facteur clé.

  • La structure de P3O fut un facteur décisif pour la gestion de projet. Sans le support des centres d’Excellence, le déploiement de PRINCE2 et ses outils n’auraient pas pu fonctionner, et nous n’aurions pas pu atteindre un haut niveau de maturité en gestion de projet.
  • La structure P3O fut aussi un facteur déterminant pour la gestion de portefeuille. Sans le bureau de portefeuille, le travail ambitieux pour structurer la gestion de portefeuille n’aurait pas pu progresser. C’était hors de portée des business managers responsables des portefeuilles – le support des bureaux de portefeuille sur le modèle P30 était vital.
Jeff Ball
Jeff Ball

Avec du recul, on apprend de nos expériences et on peut constater que P3 est un cadre de référence approprié.

Désormais, on peut se projeter dans le futur.

Afin d’améliorer la gestion de projet de votre organisation, utilisez un bon cadre de référence : Essayez d’utiliser le cadre P3O afin de tracer le futur !

© Copyright QRP International 2013. Reproduction in full or part is prohibited without prior consent from QRP International.

Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).
Partenaire de DantotsuPM

Question d’entretien PM et PMO: Quel type d’organisation fournit la plus grande autorité au chef de projet ? Et la plus faible ?

Le par mopertodans pmo et portofolioLaisser un commentaire

Ce billet pourrait donner lieu à un débat animé tant de partage d’expériences que plus conceptuel…

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Les organisations triées en fonction de l’autorité conférée au chef de projet :

forces

1. Projectisée : Les ressources sont allouées directement au projet

2. La matrice Forte : les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles alors que le PM dédié au projet est dans une organisation indépendante

3. La matrice Équilibrée : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et le Chef de projet dédié au projet est dans l’une de ces organisations fonctionnelles

4. La matrice Faible : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et le Chef de projet coordonne le projet (plutôt qu’il ne le manage vraiment) et il est dans une de ces organisations fonctionnelles

Structure Matricielle Faible

5. Fonctionnelle : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et la coordination de projets est réalisée par des managers fonctionnels

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Pour les types d’organisations dans lesquelles vous avez personnellement travaillé, efforcez-vous de présenter des exemples concrets de pour et de contre de ces approches du management de projet.

Et, bien sûr, si vous parvenez à connaitre celle en place dans l’organisation qui recrute, démontrez que vous comprenez les avantages et limites de celle dans laquelle vous devrez travailler.

contactez-nous pour publier une annonce
contactez-nous pour publier une annonce

Si vous étiez recruté pour mettre en place notre PMO, quelles seraient les étapes majeures que vous entreprendriez ?

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

Votre potentiel futur employeur pourrait fort bien vous poser cette question lors de votre entretien d’embauche, alors préparez-vous…

contactez-nous pour publier une annonce
contactez-nous pour publier une annonce

Je suggérerais que vous ne mentionniez pas nécessairement toutes les étapes ci-dessous, mais démontrez que vous déjà en tête un plan à 90 jours pour démarrer :

  1. Rencontrer la gouvernance ou le comité de direction pour établir les objectifs et rôles clés du PMO.
  2. Recruter les bonnes personnes.
  3. Réaliser un inventaire des projets en cours et planifiés.
  4. nous recrutonsCalculer ou collecter quelques métriques pour ces projets de base : retour sur investissement, retard par rapport au plan approuvé et écart de coûts par rapport au budgété.
  5. Mettre en place un tableau de bord de santé de projet avec sa métrique associée qui soit simple et mette en évidence les variances et l’alignement du projet sur le portefeuille de projets et la stratégie de l’entreprise.
  6. Passer en revue les descriptions de poste de chef de projet actuellement ouvertes pour comprendre les besoins et mieux qualifier ces jobs.
  7. Créer le plan de formation et le parcours professionnel en management de projet (y-a-t-il en interne ou en externe un processus de certification des Chefs de projet reconnu par la société ?).
  8. Relisez ce billet sur une proposition d'approche de développement des chefs de projets
    Relisez ce billet sur une proposition d’approche de développement des chefs de projets

    Mettre en place une méthodologie commune de management de projet, modèles et boîtes à outils (en commençant petit en réutilisant ce qui est déjà bien répandu dans l’entreprise).

  9. Réaliser à partir de l’inventaire du point 3, une liste priorisée de recommandations sur les projets en cours en se basant sur la métrique du point 5 et surtout sur l’alignement des projets sur la stratégie de l’entreprise : poursuivre/consolider/accélérer/éliminer.

 

Take part: Global State of the PMO 2015

Le par mopertodans pmo et portofolioLaisser un commentaire

In 2013 ESI found out just how popular PMOs had become in organisations in ESI’s last Global State of the PMO. This year the survey is being launched again to see how PMOs are now faring two years on.

You can take part in the survey here

This is the fourth global survey from ESI focused on PMOs within organisations and like the previous report  it’s aim is to uncover how the PMO is used across different organisations.

pmo_2013_coverThe survey will uncover areas such as:

  • What kind of organisations use the PMO function?
  • What challenges are PMOs currently facing in their organisations?
  • How do PMOs measure their own effectiveness?
  • Do organisations have more than one PMO within their businesses?
  • What kind of PMOs do organisations have?
  • What are the most popular PMO structures and the services they provide?

The survey also aims to uncover the current challenges that PMOs are facing in relation to Agile. If PMOs are responding well, what kind of changes have they implemented? If Agile is causing challenges, what are these challenges?

The survey will also look at the PMOs role in providing a hub for training and development. A popular advancement in recent years sees the PMO a take on a more central role when it comes to the development of PPM practitioners within delivery organisations. The global report will give us more insight into what and how the PMO is delivering this area.

Take part: Global State of the PMO 2015 

The Global State of the PMO Report for 2015 will be formally launched in June 2015 when ESI will present the findings in a keynote speech at London’s first PMO Conference. The PMO Conference brings together senior PMO practitioners for a day of PMO sessions from leading experts from the US, UK and Europe. ESI are platinum sponsors for the event.

More information can be found at PMO Conference

Pourquoi diable une organisation déciderait-elle de mettre en place un PMO ?

Le par mopertodans pmo et portofolio4 commentaires

Question d’entretien de PMO: Pourquoi diable une organisation déciderait-elle de mettre en place un bureau de management de projets (PMO) et à quoi peut-elle s’attendre ?

écrasé par le systèmeL’une des caractéristiques du job de PMO est que plus souvent que vous ne le souhaiteriez, vous devrez revendre l’idée et les concepts du PMO à votre direction. Donc, si cette question ne vous est pas posée en entretien d’embauche, elle pourrait s’imposer à vous alors que vous êtes déjà dans la place.

Ce pourrait être parce qu’un des leaders de la société a changé, le jeu des pouvoirs politiques a évolué, les conditions économiques ont empiré…

Certaines des raisons de base pour le PMO et de sa valeur ajoutée sont je pense :

  1. grandirAvoir une méthodologie standard de management de projet améliore les capacités de l’organisation. C’est-à-dire plus de projets livrés dans les temps et le budget, moins de mauvaises surprises de dernière minute, meilleure anticipation des risques…
  2. Un centre de compétences en planification de projet accroit la qualité et fiabilité des échéanciers dans toute la société
  3. Les bonnes pratiques de management de projet permettent à l’organisation d’apprendre au fil du temps et de réaliser de meilleurs retours sur investissement pour ses projets.
  4. Les revues de projet exécutées par une équipe expérimentée et indépendante fournissent un contrôle impartial et augmentent le taux de réussite des projets.
  5. La présence d’un puissant PMO va attirer les meilleurs chefs de projets dans l’organisation

Pour aller plus loin, je suggère de penser à ces apports supplémentaires du PMO:

  • Des rapports fiables, lisibles et standardisés sur le statut des projets présenté à la direction.
  • Contrôles et suivis de la performance des projets pendant leur exécution.
  • Fournir un conseil aux Sponsors et comités de projets sur la meilleure ligne de conduite à adopter pour les nouveaux projets et ceux qui sont en danger.
  • contactez-nous pour publier une annonce
    contactez-nous pour publier une annonce

    Amélioration de la coordination entre les projets.

  • Développer et maintenir un tableau de bord des projets, une Météo prévisionnelle du portefeuille de projets en cours.
  • Promouvoir un management de projet professionnel dans toute l’organisation.

J’en ai très certainement oublié plusieurs, lesquels ?

2015 PMO of the Year Award

Le par mopertodans pmo et portofolioLaisser un commentaire

The PMO of the Year Award honors a PMO that has demonstrated superior organizational project management abilities by adding value to its organization through its support of successful strategic initiatives. The award recognizes a PMO that has established a vision for value delivery and has had a positive and clear impact on business results. The PMO of the Year Award will be presented at the 2015 PMO Symposium.

2014 PMO of the Year Award Winner: WellPoint Inc.

Submission Deadline : 1 May 2015.

Eligible

  • All corporate and government PMOs are eligible for nomination. More than one PMO from an organization can participate as the award is to the PMO, not the organization.
  • Enterprise PMOs as well as IT PMOs, New Product Development PMOs, or other Business Unit PMOs are eligible to participate.
  • PMI affiliation is not required.

APPLY NOW!

les métriques dans le management de projet : bien plus que des chiffres

Le par mopertodans pmo et portofolio2 commentaires

Metrics in Project Management: More than Just Number

http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/metrics-in-project-management par Crystal Lee, PMP

métriques (over time)La métrique peut fort bien ne pas être le sujet le plus sexy dans le management de projet. Mais le succès du bureau de management de projet (PMO) dans lequel vous travaillez et votre réussite de chef de projet peuvent dépendre du fait d’avoir ou pas un programme de métriques en place. Dans une période économique difficile, il y a des opportunités encore plus surprenantes pour un PMO de prouver sa vraie valeur pour l’organisation. Les informations de cet article peuvent vous aider à créer votre programme de métriques ou d’évaluer si votre programme existant en fait assez pour justifier votre existence.

Métriques dans le management de projet : Plus que des chiffres

measureUne métrique, par définition, est tout type de mesure utilisée pour mesurer un certain composant quantifiable de performance. Un métrique peut être directement obtenu par l’observation, comme le nombre de jours de retard, ou le nombre de défauts logiciels trouvés; ou le métrique peut être dérivé de quantités directement observables, comme des défauts par mille lignes de code, ou un indice de performance de coût (« Code Performance Index : CPI »).

Quand utilisée dans un système de contrôle pour évaluer le projet ou la santé de programme, une mesure est appelée un indicateur, ou un indicateur clé de performance (« Key Performance Index : KPI »).

Définition du management de métrique

L’intérêt intense dans les métriques dans la communauté de management de projet a engendré un sous-domaine entier d’étude appelée le management de métrique. La métrique de projet peut être catégorisée en trois catégories principales :

  1. Mesures de management de projet pures (Exemple : exactitude des estimations)
  2. Les indicateurs de succès de projet (Exemple : satisfaction des parties prenantes)
  3. Les indicateurs de réussite business (Exemple : « Return On Investment : ROI »).

cpoAu niveau macro, le management de métrique signifie identifier et suivre les objectifs stratégiques. C’est souvent réalisé par le PMO, s’il existe. Un praticien de PM, Anthony Politano (voir son blog), a même préconisé que les sociétés devraient avoir un Officier En chef de Performance (« Chief Performance Officer : CPO »), qui serait responsable de la collecte et l’analyse de métriques et de communiquer ces mesures au management pour la prise de décisions stratégiques.

En donnant la métrique au management, il est important de conserver le facteur de temps à l’esprit. Le vrai succès ou le vrai échec peuvent ne pas être apparents jusqu’à bien longtemps après qu’un projet soit formellement clôturé. Par exemple, une nouvelle application peut s’avérer être un échec colossal six mois après être mise en production, quand elle atteint finalement ses objectifs d’utilisation prévus.

Les exemples de métrique de macro-niveau incluent : nombre de projets réussis, pourcentage de projets ratés et nombre d’heures passées par projet ou programme.

Au micro niveau, le management de métrique signifie identifier et suivre les objectifs tactiques. C’est seulement en observant la métrique au niveau des tâches que le statut de livrables de niveau plus haut peut être vérifié, et que l’on peut alors le communiquer aux parties prenantes et clients. Les types différents de projets exigeront différents types de métriques : un projet de développement logiciel demande des mesures différentes de, disons, un projet de fusion et acquisition.

Les critères suivants sont les mesures tactiques les plus communes dont les gens aiment être informés :

  • faire la somme des dépensesComment progressons-nous par rapport à l’échéancier ? Schedule Performance Index (SPI) = Earned Value ÷ Planned Value Cost (SPI)
  • Où en sommes-nous par rapport au budget ? Cost Performance Index (CPI) = Earned Value ÷ Actual Cost Resources
  • Sommes-nous dans les prévisions d’heures de travail dépensées ? Nombre d’heures supplémentaires.
  • Les changements de périmètre sont-ils été plus importants que prévu ? Nombre de demandes de changement.
  • Les problèmes de qualité sont-ils réparés ? Le nombre de défauts réparés par test de recette.
  • Sommes-nous à jour de notre liste d’actions ? Nombre de problèmes en attente de résolution.

Mise en place d’un Programme de Métriques

Une phrase commune que vous pouvez entendre sur les métriques est : “ce qui ne peut pas être mesuré, ne peut pas être managé”. Clairement le manque de mesures peut rendre les choses plus difficiles pour un chef de projet.

calculerEn même temps, les mesures sont utiles seulement si elles sont précisément cela : utiles. Le suivi  des métriques seulement pour avoir quelque chose à mettre votre rapport d’avancement n’est pas une utilisation effective de votre temps, ou du temps de votre équipe.

Si vous voulez mettre en place un programme de métriques efficace, mettez du temps de côté pour planifier ces choses dans cet ordre:

  • Quelles informations allez-vous rassembler ? (Astuce : Faites simple).
  • Comment allez-vous collecter les informations ? (Astuce : Rendez-le facile. Utilisez des informations déjà produites pour d’autres objectifs.)
  • Quelles méthodes utiliserez-vous pour traiter et analyser les informations ? (Astuce : plus l’analyse mène à l’action meilleure elle est.)
  • Comment et quand ferez-vous un rapport sur les résultats ?

Un mot spécial sur les rapports

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

La façon dont vous présentez votre métrique dépend de qui la demande. Le cadre exécutif  veut d’habitude seulement connaître l’état général du projet et se sentir « confortable »”, tandis que l’auditeur du PMO veut savoir que vous avez “deux jours de retard en raison du changement de portée approuvé, mais que vous remaniez l’échéancier pour les rattraper.”

La meilleure façon de présenter vos informations est d’habitude la plus simple. Quelques progiciels de gestion de projet incluent une fonctionnalité de tableau de bord automatisée, qui peut ou pas pouvoir répondre à vos besoins. Des affichages visuels, comme un simple graphique pour illustrer des tendances, ou les classiques “ feux tricolores”, sont des façons efficaces de montrer le statut d’indicateurs majeurs de métrique. Un graphique de feu de signalisation simple peut être construit en Excel, utilisant des couleurs pour indiquer le statut. Typiquement :

  • Vert signifie “Jusqu’ici tout va bien”.
  • Orange “Attention – A surveiller”.
  • Rouge “une attention urgente est nécessaire”.

Votre rapport de feu de signalisation devrait montrer des indicateurs détaillés et un indicateur cumulatif pour comprendre le statut d’un simple coup d’œil.

stop siffletEn utilisant un format de feux de signalisation, assurez-vous de bien définir les règles sur quand changer de couleur sur les feux; travaillez avec le sponsor de projet ou le PMO pour le faire si ce n’est pas déjà normalisé. Vous pouvez avoir fait l’expérience d’essayer de vous décider sur quand exactement vous devriez tourner ce petit point à l’orange, ou ne pas être autoriser de le faire passer au rouge parce que votre manager ne veut pas que vous le fassiez.

Par exemple, pour un indicateur à base de calendrier, la règle peut être “faire passer l’indicateur à l’Orange quand le nombre de tâches en retard est supérieur à deux.” Les Indicateurs peuvent aussi être étalonnés sur des cibles mensuelles pour que les tendances globales puissent être visualisées. Il vaut mieux tourner le feu de signalisation à l’Orange quand le planning entier a cinq jours de retard lors du premier mois, que de ne le passer Orange que si vous atteignez 15 jours de retard au troisième mois, quand il est trop tard pour réagir.

Amenez le management de métrique au niveau supérieur

Comme vous continuez à accumuler les métriques des projets dans le portefeuille de projets de votre société, vous construisez une base de données de valeur en matière de benchmark interne. Comparez vos métriques à ceux d’autres projets dans votre portefeuille pour voir où des améliorations de processus peuvent être faites, ou bien où vous pourriez introduire des exigences de conformité. Vous pouvez aussi comparer vos métriques aux données de benchmark de projets d’autres sociétés dans la même industrie.

Une ressource pour les dernières nouveautés dans le management de métrique est le « Project Management Institute’s Metrics Special Interest Group (MetSIG) ». Le plus important événement MetSIG est son Congrès Mondial Online qui se tient chaque année en avril. Le Congrès est une série d’un mois de « webinars » en ligne sur des sujets concernant les métriques. Comme un témoignage de l’importance des métriques dans la communauté de management de projet, le MetSIG a évalué que presque 50,000 participants suivaient le Congrès MetSIG 2008 et que 50,000 de plus visionnent les présentations vidéo archivées (voir Www.metsig.org pour plus d’informations).

Le management de projet en tant que discipline continue à croître et ne montre aucun signe de ralentissement. Comme Greg Balestrero, le Président-Directeur Général de PMI l’avait cité dans son discours d’ouverture au Congrès MetSIG 2007, plus de 87% d’organisations remontent déjà le statut de projet aux Conseils d’administration et 17% des rapports de PMOs aux PDGs (KPMG, Global IT Project Management Survey, 2005).

Le défi est de s’assurer que le statut de projet inclut les métriques qui démontrent la valeur du management de projet.

Comme vous l’avez vu, il y a beaucoup d’outils et techniques disponibles pour communiquer et gérer la métrique à un niveau projet (tactique) ou PMO (stratégique). Saisissez cette occasion de penser à comment les personnes autour de vous perçoivent la valeur de vos services de management de projet et voyez si vous pouvez penser à des façons de promouvoir et protéger votre position comme un champion de management de projet dans votre organisation.

SMPP
Partenaire de DantotsuPM

Résumez-moi votre expérience dans des postes de PMO

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

Pourriez-vous me résumer votre expérience dans des fonctions de responsable ou de membre de Bureau de management de projets ou Project Management Office ?

Voici une question qui pourrait fort bien vous être posée si vous candidatez sur ce type de job.

Essayez d’être les plus factuels et concrets possible :

  • InterviewNombre de projets actifs supervisés par le PMO à tout moment.
  • Nombre de personnes travaillant dans le PMO et dans quels rôles précis.
  • Importance des projets actifs : durée, budget, importance stratégique… Quelles sont les tailles maximales et minimales?
  • Nombre de chefs de projets assistés et/ou reportant au PMO
  • Budget total de l’ensemble des projets.
  • Couverture géographique du PMO : France ou International : quels pays et cultures différentes vous sont familiers.
  • Nombre de chefs de projets et d’équipes projet formés par le PMO. Nombre et types de formations en management de projet au catalogue du PMO.
  • Nombre de projets audités (revus, visités…) par le PMO chaque année et combien ont été poursuivis tels quels, arrêtés ou modifiés suite à ces interventions.

Suggestions additionnelles :

contactez-nous pour publier une annonce
contactez-nous pour publier une annonce
  • Évitez de paraphraser votre CV.
  • Soyez précis sur votre rôle exact dans le PMO.
  • Ayez les chiffres clés en mémoire: Pouvoir indiquer le nombre de projets et le budget qu’ils représentaient est un indicateur intéressant pour le recruteur sur votre réel niveau de responsabilité et d’implication dans le PMO

Qu’ai-je oublié ?

Mise en place d’un Bureau de Projet Provisoire (PMO)

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

Setting Up a Temporary Project Office

http://www.ginaabudi.com/setting-up-a-temporary-project-office by Gina Abudi

Gina Abudi
Gina Abudi

Pour des projets plus grands, plus complexes (ou des programmes), envisagez un bureau de projet provisoire pour manager l’initiative. Ceci vous permet de prendre une vue d’ensemble de haut niveau du projet : planifier, manager, communiquer, exécuter et contrôler le projet depuis une position centrale. Le bureau de projet devient l’endroit où chaque personne impliquée sur le projet vient pour obtenir des informations, partager des informations et voir toute la documentation du projet. Cela peut être un lieu de rencontre pour tous les membres de l’équipe projet. Le bureau de projet peut être un emplacement physique (si l’équipe est co-localisée) ou fourni via une plate-forme virtuelle (j’ai utilisé MS SharePoint avec succès).

Les bénéfices du bureau de projet provisoire incluent :

  • Business Executives Posing in an OfficeUn « lieu de rencontre » pour ceux qui travaillent sur le projet. Les membres de l’équipe projet et les parties prenantes peuvent utiliser ce bureau de projet pour poser des questions, vérifier le statut du projet, partager des idées avec d’autres pour résoudre des problèmes, etc.
  • Un emplacement pour toutes les informations/documentations de projet. Si quelqu’un a besoin d’informations sur le projet – des modèles, le plan à jour du projet, des rapports, etc. Il peut l’obtenir au bureau de projet provisoire. Ce sera l’emplacement central des communications pour le projet.
  • Un emplacement central pour surveiller le projet. Le chef de projet peut utiliser ce bureau de projet provisoire pour avoir une vue de haut niveau du projet et s’assurer que le projet continue à avancer et reste en piste.

Un bureau provisoire ne demande pas beaucoup d’effort de mise en place et d’opération et fournit une énorme valeur au chef de projet manageant des projets grands et complexes.

Précédents billets sur les PMOs que vous aimerez peut-être lire ou relire:

 

Question d’entretien de PMO : quelles sont les fonctions principales d’un Project Management Office ?

Le par mopertodans experience sharing, pmo et portofolio2 commentaires

Alors, selon vous, à quoi sert un PMO ?

Voici une question qui pourrait fort bien vous être posée si vous obtenez un entretien pour ce poste que vous convoitez dans le PMO.

Je suggère que vous fassiez votre choix parmi les réponses suivantes en fonction du type de PMO auquel vous postulez:

  1. Pour aller plus loin
    Pour aller plus loin

    gestion de ressources: gestion de tous les chefs de projets et ressources partagées dans les projets

  2. méthodologie: identification, standardisation et déploiement d’une méthodologie et de standards de management de projet
  3. professionnalisation du management de projet: formation, coaching, mentoring, sur les bonnes pratiques pour développer les compétences des chefs de projets
  4. tableau de bord: établir ou valider et remonter les statuts de projets au management (tableau de bord des projets et fiche d’avancement)
  5. structuration des données: implémenter et exploiter un système d’information pour les projets
  6. conformité: contrôler la conformité des projets avec les règles et procédures en vigueur
  7. aide aux chefs de projets: développer et manager des modèles, procédures et documents de projet
  8. communication transverse: coordonner les communications et la visibilité à travers de multiples projets
  9. bonnes pratiques: promouvoir le management de projet dans l’organisation

Les réponses 2, 4, 6 et 8, s’appliquent probablement à tous les types de PMOs.

Préparez-vous à aller plus loin. On pourrait aussi vous demander quels types différents de PMOs vous avez déjà rencontrés ou même établis.

Voici quelques-uns des différents niveaux de PMOs auxquels vous pourriez réfléchir dans votre préparation pour l’entretien : Entreprise, Programme, Division ou Entité Fonctionnelle, Grand Projet.

contactez-nous pour publier une annonce
contactez-nous pour publier une annonce

PMI announced the PMI® Thought Leadership Series on Talent Management

Le par mopertodans pmo et portofolio, pointeurs utiles1 commentaire

Research Reveals New Ways Organizations are Approaching Talent Management

PMI recently announced the release of the PMI® Thought Leadership Series – Talent Management: Powering Strategic Initiatives in the PMO

“The new PMI® Thought Leadership research offers critical insight on how organizations can develop and retain a top-performing workforce to improve project outcomes, increase productivity and maintain competitive advantage.”

PMI developed this collection in partnership with PwC, The Economist Intelligence Unit (EIU) and Human Systems International (HSI). It provides executive-level insight into how talent management impacts project management practitioners and the successful implementation rate of strategic initiatives.

Projects and programmes are the core of any organizations strategic initiatives — they are how change happens. Having the talent to implement those initiatives successfully is the critical capability that gives organizations a competitive advantage to navigate through necessary change.

Excellence in managing the talent is a key to unlocking that capability. This proprietary research collection includes three reports, each focusing on a specific aspect of talent management:

PMI Thought Leadership - TalentRally the Talent to Win: Transforming Strategy Into Reality

Based on a global survey of almost 550 senior executives, this EIU report, sponsored by PMI, examines how well companies are managing strategic talent and what they can do to improve.

Spotlight on Success: Developing Talent for Strategic Impact

In this report, HSI and PMI explore the talent management practices of 12 high-performing organisations to uncover examples of excellence.

Talent Management: Powering Strategic Initiatives in the PMO

Research, in collaboration with PwC, on this capstone report quantifies the challenges, practices, processes and disconnects of business leaders and the HR function.

Download the PMI® Thought Leadership Series: Talent Management: Powering Strategic Initiatives in the PMO

contactez-nous pour publier une annonce
contactez-nous pour publier une annonce

SWOT du cadre de références P3O pour le PMO

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

Voici un article à lire dans son intégralité sur le blog QRP International qui est notre partenaire depuis de nombreuses années…

APMG International Showcase Paris - 2014Lors de l’édition 2014 de l’APMG Showcase, co-organisée par QRP International et DantotsuPM, le thème de la gouvernance et de la gestion de la maturité avait été choisi.

Plusieurs tables rondes traitant de diverses méthodes et cadre de références relatifs à la gestion de projet étaient proposées. L’une d’entre elles avait pour thème : « D’un PMO méthode et administratif à un PMO apportant de la valeur »

Pendant 30 minutes, les participants devaient s’efforcer de réaliser un diagramme SWOT référençant les forces, faiblesses, opportunités et faiblesses d’une implémentation du cadre de référence P3O pour la gestion de PMO.

FORCES FAIBLESSES
  •  Outils
  • Accompagne CP/DP
  • Centralisation, Visibilité, Anticipation
  • Formation
  • Reporting KPI
  • S’occupe de la gestion des risques
  • Méthode
  • Priorisation
  • Partage des retours d’expérience
  • Prise en compte des différents partis prenants
  •  Image de contrôleur
  • Trop de contrôle
  • Chronophage
  • Rattachement hiérarchique PMO / Direction Générale
  • Ralentissement, excès de méthode
  • Trop rigide
  • Théorique
OPPORTUNITES MENACES
  •  Sponsors, DG, DSI
  • Retour sur investissements
  • Responsabiliser le chef de projet
  • Donner raison à l’autre
  • Vision stratégique vs vision projet / programme
  • PMO proche des besoins du chef de projet
  • Personnaliser les méthodes
  • Communiquer la vision
  • Bienveillance et écoute
  • Coaching
  • Les faire s’approprier l’approche, donner du sens
  • Ne pas imposer mais faire adhérer
  • Adapter la méthode à l’entreprise
  • Portefeuille projets
  • Main mise par une des parties prenantes (DSI, PAF ou autre)
  • Changement de Management
  • Secrets de l’entreprise
  • Excel

 à lire ou relire sur le sujet P3O: Découvrez la magie de P3 et devenez un magicien d’entreprise certifié ! par Jeff Ball

et visionnez la Vidéo P3O:

Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).
Partenaire de DantotsuPM

Comment bien manager des projets complexes avec Yannick Le Pogam

Le par mopertodans pmo et portofolio1 commentaire

Comment bien manager des projets complexes avec Yannick Le Pogam, IIL qui partagea son expérience sur l’importance de la collaboration (et du PMO) dans la gestion de projets complexes

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Lors de la dernière journée du management de projet chez Microsoft, nous avions eu le plaisir de recevoir Yannick.

Yannick Le Pogam
Yannick Le Pogam

Yannick aborda tour à tour :

  • Qu’est-ce qu’un projet complexe?
  • Quels sont les facteurs clés de succès pour bien manager la complexité
  • Le côté humain dans les projets complexes : La collaboration
  • Le rôle du PMO
Notes graphiques de Christelle Fritz
Notes graphiques de Christelle Fritz

Différentes perspectives existent sur ce qui rend un projet complexe :

  • Structurelle: des éléments reliés de façon dynamique avec différents niveaux de complexité
  • Technique: Expertise, nouvelles technologies
  • Directionnelle: des problèmes entre les parties prenantes principales avec une communication et collaboration critique.
  • Temporelle: des changements inattendus influencent la direction

Yannick Le PogamLes facteurs critiques sont de trois ordres. Les outils, méthodes et techniques doivent être flexibles et souvent non-standards pour refléter la réalité. La collaboration continuelle et efficace est fondamentale à la réussite. Le PMO (Project Management Office) ou bureau de projets doit faciliter le management de la complexité et l’irrationalité de l’humain.

Méta Projets Management
Partenaire de DantotsuPM

Le côté humain (sur lequel Yannick insista plus particulièrement) avec un état d’esprit orienté business et amélioration continue, centré sur l’atteinte des objectifs et la responsabilité de chacun. Le tout dans une approche partenariat faisant bon usage des “soft skills” et démontrant une réelle intelligence culturelle.

Le rôle du PMO: Plus qu’un support sur les méthodes et outils, le PMO doit être un facilitateur de collaboration dans les projets complexes. Mettre en balance standards et besoins ad-hoc.

Le PMO est la colle qui fait tenir ensemble toute l’organisation du projet.

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

 

Qu’est-ce qu’un PMO et quand en avez-vous besoin ?

Le par mopertodans pmo et portofolio4 commentaires

What is a PMO and When Do you Need One?

Full and orginal article in English

[…]

Quand avez-vous besoin d’un PMO ?

Nous allons commencer par répondre à la deuxième partie de la question.

La réponse est simple. Vous avez besoin d’un PMO quand vous entendez quelqu’un dire « les projets semblent être réalisés « tant bien que mal » par ici ».

Ce ne sera peut-être pas cette expression exacte, mais vous comprenez ce que je veux dire. Quand vous constatez que les gens, processus et la technologie se bousculent un peu pour terminer les projets, il est peut-être temps d’envisager d’implémenter un PMO.

Qu’est-ce qu’un PMO ?

Il y a beaucoup de variations et nuances de couleur dans ce qui définit précisément un PMO. Mais, une chose que tous les PMOs ont en commun est que c’est un groupe de personnes (ou un service) centralisé qui est ici dans le but d’appliquer un jeu de compétences en management de projet à travers l’organisation. Autrement dit, un PMO est dispositif anti-bon-gré-mal-gré qui apporte la responsabilité, la visibilité et le sens de la discipline à la société.

Quatre Services centraux d’un PMO

Sachant qu’un PMO est un dispositif anti-bon-gré-mal-gré, quels sont les services principaux qu’un PMO offre à une organisation ?

En voici quelques-uns :

1. Standardisation du reporting

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

La plupart des sociétés qui grandissent rapidement, le font en silos. Tout le monde est si pressé et fort justement préoccupé par ce qui se passe sous leur propre juridiction qu’ils mettent en place des rapports et une métrique qu’ils peuvent utiliser pour contrôler efficacement les progrès de leurs services.

Cela marche bien pour eux parce qu’ils savent ce que veulent dire ces rapports. Le marketing a une certaine définition de ‘fini’. L’ingénierie a une autre définition pour ‘en cours’. L’équipe d’assurance qualité a sa propre définition de ce que signifie ‘à retravailler’. Le problème est qu’il n’y a pas un jeu de définitions ou de rapports cohérents à travers l’entreprise.

Ceci est peut être ok dans le court terme quand une petite société où les gens restent en communication constante les uns avec les autres. Mais, quand une société grandit et les membres de l’équipe deviennent plus déconnectés, ceci peut devenir un problème qui continuera à se perpétuer et à s’empirer.

Ceci est particulièrement vrai quand le management exécutif doit faire le tri parmi des informations disparates, déconnectées et parfois erronées pour prendre des décisions appropriées.

Une fonction principale du management de projet est de standardiser le processus de reporting en entier. Cela signifie identifier le meilleur du meilleur de ce qui est fait par tous les services impliqués, parvenir à un accord sur des définitions communes et ensuite implémenter des rapports faciles à utiliser, faciles d’accès et faciles à comprendre à travers l’organisation toute entière.

2. Standardisation des Processus

Prince2 Process Model - Chronologie
Prince2 Process Model – Chronologie

Un deuxième service central pour chacun qui se pose la question « ce qu’est un PMO » se rapporte au développement d’un jeu de processus standard pour des projets à manager dans la société. Le même problème que celui des rapports développés en silos se produit avec les processus. Un reporting incohérent est mauvais, mais des des processus incohérents sont encore pire.

Un service peut estimer qu’il est parfaitement acceptable d’avoir la même personne qui a travaillé sur un produit particulier le valider ensuite et dire qu’il a passé un contrôle de qualité. Un autre service peut hoqueter d’horreur en entendant parler d’une telle chose. Il n’y a aucun processus cohérent en place qui permette de se sentir 100 % confiant que ce qui est vrai pour un produit sera vrai pour tous les produits.

Ceci est où les services d’un PMO entrent en jeu.

Un PMO est dans une position unique pour traverser les frontières organisationnelles et inventer un jeu de processus qui marchent à travers tous les services.

Est-ce que c’est facile ?

Non. C’est difficile d’assimiler et agréger ce que fait un service et le connecter ensuite avec ce que fait un autre service pour que le travail puisse se déplacer de manière transparente d’un groupe au suivant. Cela vaut-il le coup? Absolument!

SMPP
Partenaire de DantotsuPM

3. Gestion de Portefeuille de Projet

Project Portfolio Management dimensionsQu’est-ce qu’un PMO et quand en avez-vous besoin ? Quand vous n’êtes pas sûrs de ce que se passe dans la société et que vous n’avez pas de compréhension claire [et partagée] des priorités.

Chaque commercial qui vend un projet à un client va croire que son projet est une priorité. Il suppliera, empruntera et volera pour s’assurer que les ressources appropriées travaillent sur son projet sur lequel il s’est engagé envers le client. C’est son travail.

Le problème est qu’il y a 6 autres commerciaux qui vendent et estiment que leurs projets sont la priorité absolue. Vous savez qu’il y a seulement tant de ressources dans la société et que les demandes contradictoires placées sur elles sont sûres de les griller. Ceci est où le « tant bien que mal » peut vraiment se manifester.

Le service fourni par un bon PMO est la capacité de prioriser les projets qui sont vraiment les plus importants et allouer les ressources en conséquence. Ce peuvent être des projets qui sont stratégiques à la croissance future d’une société, ou les projets qui sont nécessaires pour régler la masse salariale de ce mois.

Chaque circonstance va être différente, mais il faut ce groupe objectif que l’on trouve dans le PMO pour gérer et prioriser le portefeuille de projets d’une société.

4. Gestion d’Équipe de Support de Projet

supportUn PMO est le dépositaire central de toutes les choses liées au management de projet. Ceci inclut les ressources qui permettent à un management de projet professionnel de s’exécuter.

Le dernier service majeur que fournit un PMO est de gérer l’équipe de support aux projets. Ceci inclura très probablement des Coordinateurs de Projet, des Chefs de projet, des Chefs de projet Certifiés PMP, potentiellement des Directeurs de Programmes et probablement même des Analystes d’Affaires/Business.

C’est avec ce groupe de personnes central que les projets, le reporting et les processus peuvent être efficacement gérés pour en faire le plus possible.

Alors, si vous entendez l’expression « tant bien que mal » vous connaissez maintenant son origine. Avec une compréhension renouvelée de ce qu’est un PMO et de quand vous en avez besoin… assurez-vous que ce qualificatif n’est pas appliqué à vos projets!

Il n’y a rien de « tant bien que mal » sur ProjectManager.com. Chaque fonctionnalité, fonction et rapport ont été méticuleusement peaufinés à la main pour s’assurer qu’il respecte vos attentes pour gérer n’importe quel projet, n’importe où, n’importe quand.

quand est-il temps de créer un PMO ?

Le par mopertodans pmo et portofolio3 commentaires

When is it Time to Create a Project Management Office?

http://www.projectmanager.com/create-a-project-management-office.php

travail d'équipeUn Bureau de Management de Projet (Project Management Office : PMO) est un service ou un groupe de personnes qui définit et maintient les standards liés au management de projet, dans une organisation. En sus de définir et maintenir ces standards, un PMO est (ce qui est plus important) responsable de l’exécution et de la mise en œuvre réussies des projets qui tombent sous sa juridiction.

Il y a un certain nombre d’avantages à implémenter une telle structure dans une société. Mais un PMO n’est pas quelque chose qui est typiquement présent dès le départ, particulièrement dans une petite société. L’article suivant discutera de certains des bénéfices du PMO ainsi que de certains des signaux suggérant qu’il pourrait être temps d’établir un PMO.

Trois bénéfices du PMO

Il y a un certain nombre d’avantages que gagne une société dès qu’elle implémente un bureau de management de projet à l’échelle de l’entreprise :

1. Créer et implémenter des systèmes et processus cohérents

processUn des bénéfices majeurs des PMOs est leur capacité à créer et implémenter des systèmes et des processus cohérents. Les sociétés réussiront pour certaines raisons. Elles ont un super produit, elles ont un excellent personnel commercial, elles sont novatrices, ou une combinaison d’autres facteurs les mènera à leurs succès. Avec ces succès vient la croissance et avec la croissance viennent certaines douleurs qui s’amplifient.

Il y a une certaine mentalité qui se met en place quand une société grandit exponentiellement. J’ai une fois entendu un collègue d’une société en forte croissance dire que « n’importe quelle décision qui fait avancer la société est la bonne décision ». L’esprit de ce qu’il disait était que vous ne pouvez pas prendre du temps pour ralentir dans une société en forte croissance ni analyser méthodiquement chaque solution possible quand une décision doit être prise. Les gens doivent plutôt prendre des décisions sur le champ et en temps réel pour garder les choses en mouvement.

Cela marche bien dans la théorie. Cependant, à long terme, ceci introduit des façons très contradictoires, imprévisibles et parfois incertaines de réaliser le travail, quel que puisse être ce travail. Une fois qu’une société a atteint ce niveau de confusion, c’est un grand soulagement pour ceux qui sont impactés qu’un tiers objectif (aussi connu sous le nom de PMO) entre en jeu et aplanisse les choses.

Les membres du PMO identifieront les systèmes et les processus qui marchent, se débarrasseront de ceux qui ne fonctionnent pas et boucheront les trous.

2. Une source objective de vérité

assomptionUn autre avantage qui vient une fois qu’un PMO est implémenté est qu’il y a un endroit objectif où trouver la vérité. Qu’est-ce que ça signifie ? S’il est configuré correctement, un PMO n’aura pas de ressources lui rapportant directement (autre que des chefs de projet et peut-être quelques analystes business). En tant que tel, il n’a rien à cacher ou dissimuler lorsqu’il s’agit de faire un rapport sur le statut du projet. Si un service exécute ses propres projets, il peut ne pas être tout à fait objectif dans son rapport sur le vrai état d’avancement.

Nous ne parlons pas des gens qui mentiraient délibérément, mais plutôt fournissant leur « version de la vérité ». Par exemple, un service peut savoir qu’il a manqué la date d’un livrable. Mais, il sait aussi que, d’ici la réunion de statut suivante, ils pourront rattraper le retard et donc ne pas vouloir rapporter que c’est un risque potentiel. Puis, une urgence arrive, ce livrable n’est jamais fini et maintenant le projet est en mode crise.

Un PMO fournit la visibilité dans une telle situation et identifie les conséquences négatives. Si le produit n’était pas fini le jour prévu et une date de fin clairement identifiée, ceci aurait été rapporté comme un risque potentiel. Ceci aurait donné au sponsor de projet ou au management de la société la capacité de faire quelque chose à ce propos et éviter qu’il devienne hors contrôle.

Le Président d’une société de développement logiciel m’a dit une fois qu’il utilise la personne qui fait tourner son PMO comme le baromètre indiquant dans quelle mesure les choses se passent (bien ou mal) dans la société. « S’il est un peu inconfortable, je sais que je dois aller dans les détails et voir où je dois aider. S’il est calme, cool et détendu, alors je vais déjeuner. Je sais que tout va bien. »

3. Introduit des économies d’échelle
Image courtesy of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net

Un PMO réduit aussi ou élimine des duplications d’efforts et du gaspillage de ressources. Si personne n’a de vue d’ensemble des activités dans une société, des projets et initiatives semblables peuvent commencer à apparaître en de multiples emplacements alors qu’il n’y en a en fait aucun besoin. Une solution suffirait, mais les personnes qui travaillent sur les autres solutions ne sont pas conscientes qu’il y a déjà une solution en construction. Un PMO peut stopper cette duplication d’efforts en employant un logiciel de management de projet  pour coordonner à travers divers services, s’assurer que le travail est fait…une seule fois.

Ce sont seulement certains des bénéfices dont vous vous rendrez compte une fois qu’un PMO sera implémenté avec succès. Mais, comment savoir qu’il est temps de prendre ce chemin ?

Quand est-il temps d’avoir un PMO ?

whenIl n’y a aucune taille, revenu, ou configuration particulière d’une société qui indiquerait qu’il est temps de commencer un PMO. Cependant, les symptômes suivants peuvent être des signes avant-coureurs.

1. Les produits ne sortent pas

En raison du succès de la société et de ce que vous offrez, il y a des encombrements et des ralentissements qui créent des goulots d’étranglement dans toute la société. Ceci ralentit énormément le travail, causant du travail additionnel et introduisant bien des problèmes ultérieurs qui se manifestent à cause de ce type de mauvais management.

2. Il semble que chaque projet soit une Première

Innovation Road Sign with dramatic clouds and sky.Bien que vous puissiez avoir fait maintes fois un type particulier de projet (par exemple, votre société peut créer des sites Web qui exigent une certaine quantité de personnalisation pour le client), il semble que ceci est la première fois que vous ayez jamais fait ce type de projet. Les personnes se bousculent, on ne pose pas les questions nécessaires avant qu’il ne soit trop tard, ou les produits restent posés sur une étagère quelque part, n’obtenant pas de débouchés commerciaux, tandis que le service qui devrait faire le travail reste inoccupé. Si cela nécessite une suite d’erreurs pour sortir un projet, il pourrait être temps de mettre en place un PMO.

3. Il n’y a pas un seul groupe qui sache ce qui se passe à travers la Société

team work / complémentaritéTout le monde a des éléments selon sa position, ou ils peuvent avoir leur propre vue très myope du monde…mais personne ne sait comment tout est relié… et ceci commence à créer des problèmes. Les produits que l’on passe d’un service au suivant ne peuvent pas être configurés de façon appropriée, ou il manque les éléments clés par rapport à ce qui était convenu à l’origine. Il pourrait être temps de mettre en place un bureau de management de projets pour fournir cette vue d’ensemble.

Comme précédemment mentionné, un PMO est quelque chose qui sera typiquement introduit dans une société une fois qu’elle a atteint une certaine taille. Cependant, les principes d’un bureau de management de projet peuvent être appliqués dans les sociétés de n’importe quelle taille et leur permettre un bon en avant dans la création des systèmes et processus dont elles ont besoin pour exécuter avec succès les projets lors de leur croissance.

SMPP
Partenaire de DantotsuPM

Si vous cherchez une solution logicielle de PMO qui grandira avec vous et votre société, que vous ayez un chef de projet ou des douzaines de chefs de projet, ProjectManager.com vous aidera à manager les équipes, suivre les résultats, collaborer en ligne et rapporter l’avancement intelligemment.

le Manifeste PMO

Le par mopertodans pmo et portofolio3 commentaires

Voici une intéressante initiative il me semble. Je me suis efforcé de traduire en pensant à ma propre expérience de PMO mais sans dénaturer les propositions contenues dans ce manifeste.

The PMO Manifesto

http://pmomanifesto.org/

Image courtesy of hin255 / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of hin255 / FreeDigitalPhotos.net

Imaginez un futur proche où des professionnels des PMOs pourraient dans le monde entier se connecter et s’unir; faire preuve de solidarité et supporter leurs pairs tout en faisant avancer leur profession et délivrant un valeur maximale à leurs organisations.

Qu’est-ce que la profession pourrait faire différemment ?Comment pourrions-nous commencer ce voyage ? Qu’est-ce qui capturerait l’imagination des professionnels des PMOs à travers le monde ?

Cela commence avec le Manifeste PMO …

UN PMO pourra toujours articuler comment ils mènera ou supportera la Stratégie de son Organisation et le problème ou l’opportunité business auxquels ils fournissent une réponse.

Le PMO découvrira les meilleures façons d’améliorer, gouverner, contrôler et s’assurer du changement dans une organisation, en montrant l’exemple et aidant les autres à y parvenir

Dans ce travail les PMOs en sont venus à valoriser :

* les Individus et la Collaboration sur les processus et les outils.

* Faciliter le Changement sur restreindre les livrables.

* Anticiper le futur sur rapporter le passé.

* Rechercher en permanence l’Amélioration sur accepter le status quo.

Ce qui signifie que bien qu’il y ait la valeur dans les parties situées à droite …

……… nous accordons davantage de valeur aux parties gauches

Principes derrière le Manifeste PMO

Amélioration

continuous improvements1 – la priorité la plus forte d’un PMO est d’améliorer l’exécution des objectifs stratégiques d’une organisation en s’assurant les bonnes choses sont faites et que ces choses sont bien délivrées.

2 – le PMO a pour but de continuellement améliorer la livraison de projet et de programme, en utilisant les leçons apprises pour développer les compétences en management de projets, programmes et portefeuilles de l’organisation.

3 – le PMO met l’accent sur la facilitation et la collaboration avec les gens du Projet et du Changement plutôt que « les directives et le contrôle »; la collaboration est critique au développement et à la promotion du changement efficace dans les organisations.

Gouvernance

tachymetre4 – le PMO s’assure que les Projets et Programmes aient un cas d’affaire accepté, des résultats définis et un plan de réalisation des bénéfices aligné sur les buts stratégiques et objectifs des organisations.

5 – le PMOs s’assure que les Projets, Programmes et Portefeuille suivent un cycle de vie avec des passages de jalons appropriés apporte son soutien à la gouvernance pour une prise de décision efficace.

6 – le PMO fournit  la métrique de projet et programme pour répondre à la question « faisons-nous les choses comme il faut ? » et la métrique de portefeuille pour répondre à la question « faisons-nous les bonnes choses ? ».

Contrôle

Teamwork in the office7 – le PMO s’assure que tous les plans contiennent des résultats, besoins, produits, effort, et ressources acceptés et des actions de management des risques avant d’être finalisés.

8 – le PMO a toujours une vue claire de tous les coûts et ressources (et ce sur quoi travaillent les ressources).

9 – Avant d’être présenté pour approbation à la Gouvernance, le PMO vérifie que tout changement proposé au projet ou programme inclut une déclaration claire des options disponibles et de leur impact sur le cas d’affaire et la stratégie des organisations; ceci peut inclure la recommandation d’arrêter des projets ou programmes.

Assurance

future10 – le PMO ne rapporte pas seulement des faits précis et opportuns, des déclarations et de la métrique, mais aussi ce que ces options potentielles signifient et sa recommandation. Ils aident en ‘racontant l’histoire’ et en mettant l’accent sur la concision avec les informations utiles au décideur.

11 – le PMO se concentre sur l’avenir plutôt que le passé – donc, quand c’est nécessaire les risques devraient être atténués avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

12 – le PMO conçoit des processus métier qui exigeront un effort minimal de maintenance; pour que les informations produites soient de plus de valeur que l’effort nécessaire à les produire.

SMPP
Partenaire de DantotsuPM

PMI Thought Leadership on Strategic PMOs

Le par mopertodans pmo et portofolio, pointeurs utilesLaisser un commentaire

BCG_PMOYou may read an article on PMI’s web site and get a copy of the « Strategic Initiative Management: The PMO Imperative » report. This reort has been written in partnership between PMI and The Boston Consulting Group.

It highlights how strategic PMOs play a fundamental role in delivering organizational value as they support the implementation of key programs. The report introduces four imperatives for PMOs to better engage with and support senior leaders.

Download the Report

4 manières de vous assurer que votre tout nouveau PMO ne soit pas un vilain bébé

Le par mopertodans pmo et portofolio2 commentaires

4 Ways to Make Sure Your New PMO is Not an Ugly Baby

http://www.projectmanager.com/4-ways-to-make-sure-your-new-pmo-is-not-an-ugly-baby.php

Vous avez été embauché comme un Chef de projet dans un service de votre société pour les aider à délivrer leur arriéré de projets. Vous avez êtes là depuis maintenant une année et tout le monde dans ce service a vraiment apprécié le travail que vous avez réalisé. Ils ont vu les avantages qu’un chef de projet professionnel apporte à la table. Échéanciers de projet, gestion des risques et collaboration sont les mots et activités au top des préoccupations de chaque personne.

À votre insu, d’autres services ont aussi embauché des chefs de projet. Ils ont implémenté leurs propres méthodologies, modèles, processus, et logiciels de gestion des risques et ont obtenu des résultats semblables à ce qui se passe dans votre service. Bien que ceci fonctionne bien, il n’existe pas d’endroit ni de personne vers qui se tourner pour avoir une image complète de l’ensemble des projets qui sont actuellement en cours de réalisation.

Un cadre perspicace remarque ceci et commence à avoir des conversations sur la mise en place d’un Bureau de Management de Projet (Project Management Office, PMO). Ceci fournira à l’entreprise un point central de regroupement des activités liées à tous les projets en cours dans l’organisation et améliorera la capacité à gérer les risques projets. Ceux-ci peuvent être des projets clients, des améliorations d’équipements, de matériel, des projets d’infrastructure et même des projets dans d’autres services comme le Marketing ou la Finance. Il parle des économies d’échelle qui peuvent être réalisées, la cohérence de processus à travers tous les services et une vue en temps réel des risques projets, de l’allocation des ressources et de la gestion des dépenses à travers la société entière.

Le reste de la direction est embarqué à 100 % sur sa recommandation et VOUS avez été choisis pour diriger le PMO. Les bonnes nouvelles sont qu’il vous offre plus de DÉFIS et la capacité de grimper dans la société. Il vous donne aussi plus d’EXPOSITION à des niveaux supérieurs de management et vous permettra de laisser une empreinte positive sur les domaines que vous touchez. La mauvaise nouvelle est que vous n’avez jamais fait rien de tel auparavant!  Par où même commencer ?

baby (2)
Image courtesy of taoty / FreeDigitalPhotos.net

Un PMO peut dans sa première jeunesse prendre rapidement deux chemins différents. Comme un vrai bébé, quelques personnes feront « Oooh et Ahhh » quand elles verront le nouveau bébé et commenteront combien il est mignon. D’autres, cependant, pourraient dire que c’est le bébé le plus laid qu’elles aient jamais vu! Bien qu’il ne peut y avoir de contrôle sur comment les gens réagiront face à un bébé en chair et en os, vous avez en fait un peu de contrôle sur comment les gens réagiraient au PMO en bas âge que vous mettez en place.

Comment présenter le nouveau PMO à votre organisation

1. commencez lentement
Armed Guy
Image courtesy of Victor Habbick / FreeDigitalPhotos.net

N’entrez pas armes aux poings : « Il y a un nouveau shérif en ville et les choses vont changer par ici ! ». Cela ne vous mènera nulle part. Vous savez que des changements doivent être faits et qu’il y a de meilleures manières de faire certaines choses. Vous savez que la stratégie de gestion des risques de la société laisse beaucoup à désirer. Vous pouvez commencer à dresser votre liste et à la prioriser. Mais si vous entrez et commencez directement à faire de gros changements qui ont un impact négatif sur beaucoup de monde, alors vos jours sont comptés. Pire encore, le PMO semblera ‘très laid’ à ceux qui le rencontrent pour la première fois et ils réagiront sans aucun doute en conséquence. Ce n’est pas que vous ne puissiez pas ou ne deviez pas faire pas de changement. Vous devez faire et ferez des changements, cependant, ce sera après avoir parlé aux parties prenantes principales qui seront affectées et avoir obtenu leur accord qu’elles introduiront le changement pour toutes les bonnes raisons et pas seulement parce que « Vous leur avez dit de le faire ».

2. travaillez derrière la scène

Vous et les chefs de projet qui travaillaient autrefois dans d’autres services devriez consacrer environ deux heures par semaine pour adresser les problèmes globaux qui affectent tout le monde. Identifiez les réponses aux questions ci-dessous et commencez ensuite à avancer avec des solutions communes.

  • Y a-t-il quelque chose en particulier qui frustre les ressources de tous les services ?
  • Avons-nous des étapes inutiles, ou des approbations, ou des processus en place qui peuvent être simplifiés ?
  • La gestion des risques de projet est-elle traitée de façon appropriée ?
  • Y a-t-il quelque chose qui n’est pas fait actuellement et qui si elle était faite rendrait la vie de tout le monde plus facile ?

Envoyez votre équipe parler aux personnes qui sont impactées et demandez leur de revenir avec leurs recommandations. Puis, documentez et inventez une solution aussi simple qu’élégante pour autant de domaines de problèmes que possible.

3. introduisez les processus avec transparence et facilité

ideasVous devez tenir une réunion PMO hebdomadaire avec des directeurs/managers fonctionnels et des cadres qui veulent de la visibilité sur ce qui se passe dans la société ou bien qui fournissent cette visibilité. C’est à ce moment-là que vous discutez le statut de projet, les nouvelles demandes, les risques projets et autres questions liées au PMO. À la fin d’une réunion hebdomadaire, introduisez un nouveau processus qui facilitera la vie de tout le monde.

Voici un exemple simple lié à quelque chose d’aussi basique qu’un système de numérotation de projet. Le problème que les gens éprouvaient était qu’ils s’y perdaient à savoir de quel projet on parlait. Quelques personnes appelaient un projet d’un nom, d’autres avec un autre nom. Il n’y avait pas de façon claire et concise d’identifier des projets. De plus, il y avait un peu de confusion autour du « type » de projet (Facturable à un client, infrastructure, etc) ni vraiment de moyen de dire depuis quand un projet était en cours.

Disons que votre équipe a découvert cette frustration la semaine précédente et vous avez inventé une solution après discussion avec tout le monde. Une convention de nommage simple qui inclut le mois auquel le projet a commencé, le type de projet et un numéro séquentiel pour vous permettre de le suivre. Pas une grosse affaire mais très efficace. Vous passez cinq minutes à préparer un transparent PowerPoint qui présente ce processus élégant  et voilà… votre premier processus vient d’être introduit. Bien sûr, il va y avoir des problèmes bien plus compliqués qui auront besoin d’être résolus, mais vous comprenez le principe: Identifiez les goulots d’étranglement, collaborez avec ceux qui sont négativement impactés, trouvez une solution et passez cinq minutes dessus à votre prochaine réunion de PMO hebdomadaire.

4. démontrez des bénéfices au plus tôt

NCR Cash RegisterMaintenant que vous avez deux ou trois réunions PMO à votre crédit et avez implémenté quelques processus assez convenables, vous pouvez parler des bénéfices que le PMO apporte à l’entreprise. Peut-être y-a-t-il moins de confusion, moins de questions, des achèvements plus rapides, des coûts inférieurs et une gestion des risques plus intense.

Vous pourrez rapidement identifier, capturer et parler de ces avantages en encourageant tout le monde à continuer à fournir leurs apports et retours d’information tout en suivant un processus cohérent et répétable.

Alors, félicitations pour votre nouveau poste ! À propos, assurez-vous que vous obtenez une augmentation avec cette responsabilité supplémentaire parce que vous la méritez bien.

Maintenant c’est à vous de vous assurer que votre bébé PMO n’est pas vilain et que tout le monde fait des « Ooohhs et Ahhhss » à chaque fois qu’ils travaillent avec le PMO.

logo-project-managerNe manquez pas d’utiliser les ressources gratuites suivantes:

Benchmark your PMO against the most common types of PMOs

Le par mopertodans pmo et portofolio, pointeurs utilesLaisser un commentaire

PMPMO FrameworksO Frameworks is a « PMI Pulse of the Profession » report produced by PMI

Benchmark your PMO against the most common types of PMOs, including the key areas of responsibility and areas of focus.