The Value of Using Project Management to Get Work Done
http://www.ginaabudi.com/the-value-of-using-project-management-to-get-work-done Par Gina Abudi
Pensez-y ! Beaucoup des choses que vous faites chaque jour sont, dans les faits, des projets à réaliser. Ces « projets » peuvent être simples ou plus complexes, mais indépendamment de votre rôle dans l’organisation, manager des projets sera probablement l’une des choses que vous devrez faire!
Pour supporter efficacement le business, vous devez apprendre à gérer ces initiatives dont vous êtes chargés.
Il peut y avoir un grand nombre de processus de management de projet.
Considérez cette simple approche en quatre phases :
Managez les projets en suivant une approche par phase ou pas-à-pas. Pensez-y comme le cycle de vie du projet : de son début à sa fin. Chaque organisation a son propre cycle de vie, ou approche, du management de projets mais voici une approche assez répandue :
Annexe 1 : Approche de management de projet en quatre phases
Considérons que le projet est de développer un nouveau programme d’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’organisation. Brièvement, à un haut niveau, passons à travers chacune des phases ci-dessus dans le lancement d’un projet de développement d’un tel programme.
Définissez le projet
Dans cette première phase du projet, nous déterminons de quoi nous avons besoin dans un programme d’intégration. Nous faisons ceci en conversant avec le sponsor (la personne qui nous a assigné le projet) ainsi que d’autres parties prenantes : des managers et des leaders, des collaborateurs récemment embauchés pour comprendre ce qu’ils auraient trouvé de valeur à l’arrivée dans leur job. Nous réalisons aussi des recherches sur d’autres programmes d’intégration pour en apprendre davantage sur ce que d’autres organisations ont inclus dans leurs programmes. Ceci nous permet de comprendre à qui « ressemble » le projet et définir les objectifs et le résultat final attendu du projet.
Planifiez le projet
Dans cette phase, nous déterminons le contenu du projet, quelles activités vont devoir être complétées et quels sont les jalons majeurs. Nous décidons aussi qui doit être impliqué dans l’équipe projet et quels sont leurs rôles et responsabilités. Nous décidons comment communiquer à l’intérieur du projet et pour que les autres personnes dans l’organisation sachent ce que nous faisons et pourquoi. Enfin, nous développons notre échéancier de projet et décrivons comment nous ferons nos rapports d’avancement et finalisons le budget pour le projet.
Exécutez, contrôlez et suivez le projet
Nous voilà dans l’implémentation, ou management, du projet. Utilisant le plan de projet que nous avons développé à l’étape précédente, nous suivons le progrès sur le projet d’intégration, nous gérons le budget et communiquons régulièrement comment le projet progresse au sponsor de projet et à toutes les autres parties prenantes. Nous avons aussi des réunions hebdomadaires régulières avec les membres de l’équipe projet pour nous assurer qu’ils sont engagés et progressent bien. Nous exécutons aussi un test (pilote) de notre programme d’intégration pour vérifier qu’il atteint bien ses objectifs avant de le finaliser et l’étendre à toute l’organisation.
Évaluez et clôturez le projet
Quand l’étape précédente est complétée, nous fermons le projet. Ceci entraînera la transition du nouveau programme d’intégration au service RH qui le gèrera à l’avenir nous tenons un meeting final de clôture avec les membres de l’équipe et les parties prenantes clés. Pendant cette réunion, nous discutons de ce qui est bien allé sur le projet et des endroits où nous pourrions nous améliorer pour nous assurer que le projet suivant ira encore mieux. Nous tenons aussi une rencontre finale officielle avec le sponsor pour fermer le projet et évaluer comment nous avons respecté contenu, échéancier et budget.
Cela capture, à un très haut niveau, comment nous pourrions utiliser une approche en quatre phases pour bien manager un projet. Cette approche marche pour n’importe quels projets – du plus simple au plus complexe !
Apprenez-en davantage !
Si vous voulez en apprendre plus sur comment adopter une approche de management de projet pour bien faire le travail dans l’organisation ? Si vous souhaitez apprendre à vos collaborateurs comment mieux gérer la myriade de projets et d’autres initiatives qu’ils doivent accomplir ? Contactez Abudi Groupe de Conseil…
Voici un exemple de rétrospective de Sprint d’une petite d’équipe. D’abord l’équipe écrit les notes: les billets bleus.
Puis l’équipe discute vraiment de chaque note et ajoute les mesures à prendre: les billets jaunes.
Simple et efficace ?
Overall, managers can better plan – this has been observed in a first test by the Campana & Schott experts.
Si vous utilisez Projet 2016, vous pouvez créer une deuxième barre de chronologie, pour afficher des chronologies multiples, puis vous pouvez changer les dates de début et de fin de chaque chronologie.
3) Partager et imprimer la chronologie
Après chaque réunion ou atelier que nous avons avec un client, nous parlons de ce qui est arrivé et prendre du recul. Nous nous demandons quelles sont les choses qui ont bien marché et pourquoi. Nous parlons des choses qui sont allées de travers et essayons de comprendre pourquoi. Ces 5 à 10 minutes sont magiques. Nous y faisons une rétrospection sur comment nous performons comme facilitateurs, formateurs et coach et inventons des façons de nous améliorer.
Pensez aux questions suivantes et notez une idée ou deux sur la façon d’améliorer une telle réunion la prochaine fois.
Étonnamment, pratiquement toutes les présentations ont fini par souligner le même point : des compétences supplémentaires seront exigées des collaborateur dans le futur proche. Elles incluent de nouvelles qualifications pertinentes dans les projets, comme « Data Scientists » ces experts qui tirent des modèles économiques et des relations de travail de grands entrepôts de données.
Par analogie
Dans cette méthode, je me concentre à la définition des paramètres qui permettront d’évaluer la durée, les efforts et les coûts. Très souvent utilisée dans l’informatique avec des nombres : d’écrans, de lignes de code, d’interfaces entre systèmes, de « Points de Fonction ».
La méthode est basée sur l’appréciation personnelle de l’estimateur et elle est principalement utilisée pour obtenir rapidement un ordre de grandeur. Elle m’est particulièrement utile en amont pour prioriser les approches et en aval pour identifier de potentielles incohérences dans les résultats produits par des méthodes plus détaillées.
La méthode est plus analytique et exige un travail détaillé au niveau de chaque produit ou livrable du projet pour en évaluer les efforts, durée et coûts. Puis, je somme ces estimations pour obtenir une évaluation d’ensemble. Plus précis, mais bien sûr plus long et nécessitant plus de ressources.
La mise à l’échelle d’Agile est un numéro d’équilibriste entre efficacité des techniques Agiles au niveau de l’équipe et les concessions faites pour contrôler quand Agile est utilisé sur de plus grands efforts.
quel est le pouvoir de mes clients, de mon employeur, de mon manager… ?
« Resource Requests » and « Requests Engagements »
DantotsuPM.com 