On y parle du plus beau des métiers : le PCO – contrôleur de projet.
la triple Contrainte
C’est un spécialiste du suivi et du contrôle d’un projet de la phase d’évaluation à la phase de fermeture, en analysant les indicateurs clés de performance et les coûts budgétaires. Il est le garant du fameux triangle d’or de la gestion de projet ; coût, délais et portée, ceux-ci étant soumis à un contrôle de qualité.
Aujourd’hui, le PCO fait partie intégrante de la gestion de projet d’envergure ou de programme, selon les besoins de l’entreprise qui les emploie. C’est le bras droit du chargé de projet qui lui est imputable de l’état d’avancement du projet.
L’objectif de cet ouvrage en langue française est de familiariser les jeunes professionnels, les étudiants en gestion de projet, les gestionnaires de projet, les entreprises et le personnel administratif sur la plus-value de former des PCO performants.
Il a reçu l’appui des meilleurs professeurs de l’École des sciences de la gestion de l’Université du Québec à Montréal (ESG-UQAM) et du président du Project Management Institute Montréal (PMI-Montréal) Benoît Lalonde.
Livre sur Amazon
Cet ouvrage est le fruit du travail de trois auteurs:
Sébastien Halil, conseiller en gestion de projet et d’événements, diplômé de la maitrise en gestion de projet de l’ESG-UQAM.
Fabienne Polonovski, directrice principale du bureau de projet de la Caisse de dépôt et placement du Québec, elle enseigne à l’ESG-UQAM en gestion de projet et au PMI-Montréal.
Amirouche Sellam, chef de division gestion de portefeuille de projets, il a plus de 15 ans d’expérience en gestion internationale de programme et de portefeuille. Il est directeur du mentorat au PMI-Montréal et chargé de cours à la maîtrise en gestion de projet à l’ESG-UQAM.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les dernières versions de MS Projet permettent de mettre en place très rapidement un projet simple à partir de modèles préremplis et de la planification automatique. Celle-ci permet d’insérer des tâches dans une chronologie d’un simple clic de souris.
Une troisième vidéo humoristique de notre partenaire Microsoft qui met en évidence certains des avantages à quitter Excel pour un outil dédié au management de projet.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Le fait que PRINCE2 doive être adapté à votre projet signifie qu’à l’inverse de processus hyper rigides, PRINCE2 est construit pour que vous l’adaptiez à votre environnement, industrie, entreprise et organisation. Ceci implique que vous devez faire preuve de flexibilité dans votre utilisation de PRINCE2 dans vos projets.
Partenaire de DantotsuPM
Lorsque vous réalisez pleinement cette capacité d’adaptabilité de la méthode, vous saurez répondre aux détracteurs de PRINCE2 qui vous diraient que la méthode est trop complexe, trop chère ou trop bureaucratique.
Ces mythes erronés sont encore mieux adressés dans la version 2017 de la célèbre méthode qui a mis le focus sur la personnalisation et l’adaptation pour permettre aux utilisateurs de mieux manager leurs projets, de façon plus efficace et efficiente, et d’atteindre les objectifs visés.
Partenaire de DantotsuPM
En effet dans la version précédente, la personnalisation se trouvait à la toute fin du chapitre 19 et passait trop souvent inaperçue.
Hors, l’adaptabilité est l’un des 7 principes clés de PRINCE2.
Il ne s’agit pas de faire n’importe quoi mais plutôt de combiner vos compétences et expérience pour personnaliser PRINCE2 en fonction de votre contexte spécifique : rôles, thèmes, processus, description des livrables et terminologie.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Comme certains débutent ou ne possèdent pas toute l’expérience requise pour comprendre comment et jusqu’où personnaliser la méthode, chaque chapitre du manuel comprend une section sur comment l’adapter à son projet. Pour bien comprendre l’esprit de ces personnalisations, de nombreux exemples sont fournis qui relèvent de différentes situations : projets au sein de programmes, méthodes Agile, diverses approches de sourcing.
Dans certains contextes, la rigueur reste de mise mais n’empêche pas de réduire le formalisme, et souvent le formalisme n’apporte pas forcément plus de rigueur…
Et cette capacité de personnalisation et d’adaptation fait maintenant partie de l’examen PRINCE2 car l’on ne peut utiliser correctement la méthode sans cela.
Partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Faire des rapports et prendre des décisions sur votre projet est bien plus aisé avec Project qu’avec Excel. Une seconde vidéo humoristique de notre partenaire Microsoft qui met en évidence certains des avantages à quitter Excel pour un outil dédié au management de projet.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Une première vidéo humoristique de notre partenaire Microsoft 🙂 . Elle met en évidence certains des avantages à quitter Excel pour un outil dédié au management de projet et donc bien plus puissant tout en restant simple. En effet, Project permet d’opter pour une planification totalement manuelle si nous le souhaitons.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Design Thinking is a methodology to solve and find desirable solutions for complex problems.
In this session, Cihan Gedik, a chemical engineer and management graduate, Alain Bindels, an experienced Design Thinking facilitator, and Larisa Aragón Castro, is a project manager and devoted change management practitionerwill explore the world of design thinking and how it can boost your project execution by exploring, ideating and prototyping solutions to your project management challenges.
“Design thinking can be described as a discipline that uses the designer’s sensibility and methods to match people’s needs with what is technologically feasible and what a viable business strategy can convert into customer value and market opportunity.” – Tim Brown CEO, IDEO
Ce guide permet aux organisations de mettre en place un cadre de développement de leurs compétences en management de projets.
Sur le site du PMI
Dans cette troisième édition, les volontaires, professionnels du management de projet, se sont attachés à mieux intégrer ce guide avec le nouveau PMBoK® Guide à paraitre cette année et à l’étendre vers le management de programmes et de portefeuilles de projets.
Sur la forme, la lisibilité du document a été grandement améliorée grâce aux tables dans les appendices dans lesquelles chaque compétence de chaque profession est détaillée avec une description de la performance attendue, les livrables et résultats concrets, les sources de preuves et d’évidence que la compétence est démontrée en pratique et des exemples. Vraiment très utile et facile à utiliser pour définir les objectifs de développement de vos chefs de projets.
De plus en plus de recruteurs de chefs de projet informatique recherche des PMs qui aient une bonne compréhension d’ITIL
Je rencontre et échange avec de nombreux chefs de projets certifiés PMP® et/ou Prince2 qui passent aussi une certification ITIL pour se familiariser avec cette bibliothèque de bonne pratiques et de processus dans le management des ressources informatiques tant techniques que logicielles et humaines.
Commençons par la genèse d’ITIL avec la présentation de John Stewart, l’un de ses fondateurs !
Je constate donc que le point de départ et les motivations qui ont amené à l’établissement de ce guide de bonnes pratiques ITIL sont proches de celles qui ont amenés plusieurs chefs de projets à partager leur savoir faire pour créer le premier PMBOK® Guide.
A Project Manager’s Guide to ITIL par Erika Flora
Erika revient sur cette tendance qui amène de plus en plus de chefs de projets certifiés PMP® et qui travaillent sur des projets IT à passer la certification ITIL. Cela leur permet entre autres de mieux appréhender les processus et contraintes des opérationnels des départements informatiques. Dans ce webinaire (en anglais), Erika expose les similitudes et différences entre le PMBOK® Guide du PMI® et ITIL. Elle met aussi en évidence comment les concepts et processus du management de projet peuvent se marier à ceux d’ ITIL pour améliorer le résultat final des projets informatiques.
PMI, PMBOK Guide, PMP are registered mark of Project Management Institute, Inc.
Partenaire de DantotsuPM
Je rappelle aussi que, à l’occasion de la relance des formations ITIL de QRP International, des contenus qualitatifs des bonnes pratiques en gestion des services IT sont disponibles sur le nouveau site internet de notre partenaire.
La méthode ITIL est de reconnue mondiale dans le secteur de la gestion des services informatiques. Mais concrètement, qu’est-ce que le référentiel ITIL? Comment s’organise l’approche? Quels sont les entreprises l’utilisant?
Quels sont les réels avantages pour votre entreprise d’adopter cette méthode? Comment reconnaître une bonne ou mauvaise gestion des services au sein de votre organisation ? Quels sont les erreurs à éviter ? Maggie Kneller, consultante IT depuis 30 ans, y répond en vous révélant une liste des indicateurs à suivre pour analyser la gestion de vos services.
L’adoption du référentiel ITIL par les fournisseurs de services apporte des avantages différents pour ces prestataires au travers des 5 phases du cycle de vie ITIL. Ce livre blanc regroupe les idées reçues qui subsistent, aujourd’hui, au sein des fournisseurs de services. Quelles sont-elles ? Pourquoi ne sont-elles pas correctes?
La rubrique “Articles et études de cas” sur le site web de QRP International est régulièrement mise à jour pour compléter nos connaissances.
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Je ne suis vraiment pas un adepte du travail en regardant l’horloge, et pourtant…
… Je suis certain que la concentration sur une tâche unique et sans interruption pendant un laps de temps suffisant est beaucoup plus productive que de sauter de tâche en tâche ou se laisser détourner de sa tâche par des interruptions intempestives. En effet, de fréquents changements de contexte nuisent fortement à la concentration et à l’efficacité.
Aussi, puis-je facilement reconnaître le bien-fondé des arguments avancés par Red Tani dans son billet en faveur du « timeboxing ».
Le «Timeboxing» est une technique de gestion du temps qui limite le temps pendant lequel une tâche (ou jeu de tâches) est accomplie. Bien qu’il soit généralement utilisé par des équipes de développement logiciel, de plus en plus de personnes (des designers, des auteurs, des ingénieurs — même des étudiants) l’utilisent pour augmenter leur productivité personnelle. Pourquoi ? Voici cinq bonnes raisons.
1. Gratuit et facile.
Vous n’avez rien à acheter. Le seul gadget dont vous aurez besoin est un minuteur que vous avez probablement dans votre cuisine ou sur votre téléphone portable ou ordinateur. Si ce n’était pas le cas, il existe plein de logiciels gratuits en ligne.
Vous n’avez pas besoin de lire de longs livres ni de suivre d’onéreux séminaires pour l’apprendre.
Bien qu’il y ait beaucoup de variations du «Timeboxing», les étapes de base sont essentiellement les mêmes :
Choisissez une tâche ou une liste de tâches.
Prenez un minuteur et réglez-le sur un temps adapté à la tâche. Inversement, vous pouvez vouloir sélectionner la durée en premier lieu et décider ensuite des tâches que vous pouvez exécuter pendant ce laps de temps.
Démarrez le minuteur et concentrez-vous sur l’exécution de la tâche. Évitez toutes les distractions et interruptions.
Quand le minuteur sonne (ou clignote ou vibre), arrêtez de travailler. Idéalement, vous devriez faire confiance au dispositif pour vous dire que le temps imparti est écoulé plutôt que de vous interrompre pour vérifier l’heure de temps à autre.
Récompensez-vous avec un plaisir, une activité agréable, ou simplement un repos bien mérité. L’activité et le repos peuvent eux-aussi aussi être limités dans le temps.
Rebouclez autant de fois que nécessaire.
2. Flexible et personnalisable.
Les étapes listées ci-dessus peuvent toutes être ajustées. Pour ceux qui souffrent de perfectionnisme excessif ou de procrastination, la durée peut être réduite de quelques minutes pour rendre la tâche moins intimidante. D’autre part, les drogués du travail peuvent utiliser le « timeboxing » pour limiter la durée de travail, rendant ainsi le travail moins stressant.
Quand on en vient au choix et à la description des tâches à limiter dans le temps, vous pouvez être très spécifique (“Écrire une description en 100 mots de mon personnage principal”) ou plus vague (“Réaliser un certain progrès sur mon roman”), c’est à vous de choisir.
Le « timeboxing » peut aussi être utilisé pour des activités autres que le travail. Vous pouvez limiter dans le temps les tâches ménagères pour les transformer en jeux (“Ranger mon bureau en moins de dix minutes. Prêt, partez!”). Vous pouvez aussi limiter dans le temps des activités improductives (“Consulter Facebook pendant cinq minutes au maximum.”). Vous pouvez même essayer des variations de « Timeboxing » comme celles de Procrastination Dash et Pomodoro Technique.
Le démarrage sur une tâche est souvent plus difficile que de réaliser la tâche elle-même. Le «Timeboxing» rend les premiers pas moins intimidants. Il est beaucoup plus facile de commencer sur une tâche que vous devez faire pendant seulement quinze minutes que sur une chose où vous devez passer un temps indéfini. Quand vous pensez au travail et au temps d’une façon indéfinie, cela vous parait souvent extrêmement long.
Le choix de la durée du minuteur vous force aussi à choisir une quantité de travail appropriée.
Si vous avez seulement trente minutes pour travailler, vous n’essayerez pas “d’écrire un livre” car “Écrire le premier brouillon du premier chapitre″ est non seulement plus réaliste mais aussi moins intimidant. Posez la question à n’importe quel écrivain.
4. Met votre perfectionnisme sous contrôle.
La procrastination est souvent causée ou au moins liée au perfectionnisme. Non seulement les perfectionnistes ont beaucoup de mal à commencer, mais ils trouvent aussi difficile de continuer et parfois même de finir. Le «Timeboxing» diminue l’aversion envers la tâche et le stress en limitant sa durée.
Mais il y a une autre manière dont la limitation dans le temps peut restreindre le perfectionnisme. En fixant des buts spécifiques à accomplir avant que le temps imparti ne soit écoulé, le perfectionniste est forcé de s’en tenir au suffisamment bon, de donner la priorité aux objets de première nécessité et d’éviter d’aller dans trop les détails. Et si le superficiel ne peut pas être totalement évité, il peut au moins être limité dans le temps. Cela assure que le travail sera fini à l’heure et non ruiné en le peaufinant un peu trop.
5. Vous permet de vous laisser porter par le « Flow ».
Les perfectionnistes rendent le travail trop exigeant en se donnant des buts peu réalistes et souvent avec des standards trop élevés. A l’inverse, quand les buts sont trop insignifiants ou les standards trop faibles, le travail devient trop facile, aboutissant à l’ennui. Quand le travail n’est ni trop facile, ni trop difficile, cela devient aisé, même agréable et fortement productif. Cet état heureux est appelé le « Flow ».
Les conditions qui incitent le « flow » peuvent facilement être créées en se limitant dans le temps :
Un jeu clair d’objectifs : Vous faites une tâche spécifique dans un temps imparti.
La confiance en votre capacité à réaliser la tâche : Tant la tâche que le temps sont librement choisis.
Retour d’information clair et immédiat : Votre concentration pendant ce laps de temps limité garantit que rien n’échappe votre attention et la durée est assez courte pour que vous ne deviez pas attendre longtemps avant de pouvoir évaluer votre travail.
Pendant le « flow », vous concentrez toute votre capacité émotionnelle et intellectuelle sur la tâche à faire, vous permettant de réaliser votre meilleur travail. (Assurez-vous juste que votre minuteur est assez puissant pour vous ramener à la réalité à la fin du temps imparti.)
Devenez un « timeboxer ».
Le «Timeboxing» peut être simple comparé à d’autres outils de gestion du temps, mais comme je vous l’ai montré, ses avantages sont multiples. Il y a d’autres raisons de pratiquer le «Timeboxing»: c’est plus durable, plus facile à prévoir et à mesurer, meilleur pour votre santé. Mais je suis sûr qu’une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez votre propre raison de l’utiliser.
Pourquoi ne lui donneriez-vous pas une chance ?
Faites une liste des tâches que vous avez remis à plus tard. Allez-y! Démarrez votre traitement de texte, mettez votre minuteur et commencez à écrire.
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
ITIL est le recueil de bonnes pratiques dans la gestion des services informatiques le plus répandu dans le monde.
ITIL aide les organisations à améliorer leur productivité, efficacité, efficience et permet de réaliser un premier pas vers le changement.
Partenaire de DantotsuPM
Mais vous vous posez peut-être les questions suivantes :
Qu’est-ce que ITIL ?
Comment s’organise la méthode ITIL ?
Quels sont les avantages d’ITIL ?
Quelles organisations utilisent ITIL aujourd’hui?
Des petites entreprises aux multinationales, des milliers d’entreprises ont déjà adopté et implémenté les bonnes pratiques ITIL dans le monde entier. Tous les secteurs d’activité dont concernés : finance, construction, divertissement, sciences de la vie, technologie.
Lisez le billet entier
Si vous managez un projet dans l’un de ces domaines, vous en entendrez certainement parler, alors, que pour en savoir le minimum vital : téléchargez le livre blanc gratuit “ITIL : l’essentiel” de notre partenaire QRP International.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
2016 a été l’année de lancement du Programme de Certification APMG Public Private Partnerships (#PPP) et en 2017 plus de 700 personnes devraient tenter la certification à travers toute la planète !
Le Programme de Certification PPP est une innovation et une collaboration entre la Banque de Développement asiatique (ADB), la Banque européenne pour la Reconstruction et le Développement (EBRD), la Banque de Développement interaméricaine (IDB), la Banque de Développement Islamique (IsDB), le Fonds d’investissements Multilatéral (MIF) et le Groupe Banque Mondiale (WBG). Le programme est la partie financée par le Public-Private Infrastructure Advisory Facility (PPIAF).
C’est la première fois que les Banques de Développement Multilatérales se sont rassemblées pour soutenir un programme d’études global sur PPPs, qui est accessible à tout un chacun sur Internet.
Les buts suprêmes du programme sont de développer la capacité des personnes responsables de la gestion de PPPS, de les soutenir pour répondre aux demandes d’infrastructure et stimuler le développement économique qui est clef à la vision de l’ONU de mettre fin à lextrême pauvreté.
Certains des points majeurs du programme
Lancé en juin 2016, le Guide de Programme de Certification PPP, comprenant les meilleures pratiques PPP dans le monde entier, a été écrit par une équipe de 12 praticiens PPP avec des connaissances régionales et sectorielles vastes. Puis, il a été passé en revue par plus de 80 experts PPP. Conçu pour la communauté PPP, tant professionnels en place qu’individus intéressés par le développement de leur connaissance du domaine. Plus de 60,000 personnes ont téléchargé la publication gratuite disponible en ligne
Pour accompagner ce guide, le cours de formation APMG en ligne et gratuit, conçu pour former des étudiants au programme de base CP3P. Ce cours est une opportunité de valeur pour les candidats afin d’évaluer et de construire leur connaissance du management et de la livraison de PPPs. Plus de 250 personnes ont suivi cette formation en ligne
6 Organisations de Formation Accréditées et un Partenaire Affilié sont maintenant approuvés pour fournir tant en ligne qu’en présentiel des services de consulting en support du Programme de Certification PPP. Ces organisations travaillent dans le monde entier et de nouvelles sont en cours d’accréditation.
Plus de 700 inscrits à l’examen et des certifiés sont déjà présents dans 31 pays. Détails de l’examen disponibles ici
APMG International est très heureux d’avoir avec succès élevé la visibilité du Programme dans le monde entier.
L’intérêt dans le programme a une portée vraiment internationale et globale. Visitez https://ppp-certification.com et impliquez-vous dans la communauté PPP globale.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Participants for the Ethics in the Workplace Survey Needed
Relisez ce billet
Ethics is about making the best possible decisions regarding people, resources and the environment.
Successful leadership depends on ethical choices, which reflect factors such as culture, gender, age and more.
To better understand the global differences in ethical decision making at work, PMI is conducting an online survey with QED Consulting, experts on leadership, values and culture.
Scrum est un processus empirique, parfois décrit comme “l’art du possible.” Par cela, je veux dire que nous faisons du mieux nous pouvons avec ce que nous avons.
Un Propriétaire de Produit (« Product Owner ») planifie une version (« release ») en se basant sur toutes les informations actuellement disponibles.
Il ou elle définit les objectifs, puis les fonctionnalités et capacités qui permettront de les atteindre ainsi que le coût probable et la date de livraison. À partir de ce moment-là, le travail du Propriétaire de Produit est d’évaluer ce qui est possible au vu les capacités de l’équipe et de prendre les meilleures décisions possible pour atteindre l’objectif visé. Étant donné la nature de la technologie, des marchés, des besoins et des personnes, des compromis seront faits. Parfois, le but ne peut pas être atteint pour un coût raisonnable. Parfois, le but sera atteint, mais d’une manière un peu différente de celle que le Propriétaire de Produit envisageait initialement. C’est l’empirisme en pleine action.
L’équipe (de développeurs) dans l’équipe Scrum fait de même. Elle rencontre le Propriétaire de Produit et évalue ce que le Propriétaire de Produit voit comme les choses les plus importantes à faire. Si réalisées, ces choses amèneront le produit émergent dans la meilleure direction vers le but désiré. L’équipe choisit autant de choses qu’elle pense pouvoir faire pendant le prochain Sprint. Le coût de l’équipe et la longueur de Sprint sont fixes. Seule la quantité d’items du « Product Backlog » embarquée peut varier. Le Propriétaire de Produit et l’équipe définissent souvent un objectif global pour le Sprint. Il est un sous-ensemble des objectifs de la version (« release »).
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Quand l’équipe choisit des items lors d’une réunion de Planification de Sprint, elle s’engage à le faire pendant le Sprint.
Une définition « s’engager » est : « Se lier moralement par une promesse : Il s’est engagé à payer ses dettes dans les huit jours. » selon le Larousse. (ndlt)
Cela correspond à ma compréhension du mot s’engager, qui est une promesse, un engagement sur un plan d’action.
Cependant, beaucoup d’équipes Scrum utilisent le mot « s’engager » comme si c’était « une garantie ». C’est un reste des méthodes traditionnelles dites en cascade, où une estimation valait pour contrat. Cependant, cela reste présent dans l’esprit des propriétaires de produit et des développeurs. J’ai trouvé équipes après équipes qui estiment qu’elles doivent tout faire pour respecter leur engagement: La victime est habituellement la qualité.
Je me demande si nous devrions échanger le mot « s’engager » pour celui de “prédire” ?
Ceci pourrait donner la même perception que la présentatrice météo essayant de nous fournir les meilleures informations possibles. Elle fait avec que l’on connaît et avec ce que peut lui fournir la science de la météorologie. Elle ne fournit pas de garantie mais quelque chose que nous pouvons utiliser pour prendre des décisions. Les prévisions sont également utilisées par les organisations de ventes.
Peut-être cette clarification nous aidera-t-elle à comprendre qu’ « un engagement » dans Scrum est une promesse de faire de notre mieux avec ce que nous avons.
CertYou est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Au cours de la vie du projet, le chef de projet produit de nombreux documents tels que plan projet, prévisions d’utilisation des ressources, budget, études de faisabilité, contrats fournisseurs, états d’avancement, plan de management des risques, revues d’implémentation, demandes de changement, minutes de réunions…
La manière dont les documents sont gérés par le Chef de Projet est souvent un facteur clé de succès ou d’échec du projet. D’où la criticité d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour les Chefs de Projets et son incidence sur la visibilité projet et son utilité dans la gestion des changements.
Quel est le rôle des documents projet ?
Le concept de la planification est par nature destiné à prévoir et gérer l’inattendu et en maîtriser les effets et impacts. Les documents projets jouent un rôle central dans le développement du planning et également pour communiquer sur l’avancement et le statut du projet vers l’équipe projet et vers toutes les parties prenantes. La façon dont les documents sont gérés permet même de déterminer la maîtrise du chef de projet et sa capacité à répondre aux impondérables.
Les chefs de projets expérimentés et ceux qui bénéficient d’un PMO efficace auront donc le plus souvent développé un certain nombre de documents standards pour exécuter leurs projets avec excellence à travers chacune des phases du cycle de vie des projets :
1. Définition du projet
La charte du projet est au cœur de cette phase de démarrage. Ce document détaille les objectifs et fournit les indicateurs de performance critiques pour réussir le projet et pour en déterminer les bénéfices.
2. Planification du projet
Dans cette étape, les responsables du projet planifient les activités, s’efforcent d’anticiper les risques, définissent les étapes et ressources nécessaires. Les documents détaillent le planning, les ressources, les jalons de livraison et d’acceptation client et le management des risques.
3. Exécution du projet
Dans cette étape, les mots clés sont : suivi et réactivité. Ici, les documents du projet capturent les données réelles et leur écarts par rapport au prévisionnel puis le planning mis à jour. Les suivis des coûts, temps passés, jalons, incidents et avancement sont documentés pendant cette phase du projet.
4. Clôture du projet
Les documents détaillent les problèmes restés non résolus, les livrables, les résultats du projet, les processus et meilleures pratiques à utiliser dans le futur (les leçons apprises).
Mais quels sont les risques d’une mauvaise gestion documentaire ?
Gratte-papier ! Bureaucrate !
Aucun chef de projet n’aime se voir affublé d’une telle étiquette. Et, il est vrai qu’il est facile de tomber dans le piège de créer des tonnes de documents qui peuvent aller jusqu’à fausser les jugements et conduire à l’échec. Par exemple, lorsque les documents sont mal gérés et que des informations pas forcément à jour créent de la confusion ou de la frustration chez les personnes qui cherchent des réponses ou produisent des livrables.
Le premier problème rencontré en gestion documentaire est la donc la quantité d’information, le second sa pertinence (par exemple l’identification des réels points de vigilance), et la mise à disposition des informations pertinentes, leur partage, avec chaque personne partie prenante du projet.
Neil remarque que la plupart des entreprises n’ont pas mis en place de stratégie qui permette de consolider les informations et de gérer la circulation des documents au sein de l’équipe projet.
Quels sont les symptômes ?
Manque de visibilité
Les Chefs de Projet et acteurs du projet n’ont pas tous une vision claire et partagée de l’avancement des tâches qui les concernent et du statut d’ensemble du projet. Les documents du projet sont traités de manière isolée et sans lien les uns avec les autres. De plus, ces documents contiennent souvent une redondance d’information qui nuit à la visibilité.
Maigre sécurité
De faibles mesures de sécurité sont en place, sans règles de gestion et sans gestion de processus pour traiter les documents sensibles. Ceci peut conduire à ce que des informations critiques tombent entre de mauvaises mains et fassent dévier le projet de ses objectifs.
Données égarées ou perdues
De nombreux services qui managent des projets n’ont pas les processus ni la capacité nécessaire au stockage de tous leurs documents. Typiquement, ces documents peuvent facilement se perdre ou ne pas être d’un accès facile et donc contribuer à un manque d’intégrité des données. Ceci peut être préjudiciable lors de la prise de décisions.
Collaboration limitée
Les documents d’un projet (feuilles de calcul, textes…) sont souvent gérés en tant que données non structurées dans des emails, distribuées sur les postes de travail individuels ou sur format papier. Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas facilement partagées avec tous les membres de l’équipe projet qui pourraient en avoir besoin et ne seraient pas sur le même lieu géographique.
Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Quels éléments pour une solution idéale ?
Dans un monde idéal, un chef de projet devrait pouvoir accéder au moindre détail des documents de ses projets, tout en retrouvant facilement les informations les plus pertinentes quand cela est nécessaire. Avant d’adopter une stratégie de gestion documentaire, les chefs de projet ont besoin de bien comprendre leur rôle en tant que « Knowledge Worker » .
Livre sur Amazon
« Chaque « Knowledge Worker » est un “décideur” qui, si par sa position ou sa connaissance, est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité d’une société à fonctionner et à obtenir des résultats » selon Peter Drucker dans son livre « What makes an effective executive»
Lorsque l’on comprend que le succès des projets est intimement lié à la capacité des Chefs de Projets à retrouver les informations pertinentes pour prendre les bonnes décisions, la gestion documentaire ne joue plus seulement un rôle de soutien dans la gestion quotidienne des projets.
Neil explique que les experts en gestion de l’information et en gestion documentaire utilisent les meilleures pratiques de stockage, de gestion, et de suivi des documents afin de renforcer l’entreprise en développant les « Knowledge Worker » qui sont en première ligne dans les sociétés.
Capture de documents
Stocker des documents électroniques ou papier de différents formats dans un répertoire unique. Il s’agit surtout de faciliter la recherche des informations pertinentes, ainsi que d’archiver l’historique des données.
Contrôle des versions
Avoir des options de réservation/mise à jour et différents niveaux de sécurité afin de contrôler les accès en lecture/écriture afin de préserver l’intégrité des documents et pouvoir tracer toutes les modifications.
Créer et d’appliquer des outils de gestion de flux personnalisables reprenant les processus et le cycle d’approbation des documents dans la société.
Reporting et Analyses
Échanger et croiser des informations entre les documents comme des consolidations de données afin de créer des rapports et des analyses donnant une meilleure visibilité.
Collaboration
Partager l’information avec les bons interlocuteurs tout en restreignant l’accès aux autres personnes est une préoccupation majeure des meilleurs gestionnaires de documents.
Ces meilleures pratiques sont d’autant plus importantes pour les Chefs de Projets que leur travail quotidien est axé autour de la documentation produite, afin d’assurer le succès des projets dont ils s’occupent.
Genius Project est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les outils évoluent, le chef de projet apprend à en tirer tous les bénéfices !
Avant que la Collaboration Sociale ne fasse son apparition, le quotidien d’un chef de projet était accaparé par les voyages et les appels téléphoniques afin de coordonner les membres de son équipe et de piloter son projet. Aujourd’hui, les choses ont bien changé.
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Cette nouvelle édition du livre blanc raconte de manière ludique la journée d’un chef de projet du XXIe siècle, utilisant toutes les technologies Microsoft pour mieux organiser son travail quotidien et ses projets : Office 365, Delve, Project Online, SharePoint, Skype for Business, Yammer ou encore Office Groups, Planner et Wunderlist.
A very interesting standard to read for all project, program and portfolio managers !
PMI and PMP are registered mark of Project Management Institute, Inc.
SMPP est Partenaire d DantotsuPM
Pour les francophones, il existe aussi SMPP, l’unique référentiel francophone pour le Système de Management du Portefeuille de Projets. Élaboré en 2012 avec Bureau Veritas Certifications, le numéro un mondial de l’audit et de la certification, la méthode SMPP (Système de Management du Portefeuille de Projets) est à la fois : un référentiel en projet, un modèle de maturité complet en management du portefeuille de projets et un ensemble de ressources permettant aux organisations de s’auditer ou de se mobiliser sur le sujet de la maturité en projets. Et il est téléchargeable gratuitement.
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Pensez-vous avoir à maitriser une horde de chevaux sauvages au lieu de mener une réunion quand les membres de votre équipe ne parviennent pas à tomber d’accord ? Eh bien, si cela peut vous réconforter, sachez que ce problème est le lot de la plupart des facilitateurs de réunion à un moment ou un autre.
En effet, si les membres de votre groupe s’opposent avec véhémence (mais avec respect), c’est un signe de sain conflit. Bravo !
Vous êtes probablement en chemin vers quelques bonnes et grandes idées et solutions ! Malheureusement dans votre rôle de facilitateur de réunion, vous devez souvent guider le groupe vers une décision de consensus et parfois cela ne semble pas réalisable.
La bonne nouvelle est que le fait d’atteindre une décision de consensus ne signifie pas qu’une session de deux heures doive se transformer en session de deux semaines, ou pire, provoquer un réel coup d’arrêt.
Explorons quelques astuces à utiliser la prochaine fois que vous faîtes face à cette situation.
Souvenez-vous d’abord que le consensus ne signifie pas que chacun obtient exactement ce qu’il veut.
Il signifie en fait que chacun peut vivre avec la décision et la supporter à l’extérieur de l’équipe.
CSP est partenaire de DantotsuPM
a) Développez une règle du jeu avec l’équipe sur comment le groupe prendra ses décisions AVANT de devoir prendre ces décisions.
Si le groupe a déjà établi un accord sur le processus de décision, prendre les décisions devient beaucoup plus facile (et moins chargé émotionnellement). Par exemple, si le groupe a déjà convenu des critères de décision et du processus de sélection avant de commencer la discussion de quel salarié recevra la récompense du « Salarié de l’Année », cette décision devient soudainement beaucoup plus facile.
b) Quand vous vous enlisez dans le désaccord, séparez les secteurs d’accord et de désaccord.
Identifiez et documentez clairement les secteurs d’accord pour continuer à faire avancer le groupe. Pour les secteurs de désaccord, clarifiez sur quoi précisément porte le désaccord. Par exemple : « Michel, il semble que toi et Élisabeth reconnaissiez tous les deux que le temps de cycle actuel de 5 jours est trop long. Je note que le secteur de désaccord porte uniquement sur la réduction de durée nécessaire. Mike propose 2 jours tandis que Beth pense que 1 jour est une meilleure cible, donc nous avons une différence d’avis de 1 jour. Est-ce correct ? »
c) Assurez-vous d’avoir toutes les informations visibles de tous
Parfois nous pouvons ne pas être d’accord parce que nous n’avons pas assez d’informations et nous raisonnons à partir de suppositions mal informées. Invitez des parties prenantes clefs à participer à la discussion (par exemple : les experts en informatique, les membres de l’équipe de direction, les ressources humaines ou des experts financiers, etc.). Ces personnes peuvent souvent apporter un éclairage sur des problèmes critiques et aider le groupe à déterminer plus facilement la meilleure alternative.
d) Mettez un terme aux tergiversations insignifiantes
Si vous avez tendance à penser que le groupe peut chicaner sur des différences insignifiantes, suggérez qu’ils fassent le reste de la réunion debout (jusqu’à ce qu’une décision soit atteinte). Cette technique est parfois utilisée comme une méthode « qui sort des habitudes » pour encourager la brièveté et l’esprit de compromis.
Genius Project est partenaire de DantotsuPM
e) Facilitez la collaboration
Innovez en utilisant une technique de facilitation qui encourage la prise de décisions collaborative (par exemple les diagrammes d’affinité, les « dot voting », etc.). Ces techniques dotent chaque participant d’un certain nombre de votes; puis les participants votent simultanément et l’option recevant le nombre de votes le plus élevé est en général retenue.
f) Faites preuve d’Intelligence Émotionnelle
Si vous sentez que les désaccords peuvent être dus à des conflits de personnalité ou autres raisons personnelles, abordez ces questions en aparté dans une configuration plus privée et uniquement avec les individus impliqués.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Même s’il y a beaucoup de causes pour qu’un PMO soit fermé, l’incapacité à démontrer sa proposition de valeur est l’une des raisons plus communes.
Alors, comment un PMO peut-il prouver qu’il y a eu une amélioration dans la livraison des projets ?
Time to Market: le temps c’est de l’argent
Pour répondre à cette question, nous devons identifier une ou plusieurs métriques qui seront utilisées pour représenter la capacité à livrer un projet. Une métrique généralement utilisé de nos jours est le délai de mise sur le marché (Time to Market / TTM) qui pourrait être calculé comme la durée entre le début des investissements dans le projet et la première livraison de valeur au client.
Vous pourriez penser qu’il s’agit simplement de calculer le TTM moyen basé sur un échantillon de projets pré-PMO et post-PMO, mais ceci n’est pas statistiquement défendable. La taille de l’échantillon pour déterminer des valeurs moyennes pourrait ne pas être suffisante pour prouver que la différence est statistiquement significative. Si la variation est restée stable ou a peu augmenté, et même si le TTM moyen a baissé, les résultats au niveau du portefeuille de projets ne se seront pas améliorés significativement.
Il est temps d’appeler un ami statisticien !
Cela pourrait ne pas avoir de sens que de regrouper tous les projets ensemble pour ces calculs. Par exemple, on pourrait raisonnablement s’attendre qu’un projet de 10,000 euros nécessite habituellement moins de temps pour délivrer de la valeur qu’un projet à 1 million. La taille et la complexité de projet influencent les délais, donc vous pourriez vouloir répartir votre population de projets entre plusieurs groupes distincts.
Essayez la version d’essai gratuite
L’étape suivante est de déterminer la taille d’échantillon minimale pour prouver qu’une différence est statistiquement significative. Des outils d’analyse statistiques comme Minitab vous permettent de calculer la taille de l’échantillon en fonction du test statistique que vous exécuterez, la différence que vous voudriez voir et une estimation de l’écart-type de la population. Par exemple, disons que nous voulions prouver une réduction d’un mois du TTM et que l’estimation de l’écart-type est aussi un mois. Minitab calculera une taille minimale pour notre échantillon de 18 projets. À moins que nous n’ayons au moins 18 projets tant avant la mise en place du PMO que après et ce pour chaque groupe de projets, la différence dans les moyennes ne pourra pas être considérée comme statistiquement significative.
Si vous avez les données suffisantes pour supporter le test statistique, les deux tests statistiques vous pouvez faire tourner pour chaque groupe de projets sont le test à 2 variances et le test t à 2 échantillons. Le premier vous aidera à décider si la différence entre les moyennes avant et après est statistiquement significative ou pas et le deuxième détermine s’il y a une différence statistiquement significative dans la variation entre deux échantillons. Idéalement, après ces tests vous verrez une réduction tant dans le délai moyen de mise sur le marché que dans la variation dans l’échantillon post-PMO. Ceci ne prouvera pas de causalité… Il pourrait y avoir eu d’autres facteurs qui ont plus directement causé l’amélioration, mais vous pourrez déclarer avec confiance que les choses se sont améliorées depuis que votre PMO a été établi.
Une supposition de base de ces tests est qu’avant et après la mise en place du PMO les données de TTM soient normalement distribuées. Ceci peut être confirmé utilisant la Statistique d’Anderson-Darling. S’il s’avère que l’échantillon est significativement non-normal, d’autres tests devraient être utilisés pour prouver une amélioration.
Disraeli voyait juste quand il a dit : « Il y a trois types de mensonges – des mensonges, des satanés mensonges et la statistique «
Mais, utilisé convenablement, le test statistique peut supporter le bienfondé et la survie d’un PMO.
SMPP est Partenaire d DantotsuPM
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
La version précédente, utilisée par des milliers de chefs de projets à travers le monde date de 2009. Les 7 Principes, 7 Thèmes et 7 Processus sont conservés et il s’agit donc d’une évolution pour coller aux retours des utilisateurs de la méthode et répondre aux évolutions des entreprises et organisations.
Vous trouverez davantage de clarté et de focus sur comment adapter la méthode à votre industrie, organisation et projet. Au lieu d’avoir un chapitre séparé sur cet aspect fondamental de Prince2, cette caractéristique de Prince2 est intégré dans les 7 principes, thèmes et processus et mise en exergue dans l’examen.
Partenaire de DantotsuPM
Quelques changements notables
Des liens plus clairs sont établis entre les principes et les thèmes.
Des lignes directrices sur comment adapter chaque thème et processus ont été ajoutées.
Un nouveau chapitre expose comment adopter Prince2 dans une organisation.
Des lignes directrices sont présentes pour adapter la méthode au management de produits.
De même, l’adaptation des rôles est clarifiée.
Des références aux approches Agile sont intégrées.
La terminologie utlisée dans PRINCE2 est mieux alignée sur ISO21500 et BS6079 et les différences expliquées.
Les ‘stratégies’ comme celles de management des risques sont maintenant appelées approches.
Une approche de management des bénéfices remplace le plan de revue des bénéfices.
…
Les bénéfices de cette mise à jour PRINCE2 2017
Pas de rupture pour les certifiés et utilisateurs de la méthode, notre investissement sur Prince2 est protégé.
Davantage de compétences et outils pratiques utilisables par les chefs de projets.
Partenaire de DantotsuPM
Pour rappel:
Official book launch May 2017 (English, other languages, e.g. Dutch, Polish, German, … as of 2018 and beyond)
Exams as of mid 2017, as of 2018 only PRINCE2 2017 Update exams
PRINCE2 2017 Update Foundation exam: tailoring added, now 60 questions
PRINCE2 2017 Update Practitioner exam: focus on practical skills, all parts are now included, 75 questions
Current PRINCE2 version 2009 Practitioner certificate expiry dates remain valid
Il a reçu l’appui des meilleurs professeurs de l’École des sciences de la gestion de l’Université du Québec à Montréal (ESG-UQAM) et du président du Project Management Institute Montréal (PMI-Montréal) Benoît Lalonde.
Télécharger le livre blanc (3.3 M) 
DantotsuPM.com 
