Si vous êtes le modérateur d’une table ronde et voulez prendre de toute urgence encore une question…
Ou si vous êtes l’intervenant et devez parcourir encore trois diapositives…
Ou si vous êtes l’auteur ou le designer et voulez encore ajouter juste un idée…
Ou si vous êtes l’enseignant et il y a juste encore un concept à discuter bien que la cloche soit sur le point de sonner.
Trop tard.
Finissez sur une pause.
Finissez avec calme et confiance et oui, s’il vous plaît, respectez suffisamment votre auditoire pour pas vous attendre à ce que ce compactage de dernière minute ne les aide ni vous-même.
Personne, pas une fois dans l’histoire des chronométreurs, n’a jamais dit, « je suis vraiment heureux qu’ils aient dépassé leur temps de trente secondes, soufflant et haletant et nous suppliant de leur prêter notre attention. C’était la meilleure partie et je les respecte d’avoir fait le forcing pour cela. »
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10 attitudes « facile à adopter » qui vous rendront plus positif, mieux aimé et avec plus de chances de succès par Mike Clayton
J’ai listé 10 slogans pour une attitude positive dans tout ce que vous faites.
Vous
Le point de départ pour être perçu comme positif est quand je vous écoute, plutôt que de parler de moi. Apprenez à aimer le silence intérieur d’écouter d’autres personnes, sans sentir le besoin de raconter votre propre histoire.
Moi
Mais ne pensez pas que vous devez avoir l’approbation d’autres dans vos choix. La rechercher peut gaspiller beaucoup de votre énergie. Faites ce en quoi vous croyez. La raison pour laquelle je poursuis mes buts est simple : ce sont les miens.
Oh
Parfois, pour faire le grand progrès, vous devez sauter vous jeter dans une eau froide. Cela peut être parfois effrayant de faire ce que vous savez être juste. Mais le plus souvent, cela s’avère ne pas être aussi mauvais que l’aviez imaginé.
Je le ferai
Quel est le travail que personne d’autre ne fait ? Si ce travail doit être fait, c’est précisément celui qui a besoin d’un héros pour l’entreprendre. Ceci est votre chance. Juste trois mots : ‘ je le ferai. ‘
Petit pas
La plupart d’entre nous sont intimidés par les grands défis. Ceux qui réussissent ne sont en rien différents. L’approche positive ne consiste pas à laisser la grandeur de la tâche insuffler la crainte, mais se concentrer sur le prochain pas qui nous fera avancer.
Apprendre
Vous savez quoi ? Malgré toute cette positivité, les problèmes surviendront. Nous apprenons plus de nos échecs que nos succès. Donc la seule question est de savoir si vous utiliserez ce que vous apprenez ou l’oublierez.
Fait
Si seulement… Les gens positifs savent quand s’arrêter; quand ils en ont assez fait. La recherche effrénée de toujours plus mène à la misère. Pour une vie heureuse, sachez ce à quoi ressemble « fait » et soyez content quand vous y parvenez.
Mieux
Si « fait » signifie abandonner la perfection, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas apprendre comment être meilleur demain. Réfléchissez après chaque expérience; bonne comme mauvaise. Tenez un journal et notez-y ce qu’elle vous a appris.
Plus
Pas plus du même. Juste plus. Continuez à avancer, continuer à apprendre, continuer à persévérer, continuer à vous améliorer. Faites plus que la personne suivante et faites-le gaiement.
Célébrer
Reconnaissez et célébrez vos accomplissements. Mais, pour des gains maximum de positivité, reconnaissez et célébrez surtout les accomplissements des gens qui vous entourent. Chaque jour, dites merci à quelqu’un.
Alors, merci à vous lecteurs d’avoir lu ce billet !
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Voici 5 astuces pour de meilleures réponses par courrier électronique et pour vous aider à obtenir l’information dont vous avez besoin du premier coup.
1. Limitez-vous à un sujet par email
Vous commencez à écrire un email ayant pour sujet “le programme marketing pour les prochaines années”. En écrivant le courrier électronique, vous posez des questions ou fournissez de l’information sur les ressources humaines nécessaires et mises à jour informatiques.
Quand vos destinataires recherchent plus tard des informations sur les ressources humaines ou la mise à jour des applications informatiques pour le marketing, ils ne vont pas les retrouver facilement parce que sujet du message mentionne quelque chose de complètement différent.
Je trouve que si je pose à un client beaucoup de questions dans un email, il a tendance à répondre à quelques-unes des premières et sauter le reste. Donc j’ai appris que j’obtiens de meilleures réponses aux emails qui comportent au plus 3 questions avec un unique sujet et une ligne d’objet d’email simple.
2. Fournissez des instructions claires et concises
Souvent nous sommes dans un tourbillon d’activités et jetons juste précipitamment un peu d’information dans un email. Ou bien nous essayons de faire du multitâche et ne donnons pas notre pleine attention à ce courriel.
Ralentissez ! Arrêtez le multitâche et accordez la PLEINE attention à ce courrier électronique. Prenez le temps de donner des instructions détaillées sur ce que vous attendez exactement de l’autre personne. Prendre un peu plus de temps maintenant pour donner des instructions meilleures et plus claires vous permettra de recevoir des réponses du premier coup et vous économiserez de nombreux emails plus tard.
3. Gardez à l’esprit le résultat désiré
Quel est votre but en écrivant cet email ? Que voulez-vous voir se produire ? Avec un résultat clair en tête, vous pouvez travailler soigneusement l’email pour vous donner de meilleures chances d’atteindre le résultat désiré.
4. Dites au lecteur que faire ensuite
Spécifiez quelle action vous voulez que les destinataires prennent. Dites-leur que faire, avec qui entrer en contact, où auprès de qui obtenir de l’aide s’ils ne sont pas sûrs de comment procéder et comment vous prévenir quand ce sera fait.
S’ils ne doivent pas répondre à l’email, dites-le leur. En particulier si vous le leur envoyez seulement pour information. Cela vous économisera la lecture de réponses d’email avec un simple « ok ». Ces courtes réponses remplissent souvent votre boîte à lettre et sont tout à fait inutiles.
5. Incluez tous les liens et ressources utiles
Vous trouvez-vous à répondre à la même question ou à donner les mêmes instructions à maintes reprises ? Créez un document de questions fréquemment posées avec lequel vous pouvez communiquer un simple lien. Pour les utilisateurs externes, j’ai mis une section de « Frequently Asked Questions » FAQ sur mon site Web. Pour l’utilisation au sein de mon équipe, j’ai tendance à utiliser d’autres outils de partage interne.
Créez et joignez des documents avec des instructions et guides sur comment faire (les vidéos fonctionnent aussi très bien en interne comme en externe).
J’utilise aussi text expander pour automatiser les réponses communes aux emails. Le « text expander » me laisse créer des « Frequently Asked Questions », des courriers commerciaux, des réponses pour le support et même des propositions commerciales en quelques secondes.
Obtenir de meilleures réponses aux emails est facile
Il n’est pas si difficile d’améliorer les réponses à vos emails. Un peu plus de soin et de réflexion en composant votre propre email réduira les échanges dans les deux sens et rendra la communication plus claire.
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L’élimination est une stratégie de productivité sous-estimée que nous devons tous pratiquer. C’est l’une des meilleures façons d’éliminer le sentiment d’être “follement occupé” qui fait filer la semaine à toute vitesse.
Si l’élimination est une si grande stratégie, pourquoi n’est-elle pas plus populaire ?
Il y a quelques raisons à cela. La première est la pression culturelle commençant pendant nos études selon laquelle « je dois être bon partout et aussi avoir “des activités périscolaires” » qui fait paraître l’ajout d’activités comme la voie vers le succès. Deuxièmement, vous avez le comportement “faire plaisir aux gens”, beaucoup d’entre nous aiment rendre les autres heureux en répondant oui à leurs nouvelles demandes. Comment surmonter ce scénario ?
Une productivité alimentée par l’élimination
Devenir plus productif par l’élimination est utile une fois que vous avez commencé. Avant que vous ne commenciez ce processus d’élimination, vous aurez besoin d’un but positif.
1. Identifier votre but numéro 1
Livre sur Amazon
Pour quoi faites-vous de la place par l’élimination ? Pour commencer, identifiez votre but numéro un. Vous pouvez avoir des objectifs multiples pendant l’année. Dans ce cas, je vous encourage à utiliser la question du livre “The One Thing”.
Quelle est LA chose unique je peux faire telle qu’en la faisant tout le reste sera plus facile ou deviendra inutile ?
Exemple : Si plusieurs de vos autres buts exigent de l’argent (par exemple : contribuer aux investissements, prendre des cours, voyager), votre but numéro 1 impliquera probablement de gagner davantage d’argent.
2. Faites un remue-méninges pour composer une liste de 10 idées d’élimination
Maintenant que vous avez un but clair à l’esprit, il est temps de trouver des idées d’élimination. Le focus est sur le volume, plutôt que la qualité.
Voici des exemples inventés :
Me désabonner de listes d’email qui ne m’intéressent plus (utilisez Unroll.me)
Jeter 5 vieux vêtements trop portés (rendre plus facile d’évaluer les options d’habillement le matin)
Passer en revue les abonnements actuels : y a-t-il des abonnements à des magazines à éliminer (1-2 par mois peut faire une grosse différence)
Automatiser un paiement de facture pour des paiements récurrents
Examiner les réunions récurrentes sur mon calendrier professionnel : Lesquelles éliminer ou consolider ?
Faire une liste des rapports mensuels que je produis et vérifier si l’auditoire a vraiment besoin d’eux (demandez-vous : “ qu’arriverait-il si j’arrêtais de livrer ce rapport ?”). Cette méthode a été un sauveur de temps majeur pour moi dans le monde d’entreprise.
Revoir vos engagements de volontariat en fonction de leur valeur et signification. Se porter volontaire est louable… Cependant, vous devez positionner de telles activités dans le contexte global de votre vie. Par exemple, si vous voulez réaliser directement un projet ou un programme, servir sur un comité de projet peut ne pas répondre à cet objectif.
Réduire le désordre digital. Plus tôt cette semaine, j’ai nettoyé mon ordinateur de bureau pour qu’il y ait seulement une rangée d’icônes. C’est une petite façon d’ajouter de la clarté et de l’ordre à votre monde. Idem pour les apps sur votre téléphone.
Éliminer des responsabilités annexes dans le travail. Au fil du temps, beaucoup d’entre nous acceptent “de petits devoirs supplémentaires” au travail. Prenez le temps de les analyser et demandez-vous s’ils contribuent à votre évaluation de performance. Par exemple, peut-être vous demande-t-on de servir d’expert sur un sujet pour répondre aux autres départements. Mais cela vous détourne de votre activité de production de code. Dans ce cas, utilisez le même processus que le point 6 ci-dessus pour chercher l’élimination.
Réduire le temps sur les médias sociaux. Les médias sociaux peuvent être merveilleux! Cependant, ces services font facilement perdre tout un après-midi (ou plus). Si ce scénario résonne juste pour vous, considérez des plages horaires (par exemple, aucun média social avant 18 :00) pour garder le contrôle sur ces outils.
Note : Demandez-vous d’abord si vous pouvez entièrement éliminer une tâche ou une activité. Si ce n’est pas faisable, considérez une réduction de fréquence ou des options d’automatisation.
3. Mettre en œuvre 1 première élimination dans les 24 Heures
Maintenant c’est l’heure de vérité. Il est temps de passer à l’action. Passez en revue la liste des options d’élimination que vous avez identifiées dans l’étape précédente. Pour commencer le processus, choisissez la plus facile à éliminer (c’est-à-dire celle qui nécessite moins de 15 minutes de votre temps). Par exemple, se connecter sur un site pour annuler son abonnement est facile.
Si votre idée d’élimination est plus complexe, comme éliminer un rapport d’entreprise, vous pouvez tout de même agir.
Comment ? En 15 minutes, écrivez pourquoi vous voulez éliminer le rapport, qui le reçoit et envoyez une invitation de rencontre avec ces personnes pour proposer de l’éliminer.
CSP est partenaire de DantotsuPM
4. Planifier activement du « temps de travailleur »
L’investisseur et essayiste célèbre Paul Graham fait une distinction entre “le Temps du Manager ” et “le Temps du travailleur ” dans son essai Maker’s Schedule, Manager’s Schedule. Dans la gestion de projet, il est facile de tomber dans le piège d’allouer la majorité ou même toute votre énergie au mode « manager ». Cependant, cela ne va pas le faire si vous voulez atteindre vos objectifs.
Avant que vous ne finissiez cet article, prenez des mesures pour bloquer du « temps de travailleur » dans votre agenda. Dites-nous également si vous avez d’autres stratégies à ajouter à cette petite liste !
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Les démonstrations ou « showcase » comme elles sont parfois appelées, sont des cérémonies critiques quand elle sont menées efficacement car elles adressent des objectifs multiples du projet en un événement simple incluant :
Valider que ce que l’équipe a achevé jusqu’à présent est de valeur de la perspective de leur client et d’autres parties prenantes importantes
Aider l’équipe et les parties prenantes à changer ou développer leur compréhension de la solution souhaitée
Obtenir l’acceptation des parties de travail achevées dans les organisations où une telle signature est un préalable exigé pour mettre en œuvre le changement
Faciliter un rapport d’avancement transparent car les parties prenantes voient ce qui a été promis par l’équipe et ce qui a été livré
Fournir aux membres d’équipe des retours réguliers et une reconnaissance de leur travail , ce qui augmente les niveaux de satisfaction au travail et l’engagement
Mais les démonstrations peuvent (comme d’autres pratiques de management de projet) aboutir à un résultat pire que si elles avaient été omises.
Voici quelques-unes des choses à faire et ne pas faire pour accroître la valeur que votre équipe tirera des démonstrations.
A faire : Envoyez les invitations pour la rencontre à l’avance et si vous suivez une cadence de sprint ou d’itération standard (par exemple toutes les deux ou trois semaines). Envoyez un jeu d’invitations récurrentes.
A ne pas faire :Les démonstrations le vendredi après-midi afin d’éviter d’avoir les parties prenantes absentes de corps ou d’esprit.
A faire :Partagez la richesse en vous assurant que chaque membre de l’équipe ait son opportunité de présenter une démonstration.
A ne pas faire :S’en servir pour vous plaindre de l’équipe, des points de blocage ou ce qui aurait pu ou dû être fait différemment.
A faire :Fournissez objectivement le contexte sur le sprint ou résultats itératifs (par exemple le prévu versus le réalisé).
A ne pas faire :Présenter une démonstration sans avoir testé à l’avance ce que vous allez montrer.
A faire :Invitez les représentants du client et parties prenantes associées appropriées à vos démonstrations.
A ne pas faire :Submerger vos parties prenantes de contenu.
A faire : Enregistrez les présentations à l’avance ou, si vous vous sentez chanceux, pendant la démonstration elle-même pour le bénéfice de parties prenantes qui ne pourraient se libérer.
A ne pas faire : Prendre les retours négatifs personnellement.
Bien que cet article soit principalement destiné aux équipes qui utilisent une approche de développement Agile, il est également applicable aux projets traditionnels. Les démonstrations éblouissantes peuvent aider à maintenir l’attention, conserver l’appui de votre client et maintenir les membres de l’équipe concentrés sur délivrer de la valeur.
CertYou est partenaire de DantotsuPM
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Avec force équations faisant appel à différents facteurs, le psychologue Cliff Arnall, un professeur d’université, aurait déterminé que le jour le plus déprimant de l’année répondait aux critères suivants:
c’est forcément un lundi, premier jour de la semaine de travail,
plutôt vers la fin du mois, mais pas trop, quand le salaire n’est pas encore tombé,
quand les finances sont au plus bas après les dépenses des fêtes de fin d’année,
quand Noël est déjà loin et les résolutions du Nouvel An presque oubliées,
quand la météo est hivernale…
Bon, ceci dit, ce ne serait pas la première fois qu’une élégante équation ne donnerait rien d’intéressant !!!
Pour contrer le mauvais sort prédit à cette journée, faites-en celle du combat contre la bureaucratie qui ralentit votre métabolisme et celui de vos projets.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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L’intelligence émotionnelle est la capacité à contrôler vos émotions ou les émotions d’autres personnes et utiliser ceci pour guider vos actions. Une façon plus courte de le dire est de reconnaître ou réguler les émotions en nous-même et chez les autres.
En tant que chefs de projet, nous interagissons avec des personnes toute la journée, chaque jour et nous comptons sur elles pour faire le travail. Dans cet article, je vous montrerai comment vous pouvez utiliser votre intelligence émotionnelle dans les différents secteurs de connaissance en management de projet et comment vous pouvez améliorer vos compétences. Mais d’abord, jetons un coup d’œil à comment cette branche de pensée du management a tout d’abord commencé.
L’histoire de l’Intelligence Émotionnelle
La recherche en intelligence émotionnelle peut être tracée jusqu’à environ 1964 quand Michel Beldoch a écrit un premier papier sur le sujet. En 1989 Stanley Greenspan a créé un modèle pour aider à décrire ce qu’était l’intelligence émotionnelle, qui a été alors expliqué plus en détail par Peter Salovey et John Mayer.
Nous arrivons alors à Daniel Goleman, que vous trouverez probablement plus dans les résultats de recherche sur internet à propos de l’Intelligence Émotionnelle que n’importe lequel des autres auteurs. Il est souvent la référence pour l’intelligence émotionnelle dans le monde des affaires parce qu’il écrit des articles pour la Harvard Business Review, Forbes et d’autres périodiques sur une base régulière.
« EQ” ou “Intelligence Émotionnelle” : qui est correct ?
Vous pourriez entendre parler d’intelligence émotionnelle appelée EQ, pour Quotient Émotionnel. Généralement, ces termes sont utilisés pour signifier la même chose, donc vous pouvez utiliser l’un ou l’autre. Cependant, j’ai constaté dans mes lectures qu’un chercheur les a utilisés pour signifier des choses légèrement différentes: EI pour discuter le potentiel avec lequel nous sommes nés et EQ pour parler de notre réelle application pratique de ces talents. La différence est très légère, donc, utilisez n’importe lequel de ces termes sans crainte de vous tromper. Dans cet article nous utiliserons EQ (le quotient émotionnel) et EI (l’intelligence émotionnelle) de façon interchangeable.
Intelligence Émotionnelle et management de projet
Pourquoi l’intelligence émotionnelle est importante pour nous chefs de projet ? Elle est importante parce que c’est un différenciateur significatif dans notre succès. Travis Bradberry, qui est aussi un chercheur dans ce secteur, dit que 58 % de notre succès tient à notre capacité à être émotionnellement intelligent. Si vous regardez les gens qui sont les meilleurs, 90 % d’entre eux ont un taux d’EQ plus élevé que leurs collègues. Ceci dit, être fortement intelligent émotionnellement en tant que chef de projet ne renie pas le besoin pour vous d’avoir d’excellentes compétences techniques.
EQ est l’intégration suprême des compétences douces et techniques. Vous pouvez utiliser votre intelligence émotionnelle pour prendre les meilleures décisions pour l’équipe et communiquer efficacement sur ce que vos compétences techniques vous ont permis de calculer, comme la valeur acquise et des dates de planification.
Le Quotient Émotionnel et les Secteurs de Connaissance du management de projet
Mon but primaire dans cet article est de donner aux étudiants qui préparent leur certification de Professionnel en Management de Projet (PMP®) une compréhension de base de comment EQ compte dans l’examen. Mais même si vous n’êtes pas actuellement en train de préparer l’examen, cela devrait tout de même être un guide utile.
Alors, comment les composants d’intelligence émotionnelle touchent-ils aux secteurs de connaissance en management de projet du PMBOK® Guide ?
Eh bien, nous n’avons pas suffisamment de place ici pour les passer tous en détail, mais voici quelques exemples de comment vous pouvez appliquer l’intelligence émotionnelle dans vos activités quotidiennes de management de projet.
Gestion du Périmètre
Souvent les gens se sentent sous pression de signer pour un contenu de projet qui n’est pas exactement ce qu’ils veulent parce qu’ils ne veulent pas ralentir le processus. L’EI peut vous aider à remarquer ceci et en faire quelque chose. Un chef de projet avec une forte intelligence émotionnelle le remarquera et donnera suite parce qu’il sait que cela pourrait causer un problème plus tard.
Gestion des Délais
Quand votre équipe fait face aux pressions sur les délais, savoir comment ils pensent et comment obtenir le meilleur d’eux peut vous aider à mettre au point une solution pour les aider à produire davantage. Être émotionnellement intelligent peut vous aider à formuler une demande vers un sponsor pour gagner plus de temps ou de moyens pour payer des ressources supplémentaires.
Gestion des Coûts
Des estimations incorrectes peuvent causer bien des maux de tête dans les projets et l’intelligence émotionnelle vous donne les outils pour les manager.
Vous ignorez les évaluations incorrectes et espérez que l’expert ne le remarque pas ?
Vous asseyez-vous avec eux pour une discussion en privé ?
Devez-vous faire entrer un autre expert dans la conversation ou va-t-il embarrasser l’expert en place ?
L’EI vous donne une compréhension dans ce qui va fonctionner le mieux.
Gestion de la Qualité
Travailler avec des auditeurs peut impliquer des négociations difficiles. L’EI peut vous aider à équilibrer les besoins de l’équipe avec ceux de l’auditeur et compléter l’audit avec succès.
Gestion des Ressources Humaines
c’est peut-être le secteur le plus évident pour appliquer l’EI. Vous pouvez l’utiliser pour la résolution de conflit, les négociations et la construction de bonnes relations de travail avec vos collègues et vos pairs.
Gestion des Communications
Vous devriez toujours ajuster votre méthode de communication aux besoins du destinataire, pas les vôtres. L’EI vous aide à identifier de quoi ils ont besoin et rend donc vos communications plus réussies.
Gestion de Risque
L’EI est un outil pour aider dans le brainstorming sur les risques, particulièrement utile quand vous devez assigner leur priorité aux risques et que l’équipe ne peut pas trouver un consensus sur les priorités les plus fortes.
Gestion des Approvisionnements
Si vous n’avez pas eu beaucoup d’expérience de négociation de contrat ou de facilitation de ce processus, votre prise de conscience de vos propres faiblesses entre ici en jeu. Être conscient des limites de temps et du rôle des autres membres de l’équipe vous aidera à tenir les délais dans ce processus d’achat.
Gestion des Parties Prenantes
L’EI vous permet de travailler sur les défis avec les parties prenantes. Pensez à la politique de bureau !
Management de l’Intégration
L’EI est le fil qui lie ensemble toutes vos relations de travail. C’est la base de comment vous présentez l’information, comment vous travaillez avec quelqu’un qui est challengé et comment vous voulez communiquer. C’est au cœur de tout ce que nous faisons parce que je ne vois pas de monde où nous pouvons vraiment séparer nos compétences douces de nos compétences techniques. Nous les utilisons pour qu’elles se supportent les unes les autres.
Partenaire de DantotsuPM
Améliorer son Intelligence Émotionnelle
L’amélioration de l’intelligence émotionnelle est possible. Voici 4 choses vous pouvez faire pour améliorer votre intelligence émotionnelle.
Premièrement, observez ceux que vous voyez réussir. Notez comment ils se comportent et comprennent ce qu’ils font. Trouvez alors votre propre façon de faire la même chose : une imitation sera ressentie comme non sincère.
Deuxièmement, prenez conscience de vous-même. Parlez avec d’autres de comment vous êtes perçu. Faites une évaluation de votre intelligence émotionnelle. Cela peut mettre en évidence des secteurs où vous pouvez vous améliorer.
Troisièmement, tenez un journal. Je ne parle pas de tenir un journal personnel, mais garder la trace de conversations peut être incroyablement utile. Si vous savez qu’à cette date, pendant cette conversation, cela s’est produit, vous pouvez alors revenir dessus et voir si vous pouvez trouver un modèle pour quand les choses ne se déroulent pas aussi facilement que vous l’aviez pensé. Cela pourrait vous permettre de découvrir un comportement spécifique ou un déclencheur.
Finalement, développez une large gamme de compétences en management de projet. Il est souvent plus facile d’être confiant sur l’utilisation de votre EI si vous êtes déjà confiant sur vos compétences techniques de gestion de projet, parce que vous pouvez utiliser celles-ci et vos données pour soutenir des conversations difficiles.
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Comment se fait-il que dans notre travail nous pouvons nous tenir responsables, suivre à la trace nos progrès, nous concentrer et prendre des actions qui donnent des résultats remarquables, alors que nous pouvons souvent avoir du mal à atteindre le même niveau de succès dans nos vies personnelles ?
Dans le business, notre entreprise est fortement disciplinée avec des revues trimestrielles pour mesurer nos progrès par rapport à notre plan stratégique. Nous nous assurons tout sujet inachevé qui devrait être reporté au trimestre suivant soit toujours approprié et aligné sur notre stratégie, tout en ajustant nos priorités et actions clés pour la prochaine période.
Alors, pourquoi beaucoup d’entre nous n’appliquent-ils la même discipline, mise en place d’actions réfléchies et d’énergie dans nos vies personnelles ?
En fait, nous le pouvons et nous le devons !
Il y a pléthore d’applications web et de livres qui parlent de réaliser vos aspirations et donner du sens dans votre vie. Même si je crois que nous sommes en fin de compte en contrôle de comment nous vivons nos vies, il est utile d’équilibrer cette grande image de nos aspirations avec quelques stratégies pratiques qui sont faciles à mettre en œuvre et aident à faire passer cette belle image dans votre tête en un plan couronné de succès.
“Si vous ne concevez pas votre propre plan de vie, les chances sont grandes que vous tombiez dans le plan de quelqu’un d’autre. Et savez-vous ce qu’ils ont projeté pour vous ? Pas grand chose.” – Jim Rohn
J’ai personnellement constaté qu’il est utile de se servir d’une approche de planification plus formalisée dans laquelle je puisse décomposer mes objectifs à longs termes en buts plus petits, plus réalisables. J’ai un plan stratégique personnel qui expose mes ambitieux grands objectifs et ensuite un plan à 90 jours plus orienté sur l’action et qui résulte de la délinéation de ce sur quoi je dois me concentrer maintenant pour parvenir là où je veux aller.
Il y a une variété de façons de concevoir votre plan personnel à 90 jours
Cela varie pour chacun selon ses préférences personnelles selon que vous préfériez des listes structurées ou un plan plus visuel. Dans les deux cas, vous pouvez appliquer les conseils suivants en développant votre propre plan personnel à 90 jours :
Moins est Plus
Positionnez-vous pour le succès en identifiant des actions spécifiques et réalisables. Vous éroderez votre confiance en vous si votre liste d’actions est trop longue et vous ne pourrez pas les rayer comme faites dans les temps que vous vous allouez.
Soyez réaliste
Ne vous obligez pas à être un superhéros et vouloir tout cocher dans les 4 premières semaines. Étalez vos actions sur un trimestre ! C’est OK si quelques actions doivent être différées ou reportées au trimestre suivant. Mais ne prenez pas l’habitude de reporter des articles sans réfléchir. Exécutez l’action dans la période avec laquelle vous étiez en accord avec vous-même ou éliminez l’action si elle n’est plus appropriée ou alignée sur vos objectifs à long terme.
Vous ne devez pas forcément y aller seul
Pour beaucoup d’entre nous demander de l’aide ne vient pas naturellement. Même s’il est possible d’y parvenir seul, assurez-vous que vous comprenez le compromis en termes de temps, d’argent et d’effort et voyez comment cela s’intègre dans votre plan stratégique personnel.
Je recommande de faire un auto-audit rapide pour identifier :
là où vous excellez,
là où vous pourriez avoir besoin d’un peu d’aide et
ce que vous pouvez déléguer ou externaliser.
Avoir d’un plan ne vous rend pas inflexible
Tandis qu’il est utile de définir où vous voulez aller et ce que vous pouvez faire pour y parvenir, il est important de reconnaître que notre environnement change constamment. Ne soyez pas obtus sur le comment, restez au lieu de cela adaptable et concentrez-vous sur le progrès plutôt que la perfection.
Le focus, le focus, le focus
Apprenez à dire non. Votre temps et énergie sont précieux : protégez-les! Il est facile d’être détourné, mais si vous voulez progresser vers la réalisation de vos buts, apprendre à dire non sera salvateur.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
Consacrez-vous actuellement du temps pour votre planification personnelle ?
La planification personnelle n’est pas une chose sur laquelle j’ai eu l’habitude de me concentrer. Pourtant, quand vous y pensez, cela devrait être une chose facile pour chacun d’entre nous !
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Dans les organisations traditionnelles, le management consiste à garder le contrôle, pas à le donner. Pas étonnant que le taux de désengagement avoisine les 70%. (selon Gallup)
5 essentiels pour l’engagement :
Confiance.
Formation.
Outils.
Priorités. Savoir ce qui est important.
Donner le contrôle. Les gens qui font le travail y exercent le plus de contrôle.
L’inertie est une forme de dégagement. Il est normal de tomber dans des habitudes et des modèles qui aboutissent au dégagement robotique.
Écoutez les nouveaux employés.
Prenez les plaintes des clients au sérieux.
Recrutez des consultants.
#2. Connexion
Vous devez vous engager aux côtés des gens si vous vous attendez à ce qu’ils soient engagés. Les leaders isolés ont des employés désengagés.
Si vous ne retenez pas leurs noms, ne vous attendez pas à de l’engagement.
“Les leaders se connectent en interagissant authentiquement avec les employés, pas en leur donnant des ordres.” Steven D. Goldstein
Allez vers votre humanité, pas votre titre.
Racontez des histoires.
Laissez les gens voir votre personnalité.
Montrez un peu d’émotion.
Éloignez-vous des comportements stéréotypés de petit chef.
#3. Points marquants
Les gens ne peuvent pas pleinement s’engager sur 25 priorités.
Des focus d’attention multiples diluent l’engagement. Établissez deux ou trois points chauds. Choisissez les choses qui vont faire la plus grande différence à cet instant précis.
Livre sur Amazon
#4. Transparence
L’engagement exige d’avoir assez d’information pour prendre sans risque des actions sans avoir à constamment chercher la permission de faire.
Comment communiquez-vous une information opportune, précise et appropriée aux employés ?
Comment communiquez-vous les priorités et les valeurs ?
Comment répondez-vous aux erreurs ?
#5. Rapidité
“Les grandes organisations doivent vraiment voler les règles du jeu utilises dans les start-ups. Les mois, trimestres et années, doivent être remplacés par des heures, jours et semaines.” Goldstein
PMI is excited to announce the launch of a brand new podcast series; Projectified with PMI.
Projectified with PMI is a lively series of conversations about hot topics and emerging trends impacting the world of projects including:
Innovation
Artificial intelligence
Career development
Digital transformation
Persuasive communication
Going agile
Projects for social good
…
Listeners will hear from senior and rising project managers, business leaders in Fortune 500 companies as well as startups, best-selling authors, top researchers and a wide range of leading-edge thinkers in and outside the profession.
Management By Wandering Around (MBWA): Une méthode qui n’a rien de nouveau et n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde hyperconnecté où règnent les relations virtuelles tant au plan professionnel que personnel.
Original article by Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.
Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations. Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around/MBWA en Anglais) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien qui se bâtit sur la confiance mutuelle, la compréhension et l’entente.
MBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer le message silencieux “je suis là !” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé par votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à quelques mètres de vous et il vous a demandé “qu’essayez-vous de résoudre ?!”
Cela s’appelle le management par l’écoute et la rencontre, cela semble très simple et en fait cela n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que chef de projet qui doit rester en contact avec les gens, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article, je donnerai à quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter, et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux chefs de projet mais il peut aussi aider tous les managers à la pratique du MBWA.
Réunions Quotidiennes Debout
C’est un des thèmes principaux de Scrum. Dans le MBWA, cette réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être simplement une réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statut, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est ce que cela peut sembler spontané et non prévu. Vous pouvez dire à l’équipe: “faisons la réunion d’aujourd’hui debout, prenons 10 à 15 minutes et parlerons du projet”. Il n’est pas nécessaire d’utiliser Scrum pour avoir une réunion debout. En fait, elle peut éliminer la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où tant de temps est gaspillé. Vous n’êtes pas forcé au formalisme pendant la réunion, utilisez des mots qui motivent et remerciez l’équipe de chacun de leurs petits accomplissements.
Les prendre sur le vif quand ils font quelque chose de bien
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Un des aspect de la technique « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés pendant qu’ils font quelque chose de bien pour le projet, même petit, et de les remercier de le faire. Cela motive tous les membres de l’équipe et augmente leur niveau de productivité. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses, cela stimule tous les membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer les livrables du projet. Donc, ceci améliore l’organisation toute entière.
Présentez les membres « cachés » de l’équipe aux Clients
Il arrive souvent que vos clients ne soient pas conscients de toute l’équipe projet. Ils peuvent interagir avec le leader d’équipe, et à peine connaître les développeurs et les membres des équipes de support. Vous pouvez utiliser la première réunion avec vos clients dans vos locaux pour une visite de l’équipe sur son lieu de travail et leur présenter les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et responsabilités. Ceci est un réel motivateur.
Posez des questions rafraîchissantes
Les questions ne devraient pas forcément être liées au projet. Vous devez socialiser avec l’équipe et mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, familles, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser n’importe laquelle des questions suivantes (remplacer les mots en italiques):
Comment était votre week-end ?
Comment est votre moyen de transport pour venir au bureau? Combien de temps cela vous demande-t-il?
Avez-vous vu le film d’Avatar ou Milan AC contre Inter Milan ou le show d’Oprah ?
Avez-vous lu le dernier livre de Dan Brown ?
Avez-vous essayé la version bêta de Microsoft Office 2020 ? (Donnez-leur indirectement des astuces pour stimuler leur connaissance)
Claironnez les Bonnes Nouvelles
Rien ne motive l’équipe comme les bonnes nouvelles. Essayez d’utiliser les bonnes nouvelles même petites pour faire plaisir à l’équipe. Allez dans leurs bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».
MBWA est une technique puissante à utiliser par l’encadrement, les directeurs, les managers et les chefs de projet.
C’est l’une des caractéristiques du manager qui réussit. Elle doit être nourrie et appliquée savamment, et aussi pratiquée spontanément. Si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car utilisée à tort cette approche démotivera les membres de l’équipe et pourrait avoir un effet contre-productif. Vous devez le faire de manière rapide et ne pas passer trop de temps à marcher autour d’eux car vous ne voulez pas leur donner à penser que vous vérifiez ce qu’ils font !
CSP est partenaire de DantotsuPM
Partagez votre Expérience
Si vous utilisez le MBWA et avez d’autres techniques qui marchent bien pour vous, ou si vous avez utilisé des techniques qui n’ont pas fonctionné avec vous, partagez votre expérience, laissez un commentaire!
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Dans beaucoup de projets, même si on ne le fait pas souvent, on aurait tout intérêt à avoir un mode de fonctionnement basé sur des valeurs, notamment quand les projets sont amenés à durer dans le temps.
Les valeurs pour une organisation sont importantes car elles constituent un socle commun auquel tout le monde peut se référer. Cela permet de rappeler à tous des règles de conduite de manière simple surtout lors des périodes de tension, de stress ou de désaccord. Il est important que tout le monde partage les valeurs qui ont été définies. Si une organisation les impose dans la précipitation, elles n’auront pas une grande utilité car il faut prendre le temps que les uns et les autres les intègrent dans leur mode de fonctionnement et en comprennent toute la portée et les implications.
Nous avons défini au Chapitre PMI® France 3 valeurs:
Le professionnalisme, PMI France Chapter est avant tout une association professionnelle dans le management de projet
La bienveillance, une valeur interne qui régit les interactions entre les membres. La bienveillance incite au respect et à la tolérance.
L’ouverture, une valeur externe, afin d’éviter de se fermer à la différence : ouverture multi-générationnelle, ouverture multi-sectorielle, ouverture vers d’autres méthodologies, vers d’autres associations professionnelles, d’autres cultures, d’autres pays.
PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.
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PMI’s professional awards honor organizations and individuals whose passion, talent and expertise make the greatest contributions to the project management profession.
You can honor the best of the best in project management when you nominate a project, program or individual for one of these prestigious awards. The awards recognize people, books and articles, organizations, products and projects.
Several types of recognition are open for submission:
The PMI Fellow Award is the highest and most prestigious individual award presented by the Project Management Institute for service to the organization and profession.
The PMI Eric Jenett Project Management Award of Excellence recognizes and honors an individual who has made outstanding contributions to the project management profession or its practice.
The PMI Linn Stuckenbruck Person of the Year Award recognizes one PMI member for outstanding contributions to the development and advancement of the project management profession.
The PMI Young Professional Award recognizes and honors young professionals who have made a significant impact in advancing project management.
The PMI Project of the Year Award and the PMI Award for Project Excellence recognize the large and complex project that best delivered superior performance of project management practices, organizational results and positive impacts on society.
The PMO of the Year Award honors a PMO that has demonstrated superior organizational project management abilities by adding value to its organization.
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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Avec cette vidéo ludique et pédagogique, vous comprendrez mieux le concept de « Zone de Confort » et surtout vous verrez comment pouvoir en sortir et quelles sont les autres « Zones » qui existent autour de celle-ci.
Vous comprendrez pourquoi il est souvent difficile de s’en extraire et quels sont les choses extraordinaires qui peuvent arriver lorsque vous quittez cette « Zone » …
Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin
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Vous vous êtes jamais senti si débordé par le courrier électronique que vous auriez juste voulu supprimer votre compte de messagerie électronique et repartir de zéro ?
La semaine dernière, j’ai tweeté un lien sur l’un de mes articles de blog les plus populaires jamais, « Yes, You Can Stay on Top of Email » et, presque immédiatement, j’ai reçu deux messages électroniques.
La première personne disait « je veux vraiment reprendre la main sur le courrier électronique, mais j’ai plus de 2100 messages non lus dans ma boîte d’arrivée. Chaque fois que je pense à essayer de rattraper le retard, j’ai envie de pleurer. Je ne sais pas où commencer ! »
La deuxième personne exprimait un sentiment similaire. Elle avouait avoir plus de trois mille messages non lus.
Mon conseil est simple : déclarez-vous en faillite de courrier électronique et recommencez à zéro. Cela ne vaut pas la peine de rester scotché dans cet état. Il est temps pour quelque chose de radical.
Vous savez qu’il est temps pour une faillite de courrier électronique quand :
Vous avez plus de cinq cents messages électroniques non lus dans votre boîte d’arrivée.
Vos collègues se plaignent de votre manque de réactivité.
Vous avez entendu quelqu’un vous dire plus d’une fois la semaine dernière, « Avez-vous reçu le courrier électronique que je vous ai envoyé ? Je n’ai pas reçu de réponse de votre part. »
Vous vous sentez inquiet ou dépassé quand vous pensez au courrier électronique.
Est-ce vous ?
S’il en est ainsi, voici sept étapes à votre déclaration de faillite de courrier électronique :
Admettez la vérité.
Vous avez trop de retard pour rattraper le retard. Malgré vos engagements répétés du contraire, vous prenez de plus en plus de retard. Il est temps de faire quelque chose de majeur vous remettre en piste. Dites ceci à vous-même, Je me déclare en faillite de courrier électronique.
Ouvrez votre programme de courrier électronique.
Une fois ceci fait, mettez-vous immédiatement en absence. Vous devez « éteindre le robinet, pour pouvoir écoper la barque. » La faillite de courrier électronique ne demandera pas longtemps, peut-être trente minutes, mais vous ne pouvez pas le faire si vous êtes constamment interrompu par de nouveaux messages.
Triez vos messages par nom d’émetteur.
Parcourez maintenant la liste jusqu’à ce que vous arriviez aux messages de votre patron, collègues, ou clients clés.
Choisissez les deux messages les plus récents de chacun et répondez à ceux-ci. Mais limitez-vous à dix messages en tout. Vous ne voulez pas rester bloqué. Si ceci prend plus de quinze minutes, passez immédiatement à la prochaine étape.
Créez un nouveau dossier « Courrier Traité ».
Ceci est le seul dossier de courrier électronique dont vous aurez jamais besoin. J’explique pourquoi dans « Yes, You Can Stay on Top of Email« . Pour le moment, faites-moi confiance. Créez le dossier dans votre boîte d’arrivée principale. Si vous utilisez Gmail, utilisez simplement le dossier d’Archives.
Déplacez tous vos messages dans ce dossier.
Sélectionnez tous les messages, marquz-les comme lus et trainez-les dans ce nouveau dossier courrier traité ou archives.
Regardez maintenant votre dossier Boîte d’arrivée et imprimez-en l’image. C’est ce à quoi ressemble une Boîte d’arrivée vide. À ce moment, vous devriez ressentir une étincelle d’espoir.
Ne vous inquiétez pas de vos messages non lus.
Si un message est important, quelqu’un vous le fera savoir. Si ce n’était pas, personne ne le fera.
Vous ne devez pas expliquer que vous vous êtes déclaré en faillite de courrier électronique. Vous ne devez pas raconter des bobards ni faire d’excuses. Dites simplement, « je suis désolé, je n’ai pas vu ce message. Cela vous dérangerait-il de me le ré-envoyer ? »
Engagez-vous la stratégie « zéro message dans la boîte d’arrivée ».
Votre but est d’avoir votre boîte d’arrivée de courrier électronique complètement vide vers la fin de chaque journée. Pour faire ceci, vous devrez apprendre quatre nouvelles compétences de courrier électronique. De nouveau, j’explique celles-ci en détail dans « Yes, You Can Stay on Top of Email. »
Lisez cet article et imprimez-le pour référence. Tournez maintenant remettez votre courrier électronique en service et commencez à pratiquer ce que vous avez appris. Plus vous le ferez, plus rapidement vous y parviendrez. En moyenne, je peux traiter cent messages en trente minutes.
Finalement, tout comme une faillite financière, vous ne pouvez pas vous déclarer en faillite de courrier électronique très souvent. C’est une procédure d’urgence pour des circonstances critiques.
Le but n’est pas d’éluder vos responsabilités, mais d’effacer votre ardoise pour que vous puissiez rester maitre de vos responsabilités à l’avenir.
Question : Quelle impression cela fait-il de repartir d’un tableau blanc ? Vous pouvez laisser un commentaire ici.
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Regardons comment chacun d’entre nous peut grandement améliorer l’efficacité des formations auxquelles il/elle a la chance de participer.
Une approche en trois temps, Avant, Pendant et Après la formation.
1. Avant: Je me prépare !
Une grande partie du succès réside dans la préparation. Cette phase qui précède la formation est en effet cruciale.
Il s’agit tout d’abord de répondre à quelques questions relativement simples:
Que voudrais-je apprendre ?
Je m’efforce d’être le plus précis possible compte tenu du fait qu’il est difficile d’avoir des certitudes sur un sujet que je ne connais pas ou pas suffisamment. Si je vais en formation, c’est généralement pour découvrir un nouveau domaine, acquérir ou perfectionner une compétence, apprendre à me servir de nouveaux outils, processus ou méthodes…
Pourquoi ? et suis-je prêt ?
Quelles sont mes motivations pour cette formation ? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur proche ? Personnellement, j’évite toute formation spécialisée dont je ne pense pas pouvoir utiliser les enseignements dans les 3 mois qui suivent. Autre critère important, les pré-requis : Ai-je l’expérience et les connaissances nécessaires pour que ce cours me soit profitable ? Aller à un cours avancé de préparation à l’examen PMP® sans avoir l’expérience requise (3 ans de management de projets au minimum) et sans avoir suivi les formations préalables risque fort de ne m’être que de peu d’utilité.
Est-ce le bon moment ?
Compte tenu de ma charge de travail, le moment est-il propice pour suivre cette formation ? Suis-je certain de pouvoir libérer le temps nécessaire ? J’ai eu la chance de participer à 3 programmes très musclés de formation comportant plusieurs semaines de formations et travail de groupe entre celles-ci pendant plusieurs mois : école de consulting IT, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin des miens. Il y avait aussi du travail personnel et d’équipe à réaliser entre les différentes étapes de la formation qui exigeaient une disponibilité d’esprit et de concentration. Donc, une excellente question avant de s’engager dans une formation longue : Ma famille me soutient-elle dans ce projet ?
Mon supérieur me supporte-t-il dans cette formation ?
Ne perdons pas de temps à rechercher inutilement des formations qui vont être refusées (à moins que vous ne soyez décidés à les financer de votre poche ou à utiliser votre DIF/CPF pour les Français). Bien sûr, mon habileté à convaincre peut être primordiale ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets ne sont pas extensibles et certaines formations très chères (argent et temps). Autre aspect: mon boss sera-t-il prêt à m’aider à mettre en pratique ce que j’aurais appris : par de nouvelles tâches, responsabilités ou projets, en me « coachant » (ou identifiant un coach), en me donnant du temps pour préparer une certification…
Quelles sont les formations qui peuvent répondre à cette attente ?
Divers vecteurs de recherche sont à exploiter: le département ressources humaines de l’entreprise, les collègues, le manager, le web avec en particulier les forums et blogs professionnels, les organismes de formation… Il est également intéressant de prendre en compte pour des formations supérieures ou plus longues : la réputation de l’organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d’infos sur internet si vous parvenez à obtenir son nom). Par exemples, certains formateurs à l’examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%. Autant choisir ceux-là !
2. Pendant : Je me plonge à 100% dans la formation
Focus et concentration: Ça y est, nous y sommes, la formation tant attendue débute.
Considérons plusieurs domaines :
la logistique
Je coupe téléphone/emails et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien les exploiter en m’y consacrant à 100%. Je m’assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place ou à quelle heure je serai joignable. Je définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c’est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS… …et je n’en déroge pas.
le contenu
Je m’efforce de faire le parallèle entre ce que j’apprends et des situations concrètes de ma vie professionnelle et personnelle. Cela me permet très souvent de mieux mémoriser et de valider ma compréhension. Par exemple, lorsque j’ai suivi les formations préparant à la certification Project Management Professional PMP®, j’avais déjà pas mal d’expérience de management de projet et plusieurs projets en cours. Lorsque nous abordions un nouveau domaine de compétence du PMI® avec ses techniques et outils, je me remémorais un projet sur lequel je pensais avoir observé (ou exécuté) de bonnes pratiques sur le sujet et un autre où les choses s’étaient moins bien passées. Ces points de références me permettaient d’associer très rapidement la théorie du cours avec mon expérience pratique et de mieux comprendre les raisons de ces succès ou difficultés.
l’ouverture d’esprit
Il n’est pas rare lors de formations d’apprendre des choses auxquelles on ne s’attendait pas. Ce que je retiens n’est peut-être pas directement l’objet de la formation et pourtant cela me sera tout aussi utile. Par exemple, il est fréquent de rencontrer en formation des personnes que l’on ne connaît pas et de devoir réaliser des exercices en petites équipes. Il y a souvent des personnes provenant d’autres pays, cultures, métiers, expériences… Par exemple, lors d’une formation sur comment construire un bon business plan, j’ai pu apprendre à déminer certains conflits qui surviennent lors de la formation d’une équipe par l’alignement des objectifs de chacun et le dialogue. Ce n’était pas directement ce que je m’attendais à apprendre, mais cela s’est avéré extrêmement utile de retour dans mon job pour prendre de nouvelles responsabilités !
3. Après: J’applique, j’approfondis, je développe !
Nous avons appris, maintenant appliquons ce nouveau savoir pour en faire une réelle compétence. La formation n’est qu’un début.
je pratique
Je dois me créer les opportunités de pratiquer ce que j’ai récemment acquis sous peine de l’oublier très rapidement. Si l’étape de préparation a bien été suivie, j’ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d’investir sur moi. Il est nécessaire au retour de la formation de reprendre cette liste de motivations et d’en faire une liste d’objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maîtriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j’ai assisté à un cours sur le management des risques, je m’engage au retour à revoir sous quinzaine l’étude des risques de mon projet principal aux lumières de la nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique… Si c’était un cours sur les techniques de présentation, j’essaierai de me créer une opportunité de présenter un sujet à une large audience dans le mois qui suit…
j’ajoute une grosse dose de travail personnel
Il est assez rare qu’une formation donne toutes les ficelles: méthodes, techniques, savoir-faire. Par contre, j’ai maintenant les pointeurs, le vocabulaire et les compétences de base pour aller plus loin (bouquins, sites internet…). Si le sujet m’intéresse réellement, je peux rester informé des évolutions. Par exemple, comme tous les chefs de projet certifiés avant 2018, j’étudierai les changements apportés par PMI dans la nouvelle version V6 du PMBOK Guide. Je participerai à des forums et rencontres sur le sujet. Je suivrai les évolutions du domaine… Si ma supérieure a accepté de me « coacher » ou de me fournir un coach expérimenté, je vais établir des objectifs concrets avec elle.
j’augmente mon réseau de connaissances
J’ai certainement rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j’ai des affinités. Je garde le contact. J’envoie un message après le cours à ces personnes, en suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo, Réseau Social d’Entreprise ou autres). Je leur envoie régulièrement de mes nouvelles et articles intéressants sur le sujet que nous avons étudié ensemble, si possible j’organise des rencontres pour garder le lien…
Il ne s’agit que d’un retour d’expérience et je vous invite vivement à enrichir de vos commentaires et suggestions 🙂
Partenaire de DantotsuPM
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Les changements de saisons fournissent de belles opportunités de ranger nos armoires. Nous avons tous des chemises, pantalons, chaussures… que nous n’avons plus portés depuis des mois sinon des années. Pourquoi ne pas en faire profiter d’autres et faire de la place pour les choses que nous voulons vraiment ?
Ce processus nécessaire est parfois douloureux. Il rappelle l’élagage nécessaire des arbres fruitiers. Hors, cet « élagage » s’applique tout autant à nos vies : si nous voulons plus de ce que nous aimons, nous devons nous débarrasser ce que nous ne voulons pas.
Donnons-nous de l’espace
Se séparer de certaines choses matérielles peut paraitre difficile pour certains : Valeur sentimentale ou « ça peut encore servir » ou encore « ce n’est pas si usé ou démodé »…
Et il est encore plus difficile de se débarrasser d’habitudes, de projets et même parfois de relations personnelles ou professionnelles qui ne nous apportent plus rien de bon.
Gardons à l’esprit que ce qui est vrai pour nos armoires l’est aussi pour notre vie. Si nous remplissons tous les espaces existants, rien de nouveau ne peut plus y entrer. Nous limitons nos options et nos capacités de développement.
L’élagage est nécessaire.
Notre défi et 3 conseils pour l’adresser
Le fait que ce soit nécessaire ne signifie pas que c’est facile. Nous voyons ce que nous avons, pas ce que nous n’avons pas. Il peut sembler que nous renonçons à quelque chose pour rien ou que nous créons un vide qui nous donne un peu le vertige.
Identifier ce qui ne nous sert plus
Certaines choses étaient utiles, mais ne nous servent plus maintenant. D’autres choses, eh bien, nous avions pensé qu’elles ne seraient utiles, mais cela ne fut jamais le cas. Nous les conservons par habitude ou dans l’espoir qu’elles seraient peut-être utiles un jour.
C’est le moment de faire le point. Demandons-nous “Ceci m’est-il encore utile ?” et répondons honnêtement. Considérons nos habitudes (fumer, regarder les journaux télévisés, se coucher tard, lire ses courriels dès le lever, passer du temps sur les réseaux sociaux…), nos clients (ceux pas rentables ou difficiles), nos collègues (négatifs, ennuyeux)… Calculons sans concession ce que nous devons réduire ou éliminer dans notre travail et notre vie.
Débarrassons nous en, même si nous n’avons pas encore de substitut
Cela demande un peu de foi dans le processus. Nous devons lâcher des choses maintenant afin de faire de la place pour des choses qui, nous en sommes confiants, viendront plus tard.
Faisons le premier pas : Aller à un vide grenier, passer un coup de fil difficile, éliminer une habitude contre-productive, se coucher trop tard…
Quand nous doutons, rappelons-nous que nous avons déjà décidé que ces choses ne nous apportent aucune valeur. En nous en débarrassant nous y gagnons et, dans la plupart des cas, d’autres y gagnent aussi.
Identifions ce que nous voulons vraiment et allons le chercher
Maintenant, pas encombré, nous avons de l’espace, du temps, ou de l’énergie pour nous consacrer à l’obtention ce que nous voulons vraiment. Soyons intentionnels, prudents, mais sortons et allons le chercher.
Nous avions toujours voulu davantage de prospects ? Nous avons maintenant le temps d’aller les démarcher. Nous souhaitions lancer un nouveau projet ou une nouvelle activité, nous avons le temps et l’énergie pour le faire. Nous voulions découvrir de nouveaux horizons, nous avons fait de la place aux rencontres et à la sérendipité.
Si nous voulons avoir plus de ce que nous voulons, nous devons nous débarrasser ce que nous ne voulons pas.
Élaguons, élaguons encore et encore
Après avoir appliqué ces quelques conseils, nous regretterons seulement de ne pas l’avoir fait plus tôt. Nous débarrasser des choses dont nous n’avons pas besoin fait autant de place pour celles que nous espérons.
Alors, de quoi devriez-vous vous débarrasser ? Laissez un commentaire !
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Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”.
C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux !!), que faire ???
Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques.
1. Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres
“Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”
2. Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste.
“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Qu’en pensent les autres ?”
3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It.
Demandez ensuite à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’elle a écrit.
4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table
Faire un tour de la table en demandant à chaque personne de partager un commentaire. Démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur.
“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”
5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.
“Michel, quelles sont tes idées sur cette question ?”
6. Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur
“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés et je voudrais être sûr que nous les entendions.”
7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe
8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique (par exemple une balle) pour équilibrer la discussion.
La personne tenant la balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.
CSP est partenaire de DantotsuPM
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Que faire des amateurs de scandales, ceux qui critiquent tout et n’importe quoi sans fondement, ou ceux qui vous traitent injustement ou de façon incorrecte ?
Mais, commençons par le début. Le mot Blog est issu du mélange entre Web et Log c’est à dire littéralement un carnet de bord sur le net.
Est-il étonnant d’avoir une journée mondiale du blog ? Pour beaucoup, phénomène de société, pour d’autre simple effet de mode.
Les Blogs font parler d’eux seulement depuis quelques années en France, pourtant ils sont présents sur le net depuis quasiment ses débuts. Quand, en 1993, Tim Berners Lee créé le premier site internet de l’histoire il est le premier blogueur de l’histoire, sans le savoir.
Nouveaux moyens d’expression sur le net, ils ont l’avantage de pouvoir être créés facilement. Coups de gueule, coups de cœur, journaux intimes, albums photos, vies privées, successions de liens… on trouve réellement de tout dans la planète blog que d’aucuns nomment parfois la blogosphère.
Si vous êtes une société avec une présence en ligne ou si vous êtes un blogueur actif vous commencerez tôt ou tard à toucher des gens que vous ne connaissez pas. Je suis tout à fait certain que la plupart de vos efforts en ligne on l’objectif d’attirer plus de visiteurs et de les convertir en abonnés ou clients. Si ce n’est pas le cas, peut-être devriez-vous reconsidérer votre stratégie et partager en commentaire quels sont vos buts. Quand vous commencez à attirer des visiteurs de votre site Web, il est inévitable que quelques personnes réagissent négativement même si le contenu que vous publiez sont des informations de forte valeur et des solutions utiles.
Que faire des amateurs de scandales ?
La réaction la plus irréfléchie serait de répondre coup pour coup.
Quand la société ou le blog dans lesquels vous mettez tant d’énergie et dur labeur sont critiqués de façon injuste et abrupte, la réaction la plus évidente est la défense. Alors est-il bon de commencer à soutenir un argument avec les gens qui vous traînent dans la boue sur votre page Facebook ou dans des commentaires sur votre blog ? Je dirais en aucune façon ! Laissez-moi expliquer pourquoi.
Pour simplifier les choses, nous répartirons les personnes visitant vos sites Web et médias sociaux fait le profil entre trois catégories.
Les gens qui vous aiment et vous suivent (vous ou votre société)
Les gens qui sont indécis
Les gens qui ne vous aiment vraiment pas
Il est important de préciser que les personnes du dernier groupe écrivent généralement des messages ou commentaires négatifs et non constructifs. Ce ne sont pas les personnes qui fournissent une critique raisonnable et un retour d’information valable.
Typiquement, le groupe des personnes indécises est de loin le plus grand et le plus important pour votre business. Les personnes de ce groupe sont des abonnés potentiels ou même de futurs clients. Ce qui est important est qui vous autorisez à influencer ce groupe sur les canaux de communication en ligne que vous contrôlez.
Figure 1.- Qui devriez-vous laisser influencer les indécis ?
Je recommande fortement de laisser les personnes qui vous apprécient être les prescripteurs principaux tandis les amateurs de scandales seront ignorés ou tenus au silence . Si vous commencez à vous disputer et vous défendre contre ce groupe, vous faites constamment remonter du négatif et cela peut même attirer davantage d’amateurs de scandales.
5 étapes faciles sur la façon de traiter ces réponses
Déterminez si c’est une critique réglo ou simplement du spam. Toutes les critiques réglos exigent une réponse. Alors que le spam devrait être ignoré et même supprimé des commentaires si considéré inopportun.
En répondant à une question/critique réglo, commencer toujours par remercier la personne d’attirer votre attention sur ce problème spécifique. Si vous ou votre business avez vraiment fait une erreur, rappelez-vous de présenter des excuses!
Prenez la responsabilité de la situation et répondez à la question soulevée (si il y en a une) aussi précisément que possible sans commencer une dispute.
Rappelez-vous de rester positif et d’éviter d’ajouter plus de négativité à la conversation, car cela se refléterait seulement négativement sur votre business.
Signez en utilisant votre nom et/ou intitulé de poste. (ajouter votre intitulé de poste donne de l’autorité et fait clairement savoir qu’une personne réelle traite la question, pas une machine)
Utilisez des outils de suivi de comptes sociaux multiples et intégrez votre site Web avec Facebook, Twitter etc. pour rendre simple et facile à quelqu’un de participer. Par exemple, il y a beaucoup d’extensions WordPress pour Facebook qui rendent l’intégration beaucoup plus simple.
Bien que la plupart des critiques prennent leurs racines dans des problèmes normaux et soient constructives, il y aura toujours des commentaires qui vous tireront vers une situation perdant-perdant.
A vos claviers pour dire ce que vous pensez de ce blog, DantotsuPM !
La meilleure chose à faire est de reconnaître la situation, de vous assurer que vous adressez les situations réelles et solvables et évitez de vous laisser entraîner dans une discussion que vous ne pouvez pas gagner. Ignorer des commentaires négatifs ne les fera pas s’en aller, cela pourrait même donner du carburant à d’autres qui verraient que vous ignorez purement et simplement des utilisateurs mécontents.
Cependant, traiter les commentaires négatifs de façon professionnelle et respectueuse vous permettra de leur faire face plus facilement et cela vous donne en plus l’occasion de transformer des utilisateurs mécontents en utilisateurs satisfaits récurrents.
Participez à cette discussion: Comment traitez-vous les commentaires vraiment mauvais ?
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En tant que chef de projet, vous voulez faire un rapport efficace sur le statut de projet en fournissant des informations suffisantes aux parties prenantes en réduisant aussi la quantité d’aller-retour sur ces communications nécessaires. Ceci signifie des informations complètes, détaillées fournies de façons qui conviennent avec les parties prenantes, mais marchent aussi pour vous comme chef de projet. Cela peut être un challenge !
La façon la plus efficace de développer un plan pour faire un rapport sur le statut de votre projet est de le réaliser en collaboration avec l’équipe de direction de l’organisation. Celle-ci est probablement là où vos sponsors rapportent et vous devrez adapter vos communications pour répondre aux besoins et attentes des membres de cette équipe de direction. Plus complètes sont vos communications, plus probablement vous parviendrez à réduire les questions du projet ainsi bien des défis. Je ne propose pas que vous alliez demander à chaque membre de l’équipe de direction comment ils veulent recevoir des communications sur le projet. Vous voulez plutôt avoir une méthode et un format pour communiquer qui se satisfasse tout le monde et leurs besoins en général.
Fournir un résumé des projets en cours et le faire suivre de détails répond aux besoins de ces parties prenantes clés qui veulent simplement une vue d’ensemble de statut aussi bien que les personnes qui veulent plonger plus profond dans le projet et son statut.
Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net
Envisagez les éléments suivants pour la partie de détail sur chaque projet en cours :
Nom du Projet
Parties prenantes principales et ressources du projet
Le travail à réaliser sur la prochaine période de rapport et les ressources requises
Les problèmes à résoudre (et spécifiquement que l’apport nécessaire des parties prenantes)
Prenons un exemple :
Projet en cours – DÉTAILS
Projet : Nouveau processus de comptes fournisseurs
Parties prenantes Clés:
VP Finance et Comptabilité
Directeur Paiements Fournisseurs
Ressources de Projet Assignées:
Équipe Membres: Alison, Bryan, Samantha
Du côté client membres de l’équipe : Sally (responsable de comptes fournisseurs), Billy (administrateur de comptes fournisseurs)
Statut Actuel (Vert, Orange, Rouge) :
Orange – Membres de l’équipe côté clients indisponibles pendant 2 semaines
Comment ce statut est adressé ( Détails – pour Orangeet Rougeseulement) :
Membres de l’équipe côté clients indisponibles pendant 2 semaines. Les membres de l’équipe projet continueront à progresser en développant de nouvelles solutions de processus pour revue quand les membres de l’équipe côté clients redeviendront disponibles. Prévision : 1 semaine de retard sur le projet.
Le travail à réaliser sur la prochaine période
Tâche majeure …
Assignée à …
Du côté client ressources requises …
Date projetée d’achèvement …
Développement de solutions de processus potentielles
Alison, Bryan
Sally, Billy (indisponible)
Retard de 1 semaine :
Le 10 juin
Les problèmes à résoudre
Problème
Cause du problème
Ressources requises
Résolution Proposée
L’impact pour le projet (budget, ressources, délais, etc)
Des besoins technologiques sont liés au nouveau processus (3 solutions potentielles exigent une nouvelle technologie)
Les processus initialement considérés n’exigeaient pas de mise à jour technologique
Personnel informatique
Organiser une réunion avec le personnel informatique pour déterminer l’impact du nouveau besoin technologique
Nous aurons besoin d’obtenir l’approbation pour toute nouvelle technologie nécessaire (augmentation budgétaire)
L’impact attendu est sur le budget et les délais; Cela exigera des ressources informatiques – plus de détails à suivre
Ci-dessus est un exemple très simple d’informations détaillées sur un projet particulier. Plus ou moins d’informations peuvent être nécessaires pour vos projets selon l’organisation et les préférences de la direction.
Une bonne pratique consiste à envoyer ces informations avant les réunions de statut de projet, ce qui permet aux parties prenantes de passer en revue les informations à l’avance et venir préparées avec des questions supplémentaires et/ou prendre une décision.
Plus les chefs de projet sont détaillés dans leur rapport sur le projet, moins de questions et défis le projet recevra car les parties prenantes se sentiront « dans la boucle. »
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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