Les désaccords sont parfaitement normaux

Nous ne pouvons pas toujours être d’accord sur tout, au travail comme dans la vie courante. Comment nous abordons et traitons ces désaccords fait toute la différence.

Disagreements are Perfectly Normal

https://stevekeating.me/2019/09/22/disagreements-are-perfectly-normal/ par Steve Keating

Il y a des désaccords dans chaque relation. Cela ne fait aucune différence que nous parlions d’un rapport personnel ou de travail, les gens apportent leur propre point de vue dans la relation. Quand ces points de vue ne sont pas synchrones, des désaccords surviennent.

La plupart sont facilement résolus. Mais parfois ces désaccords peuvent seulement être surmontés par un effort mutuel et conscient de trouver une sorte de point commun. La clef est ici l’effort « mutuel ». Si seulement l’une des parties dans cette relation est intéressée par trouver une solution au désaccord, ce rapport relationnel ne va probablement pas survivre bien longtemps.

Vous allez beaucoup plus probablement réussir à résoudre ce désaccord si cet effort a lieu dans un environnement non-adverse. Si votre but est de trouver une solution au désaccord alors vous avez une chance de renforcer votre rapport. Si votre but est « de gagner » la dispute alors votre objectif secondaire, même inconsciemment, est de faire de l’autre personne un perdant.

Combien de valeur placez-que vous vraiment dans le rapport relationnel si votre objectif est de faire que l’autre personne ressente cela comme si elle avait perdu quelque chose ?

Avant que vous ne permettiez à une discussion de devenir une dispute, je suggérerais que vous vous demandiez si le rapport relationnel est plus important pour vous que des preuves que vous avez raison. Vous ne trouverez pas beaucoup de personnes qui aiment avoir une relation avec quelqu’un qui fait d’elles des perdantes.

Il est beaucoup plus productif de penser à une dispute comme à une différence qui peut être résolue, pas une bataille que vous devez gagner. Même les gens avec des points de vue contradictoires devraient être capables de trouver des solutions qui fonctionnent pour toutes les parties s’ils sont vraiment intéressés à essayer.

Voici quelques autres idées pour vous aider dans des conversations qui peuvent être difficiles

Écoutez soigneusement ce que dit l’autre personne.

Demandez des clarifications quand vous en avez besoin. N’essayez jamais de deviner ce qu’elle veut vraiment dire. Ceci vous assure que vous comprenez comment l’autre personne voit le problème. Cela envoie aussi le message que vous êtes raisonnable et donne aux autres l’occasion d’exprimer leurs avis. Les malentendus intensifient sérieusement le désaccord. De nouveau, ne supposez jamais ce que l’autre personne veut dire.

Expliquez votre position clairement en fournissant les clarifications qui sont demandées de manière non-émotionnelle.

Chacun doit être aussi clair que vous l’êtes sur le point que vous présentez. N’essayez pas de fournir des clarifications sur pourquoi quelque chose vous rend fou alors que vous êtes toujours sous le coup de la colère. La colère est une émotion qui est difficile à cacher. Laissez-la redescendre au moins un peu avant d’aborder le sujet.

Comprenez pourquoi l’autre personne adopte une position différente.

Allez au cœur du problème et sachez pourquoi un certain résultat est disputé. Peu importe à quel point vous pouvez penser que l’autre position est irraisonnable, n’oubliez pas que si vous étiez cette autre personne vous ressentiriez exactement la même chose qu’elle. Si vos expériences de vie et vos histoires étaient les mêmes que les leurs vous seriez à ses côtés et pas contre elle.

Son point de vue ne fait pas d’elle une mauvaise personne, il en fait une personne différente de vous.

Restez sur le sujet.

Vous n’arrangerez pas un désaccord en en ressassant un autre. Cette tactique fait dérailler la discussion. Cela met l’autre personne sur la défensive, rendant encore plus difficile d’atteindre un accord.

Abstenez-vous de « bons mots ».

Ne vous mettez pas dans l’embarras en suggérant que d’autres soient incapables d’avoir une vue d’ensemble ni de raisonner au-delà de la situation présente.

Vous pouvez ne jamais avoir prononcé ce mot, mais n’ayez aucun doute que l’autre personne vous a bien entendu l’appeler « stupide ».

Soyez juste.

Je sais qu’il est assez commun pour les gens de vouloir « gagner » l’argument. Mais comprenez que votre meilleur espoir de surmonter avec succès le désaccord est de permettre à l’autre personne de maintenir un sentiment de leur propre valeur. Quand vous faites preuve d’équité, vous gardez l’autre personne engagée, calme et ouverte d’esprit.

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La personne de “l’autre côté” du désaccord n’est pas votre adversaire. Si ce rapport relationnel est important pour vous, comprenez alors que le désaccord est en lui-même votre adversaire commun. Attaquez-vous au désaccord, pas l’un à l’autre.

Les désaccords peuvent en fait renforcer des rapports comme facilement les détruire. Tout dépend de comment ils sont traités. Je suggérerais donc que vous les manipuliez avec soin et attention.


C’est assez souvent des désaccords que surgit l’innovation !

En effet, confronter des idées et des positions permet de voir les choses sous des angles différents. Ceci permet souvent de générer de nouvelles idées et innovations.

Est-ce aussi votre expérience ?
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Biais Cognitif – Biais de Distinction

En comparant des options côte à côte, nous devenons hypersensibles à de toutes petites différences, alors qu’en fait, ces différences ne sont pas si grandes ou bien pas très importantes.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Les êtres humains font tout le temps des comparaisons pour évaluer le monde qui les entoure. Les projets n’y font pas exception. Il peut être très facile de vous prendre à défaut sur un détail spécifique de votre projet en le comparant à un autre projet. Et cela peut vous permettre de vous améliorer. Mais si cette petite différence n’a pas une grande importance par rapport à l’ensemble de votre projet et ses livrables, vous pourriez perdre un temps et une énergie précieuses à vouloir l’adresser alors que cela n’en vaut pas la peine.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

prenez un peu de hauteur pour analyser calmement la différence

Quand vous percevez une différence, par exemple entre votre manière de manager et suivre un projet et celle d’un autre manager de projet, prenez un peu de hauteur pour voir l’ensemble de la situation.

  • Cette pratique différente est-elle intéressante pour vous et votre projet ?
  • Fera-t-elle une réelle différence positive sur les livrables du projet et la satisfaction des utilisateurs ?
  • Est-elle si critique que vous deviez impérativement l’adopter ?
  • Ou bien, est-ce seulement une autre manière de faire les choses qui peut ou pas apporter de bénéfices additionnels à votre projet ?

Ce biais peut-il nous être utile ?

Montrez les avantages de votre projet et de ses livrables à côté de ses concurrents pour que les parties prenantes et tout particulièrement les donneurs d’ordre puissent bien comprendre les différences. Même les petites… Il ne s’agit pas de dénigrer d’autres initiatives mais de mettre en valeur vos points forts. Montrez les bénéfices de telle ou telle option que vous soumettez à votre comité de projet pour arbitrage.

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Le guide Scrum 2020 : De nombreux articles et commentaires d’experts francophones

Depuis son arrivée,  en novembre 2020, le guide suscite bien des commentaires.

Le nouveau Scrum Guide : Sa page de téléchargement GRATUIT dans la langue de votre choix

Voici des billets qui m’ont intéressé et parfois surpris…

Bruno Margueritat avec un résumé et une analyse personnelle de cette nouvelle version du guide : http://brunomargueritat.com/2020/11/18/scrum-guide-2020/

Claude Aubry exprime son premier ressenti à la lecture de la version française (qui a été depuis améliorée) et son analyse critique des différences et des apports de cette nouvelle mouture :

  1. Premier ressenti
  2. Critique plus étayée

Pablo Pernot nous provoque un peu et nous force à prendre du recul avec son billet au titre choc: Difficile fin de carrière pour Scrum

Pour rappel

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AgilePM® a franchi la barre des 150,000 examens l’an dernier

Pourquoi la certification AgilePM® est-elle si populaire ?

AgilePM® passes 150,000 exams milestone

https://apmg-international.com/article/agilepmr-passes-150000-exams-milestone

Guide sur Amazon

Ces dernières années et particulièrement depuis le lancement du manifeste Agile en 1994, un nombre incroyable et toujours croissant d’organisations et de professionnels des projets se sont tournés vers les approches Agiles dans l’objectif d’améliorer l’exécution et le retour sur investissement de leurs projets et autres initiatives de changement.

C’est une tendance qui ne se dément pas. Le dernier rapport ‘Pulse of the Profession’ du Project Management Institute indique que 53 % d’organisations placent une forte priorité sur la mise en place d’une culture réceptive aux changements.

Depuis son introduction en 2010, AgilePM s’est vite établie comme une certification majeure pour le management de projet agile.

Développée et publiée par le Agile Business Consortium, la guidance AgilePM offre une méthodologie pratique et répétable qui trouve un équilibre idéal entre les standards, la rigueur et la visibilité exigée pour la bonne gestion de projet et les rapides changements et l’auto-organisation Agile. Il offre une structure Agile structurée et évolutive dans l’entreprise basée sur une pratique prouvée.

Il y a quelques fonctions clefs d’ AgilePM qui contribuent à sa popularité et à son succès

Une approche essayée et testée en entreprise

AgilePM Certification détails

AgilePM est essentiellement un sous-ensemble pour un manager de projet du framework Agile du Agile Business Consortium. La structure, établie au fil des 20 dernières années et régulièrement revue, combine la direction et la rigueur à l’agilité et la flexibilité actuellement exigées par les organisations.

Le cycle de vie complet du projet est adressé (au-delà du développement de produit)

AgilePM offre une approche Agile mature qui, tout en offrant agilité et flexibilité, conserve les concepts d’une livraison de projet et d’un management de projet. AgilePM va au-delà des approches de développement de produit Agiles comme Scrum.

Contrôles de qualité et de gouvernance

inspecter les livrablesUn des principes sous-jacents d’ AgilePM est de ne jamais compromettre la qualité. Dans AgilePM, les critères d’acceptation de projet, de haut niveau sont agréés aux diverses étapes du cycle de vie du projet, des exigences initiales à l’étape de faisabilité, des objectifs de chaque étape de développement à la livraison du produit/solution.

Management de risque

AgilePM fournit des idées pratiques pour manager le risque, adressant directement beaucoup de risques associés aux projets. Le Questionnaire d’Approche de Projet fournit un point de départ efficace pour créer une compréhension claire et partagée des risques de projet et de leur réduction.

Rôles et responsabilités clairs

Qui va faire quoi et avec quel niveau de responsabilité et quel rôle ?

Des personnes travaillant efficacement ensemble sont la base de tout projet réussi. AgilePM le reconnaît et assigne des rôles et des responsabilités clairs à chaque personne dans un projet, représentant le business/métier, la solution/technique, le management et les processus.

Les pratiques agiles populaires sont intégrées

AgilePM incorpore et encourage une gamme de pratiques agiles populaires pour soutenir un développement de solution efficace y compris la Priorisation Moscow, le Timeboxing et le Développement Itératif.

Relisez ce billet

Une structure et une certification globales, agnostique de l’industrie

AgilePM est une approche vraiment globale avec une certification. Les candidats de plus de 80 pays se sont embarqués pour un voyage vers la certification AgilePM. Ils représentent un large panel d’organisations, d’industries et de secteurs, de petites structures de conseil à de grandes multinationales.

L’analyse des candidats démontre l’attrait d’AgilePM dans des industries diverses.

Les huit industries les plus populaires choisies par des candidats

  1. Information et communication (15 %)
  2. Finance et services d’assurance (13.5 %)
  3. Administration publique et défense (7.5 %)
  4. Autres activités de service (6.4 %)
  5. Activités professionnelles, scientifiques et techniques (6.1 %)
  6. Éducation (4.8 %)
  7. Industrie (4 %)
  8. Santé humaine et activités d’assistance sociale (2.9 %)

Les dix premiers pays pour des examens Foundation

  • Le Royaume-Uni (40.6 %)
  • La Pologne (28.3 %)
  • L’Australie (7.2 %)
  • La France (5.3 %)
  • Les Pays-Bas (3.0 %)
  • L’Afrique du Sud (2.6 %)
  • L’Italie (2.3 %)
  • La Roumanie (1.9 %)
  • La Belgique (1.5 %)
  • La Malaisie (1.1 %)
Guide sur Amazon

AgilePM Handbook est maintenant disponible en quatre langues (anglais, français, allemand et polonais), avec des examens disponibles dans sept langues (anglais, français, allemand, polonais, chinois, hollandais et italien).

Formation et certification AgilePM

Les formations accréditées pour AgilePM sont délivrées par le réseau global d’organisations de formation accréditées (ATOs) de APMG. cliquez ici pour en savoir davantage.

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Ouvrage Collectif – « Le management de projet par le FLUX » par Anthony Fouqué et Grégoire Conesa

Le 4ème thème de l’ouvrage collectif est « Établir une gouvernance solide, gérer habilement les dimensions technique et politique »

Le livre « Innover, Organiser, Inspirer pour réussir sa Transformation » Techniques et témoignages de vie de Chefs de Projet de la Francophonie sera publié très prochainement.

Cet ouvrage collectif nous invite à suivre le parcours original et personnel de professionnel(le)s auteurs chacun d’un chapitre et qui nous y livrent les leçons tirées de leur expérience dans le management de projet et le leadership.


« Le management de projet par le FLUX »

Anthony Fouqué et Grégoire Conesa présentent une vraie étude de cas d’une petite société qui conçoit et fabrique des systèmes luminaires et qui a réussi, suite à un appel d’offre, à multiplier par 20 le nombre de produits mis sur le marché.

Pour ce faire, elle a utilisé conjointement  les approches Agile, Lean Engineering et Chaîne Critique. En tant que consultant pour la société, Anthony a aidé Grégoire, le responsable du bureau d’étude de l’entreprise, à relever en six mois le grand défi technique et humain qu’un tel changement d’échelle représente.

Véritable binôme lors de cette implémentation, ils ont pu combiner les avantages du regard et de l’expertise externe avec les capacités d’exécution internes. Ils ont ensemble identifié les problèmes principaux car «il n’est pas pertinent de discuter de la solution si nous ne partageons pas le même constat sur les problèmes ».

Cet exposé mêle des éléments théoriques (Project Schedule Network Diagram, chemin critique, chaîne critique, management visuel, « fever chart », pipeline management) mais expliqués de manière très pédagogique et avec une présentation de bout en bout de la mise en place d’un management par le flux.

Vous suivrez j’en suis sûr, ce retour d’expérience avec grande curiosité, comme la résolution d’une vraie intrigue policière.

D’autant plus que les résultats furent au rendez-vous
  • Deux semaines après l’application de ces principes, mise sur le marché de l’équivalent de 6 produits soit autant que pendant les 12 mois précédents !
  • 2 mois plus tard, 40 produits étaient à disposition pour les nouveaux marchés…

Ne manquez pas le témoignage d’Anthony Fouqué lors du prochain wébinaire du PMI France Région Globale.

Vendredi 12 – « Le management de projet par le FLUX » & « Organisation humaine des structures PMO pour grands programmes internationaux »

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Comment mener pendant une crise de projet

Comment Mener pendant une Crise de Projet, B.A.-BA de gestion de crise.

Crisis Management 101

https://www.mpug.com/articles/crisis-management-101-how-to-lead-during-a-project-crisis/ par Lindsay Curtis

“Une mer d’huile n’a jamais fait un marin compétent.” Proverbe anglais

Jalons de projet manqués. Projet dépassant le budget. Parties prenantes furieuses, déçues. Membres d’équipe épuisés “au moment crucial”. Transpirez-vous déjà ? Si vous êtes un chef de projet, ces problèmes sont probablement suffisants pour vous frapper au cœur. La Loi de Murphy édicte “ce qui peut mal tourner, tournera mal”, et personne ne le sait mieux qu’un chef de projet expérimenté.

Peut-être avant que vous ne soyez devenus manager de projet, avez-vous connu une crise de projet ou en étiez le témoin de votre manager devenant fou silencieusement (ou pas si silencieusement). Peut-être avez-vous même dû travailler de nombreuses heures supplémentaires pour sortir un projet du mode crise. Maintenant que vous êtes la personne responsable, vous êtes celle sur qui chacun compte pour trouver des solutions dans ces moments de crise.

Les chefs de projet expérimentés ont rencontré leur quota de crises et ont adopté quelques pratiques pour gérer les passages difficiles et les crises inattendues qui surviennent. Si vous êtes un néophyte du management de projet ou avez seulement eu énormément de chance jusqu’ici, voici quelques astuces sur la façon de changer la direction de votre navire avant qu’il ne coule.

Prêtez attention aux signaux d’alarme

parfois les signaux d’alarme ne sont pas si visibles

Avant que le désastre ne frappe, il y a d’habitude quelques signaux d’alarme le long de la voie. Votre travail de chef de projet est de garder vos oreilles et yeux ouverts pour détecter ces signaux et ensuite prendre une action préventive immédiate pour empêcher les choses de dérailler. Soyez conscient des plaintes qui remontent de votre équipe et parties prenantes, même si elles peuvent sembler mineures de prime abord.

Par exemple, quand vous avez un budget contraint et essayez de tirer le maximum de chaque euro, vous devez prêter une attention particulière aux “consommateurs de budget” et continuez, en plus du contrôle de vos dépenses et estimations, à chercher quotidiennement tout écart entre le coût réel et votre budget, pour ne jamais le dépasser.

Quand vous remarquez des signaux d’alarme, développez un plan d’action préventive pour réduire au minimum le risque d’éclatement d’une situation de crise, ou en atténuer au moins les impacts que ces problèmes auront sur le projet. Si vous avez un plan de management des risques et/ou un plan de contingence, ces étapes devraient déjà y être décrites.

Contenez la crise

Disons vous avez manqué les signaux d’alarme, ou « mince » il n’y avait aucun et maintenant vous et votre projet êtes en mode crise. Que faire maintenant ?

D’abord, concentrez-vous sur rassembler de l’information. Obtenez autant d’information que vous le pouvez sur la cause de la crise, aussi bien que ses ramifications. Qu’est-ce qui a causé cet impact ? Et, depuis quand ? Identifiez la cause racine.

Ensuite, agissez rapidement et de manière décisive. Une fois que vous avez identifié la cause de la crise et l’avez empêché de s’étendre ou d’être hors contrôle, il est temps de ramener votre équipe et votre projet sur les rails. Communiquez en face à face, si vous pouvez. C’est maintenant que les membres d’équipe vont compter sur vous, alors, arrachez-vous les cheveux en privé si vous le devez, mais maintenez un sentiment de calme lors des réunions de groupe. Ne cherchez pas de coupable. Au lieu de cela, tenez une réunion d’équipe et discutez des façons d’empêcher cette crise de se produire à nouveau. Donnez à chacun l’opportunité d’exprimer ce qui est arrivé, sans s’y arrêter trop longtemps, car cela aidera à faire avancer des choses.

Soyez réaliste et optimiste

Il est facile de s’enliser dans la négativité ou d’être pessimiste pendant une crise. Quand cela arrive, vous et les membres de votre équipe pouvez passer plus de temps à parler de la crise elle-même plutôt que vous concentrer sur la ou les solutions. Ne vous laissez pas entrainer dans une spirale de négativité. Au lieu de cela, communiquez une évaluation raisonnable de la situation à votre équipe. Vous n’avez pas à édulcorer le sujet, soyez réalistes et optimistes en identifiant la manière d’aller de l’avant. Impliquez votre équipe entière dans la solution. Souvenez-vous, la vie n’est pas parfaite et votre projet ne peut pas l’être non plus. Les erreurs arrivent. Il est important de les utiliser comme des moments d’enseignements pour vous et votre équipe.

Faites de la communication une priorité

Quand une crise arrive, les gens dans votre organisation compteront sur vous, non seulement pour votre leadership dans la façon de résoudre les problèmes, mais pour une explication de ce qui est arrivé. Soyez honnête et communiquez aussi clairement que vous le pouvez, partageant les faits et fournissant l’espoir que la situation aille bien (ou ira bientôt bien) en raison des actions qui sont entreprises.

votre langage corporel est aussi important sinon plus que vos paroles.

Comme manager de projet, c’est votre travail d’éclaircir toutes les ambiguïtés, de répondre aux questions et préoccupations, et de faire tout cela avec une présence stable et calme. Le langage non-verbal de votre corps est aussi important que les mots que vous prononcez en temps de crise, soyez attentifs à comment vous vous tenez. Fournissez de l’espoir si vous le pouvez et inspirez votre équipe pour qu’elle veuille s’améliorer. Si vous en avez un, consultez votre plan de communications quand frappe la crise.

Collaboration : encouragez le leadership chez les autres

Quand une situation de crise fait dérailler votre projet, vous voulez vous assurer qu’il revient sur les rails dès que possible. Et, vous ne pouvez pas le faire seul ! Les membres de votre équipe sont vos ressources les plus importantes. Ne regardez pas vers les niveaux de management plus élevés pendant ces périodes.  Faites tomber les silos et respectez la connaissance de tous les membres de l’équipe, peu importe leur position. Si vous dites aux gens qu’ils doivent simplement se concentrer sur leurs propres tâches à portée de main, vous avez manqué l’objectif. Parfois les meilleures solutions viennent de celles et ceux auxquels vous vous attendez le moins. Échangez avec chacun pour discuter des solutions, des alternatives et des mesures préventives pour les problèmes futurs.

Trouvez le bon côté des choses

Crise prévenue ? Ouf ! Vous avez survécu à la tempête et vous pouvez lâcher un soupir de soulagement, mais il reste encore du travail à faire. Maintenant est le moment de noter non seulement ce qui a causé la crise et comment elle a commencé, mais quelles actions furent efficaces dans sa résolution. Vos équipiers peuvent trouver un certain soulagement à discuter du processus et réfléchir sur leurs rôles et sur les actions qu’ils ont prises dans l’instant. Documentez tout. Utilisez votre expérience de cette crise pour éviter quelque chose de semblable dans l’avenir. Considérez-la pour ce qu’elle est : une opportunité de grandir et d’apprendre pour vous et votre équipe. La clôture est l’aspect final de toute crise et ne devrait jamais être négligée par confort ou temps.

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Conclusion

Après avoir traversé quelques crises comme manager de projet, vous ferez non seulement un meilleur travail de contrôle et de prévention de celles-ci, mais la prochaine fois que l’une d’elle montrera le bout de son nez, vous saurez mieux comment la traiter. L’expérience vous donnera les outils pour traiter quoi que ce soit qui se dirige vers vous et la sagesse glanée lors de chaque crise que vous traversez vous préparera à faire attention aux futurs problèmes qui surgiraient inopinément.

Vous ne serez jamais heureux de faire face à une crise, mais vous trouverez un peu de réconfort en sachant que cela vous offre deux choses : connaissance et expérience.

Biais Cognitif – Le biais de projection

La tendance à supposer avec confiance que les autres partagent notre mode de pensée, nos attitudes et nos croyances est connue sous le nom de biais de projection.

Un effet connexe que nous avons déjà abordé sur ce blog est le biais de faux consensus qui pousse cette tendance un peu plus loin en nous faisant croire que les autres « sont également d’accord » avec nos points de vue.

Ce biais nous laisse de plus penser que nos habitudes et préférences resteront les mêmes au fil du temps. Nous projetons nos préférences actuelles dans l’avenir comme si nos goûts futurs correspondraient à nos goûts actuels.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Il y a des moments dans nos projets où il devient important de décider pour l’avenir. Et nous ne prenons pas toujours la meilleure décision. Le biais de projection devient un problème lorsque nous laissons les décisions prises en fonction de nos ressentis et préférences actuels affecter nos objectifs à long terme.

Lorsque vos commanditaires définissent leurs exigences impératives au début du projet, ils doivent anticiper à quel point celles-ci auront probablement évolué d’ici la fin du projet dans 3, 6 ou 18 mois par exemple. Se sont-ils projetés dans le futur ? En sont-ils capables ?

Le biais de projection peut aussi amener ces personnes à demander plus de fonctionnalités et de changements qu’elles ne peuvent en absorber sur la période. Cela revient à commander leurs desserts (des fonctionnalités non impératives) en début de repas alors qu’elles n’auront plus faim bien avant la fin du plat de résistance (les fonctionnalités critiques).

Comment éviter le plus possible ce travers ?

La priorisation des besoins et exigences est critique, que ce soit en approche prédictive comme en approche Agile. Il s’agit de ne pas prévoir plus de travail que réellement nécessaire, de prioriser le livrable qui va vraiment apporter des bénéfices concrets rapidement sur d’autres plus annexes. Il reste vrai qu’avoir la vue à long terme des changements que va apporter le projet est absolument critique et va guider le séquencement des travaux et l’échelonnement des livrables.

Ce biais peut-il nous être utile ?

Votre expérience de manager de projet peut vous aider grandement à utiliser les faiblesses de ce biais pour faire réfléchir vos clients et futurs utilisateurs de vos livrables ou votre product owner. De simples questions de votre part peuvent les amener à reconsidérer leur priorisation et à réfléchir à leur future situation.

Par exemple :

  • J’entends bien que cette fonctionnalité dans le portail client est aujourd’hui impérative car c’est notre principal parcours pour les utilisateurs Business to Business (B2B). Mais ne pensez-vous pas que l’arrivée des Application Programmable Interfaces (APIs) et des interfaces vocales pourraient changer la donne d’ici 12 mois ? Quels en seraient les impacts sur le parcours du client B2B ?
  • Nos processus de vente sont aujourd’hui très centrés sur des rencontres en face à face entre nos prospects et clients et nos vendeurs. La priorisation du déploiement de couteuses tablettes à notre force de vente est donc aujourd’hui particulièrement attractive pour accroitre leur productivité. Si la pandémie devait durer plusieurs semestres ou années et que les rencontres en face à face soient de moins en moins fréquentes, investiriez-vous toujours autant sur ces technologies ?
FDF est partenaire de DantotsuPM

MSP 5ème édition : qu’est-ce qui change ?

La 5ème édition de Managing Successful Programmes (MSP ®) a maintenant été officiellement lancée.

MSP 5th edition – what has changed?

https://www.axelos.com/news/blogs/november-2020/msp-5th-edition-what-has-changed par John Edmonds

Si vous êtes familiers des versions précédentes de MSP, particulièrement celle publiée en 2011, vous vous demandez probablement en quoi cette nouvelle version diffère des précédentes.

Les concepts fondamentaux de la version précédente (principes, thèmes et processus) forment toujours la structure de base du guide et il y a quelques éléments de l’édition 2011 qui sont aussi plus clairement adressés dans la 5ème édition.

  • Vision : Le but et les caractéristiques d’une bonne formulation de vision
  • Bénéfices : Restent un principe MSP et fil conducteur dans tout le guide
  • Risques : Sont traités de façon semblable et sont adressés dans plusieurs, plutôt qu’un unique endroit
  • Plan : Maintenant renommé target operating model avec davantage d’explications sur son utilisation.

Ces quatre éléments clefs (vision, bénéfices, risques et target operating model) sont maintenant tous décrits dans le thème Design de la nouvelle édition de MSP et soulignent de cette façon la nature intégrée d’un programme.

CSP est partenaire de DantotsuPM

D’autres secteurs majeurs de la 4ème édition sont toujours présents dans la nouvelle édition

  • La structure d’organisation et les rôles
  • Cas d’affaires.
  • Engagement des parties prenantes et la planification des communications sont revisités et mis à jour.
  • Le programme lifecycle (Cycle de vie du programme), précédemment appelé le Flux Transformationnel, est revu et la nature progressive d’un programme est soulignée. La livraison progressive des bénéfices est intégrée dans chaque processus.

La structure complète de principes, des thèmes et le programme lifecycle forme toujours la colonne vertébrale de MSP.

Les principes MSP

Details for Managing Successful Programmes (MSP®)

Les principes ont été récrits pour assurer qu’ils sont valables dans l’environnement actuel. Les principes expriment tous ce que cela signifie de mener un programme en utilisant MSP et mettent en exergue les secteurs les plus critiques au succès de programme.

On explique chaque principe dans un paragraphe relativement court, avec une description de comment ce principe est appliqué dans chaque thème MSP.

Les thèmes MSP

Il y a maintenant 7 thèmes plutôt que les neuf de l’édition précédente et ils sont maintenant appelés des Thèmes plutôt que des Thèmes de Gouvernance. Les thèmes sont présentés avec une discussion sur les gouvernances de programme et d’entreprise et les relations entre elles. La stratégie de programme et des plans de programme viennent ensuite.

Chaque chapitre exprime les rapports avec les principes MSP, les rôles clefs et les responsabilités et les informations principales dont on a besoin pour supporter le thème. Cela signifie que chaque thème donne des conseils très pratiques pour le lecteur.

Le cycle de vie du Programme MSP

Petit à petit, les livrables du programme cumulent des bénéfices.

Les programmes sont conçus pour obtenir des bénéfices pour les parties prenantes pendant tout le cycle de vie du programme. Comme de nouvelles informations deviennent disponibles, des ajustements doivent être opérés. Le management de programme exige un focus sur l’étude et le design pour ré-imaginer la progression vers l’état futur souhaité.

Le ‘Flux Transformationnel’ de l’édition précédente a été rebaptisé programme lifecycle et inclut maintenant sept processus. Ceux-ci incluent Identifie le programme (pour donner un début contrôlé au programme) et Ferme le programme (la fin contrôlée). Les processus intermédiaires forment un cycle de vie cyclique.

Chaque processus dans le cycle de vie est d’abord décrit avec son but, ses objectifs et son contexte. Puis les données d’entrée du processus, les activités dans le processus et les productions en sortie du processus.

Enfin, chaque chapitre de processus explique comment les thèmes sont appliqués à ce processus et commente sur les responsabilités des rôles clef de MSP dans ce processus.

Scénarios

Dans chacun des sept chapitres de thème, il y a quatre scénarios fictifs qui illustrent comment MSP peut être utilisé selon les raisons du programme.

Ces raisons ou fils conducteurs sont :

  1. Innovation et croissance
  2. Réalignement organisationnel
  3. Livraison efficace
  4. Livraison efficiente
Guide sur Amazon

En résumé, l’essence de ce qu’est un programme reste la même : Il est temporaire, il est centré sur les bénéfices des livrables et il s’agit de faire avancer de multiples projets et d’autres travaux.

MSP a été un grand guide et une inspiration dans la pratique de mener des changements complexes au fil des ans et la 5ème édition continue à intégrer l’avancée des réflexions sur des contrôles essentiels et des pratiques adaptables pour le management de programme.

Le nouveau guide est disponible

Les bénéfices des personnes dédiées à votre projet

Avoir des membres dédiés à 100% à l’équipe pourrait paraître onéreux, mais ces personnes fournissent des bénéfices significatifs, qui pourraient en fait réduire vos dépenses projet.

The Benefits of Dedicated Resources

http://www.bonniebiafore.com/the-benefits-of-dedicated-resources/ par Bonnie Biafore

Concentrées sur leurs responsabilités.

Les personnes dédiées ne sont pas distraites par des questions opérationnelles du quotidien. Elles peuvent examiner en détail les éléments à fournir sur le projet et comprendre comment les choses avancent pour livrer ce qui est le meilleur pour le projet. Vous améliorez les résultats et réduisez les choses à refaire.

Les bonnes compétences pour le job.

La connaissance opérationnelle est importante, mais elle ne signifie pas nécessairement que la personne possède la meilleure combinaison de compétences pour créer les livrables à fournir sur le projet. Recruter les personnes avec les compétences les plus appropriées et leur allouer des tâches choisies peut optimiser votre livraison de projet. Des sous-traitants peuvent rejoindre le projet comme des ressources dédiées pour seulement le temps nécessaire pour accomplir leurs tâches, ce qui peut réduire le coût d’ensemble du projet.

Une plus grande efficacité.

Les membres de l’équipe compétents et dédiés au projet à 100% peuvent typiquement produire leurs livrables en moins de temps parce qu’ils ne font pas de multitâche. Le temps perdu à passer de tâche en tâche ne fait pas avancer le projet. C’est comme vous replonger dans un roman après l’avoir lâché plusieurs semaines. Les personnels opérationnels qui produisent aussi des livrables de projet sont en multi-tâches : ils doivent se ré-acclimater chaque fois qu’ils commutent entre opérationnel et tâche projet. Du temps perdu et une augmentation des dépenses.

Accès continu à la connaissance opérationnelle.

Assigner à plein temps des personnes à votre projet ne signifie pas nécessairement perdre de la connaissance opérationnelle. Les membres d’équipe dédiés au projet peuvent aller questionner ou se mettre en binômes avec le personnel opérationnel pour obtenir une connaissance à jour du business actuel et appliquer ensuite cette connaissance à vos livrables de projet.

Livraison plus rapide.

L’efficacité des ressources dédiées peut signifier un projet plus court. Votre valeur business est produite plus rapidement et vous pouvez passer au projet suivant et livrer plus de valeur business plus tôt !

Pour en apprendre davantage, Chris Croft propose une formation https://www.linkedin.com/learning/managing-resources-across-project-teams/?trk=insiders_701909_learning

Bien plus qu’un outil de gestion de projet
Découvrir l’ERP de gestion de projet

Ce billet m’a incité à regarder de plus près les notions d’efficience et efficacité et leurs différences.

Voici une explication de Isabelle Barth, qu’en pensez-vous?

Pour écouter, apprenez à questionner ! par Isabelle Brousse

En lisant l’article de Michel Operto il y a quelques jours « La compétence qui fera de vous un leader qui réussit » le premier conseil donné «écoutez pour comprendre » m’a immédiatement fait penser à la force du questionnement.

Dans ma pratique de pilotage de projets, le questionnement est en effet devenu ces dernières années une des clés de voûte de mon efficacité, d’autant plus que mon parcours se caractérise par une grande curiosité qui me pousse à réaliser des projets dans des secteurs où je n’avais aucune connaissance technique.

Alors, écoute ou questionnement ? Faut-il se taire ou au contraire parler ?

Le lien logique que peuvent faire tous ceux intéressés par le leadership entre écoute et questionnement n’est pas forcément évident : l’écoute signifie aussi savoir faire parler, entendre ce que vos interlocuteurs ont à dire ou souhaitent dire et comprendre aussi ce qu’ils ne vous disent pas.

Quand des équipes projet se réunissent, la prise de parole est souvent contrainte par un objectif de temps, d’efficacité et de pouvoir, en fonction de la situation de chaque participant dans le RACI. (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Pour bien écouter, et renforcer le pilotage du projet, ce que les coachs appellent «la position basse » devient important; c’est-à-dire savoir se taire pour laisser la parole se dérouler, réserver ses commentaires ou questions afin de laisser ses interlocuteurs aller jusqu’au bout de leur expression. Néanmoins, écouter signifie aussi questionner pour relancer et obtenir la totalité du propos que votre interlocuteur pourrait avoir.

Quel type de questions utiliser pour garder cette « position basse » ?

Certes, c’est une technique de coach que j’ai adaptée à la gestion de projet et je souhaite en partager avec vous l’efficacité.

Révisons ensemble des principes de base du questionnement. D’une part, pour bien écouter, les questions ouvertes s’imposent afin de laisser la parole se dérouler donc commencez vos questions par « Comment ? » ou « En quoi ? » ou encore « Dans quelle mesure ? ». D’autre part, les meilleures questions sont les plus courtes : « Et alors ? », « Ah bon ? », « Et donc ? ». Enfin, la reformulation (en synthèse) permet de conforter la bonne compréhension du propos et souvent de mettre en lumière des logiques nouvelles ou des actions à mettre en place.

Dans un contexte de gestion de projet, le questionnement permet aussi de renforcer la robustesse du projet.

En balayant de nombreux pans du cadrage de projet, notamment les alternatives et l’analyse de risques, la question « Et si, … ? » d’alternative me permet de passer au crible la robustesse des chemins critiques par exemple. Afin d’identifier les risques, je demande souvent à chaque ressource clé « Qu’est ce qui pourrait empêcher / retarder / rendre plus difficile l’atteinte de tel objectif ? ». Une question courte doit s’écrire au grand maximum en 10 mots.

Enfin, l’équilibre du temps de parole au sein du groupe projet reste souvent une question et provoque de nombreuses incompréhensions.

J’ai toujours une réaction de regret lorsque j’entends un chef de projet interrompre un de ses interlocuteurs en disant « c’est pas le lieu » ou « on verra ça plus tard » ou encore « on n’a pas le temps, on verra ça tous les deux ». Lorsque vous êtes dans une réunion de pur reporting, je comprends ce type de réaction. Mais lorsque vous souhaitez valider des éléments clés du projet ou bien préparer un passage de jalon, alors le fait de prendre le temps de questionner me semble clé. Non seulement cela permet d’obtenir l’intégralité du propos de vos participations mais cela permet aussi par effet miroir aux autres pilotes de lot, ou aux autres sachants de réfléchir à leurs propres actions au sein du projet. Les bénéfices en sont nombreux : Identifier un risque négligé jusqu’alors, entrevoir une autre alternative pour son propre travail au sein du projet.

Dernier « truc » du questionnement, là encore issu de ma pratique de coach d’équipes…

Certains coachs vous diront qu’on commence à approcher la vérité (ou le vrai sujet) après la troisième question d’affilée. Et cette technique est souvent très utile pour bien identifier les risques essentiels d’un projet !  Par conséquent, le trio de questions « Ah bon ? » « Et alors ? » « Et donc ? » s’avère utile pour permettre à chaque participant de partager les points clés et d’arriver en étant obligé eux-mêmes de reformuler leur propos à le clarifier et à ne retenir que les points clés.

La pratique du questionnement m’a permis de collecter de nombreux retours de mes équipes sur le sujet.

Tout d’abord, le sentiment d’être mis sur le grill, tant la systémique des jeux de pouvoir, l’équilibre des temps de parole et le poids des engagements amènent parfois les experts, les sachants (et les doers !) à se protéger et à réduire d’eux-mêmes leur prise de parole.

Une fois cette première impression inconfortable passée, la compréhension de l’intérêt de répondre à ce questionnement est apparue car cela leur permet eux-mêmes de vérifier et de confronter leur analyse, l’approche qu’ils ont choisie dans la réalisation, même si une sorte d’appréhension de la question restait présente ! Enfin, un sentiment de reconnaissance et de libération a prédominé. Libération car ce questionnement poussé permet d’examiner en profondeur l’atteinte d’un jalon et de réunir toutes les conditions pour « rendre possible ce qui est nécessaire », comme disait Clémenceau. Confirmer la robustesse d’une approche permet de libérer des doutes et de la remise en question et de renforcer l’efficacité du projet et de l’effort consenti. Reconnaissance car chacun était content de l’attention portée à la sécurisation de leur partie, de leur contribution et à la robustesse finale sur laquelle le groupe arrivait à statuer.

Alors écouter, oui, est essentiel au développement d’un leadership qui est suivi.

Écouter jusqu’au bout les réponses qui vous sont données. Et compléter cette écoute par ce questionnement exploratoire.

Si vous souhaitez approfondir votre écoute et donc votre questionnement, commencez par utiliser une seule question courte (« ah bon ? » par exemple) et donnez-vous quelques jours pour mesurer les effets obtenus. Je suis convaincue que vous serez heureux de voir la qualité des informations que vous aurez obtenues.

Et si vous souhaitez approfondir la force du questionnement, vous pouvez vous pencher sur le co-développement (afcodev.fr, agence française de co-développement professionnel), cette technique venue du Canada, où la force du groupe et du questionnement permettent grâce à l’intelligence collective, de renforcer la robustesse du projet et de son organisation.


Isabelle Brousse est directrice de programmes informatiques dans l’industrie pharmaceutique.

Elle pilote aujourd’hui les impacts de la transformation digitale sur toutes les couches des Systèmes d’Information, infrastructure, cybersécurité, data management et applicatifs.


Voici plusieurs autres billets publiés précédemment sur DantotsuPM sur la questiologie, ou l’art de poser des questions et si possible les bonnes !

FDF est partenaire de DantotsuPM

Biais Cognitif – L’illusion de planification

L’illusion de planification est un phénomène dans lequel la personne qui estime combien de temps sera nécessaire pour achever une tâche future fait preuve d’un optimisme qui influence et sous-estime le temps réellement nécessaire.

problèmesBien que la personne ait connaissance que des tâches passées de nature semblables ont pris plus longtemps que cette nouvelle estimation. Ce bais cognitif impacte la personne estimant ses propres tâches à réaliser alors que des personnes extérieures démontreront des estimations pessimistes, surestimant le temps nécessaire.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Comme Daniel Kahneman l’a si justement expliqué, cette tendance peut nous amener à sous-estimer le temps nécessaire, les dépenses et les risques et en même temps à surestimer les bénéfices des mêmes tâches. L’erreur de planification aboutit alors non seulement à des dépassements de temps, mais aussi des dépassements de coûts et des bénéfices irréalisables.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Multipliez les méthodes d’évaluations et élargissez le cercle des contributeurs à ces évaluations. Voir ce billet sur les techniques et approches d’évaluation (Top-down, bottom-up, expert, paramétrique…). Ajoutez une très large marge d’erreur si êtes obligé d’aller trop vite pour avoir le temps de valider sereinement les estimations (faites du fois 2 ou fois 3 par rapport au premier chiffrage).

Il existe de nombreuses techniques d’estimation qui permettent de fiabiliser vos prédictions.

Ce biais peut-il nous être utile ?

En combinant les estimations trop optimistes des « sachants » et trop pessimistes des « novices » sur la tâche à accomplir, vous pouvez arriver à une estimation relativement fiable (méthode PERT dite en 3 points) et en relativement peu de temps.

FDF est partenaire de DantotsuPM

LA compétence qui fera de vous un(e) leader qui réussit

“Que dois-je faire pour devenir un leader que les gens suivent ?”

The One Skill That Will Make You a Successful Leader

https://www.lollydaskal.com/leadership/the-one-skill-that-will-make-you-a-successful-leader/ par Lolly Daskal

Il était un leader intelligent, mais il n’était pas respecté par beaucoup de personnes dans son organisation. J’ai été recrutée pour le coacher et j’ai constaté qu’il était réticent et agressif. Nos premières conversations n’étaient pas seulement désagréables, elles étaient franchement hostiles.

Je savais que pour me connecter avec cet homme je devrais être très directe. Je lui ai dit, “Vous pensez que vous n’avez pas besoin de moi et je vous entends. Mais si vous continuez à faire ce que vous faites, vous serez au chômage dans six mois.”

Il restait silencieux. J’ai continué, “Un leader a besoin de suiveurs et en ce moment personne ne veut travailler pour vous ni avec vous.”

Ma franchise l’a surpris. Et ensuite il m’a étonnée en me demandant tranquillement, “Que dois-je faire pour devenir un leader que les gens suivent ?”

Nous avons commencé par une compétence de leadership souvent négligée, mais fondamentale pour le succès. C’est un principe simple, particulièrement quand on parle de leadership : Être ouvert, peu importe ce qui se produit.

Voici à quoi ceci ressemble en action

Quand les gens vous parlent, écoutez pour comprendre.

Chacun s’inquiète de bien s’exprimer, mais peu de personnes écoutent vraiment.

Apprenez comment vous concentrer et écouter.

Quand les gens disent quelque chose, exprimez de la curiosité.

Approché avec une nouvelle idée, la plupart des leaders sont rapides à donner leurs opinions ou avis.

Mais les grands leaders se taisent et veulent en apprendre davantage. Ils sont assez curieux pour toujours être ouverts à quelque chose de nouveau.

Quand les gens font des déclarations, posez des questions.

N’hésitons à questionner jusqu’à bien comprendre ce qui est dit.

Allez à un niveau plus profond et posez des tas de questions.

Vous serez mieux informé et construirez des connexions plus fortes.

Quand les gens partagent des idées, montrez de l’intérêt.

Il est étonnant de constater combien de gens vous estimeront pour le simple acte de vous intéresser et d’être attentif à leurs idées.

Quand les gens disent une chose avec laquelle vous n’êtes pas d’accord, ne portez pas de jugement.

Nous avons tous des biais. Si vous vous surprenez à juger quelque chose à brûle pourpoint, arrêtez-vous et ouvrez-vous suffisamment pour examiner ce qui est vraiment dit et ce qui se cache dessous .

Quand d’autres sont orgueilleux, soyez humble.

Nous connaissons tous les gens qui sont égotistes et orgueilleux de ce qu’ils font, qui cherchent à capter l’attention partout où ils vont.

Laissez-les être tels qu’ils sont, mais souvenez-vous que l’humilité et la modestie démontrent le respect des autres et vous mèneront loin.

Quand les gens se sentent découragés, donnez-leur de l’autonomie.

aider les personnes à élever leur niveauAu lieu de démoraliser encore plus votre équipe quand ses membres sont au plus bas, donnez-leur davantage de pouvoir.

Faites-les ressentir qu’ils sont capables de l’impossible et faites-leur savoir que vous croyez en eux.

Quand les gens vont plus loin que ce qui est attendu, reconnaissez-les.

Parfois même l’effort extraordinaire passe inaperçu. Assurez-vous que vous reconnaissez non seulement les succès, mais aussi la persévérance et l’imagination et le courage.

 

Quand les gens travaillent dur, soyez reconnaissant.

La plupart des personnes veulent authentiquement faire plaisir à leurs leaders et il y en a beaucoup qui travaillent dans l’ombre calmement mais font plus que leurs collègues qui se tiennent debout tout près des projecteurs. L’appréciation et l’éloge publiques font énormément pour garder quelqu’un motivé.

Si vous voulez réussir, vous devez mettre en œuvre cette compétence d’ouverture. Pour mon client, ceci voulait dire se challenger et transformer cette compétence en habitude. Alors, pendant les 30 jours suivants il a travaillé à s’assurer que chaque interaction amenait les gens à se sentir positifs à propos d’eux-mêmes.

bras ouvertsTrente jours plus tard, il était un leader avec un but, engagé à rester ouvert, parce qu’il avait vu un changement en lui-même et sur comment les autres le traitaient.

Il était devenu un leader avec des suiveurs. Des suiveurs qui apprenaient maintenant à le respecter.

Avancez de l’intérieur : Il existe beaucoup de compétences de leadership, mais il y a celle qui peut vous pousser à être le leader que vous voulez devenir. Rester ouvert peut avoir un impact énorme, non seulement sur vous mais aussi sur ceux que que vous menez.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Entendez-vous de plus en plus souvent parler de RPA (Robotic Process Automation) sans savoir ce que c’est vraiment ?

Les projets faisant la part belle à ces robots logiciels sont déjà là et la tendance va s’amplifier.

Sans être de l’IA à proprement dire, le Robotics Process Automation ou RPA peut y faire appel pour aller encore plus loin dans l’automatisation de tâches informatiques répétitives. Car c’est bien de cela dont il s’agit comme l’explique Christian Hohmann dans cette petite vidéo.

RPA fait référence à des “robots” logiciels que l’on peut programmer ou à qui l’on peut enseigner à reproduire des actions humaines telles que la saisie de données, le copier-coller, l’ouverture et la lecture de fichiers… afin qu’ils effectuent ces tâches avec des logiciels ou des applications de la même manière et à la place des utilisateurs humains.

Planisware est partenaire de DantotsuPM

En ajoutant la capacité de ces robots logiciels à apprendre au fil des réponses fournies par des humains aux traitements des exceptions (le Machine Learning), ils deviendront plus intelligents.

Le management de projets, domaine très favorable pour des projets RPA

Nombre de tâches réalisées par les chefs de projets sont à la fois répétitives, chronophages et ne nécessitent pas beaucoup d’intelligence décisionnelle.

Alors, pourquoi ne pas automatiser celles-ci avec le RPA ?

Qu’en pensez-vous ? Quelles tâches aimeriez-vous d’ores et déjà déléguer à un automate ?

La consolidation des dépenses de projets, le cumul des bénéfices dès les premiers livrables, l’archivage des feuilles de temps, la préparation du reporting hebdomadaire ou mensuel… ?

« ōsōji », une bonne pratique à appliquer chez vous aussi…

Avez-vous entendu parler du « ōsōji » ?

Il s’agit du grand nettoyage qui précède le nouvel an Japonais.

Les Japonais aiment commencer l’année nouvelle sur de bonnes résolutions. Pour cela, ils pratiquent un grand nettoyage appelé ōsōji. Dans la tradition, il accompagne les bonnes résolutions du nouvel an et pour l’occasion, un grand nettoyage est organisé. Cela va du simple ménage à l’aération du tatami.

Dans mon cas, ce fut l’opportunité cette année de faire un grand ménage dans les billets de blogs publiés lors des 10 dernières années et qui n’étaient plus d’actualité (annonces de rencontres sur le management projet par exemple) et d’articles comportant des liens périmés (le plus souvent signalés par les lecteurs).

Je fus le premier étonné du nombre de ces billets, 1500 sur 6000, 25%, que j’ai pu éliminer du blog !

Je suis persuadé que cet ōsōji va rendre les résultats de vos recherches sur le blog DantotsuPM.com plus rapides mais aussi plus pertinentes.

Prochaine étape : Comment systématiser et  automatiser ce nettoyage ?

Je ne peux donc que vous encourager à adopter cette pratique (assez proche du fameux nettoyage de printemps en France).

Indiquez dans les commentaires les actions ōsōji que vous aurez menées et les résultats obtenus. Je suis certain que cela donnera d’excellentes idées à d’autres personnes !

Partenaire de DantotsuPM
Chers managers de projet, certifiés PMP ou Prince2 ou pas, serait-il intéressant en ce début d’année de prendre un peu de hauteur et évaluer s’il y a quoi que ce soit qui bénéficierait d’un peu de ménage…
  • Dans votre registre des risques, certains peuvent-ils être éliminés ?
  • Y-a-t-il des actions ou décisions immédiatement nécessaires et pas encore actées ?
  • Avez-vous des personnes inutiles sur le projet ?
  • Y a-t-il des processus ou du contenu qui ne soient pas directement fournisseur de livrables de grande valeur et qui pourraient être éliminés ?
QRP est partenaire de DantotsuPM

Ouvrage Collectif – « 12000 km, c’est loin si je reste chez moi » par Guillaume Vichot

Le 5ème thème de l’ouvrage collectif est « Vivre positivement la relation interculturelle »

Le livre « Innover, Organiser, Inspirer pour réussir sa Transformation » Techniques et témoignages de vie de Chefs de Projet de la Francophonie sera publié très prochainement.

Cet ouvrage collectif nous invite à suivre le parcours original et personnel de professionnel(le)s auteurs chacun d’un chapitre et qui nous y livrent les leçons tirées de leur expérience dans le management de projet et le leadership.


« Un projet c’est un début et une fin. Entre les deux, c’est essentiellement une histoire, une histoire de femmes et d’hommes autour d’une vision commune ».

Voici la définition du projet que nous livre Guillaume Vichot. Il la développe autour du  projet de haute technologie qu’il pilote entre l’Europe et l’Asie du Sud-Est. Le projet vise la fourniture d’une installation “clef en main” dépassant le cœur de métier initial de son entreprise. Il présente de nombreux challenges pour cette société en général et le chef de projet en particulier, notamment en termes de gouvernance, de compétences, de constitution et d’animation d’équipe projet dans un contexte global et multiculturel.

Pour réussir ce type de projets internationaux, il faut comprendre comment fonctionnent les acteurs du projet (internes et externes) avec des outils comme les profils de personnalité et quelle est l’organisation de l’entreprise car elle est structurante pour le manager de projet.

Se connaître est la connaissance la plus essentielle que chacun doit apprendre car toutes nos autres connaissances en dépendent.

Guillaume Vichot

Guillaume nous invite donc à nous interroger sur les conditions de succès de ce type de projet d’envergure. Il mêle judicieusement réflexions personnelles, mises en pratique et donc à l’épreuve des méthodologies du PMBoK® Guide. Au final, c’est aussi la capacité de l’organisation à se remettre en cause et à apprendre durablement autour de ce projet qui est au cœur de l’expérience et du futur de l’entreprise.

« Le projet ne peut être considéré comme un succès pour l’organisation que si cette dernière est capable d’apprendre autour de cette expérience. »


Ne manquez pas le témoignage de Guillaume lors du prochain wébinaire du PMI France Région Globale.

Mercredi 27 – 12 000 km, c’est loin si je reste chez moi

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Biais Cognitif – Biais d’optimisme

Nous surestimons souvent les chances de nos propres succès comparés à d’autres personnes.

Le biais d’optimisme, également connu sous le nom d’optimisme comparatif est un biais cognitif qui amène une personne à croire qu’elle est moins exposée à un événement négatif que d’autres personnes. Quand nous entreprenons personnellement quelque chose, nous nous attendons plutôt à des événements positifs qu’à des événements négatifs. De plus, Le biais d’optimisme se manifeste à propos d’événements positifs (comme penser avoir une meilleure capacité à manager les risques que toute autre personne) ainsi que d’événements négatifs (comme croire qu’il est moins probable que son projet soit dé-priorisé par le management).

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Les experts techniques qui vont estimer la difficulté et durée de tâches complexes auront involontairement tendance à surestimer la capacité de l’équipe à réaliser ce qu’ils proposent. Voyant clairement ce qui est accomplir, ils s’attendent naturellement à des événements positifs : Le reste de l’équipe sera capable de réaliser ce qu’ils envisagent, les problèmes seront facilement surmontables, les ressources seront à 100% disponibles pour travailler sur cette tâche prioritaire…

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Jouez l’avocat du diable

Quand le portrait dressé par un membre de l’équipe semble idyllique ou « trop beau pour être vrai » ou un peu trivial, il y a de fortes chances pour que le biais d’optimisme soit à l’œuvre. Le chef de projet n’est pas le rabat-joie de service mais doit souvent jouer « l’avocat du diable » pour bien valider les hypothèses prises par le membre de l’équipe qui semble trop optimiste. Quand les hypothèses de départ seront connues et examinées, des risques vont souvent apparaitre qui pourront, ou pas, être gérables dans le contexte et les contraintes du projet.

  1. Si vos experts pensent que le taux d’adoption spontanée de la nouvelle application sera 90%, assumez 60 % et mettez en place des actions d’accompagnement musclées.
  2. Si vos meilleurs développeurs estiment que le travail peut être réalisé en 8 jours, prévoyez-en 12 car tous les développeurs qui contribueront ne sont peut-être pas à leur niveau.
  3. Si le confinement et le télétravail diminuent un peu la productivité, prévoyez qu’il durera longtemps et révisez vos durées de projets.
  4. Si votre plan suppose la disponibilité de ressources à 100%. Ne soyez pas sur-optimiste sur leur capacité d’exécution. Certaines prendront des congés, des formations ou seront appelées sur d’autres tâches. D’autres pourraient se consumer rapidement à vouloir trop en faire non-stop pour votre projet.
FDF est partenaire de DantotsuPM

Ce biais peut-il nous être utile ?

Billet et vidéo à (re)voir

Les événements positifs entraînent souvent des sentiments de bien-être et d’estime de soi. Un optimisme règne alors qui est favorable à la motivation de l’équipe, à la satisfaction du sponsor et des parties prenantes. Sans avoir systématiquement recours à la méthode Coué, il faut savoir qu’elle fait souvent ses preuves et que votre optimisme de manager de projet sur les chances de succès du projet influe sur la motivation de l’équipe et par là-même apporte un surcroit d’énergie très bénéfique au projet. Votre optimisme est contagieux !

Un plan conservateur qui réussit est bien meilleur qu’un sur-optimiste : Pensez avec optimisme, planifiez avec pessimisme et exécutez avec intransigeance.

Cela pourrait-il être meilleur ?

Bien sûr, il pourrait être meilleur… Ce n’est pas la question, pas vraiment.

Of course it could be better, https://seths.blog/2019/06/of-course-it-could-be-better/ par Seth Godin

La question est: “Qu’allez-vous faire à ce sujet ?

Et, pour suivre: “Quel effort acceptez-vous d’y investir pour le rendre meilleur ?”

Si vous ne désirez pas le rendre meilleur, il va probablement rester tel qu’il est.

Les premiers jours d’hiver sont déjà là (ou d’été, si vous vivez dans l’autre hémisphère).

Le changement de saison est un aussi un bon moment que tout autre pour vous dire, “maintenant, je vais le rendre meilleur.”

Le mot clef n’est pas « meilleur ». Les mots clefs sont maintenant et je.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Et si, au lieu de vouloir vous défaire du « syndrome de l’imposteur », vous appreniez au contraire à l’utiliser à votre avantage ?

Avez-vous déjà douté de vos capacités, craint d’être découvert comme une « imposture » ?

C’est ce qu’on appelle le « syndrome de l’imposteur », et vous n’êtes certainement pas le seul à le ressentir, affirme l’entrepreneur et PDG Mike Cannon-Brookes.

Dans ce discours drôle, pertinent et impertinent, il raconte comment ses propres expériences du syndrome de l’imposteur l’ont aidé à ouvrir la voie à sa réussite.

Il expose aussi comment vous pouvez utiliser cette sensation à votre avantage, vous aussi.

Relisez ces billets sur ce syndrome si répandu:

FDF est partenaire de DantotsuPM

Très prochainement : mini cours en ligne gratuit (en anglais) pour les nouveaux candidats à l’examen du PMP®

Vous avez préparé la version actuelle du PMP mais vous devrez passer la nouvelle version du test en 2021. Ne vous inquiétez pas, le PMI a préparé de quoi vous aider.

Selon PMI, plus de 50 % de ce que vous avez déjà appris dans un programme de formation pour le PMP comprend les connaissances requises pour la nouvelle version lancée le 2 janvier 2021. Il n’est pas nécessaire de soumettre un nouveau dossier d’inscription pour passer l’examen ni de payer de frais de formation supplémentaires pour passer la nouvelle version du PMP.

Le Project Management Institue a récemment annoncé l’arrivée le 22 Janvier d’un cours en ligne gratuit (en anglais) pour les nouveaux candidats à l’examen du PMP®

Partenaire de DantotsuPM

Pour vous aider à faire le pont entre les connaissances actuelles et les nouvelles versions du PMP, PMI vous offrira un accès gratuit à ce cours en ligne visant à enseigner les concepts liés aux approches agiles et hybrides de management de projet.

Le cours se déroule à votre propre rythme et est offert GRATUITEMENT en ligne du 22 janvier au 18 avril 2021.

Enfin, si vous ne réussissez pas l’examen, PMI offrira aux candidats admissibles un rabais de 65 % sur les frais pour le repasser. Tous les candidats qui prévoient suivre le nouveau PMP d’ici le 18 avril seront admissibles à ce cours gratuit. Veuillez remplir ce formulaire pour être inclus dans la liste afin d’accéder au cours.

QRP est partenaire de DantotsuPM

“PMI,” the PMI logo, “PMP” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

Quand vous estimez les ressources et délais pour un projet, quelle méthode choisir ?

Les estimations imprécises ou incorrectes dans les projets est l’une des raisons principales d’échec.

Estimating Resources for a Project: What Method to Choose?

https://www.actitime.com/project-management/project-estimation/

« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

Les estimations imprécises ou incorrectes dans les projets est l’une des raisons principales d’échec. Leurs conséquences vont d’échéances manquées à une totale incapacité de livrer le projet. C’est pourquoi une analyse prudente du temps disponible, du budget et des compétences des ressources nécessaires exige une attention toute spéciale.

Il y a quelque temps, nous avons publié un article sur comment l’évaluation de projet fonctionnait au temps de la préhistoire (pour faire court : essentiellement comme maintenant). Mais plaisanteries mises à part, l’estimation des ressources est une partie essentielle de la planification de projet. C’est un prérequis pour correctement planifier le travail à faire, le distribuer, obtenir un échéancier et un budget approuvés et bien plus.

Comme il existe diverses techniques pour l’estimation  des ressources, il n’est pas toujours évident de savoir laquelle fonctionnerait le mieux pour votre projet spécifique.

Dans cet article, nous jetons un coup d’œil aux techniques les plus communes et voyons où et quand elles peuvent être utilisées.

a.  Jugement d’expert

Cette approche d’évaluation implique l’utilisation de l’expertise de spécialistes expérimentés. Parfois, elle exige la collecte et l’analyse de données adéquates, le rôle de l’expert étant l’interprétation du résultat. Parfois, elle est basée sur l’avis du spécialiste. Les experts qui sont engagés dans un processus d’évaluation basé sur cette méthode ne devraient pas nécessairement appartenir à l’équipe projet : des spécialistes externes sont souvent recrutés.

Le jugement lui-même (que ce soit juste un avis ou une interprétation de l’analyse de données) représente d’habitude la somme des expériences précédentes de l’expert et inclut sa connaissance théorique de toute méthode spécifique, de données et observations obtenues par la pratique et d’un jeu de critères.

  • Pour : La capacité à prendre des facteurs uniques en considération; la capacité à utiliser des avis externes et l’expertise de spécialistes expérimentés.
  • Contre : Cette approche a tendance à utiliser des avis personnels et donc le résultat est soumis aux biais des humains.
  • Quand et où utiliser : Dans les projets complexes où l’évaluation qualitative n’est pas suffisante et ceux qui ressemblent de manière significative à une expérience précédente.

b.  Évaluation comparative, par analogie

L’évaluation par analogie est basée sur la comparaison des progrès et résultats de projets semblables précédemment exécutés pour évaluer les ressources nécessaires sur le prochain. Les résultats positifs comme négatifs sont pris en compte. Si le projet avait été un succès, il peut être utilisé comme modèle pour estimer et planifier le nouveau projet. Si c’était un échec, l’expérience acquise peut être utilisée pour les ajustements nécessaires dans l’estimation des ressources, l’anticipation des risques, la prévention de potentiels problèmes, le management du contenu et périmètre du projet, etc.

  • Pour : Une des façons les plus rapides d’estimer les ressources.
  • Contre : Faible exactitude; risque élevé de conclusions erronées.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode marche le mieux pour des projets typiques avec une portée de travail similaire. Elle est souvent utilisée dans les premières étapes d’un projet pour obtenir une évaluation de haut niveau de combien de ressources seraient nécessaires.

c.   Évaluation de haut en bas (top-down)

On appelle souvent cela la « vue d’hélicoptère » car on voit bien tout le périmètre du projet mais on est trop haut pour bien voir tous les détails.

La méthode d’estimation de ressource top-down est basée sur la décomposition du travail de projet en blocs de travail de haut niveau, puis estimer ceux-ci et cumuler ces évaluations. Plus tard, les gros blocs de travail de haut niveau peuvent être décomposés en plus petites parties dès que des exigences plus détaillées sont disponibles et peuvent être estimées séparément. Cette méthode d’estimation est souvent utilisée dans les projets Agiles où les résultats rapides sont primordiaux.

  • Pour : Une façon rapide d’estimer les ressources et d’évaluer la viabilité du projet.
  • Contre : Faible exactitude; la quantité de ressources nécessaires peut varier significativement de l’évaluation de départ.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode fonctionne au mieux dans les étapes initiales d’un projet quand une estimation grossière et rapide est exigée.

d.  Évaluation de bas en haut (bottom-up)

À la différence de la technique précédente, l’évaluation bottom-up utilise les estimations de toutes les petites tâches incluses dans le périmètre du projet. Cumulées, ces estimations fournissent la pleine image de combien de ressources le projet va consommer. Logiquement, elle est utilisée à un moment où tous les détails nécessaires sur les tâches détaillées du projet sont disponibles.

  • Pour : Forte exactitude du résultat, écart relativement faible entre les ressources estimées et réellement consommées.
  • Contre : Un niveau élevé de détail et de temps sont nécessaires pour mettre en œuvre cette technique.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode est utilisée au moment où tous les détails de la décomposition du projet en tâches sont disponibles. Elle fournit une image relativement précise des ressources nécessaires pour achever un projet.

e.    Évaluation selon un modèle paramétrique

faire la somme des dépensesL’évaluation par modélisation paramétrique utilise des variables pour calculer des estimations pour de futurs projets. Dans cette méthode, des variables mesurables sont utilisées pour prédire et estimer le travail à venir. Cette technique est plus scientifique que la plupart des autres approches, car elle permet de compter sur ses données comme une base précise pour planifier les tâches de projet.

  • Pour : La méthode assure une exactitude maximale de l’estimation résultante.
  • Contre : La complexe collecte de données est et leur traitement sont des parties indispensables pour utiliser cette méthode.
  • Quand et où utiliser : On considère cette méthode comme universellement applicable, mais elle marche bien surtout dans des domaines où des paramètres de projet peuvent être calculés à l’avance (la construction, l’architecture etc.) et où des données précises sont cruciales dans les premières étapes.

f.      Évaluation à 3 points

Cette méthode d’estimation provient de PERT (Program Evaluation and Review Technique) et utilise trois estimations pour calculer l’estimation finale : optimiste, très probable et pessimiste. Le résultat est calculé selon une moyenne pondérée de ces trois évaluations originales.

  • Pour : La méthode permet de tenir compte d’estimations et d’avis de participants variés, elle permet une automatisation et peut fournir rapidement des résultats.
  • Contre : Des quantités significatives de données et de granularité de détails sont exigées.
  • Quand et où utiliser : La méthode est utilisée dans les projets où la planification est basée sur PERT et dans des projets où l’incertitude est réduite en utilisant des évaluations à trois points comme technique de management du risque.
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Résumé

Le choix de la bonne méthode d’estimation dépend des spécificités du projet, des pratiques générales dans la société ou dans l’équipe, du domaine dans lequel le projet est exécuté et bien d’autres facteurs.

Ces simples indications sur les diverses méthodes d’estimation sont destinées à vous donner rapidement une vue d’ensemble de ce qui pourrait ou pas fonctionner pour votre projet spécifique et vous donner un aperçu de comment et où elles marchent le mieux.