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5 Tips for Creating a Successful Foundation for Project Management Office by upland software
Toutes les organisations ayant du personnel dédié à la gestion de projet n’ont pas besoin d’un bureau de gestion de projet (Project Management Office : PMO) ou ne prendront pas le temps, ne dépenseront pas l’effort ni l’argent pour en créer un.
Le devraient-elles ?
C’est probablement une question qui dépend de leur industrie, leur financement, la taille de l’organisation et leurs perspectives en management gestion de projet. Mais, si un PMO est nécessaire, pourquoi s’arrêter à mi-chemin ?
Il est important que le bureau de gestion de projet ait beaucoup de crédibilité et de visibilité dans l’organisation. Il doit en réalité mener des projets très en vue pour des entités internes pour gagner en visibilité et rester en vie à plus long terme. Devenir cette sorte d’organisation qui est pleinement utilisée par tous les départements l’aidera à devenir et rester l’organisation en infrastructure de gestion de projet vers laquelle on se tourne pour atteindre le succès et pour être pris au sérieux dans toute la société et par des clients externes des projets.
Sans bon leadership au plus haut de l’entreprise… le PMO échouera. Sans direction forte, vous vous retrouvez seulement avec une bande de chefs de projet. C’est excellent, si c’est tout ce dont vous avez besoin. Mais si votre organisation manage des projets de tailles et importances significatives, se concentrer sur la construction d’un bon PMO est probablement une bonne initiative et cette organisation doit être dirigée par un directeur de PMO qui soit à la hauteur de la tâche.
Mettez en place une pratique de management de projet avec une politique et des procédures en place. Partagez les meilleures pratiques avec des modèles que chacun puisse utiliser. Cela rendra beaucoup plus facile d’avoir un groupe de gestion de projet cohésif où le chef de projet utilise le réseau et partage les connaissances qui mènent au succès.
La certification est une bonne approche, en particulier si votre industrie ou niche du marché l’exigent. Certains contrats dont ceux pour le gouvernement peuvent en faire un pré-requis. Mais, en général, préférez l’expérience. L’expérience, d’autant plus si elle a été couronnée de succès, peut mettre en mouvement une infrastructure de management de projet très productive qui peut construire encore et encore au fil des projets. Les chefs de projet gagnent en expérience et deviennent les mentors de nouveaux chefs de projet et même de chefs de projet déjà certifiés.
Le bureau de gestion de projet doit avoir le plein support des dirigeants. Il a le bon niveau de financement. Il a la confiance et le soutien au niveau exécutif qui signifie que les bons projets passeront par lui. Il aura une bien meilleure chance de devenir et rester une entité viable dans l’organisation.
Si vous construisez un bureau de gestion de projet parce que votre organisation a besoin de cette structuration ou que vous dirigez assez de projets ou de chefs de projet pour qu’un PMO prenne tout son sens, vous voudrez le réussir pleinement. Et utilisant ces cinq astuces basées sur mon expérience, vous créerez une bonne et robuste fondation pour un bureau de gestion de projet qui fera face aux tempêtes et réussira.
Voici quelques-uns des verbatims reçus
Pour aller plus loin sur ce sujet des leçons apprises, voici les pointeurs vers plusieurs billets sur cet aspect critique dans le management, leadership et dans les projets.
Une bonne vingtaine de questions à considérer pour vos sessions « Leçons apprises » de fin de projet
Emotionally attractive
http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2017/03/emotionally-attractive.html par Seth Godin
Nous passons beaucoup de temps à parler de célébrités et de combien elles sont attirantes. Les yeux bleus de Paul Newman, la taille de Jake Gyllenhaal, la rapidité de Usain Bolt…
La plupart du temps, cependant notre succès est basé sur une chose sur laquelle nous avons beaucoup plus de contrôle : notre attrait émotionnel.
Les gens qui sont ouverts, empathiques, optimistes, flexibles, généreux, connectés, créatifs et intéressants semblent y arriver beaucoup plus facilement.
Ils sont plus à même d’atteindre leurs buts, d’influencer les autres et surtout, de passer du temps avec les gens avec qui ils voudraient être.
Le meilleur est que c’est une compétence, quelque chose que nous pouvons travailler si nous nous en soucions vraiment.
http://www.lollydaskal.com/leadership/12-powerful-lessons-best-leadership-coaches-learn/ par Lolly Daskal
Dans ma carrière de coach de leaders, j’ai eu la chance de travailler avec des personnes étonnantes. Certaines étaient propriétaire de petite entreprise ou chef de département d’organisation de taille moyenne. Certaines sont des cadres supérieurs de sociétés multinationales et des leaders gouvernementaux. De chaque personne, j’ai appris quelques puissantes leçons.
Tout le monde veut être vu et entendu, apprécié et reconnu. Dans la vie et dans le business, ce n’est pas tant ce que vous dites qui compte que comment vous faites se sentir les gens. Alors laissez les autres vous entendre exprimer votre respect et votre gratitude pour ce qu’ils font.
Les gens ne sauront jamais ce que vous ressentez ou ce que vous pensez à moins que vous ne leur disiez. Si vous voulez que votre point de vue soit entendu, vous devez dire aux gens ce que vous pensez. C’est aussi simple que cela.
Vous ne pouvez pas vous accrocher au passé, mais vous pouvez en apprendre. Ne faites pas l’erreur d’essayer de rester dans le passé. La vie c’est apprendre de ses leçons et les prendre avec vous dans votre vie.
Chaque personne que nous rencontrons a ses propres difficultés et problèmes. Ce qui pourrait être mauvais pour l’un pourrait changer la vie d’une autre personne pour le meilleur. Vous devez accepter les gens comme ils sont au lieu d’essayer de les changer.
Si vous êtes trop occupé à essayer de plaire à tout le monde, à la fin vous ne plairez à personne. Viendra le moment où vous serez fatigué de ce jeu et c’est à ce moment-là que vous êtes libre d’entrer dans le vôtre.
Si vous passez votre temps à essayer d’être une personne parfaite, vous manquerez probablement l’occasion d’être imparfaitement heureux. La partie la plus importante de votre vie est d’être exactement qui vous êtes et la chose la plus importante à laquelle penser n’est pas d’être parfait, mais authentique, véritable et centré sur son cœur.
Vivre une vie d’honnêteté crée la paix intérieure et la paix intérieure est sans prix. C’est ainsi.
Chaque jour vous êtes face à deux choix : vous pouvez y errer sans but, ne sachant pas ce qui va arriver et réagissant simplement aux événements comme ils viennent, ou vous pouvez passer votre temps sur ce qui est important pour vous, dirigeant votre propre vie et prenant votre propre décision sur ce qui est le plus important à vos yeux. Le choix sera toujours le vôtre.
Quelles que soient vos circonstances, elles changeront – c’est une chose sur laquelle vous pouvez compter. Donc embrassez le changement et rendez-vous compte que cela arrive pour une raison, même si ce n’est pas apparent de prime abord.
Appréciez les petites choses, parce qu’un jour vous pourriez regarder derrière soi et découvrir qu’elles étaient de grandes choses.
Votre crainte naturelle de l’échec vous empêchera parfois d’essayer de nouvelles choses, mais vous devez dépasser vos craintes et travailler dur à ce que vous aimez, parce que le succès vient de l’accumulation de beaucoup de petites expériences uniques. Plus d’expériences = plus de chance.
Quand vous investissez en vous-même, vous ne pouvez jamais perdre et au fil du temps vous changerez la trajectoire de votre leadership et de votre vie. Plus d’énergie vous dépensez en compréhension de vous, sagesse et connaissance, plus de contrôle vous aurez sur votre vie.
Menez de l’intérieur : Chaque personne a quelque chose à nous enseigner et parfois les leçons les plus importantes sont celles qui nous viennent de fréquenter d’autres personnes.
Merci au PMI® Montréal et en particulier à Carl M. Gilbert, Directeur des programmes de certification, pour cette explication simple et claire !
PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.
Il n’y a pas de temps à perdre… il faut boucler le projet, respecter les échéances, lire et répondre aux mails, finir le rapport…. Le temps file entre mes doigts et je courre après… Vous aussi ?
Voici trois conseils que j’ai mis en œuvre pour reprendre le contrôle.
Une inspiration complète est lente et profonde. Elle irrigue tout le corps et l’esprit. Elle rend l’instant présent plus intense et propice à la conscience de son environnement et à l’action.
Pour profiter du pouvoir de l’inspiration :
Et si la procrastination était un bienfait ? Non pas celle de la « remise à plus tard » mais celle de « faire au plus tard pour prendre le temps de réfléchir ».
Je me suis donc mis à mieux souffler en déployant les deux attitudes suivantes :
Passant plus de la moitié de mon temps à gérer les tâches plutôt qu’à les réaliser et l’autre moitié à consulter des informations “sans intérêt réel ou immédiat”, j’ai décidé de résister à la multiplication des outils et réduire l’infobésité.
Pour cela, j’ai commencé à mincir avec deux principes en tête :
“Heureux celui qui sait prendre son temps pour aller plus vite !” – Proverbe Inuit
Les commentaires reçus couvrent différents aspect de ce « savoir être » dans leur travail: Certains traits de caractères, une grande ouverture d’esprit et la curiosité.
Voici quelques-uns des verbatims reçus.
Détermination
Être en veille sur des thématiques
Et pourtant l’entreprise compte sur vous pour faire la différence !
CSP, partenaire de DantotsuPM et expert reconnu des formations pour managers, nous propose le guide pratique «Les clés du Management» : découvrez les résultats du 1er baromètre des Managers et les 12 fiches conseils pour réussir dans votre fonction que vous soyez manager fonctionnel ou transverse ou bien chef de projet.
Parmi celles-ci :
Téléchargez le guide pratique « Les clés du management »
http://kellyprojectsolutions.com/benefits-traditional-waterfall-project-management par Technology Advice
L’approche « en cascade » d’analyse et de conception des systèmes a été créée dans les années 1970 et a gagné la popularité à cause de sa progression logique, linéaire. Les tâches sont décomposées en cinq parties qui suivent une progression ordonnée : définition des exigences, conception, mise en œuvre, vérification et maintenance. Dans la phase de définition des exigences, les programmeurs et le client déterminent le périmètre du projet; dans la phase de conception, les programmeurs créent des designs ou maquettes basiques et complexes; dans la phase de mise en œuvre, les programmeurs testent le code source comme le programme est écrit; dans la phase de vérification, les programmeurs évaluent la conception et corrigent les erreurs; et dans la phase de maintenance, les programmeurs apportent les changements nécessaires pour assurer que le système continue de fonctionner correctement. Chaque phase doit être soigneusement planifiée à l’avance pour assurer le succès.
Aujourd’hui, beaucoup de business optent au lieu de cela pour la gestion de projet Agile. Les personnes qui utilisent cette méthode se concentrent sur la production de petites parties du projet dans chaque cycle de livraison, plutôt que la création d’un plan pour le projet entier.
Selon Techrepublic.com “l’accent sur les exigences et la conception avant l’écriture d’une seule ligne de code assure un gaspillage minimal de temps et d’effort et réduit le risque de dérapage de délais, ou d’attentes de client non atteintes.” Parce que les promoteurs et des clients discutent des objectifs finaux dans le détail, les deux parties ont une solide compréhension des attentes primaires et des résultats désirables. En conséquence, il est beaucoup plus facile de garantir que le projet est sur la bonne voie.
Les programmeurs développent seulement le code qui est en réalité nécessaire, ce qui sauve temps et effort pendant les étapes initiales. Les développeurs peuvent corriger n’importe quelles erreurs ou défauts tôt dans le processus, ce qui permet à la phase de mise en œuvre de se dérouler sans à-coup. Parce que l’objectif final est clairement défini dans les étapes de démarrage, toutes les parties comprennent les contraintes de temps et de finances du projet. Dans son livre paru en 1996 Rapid Development: Taming Wild Software Schedules Steve McConnell a évalué que “un défaut d’exigences qui reste non détecté jusqu’à la construction ou la maintenance coûte 50 à 200 fois autant pour le fixer qu’il n’aurait coûté au moment de la définition des exigences.” En conséquence, achever chaque cycle avant de passer au suivant garantie le succès au final.
Parce que le projet est clairement planifié du début à sa fin, les travailleurs peuvent rapidement mesurer leurs accomplissements et livrables. La méthode en cascade est idéale pour les équipes qui travaillent étroitement ensemble, puisqu’elle offre des tâches et des objectifs précis. Elle permet aussi aux développeurs de continuer à travailler sur le projet sans avoir besoin de la surveillance constante d’un manager.
Le logiciel peut être conçu en se basant sur une compréhension minutieuse des éléments à fournir.Parce que la méthode traditionnelle entraîne une documentation minutieuse, les programmeurs peuvent garantir qu’ils répondent aux attentes des client avant que le projet ne soit achevé.
Dans la phase de maintenance, les programmeurs et clients peuvent observer la solution pour déterminer si elle fonctionne correctement. S’il y a des problèmes, les programmeurs peuvent corriger les erreurs avant la remise du produit fini aux clients.
Bien que moins flexible que la gestion Agile, la méthode en cascade fournit un plan clair de résultats attendus tant pour les programmeurs que pour les clients. Elle peut faire gagner du temps et de l’argent en offrant une stratégie bien définie. Ce n’est pas la méthode la plus populaire actuellement, mais c’est un système valable et qui peut être mis en œuvre avec presque n’importe quel logiciel de management de projet. Les sociétés et leurs clients devraient considérer les bénéfices de la méthode de management de projet en cascade traditionnelle.
Vous comprendrez pourquoi il est souvent difficile de s’en extraire et quels sont les choses extraordinaires qui peuvent arriver lorsque vous quittez cette « Zone » …
Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoinIl faut s’adapter rapidement à un environnement continuellement changeant, sinon, c’est la disparition assurée.
Nombre d’entreprises s’appuient sur les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) pour entamer leur transformation digitale et augmenter leur réactivité et périmètre d’action.
Ces NTIC révolutionnent la vie, tant dans le domaine personnel que professionnel. La banalisation de l’email dans le quotidien des salariés est l’un des exemples les plus évidents de cette révolution technologique dans l’univers de l’entreprise. L’omniprésence du smartphone pour rester connecté tout en étant à distance en est un autre.
De nouvelles formes de travail se sont donc développées, au point que selon l’Organisation Internationale du Travail[1] il convient maintenant de parler de T/MTIC, acronyme signifiant Télétravail/Travail Mobile fondé sur les Technologies de l’Information et de la Communication permettant à un individu d’exercer son activité en dehors de l’environnement de l’entreprise et/ou à distance.
Les différents gouvernements se saisissent également du sujet car il est déterminant dans la définition des enjeux d’aménagement du territoire, notamment dans l’accès aux équipements et aux réseaux de communication. La production d’échanges et d’intelligence collective peut se passer des villes. On comprendra aisément l’opportunité majeure de soutenir l’économie résidentielle et aider à la revitalisation des territoires isolés, même si la société française est prudente voire réticente, face aux transformations numériques[2].
Le groupe Volkswagen a même dévoilé les 5 et 6 décembre 2016 une solution de travail collaboratif en réalité virtuelle à partir d’une plateforme intitulée « Volkswagen Digital Reality Hub »[3]. Les collaborateurs sont équipés de casques pour travailler ensemble à partir de plusieurs sites géographiquement distants. Grâce à ces progrès majeurs, les collaborateurs de l’entreprise interviennent indifféremment « sur site » et/ou « à distance », on pourrait également dire qu’ils interviennent « Ici » mais aussi « Ailleurs ».
Mais, l’utilisation des nouvelles technologies n’est pas le seul moyen d’obtenir un avantage concurrentiel et être force d’innovation.
La modification de l’organisation en est une autre car l’entreprise doit être capable de mener de front l’« exploitation » de son modèle économique tout en « explorant » de nouveaux territoires, source de création de valeur. Cette fameuse compétence d’ambidextrie organisationnelle.
C’est pourquoi, beaucoup d’entre elles s’orientent vers le mode projet (exploration) pour se dépasser et trouver des solutions innovantes face aux défis auxquels elles se heurtent. Elles cherchent à mobiliser en leur sein toutes les ressources disponibles et tous les talents quel que soit l’endroit où ils se trouvent pour la constitution d’équipes dédiées à un projet.
19 éléments d’impacts différents ont été déterminés :
Sur la base d’une enquête quantitative, représentative à 92% de la situation rencontrée et d’une enquête qualitative menée à partir de 17 entretiens (MOA, MOE et prestataires sur 6 projets de dimension nationale), un constat : la distance renforce l’autonomie et la liberté de l’individu. Même si pour certains sujets interrogés, cette liberté s’apparente parfois à un abandon.
Ils la considèrent alors comme une « non-liberté » car ils doivent atteindre des objectifs dans des délais très contraints. C’est notamment le cas des sujets sur des projets en méthode Agile.
À distance, l’acteur du projet se responsabilise et maintient sa confiance. C’est vraisemblablement parce que la responsabilité des tâches à accomplir n’est pas si différente lorsque l’on est à distance ou sur site. Par ailleurs, l’organisation mise en œuvre sur le projet n’influe que très peu la notion de confiance car chacun a sa place et connaît son rôle dans le projet … qu’il soit à distance ou non. D’ailleurs, il n’y a pas de dépendance avérée entre « la confiance » et le mode d’organisation du projet (calcul d’indépendance Chi-2).
Cette organisation réduit également son initiative. Cette situation est la conséquence vraisemblable d’une absence de définition précise de sa mission et des règles de fonctionnement plus que de la distance géographique (peu d’entre eux sont capables de s’appuyer sur une grille, un référentiel, une règle précise, une lettre de mission) permettant d’indiquer où s’arrêtent leur responsabilité et la prise d’initiative. Le sujet a confiance en ses décisions et assume ses responsabilités mais se lance moins dans les initiatives de peur d’être contredit ensuite.
Dans ces conditions, l’individu perd de sa motivation et s’implique moins.
Cette distance influence également le collectif de travail. Les acteurs du projet ressentent moins l’appartenance au groupe et l’esprit d’équipe notamment par un accès à l’information plus difficile mais également par l’absence d’interactions informelles (les moments partagées autour de la machine à café notamment)
La classification hiérarchique descendante du corpus des 17 entretiens montre 5 mondes lexicaux différents, mais 25% du discours des personnes interrogées concerne les outils et notamment l’absence d’outil de partage permettant de « conscientiser » l’équipe et favoriser le passage d’une intelligence individuelle vers une intelligence collective.
N’hésitez pas à contacter Olivier sur son linkedin pour en savoir plus.
Et postez vos commentaires à ce billet.
[1] International Labour Organization, « Travailler en tout temps, en tout lieu: les effets sur le monde du travail », http://www.ilo.org/travail/whatwedo/publications/WCMS_544225/lang–fr/index.htm, publication du 15 février 2017
[2] LEBRETON Claudie, « Les territoires numériques de la France de demain », Rapport à la ministre de l’égalité des Territoires et du Logement, Cécile DUFLOT, Septembre 2013.
[3] http://www.usine-digitale.fr/article/avec-la-realite-virtuelle-le-groupe-volkswagen-favorise-la-collaboration-entre-ses-sites-industriels-et-ses-marques.N563162
Les commentaires reçus couvrent différents aspects de la communication et de la collaboration à commencer par l’écoute, la mise en place de rituels et la proximité avec les équipes et le client.
Voici quelques-uns des verbatims reçus.
L’écoute, la communication et la négociation
Préparation des réunions, de l’agenda de la semaine
Communication et « projectarisation »
http://herdingcats.typepad.com/my_weblog/2017/05/quote-of-the-day-2.html
« Dites-moi, je vous prie, de quel côté faut-il me diriger ? »
« Cela dépend beaucoup de l’endroit où vous voulez aller, » dit le Chat.
« Cela m’est assez indifférent, » dit Alice.
« Alors peu importe de quel côté vous irez, » dit le Chat.
Alice au pays des merveilles
Si vous n’avez aucun plan, aucune feuille de route produit, aucun plan de livraison, aucune évaluation de quels obstacles vous rencontrerez le long du chemin, aucune évaluation de l’effort et des coûts pour atteindre votre destination, aucune évaluation des attributs d’efficacité et de performance nécessaires pour répondre aux besoins du client, vous finirez comme Alice.
The Peter Possibility
http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2017/08/the-peter-possibility.html par Seth Godin
Le Docteur Laurence Peter a compris la promesse et le danger de la bureaucratie mieux que la plupart d’entre nous. Il y a cinquante ans, il a écrit, « les managers s’élèvent jusqu’à leur niveau d’incompétence ».
Le Principe de Peter affirme que si vous faites un bon travail, vous serez promu, jusqu’à ce que vous atteigniez un travail où vous serez incompétent et vous y resterez… ce qui signifie que tôt ou tard, l’organisation toute entière est pleine de gens incompétents scotchés dans leurs cases.
La bureaucratie nous promet un emplacement sûr et offre aussi l’avantage que si vous faites un bon travail, vous serez choisi, sélectionné, promu et aurez de l’avancement. Alors, gardez la tête baissée, faites ce que l’on vous dit et vous gagnerez.
Nous ne vivons plus dans ce monde désormais.
Elles sont devenues populaires auprès de diverses organisations qui doivent être plus souples et réactives pour traiter efficacement leur rythme de changement croissant.
Agile Project Management (AgilePM) est une approche novatrice de la gestion de projet.
Le webinar vous présentera les différentes méthodes agiles, les principes de l’approche AgilePM et les outils nécessaires pour gérer les projets Agiles.
Miguel Ruiz propose de passer avec soi quatre accords de vie, simples et faciles à retenir pour améliorer son quotidien autant personnel que professionnel.
La parole est un outil très puissant qui peut construire ou détruire. Une parole impeccable est une parole qui n’agresse ni ne médit. Comment faire ?
Cet accord permet une communication positive qui favorise les relations aux autres.
Comment ne pas être profondément touché par une critique acerbe ou considérer que l’échec du projet est lié au fait que vous n’avez pas été à la hauteur de l’enjeu ?
Cet accord libère des émotions négatives afin qu’elles ne nous contrôlent pas.
Dans notre monde professionnel, nous avons besoin de tout justifier, de tout expliquer, tout comprendre, ce qui nous amène à faire beaucoup de suppositions – inventions personnelles très souvent transformées en certitudes ! Comment éviter les pièges de cette attitude ?
Cet accord nous permet de comprendre et rester ouvert et réceptif à soi-même et aux autres.
Il est impossible d’être performant de façon constante mais il est important de rester dans l’action pour concrétiser nos idées et obtenir des résultats. Comment faire toujours de son mieux ?
Cet accord nous permet de progresser avec joie, selon nos capacités.
Les toltèques : La culture toltèque est une culture mésoaméricaine qui s’est développée autour de Tula, leur capitale située près de Teotihuacan au Mexique, entre 900 et 1200 de notre ère. Le terme Toltèques provient du nahuatl et désigne les « maîtres bâtisseurs ». Dans les légendes nahuatl, les Toltèques sont censés être à l’origine de toute civilisation (c’est pourquoi on les nomme artistes ou maîtres bâtisseurs). Les Aztèques, pour affirmer leur supériorité, se sont donc prétendus leurs descendants. – Wikipedia
Les commentaires reçus couvrent différents aspect de cette organisation dans leur travail: Planning, suivi, gestion des interruptions, méthodologie, anticipation, gestion du temps, outils tels que checklist et timeboxing…
Voici quelques-uns des verbatims reçus.
l’anticipation et la planification
une activité bien organisée me rend performant et efficace
de la méthode
Each year at GPM we undertake a survey to find out how the P5 Standard is used and to also understand where it can be improved.
With over 50,000 downloads from 147 countries, the P5 Standard is the most used standard on sustainability in project management.
Fill out the 2017 survey and let us know how you are using P5 and how it can be improved.
This annual piece of research is undertaken by Wellingtone, with contribution from the APM PMO SIG and APM Systems Thinking Group. You can take a look at the 2017 survey here.
Click here to enter the survey
