Depuis apprécier pleinement votre rapport d’activités jusqu’à la prévention des interruptions, ces six habitudes vous aideront à être plus productifs en télétravail.

Remote work 6 new habits to develop in 2021

https://enterprisersproject.com/article/2021/1/remote-work-6-success-habits-2021 par Ginny Hamilton

Avec beaucoup de sociétés s’engageant déjà à garder les bureaux fermés pendant la première moitié de 2021 (ou plus longtemps), c’est le bon moment pour que les employés améliorent leurs routines de travail-depuis-le-domicile.

Nous avons demandé à notre communauté de leaders dans l’informatique et d’experts de partager une nouvelle habitude dont ils pensent que tous les travailleurs à distance devraient l’intégrer dans leurs programmes pour des journées plus productives et enrichissantes. Depuis rendre votre travail plus visible avec des mises à jour régulières et des outils de visualisation jusqu’à l’optimisation de votre lieu de travail pour éliminer les interruptions, voici quelques considérations pour améliorer votre routine de télétravail.

1. Mettez votre propre personne en pole position

“Prenez soin de vous-mêmes. Avec beaucoup de collaborateurs ne voyageant plus et toujours connectés, le tempo opérationnel du travail peut être exténuant et mener à l’épuisement professionnel. Pour ceux d’entre nous qui avions l’habitude de voler (vous rappelez-vous ?), la vidéo de sécurité nous indiquait de toujours mettre nos propres masques avant d’aider d’autres personnes. La même recommandation est vraie en travaillant de la maison parce que nous ne pouvons pas montrer notre meilleur au travail et à la maison si nous ne nous occupons pas de nous en premier. Prendre soin de soi peut se manifester de beaucoup de façons. Depuis faire une promenade à éteindre votre caméra vidéo pour ne pas vous sentir exposés, ou les deux. L’exercice est critique quand nous travaillons de la maison parce que nous nous déplaçons beaucoup moins. Considérez de vous choyer vous-même aussi. Nous ne pouvons plus sortir en ville comme nous y étions habitués, mais une livraison de repas à domicile de votre restaurant préféré peut être un plaisir à attendre avec impatience.” – David Egts, Chief Technologist for North America Public Sector, Red Hat

2. Maitrisez le « time-boxing »

Relisez ce billet sur comment bien utiliser des « blocs de temps » par Jeff Ball

“Les gens devraient prendre du recul pour passer en revue leurs environnements et habitudes de travail […]. Il est critique pour des travailleurs distants de découper leurs journées en blocs de temps pour éviter les distractions et maximiser leur productivité. Je suggère fortement de bloquer votre calendrier pendant vos heures les plus créatrices pour accomplir votre travail le plus critique. Les gens ont sauté dans l’utilisation de Zoom, de Microsoft Teams, de Google Workspace et autres outils de collaboration. Il est maintenant grand temps d’apprendre comment pleinement les utiliser et les personnaliser. Pour finir, mettez de la rigueur dans votre processus quotidien en développant un programme hebdomadaire, en vous y engageant et en suivant rigoureusement vos progrès.” – Isaac Sacolick, President of StarCIO and author of Driving Digital     

3. Visualisez votre travail

“Rendez le travail visible. Si vous ne le faisiez pas avant la pandémie, prendre l’habitude de rendre le travail visible est une compétence à travailler en 2021. Comme travailler dans des équipes distribuées devient la norme, les équipes sont à grand risque en raison du manque de collaboration spontanée que nous considérions comme allant de soi quand nous travaillions sur un même lieu. Pour améliorer la productivité dans une ère où nous sommes tout en des endroits différents et des heures de travail bousculées par des besoins inattendus à la maison, il est impératif que le travail soit fortement visible et clairement compris par les autres dans l’équipe.”

Les tableaux Kanban sont particulièrement visuels.

“Quand le travail à venir est visible et quand une définition de « prêt à démarrer » est comprise, il devient possible pour un autre membre d’équipe de commencer indépendamment à avancer sur ce travail. Quand le travail en cours est visible, il est plus facile pour une équipe de comprendre quand et comment les dépendances seront adressées. Bien heureusement, une richesse d’outillage digital existe maintenant pour rendre plus facile de décrire et partager des activités de travail sans dépenser d’énormes quantités d’efforts supplémentaires, cherchez et  trouvez celui qui s’adapte le mieux à vos besoins. La mise en place de l’habitude quotidienne de visualiser votre travail profitera à tous les membres de votre équipe et est une compétence essentielle pour le travail en équipes géographiquement distribuées en 2021.” – Michel Walker, Global Senior Director, Red Hat Open Innovation Labs

4. Gardez votre rapport d’activités très vivant

“En travaillant à distance, il peut être facile pour vos accomplissements de se perdre dans la masse. Adoptez le rapport d’activités. Ce point de contact hebdomadaire permet à votre manager de rester au courant des grandes choses que vous faites et vous permet de recevoir des feedbacks continus. N’utilisez pas votre rapport hebdomadaire comme simplement le fait de cocher des cases. Construisez-le pour montrer le réel progrès sur des initiatives où vous obtenez des avancées.”

“Certains jours, vous pouvez relever les yeux et vous demander où est passée votre productivité. Avec tout un chacun essayant de sur-communiquer par email, Slack et en ajoutant des réunions supplémentaires, il peut être difficile d’accomplir quoi que ce soit à moins que vous ne bloquiez du temps pour être productifs. Prenez du temps chaque matin pour construire votre journée. Identifiez les blocs de temps que vous pouvez mettre de côté pour être vraiment productifs. Il peut être nécessaire de mettre en place un gel des communications pendant ces heures pour vous autoriser le temps nécessaire pour faire un réel progrès.” – Mark Runyon, Principal Consultant, Improving

5. Soyez présents

“Prêtez plus d’attention à être présent. Beaucoup d’entre nous ont des difficultés à rester présents même quand nous sommes dans la même pièce avec quelqu’un d’autre, ou même dans une conversation en face à face avec eux. Combien de fois avez-vous remarqué que vous n’avez pas entendu ce que quelqu’un vient de dire parce que votre esprit s’était égaré ? Aussi dur que cela puisse parfois être quand nous sommes en face à face, cela devient encore plus ardu quand nous sommes au téléphone ou sur un appel vidéo.

D’abord, résistez à la forte envie de faire du multitâche. Le faire c’est choisir de ne pas être présent. Deuxièmement, efforcez-vous d’écouter au-delà des mots prononcés par l’autre personne. Que veulent-elles vraiment dir ? Que ressentent-elles ?

Pourquoi ceci importe-t-il ? Les gens demandent une relation. Un de leurs désirs les plus forts est d’être vus et entendus. Quand nous sommes présents avec eux ils obtiennent cela de notre part et nous répondent. Quand nous renonçons à cette présence, nous sacrifions notre connexion avec eux et diminuons notre rapport relationnel. ”– Bob Kantor, Founder, Kantor Consulting Group, Inc.

6. Éliminez les interruptions

“Créez un espace pour votre travail et votre réflexion où vous pouvez vous concentrer sans interruptions. Selon l’Université de Californie, à Irvine, il faut 23 minutes et 15 secondes pour revenir dans le « flow » après que vous ayez été interrompus. Après 17 ans de télétravail à mon domicile, j’ai conçu mon bureau (même si c’était juste la table de la cuisine) de telle façon que je puisse me concentrer pendant de grandes périodes de temps sans interruptions. Cela m’a rendue plus productive, plus concentrée et moins stressée.

Il y a deux façons d’éliminer les interruptions : L’une est d’éliminer toutes les notifications et signaux pour n’être pas tentés de vous interrompre. Cela inclut l’email et les notifications de messagerie instantanée, les appels téléphoniques, les SMS, ou toute autre chose qui pourrait détourner votre attention de votre travail. Créez des créneaux dans votre calendrier où vous vérifiez ces communications pour rester connectés, mais selon votre tempo. La deuxième manière est de laisser votre famille, voisins, ou collègues de travail savoir que vous êtes concentrés. Je le fais en portant un casque qui élimine les bruits extérieurs et qui donne un signe clair qu’aucune interruption n’est souhaitable. Bien sûr, c’est facile pour moi de dire ceci, comme mes enfants sont maintenant partis. ” – Eveline Oehrlich, Chief Research Director, DevOps Institute