Où sont les participants ?

seul au mondeLa réunion a commencée depuis 10 minutes.

Et vous êtes peut-être déjà tout seul, sur une île déserte, conversant avec vous-même.

C’est étrange parce que vous pensez que d’autres sont encore là, à écouter attentivement ce que vous leur racontez pendant cette conférence téléphonique.

Mais ils sont partis.

Oh, ils n’ont pas raccrochés, sinon vous auriez entendu le petit ding-dong.

Mais, certains on posé le combiné et coupé le micro pendant qu’ils font du ménage dans leur messagerie électronique. D’autres sont sortis de leur bureau pour aller discuter à la machine à café. Certains jouent à des jeux vidéos, d’autres relisent un document ou consultent les informations sur Internet, d’autres peaufinent une présentation ou finalisent un rapport, d’autres lisent leurs blogs favoris…

Ceci se produit souvent pendant les téléconférences longues et ennuyeuses. Et je suis persuadé que vous l’avez-vous-même déjà fait. En particulier si la réunion dure des heures, ou bien se répète chaque semaine, où encore porte sur un sujet de moindre importance ou intérêt pour vous.

Il est curieux de voir que malgré la pression toujours plus forte d’obtenir plus de chaque minute de chaque personne, il est parfaitement toléré de leur demander ou même d’exiger qu’elle perde des heures dans de mauvaises réunions.

Que faire pour sensiblement améliorer votre téléconférence ?

Steve Kay, dans son billet “Do You Know Where Your Attendees Are?”, propose 3 conseils.

A) Faire court.

Une téléconférence ne devrait pas excéder une demi-heure. Plus longtemps et les gens partent, physiquement ou mentalement.

B) Faire petit.

Une téléconférence ne devrait pas avoir plus de huit participants. Plus de 8 est la garantie que plusieurs seront des spectateurs muets.

C) Faire simple.

Une téléconférence devrait porter sur un unique sujet qui peut effectivement être traité par téléphone. Les problèmes plus complexes nécessitent une vrai rencontre en face à face.

Et il conclut en nous rappelant que toute réunion est une activité business qui devrait apporter un vrai bénéfice.

Pour ma part, je pense comme Steve que faire court et limiter les participants aux seules personnes directement impliquées par l’objet de la réunion est effectivement une excellente base de départ pour avoir une réunion efficace.

Cependant, je crois qu’il faut également prendre en compte l’objectif de la téléconférence. Ce peut-être par exemple du partage d’informations, du « team  building » pour une équipe géographiquement distribuée, de la résolution de problème, un statut d’avancement, une demande de décision…

Cette clarification de l’objet de la réunion conduit à un nécessaire travail préparatoire sur l’agenda et le contenu. L’agencement des sujets peut alors aider fortement à structurer et améliorer la conférence. On peut par exemple envisager de faire intervenir plusieurs personnes à tour de rôle sur différents sujets pour donner du rythme et pour doper leur attention.

De plus, les outils collaboratifs de partage en temps réel de documents sur lesquels travailler encouragera les participants à suivre la progression sur écran, au lieu de faire d’autres choses.

à l'heure ponctuel ponctualitéCoté animation, je reste convaincu qu’il faut s’attacher à démarrer à l’heure prévue (+ 5 minutes de courtoisie) même si tous les protagonistes ne sont pas encore connectés. Et, surtout, ne pas répéter ce qui a déjà été dit pour les retardataires. Seulement leur préciser où nous en sommes de l’agenda (sinon vous risquez fort de vous trouver dans la situation de cette vidéo). Et puis, faire attendre les personnes qui sont à l’heure ou répéter ce qui a déjà été dit est un manque de respect pour leur temps et un coût pour la société. Rappeler aux participants l’agenda et l’heure de la réunion 24 heures à l’avance peut être utile, en particulier si ils ont à réaliser un travail préparatoire : lecture de document, analyse, recherches…

Enfin, le complément de l’image grâce à la visioconférence permet d’avoir de bien meilleurs échanges et permettent de traiter certains problèmes plus complexes et plus sensibles grâce à la sensation d’une « vraie » rencontre en face à face.

CSP Formation
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