Use WBS Templates to Speed Up Project Plan Creation
http://www.pmhut.com/use-wbs-templates-to-speed-up-project-plan-creation par Dave Paradi
Une barrière commune à l’utilisation de techniques de management de projet est le temps que cela nécessite de créer l’échéancier de projet. En utilisant des modèles de Structure de Répartition de Travail (Work Breakdown Structure : WBS), vous pouvez réduire radicalement le temps que cela prend de créer l’échéancier de projet et améliorer la qualité des projets.
Qu’est-ce qu’un modèle de WBS ?
Un modèle de WBS est la section générique d’un plan total de projet qui inclut toutes les tâches dans un domaine spécifique, par exemple les tâches liées à la tenue d’une session de formation des collaborateurs. Il est assez générique pour pouvoir être utilisé comme point de départ pour n’importe quel projet qui inclut ce domaine de tâches. Cela peut être une simple liste de tâches (parfois appelé une liste de contrôle ou checklist) ou un jeu de tâches liées entre elles qui définit clairement la relation de dépendance entre ces tâches.
Quels sont les avantages à utiliser des modèles de WBS ?
- Ils aident à s’assurer que les mêmes tâches sont réalisées chaque fois qu’un projet contient ce domaine particulier. Ceci donne à l’organisation une approche cohérente, permet de s’assurer que rien n’est oublié.
- Les experts du sujet ne gaspillent pas leur temps de valeur à revoir le même jeu de tâches communes pour chaque projet; ils investissent leur temps une fois et l’organisation retire le bénéfice de cet investissement sur chaque projet. Les experts doivent seulement adapter le modèle de tâches communes à la situation spécifique de chaque projet.
- Les équipes projet peuvent créer l’échéancier de projet plus rapidement parce qu’elles n’ont pas à passer du temps à identifier et organiser des tâches banales; elles peuvent se concentrer sur les tâches requises juste pour ce projet et sur les améliorations des estimations de coût et de durée.
- On peut utiliser l’approche de modèle à un niveau individuel, de service ou organisationnel via un Bureau de Management de Projet (Project Management Office : PMO).
Comment un modèle de WBS est-il créé ?
La première étape est de se concentrer sur un domaine de tâches qui sont d’habitude exigées dans beaucoup de vos projets : la formation, la communication vers les clients, des tâches de management de projet, etc. Réunissez les experts du domaine et expliquez qu’en investissant un peu de temps en amont, ils créeront un modèle générique qui peut être réutilisé et leur évitera de devoir faire du brainstorming sur les mêmes tâches pour chaque projet. Si vous avez de précédents échéanciers de projet qui couvrent la zone de focus, utilisez-les comme une contribution utile au processus.
Faites faire un brainstorming commun sur une liste de tâches et organisez ensuite les tâches dans des groupes de tâches liées. Mettez en séquence les tâches dans chaque groupe pour aider à identifier des tâches oubliées. Si c’est utile, reliez les tâches pour indiquer des relations de dépendance. Quand regardant la zone de focus, rappelez-vous d’inclure tous les sous-groupes potentiels de tâches ou les options d’activité qui touchent à ce domaine. Il vaut mieux avoir trop d’options que d’en louper une. En documentant les tâches, utilisez un langage générique qui s’appliquera à tous les projets. Capturez le modèle de tâches dans une variété de formats électroniques : dans traitement de texte, un tableur et dans un logiciel de management de projet. Faites passer en revue le modèle entier par les experts une fois qu’il a été capturé et faites les modifications nécessaires.
Comment un modèle WBS doit-il être utilisé?
Le modèle WBS est un point de départ pour l’équipe projet pour une zone particulière de tâches. L’équipe passe en revue les tâches dans le modèle et supprime les tâches ou groupes de tâches qui ne s’appliquent pas à ce projet. Des tâches manquantes spécifiques au projet sont ensuite ajoutées. On peut alors donner une durée et un coût précis à chaque tâche. Les liens entre les tâches sont passés en revue ou ajoutés. Enfin, les tâches dans ce modèle sont liées avec des tâches dans d’autres parties de l’échéancier (qui peuvent provenir d’autres modèles). Ce travail peut être fait électroniquement dans un logiciel ou les tâches peuvent être imprimées et chaque tâche découpée et arrangée manuellement.
Comment les modèles de WBS peuvent-ils être partagés ?
Quand un groupe crée un modèle de WBS, il devrait le partager avec d’autres pour que les bénéfices en soient réalisés rapidement. Il est le plus facile de poster le fichier de modèle dans un format en lecture seule sur un disque partagé auquel toutes les équipes projet peuvent avoir accès. Le groupe devrait nommer « un gardien », responsable de contrôler tous les changements au modèle. Dans une organisation avec un PMO, ce rôle est d’habitude pris par le PMO. L’organisation devrait aussi faire un suivi de qui a utilisé chaque modèle pour obtenir un retour d’information sur l’utilité des informations et obtenir des suggestions d’amélioration. Mettez en place un rythme régulier (c’est-à-dire semestriellement) pour mettre à jour le modèle avec les suggestions des équipes projet qui l’ont utilisé. Assurez-vous que l’emplacement et les directives d’utilisation du modèle sont communiqués à tous les chefs de projet et équipes projet pour que tous aient conscience de son existence.
Les réels bénéfices de l’approche par modèle de WBS
L’utilisation d’une approche par modèle de WBS peut fournir des avantages mesurables à votre organisation. Une organisation importante de services financiers a créé un modèle pour lancer de nouveaux produits. Avant le développement de ce modèle, les introductions de produit causaient beaucoup de stress dans l’organisation et il y avait beaucoup d’items « de dernière minute » qui étaient exigés. Depuis que la société a commencé à utiliser l’approche par modèle, les lancements de produit sont réalisés de façon beaucoup plus lisse et cela a permis à l’organisation d’être plus compétitive en étant capable de lancer davantage de produits chaque année qu’auparavant, sans le modèle.
Si vous cherchez une façon d’accélérer le développement d’échéanciers de projet et d’augmenter la qualité des plans, considérez comment vous pouvez utiliser des modèles de WBS pour vous aider à atteindre vos objectifs.
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