Si vous êtes le modérateur d’une table ronde et voulez prendre de toute urgence encore une question…
Ou si vous êtes l’intervenant et devez parcourir encore trois diapositives…
Ou si vous êtes l’auteur ou le designer et voulez encore ajouter juste un idée…
Ou si vous êtes l’enseignant et il y a juste encore un concept à discuter bien que la cloche soit sur le point de sonner.
Trop tard.
Finissez sur une pause.
Finissez avec calme et confiance et oui, s’il vous plaît, respectez suffisamment votre auditoire pour pas vous attendre à ce que ce compactage de dernière minute ne les aide ni vous-même.
Personne, pas une fois dans l’histoire des chronométreurs, n’a jamais dit, « je suis vraiment heureux qu’ils aient dépassé leur temps de trente secondes, soufflant et haletant et nous suppliant de leur prêter notre attention. C’était la meilleure partie et je les respecte d’avoir fait le forcing pour cela. »
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Nous sommes le 1er vendredi du mois d’octobre, il est grand temps de sourire…
Cette Journée mondiale du sourire fut inventée par un artiste de Worcester (USA), Harvey Ball, qui se trouve être passé à la postérité en créant le fameux smiley en 1963. Cette journée est célébrée dans de nombreux pays depuis 1999.
Je vous propose aujourd’hui cette petite compilation des expressions et anglicismes employés au quotidien par les publicitaires, mais aussi dans le monde « corporate ». Vous en reconnaitrez certainement que vous déjà entendus ou utilisés vous-mêmes dans vos présentations projets !
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Nous n’avons pas de déclaration des droits de l’homme pour l’orateur, ni le public. Mais un jour dernier, après avoir été témoin d’un discours qui s’est mal passé et d’un public irrité, et ceci malgré de bonnes intentions des deux côtés, j’ai décidé de rectifier cette lacune.
Cette semaine j’offre ces droits et devoirs comme une façon d’adresser les deux côtés du problème.
Soyez aussi intéressé par le public qu’ils le sont par vous.
Trop d’orateurs pensent à leur travail juste comme entrer sur scène, délivrer leur speech et sortir par la porte de derrière, argent en poche. Je pense que davantage est exigé. Je pense que, comme on attend du public qu’il prête une attention courtoise à l’intervenant, celui-ci doit aussi être authentiquement intéressé par l’auditoire. Et les spectateurs savent quand un orateur est authentique et quand il/elle simule.
Soyez respectueux de l’attention du public et de son niveau de connaissance.
Avec l’intérêt devrait venir le respect. L’orateur ne devrait pas gaspiller le temps du public et il/elle ne devrait pas ignorer les faibles ou importantes connaissances de l’auditoire. Si le public est intéressé par l’expertise de l’intervenant, il/elle devrait prendre le temps de former le public peu importe combien la tâche semble basique.
Ne pinaillez pas.
Un speaker ne devrait pas essayer d’impressionner ou diminuer un public par une précision excessive de connaissance. La base de son expertise devrait être la passion et la connaissance profonde qu’elle apporte au sujet, pas sur des points insignifiants. Focalisez-vous sur les questions importantes et donnez en exemple ce à quoi l’expertise devrait ressembler.
Soyez ouvert, responsable et ne vous mettez pas sur la défensive.
Quand vous atteignez les limites de votre connaissance, soyez honnête. Votre travail d’orateur n’est pas de vous mettre en avant, mais de rayonner par votre honnêteté et vos accomplissements, ni plus, ni moins. « Je ne sais pas, et ceci n’est-il pas intéressant ? » est une réponse utile à une question d’un membre du public, parce qu’elle montre les limites de connaissance d’expert sur le sujet.
Choisissez votre réponse émotionnelle : soyez stratégique, pas réactif.
Certaines choses et personnes appuient sur nos points sensibles et nous nous mettons en colère. C’est humain, mais ce n’est pas la bonne réponse pour un speaker. Vous tenez la scène, la position élevée, et tant que vous y êtes, vous devez élever votre jeu en conséquence. Ne perdez pas votre contrôle, parce que votre position élevée peut faire paraitre votre réponse plus énorme et plus menaçante.
Concentrez-vous le positif, la solution, les points communs.
En tant qu’orateur, c’est votre travail au final d’apporter des réponses, pas seulement d’indiquer où sont les problèmes. Ceci est l’endroit où les politiciens échouent le plus souvent. Il est beaucoup plus facile de dire ce qui va mal dans le pays aujourd’hui que de trouver une solution et indiquer la voie vers une nouvelle destination que tout le monde pourra apprécier. Mais c’est justement le travail.
Appréciez les efforts, ne critiquez pas le résultat.
Quand un public vous questionne ou répond à vos questions, ou à vos demandes, rappelez-vous que vous avez eu des années pour réfléchir à votre sujet et le public en entend parler pour la première fois. Alors, soyez patient avec eux et ce qu’ils vous offrent en retour. Les premières pas sont les plus grands, ils l’étaient quand vous les avez faits, vous en souvenez-vous ?
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Que vous deviez donner des présentations occasionnellement ou régulièrement, il est important de vous préparer efficacement en avance pour la présentation pour vous assurer que vous atteindrez vos buts.
Rappelez-vous que les présentations sont essentielles au business. Elles informent et instruisent votre auditoire et leur permettent de vous connaître ainsi que votre société par leur biais. Vous pouvez utiliser une présentation pour convaincre un client d’utiliser votre produit ou service plutôt que ceux d’un concurrent.
Plus votre présentation est concise et ciblée, plus vous êtes dynamique dans la présentation de l’information à votre auditoire, plus probablement le résultat sera atteint.
Il y a certaines choses auxquelles vous devriez penser avant que vous ne développiez votre présentation, dont :
Quel est l’auditoire ?
Quel est le but de la présentation ?
Comment devez-vous communiquer l’information ?
Comment réaliserez-vous un suivi avec l’auditoire après la présentation ?
1. Quel est l’auditoire?
Quelle connaissance votre auditoire possède-t-il du sujet que vous présentez ?
Les participants connaissent-ils déjà une bonne partie du sujet et ont-ils besoin d’information spécifique, ou cherchent-ils une vue d’ensemble ou une introduction du sujet ?
Vous attendez-vous à ce qu’ils soient satisfaits de l’information que vous délivrez – est-ce le message qu’ils veulent entendre ?
Ou…plutôt, le message est-il négatif pour eux ? Combien de personnes suivront la présentation ?
Y-a-t-il possibilité de réaliser une session interactive avec beaucoup de questions et réponses, ou bien présentez-vous à un très grand groupe pour transmettre de l’information et non pas rechercher de l’interactivité ?
Plus vous connaissez de votre auditoire et leurs attentes, mieux vous pouvez préparer la présentation pour vous assurer qu’elle est efficace et fournit à l’auditoire ce qu’ils veulent et ont besoin de votre part.
2. Quel est le but de la présentation ?
Pensez à ce que vous essayez de réaliser avec cette présentation. Est-ce qu’une décision est attendue à la fin de la présentation pour enclencher quelque chose ? Est-ce que la présentation va seulement donner matière à réflexion ? Est-ce une session de suivi fournissant le statut d’un projet ? Essayez-vous de vendre à d’autres votre idée et de faire approuver un budget ?
Le but de la présentation guidera ce que vous développerez.
quel objectif visez-vous ?
Par exemple, si la présentation est concentrée sur l’obtention de l’approbation d’un budget pour avancer avec un projet, vous voudrez inclure des études de cas et exemples de projets passés. Vous voudrez être sûr que votre auditoire comprend la valeur d’y aller, quel sera le résultat final et comment il leur profitera ?
Gardez votre présentation succincte et précise. Présentez aussi peu de messages clefs que possible pour garantir la compréhension et avoir un impact sur votre auditoire. Vous ne voulez pas que votre présentation en donne tant qu’ils n’auront aucune idée du but de la présentation ni de ce qu’ils doivent faire.
Si vous avez des documents à distribuer et qu’ils ne sont pas nécessaires pour la présentation, mais sont plutôt à prendre en partant pour référence, fournissez-les à la fin de la présentation pour qu’ils ne les distraient pas pendant votre présentation.
3. Comment devez-vous communiquer l’information ?
Une règle de préparation et de présentation efficace est : “dire à l’auditoire ce que vous allez leur dire, le leur dire et leur rappeler enfin ce que vous venez de leur dire.” Sans doute avez-vous entendu cette règle plusieurs fois…
Utilisez-la pour structurer votre présentation :
Introduction
Message
Résumé
Conclusion
Tenez compte en développant votre présentation du fait que les diapositives vont soutenir votre propos;. Vous ne devriez pas lire des diapositives mais plutôt utiliser le contenu des diapositives comme un rappel de ce que vous présentez à l’auditoire.
Si votre présentation dure plus d’une heure, assurez-vous qu’il y a au moins 15 minutes de pause sur la durée.
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Zoom sur chacune des sections de la présentation dans un peu plus de détail.
Diapositives d’introduction
Une introduction sur vous-même (quelque chose sur votre expérience, particulièrement si les personnes ne vous connaissent pas)
Un agenda
Les objectifs de la présentation (“dites à votre auditoire ce que vous allez leur dire”)
Le point principal des diapositives d’introduction est de présenter la présentation pour que les gens sachent à quoi s’attendre. Communiquez-leur la durée la présentation (rappelez-vous toujours laisser du temps pour les questions!). Si vous préférez que les questions soient traitées à la fin de la présentation, faites le savoir dès le départ. Demandez si l’auditoire a des questions avant d’entamer la partie principale de la présentation.
Diapositives de message (de contenu)
Les diapositives de message, ou de contenu, sont la partie principale de votre présentation. Rappelez-vous la règle ci-dessus: Voici le moment où vous “leur dites” ce que vous avez dit que vous alliez leur dire. La majorité de vos diapositives se trouvera dans cette section.
Vous pouvez découper cette section en de multiples sections plus petites si nécessaire, particulièrement pour de longues présentations. Si vous découpez votre présentation en sections plus petites, assurez-vous que chaque section a sa propre page d’introduction (et agenda pour cette section) et une diapositive de résumé qui boucle la section.
Quelques meilleures pratiques pour vos diapositives incluent :
Ma bible pour préparer des présentations mémorables (sur Amazon)
L’utilisation de visuels comme des images, des dessins et des diagrammes pour transmettre plus facilement l’information
Si les diagrammes sont compliqués, donnez seulement l’information de base sur la diapositive et fournissez aux participants des documents avec une information plus détaillée
Mettez un texte minimal sur les diapositives – le contenu devrait être des sujets de conversation pour le présentateur – pas des lignes et les lignes de texte qu’il est difficile de lire
N’utilisez pas trop de sous-points car cela réduira la lisibilité
Utiliser des diapositives de transition entre chaque section de votre présentation
Utilisez une diapositive de résumé pour conclure votre présentation
Assurez-vous que le texte est lisible, qu’il se détache sur le fond de diapositive et qu’il est facilement lisible depuis le fond de la pièce
N’utilisez pas trop de couleurs dans votre modèle de diapositive – faites simple et professionnel
Gardez les titres de diapositive à une taille de caractère de 30 à 32 points
Le texte devrait être à 24–26 points pour assurer une bonne lisibilité
Diapositives de résumé
Vos diapositives de résumé récapituleront les points principaux de votre présentation. “Rappelez à votre auditoire ce que vous venez de leur dire.” Une session de questions et réponses fera partie de votre résumé. Demandez à l’auditoire s’ils ont des questions sur votre présentation. Répondez aux questions clairement et précisément. Si vous ne connaissez pas la réponse, c’est ok. Admettez que vous n’êtes pas sûr de la réponse et dites à la personne qui l’a posée que vous reviendrez vers elle quand vous l’aurez. Et rappelez-vous de donner suite!
Diapositives de conclusion
Remerciez les personnes pour leur participation et incluez les « prochaines étapes ». Pendant la clôture de votre présentation, récapitulez les points clefs abordés dans la session questions/réponses, notez les suivis nécessaires et distribuez les documentations pertinentes.
Demandez à votre auditoire de vous contacter (assurez-vous que vos coordonnées soient sur la diapositive!) s’ils ont des questions ou voudraient approfondir le sujet.
4. Comment réaliserez-vous un suivi avec les personnes après la présentation ?
Votre présentation exige-t-elle un suivi ?
Par exemple, si vous présentiez à un nouveau client vos capacités dans l’espoir de gagner un business, cela exigera un suivi. Dans une telle situation, faites un suivi avec votre client le lendemain de la présentation en les remercient pour leur temps et demandez s’ils ont des questions ou auraient besoin de plus d’informations.
Si votre présentation était sur un projet et a exigé une décision, dans votre conclusion de la présentation, demander à l’auditoire quand une décision sera prise et assurez-vous de donner suite à ce moment-là. Votre suivi variera selon la situation et le but de la présentation.
Si la présentation a pour objectif de partager de l’information et des connaissances avec l’auditoire(par exemple, en présentant à une conférence), vous pourriez simplement demander que l’auditoire vous contacte directement pour toutes questions ou nouvelles informations.
La prochaine fois vous avez une présentation, pensez à qui vous parlez à et quel est le but de la présentation. Planifiez ce que vous allez dire et créez un plan pour vous assurer que vous couvrez tous vos points dans le temps alloué.
Meilleure la préparation, plus probablement vous obtiendrez un résultat réussi.
Quelles sont vos idées ? Votre expérience ? Que faites-vous pour vous préparer pour des présentations ? Qu’avez-vous trouvé utile dans ce billet ?
J’ai une très grosse pensée pour Jean-Michel Groleau, ses amis et sa famille car il nous a quitté cette semaine. Ce billet qu’il avait publié sur ce blog reflète bien sa culture, son approche ouverte, son humanisme et son optimisme en toute situation.
Pendant l’été 2011, dans la bibliothèque de sa maison familiale, Jean-Michel Groleau, alors Président PMI « France-Sud » Chapter Project Management Institute, avait retrouvé un petit livre fort intéressant et s’était dit que certains passages pourraient faire éventuellement l’objet d’un billet à partager avec tous les chefs de projet dans DantotsuPM.
Conférence, c’est un mot français qui vient de deux mots latins « cum ferere » (porter avec).
On «porte» une conférence avec soi. Ingénieur, programmeur, manager, chef de projet… un jour ou l’autre, nous sommes amenés à nous exprimer par la plume ou la parole. Voici quelques conseils, recueillis lors d’une lecture estivale, d’un petit recueil intitulé « Parler… Parler » de Bernard Gavoty (1908-1981), un critique musical célèbre.
Ingénieur agronome de formation (!), élève de Marcel Dupré au conservatoire en classe d’orgue, brillant orateur, doué d’une parfaite élocution, sachant manier la plume, il fit de très nombreuses conférences, en particulier pour les Jeunesses Musicales de France, et fut un célèbre critique musical du Figaro sous le pseudonyme de « Clarendon ».
ne laisse pas ton auditoire s’endormir, tu ne le réveilleras plus !
Lors d’un dîner avec Léon Daudet alors qu’il était enfant, Bernard Gavoty reçu ces conseils du grand auteur français : « écoute mes conseils, dictés par l’expérience. Ne sois jamais ennuyeux. Pratique la clarté comme une hygiène, et la drôlerie comme un remède.Dis-toi que les gens à qui tu t’adresseras attendent trois choses : apprendre, s’émouvoir, se distraire. »
Telles sont les règles d’or du métier de conférencier. À toi de donner ce qu’on te demande. Tout en parlant, mets-toi, en pensée, dans le fauteuil d’un auditeur, et dis-toi : de quoi ai-je envie à présent ? Que ça change ?… Change aussitôt ton fusil d’épaule, ne laisse pas ton auditoire s’assoupir : tu ne le réveilleras plus. Pense toujours à ce qu’il est venu chercher : une distraction d’ordre supérieur. Ne te mets pas «à la portée de la foule», hisse la, au contraire, jusqu’au niveau où tu veux la tenir. N’oublie pas qu’un bon mot est un bienfait des dieux, et qu’une image l’emporte sur le meilleur des raisonnements. Parle sans papiers pour qu’on t’écoute : des froissements de feuillets favorisent le sommeil. Donne l’impression d’improviser. Sois vigilant, toujours prêt à modifier l’ambiance »…
Il ne s’agit pas de donner un cours.
Une conférence n’est pas un cours : ne soit pas trop didactique.
Instruits sans cesser de plaire. Ne sois pas trop long, laisse les gens sur leur faim, c’est le meilleur moyen de rester toi-même en appétit. Pour apprendre ton difficile métier, parle beaucoup, parle partout, ne laisse pas échapper une occasion de parler. Surtout ne t’inscris jamais à un cours d’orateur. Ce métier, assez spécial, est de ceux où l’on fait soi-même son apprentissage. On est son professeur, et parfois, son maître. Cultive ton enthousiasme, comme une plante merveilleuse. Maintenant, va bien en paix ! »
… faut-il vraiment écrire ce que l’on doit finalement donner l’impression d’improviser ?
Il faut savoir où l’on veut emmener son auditoire !
Oui, car sans cela on erre à l’aventure. Seule la rédaction permet de suivre un plan logique, camouflé sous des incidents de parcours tout exprès provoqués. Elle aide de surcroît à ne pas dépasser une longueur raisonnable et à soupeser la marchandise qu’on s’apprête à livrer. Inconsciemment, les personnes qui viennent vous entendre se rendent à une conférence dans la triple intention notée plus haut : apprendre, s’émouvoir, se distraire. Une conférence qui méconnaît ces trois ingrédients est une conférence manquée.
Bon ! Je « tiens » mon texte : à lui, maintenant, de me tenir ! Je dois en être possédé au point de le savoir par cœur, ou d’en éprouver la sécurité, tout en donnant au public l’illusion que j’invente en parlant. Comment apprendre – faut-il vraiment apprendre, comme un perroquet ? – ces trente, quarante pages dactylographiées ?
Oui et non. Il faut avoir un plan serré, le savoir absolument par cœur, connaître ses transitions, avoir des repères, être capable de réciter imperturbablement le début, les passages périlleux et la conclusion.
Fort de quoi, on peut improviser à sa guise, si un bon vent vous pousse.
Au fait, quoi qu’on fasse, la répétition à plusieurs reprises, de la même conférence, en fixe le texte dans la mémoire sans qu’on l’ait fait exprès. Gravée par crainte dominée, elle ne s’effacera plus de votre cerveau. Et, sans le vouloir, vous foulez vos propres empreintes. Le tour est joué, vous pouvez lâcher vos notes, comme le baigneur sa bouée de sauvetage : vous savez nager, le large ne vous engloutira pas.
… une conférence, c’est une conversation entre amis
Une conversation dont vous donnez le dé, un entretien unilatéral. Vous devez donner à chacun de vos auditeurs l’illusion que vous lui parlez, à lui seul, qu’il vous répond, et que vous concluez. À vous d’avoir la même aisance qu’au coin du feu, le coude sur la cheminée, racontant une histoire. Les idées générales, manier les avec parcimonie….
Bornez-vous, sagement, au jeu ravissant des images particulières, sachant par expérience qu’on oublie un principe, mais qu’on retient un exemple. Mieux encore, une anecdote bien placée.
… on doit à son public un profond respect
C’est le premier commandement du décalogue des conférenciers. Mais ce respect n’est pas forcément naïf. On peut aimer sans admirer. Pourquoi ne respecterait-on pas un ami, dont on est convaincu qu’il ne sait rien ? Or, c’est un fait, à quelques rares exceptions près, le public ne sait rien de ce que vous allez lui dire : sinon, il ne viendrait pas vous entendre. Il s’agit de le renseigner avec gentillesse, avec humour, avec sympathie, puisqu’il est si facile d’imaginer ce que savent certains de vos auditeurs et que vous ignorez vous-même. Savoir qu’il ne sait rien, feindre de croire qu’il sait tout, avoir l’air de redécouvrir avec lui des vérités premières, c’est une méthode excellente qui vous permet d’instruire votre public sans blesser personne
La formule : « nous savons tous… » et sa variante : « à quoi bon rappeler ? », ou encore : « est-ce assez bête ? » est féconde, même et surtout si vous êtes seul à savoir, à vous souvenir et à vous croire intelligent.
Jean-Michel, je suis heureux de t’avoir un peu connu !
Il y a trois choses que le public ne supporte pas : le mépris, la mauvaise humeur et la voix sourde. Ménageons lui ces trois fléaux !
Certes, nous ne serons pas tous amenés à faire des conférences, mais nous aurons certainement tous à faire des présentations à un large auditoire. Que de précieux conseils, d’un homme du métier, rassemblés en quelques lignes… La substance, la touche émotive, le grain de sel.
À méditer et relire, pour progresser dans cet art difficile de la parole en public.
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La communication est une compétence que nous utilisons chaque jour. Pourtant, il reste une marge d’amélioration incroyable. Les speakers professionnels, les avocats et bien d’autres savent depuis longtemps que les présentations et les discours génèrent davantage de business.
Qu’en est-il des chefs de projet ?
L’amélioration de vos compétences de communication est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire en matière de formation et de décisions de développement personnel. Comme vous continuez à vous progresser dans votre carrière, vous compterez plus sur la communication et les présentations que sur vos compétences techniques. La communication vous rend plus faciles à promouvoir et facilite votre leadership.
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Explorons quelques-uns des bénéfices d’une meilleure compétence de communication :
Respect. Donner de bonnes présentations vous gagnera le respect de vos pairs.
Plus d’opportunités. Bien présenter à l’intérieur et à l’extérieur de votre société vous met dans une catégorie à part, particulièrement si vous saisissez les occasions de parler.
Revenu. Donner d’excellentes présentations est une compétence clé dans la vente où vous pourriez vouloir exercer. Des compétences fortes de présentation sont aussi nécessaires pour mener des projets tout au long de leur cycle de vie.
Étendre votre réseau. Quand vous donnez une présentation, les personnes feront souvent appel à vous pour donner suite.
Améliorer votre productivité. Des compétences de communication fortes signifient que vous serez compris du premier coup.
S’il y a toujours un doute dans votre esprit sur l’intérêt d’améliorer vos compétences de communication, considérez le conseil du Milliardaire Warren Buffet aux étudiants. Il a suggéré que des professionnels qualifiés peuvent améliorer leur valeur de 5 % en améliorant leurs compétences de communication. Warren Buffet lui-même crédite le Cours de Dale Carnegie pour beaucoup dans sa réussite dans les affaires. C’est un exemple fascinant qui devrait tous nous inspirer à améliorer notre communication.
Qualités d’écoute chez les meilleurs communicants
L’écoute est bien la base de la communication. Commencer par l’écoute est important parce que cela vous aide à vous connecter à l’autre personne. Bien écouter envoie aussi un signal de respect. Malheureusement, une étude des années 1980 rapporte que « la personne moyenne écoute avec seulement 25% d’efficacité. »
1. Ils écoutent avec leur langage corporel
La façon dont vous bougez votre corps est une manière importante de signaler votre intérêt et votre respect lorsque vous écoutez. Par exemple, vous pouvez hocher de la tête de temps en temps quand la personne parle. Vous pouvez aussi tourner votre tête et buste vers la personne qui parle.
2. Ils écoutent les mots
Les mots que les gens choisissent d’utiliser font une différence. Un collègue utilise-t-il « nous » et d’autres paroles orientées « équipe » ? Le langage utilisé envoie souvent des signaux sur le niveau de confiance de celui qui parle dans qu’il dit. Si une personne démarre ses commentaires avec des mots comme « peut-être » ou « il se pourrait », elle a probablement une faible confiance en ce qu’elle avance. Ceci est une information utile parce que vous pouvez poser des questions de clarification. De même, si quelqu’un utilise des exemples fortement détaillés et des chiffres dans tous ses commentaires, ceci indique que la personne préfère se concentrer sur des faits et chiffres.
3. Ils écoutent pour percevoir les émotions
L’écoute pour percevoir les émotions ajoute une profondeur de compréhension et de connexion à la communication. Certains aspects de cette écoute vont probablement vous venir naturellement. Si quelqu’un hurle après vous sur un problème, il est probablement en colère. Pour davantage de conseils sur la lecture du langage du corps et de la tonalité de la voix, je vous suggère de regarder du côté de la Science Comportementale (par exemple 10 Ways Body Language Can Help Women Be More Powerful or 5 Nonverbal Blunders to Avoid in Your Next Sales Meeting).
4. Ils prennent des notes
La prise de notes est utile pour plusieurs raisons. Pour prendre des notes, vous devez vous concentrer sur l’autre personne. Ecrire ce que quelqu’un dit vous aides aussi à vérifier votre compréhension. Par exemple, vous notez « le rapport de test de qualité logiciel sera dû le 31 août 2015 ». Vous pourrez alors analyser ce délai et le contenu de cette activité plus tard. Les notes prises pour des noms, des dates et des tâches sont une excellente façon de bénéficier davantage de réunions.
Compétences de présentation chez les meilleurs communicants
La présentation de votre message est une partie importante dans communiquer votre message au monde. Si vous menez une réunion de lancement de projet ou si vous le présentez à un client, la présentation compte énormément. Considérons ces quelques habitudes qui amélioreront vos présentations.
5. Ils se concentrent sur le public
Tout commence par le public. Voici deux façons de mieux se connecter avec un public. D’abord, apprenez leur langage usuel (par exemple les comptables et banquiers pourraient préférer des exemples qui expliquent clairement les euros et les centimes du message). Vous pouvez découvrir leur langage en rencontrant certaines de ces personnes à l’avance (c’est-à-dire la stratégie de pré-cablage). Ensuite, cherchez à comprendre les problèmes de votre audience. C’est une autre question à se poser.
6. Ils respectent le temps qui leur est alloué
Dans les gouvernements dans le monde entier, il y a une tradition de flibustiers qui protestent contre toutes les mesures. Dans les années 1950, le sénateur américain Strom Thurmond parla pendant 24 heures et 18 minutes pour protester contre The Civil Rights Act (pour plus d’exemples, lire 5 Famous Filibusters from Mental Floss). Inutile de dire, 99 % du temps, évitez les flibustiers! Au lieu de cela, respectez le timing de début et de fin de votre communication. Quand vous suivez les délais, votre public va probablement davantage vous prêter son attention.
Winston Churchill
7. Ils étudient les meilleurs communicants
L’expert en leadership et auteur John C Maxwell étudie et observe régulièrement des communicants et orateurs de la plus haute qualité. En ce faisant, il a appris de meilleures façons d’utiliser l’humour. Il a aussi appris à communiquer efficacement quand il y a besoin d’un traducteur. En conséquence de ses études et son attachement à l’amélioration, Maxwell est devenu l’un des speakers les plus populaires et efficaces dans le monde entier.
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8. Ils savent utiliser les supports visuels
Parfois les mots seuls ne sont pas uffisants pour communiquer votre message. C’est à ce moment-là qu’il est temps d’utiliser des supports visuels. Martin Luther King a utilisé le cadre du Mémorial Lincoln pour supporter et améliorer son célèbre discours I Have A Dream. Que faire si vous devez donner une présentation dans un immeuble de bureaux qui ne saura pas vous inspirer ? Lisez Présentation Zen (le blog et le livre) pour des conseils en conception de présentations visuellement mémorables.
9. Ils se préparent pour chaque présentation
La devise de scout « Toujours prêt » est une bonne habitude chez les communicants pour s’adapter à toutes les circonstances et impondérables. Comment exactement pouvez-vous préparer à améliorer votre présentation ? Vous pouvez préparer des notes de discours. Vous pouvez donner la présentation à un public d’entrainement. Finalement, vous pouvez visiter la salle de présentation à l’avance et comprendre comment elle est disposée. Assurez-vous pour arriver tôt pour que vous puissiez tester l’équipement audio/vidéo et prenez quelques respirations profondes avant de prendre la parole.
Que ferez-vous dès cette semaine pour améliorer votre communication ?
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Quite like the author of the post » Preparing to present at conferences « , I spent many hours looking at the back of presenters as they were reading bullet point slides on the screen.
In fact, I must confess culprit: I made this error many many times.
And, I do not think that I should feel so ashamed about it. In the French educational system, at the time when I was a student, nobody explained to me how to prepare and deliver high quality presentations, how to speak in public and how to effectively communicate messages via presentations.
Fortunately, I was able to witness that this lack of education has changed with my daughters and nephews who had many opportunities during their engineering or management curriculum to deliver individual and group presentations to expose their work and team results with the support of PowerPoint slides and other technologies.
Although I’m certainly far less experimented on the subject than the authors of the above mentioned post, here are a few points that I personally try to stick to:
1. Be clear on your message and on who are the participants
Know exactly the message which you would like the audience to retain at the end. It’s not so easy… You probably will have to do some research on the audience itself to adapt your contents and style. You should also understand what the organizer of the event expects from you. Check who else will intervene at the event…
What would you like to see the participants do or change after your presentation? How will you measure the impact of your speech?
2. Take the necessary time to properly prepare the presentation.
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Even on a well mastered topic, it is important to carefully prepare your intervention. Analyze the audience and the objectives to reach, as well as the physical and material conditions of the presentation. How will you tailor your contents based on these?
Do not to jump into PowerPoint from the start.
Start with writing on paper or on a whiteboard the scenario, the storyboard of what you wish to communicate. Structure the talk before reflecting on how to translate this at best in presentation slides.
3. Avoid busy slides.
The presentation is only a support to the speech. It needs to facilitate the memorization by the audience of some of the elements that you communicate, in particular with the help of pictures and striking illustrations.
When presenting in front of a wide audience, there is no point in having a lot of text on your slides!
It is far more efficient to create an emotion,send a message, tell a story which the audience will remember easily and on which it will take action. Make people think, trigger their brain. An effective presentation is a presentation of which you can see the effects as would say Ben Johnson, my professor of « Effective Meetings and Presentation Skills ».
4. Rehearse, rehearse, rehearse…
The D-day, the speech must be fluid, natural, and appear like it’s not been too much prepared. No benefit in reading your slides during the presentation, they are and must remain « only » a support to your words which you master from A to Z.
You will also have prepared a few anecdotes and references from your personal experience to give life to your arguments. Try to anticipate at best the questions, and ask these to yourself if they do not come spontaneously. In case of a silence at the beginning of a Q&A session you may launch the debate: « I see that you’re still reflecting on what I just shared with you. You may be asking yourself the question: xyz. It’s a very valid question. Let me share a few elements to address to this xyz legitimate question ».
5. Check the room and the material conditions of the intervention far in advance.
Which type of microphone for example: fixed(to be avoided), clip-on microphone, or hand held microphone. This will influence, and possibly limit your moves. It is better to be aware of these conditions in advance and plan for it.
The size of the room is also an important factor as well as the scene on which you will evolve.
Moving the slides forward&backward: Will it be done via remote control, operator (it will be necessary to prepare this person in advance), keyboard that you manage yourself (if you moved, which is recommended, you’ll have to go back to the PC to advance slides)… This impacts the dynamics of your show and choice of animation for your slides.
If you plan to use sound or video during the presentation (a good idea to energize long sessions), please make sure that they work well in the room, both visually and acoustically, and this, even from the very back of the room.
Plan to have a glass of water during the presentation. It allows you to avoid having a dry throat and it also allows stopping for a few seconds to think during the course of your speech.
6. Prepare a paper to accompany the presentation and supply your presentation pack well in advance
Supplying your presentation pack well in advance is a good idea even when it is not expressly required by the organizer. It forces you to be 100% ready well ahead of the event. In your final reading, a few days before the intervention, you can simply review and decide upon the examples which you plan to use and the stories to be told according to the latest events and news.
It’s also a good idea to plan for a Word, Acrobat or Web post to leave something behind your intervention. At the start of your speech, please indicate that this document exists and where to find it so that the participants may focus on listening to what you have to tell rather than trying to take notes.
7. Never exceed your speaking time
It is unfair to the audience and it impacts any other presenters that come after you. It’s a good idea to ask the organizer or someone in the audience to give you some timing signs (10 mintes to go, 5 minutes, last minute).
What else would you add to complement this initial list?
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C’est le grand jour. Vous avez une présentation à délivrer. C’est votre plus grande audience jamais rencontrée. Les organisateurs vous disent qu’il pourrait bien y avoir cinq cents personnes dans la salle. Vous ne pouvez pas vous permettre de tout rater maintenant.
Quelles pensées traversent votre esprit ?
Vais-je rater ?
Tout se passera-t-il bien ?
Et si la technologie me fait défaut ?
Et si le public s’ennuie ?
S’ils ne rient pas de mes plaisanteries ?
Si quelqu’un me pose une question à laquelle je ne peux pas répondre ?
Et si ?
Et si ?
La plupart des personnes trouvent cette nervosité avant le show très distinctement désagréable et ne seront pas heureuses tant ce que leur prise de parole ne deviendra pas de l’histoire ancienne et qu’ils se détendront avec une boisson au bar.
Certaines personnes obtiennent de moins bons résultats. Elles sont si débilités par la peur que si elles parviennent jamais jusqu’à ce point, elles ont probablement déjà été vomir dans les toilettes.
Quelques chanceux apprécient vraiment l’expérience, utilisant les papillons du trac les amener à un sommet de performance pendant la présentation et se révèlent dans l’excitation du travail avec une audience réceptive.
Comment pouvez-vous y parvenir ?
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Quelles sont les autres astuces qui vous aideront à donner la meilleure de vos présentations la prochaine fois que vous êtes sur scène ?
Vous devez vous concentrer sur les deux côtés de l’équation de l’adrénaline dès le début et maintenant est le bon moment pour le faire. Tant votre esprit que votre corps sont impliqués dans la création du cercle – vicieux ou vertueux – qui crée l’adrénaline et les deux doivent être impliqués dans sa canalisation et son contrôle.
Commencez donc par vous projeter une image de vous donnant un discours splendide.
Rendez la aussi détaillée que vous le pouvez. Rejouez-la deux ou trois fois dans votre esprit, jusqu’à ce qu’elle soit claire et précise. Vous ne pouvez probablement pas bien faire cet exercice si vous n’avez pas visité le lieu avant et, à tout le moins, vous êtes tenu debout dans l’espace que vous occuperez plus tard, en vous imaginant parler à une salle comble. Donc je vais supposer que vous avez déjà fait ceci. Idéalement, vous avez déjà répété le discours à haute voix, donc vous avez quelques souvenirs sensoriels bons et spécifiques sur lesquels vous baser.
Alors, une fois que le cercle vertueux de pensée positive est initié, traitez aussi bien votre organisme.
Respirez correctement et entreprenez une douce séance d’éveil musculaire, utilisant particulièrement les muscles dont vous savez qu’ils ont tendance à se crisper chez vous. L’idée n’est pas de vous épuiser; ce serait contreproductif. Il s’agit plutôt de vous empêcher d’arriver trop agité à cause des quantités inhabituelles d’énergie que vous fournit votre adrénaline.
Si vous manquez d’idées, fléchissez et détenez simplement vos groupes de muscle majeurs. Cela devrait aider. Une promenade rapide est aussi une bonne idée; passez ce temps à rejouer la présentation dans votre esprit, avec succès, bien sûr.
Vous voudrez développer la bonne habitude de chauffer votre voix chaque matin, ou au minimum avant toute présentation.
Le meilleur échauffement est de chanter. Si vous n’êtes pas un chanteur, trouvez donc quelques chansons que vous adorez et qui sont confortables pour votre tonalité et chauffez votre voix dans la douche ou la chambre d’hôtel en respirant soigneusement et en chantant doucement vos chansons préférées avec du contrôle de votre souffle et des passages soutenus. Essayez de choisir des chansons optimistes, gaies.
L’eau, bien sûr, est la boisson préférée des orateurs. Tout le reste vient en second ou pire.
Vous sentez-vous encore mal à l’aise?
Une petite nervosité est en réalité une bonne chose. Trop est débilitant. Les images positives devraient aider. Invoquez-les tout simplement à chaque fois les nerfs s’enflamment.
Ceci est aussi un bon moment pour passer en revue le discours encore une fois. Ne reprenez pas tout; il est trop tard pour cela et ce vous rendra desservirait. Au lieu de cela, revoyez le plan de la conversation dans votre tête, pour que vous sachiez exactement où vous allez et ce que vous allez couvrir point par point.
Prenez possession des lieux
Une fois que vous vous êtes échauffé et avez exécuté la gymnastique mentale et physique pour vous mettre en forme optimale, allez dans la salle. De préférence avant que les foules ne soient là.
Commencez par le devant de la salle, là où vous commencerez à parler. Respirez à fond et regardez autour de vous. Concentrez-vous sur les trois murs à gauche, à droite et en face de vous. À quelle distance sont-ils ? De quelle taille sont-ils ? Comment sont-ils éclairés ? Pouvez-vous les voir distinctement, ou les ténèbres envahissent-elles les coins ?
Maintenant regardez derrière vous. À quelle distance est le mur derrière vous? Comporte-t-il quelque chose ? Quoi que ce soit qui risquerait de distraire le public ? Quoi que ce soit que de plus intéressant que vous ?
Fixez la salle dans votre mémoire, sa hauteur, son éclairage, sa taille, les limites les plus éloignées – les œuvres accrochées. Puis, arpentez-la. Marchez dans tout le périmètre, arrêtez-vous régulièrement pour regarder derrière vous, là où vous avez commencé. À quelle distance est l’orateur ? Sera-t-il difficile de vous voir depuis cette emplacement ? Y-a-t-il quoi que ce soit de bloquant dans la ligne de mire du public ?
L’approche est se faire une idée et de ressentir la taille de la salle et ainsi comment vous devrez manœuvrer pour atteindre tout le monde dans l’audience. La plupart des orateurs parlent aux premiers rangs. Ils n’ont ni le volume, ni l’énergie pour atteindre les gens au fond de la salle.
Une fois que vous avez arpenté la salle, vous êtes prêts. Continuez à respirer, continuez à exécuter votre scénario mental positif et gardez à l’esprit les premières lignes de votre présentation.
ça y est, vous êtes prêts à aller !
Racontez-nous dans les commentaires de ce billet comment ces astuces vous ont aidé (ou pas…).
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Tout comme l’auteur du billet « Preparing to present at conferences », j’ai passé de nombreuses heures à regarder la nuque de présentateurs tandis qu’ils lisaient les points mentionnés sur leurs transparents projetés sur l’écran derrière eux.
En fait, je reconnais avoir commis cette erreur moi-même de nombreuses fois. Et, je ne pense pas avoir à en rougir. Personne ne m’avait appris dans notre système éducatif français (de l’époque) à réaliser des présentations, à prendre la parole en public et à transmettre des messages par ce moyen de communication. Cela a heureusement bien changé comme j’ai pu le constater avec mes filles qui ont eu l’opportunité dans leurs études supérieures de réaliser de nombreux travaux individuels et en groupe qu’elles ont ensuite présentés à l’oral avec le support de transparents.
Bien que certainement moins expérimenté en la matière que l’auteur du billet mentionné ci-dessus, et que mes modèles Garr Reynolds et Nancy Duarte, voici quelques points que je m’efforce de respecter:
1. Être clair sur le message à transmettre et sur qui sont les participants.
Il ne s’agit en aucun cas de lancer une bouteille à la mer. Je dois connaître les participants le mieux possible.
Savoir exactement le message que j’aimerais que l’assistance retienne de la présentation. Et ce n’est pas si facile… Il me faudra probablement faire des recherches sur la composition de l’assistance (professionnels, étudiants, pairs, grand public…) et ses attentes ainsi que sur l’organisation qui me donne l’opportunité de m’exprimer et les autres intervenants s’il y en a.
Qu’aimerais-je voir ces participants faire ou changer suite à ma présentation ? Comment pourrais-je en connaitre les impacts ?
2. Bien avoir préparé mon intervention.
Prendre le temps nécessaire à la préparation de la présentation. Même sur un sujet bien maîtrisé, il est important de bien préparer l’intervention. Il faut par exemple bien analyser l’audience et adapter sa présentation en fonction de l’objectif à atteindre. Il est aussi important d’analyser les conditions physiques et matérielles de la présentation (voir point 5).
Pour réussir, j’ai récemment (ré)appris à ne pas me jeter sur Powerpoint d’entrée de jeu. Je commence par écrire le scenario sur papier ou sur tableau blanc avec la trame de l’histoire que je souhaite raconter, la structure du propos. Puis, je réfléchis à comment transmettre au mieux ce scenario sous forme de transparents qui viendront en support du discours pour capter l’attention de l’audience.
3. Éviter les transparents encombrés.
Le livre à ne pas manquer si vous devez réaliser de nombreuses présentations en public.
Ma présentation n’est qu’un support au message que je veux faire passer. Elle doit permettre à l’audience de mieux mémoriser certains éléments, en particulier grâce à des images et des illustrations frappantes (graphiques, vidéos, phrases chocs). En effet, dans le cas d’une présentation en personne face à un large public, il n’est pas question que je lise une liste de « bullet points » le dos tourné à la salle. Ils savent tous lire et auront terminé la lecture et se seront déconnectés de mon intervention bien avant que n’atteigne la troisième ligne.
Il faut que je transmette une émotion, un message, une histoire que l’audience retiendra facilement et sur laquelle elle pourra ensuite prendre action. Une présentation effective est une présentation dont on verra les effets comme le dirait encore aujourd’hui Ben Johnson mon professeur en « Effective Meeting and Presentation Skills ».
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4. Répéter, répéter, répéter…
Pas pendant la présentation bien sûr, mais avant celle-ci ! Le jour J, mon discours doit être fluide. Je ne dois ressentir aucune nécessité de lire les transparents pendant la présentation, ils ne sont qu’un support visuel d’un discours que je maîtrise de A à Z. Je ne dois pas être pressé par le temps ou inquiet sur la durée de mon propos par rapport au temps qui m’est accordé. J’aurai également préparé quelques anecdotes et références à mon expérience personnelle pour donner vie aux points que je vais aborder.
J’essaie aussi d’anticiper au maximum les questions, quitte à les susciter moi-même si elles ne viennent pas spontanément et qu’elles vont aider à ancrer ou clarifier le message.
5. Repérer la salle et les conditions matérielles de l’intervention.
Quel type de micro vais-je utiliser ? Statique (à éviter), micro-cravate, micro mobile… Cela va influencer, voire limiter ma capacité de mouvement. Un micro est-il réellement nécessaire ? Il vaut mieux connaitre les réponses à ces questions à l’avance.
Défilement des transparents ? Vais-je bénéficier d’une télécommande à distance, d’un opérateur (il faudra le briefer à l’avance), devrais-je retourner au PC pour passer au transparent suivant… Cela va influencer la dynamique et le rythme de ma présentation ainsi que le timing et les effets visuels éventuels.
Si je dois utiliser du son ou de la vidéo pendant la présentation (une bonne idée qui dynamise les longues sessions), il me faudra vérifier en arrivant tôt qu’ils passent bien dans la salle, aux plans visuel et acoustique, et ce, même depuis le fond de la salle.
6. Fournir mon jeu de transparents à l’avance.
Ceci est également une bonne idée même si cela n’est pas expressément exigé par l’organisateur. Je suis ainsi forcé à être prêt à 100% bien avant l’événement et si l’organisateur repère des incohérences ou souhaite des clarifications, ce sont probablement des choses à intégrer car d’autres membres de l’audience ressentiront les mêmes inconforts. A la dernière répétition et relecture des notes de présentation, quelques jours avant l’intervention, je peux simplement revoir les exemples que je compte utiliser et les histoires à raconter en fonction de l’actualité du moment.
7. Prévoir un verre d’eau.
Il doit m’être accessible pendant la présentation. Cela me permet d’éviter d’avoir la gorge sèche et cela m’autorise aussi à me poser quelques secondes pour me repositionner en cours de présentation ou prendre le temps de réfléchir à ma réponse si une question imprévue et difficile m’est adressée.
8. Ne dépasser mon temps de parole sous aucun prétexte.
Telle est ma devise, en particulier si il y a d’autres présentateurs qui suivent, et qui bien sûr ne méritent pas de devoir écourter leur intervention parce que la mienne aurait dépassé le temps alloué.
9. Que puis-je laisser aux participants ?
Quand le sujet s’y prête, je prépare un papier d’accompagnement de la présentation au format Word, Acrobat ou bien un pointeur vers un article sur mon blog. Ce papier reprendra bien sûr les points clés, et surtout le message à retenir.
En début de présentation, je signale que ce document existe et où le trouver à l’audience. Ainsi, les participants peuvent se focaliser sur l’écoute de ce que j’ai à leur dire plutôt que d’essayer de tout noter.
Quel serait votre 10ème conseil pour cette petite liste de présentateur amateur ?
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The whole thing that powers PechaKucha is the « 20 images x 20 seconds » format.
WATCH is where you’ll find presentations from all over the world — get inspired!
Ellen Finkelstein encourage us to create our own presentation slides !
Here is a worthwhile example from Ellen Finkelstein for people who think they may be « artistically challenged » and how they can greatly improve their slides and their impact !
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What is PechaKucha 20×20?
PechaKucha 20×20 is a simple presentation format where you show 20 images, each for 20 seconds. The images advance automatically and you talk along to the images.
Who invented the format?
The presentation format was devised by Astrid Klein and Mark Dytham of Klein Dytham architecture. The first PechaKucha Night was held in Tokyo in their gallery/lounge/bar/club/creative kitchen, SuperDeluxe, in February, 2003. Klein Dytham architecture still organize and support the global PechaKucha Night network and organize PechaKucha Night Tokyo.
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Dans sa forme traditionnelle, le Storytelling est l’art de raconter des histoires.
Steve Denning, l’un des maîtres incontestés en la matière et que j’ai eu le plaisir de rencontrer quelques fois, nous propose une démarche en 6 étapes pour créer une bonne culture de Storytelling dans l’organisation.
Que faut-il faire pour créer d’une culture de Storytelling dans une organisation ?
Comment créez-vous une organisation dans laquelle un authentique Storytelling est la façon naturelle et normale de communiquer ?
Comment réaliser cela d’une manière très productive pour l’organisation aussi bien que profondément satisfaisante pour les participants ?
Je crois que six étapes sont nécessaires.
1. Le but qui est poursuivi dans l’établissement d’une culture de Storytelling est de favoriser des rapports humains interactifs de haute qualité.
La première étape est de reconnaître que la mise en place d’une culture de Storytelling ne doit pas seulement encourager le bon Storytelling : elle doit aussi répondre à d’autres objectifs. Ainsi une culture de Storytelling dans laquelle les gens resteraient assis toute la journée à se raconter des histoires et ne réaliseraient rien ne serait pas tenable. Nous devons non seulement avoir un bon Storytelling: il doit aussi contribuer à réaliser des choses dans l’organisation. Autrement, on le verra comme une gêne pour l’organisation et il ne survivra pas.
Nous devons aussi reconnaître que le Storytelling n’est pas une fin en soi. Cela a été identifié dans la question que Paul Costello a posée à la fin de la session Smithsonian le mois dernier. Il a demandé : Que faudrait-il mettre dans la création d’une structure analytique pour s’assurer qu’un Storytelling positif a été encouragé et que le Storytelling déshumanisant est identifié et découragé ?
La question de Paul implique qu’il y a un bon Storytelling (qui améliore la vie) et un mauvais (qui la déshumanise). Dans la promotion d’une culture de Storytelling, nous sommes intéressés par la promotion du premier plutôt que du second. Cela met à son tour en évidence le fait que le Storytelling n’est pas une fin en soi. C’est un outil qui peut être utilisé dans de bons buts (améliorer la vie) ou mauvais (la déshumaniser).
Quand nous parlons « d’améliorer la vie », nous avons à l’esprit les interactions qui enrichissent les rapports humains, qui élèvent l’esprit humain et font appel aux plus hautes qualités d’esprit, de corps et d’âme, qui peuvent même favoriser la vérité, la beauté et l’amour.
Quand nous disons « déshumaniser », nous pouvons penser aux interactions qui détruisent l’esprit humain, qui favorisent la crainte, la haine, la bassesse, l’égoïsme et la traîtrise, qui créent des environnements ennuyeux, étouffants, malhonnêtes, laids et qui provoquent de l’abattement. Éventuellement, de telles cultures mènent à la répression, la discrimination et même les guerres.
Une fois que nous reconnaissons que le Storytelling n’est pas une fin en soi, nous devons être clairs sur le but pour lequel il devrait être déployé. Pourquoi aimons-nous le Storytelling ? Pourquoi voulons-nous une culture de Storytelling ? Une réponse courte est que le but pour lequel le Storytelling devrait être déployé est de favoriser des rapports humains interactifs de haute qualité.
2. Les histoires devraient être reconnues comme l’une des façons de favoriser des rapports humains de haute qualité, mais pas la seule.
L’étape suivante est de reconnaître que le Storytelling n’est pas la seule façon de créer des rapports humains interactifs de haute qualité.
Le Storytelling permet en grande partie de l’accomplir, mais ce n’est pas la seule manière : des questions ouvertes sont souvent une façon plus puissante et appropriée de favoriser des rapports humains de haute qualité : au lieu de raconter des histoires aux gens, on écoute ce que les autres personnes ont à contribuer.
Le but n’est pas de raconter des histoires, mais plutôt d’avoir des conversations ouvertes d’esprit, au travers des histoires, des questions ou indépendamment de la façon de communiquer qui le permette.
3. L’organisation doit avoir pour but de satisfaire, faire plaisir et même enchanter les autres personnes.
Il faut aussi reconnaître que quelques attitudes et pratiques caractéristiques des organisations sont hostiles à la stimulation de conversations ouvertes d’esprit et de rapports humains de haute qualité. Une de ces attitudes et pratiques concerne le but que vise l’organisation. Si l’objectif de l’organisation est simplement de produire des marchandises et des services ou de faire de l’argent pour la société, il mènera inexorablement à une bureaucratie de commande-et-contrôle à base d’autorité, qui sera hostile aux rapports humains de haute qualité et au Storytelling.
Quelques organisations ont surmonté ce problème en se rendant compte que le but de l’organisation n’est pas de produire une chose (un produit ou un service, ou même juste un apport à un produit ou service, ou de faire de l’argent) : le but du travail est de satisfaire, faire plaisir et même enchanter les personnes pour qui le travail est réalisé.
À moins que vous n’ayez un objectif de ce type, orienté vers les gens, l’organisation glissera inévitablement vers une bureaucratie de commande-et-contrôle, parce que c’est la meilleure façon de produire des choses. Et une bureaucratie de commande-et-contrôle détruira inexorablement les rapports humains ouverts, interactifs aussi bien que positif du Storytelling.
Donc la mise en place d’une culture de Storytelling implique de faire quelque chose à propos de l’objectif final du travail dans l’organisation. À moins que le but ne soit orienté vers les gens pour qui le travail est fait, le Storytelling ne s’épanouira pas de façon durable.
4. Le travail devrait être conduit dans des équipes auto-organisées.
La manière standard d’organiser le travail, avec une bureaucratie de commande-et-contrôle dans laquelle le rapport des individus aux chefs, est également hostile aux rapports humains de haute qualité et au Storytelling.
Au lieu de cela, le travail doit être organisé avec des équipes auto-organisées, dans lesquelles des rapports humains de haute qualité peuvent se développer, une communication ouverte peut être favorisée et les personnes sont capables de donner leur meilleur.
5. Le travail devrait être réalisé dans des cycles relativement courts.
L’étape suivante est de reconnaître que cette façon d’organiser le travail, avec des équipes auto-organisées, doit procéder par cycles de travail relativement courts. En partie, parce que, pour favoriser des rapports de haute qualité, vous avez constamment besoin des réactions des personnes pour lesquelles vous travaillez pour savoir si ils sont satisfaits, heureux ou même enchantés par votre travail.
En partie, parce que pour que des équipes auto-organisées soient durables, elles doivent être continuellement productives et ne pas tourner au chaos, ni diverger vers un travail qui ne répondrait aux besoins d’aucun client.
Quand chaque cycle de travail est focalisé sur la livraison de quelque chose de valeur aux personnes pour qui le travail est réalisé, il y a en permanence des réactions sur le progrès vers l’objectif. De cette façon, il peut y avoir une conversation entre les personnes faisant le travail et celles pour qui le travail est réalisé : en fait, ils peuvent partager leurs histoires sur la signification de ce qui se passe.
6. Les communications devraient être plus ouvertes que dans une bureaucratie de type commande-et-contrôle.
L’étape finale est de reconnaître qu’il y a un besoin de franchise plus grand dans la communication qu’il est courant dans la bureaucratie de type commande-et-contrôle.
La fable de Hans Christian Andersen à propos des nouveaux vêtements de l’empereur nous éclaire sur ce que cela implique.L e conte a une partie familière et une partie inhabituelle.
La partie familière est que l’empereur d’une ville prospère est escroqué lorsqu’il achète un ensemble imaginaire de vêtements. Quand il défile autour de la ville, un petit enfant pousse des cris, “Mais il n’a rien sur lui!”. La foule se rend compte que l’enfant dit la vérité. C’est la partie familière de l’histoire.
La partie inhabituelle du conte est que la vérité que l’enfant a accidentellement dite à brûle-pourpoint ne fait aucune différence. Ni l’empereur ni la noblesse n’y prêtent la moindre attention. L’empereur maintient la tête haute et continue le cortège ainsi que les autres courtisans. La parade continue. Dans ce conte, Andersen met le doigt sur une caractéristique clef de toutes les hiérarchies : la simple mise en évidence du mensonge n’y met pas fin ni ne change le comportement. Les fausses déclarations qui supportent la structure de pouvoir d’une hiérarchie ont la priorité sur les vraies déclarations qui mettent en question la structure du pouvoir. Chacun dans la structure de pouvoir a tendance à continuer à agir comme si le vrai est faux et le noir est blanc parce que leur propre rôle dans la structure dépend de la défense de cela.
Une telle culture est non seulement hostile à un authentique Storytelling : cela parvient aussi à être incompatible avec le but du travail : satisfaire, faire plaisir ou même enchanter les personnes pour lesquelles le travail est fait. Vous ne pouvez pas atteindre cet objectif, si les gens se disent seulement ce qu’ils ont besoin de savoir ou ce qu’ils veulent entendre. À moins qu’il n’y ait une franchise totale, l’organisation ne sera pas productive et une culture de Storytelling positif ne sera pas possible.
Donc voici les six étapes que je vois comme l’élément essentiel pour l’établissement d’une culture durable de Storytelling dans une organisation :
Le but qui est poursuivi dans l’établissement d’une culture de Storytelling est de favoriser des rapports humains interactifs de haute qualité.
Les histoires devraient être reconnues comme l’une des façons de favoriser des rapports humains de haute qualité, mais pas la seule.
L’organisation doit avoir pour but de satisfaire, faire plaisir et même enchanter les autres personnes.
Le travail devrait être conduit dans des équipes auto-organisées.
Le travail devrait être réalisé dans des cycles relativement courts.
Les communications devraient être plus ouvertes que dans une bureaucratie de type commande-et-contrôle.
Certaines organisations ont pris les mesures que je décris ci-dessus. Les étapes mènent non seulement à la création d’une culture de Storytelling : elles produisent aussi des accroissements significatifs de productivité, une profonde satisfaction dans le travail et l’innovation continue et la satisfaction du client.
Cette façon de faire fonctionner une organisation est très différente. Comme un directeur me l’a dit: “ Une fois que vous l’introduisez, cela affecte tout dans l’organisation : la manière dons vous planifiez, la manière dont vous gérez, la manière dont vous travaillez. Tout est différent. Cela change fondamentalement le jeu.”
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La séquence de motivation de Monroe est une technique pour l’organisation de discourspersuasif qui inspire les gens à agir. Elle a été développée au milieu des années 1930 par Alan Monroe à Purdue University.
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En voici les étapes majeures :
1. Capter l’attention
Obtenez l’attention de votre public utilisant une histoire détaillée, un exemple choquant, une statistique dramatique (ou spectaculaire), une citation, etc.
2. Indiquer à quel besoin répond ce discours
Montrez en quoi le sujet s’applique à un besoin psychologique des membres de public. La prémisse est ici que les besoins de votre public sont ce qui motive l’action. Allez au-delà de démontrer qu’il y a un problème significatif. Il y a beaucoup de problèmes qui ne sont pas particulièrement pertinents pour votre audience. Montrez que le besoin ne va pas s’évaporer de lui-même. Utilisez des statistiques, des exemples, etc. Convainquez votre public que chacun d’entre eux a la nécessité personnelle d’agir.
3. Exposer comment résoudre le problème
Vous devez apporter une réponse, résoudre le problème. Fournissez des solutions spécifiques et viables que les individus ou communautés peuvent implémenter pour résoudre le problème.
4. Aider la visualisation
Dites au public ce qui arrivera si la solution est implémentée et ce qui se produira si elle ne l’est pas. Soyez visuel et détaillé.
5. Appeler à l’action
Dites aux membres de votre public quelle action ils peuvent prendre PERSONNELLEMENT pour résoudre le problème.
L’avantage de la séquence de motivation de Monroe est qu’elle souligne ce que le public peut faire. Trop souvent le public pense qu’une situation est désespérée; la séquence de motivation de Monroe souligne l’action que le public peut prendre. Elle aide aussi le public à penser que vous connaissez bien le problème en question. Elle les aide vraiment à penser que vous les écoutez au lieu de les ignorer. Elle donne une impression de conversation naturelle et les aide à voir que vous vous souciez vraiment d’eux et que vous les comprenez.
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Quand je forme des conférenciers et des présentateurs, la question qui revient le plus souvent est : Et si je ne reçois aucune question après mon discours, présentation ou prise de parole ?
Soyons réalistes : un manque de questions est mauvais signe. Mais qu’est-ce que ça signifie et que pouvez-vous faire pour générer des questions ?
Voici certaines raisons et solutions à considérer:
En avez-vous trop mis dans votre présentation ?
Quand vous couvrez votre sujet de A à Z, vous ne laissez pas beaucoup de place pour que des questions surgissent. Je n’ai jamais rencontré de client qui manque de matière à délivrer et tous mes étudiants cherchent des façons de créer plus d’espace pour leurs abondants arguments dans une présentation. Ma suggestion : Si vous avez beaucoup à dire, sauvegarder quelques sujets pour la session de questions-réponses. Vous paraitrez plus intelligent et donnerez l’opportunité au public de participer.
Avez-vous gardé assez de temps pour des questions ?
Certains conférenciers réussissent à absorber tout l’oxygène de la pièce, souvent en remplissant tout le temps imparti ou en oubliant d’intégrer des pauses pendant lesquelles ils pourraient engager directement le public. Votre auditoire veut faire plus qu’applaudir, comme vous le découvrirez si vous utilisez les 7 avantages secrets de l’orateur qui prévoit de garder un peu de temps en extra.
Avez-vous annoncé dès le début que vous attendriez des questions ?
Au lieu de démarrer directement votre propos, prenez un moment pour dire, « Ma présentation dure environ 15 minutes et ensuite je veux garder la plus grande partie de notre temps ensemble aujourd’hui pour vos questions ». Vous aurez alors fait deux choses : signifier que vous ne pomperez pas tout l’oxygène de la salle et les inviter à commencer à réfléchir à ce qu’ils voudraient dire.
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Avez-vous joint le geste à la parole ?
Vous pouvez démontrer votre empressement à recevoir des questions avant de commencer à parler, en vous promenant dans le public pour serrer la main des gens ou les saluer à la porte, en disant: « j’ai hâte d’entendre votre point de vue sur ce sujet. » Vous pouvez même commencer par quelques questions-réponses en prenant une poignée de questions tout de suite et promettant de leur répondre après votre intervention.
Vos réponses sont-elles trop longues ?
Les questions ne sont pas une excuse pour exposer une autre mini-présentation, mais beaucoup de conférenciers les traitent de cette façon. Laissez le public participer pour maintenir la connexion.
Avez-vous travaillé avec l’animateur ou l’organisateur à l’avance ?
Un mot avec votre animateur, facilitateur ou hôte avant votre intervention peut lui permettre de préparer une première question, après laquelle, il peut se tourner vers le groupe et dire « qui voudrait demander autre chose ? »
Une tactique à éviter
Ne préparez pas de questions à poser par des amis au cas où vous n’auriez pas de question. Cette approche inauthentique peut vous attirer des ennuis et ruiner votre crédibilité.
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Trop souvent les speakers préparant leur intervention commence par leur passion, leur expertise, ou leur réponse à une invitation. Mais que veut votre public ? Et serait-il utile de commencer la préparation d’une prise de parole sur cette question ?
La réponse à la deuxième question est, bien sûr, oui. C’est utile parce que cela concentre votre attention de la bonne façon: sur le public dès le départ. Cela ne signifie pas que vous allez vous plier au public. Cela signifie en fait que vous comprenez qu’une communication n’est pas réussie si elle n’est pas reçue.
La réponse à la première question est plus compliquée. Les spectateurs veulent un certain nombre de choses et des spectateurs spécifiques ont des attentes spécifiques. Mais néanmoins, il est utile de penser aux spectateurs en général pour comprendre ce qu’ils recherchent dans cette heure de magie quand vous prenez le devant de la scène et captez l’attention du public juste pour vous.
Il se trouve que des recherches il y a un certain nombre d’années ont constaté que les spectateurs veulent deux choses principalement d’un orateur : confiance et crédibilité. C’est-à-dire le public veut que vous soyez expert dans votre domaine et capable de générer la confiance avec lui.
La partie crédibilité est facile à comprendre : l’auditoire valorise l’expertise. Naturellement, les spectateurs veulent que vous sachiez de quoi vous parlez. Simple.
Mais comment créez-vous la confiance ?
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C’est une connexion plus délicate à établir. La confiance, après tout, demande du temps. Si nous devons vraiment avoir confiance l’un en l’autre, nous devons nous voir pendant des semaines au moins, ou des mois ou des années et dans beaucoup de différentes sortes de situations, pour que nous puissions établir des antécédents et une expérience l’un avec l’autre. De cette façon, nous pouvons en venir à avoir confiance l’un en l’autre et savoir que nous allons toujours faire ce que nous disons.
Vous n’avez pas le luxe de disposer de beaucoup de temps avec un public, alors, au lieu de cela, vous devez les transportez à travers une expérience qui les transforme. Vous devez les faire changer d’avis. Alors, ils auront confiance en vous parce qu’ils auront réfléchi d’une nouvelle manière et vous en serez la cause.
Ainsi la première question à vous poser quand vous préparez une intervention en public est la suivante. Le public veut avoir confiance en moi et me trouver crédible.
Comment vais-je démontrer de l’expertise et les faire changer d’avis sur quelque chose – et quel est ce sujet, point de vue, ou idée ?
Nous aurons confiance en vous si vous pouvez nous faire penser d’une nouvelle façon.
Les spectateurs attendent aussi deux ou trois autres choses de leurs speakers. Les spectateurs veulent être distraits, mettez un peu de « fun » dans votre discussion sérieuse sur les leçons économiques du Weimar en Allemagne, ou l’Invasion des Mongols, ou le leadership de nos jours.
Ils veulent aussi une expérience, quelqu’un qui les fait se sentir spéciaux pendant cette heure. Comprenez comment vous pouvez être différent des autres intervenants et offrir au public quelque chose qu’ils ne peuvent pas obtenir de toute autre personne qui parle par exemple des médias sociaux. Comprenez comment vous allez être authentiquement et uniquement vous.
Les spectateurs veulent aussi quelque chose du speaker qu’ils ne peuvent pas obtenir de son livre, de sa vidéo ou de toute autre source en ligne. Demandez-vous : que vais-je offrir pendant la session en personne qui soit unique, non reproductible et fasse partie de cette expérience en présentiel ? De cette manière, les membres du public peuvent croire que ça valait le coup. Qu’ils ont pris une décision intelligente en allant assister à l’événement en direct. Comme notre monde devient de plus en plus virtuel, cette question devient de plus en plus importante.
Établissez la crédibilité grâce à votre expertise. Établissez la confiance avec votre capacité à faire changer d’avis les participants sur quelque chose qui leur importe. Distrayez votre public. Donnez-leur quelque chose qu’ils peuvent obtenir seulement de vous. Et donnez-leur quelque chose qu’ils ne peuvent pas trouver en ligne ou dans un livre – quelque chose de vécu. C’est cela, que que veulent les spectateurs.
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« Quand les yeux disent une chose et la langue une autre, un homme expérimenté se base sur le langage des premiers. » Ralph Waldo Emerson
Le contact visuel est une forme de communication non verbale qui est souvent oubliée dans la poussière pendant une présentation anxiogène. Vous pourriez avoir entendu dire qu’il est important, mais à quel point compte-t-il vraiment ? Peut-il faire et défaire un discours ou une présentation ? À ces deux questions, nous répondons par un énorme, retentissant « oui! »
Alors, pourquoi compte-t-il ?
Il crée une connexion
Image courtesy of David Castillo Dominici / FreeDigitalPhotos.net
Dans une étude conduite par l’Université Purdue, le contact visuel direct peut faire que les gens se sentent connectés, même quand il provient d’un étranger. « Les chercheurs ont constaté que les sujets ont éprouvé un effet « de sentiment d’inclusion » ou « de sentiment d’être ignorés et tenus à l’écart. »(Source) Faire que votre public « se sente inclus » pendant votre présentation peut être la différence entre ce qu’ils soient intéressés par le message ou totalement déconnectés de lui. Pensez au contact visuel comme une façon efficace de rassembler tout un groupe.
Il laisse la bonne impression
Les effets associés à un manque de contact visuel sont profondément négatifs. Il peut vous faire apparaître douteux, non confiant, indifférent et non accueillant. Pourquoi ? La recherche suggère que ce comportement social anxieux provient de instinct naturel de nous battre ou de fuir. Quand vous évitez de faire un contact visuel et restez de glace, cela dit à votre public que vous êtes terrifiés et pourriez à tout moment vous échapper vers la porte en poussant des cris perçants.
C’est un dialogue
Une présentation devrait être un dialogue plutôt qu’un long monologue. Si vous vous souciez de votre public, leurs réponses comptent pour vous. Celles-là sont mesurées par des répliques non verbales, dont l’une est l’expression du visage. Quand vous regardez directement votre public, vous traitez leur retour d’information comme s’ils émettaient distinctement un commentaire. Plus vous avez de ces « dialogues » pendant une présentation, mieux vous pourrez quantifier comment vous vous en sortez.
Comment (correctement) « regarder fixement »
Bien sûr, quand nous disons contact visuel, nous ne voulons pas dire fixer inconfortablement une unique personne. Essayez de découper la salle en trois sections et posez vos yeux pendant au moins quatre secondes sur une unique personne dans chaque groupe. Balayez de la gauche à la droite de la salle et répétez cela pendant la durée de votre présentation.
Savez-vous que les muscles qui contrôlent vos yeux sont les muscles les plus actifs de votre corps ? C’est vrai. Assurez-vous d’exploiter la force de ces muscles et d’établir le contact visuel et cela vous garantit une façon de créer une connexion non verbale forte.
Question :êtes-vous attentifs à établir le contact visuel pendant vos présentations ?
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La conduite du changement s’est imposée comme un concept clef dans le monde et ce, depuis la nuit des temps et depuis des siècles. Les occasions d’évolution, voire de révolution, sont aujourd’hui nombreuses dans le quotidien des États, des organisations et des entreprises : mondialisation, systèmes d’information, communication numérique, nouveaux marchés, nouveaux outils, nouveaux produits, restructuration… Mais derrière ces besoins réels d’évolution, quoi ? L’inertie, les défenseurs des droits acquis, la résistance, les freins…
Quand vous donnez une présentation, une session de questions-et-réponses est une manière puissante d’adresser les préoccupations de votre auditoire et de faire passer votre message. Voici trois astuces pour le faire encore mieux.
Selon le rapport du PMI Pulse of the Profession® In-Depth Report: Talent Management, les organisations qui alignent leurs talents sur la stratégie business de l’entreprise réussissent davantage de projets et gaspillent donc moins d’investissements. Le bon management des compétences, en particulier en management de projet, est l’un des moteurs de réussite des organisations.
Le respect des délais est l’eldorado de la gestion de projets. Personne ne veut rater une échéance clé. À mesure qu’une date butoir approche, si vous avez pris du retard, votre chef de projet et son équipe devront travailler d’arrache-pied pour finir dans les temps. Tout le monde travaillera tard le soir et même le week-end, ce qui provoquera du stress, une surcharge de travail et de l’épuisement.
Le philosophe grec Aristote a dit, « la critique est quelque chose vous pouvez facilement éviter, en ne disant rien, ne faisant rien et n’étant rien. » Évidemment, ce n’est pas une option pour quelqu’un qui veut réussir comme leader.
Nous allons commencer par répondre à la deuxième partie de la question. La réponse est simple. Vous avez besoin d’un PMO quand vous entendez quelqu’un dire « les projets semblent être réalisés « tant bien que mal » par ici ».
Partenaire de DantotsuPM
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Bonjour, ceci n’est pas directement lié au métier de chefs de projets mais nous (PMs) réalisons tant de communications (en particulier) visuelles que j’ai pensé que ce pointeur pourrait vous être utile.
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Les participants prennent des notes, hochent la tête en assentiment et tous les yeux sont fixés sur la scène. Mais avec un moins bon orateur, le public divague. Ils commencent à sortir leurs équipements mobiles, non pas pour prendre des notes, mais pour vérifier leur courrier électronique. Ils commencent à chuchoter avec leur voisin. Ils ne hochent pas la tête en accord, ils le font parce qu’ils s’endorment.
Le problème est que de mauvais speakers ne le remarquent jamais.
Ils poursuivent leur discours ennuyeux et ne voient jamais que l’auditoire a mentalement déserté la salle.
Ne vous montrez jamais aussi arrogant qu’un orateur qui pense que l’importance de son message surpasse l’intérêt du public. Ces intervenants déroulent leur discours sans la moindre pensée sur à quel point cela peut-être pénible pour l’auditoire. Comme speaker, c’est votre job de les engager et s’ils ne sont pas intéressés, quelque chose est erroné.
Un chanteur d’opéra l’a très bien dit: « Soyez sûrs et certains de vous arrêter de chanter avant que le public n’ait arrêté d’écouter. »
Comment vous délivrez un message est aussi important que le message que vous transmettez.
Parce qu’en fin de compte, peu importe l’excellence du message, si personne n’y prête attention, vous avez échoué.
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Si vous êtes le modérateur d’une table ronde et voulez prendre de toute urgence encore une question…
Par exemple, si vous présentiez à un nouveau client vos capacités dans l’espoir de gagner un business, cela exigera un suivi. Dans une telle situation, faites un suivi avec votre client le lendemain de la présentation en les remercient pour leur temps et demandez s’ils ont des questions ou auraient besoin de plus d’informations.
Répéter le message fourni en ouverture de votre présentation
Quand je forme des conférenciers et des présentateurs, la question qui revient le plus souvent est : Et si je ne reçois aucune question après mon discours, présentation ou prise de parole ?
Une tactique à éviter
![[INFOGRAPHIC]: The 10 Commandments of Typography](https://i0.wp.com/www.designmantic.com/blog/wp-content/uploads/2014/04/font-infography.jpg "[INFOGRAPHIC]: The 10 Commandments of Typography")
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