Étiquette : finance

« Équilibrer la valeur : Depuis les mesures de Friedman jusqu’à l’impact axé sur les objectifs. » par le Dr Joel Carboni

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

On me demande souvent quel est le défi le plus important auquel GPM est confronté lorsqu’il s’agit d’expliquer la valeur d’un management de projet durable. Cette question revient souvent de la part des directeurs financiers qui n’ont pas encore compris les avantages des pratiques durables au-delà de la simple conformité aux exigences réglementaires ou des parties prenantes.

Balancing Value: From Friedman’s Metrics to Purpose-Driven Impact par le Dr Joel Carboni

https://blog.greenprojectmanagement.org/index.php/2024/01/09/balancing-value-friedmans-metrics-purpose-driven-impact/

Dans cet article, je m’adresse à un antagoniste préféré d’une époque révolue, Milton Friedman.

Qui était Milton Friedman ?

Milton Friedman (1912-2006) était un économiste, lauréat du prix Nobel, et l’un des principaux partisans du capitalisme de libre marché. Il a fortement plaidé en faveur d’une intervention minimale de l’État dans l’économie, affirmant que la responsabilité première d’une société est envers ses actionnaires, un principe célèbre énoncé dans sa doctrine sur la primauté de l’actionnaire. Cette perspective, qui privilégiait la maximisation des profits et l’efficacité, a considérablement influencé les politiques économiques mondiales et les pratiques commerciales pendant des décennies.

Remarque : Ces problèmes sont quelques-unes des causes profondes de l’élaboration des Sustainable Development Goals (SDGs) et de la raison pour laquelle ils ont du mal à être atteints, car les entreprises doivent changer leur façon de penser. À l’heure actuelle, nous sommes en voie d’atteindre seulement 15 % des SDGs d’ici 2030.

L’état d’esprit de Milton Friedman : Une valeur quantifiable grâce au rendement pour les actionnaires

La doctrine de Friedman, basée sur l’économie classique, soutient que la responsabilité première d’une entreprise est de maximiser la valeur pour les actionnaires. Ce point de vue met l’accent sur l’efficacité, la rentabilité et la domination du marché. Par exemple, une entreprise comme Phillip Morris, qui s’est concentrée pendant des décennies sur la maximisation des profits et des rendements pour les actionnaires, a donné la priorité aux ventes de tabac sans tenir compte de l’impact social. Le succès ici est mesuré par des mesures tangibles telles que les cours des actions, les bénéfices trimestriels et le retour sur investissement. Bien que cette approche ait entraîné une croissance économique importante, elle néglige souvent des conséquences sociales et environnementales plus larges.

Un état d’esprit axé sur l’objectif : Un éventail plus large de valeurs

À l’inverse, les organisations « à but non lucratif » adoptent une vision plus holistique de la valeur. Tout en valorisant la santé financière, ces entités priorisent leur impact social et environnemental. Patagonia, une entreprise de vêtements de plein air, en est un exemple en utilisant des matériaux durables et en faisant don d’une partie de ses bénéfices à des causes environnementales. Leur succès ne se mesure pas seulement en dollars et en cents, mais aussi dans les changements positifs qu’ils apportent, tels que l’amélioration du bien-être social, la réduction de l’empreinte environnementale et l’engagement des communautés. Cette approche reconnaît que la durabilité et la rentabilité à long terme sont étroitement liées au bien-être de la communauté et de la planète.

L’intersection et la dichotomie

La question cruciale se pose :

Ces deux mentalités peuvent-elles coexister ou sont-elles fondamentalement opposées ?

Certains soutiennent que l’approche axée sur le profit de Friedman, telle qu’on la voit dans de nombreuses industries manufacturières traditionnelles, conduit inévitablement au court-termisme et à la négligence des besoins sociétaux plus larges. À l’inverse, les organisations « à but non lucratif » peuvent mettre en péril leur viabilité financière pour des objectifs altruistes, ce qui peut conduire à l’inefficacité et à l’échec éventuel.

Comment expliquer la valeur quantifiable dans un contexte de durabilité ?

La valeur quantifiable dans un contexte de durabilité fait référence aux avantages mesurables que les pratiques durables apportent à une organisation, à la société et à l’environnement. À l’aide de la norme GPM P5 pour la durabilité dans la gestion de projet, il est possible de tirer une valeur quantifiable de l’intégration de la durabilité dans le management de projet.

Visitez le site GPM

Voici six exemples tirés de la norme P5 :

1. Valeur économique (prospérité)

La norme P5 met l’accent sur l’importance de la prospérité économique, qui comprend des bénéfices financiers directs qui peuvent être quantifiés. Par exemple, les initiatives de développement durable permettent souvent de réaliser des économies grâce à une efficacité accrue et à une réduction de la consommation de ressources. Des indicateurs tels que le retour sur investissement (Return On Investment ROI), le taux de rendement interne (TRI) et le rapport avantages-coûts (Benefit-Cost Ratio BCR) peuvent être utilisés pour quantifier ces bénéfices financiers.

2. Valeur environnementale (planète)

Quelles sont vos idées et pratiques écoresponsables dans vos projets et entreprises ?

La valeur environnementale est quantifiée en mesurant les impacts positifs de la durabilité sur la planète. Cela comprend la réduction des émissions de gaz à effet de serre, des déchets et de la consommation d’eau. Des paramètres tels que l’empreinte carbone, les taux de réacheminement des déchets et l’efficacité de l’utilisation de l’eau peuvent être utilisés pour quantifier ces bénéfices environnementaux. La norme P5 encourage les projets à tenir compte de leurs impacts environnementaux et à s’aligner sur les objectifs de développement durable (SDGs) des Nations Unies, qui fournissent un cadre pour mesurer les progrès accomplis en matière de durabilité environnementale.

3. Valeur sociale (personnes)

La valeur sociale fait référence aux bénéfices que les pratiques durables apportent aux gens, tant au sein de l’organisation que dans la communauté au sens large. Il peut s’agir de l’amélioration des pratiques de travail, de l’engagement communautaire et de la contribution à la santé et à la sécurité publiques. Les mesures quantifiables peuvent inclure le nombre d’emplois créés, les heures de formation fournies et les améliorations de la satisfaction et de la sécurité des employés. La norme P5 comprend des éléments tels que les pratiques de travail et le travail décents, la société et les clients, ainsi que les droits de l’homme, qui guident les managers de projet dans la création de valeur sociale.

4. Valeur du produit

Les produits durables offrent souvent une valeur quantifiable tout au long de leur cycle de vie, de la conception à l’élimination. La norme P5 encourage la prise en compte de la durée de vie et de l’entretien du produit, ce qui peut entraîner des bénéfices quantifiables tels qu’une durée de vie plus longue du produit, une réduction des coûts de maintenance et une valeur de revente plus élevée.

5. Valeur du processus

Les processus durables sont ceux qui sont efficients, efficaces et équitables. La valeur quantifiable des processus peut être mesurée en termes d’augmentation de la productivité, d’amélioration de la qualité et de pratiques commerciales équitables. Les mesures peuvent inclure le gain de temps, la réduction du taux d’erreur et le respect des normes de travail équitables.

6. Rapports et Communications

Téléchargez gratuitement ce document de référence.

La norme P5 traite également de l’utilisation de l’information sur le développement durable comme moyen de communiquer une valeur quantifiable aux parties prenantes. En effectuant une analyse d’impact P5 et en incluant les résultats dans un plan de management de la durabilité, les organisations peuvent communiquer leur performance en matière de durabilité, ce qui peut améliorer leur réputation, la fidélité de la clientèle et, éventuellement, l’investissement.

Trouver un équilibre pour la durabilité future

Trouvez la bonne balance, le bon équilibre !

L’avenir de la valeur commerciale et sociétale pourrait résider dans la recherche d’un équilibre entre ces deux perspectives. L’intégration de l’efficacité et de la perspicacité de l’approche de Friedman, comme l’ont démontré des géants de la technologie comme Apple, avec l’orientation éthique et à long terme des organisations « à but non lucratif », telles que l’engagement de Ben & Jerry en matière de responsabilité sociale et environnementale, pourrait conduire à un modèle économique plus durable et inclusif.

Cet équilibre pourrait être la clé pour relever les défis complexes de notre époque, en alignant la prospérité économique sur le bien-être de la société.

Procurez-vous le P5 Standard gratuitement ici !

 

Comment évaluer les facteurs macro-financiers dans la gestion de projet ? par Osvaldo Lagares

Le par mopertodans experience sharing, outils et méthodes, pmo et portofolioLaisser un commentaire

La réussite de tout projet nécessite une création de valeur pour les parties prenantes et un retour positif réel sur les ressources investies dans la réalisation du projet. N’oubliez pas que les conditions macroéconomiques peuvent impacter fortement votre projet, et parfois en empêcher le démarrage…

La réussite de tout projet nécessite une création de valeur pour les parties prenantes et un retour positif réel sur les ressources investies dans la réalisation du projet. Cependant, souvent, les managers de projet doivent naviguer dans les subtilités de l’analyse financière pour prévoir les flux de trésorerie futurs et prédire la valeur intangible créée par le projet, oubliant parfois d’évaluer comment les conditions macroéconomiques peuvent influencer ces variables financières, et comment cela se traduit par des variations dans la valeur ajoutée du projet.

Indicateurs clés

Une première mesure clé pour évaluer s’il est judicieux d’entreprendre un projet est de savoir si les coûts des ressources investies sont inférieurs au coût d’opportunité de l’investissement de ces ressources ailleurs. Dans le jargon économique, le coût d’opportunité est l’utilisation alternative des ressources la plus valorisée à laquelle le chef de projet doit renoncer pour diriger ces ressources vers le projet. Par exemple, supposons que le chef de projet ait l’intention de développer un projet immobilier dans le centre de Paris, en France, et que le coût total du projet s’élève à près de 700 millions d’euros. Le coût d’opportunité de cet investissement sera la perte d’intérêts ou de rendement si ces ressources auraient été investies dans un certificat de dépôt, une obligation, les marchés boursiers ou d’autres instruments financiers. En supposant un rendement boursier nominal normalisé de 10 % (le rendement moyen à long terme du S&P 500 au cours du siècle dernier), si le projet ne génère pas une valeur intangible ou un rendement des flux de trésorerie supérieur à 10 %, alors cela ne vaut pas la peine d’entreprendre le projet, mais plutôt d’investir ces ressources sur le marché boursier qui peut en fait être un autre « projet » financier.

L’inflation est un deuxième indicateur d’évaluation qui est souvent négligé dans l’évaluation macrofinancière. Une définition intéressante est qu’elle mesure le taux auquel la monnaie perd du pouvoir d’achat sur une période donnée, généralement une année. Par exemple, considérez que les parties prenantes demandent au chef de projet de reculer la date de début de notre projet immobilier de 6 mois en raison de grèves des employés, de tensions politiques et d’autres risques incontrôlables. Cette décision, bien qu’elle paraisse prudente, entraîne un coût monétaire non réalisé, la perte de pouvoir d’achat pour avoir l’argent qui dort sur un compte bancaire en attendant le démarrage du projet. Dans ce cas, en supposant l’objectif d’inflation annuelle de 2 % de la Banque centrale européenne (BCE) pour la zone euro, cela coûtera (pour le projet précédemment cité) à l’entreprise près de 7 millions d’euros (ce qui équivaut à 2 %/12 * 6 * 700 millions d’euros) de pouvoir d’achat perdu au cours de ces mois.

Une troisième variable macroéconomique assez volatile à évaluer et à prévoir est le taux de change. Celui-ci est particulièrement pertinent lorsqu’il s’agit de projets internationaux impliquant différentes juridictions et différentes devises d’un pays à l’autre. Bien que l’exposition soit limitée au montant des ressources investies dans le projet, plus l’investissement est élevé, plus l’exposition au risque de fluctuation du taux de change du projet est élevée. En particulier, si le projet est entrepris dans une économie de marché en développement ou émergente. Alors que les fluctuations des taux de change entre le dollar et l’euro peuvent être relativement stables sur une période donnée, une différence de taux de change minime dans les projets d’investissement à grande échelle peut être très dommageable pour ses finances. Considérons à nouveau notre projet immobilier de 700 millions d’euros à Paris, au moment de la rédaction de cet article, le taux de change du dollar américain par rapport à l’euro était de 0,932 USD/EUR alors qu’il y a un an il était de 1,027, ce qui indique une variation du taux de change de -9,16%, ceci signifie que nous avons besoin de moins de dollars pour acheter un euro et que l’euro s’est déprécié. Si nous avions vendu certaines unités de notre projet immobilier en dollars américains, nous aurions directement gagné avec l’appréciation du dollar à hauteur de près de 9% sans tenir compte des coûts de transaction.

Les taux d’intérêt constituent un quatrième indicateur indispensable. Celui-ci peut avoir et a souvent des effets néfastes sur les finances du projet via le risque de taux d’intérêt. Au moment de la rédaction de cet article, les hausses des taux directeurs de la BCE pour juguler l’inflation de l’euro ont influencé la hausse des taux hypothécaires à près de 5,0 % en France, des niveaux jamais vus depuis 2012. Tout ménage ou toute entreprise qui envisage de contracter un prêt hypothécaire à taux fixe dans les conditions financières actuelles peut être exposé à de graves difficultés financières pour s’acquitter de ses obligations financières, surtout s’il s’agit d’une dette immobilisée à taux d’intérêt élevé. Dans le même ordre d’idée, le développement du projet nécessitera un rendement réel ou une valeur intangible plus élevée pour que les parties prenantes entreprennent l’investissement. C’est l’une des raisons pour lesquelles la hausse des taux d’intérêt est corrélée à une baisse de l’activité économique réelle à moyen terme, ce qui nous amène à notre cinquième facteur.

La croissance économique , c’est-à-dire la variation réelle du produit intérieur brut, est notre cinquième mesure la plus importante. Si l’on s’attend à ce que l’économie se contracte et que les entreprises et les ménages réduisent leur consommation et leurs investissements, les difficultés à mener à bien tout projet pourraient augmenter de façon exponentielle. Prenons par exemple les récentes projections du Fonds monétaire international dans les Perspectives de l’économie mondiale pour la zone euro en octobre, qui prévoient une croissance de 3,3 % en 2022 à 0,66 % et 1,23 % en 2023 et 2024, respectivement. Dans ces conditions moroses, il n’est pas rare que de nombreux projets soient arrêtés et que les investissements soient mis en pause, car les perspectives économiques ne sont pas favorables, malgré la lumière au bout du tunnel avec une trajectoire de reprise l’année prochaine. C’est l’une des raisons pour lesquelles le seuil de rentabilité (break-even point) de certains projets pour les petites entreprises est de 2 à 3 ans pour percevoir certains avantages.

 Mesures visant à atténuer les incertitudes

Bien que l’évaluation de ces variables semble une tâche ardue pour les professionnels non économistes et non financiers, il existe de nombreuses stratégies simples pour atténuer les risques et l’incertitude. Une première approche pour traiter le coût d’opportunité consiste à se demander si les ressources seraient mieux investies dans un instrument financier tel qu’un certificat de dépôt, une obligation ou le marché boursier. Peut-être dans une entreprise particulière plutôt que d’entreprendre un nouveau projet à partir de zéro. Les managers de projet devraient également envisager d’obtenir un rendement nominal d’au moins 10 % sur le produit ou la valeur intangible créée par le projet comme ligne directrice pour justifier les ressources investies.

Pour atténuer l’inflation, les liquidités inutilisées sur les comptes bancaires devraient être investies dans des certificats de dépôts ou des titres d’État protégés contre l’inflation, ce qui peut réduire le risque de défaut et protéger contre la hausse des prix. Assurer la protection des taux d’intérêt contre les mouvements défavorables peut être compliqué et nécessite souvent l’embauche de conseillers financiers et de consultants. Cependant, une règle empirique simple pour les projets nécessitant une dette est d’obtenir un prêt à taux fixe et de prolonger l’horizon de remboursement à long terme afin d’obtenir une mise de fonds moins élevée et des mensualités moins élevées.

L’obtention d’un taux de change particulier peut être moins difficile, car ce type de couverture est normalement offert par les banques traditionnelles et peut être résolu en utilisant un taux à terme prédéterminé pour échanger des devises. Cette variable semble moins susceptible d’affecter la plupart des projets réalisés en monnaie nationale, à moins que le projet ne nécessite des biens, des services et des marchandises de l’étranger, auquel cas les chefs de projet devront tenir compte de la façon dont les fluctuations des taux de change peuvent conditionner la réussite du projet à chaque fois.

Les taux d’intérêt varient au fil du temps, mais ces variations peuvent être prédites en surveillant les décisions de politique monétaire de la plupart des banques centrales. Pour se prémunir contre les fluctuations des taux d’intérêt, les conseillers financiers et les chefs de projet peuvent obtenir des lignes de crédit auprès d’intermédiaires financiers et se verrouiller dans un instrument financier à taux fixe afin d’éviter les mauvaises surprises dans les mouvements des taux d’intérêt.

En termes de croissance économique, il est pratiquement très difficile de se prémunir contre un ralentissement du PIB ou une baisse des perspectives économiques, mais une voie à suivre consiste à s’engager dans des projets qui sont entrepris dans des secteurs clés, avec un avantage concurrentiel durable, faisant face à une concurrence plus faible et généralement couverts par la réglementation gouvernementale et à l’abri d’impôts plus élevés. Le taux d’imposition est un facteur qu’en raison de la restriction de temps, nous n’abordons pas en détail dans cet article, mais il vaut la peine de l’examiner brièvement. Éviter les projets et les activités commerciales fortement taxés est une pratique de bon sens que nous devons toujours garder à l’esprit.

 N’oubliez pas les perspectives

Les prévisions sont d’une importance cruciale dans l’achèvement de tout projet, il existe de nombreuses variables macrofinancières disponibles gratuitement auprès d’organisations internationales et d’agences gouvernementales nationales, telles que le Fonds monétaire international, la Banque centrale européenne, la Banque mondiale, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), entre autres. Bien que le sujet de cet article ne soit pas de prédire l’avenir, mais d’esquisser une carte pour vous permettre de savoir si certains événements imprévisibles lors de la gestion d’un projet, certaines prévisions pour 2024 sont les suivantes pour la zone euro : la croissance du PIB devrait être de 1,2 %, l’inflation de près de 3 %, le taux d’intérêt de près de 5 % et le taux de change du dollar américain à l’euro peut varier entre 0,90 $ et 1,0 $.

L’évaluation de l’opportunité d’entreprendre ou non un projet peut dépendre de l’évolution de ces paramètres clés dans un avenir proche, mais quelle que soit la décision que vous prenez, ne négligez pas d’atteindre un rendement nominal d’au moins 10 % sur la valeur monétaire ou la valeur incorporelle équivalente à ce montant.

Osvaldo Lagares

Osvaldo Lagares est professeur d’économie à la Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra et consultant économique à la Banque centrale de la République Dominicaine. Il est titulaire d’un doctorat en économie de l’Université de York et est le rédacteur en chef du Rapport sur la stabilité financière de la République Dominicaine.

Bibliographie

  •  Carpenter (2023). Mortgage rates rise in France to levels not seen for more than a decade [online]. Monacolife.
  • ECB (2023). Monetary Policy Decisions [online]. European Central Bank.
  • International Monetary Fund. 2023. World Economic Outlook: Navigating Global Divergences. Washington, DC. October.
  • Satista (2023. Monthly average interest rate on new mortgage loans in France from April 2012 to May 2023, by mortgage term [online]. Statista.

15 avantages que vous apporte le management de projet (4 à 6)

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#4 – Champ d’application clairement défini

Le/la manager de projet travaille avec les clients et l’équipe pour s’assurer que la portée est bien définie dès le départ.

Cela permet à l’équipe d’écrire des exigences claires, et tout le monde a la même compréhension de ce qu’il faut livrer à la fin du projet.

#5 – Gestion du budget et des coûts

Le/la manager de projet recueille des informations sur le coût du projet et crée le budget du projet lors de la planification du projet.

À l’avenir, il/elle gère également les dépenses du projet tout au long du projet et s’assure que le projet respecte le budget sans surprise.

Ressource : Comment créer un budget de projet informatique [modèle inclus]

#6 – Gestion des délais / Respect des engagements et des délais envers les clients

Le/la manager de projet aide l’équipe à rester sur la bonne voie. Il/Elle travaille avec l’équipe pour établir le calendrier du projet et identifier les jalons et les livrables.

Il/Elle identifie et travaille avec les parties prenantes pour remédier ou éliminer les obstacles et assurer une coordination et des progrès continus.

Le/la manager de projet gère également les interdépendances entre les équipes afin que toutes les pièces du projet soient réunies pour répondre au besoin.

Il/Elle garde également l’équipe concentrée sur le respect des dates et des jalons clés.

CSP DOCENDI est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site pour découvrir leurs offres de formation.

Ce point de contact unique pour l’équipe élimine la confusion quant à savoir qui coordonne et dirige l’effort. Cela garantit une exécution plus réussie du projet

 

Il est beaucoup plus facile de démarrer un projet que d’en tuer un !

Le par mopertodans pmo et portofolioLaisser un commentaire

Même si personne n’aime voir mourir un projet, il existe certaines réalités autour du potentiel de succès qui signifient que nous devons poser des questions difficiles sur viabilité et priorités.

Killing a Project: Who Decides?

https://www.quayconsulting.com.au/news/killing-a-project-who-decides/ par Quay Consulting

[…]

Nous avons dicton chez Quay Consulting : “Il est beaucoup plus facile de démarrer un projet que d’en tuer un” et nous le constatons si souvent que notre équipe d’Assurance Qualité a conçu un processus de revue de démarrage pour permettre intervention et remédiation avant que trop d’émotions et d’argent ne soient investis dans un projet qui partirait dans une mauvaise direction.

On permet à trop de projets de progresser sans reconnaître les signaux d’alarme ou les causes premières d’échec potentiel, comme ne pas fournir les bénéfices escomptés ou risquer un retour sur investissement (ROI) négatif.

Alors, pourquoi nous sommes si réticents à tuer des projets et quelles questions devrions-nous poser pour décider de façon déterminée ?

Revenons à Essentiel : Pourquoi entreprenons-nous ce nouveau projet ?

Les changements permanents et la nature à plutôt long terme des projets dans le business signifient que le contexte dans lequel ils ont été créés pourrait fort bien avoir changé au moment où les projets avancent ou s’approchent de la livraison.

Les raisons business, les résultats d’affaires et la valeur que le projet a l’intention de livrer peuvent ne plus apporter autant aussi de valeur à l’organisation qu’initialement projeté. Malgré cela, le projet peut toujours avoir une météo au beau fixe, c’est-à-dire tenir ses délais, respecter ses coûts et ses indicateurs de qualité.

Mais il y a des moments où regarder le projet sous l’angle des avancées masque sa réalité : Il pourrait être le temps d’arrêter le projet et investir les fonds restants ailleurs, sur des projets qui présentent de plus forts retours.

Ce n’est pas quelque chose que nous observons très souvent. Peu d’organisations font des évaluations récurrentes de la probabilité de collecter les bénéfices dans leur suivi régulier de projet. Mettre ces données dans une revue de d’investissements du portefeuille de projets permet de mettre en lumière les projets sous-performants, donnant à l’organisation l’opportunité de pauser momentanément, arrêter, ou continuer en se basant sur le contexte actuel de l’environnement business.

Quand les organisations portent leur attention sur les bénéfices du projet, la réalité pourrait consister en ce que l’organisation ferait mieux d’arrêter le projet et d’investir les fonds ailleurs.

Investissement Émotionnel et ‘Peu importe ce que cela demande’ ne sont pas de bonnes raisons de continuer

les « sunk costs » sont des dépenses non récupérables quoi que l’on fasse.

Les grands projets à long terme deviennent résilients et plus un projet dure longtemps, plus de temps et d’émotions sont investis dans ses résultats.

Il n’est pas rare pour les cadres exécutifs qui sont lourdement investis dans le résultat d’un projet de déclarer que le projet est trop avancé pour s’arrêter maintenant, même s’il ne va probablement pas livrer ce qu’il devrait.

Voici la réalité

Les bonnes équipes de projet savent qu’elles doivent investir de l’énergie émotionnelle pour obtenir de bons résultats. Mais l’investissement émotionnel d’une équipe concentrée sur la livraison peut devenir un inconvénient si le paysage a changé à tel point que la fin ne justifie plus les moyens.

L’expérience de notre équipe d’assurance projet nous a montré que, plus une revue de projet progresse, particulièrement avec des projets problématiques et difficiles, plus la chaleur émotionnelle monte dans la pièce et une fièvre communicative s’installe.

Le ‘peu importe ce que cela demande’ peut sérieusement altérer le jugement et la bonne décision de si le projet reste ou pas une bonne proposition pour l’organisation, sans aller jusqu’à le qualifier de risque inacceptable.

[…]

Capital Politique : Il y a souvent moins de retombées d’un projet qui rapporte peu que d’un projet stoppé net !

money, money, money...Le plus souvent, les projets sont financés par de l’investissement (CAPEX) plutôt que de la dépense opérationnelle (OPEX). Quand une organisation arrête un projet qui peut mener à une écriture comptable négative, cela a un impact direct sur les résultats financiers, ce qui en fait une proposition de valeur très visible et peu attrayante quand les bonus et motivations sont directement liés aux profits réalisés.

A l’inverse, les bénéfices d’un projet peuvent souvent être difficiles à lier directement aux résultats (mis à part les économies fermes, comme des réductions d’effectifs) et les bénéfices s’accumulent normalement avec le temps, pas immédiatement à l’achèvement. Si un projet va délivrer moins de bénéfices qu’attendus, dans beaucoup de cas le propriétaire de projet est parti bien longtemps avant que les bénéfices ne soient comptabilisés (ou pas).

Aussi, face à une décision d’arrêter le projet en plein vol ou continuer jusqu’à sa fin, les sponsors continueront souvent avec le projet car la réalisation des bénéfices peut être nébuleuse et souvent pas suivie à la trace après la livraison, alors que la visibilité et les retombées politiques pour amortir le CAPEX investi peuvent être significatifs.

Autre situation – Utilisation de projets pour financer des ressources opérationnelles

Ce n’est pas une chose rare pour des managers créatifs que d’utiliser des projets pour financer des ressources opérationnelles « Business As Usual » (BAU) sous l’apparence de ressources projet en période de vaches maigres budgétaire alors que le travail doit toujours être fait. Nous l’avons observé : Du CAPEX projet est utilisé pour financer des ressources BAU pour une unité d’affaires ou une fonction complètement différente.

Stopper le projet en vol pourrait causer une perte de financement pour l’équipe BAU qui signifie à son tour qu’ils seront à mal pour livrer ce qui est exigé d’eux. Tant que l’on facture les ressources sur le CAPEX d’un projet financé alors personne ne semble objecter, ce qui ajoute à son tour de la pression pour continuer avec ces projets même si leur cas d’affaires peut sérieusement s’éroder.

Qui est l’arbitre ?

Avec ces forces en jeu, comment les organisations déterminent-elles alors qui décide de poursuivre ou arrêter des projets ?

La montée de l’Enterprise Project Management Office (EPMO) comme  gardien des décisions d’investissement d’entreprise a vu une utilisation plus forte des rapports de management de portefeuille, de l’analyse de triage et du management des critères de bénéfices pour évaluer activement la viabilité en cours d’exécution des projets. Ces informations et cette perspective peuvent aider une organisation à savoir quand commencer, arrêter ou faire une pause sur un projet.

Hexagon est partenaire de DantotsuPM

L’utilisation de pratiques agiles aide aussi les organisations à réduire le temps entre la réalisation de bénéfices et le début de projet, ce qui permet à la dépense projet et aux écarts comptables d’être réduits au minimum et augmente ainsi la capacité de l’organisation à pivoter rapidement autour de circonstances changeantes.

Cela demande beaucoup de maturité de savoir quand et quoi éliminer

Les projets ne seront jamais parfaits et ils seront toujours difficiles à délivrer. Nous voulons voir des cadres exécutifs engagés et des équipes qui produisent des résultats donc nous ne préconisons pas d’arrêt à grande échelle de multiples grands projets.

Mais certains projets doivent vraiment être éliminés et cela nécessite une organisation mâture pour être capable de faire cette analyse claire et prendre la décision ardue. La plupart des organisations ont toujours une marge de progression pour vraiment s’assurer que les « bons » projets sont arrêtés au bon moment.

Avec un focus sur une gestion active de portefeuille, des durées de livraison de projet réduites via l’utilisation de techniques agiles, par exemple (maximum 6 mois jusqu’à la réalisation de bénéfices) et l’évaluation régulière et récurrente des bénéfices du commencement du projet jusqu’à sa livraison, tuer un projet pour les justes raisons peut devenir la norme pas l’exception.

Parlons-en : Quand votre client trouve que la prestation est chère.

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Vous payerez effectivement un montant élevé mais vous obtiendrez davantage que ce pour quoi vous avez payé !

“You’ll pay a lot but you’ll get more than you paid for”

https://seths.blog/2018/07/youll-pay-a-lot-but-youll-get-more-than-you-paid-for par Seth Godin

Ceci a toujours été une attitude viable dans le business.

Pour les travailleurs indépendants de toutes sortes, elle reste la meilleure.

La partie difficile n’est pas de facturer cher. La partie difficile est de livrer plus que ce pour quoi la personne a payé.

Pourquoi les compétences financières sont-elles cruciales pour les chefs de projet ?

Le par mopertodans best practices2 commentaires

Vous pouvez avoir les meilleures équipes et respecter tous vos jalons, mais en fin de compte, les projets vivent ou meurent souvent par leurs données financières.

Un ami de très longue date m’a invité à lire cet article centré sur la nécessité de connaissance ou au moins de compréhension des finances de base pour tout informaticien.

Je pense qu’il s’applique tout particulièrement bien à la profession de chef de projet. Même si nous ne sommes pas tous très versés ni fanas des aspects financiers, ceux-ci sont souvent au cœur des argumentaires pour déterminer du lancement, de la poursuite ou de l’arrêt d’un projet. Ils sont souvent déterminants pour sa réussite ou son échec. Comme j’ai pu le constater de visu, le cours « finances pour non financiers » très en vogue dans les grandes entreprises est bien apprécié de tous.

« IT financial skills – mind the gap! » fut écrit en anglais par Michael Gentle, Serial entrepreneur

Avec un budget informatique moyen s’établissant entre 2 et 8 % du revenu et 30 à 50 % de capital (Capex) investi, on penserait logiquement que l’informaticien possède, sinon une connaissance robuste des données financières de l’informatique, au moins une compréhension raisonnable de l’essentiel pour qu’il puisse voir comment ses activités quotidiennes contribuent à ces chiffres.

Eh bien, détrompez-vous. Seul le sommet de la direction informatique comprend vraiment ce que les chiffres représentent, ou plus précisément supposent représenter, parce que, comme nous verrons plus loin, il existe une marge significative d’erreur. Le reste, donc la grande majorité du service informatique a peu d’idées sur comment leur travail quotidien impacte les résultats financiers de la société. Ils ne s’en soucient probablement pas particulièrement. Pas parce qu’ils ne sont pas pros, mais parce qu’ils ne le considèrent pas comme faisant partie de leurs responsabilités. Ils sont là pour réaliser l’analyse, le développement, le support et autres tâches des systèmes informatiques. Les finances sont le boulot de leurs managers  ou des comptables du département financier.

Et pourtant, c’est le travail quotidien de ces personnes, construit sur des corrélations complexes entre des équipes de spécialistes, qui permet d’atteindre ces résultats financiers.

Comment des personnes qui estiment que les données financières informatiques ne font pas partie de leurs responsabilités peuvent-elles fournir les informations précises qui seront en bout de ligne converties en données financières pour 2 à 8% du revenu et 30 à 50% des investissement en capitaux ?

La réponse, bien sûr, est qu’elles ne le peuvent pas. Par exemple, un sondage de PSB Research auprès de décideurs de l’informatique a constaté que presque les trois quarts d’entre eux estiment leur marge d’erreur de 5 à 20% dans leurs coûts réels, tandis que seulement 12% auraient une marge d’erreur de moins de 5%. Pour 100 millions d’euros de budget informatique, cela signifie que les chiffres pourraient être erronés de 5 à 20 millions dans 3 sociétés sur 4 !

Autrement dit, pour un budget de €100m, les dépenses réelles pourraient être de €80 millions comme de €120 millions, ce qui n’est pas exactement de la menue monnaie.

Le sondage confirme simplement ce que la plupart d’entre nous soupçonnaient déjà. Au cours de mes nombreuses années passées dans l’industrie, puis dans les services informatiques et la vente de logiciels, j’ai régulièrement entendu dire que les gens – dont les cadres exécutifs – admettent ouvertement qu’ils ne connaissent pas précisément la différence entre dépenses d’investissement (capex) et opérationnelles (opex) !

  • Ni encore, ce qu’est la dépréciation et comment elle s’applique aux systèmes d’information.
  • Ni la différence entre un compte de résultats et un bilan.
  • Ni comment les provisions améliorent l’exactitude du rapport mensuel.
  • Ni la différence entre un budget et un prévisionnel.

Faites le test !

need for budget - besoin de budgetPour voir comment vous vous en sortez sur l’essentiel des données financières, prenez ce test rapide 1-minute survey et voyez les résultats. Vous pouvez aussi passer à travers le IT Financials Glossary et tester votre compréhension de l’essentiel de la terminologie financière anglo-saxonne.

Manque de compréhension mutuelle

Ce ne serait pas si terrible si les contrôleurs financiers jouaient leur rôle de gardiens et de protecteurs et étaient capables de capturer de telles erreurs. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Beaucoup de sociétés souffrent du dilemme classique d’informaticiens ne connaissant pas assez la finance et de financiers ne connaissant pas assez l’informatique. Donc, l’informatique donne des chiffres à la finance, qui doit trop souvent les prendre pour argent comptant. C’est aussi vrai pour les budgets que pour les données de consommation réelles. Ces mêmes chiffres sont même parfois refacturés en interne au business, qui n’aura que peu d’idées de ce pour quoi il paie…

OK, et alors ? Qui s’en soucie ?

L’informatique, c’est de la technologie et de la livraison de solutions pour le business, non ? Depuis quand les finances font-elles partie de la description de poste de l’informaticien ?

Eh bien, elles pourraient ne pas faire partie de la description de poste, mais les chiffres pilotent tout. Vous pouvez assembler les meilleures équipes projet, atteindre tous vos jalons et produire tous vos livrables avec la bonne qualité, mais en bout de course, vos projets et logiciels informatiques résultants vivent ou meurent en fonction de leurs résultats financiers.

Et ceci est vrai depuis la planification d’investissement et les prévisions budgétaires jusqu’à la gestion des coûts et leur imputation :

  • Planification d’investissement : de pauvres pratiques financières peuvent aboutir au choix de mauvais projets d’une perspective business : le projet va probablement échouer malgré les meilleurs efforts de chacun !
  • Prévisions budgétaires : des budgets de projet, par définition basés sur des suppositions et des estimations pas toujours réalistes, sont alors souvent gravés dans le marbre au lieu de se développer naturellement par prévision mensuelle au fil du mûrissement. Pour la plupart des projets, c’est souvent le budget et non pas le consommé (les dépenses) qui est erroné.
  • Management des coûts : une attention insuffisante aux données financières aboutit à une énorme masse de travail de suivi et de rapports frustrants à construire et sans réelle valeur-ajoutée. Ceci laisse les projets et applications informatiques exposés à des réductions de coûts par défaut.
  • Imputation : les clients business ont souvent peu d’idée de ce qu’ils payent. Le projet informatique et les responsables d’applications sont habituellement incapables de comprendre leurs difficultés financières, aboutissant à un focus sur les coûts plutôt que sur la valeur.

Tout le personnel informatique et pas seulement la direction doit augmenter sa compréhension du domaine financier

En fin de compte ce sont les actions de chacun qui contribuent à l’exactitude, la ponctualité et la crédibilité des chiffres.

Cela exige la mise en œuvre de processus financiers de base pour les prévisions budgétaires et le management des coûts dans une structure de management de projet qui va au-delà de la seule livraison du projet.

Quand le produit du projet est transféré aux équipes de support, la référence de base financière est à peu près établie et le suivi des bénéfices devra alors s’y poursuivre.

Michel Gentle est un consultant informatique de données financières et l’auteur de « An Introduction to IT Project Financials – Budgeting, Cost Management and Chargebacks ». Pour d’autres articles sur ce sujet, visitez www.itprojectfinancials.com.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

connaissez-vous la règle des 18 mois et pourquoi des projets sont annulés pour de mauvaises raisons ?

Le par mopertodans experience sharing, pmo et portofolio1 commentaire

Why Projects Are Cancelled For The Wrong Reasons

http://www.fatcat.com.au/news/home/Ask+an+Advisor/418_0.html

Un nombre élevé et disproportionné de projets sont annulés par le management à 18 mois.

Comme dans tout projet, il y a un flux et un reflux naturel. Un rythme naturel. Ce que je trouve intéressant est que le rythme semble s’installer dans ce que j’appelle la Règle des 18 Mois.

La règle des 18 Mois déclare que :

Loi_de_Moore
Loi de Moore
Un nombre disproportionné de projets est annulé par le management à 18 mois.

N’oublions pas que beaucoup de secteurs ont un rythme naturel, par exemple technologique. Le rythme technologique le plus célèbre est la Loi de Moore qui prévoit que la croissance dans le nombre de transistors par puce doublera tous les vingt-quatre mois. D’autres lois technologiques qui ont un rythme naturel incluent la Loi de Kryder pour le stockage sur disque (~12 mois) et la Loi d’Haitz pour la production de LED’s (~18 mois).

Pourquoi y-aurait-il une Règle de 18 Mois pour les projets ?

Y aurait-il une certaine loi naturelle dans le travail ? La réponse est simple : oui. La nature humaine.

En regardant en arrière tous les projets que j’ai managés dans ma carrière, le cycle de 18 mois d’annulation des projets revient à travers industries, contextes, technologies, tailles d’organisations et nationalités. La règle semble universelle. Pourquoi ?

Dix-huit est le nombre maximal de mois pendant lesquels le management peut souffrir. Cette douleur est la répétition des efforts de re-justification d’un projet dont on attend encore de voir les bénéfices.

Pourquoi 18 mois et pas 12 ou 24 ?

monthsPensez à un projet donné. La plupart débutent en milieu d’année avec un financement et des ressources alloués à grand-peine par le management en se basant sur le mérite et les impacts et bénéfices potentiels. Quand le cycle budgétaire suivant arrive, le projet est bien lancé et le financement est presque assuré car le projet a démarré depuis moins d’une année et que personne ne s’attend à ce qu’il ait déjà un impact. Donc, les ressources sont maintenues en place et le projet continue de progresser.

Le deuxième cycle est une question totalement différente.

Quand le cycle budgétaire suivant survient, des questions s’ élèvent sur le projet :
  • Est-ce que ce projet est toujours aussi important ?
  • Y-aurait-il des projets plus importants que nous devrions financer au lieu de celui-là ?
  • Atteignons-nous les progrès escomptés ?
des budget limités, voire compressés...
il faut se battre pour chaque nouvelle année de financement !
Pourquoi ces questions ?

Parce que chacun dans la chaîne de management doit re-justifier le projet pour encore une autre année de financement. C’est ce deuxième tour qui cause toute l’angoisse. Le résultat est que le management arbitrera s’il faut se battre pour une autre année de financement ou laisser le projet mourir et éviter cette peine. Comme nous pouvons tous l’apprécier, éviter la douleur est une réaction humaine naturelle.

Si le management pouvait voir la valeur (quelque chose qui justifie la peine), approuver que le projet continue ne serait pas un problème. Là où la plupart des équipes de projet s’attirent des ennuis est qu’elles ne saisissent pas cette réaction d’évitement de douleur du management. Dans leurs esprits, le management devrait seulement obtenir les financements et avoir confiance en équipe.

Le résultat est qu’un grand pourcentage de projets sont tués à 18 mois parce que l’on n’a pas démontré leur valeur.

Attendez ! Dites-vous. Nous avions un accord que ce serait un projet sur plusieurs années et que les bénéfices ne viendraient qu’à la fin. Ceci ne prouve-t-il pas que la Règle des 18 Mois ne s’applique pas ? NON. Si vous croyez vraiment que vous pouvez éviter le problème en obtenant un accord au départ, alors vous ne comprenez pas la nature humaine. Au cas où votre projet passerait le jalon des 18 mois, la peine grandira avec chaque cycle ultérieur. Ce qui signifie que vous devrez démontrer une valeur et un impact toujours croissants pour pouvoir continuer. La douleur ne part pas avec le temps. En réalité, elle augmente.

Ce n’est pas la faute de la direction. C’est la faute de l’équipe de projet qui échoue à comprendre le désir du management d’éviter la douleur.

Comment une équipe évite-t-elle cette règle ?

règle des 18 moisSuivez les quelques étapes simples suivantes :

1) Comprendre le cycle de votre organisation (ou votre client) pour vous assurer que vous comprenez le timing. Quand les budgets et/ou les stratégies sont-ils bouclés chaque année ?

2) Définir votre portée de projet et de livrables pour être certains que ce que vous livrez a un impact/une valeur avant que la règle ne soit appliquée.

3) Pour les projets qui s’étendent au-delà de 18 mois, découpez-les et faites de chaque partie un projet distinct. Pourquoi ? Pour esquiver le problème d’évitement d’une peine qui s’intensifie avec le temps car chaque projet remet les compteurs à zéro.

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Dans mon expérience, j’ai vu la règle des 18 mois appliquée à des projets qui auraient du être tués dès le départ et à d’autres qui n’auraient jamais dus être arrêtés.

Cette apparente prise de décision aléatoire du management peut être perturbante et démoralisante dans une organisation. Si vous êtes dans le management, regardez-vous dans le miroir et comprenez que la nature humaine joue un rôle dans votre prise de décision de tuer des projets. Aidez vos équipes à le comprendre.

Si vous menez un projet, utilisez ces stratégies de management de projet simples afin d’éviter ce que dans le passé vous aviez attribué à des caprices du management.

CSP est partenaire de DantotsuPM
CSP est partenaire de DantotsuPM

En comprenant la Règle des 18 Mois, vous pouvez vous assurer que vos projets auront l’impact que vous désirez.

Bonne chance !

New Public-Private Partnerships Guidance with APMG and World Bank

Le par mopertodans formations et certifications, pointeurs utiles1 commentaire

APMG will be launching the PPP Certification Guide in October this year in support of the new Public-Private Partnerships Certification Program.

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

The certification program is an innovation of the World Bank Group (WBG), in partnership with a range of multilateral development banks.

safe bankA team of PPP experts from across the world have authored the PPP Certification Guide, previously referred to as the Body of Knowledge.

The PPP Certification Guide will be available on-line as a free down-loadable pdf from ppp.apmg-international.com, and can be downloaded by chapter, enabling candidates to select the chapters relevant to their subject area and study at their own pace.

The website will include more news and information on the program, to host the PPP Guide and to support the global PPP community.

Targeted towards Public-Private Partnerships Practitioners worldwide, this Certification Program is suitable for those who would like to demonstrate their competence in participating effectively in a Public-Private Partnerships team and enhance their career prospects.

The new guide aims to improve and standardize good practice to facilitate more effective joint initiatives between the public and private sectors.

Details

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

question d’entretien de chef de projet sur le management des coûts

Le par mopertodans Non classéLaisser un commentaire

Quand le projet atteint la fin de la phase de planification que vous attendriez-vous voir dans un bon plan de management de projet d’un point de vue management des coûts ?

Premièrement, je m’attache à vérifier que tous les livrables sont entièrement représentés dans le WBS.

crise financièrePuis que l’on a répondu toutes les questions sur le contenu du projet : risques, contraintes, assomptions, les livrables qui sont dans et hors du périmètre du projet.

Il est également critique que les évaluations soient détaillées et qu’elles aient été revues et acceptées par les parties prenantes clés ET les membres de l’équipe projet.

Ensuite, s’assurer qu’il y a suffisamment de marge dans le plan et que nous avons mis en place des mécanismes adéquats de suivi des dépenses.

Enfin, avons-nous bien posé les lignes de référence de base en matière de valeur attendue et de coûts tout au long du projet et en particulier à quelques jalons bien choisis?

contactez-nous pour publier une annonce
contactez-nous pour publier une annonce

La complétude et l’accord de tous sur les évaluations sont à mon avis primordiaux.

Enfin, en fin de réponse, parlez d’une expérience provenant de votre propre vécu.

Décrivez comment vous avez posé ces lignes de référence et mis en place le management des coûts sur vos précédents projets.

5 astuces pour des prévisions budgétaires efficaces dans le management de projet

Le par mopertodans best practices1 commentaire

5 Tips for Efficient Budgeting within Project Management

http://network.projectmanagers.net/profiles/blogs/5-tips-for-efficient-budgeting-within-project-management par Marian Woods

De nos jours, les organisations font face à des pressions croissantes quand on parle de leurs budgets de management de projet. Il y a un réel besoin d’investir seulement dans le projet qui sera réussi. Les prévisions budgétaires et la prise de conscience des bénéfices attendus devraient être au premier plan des préoccupations du chef de projet assigné. Combien ce projet va-t-il coûter ? Tous les éléments budgétaires ont-ils été bien pris en compte : heures de travail, équipement, ressources externes, etc. Pour résumer, ce projet peut-il être livré avec succès dans le budget assigné ?

repartition budgétaire bannerLa répartition budgétaire peut déterminer le succès d’un projet. Tout projet qui est complété dans les délais prédéterminés et qui atteint ses objectif ne devrait pas être considérer comme un succès si le projet ne satisfait pas à ses exigences financières. Donc aujourd’hui, les chefs de projet ont besoin de compréhension financière pour s’assurer que leurs projets ne dépassent pas leur enveloppe budgétaire.

Quelques astuces à garder à l’esprit en manageant vos projets pour vous assurer qu’ils restent dans le budget seraient :

  1. Passez en revue et ré-estimez fréquemment le budget

surveillanceNe pas examiner fréquemment les prévisions budgétaires de projet peut en fin de compte vous mener dans une position sans retour. La prévision budgétaire devrait être régulièrement passée en revue par le management de projet et le service comptabilité pour garantir que le budget ne dépassent pas les montants prévus. Plus un problème est découvert tôt, plus il sera facile de faire les amendements nécessaires au budget.

  1. Managez le contenu de façon très serrée

La dérive de contenu ou les requêtes de changement peuvent causer des problèmes inutiles pour un projet et sont les causes les plus communes de débordements. Le travail imprévu a une façon bien à lui de se glisser dans un projet. Des heures non planifiées de travail de ressources peuvent ravager avec vos budgets alloués de projet. En tant que chef de projet, vous devez avoir un processus en place pour manager tout supplément de travail et contrôler le contenu du projet. Mettre en place un mécanisme de management des changements pourrait vous fournir le contrôle nécessaire dont vous avez besoin pour tenir vos budgets.

  1. Communiquez

Je suis un fort partisan des lignes de communication claires et ma conviction n’est en rien différente quand on considère les prévisions budgétaires. Il est important que vous communiquiez aux autres membres de l’équipe projet tous les détails sur les dépenses et les budgets. Une équipe projet bien informée vous aidera en fin de compte à rester dans les budgets assignés.

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM
Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

  1. Managez risques et problèmes

Image courtesy of cooldesign / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of cooldesign / FreeDigitalPhotos.net

Les risques possibles et les problèmes existants ont eux aussi leur façon de trouver leur chemin dans les projets et causer des dommages. Donc, il est important de les suivre et de réduire le niveau auquel ils peuvent affecter votre budget projet. Il est presque impossible d’éviter risques et problèmes, cependant vous pouvez avoir un plan en place s’ils surviennent vraiment.

  1. Connaissez vos ressources

Les ressources assignées à un projet sont en fin de compte là où va une grande partie de votre budget projet. Il est essentiel que les chefs de projet examinent de près les ressources et leurs compétences pour s’assurer qu’elles sont utilisées à 100% et que les ressources idéales sont positionnées sur les bons projets.

keeping moneyLes prévisions budgétaires et le contrôle financier de vos projets doivent être managés proactivement ! C’est un composant important du processus de management de projet qui devrait être régulièrement passé en revue par le chef de projet, l’équipe financière, des parties prenantes et des membres principaux de l’équipe d’équipes projet.

Garder une main ferme sur les budgets de projet vous aidera à faire en sorte qu’ils restent dès le départ dans les paramètres budgétaires établis.

votre premier projet, c’est simple comme 1-2-3 avec Prince2 selon Jeff Ball

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Comment démarrer votre premier projet PRINCE2 en 3 étapes simples.

QRP International France
Partenaire de DantotsuPM

téléchargez le document PDF original à partir du site de QRP International

Vous avez suivi une formation PRINCE2, vous avez passé l’examen, vous êtes maintenant de retour à votre bureau, vous rouvrez le manuel de 350 pages, 19 chapitres et 26 documents …

Oui mais …. Par où commencer ?
… Simplifions les choses en 3 étapes !

1. Rédiger l’Exposé de Projet et faites-le approuver par votre exécutif

Comme son nom l’indique, l’Exposé de Projet est un document de synthèse. Il doit être facile à lire. Le manuel PRINCE2 suggère un modèle pour ce document : cependant, mieux vaut privilégier la lisibilité et la clarté plutôt que le formalisme et les détails.

L’Exposé doit contenir la structure organisationnelle du projet. Vous êtes le chef de projet, et vous avez besoin d’un Exécutif. C’est VITAL, le minimum vital. Sans Exécutif vous n’utilisez pas PRINCE2. L’Exécutif va assumer la responsabilité du projet. Vous allez exécuter en son nom le projet.

L’Exposé doit aussi contenir une description du produit du projet, votre livrable final. C’est important  de le documenter, c’est ce qui va définir votre périmètre. Le manuel PRINCE2 nous dit que c’est un document séparé mais vous pouvez l’inclure comme un paragraphe de votre Exposé.

Afin de définir correctement votre produit du projet, vous devez comprendre qui est votre client ou utilisateur (celui-ci peut être un client interne ou externe). Vous devez discuter de vos livrables avec votre client, pour comprendre leur besoin. L’Exposé de Projet doit inclure les exigences qualité du client et les critères d’acceptation.

Une fois l’Exposé rédigé, l’Exécutif doit le valider, vous ne pouvez pas continuer sans cela.

2. Créer une Structure de Décomposition du Produit et en obtenir l’approbation

Car-WBS

La structure de Décomposition du Produit (SDP) est un excellent moyen de comprendre ce qui doit être produit. Le SDP commence avec votre produit du projet, votre livrable final. Le SDP va vous donner plus de détails, 15 ou 20 livrables en tout.

Le moyen le plus simple de créer un SDP est de coller des post-it sur un tableau. Par ce biais il est facile de remodeler le SDP au fur et à mesure que les idées émergent. De manière idéale, faites-vous appuyer d’un collègue ou deux pour garantir une vision plus large. Une fois cela réalisé, convertissez les post-it en version électronique en utilisant un outil tel que Visio ou Powerpoint. C’est important de créer le SDP avant de commencer toute planification. Pour PRINCE2, le SDP est la première étape de planification.

Si vous utilisez un outil de planification, tel que MS Project ou même Excel, vous devez créer d’abord votre SDP et la faire approuver avant de commencer le travail avec ces outils. Votre PC doit être éteint !

Vous devez passer en revue la première version avec les acteurs clés : L’Exécutif, le client ou l’utilisateur et avec les chefs d’équipe qui vont produire la solution. Une fois approuvée vous pouvez créer le plan de projet autour des 15-20 livrables de votre SDP.

3. Créer un Cas d’Affaire en collaboration avec votre Exécutif.

Le cas d’affaire fourni la justification du projet. Il explique les ressources que le projet va utiliser et les compare avec les bénéfices escomptés. C’est un document important, cela dit, il doit être simple et court. Le problème avec le Cas d’Affaire est que l’on ne sait jamais quel niveau de détail est approprié. Votre Exécutif va vous guider sur ce point. N’ajoutez pas de détails superflus (si votre société n’a pas besoin d’exprimer les besoins en termes financiers, ne le faites pas).

balance temps vs ressourcesCommencez avec un résumé de votre besoin en ressources, et les bénéfices escomptés – pour de nombreux projets, c’est suffisant.

  • Les ressources sont habituellement des personnes et/ou de l’argent. Vous devez comprendre quels types de ressources sont nécessaires. (Par exemple, vous avez besoins de développeurs et de testeurs et de l’argent pour acheter les équipements).
  • La justification se base sur les bénéfices – obtenez les informations sur les bénéfices avec votre Exécutif. Tous les deux, vous devez comprendre les types de bénéfices que votre projet va générer (par exemple, réduction des coûts de production, de maintenance).

Une fois que vous avez un résumé vous pouvez détailler davantage, seulement si nécessaire. Il faudra peut-être convertir les ressources et les bénéfices en termes financiers. Vous aurez besoin probablement d’un calendrier et aussi d’un calcul financier complexe tel que la valeur actualisée nette. En tous les cas, simplifiez toujours les choses, n’effectuez pas le travail si ce n’est pas nécessaire.

3 poissons qui sortent du commun
1,2,3…

En trois étapes simples, on a les fondements de notre DIP (Documentation d’Initialisation de Projet).

Les trois piliers clés du DIP sont : l’Exposé de Projet, le Plan de Projet et le Cas d’Affaire. Ces trois étapes nous permettent de créer ces trois piliers. Voici la manière de mettre en pratique les concepts de votre formation PRINCE2 en trois étapes simples.

© Copyright QRP International 2013. Reproduction in full or part is prohibited without prior consent from QRP International.

 

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

votre premier projet, c’est simple comme 1-2-3 avec Prince2 selon Jeff Ball

Le par mopertodans experience sharing1 commentaire

votre premier projet PRINCE2 commence par 1-2-3

Comment démarrer votre premier projet PRINCE2 en 3 étapes simples.

QRP International France
Partenaire de DantotsuPM

téléchargez le document PDF original à partir du site de QRP International

Vous avez suivi une formation PRINCE2, vous avez passé l’examen, vous êtes maintenant de retour à votre bureau, vous rouvrez le manuel de 350 pages, 19 chapitres et 26 documents …

Oui mais …. Par où commencer ?
… Simplifions les choses en 3 étapes !

1. Rédiger l’Exposé de Projet et faites-le approuver par votre exécutif

Comme son nom l’indique, l’Exposé de Projet est un document de synthèse. Il doit être facile à lire. Le manuel PRINCE2 suggère un modèle pour ce document : cependant, mieux vaut privilégier la lisibilité et la clarté plutôt que le formalisme et les détails.

L’Exposé doit contenir la structure organisationnelle du projet. Vous êtes le chef de projet, et vous avez besoin d’un Exécutif. C’est VITAL, le minimum vital. Sans Exécutif vous n’utilisez pas PRINCE2. L’Exécutif va assumer la responsabilité du projet. Vous allez exécuter en son nom le projet.

L’Exposé doit aussi contenir une description du produit du projet, votre livrable final. C’est important  de le documenter, c’est ce qui va définir votre périmètre. Le manuel PRINCE2 nous dit que c’est un document séparé mais vous pouvez l’inclure comme un paragraphe de votre Exposé.

Afin de définir correctement votre produit du projet, vous devez comprendre qui est votre client ou utilisateur (celui-ci peut être un client interne ou externe). Vous devez discuter de vos livrables avec votre client, pour comprendre leur besoin. L’Exposé de Projet doit inclure les exigences qualité du client et les critères d’acceptation.

Une fois l’Exposé rédigé, l’Exécutif doit le valider, vous ne pouvez pas continuer sans cela.

2. Créer une Structure de Décomposition du Produit et en obtenir l’approbation

Car-WBS

La structure de Décomposition du Produit (SDP) est un excellent moyen de comprendre ce qui doit être produit. Le SDP commence avec votre produit du projet, votre livrable final. Le SDP va vous donner plus de détails, 15 ou 20 livrables en tout.

Le moyen le plus simple de créer un SDP est de coller des post-it sur un tableau. Par ce biais il est facile de remodeler le SDP au fur et à mesure que les idées émergent. De manière idéale, faites-vous appuyer d’un collègue ou deux pour garantir une vision plus large. Une fois cela réalisé, convertissez les post-it en version électronique en utilisant un outil tel que Visio ou Powerpoint. C’est important de créer le SDP avant de commencer toute planification. Pour PRINCE2, le SDP est la première étape de planification.

Si vous utilisez un outil de planification, tel que MS Projet ou même Excel, vous devez créer d’abord votre SDP et la faire approuver avant de commencer le travail avec ces outils. Votre PC doit être éteint !

Vous devez passer en revue la première version avec les acteurs clés : L’Exécutif, le client ou l’utilisateur et avec les chefs d’équipe qui vont produire la solution. Une fois approuvée vous pouvez créer le plan de projet autour des 15-20 livrables de votre SDP.

3. Créer un Cas d’Affaire en collaboration avec votre Exécutif.

Le cas d’affaire fourni la justification du projet. Il explique les ressources que le projet va utiliser et les compare avec les bénéfices escomptés. C’est un document important, cela dit, il doit être simple et court. Le problème avec le Cas d’Affaire est que l’on ne sait jamais quel niveau de détail est approprié. Votre Exécutif va vous guider sur ce point. N’ajoutez pas de détails superflus (si votre société n’a pas besoin d’exprimer les besoins en termes financiers, ne le faites pas).

balance temps vs ressourcesCommencez avec un résumé de votre besoin en ressources, et les bénéfices escomptés – pour de nombreux projets, c’est suffisant.

  • Les ressources sont habituellement des personnes et/ou de l’argent. Vous devez comprendre quels types de ressources sont nécessaires. (Par exemple, vous avez besoins de développeurs et de testeurs et de l’argent pour acheter les équipements).
  • La justification se base sur les bénéfices – obtenez les informations sur les bénéfices avec votre Exécutif. Tous les deux, vous devez comprendre les types de bénéfices que votre projet va générer (par exemple, réduction des coûts de production, de maintenance).

Une fois que vous avez un résumé vous pouvez détailler davantage, seulement si nécessaire. Il faudra peut-être convertir les ressources et les bénéfices en termes financiers. Vous aurez besoin probablement d’un calendrier et aussi d’un calcul financier complexe tel que la valeur actualisée nette. En tous les cas, simplifiez toujours les choses, n’effectuez pas le travail si ce n’est pas nécessaire.

3 poissons qui sortent du commun
1,2,3…

En trois étapes simples, on a les fondements de notre DIP (Documentation d’Initialisation de Projet).

Les trois piliers clés du DIP sont : l’Exposé de Projet, le Plan de Projet et le Cas d’Affaire. Ces trois étapes nous permettent de créer ces trois piliers. Voici la manière de mettre en pratique les concepts de votre formation PRINCE2 en trois étapes simples.

© Copyright QRP International 2013. Reproduction in full or part is prohibited without prior consent from QRP International.

APMG International Showcase

PMI finance des projets académiques de recherche

Le par mopertodans pointeurs utiles1 commentaire

pmi logoPMI will fund 2013 Research Projects

As organisations around the world are advancing their use of project management, they are increasingly seeking skilled project management employees. This search is creating a critical demand for academic research and education programmes in project management and allied disciplines.

pmi-research-conferenceAs part of its core purpose to advance the practice, science and profession of project management throughout the world in a conscious and proactive manner, PMI will fund new academic research projects at four universities in 2013 through the PMI Sponsored Research Program.

Grantees were selected based on their insight and ability to provide new knowledge that will help project managers and organisations improve performance, drive innovation and increase competitive advantage for long-term success.

This year’s call for proposals for 2014 funding will open 1 February and close 25 April 2013. For more details about eligibility criteria and submission guidelines, click here. Questions can be sent to research.program@pmi.org.

l’iceberg du retour sur investissement (ROI) des projets ERP selon Jean-Louis Tomas

Le par mopertodans pointeurs utilesLaisser un commentaire

PM Network du mois dernier publiait ce résultat d’enquête:

bénéfices des ERPs

Or, justement, la semaine dernière, je croisais Jean-Louis Tomas à l’aéroport de Nice ( je me rendais à l’itSMF). Je connais Jean-Louis depuis de nombreuses années, du temps où je m’occupais comme lui de déploiements de grands projets de transformation de type ERP ou CRM.

Jean-Louis en a fait l’une de ses spécialités et il a publié plusieurs ouvrages sur le sujet tout en continuant à intervenir sur ce domaine et conseiller les plus grandes entreprises françaises et internationales sur ces projets de changement forts complexes.

Pendant cet échange, Jean-Louis a mentionné « L’iceberg du ROI » qui m’a bien sur interpellé et sur lequel il m’a gentiment envoyé ces quelques lignes que je partage ici avec vous.

Le ROI des projets ERP en question

  • Un Projet ERP est un Projet d’Entreprise
  • Le ROI est constitué de 7 composants
  1. La définition, la communication et le partage des objectifs de l’Entreprise
  2. L’effort de re-engineering des processus métiers
  3. L’évolution et l’alignement des organisations
  4. La redistribution des rôles et des responsabilités
  5. La requalification des circuits décisionnels
  6. La conduite des changements humains, processus et organisationnels
  7. Le produit ERP lui-même (la partie visible de l’iceberg !)

Pour en savoir davantage, consultez son site: http://www.si-antipolis.com/

manager les risques liés aux fluctuations des taux de change des devises

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Dealing With Exchange Rate Risks

http://www.pmi.org/eNews/Post/2012_02-13/Exchange-Rate-Risks.html

taux de changeLes entreprises s’étendent et fonctionnent plus que jamais sur une échelle mondiale. Comme annoncé ce mois dans PM Network® magazine, certaines sociétés peuvent envisager d’investir dans des projets dans le développement d’endroits comme l’Afrique, le deuxième continent le-plus-peuplé du monde et un marché en grande partie inexploité.

Un des nombreux risques dans les projets exécutés avec l’étranger relève des taux de change toujours changeants t de comment s’assurer que le business case du projet et les coûts évalués sont correctement capturés.

Beaucoup de calculs de projet, comme le retour sur investissement et le « Internal Rate of Return », sont basés sur les taux de change initiaux pendant le développement du business case et souvent ils sont passés en revue seulement au démarrage du projet. Cette photo en instantané ne reste malheureusement pas inchangée pendant le projet, parce que les taux de change sont fluctuantes, en constant changement.

Il est important de représenter précisément le vrai taux de change par rapport au budget et le taux de change du business case parce que c’est dans la devise locale que les ressources fournies localement sont payées. Cela, bien sûr, peut créer un bénéfice ou une perte, selon la variation du taux.

Une unique augmentation de taux pourrait ne pas causer de problème dans les finances d’un projet; cependant, les taux ont une tendance à continuer leurs variations avec un modèle aléatoire ou une tendance générale vers le haut ou vers le bas. Ce sont ces accumulations de variations continues qui sont en cause. De surcroît, le business case original peut contenir des suppositions incorrectes.

S’il y a un défaut de paiement de l’une des banques clés d’un pays ou une quelconque influence externe qui cause un changement important d’un taux de change, les sociétés devront réévaluer leurs business case parce que les taux internes de retour et le retour sur investissement ne tiendront plus la route.

Quelle est la solution ?

devisesBien qu’il ne soit pas faisable d’exécuter la plupart des projets sans impact de la  fluctuation des monnaies, une méthodologie simple, consistant à vérifier les suppositions de base restent valides, indiquera si les justifications financières du projet .

Pour les grands projets qui utilisent des ressources provenant de plusieurs pays, les taux de change devraient être vérifiés par rapport à la méthode comptable interne habituelle de payer du pays d’origine.

Pour capturer le vrai coût de fonctionnement du projet en rapport des coûts évalués ou coûts business, cette vérification devrait au minimum être faite aux jalons majeurs du projet.

Si l’équipe projet peut faire un rapport aux jalons et d’autres revues, une meilleure image du prévisionnel par rapport au progrès réel sera disponible et les ajustements nécessaires peuvent être faits plus rapidement.

Les actions prises au plus tôt pour traiter avec des taux de change fluctuants, qui créent des dépassements de coût, sont meilleures que des réductions de ressources ou autres actions destructives plus tard dans le projet. La gestion appropriée et le flux de ressources d’une source à l’autre en fonction des vrais coûts peuvent aider à maintenir le business case du projet d’affaires du projet et le retour sur investissement, tout en s’assurant que les prévisions soient respectées.

Le bon chef de projet connaît le vrai coût et la valeur réelle d’un projet pour le client. Une fois que l’on permet à une équipe projet de cacher des coûts ou d’accroître les profits, que ce soit exprès ou parce qu’elle ne prend pas en compte les fluctuations de cours des devises, les clients peuvent commencer à douter du business case. Cette entame dans la confiance peut facilement être évitée avec une comptabilité des réels taux de change.

Cet article est basé sur « Exchange Rate Fluidity in Global Multi-Site Projects »  de Sean Brady, PMP, un article posté sur le  Knowledge Shelf. L’article inclut un exemple hypothétique avec des graphiques détaillés sur des variations de flux par période. Knowledge Shelf est une ressource en ligne pour la connaissance de conduite de projet qui grandit (plus de 200 articles écrits et passés en revue par vos pairs).

Session de revue du Parlement Britannique en Juillet 2007 sur les Jeux de Londres 2012 par Vincent Coustillac

Le par mopertodans best practices2 commentaires

Les Jeux Olympiques de Londres 2012 – Project Management

Introduction d’une série d’articles sur le thème du Project Management tel que pratiqué pour les Jeux Olympiques de Londres 2012.

Session de revue du Parlement Britannique en Juillet 2007

Vincent Coustillac
Vincent Coustillac

Mon intention est de proposer une série d’articles couvrant les pratiques de projet et programme management utilisées lors de l’organisation des Jeux Olympiques. Je  présente pour ce premier de la série un document révélateur de l’approche utilisée par les organisateurs et le Gouvernement Britannique pour faire face au challenge incommensurable que représente l’organisation des Jeux Olympiques.

Il ne fait aucun doute que l’organisation des Jeux Olympiques de Londres 2012 fut un succès sans précédent, et je pense que nombreux sont les professionnels du management de projet qui comme moi sont fascinés par de tels projets, se demandant quelles pratiques de management de projet ont dû être mises en place pour un tel résultat.

Ce sujet a déjà été proposé dans DantotsuPM.com – voir l’article posté le 2 Aout : JOs 2012 – “A learning legacy” en matière de management de projet et de programme . La série d’articles que je propose prendra sa source dans cette référence qui fournit de nombreux exemples de pratiques professionnelles de management de projet, et place le management de projet au sommet des préoccupations des organisations en charge de ce projet « pharaonique ». Ces articles constitueront une sorte de « reader’s digest » sur le sujet et mettront l’accent sur les pratiques de management de projets et programmes dans le cas précis des JOs 2012.

Session de revue du Parlement Britannique en Juillet 2007

jeux olympiques de Londres 2012Pour ce premier article, je fais référence au document « Preparations for the London 2012 Olympic and Paralympic Games – Risk assessment and management »

Ce document est la propriété du Parlement Britannique – « House of Commons ». Il a ceci de passionnant qu’il montre la réaction du comité parlementaire (Committee of Public Accounts ) en réalisant que le projet n’était pas sur la meilleure voie pour atteindre son objectif, en mettant en évidence l’analyse des risques du projet et les décisions prises.

Il donne une bonne démonstration que la mise en place de pratiques de management de projet est nécessaire au succès d’un évènement de cette ampleur même si ce n’est évidemment pas suffisant. Le fait que cet effort d’analyse ait été fait au moins 5 ans avant l’échéance des JOs (et seulement 20 mois après l’annonce officielle du choix de Londres pour les JOs 2012), ainsi que les actions correctives énoncées dans ce document sont une preuve de plus que le management de projet a été mis en bonne place dans les méthodes de management de ce projet qui engage la responsabilité du gouvernement britannique.

Le document en référence compte 49 pages. Cependant seulement les pages 3 à 7 donnent le cœur de la discussion avec les constatations et les actions correctives qui font l’objet de l’analyse que je donne en dessous. Les pages 9 à 19 donnent le développement des arguments.

Le reste fournit les minutes des discussions parlementaires, mais n’en demeure pas moins passionnant car on peut suivre les discussions dans leur détail.

La suite de cet article propose un certain nombre d’éléments que je qualifie de bonnes pratiques de management de projet, mais ne constituent pas bien-sûr une liste exhaustive de pratiques à extraire de ce document.

Avant cela, quelques mots sur le contexte du projet :

  • Bien évidemment, ce projet comprend une date de livraison fixe, sans possibilité de négociation – comme mentionné dans le document. S’il apparaît que l’objectif ne peut être atteint, les seuls éléments pouvant faire l’objet d’une déviation, sont la réduction de la qualité et l’augmentation des coûts
  • L’organisation globale est très complexe. (On peut s’y attendre – voir les détails en page 9 du document). Outre les organisations gouvernementales (dont le « Department for Culture, Media and Sport »), l’exécution du projet revient à 2 groupes clés :
    • Le LOCOG (London Organising Committee of the Olympic Games and Paralympic Games), responsable de la gestion opérationnelle et le déroulement des Jeux
    • Olympic Delivery Authority (ODA), responsable de l’infrastructure et de la construction des nouveaux sites. Le consortium CLM (entité privée) apporte un support en management de programme.

Les bonnes pratiques que je retiens de ce document :

1. En premier lieu, le comité a ordonné un audit du projet, comprenant une analyse des risques suffisamment en amont dans le cycle du projet.

2. La première action couvre l’établissement de la gouvernance globale du projet, avec des rôles et responsabilités clairs :

Olympic delivery structures

  • L’équipe gouvernementale dirigeante des Jeux (appartenant au ‘Department  for Culture, Media and Sport’), avec le Board Olympique, contrôlent les 2 acteurs principaux (le LOCOG et l’ODA) en assurant une coordination avec les services gouvernementaux, et prennent en compte leurs conseils. « L’efficacité de la pléthore des organismes impliqués sera conditionnée par le fait que les projets individuels et le programme progressent comme prévu ».
  • Le Department, l’ODA et le LOCOG doivent identifier les fonctions essentielles à la réussite des Jeux, indiquer les compétences requises pour ces fonctions, et élaborer des stratégies pour retenir les individus, les connaissances et les compétences pour la durée du projet olympique. « La continuité des personnes clés sur les grands projets est la clé de la réussite »

3. Une action consiste à faire face à la date de livraison fixe et non négociable :

  • L’ODA (responsable des infrastructures) devra établir des accords d’incitation avec leurs sous-traitants qui traitent spécifiquement des risques accrus de dépassements des coûts et des insuffisances de qualité.

4. Le contrôle des coûts et l’établissement des budgets prévisionnels seront renforcés, en établissant des règles plus strictes sur la globalité des coûts et des revenus des Jeux.

5. Mise en place de pratiques de sous-traitances et achats efficaces. Les processus mis en place par l’ODA semblent être satisfaisant, cependant le contrôle des partenaires et des achats devra être rigoureux. Le LOCOG devra mettre en place une politique rigoureuse des achats et de sous-traitance dès le début de l’année 2009.

6. L’accent est mis sur la réutilisation des infrastructures après les Jeux. Ce point ne semble pas assez clair au moment de l’analyse et n’atteint pas le degré de satisfaction escompté. Un plan détaillé incluant les bénéfices à long terme des équipements devra être fourni au plus vite.

7. Mise en place du contrôle des progrès et des risques. L’accent est mis sur ce point qui n’est pas satisfaisant pour le moment. Pour le programme dans son ensemble, intégrant 42 sous-objectifs assignés à 17 organisations, le Department devra élaborer un système de reporting  des progrès et des risques en temps réel, et qui fournit un avertissement précoce des difficultés potentielles. Ce système devra être intégré dans chaque organisation.

J’espère vous avoir donné envie de lire ce document, que j’ai trouvé passionnant, notamment le détail des discussions de la commission d’audit.

Vincent Coustillac – PMI France-sud- PMP

capitaliser les coûts de développement logiciels des méthodes SDLC à Agile

Le par mopertodans experience sharing3 commentaires

Capitalizing software development costs from SDLC to Agile.

http://itprojectfinancials.com/insights/2011/06/05/capitalizing-software-development-costs-from-sdcl-to-agile/

Par Michael Gentle

Les couleurs de l’argent

L’argent a diverses couleurs, de vert aux États-Unis à toutes les couleurs de l’arc-en-ciel selon les pays. Dans l’informatique, l’argent a seulement deux couleurs: Capex et Opex.

Il y a diverses régulations nationales et internationales et diverses normes comptables (comme FASB et IFRS) qui fixent des directives claires pour Capex versus Opex quand on développe du logiciel pour un usage interne. Notez que ces directives ne dictent pas si les sociétés doivent capitaliser ou pas, seulement les règles qu’elles doivent suivre si elles décident de le faire. Comme nous le verrons plus loin, quelques sociétés capitalisent leur développement logiciel tandis que d’autres le passent en dépenses.

Maintenant, indépendamment d’où se trouve votre service informatique, vous devriez toujours pouvoir comprendre le débat sous-jacent, parce que, au bout du compte, tout se réduit aux chiffres – Capex ou Opex.

Le règne du Capex contre Opex dans l’informatique

Alors que couvrent les règles comptables ? Essentiellement les trois phases suivantes du développement logiciel, basé sur l’approche « Waterfall » ou le Cycle de vie de Développement de Système (System Development Life Cycle : SDLC) (nous parlerons du développement itératif ou agile un peu plus loin) :

  • Étape préliminaire ou phase d’évaluation de projet, qui établit la faisabilité technique du projet. Ceux-ci sont essentiellement des coûts R&D et sont facturés en Opex, parce que, si le projet s’arrêtait là, il n’y aurait aucun actif duquel parler.
  • Développement logiciel ou phase de configuration d’application. Tout le développement et travail de configuration ultérieur à la faisabilité technique est du Capex. Le résultat final est un actif, comprenant le logiciel (acheté ou construit), le matériel et l’infrastructure.
  • Mise en œuvre ou phase de production. C’est de l’Opex parce que ceux-ci sont des coûts de fonctionnement quotidiens.

Maintenant, si seulement c’était aussi simple! Malheureusement, ce n’est pas de la science ni de l’ingénierie (bien que nous aimions souvent penser que c’en est! ). Par exemple:

  • Des licences d’utilisation d’un logiciel d’entreprise sont du Capex, mais les coûts de maintenance annuels correspondants sont de l’Opex.
  • L’étude fonctionnelle est de l’Opex et la conception technique est du Capex, mais la frontière entre les deux peut être trouble quand réalisée par des équipes collaboratives.
  • Les mises à jour de production ou améliorations sont capitalisables, tandis que la maintenance et la correction de bogues ne le sont pas, bien qu’ils comportent tous les deux des coûts de développement. C’est parce que les premières augmentent significativement la valeur de l’actif, alors que les dernières ne le font pas.
  • Une interface de prise de commande entre ERP et CRM est un coût d’investissement, tandis qu’une interface de migration de données d’ERP à CRM est une dépense. C’est parce que la première est une partie intégrante de l’actif, qui produit une valeur à long terme, tandis que la seconde est unique sans future utilisation alternative.
  • Les déplacements et voyages sont normalement des dépenses – sauf quand elles font partie d’une Activité Capitalisable!
  • Un logiciel en tant que Service ou Software as a Service, SaaS est du pur Opex. Même si vous finissez par personnaliser l’application SaaS, les coûts de développement seront toujours de l’Opex parce que vous louez. Vous ne possédez pas l’actif : Il ne se trouve pas sur le bilan de votre société.

Une chose à retenir de ces exemples est que ce n’est pas l’activité en soi qui est Capitalisable (Eg Développement), mais plutôt le Résultat de cette activité et la propriété de l’actif résultant. Ainsi quand nous disons « Le développement et le test sont Capitalisables », ce que nous disons vraiment est qu’ils sont Capitalisables à cause de leur Résultat, parce qu’ils sont utilisés pour construire un actif complètement en votre possession qui produira de la valeur économique à long terme.

Comme vous pouvez voir, il y a beaucoup de place pour l’interprétation, aboutissant aux différences de façons dont les sociétés capitalisent les coûts. Alors comment le manager lambda de projet ou d’application – pour lequel la plupart du susdit est probablement une nouveauté – produit-il des prévisions budgétaires et de coûts appropriées qui puissent résister à un audit ? (Testez votre propre niveau de connaissance avec le Questionnaire suivant).

La réponse principale se trouve dans leur niveau de connaissance financière. Malheureusement, une autre enquête démontre qu’environ 50% des personnes interrogées ne connaissent pas la différence entre Capex et Opex et 80% n’ont jamais eu une quelconque formation financière au cours de leur carrière. Cela peut être atténué dans une certaine mesure par le niveau de support qu’ils obtiennent du service financier et le degré avec lequel les systèmes d’ERP peuvent être configurés pour implémenter automatiquement certaines de ces règles.

scrum methodologie agileEt en ce qui concerne le développement interactif ou Agile ?

Les susdites règles comptables et directives sont basées sur la méthodologie « Waterfall » ou SDLC, et ne peuvent pas être appliquées directement au développement itératif ou agile avec son approche collaborative, des cycles courts et l’absence d’une grande conception en amont. Cela signifie qu’il n’y a aucun jalon de processus clair pour la faisabilité technique, ce qui exige donc une approche différente pour  identifier le début de la capitalisation.

Selon FASB, la faisabilité technique peut être basée sur une conception détaillée ou sur un produit qui fonctionne :

  • Conception détaillée : « La conception dans le détail d’un produit logiciel qui amène la fonctionnalité du produit, ses caractéristiques et les besoins techniques à leur forme la plus détaillée et logique, prêts à être codés ».
  • Maquette (ou prototype) : « Une version opératoire du produit logiciel qui est réalisée dans le même langage de programmation que le produit final commercialisable, qui fournit toutes les fonctions majeures prévues pour le produit et est prête pour le test de client initial (d’habitude identifié comme un bêta test) »

Dans le développement itératif ou agile, comme l’explique le consultant et spécialiste agile, Craig Larman, la faisabilité technique sera donc atteinte après un certain nombre d’itérations (appelé des sprints dans la méthodologie Scrum) après lesquelles la capitalisation peut commencer. Cela correspondrait au jalon « fin de conception » de Barry Boehm’s Life Cycle Architecture, ou en méthode Rational Unified Process (RUP).

Une autre différence clé entre SDLC et agile est la quantité de coûts de développement qui peuvent être capitalisés, qui sera en général moindre que sous l’approche détaillée de conception SDLC. C’est parce que le développement initial est fait pendant des itérations Antérieures au fait d’atteindre la faisabilité technique, tandis que dans SDLC tout le développement est fait Après la faisabilité technique (ce qui souligne de nouveau le point fait plus tôt que c’est le résultat plutôt que l’activité qui est l’un des critères principaux pour Capex versus Opex). Mais c’est peut-être un point discutable, parce que le développement itératif exige généralement beaucoup moins de temps pour atteindre la faisabilité technique que SDLC, qui est lourdement chargé en amont en Opex avant le début de tout développement.

Dans tous les cas, ceux distinctions agiles versus SDLC ne se voient pas très souvent en pratique, parce que, non seulement le développement agile n’est pas la norme dans les services informatiques, ceux qui le pratiquent ne le font ainsi à une échelle assez grande pour justifier la capitalisation. Et les sociétés qui pratiquent vraiment à grande échelle le développement itératif ou agile sont d’habitude les sociétés de développement qui ne capitalisent pas de toute façon (voir le point ci-dessous).

Capitaliser ou pas, telle est la question

Comme mentionné au début de cet article, quelques sociétés capitalisent leur développement logiciel tandis que d’autres le considère comme une dépense. Qu’est-ce qui commande de telles décisions ?

Nous devrions d’abord faire la distinction entre des sociétés de développement de logiciels (dont c’est le métier fondamental, Eg Vendeurs logiciels) et les sociétés dont le métier fondamental n’est pas cela, Eg construction de biens ou laboratoires pharmaceutiques :

  • Sociétés de développement de logiciels Comprenez que l’informatique est indiscernable de la R&D – en effet, comme Craig Larman l’indique, historiquement l’informatique s’appelait R&D ou Développement de Systèmes ou Ingénierie. Par conséquent, ils ont fait une comptabilité appropriée tant qu’ils ont été là, souvent ils se sont basés sur l’ingénierie simultanée et des équipes transverses. La norme pour les sociétés de développement de logiciels est de considérer l’informatique comme une dépense (voir l’enquête dans le rapport 2006, , Capitalization of Software Development Costs: A Survey of Accounting Practices in the Software Industry, dans laquelle 146 sur 207 sociétés logicielles n’ont pas capitalisé leur développement logiciel).
  • Les services informatiques internes Et leurs contrôleurs de gestion ne voient pas GÉNÉRALEMENT l’informatique comme de la R&D; Eg dans un laboratoire pharmaceutique, la R&D c’est créer des médicaments, pas construire du logiciel. Donc la méthodologie SDLC dominante prévaut, avec les méthodes comptables qui se prêtent plus au Règles FASB Capex versus Opex décrites dans cet article. Cependant, cela ne signifie pas que tous capitalisent. Certains le font et d’autres ne le font pas.

Une raison clé de passer des coûts en dépenses, identifiées à la fois par Luigi Paraboschi (VP de Finance à HP à Genève) et Eugene Nisker (PDG de Evident Point Software À Vancouver), est de comptabiliser les coûts plus tôt et donc réduire au minimum le poids fiscal à court terme.

D’autres raisons incluent une combinaison d’un faible coût total de projet, un court temps de service et peu de temps entre la faisabilité technique et l’achèvement du développement logiciel. J’ai interrogé un certain nombre de personnes sur cela en Europe, aux USA et au Canada et leurs réponses sont allées de zéro ou très peu à 50/50 (Suraj Nekram, PDG de SteelGlass Consulting au New Jersey). J’ai personnellement travaillé bien plus avec des services informatiques qui capitalisent qu’avec ceux qui ne le font pas.

Alors qu’il n’y a aucune bonne ou mauvaise façon puisque toutes les deux sont financièrement légales, l’opinion communément admise tient à ce que le CIO « préfèrent » Capex parce qu’il réduit le budget informatique de l’année en cours, tandis que les investisseurs préfèrent Opex parce que l’on peut voir la capitalisation comme une augmentation artificielle des profits de l’année actuelle. En répercutant cette vue, le site Web financier Investopedia, Dans un article sur le cash-flow, dit que l’Opérateur de télécommunications « Verizon a voulu inclure le logiciel capitalisé dans ses dépenses d’investissement » Tandis que « Microsoft classifie avec responsabilité tout développement comme un coût … qui améliore la qualité de son cash-flow des d’opérations » (Le terme Avec responsabilité dit tout …). Pour Luigi Paraboschi, l’accessibilité est un critère clé : si votre compte de pertes et profits peut se le permettre, c’est mieux de considérer l’IT comme une dépense.

En conclusion

Au final, si vous y travaillez dans l’informatique, indépendamment de si votre société capitalise ou pas le développement logiciel, vous devriez toujours pouvoir comprendre la mécanique sous-jacente. Tôt ou tard, quelque part, entre la planification des prévisions d’investissement budgétaires et la gestion et l’imputation des coûts, vous entendrez un CIO, un chef de produit, un directeur de PMO ou un contrôleur de gestion amener ce sujet. Alors, comme le dit la formule consacrée « 1 PM averti en vaut 2 !  »

Pour aller plus loin

vous devriez toujours pouvoir comprendre le débat sous-jacent, parce que, au bout du compte, tout se réduit aux chiffres

connaissez-vous les 6 étapes d’une analyse coûts/bénéfices?

Le par mopertodans forum de discussion1 commentaire

Know the 6 Steps in Cost/Benefit Analysis

http://web.hbr.org/email/archive/managementtip.php?date=062011

Nous savons tous que nous devrions investir quand les bénéfices dépassent les coûts. Mais peu de personnes comprennent ce qui entre réellement dans cette analyse. Voici six étapes pour vous aider à la comprendre :

  1. Comprenez le coût d’un statut quo. Vous en avez besoin pour mesurer le mérite relatif d’un investissement par rapport à ne rien faire.
  2. Identifiez les coûts. Considérez les investissements de départ ainsi que ceux des années futures.
  3. Identifiez les bénéfices.  Vérifiez combien de revenu additionnel l’investissement va générer.
  4. Déterminez les économies de coûts. Que pouvez-vous arrêter de faire grâce à cet investissement ?
  5. Créez un échéancier des coûts et revenues escomptés. Comprenez quand les coûts et bénéfices vont se produire et à combien ils se monteront.
  6. Évaluez les bénéfices et coûts non quantifiable. Y aura-t-il des bénéfices immatériels tel qu’un renforcement du positionnement de votre société par rapport à ses distributeurs, ou des coûts comme la création d’une complexité non nécessaire ?

qu’est-ce que la réalisation des bénéfices ?

Le par mopertodans best practices1 commentaire

What is Benefits Realisation?

http://www.projectsmart.co.uk/what-is-benefits-realisation.html

Les projets ne se terminent pas seulement avec livraison ‘technique’ et un rapport de clôture

Duncan Haughey, PMP

Vous avez livré votre projet dans les temps, dans le budget, le client l’a accepté et vous avez achevé votre rapport de fin de projet. C’est la fin! Vous avez terminé le projet, le temps est venu de passer à autre chose, exact ? Faux. Vous ne pouvez pas simplement vous attendre à ce que les bénéfices tombent automatiquement de votre projet sans effort.

poches videsLivraison réussie mais aucun bénéfice

Les sociétés dépensent des millions sur des projets qui ne sont jamais finis. Souvent, la raison n’a aucun rapport avec la qualité du livrable. Il est plus probable qu’il n’y ait pas le temps, l’énergie ou l’enthousiasme nécessaires pour s’assurer que le produit ou le service est adopté et intégré dans l’organisation. Souvent, c’est parce que le prochain grand projet, plus passionnant vient nous distraire.

Avez-vous avez jamais livré un projet ‘réussi’, seulement pour découvrir plus tard le produit ou le service n’a jamais été utilisé ou implémenté. Ce n’est pas un sentiment agréable. Alors, que pouvez-vous faire à ce sujet ? La réalisation des bénéfices est la réponse.

Réalisation active des bénéfices

En tant que chef de projet, vous êtes dans une position unique pour aider votre client à tirer les bénéfices détaillés dans le « business case ». Cela peut être une autre phase une fois que vous avez clôturé le projet, ou bien être exécuté comme une partie du projet lui-même. Il se peut que cela ne suive pas directement la fin du projet. Cela peut commencer après une courte période de temps, avant la revue de fin de mise en œuvre, qui a typiquement lieu 3 à 6 mois après la fin du projet.

Les avis semblent partagés de savoir si la Réalisation active des Bénéfices est du domaine du Chef de projet. La vérité est que beaucoup de projets déclarés comme des succès, ne délivrent jamais les bénéfices ou résultats prévus à l’origine.

Le rôle du chef de projet dans l’atteinte des bénéfices du projet, implique de travailler étroitement avec le client pour s’assurer que le produit ou le service est fortement adopté et intégré dans l’organisation. Vous et votre équipe pouvez jouer un rôle :

  • Exécuter des démonstrations et présentations
  • Donner des ateliers et formations
  • Préparer des matériels de commercialisation
  • Organiser les lancements de produit et de service
  • Organiser et présider des réunions
  • Découvrir des solutions créatives aux problèmes
  • Soutenir la cause
  • Conduire les changements

Pour tirer des bénéfices vous devez obtenir du changement.

Dans leur livre le Paradoxe de L’information (The Information Paradox), John Thorp et le DMR’s Centre for Strategic Leadership, disent que :

« C’est un principe central de l’Approche de Réalisation des bénéfices que les bénéfices viennent seulement avec le changement et, également, le changement doit être supporté par des bénéfices. »… « Les gens doivent changer leur façon de penser, de manager et d’agir pour implémenter l’Approche de Réalisation des Bénéfices. »

Changer la manière de penser, de manager et d’agir des personnes n’est pas tâche facile, mais sans cela, votre projet est en danger de rejoindre la longue liste des livraisons réussies de projets qui n’ont jamais été déployés.

Aussi, ne laissez pas vos projets délivrer et mourir, assurez-vous que les bénéfices prévus au départ soient bien réalisés à la fin.

cultivez vos talents – management des coûts

Le par mopertodans best practices, experience sharing2 commentaires

Article écrit par Pascal GILQUIN, Responsable Département FINANCE chez CSP Formation et partenaire de DantotsuPM. Retrouvez cet article sur le blog Management de Projet de CSP Formation à l’adresse suivante : http://management-projet.cultivezvostalents.fr

DE L’OBLIGATION AUJOURD’HUI DE MAÎTRISER DU LANCEMENT A LA CLÔTURE DU PROJET

« Les projets ayant un TRI (Taux de Retour sur Investissement ou ROI) de moins de 14 % ne passent plus cette année, l’actionnaire devient de plus en plus exigeant  … »

« Dans ces années difficiles, on me demande d’être plus vigilant et surtout plus réactif d’un point de vue de coûts de projet  »

L’avis de l’expert

Dire que les coûts prennent de plus en plus d’importance est un euphémisme ! Aujourd’hui, presque obligé d’avoir de solides connaissances financières dans la conduite de projet !

AVANT LE PROJET : je dois prévoir et estimer au plus juste : il s’agit de garantir à l’actionnaire une rentabilité de capitaux engagés ; sinon, impossible d’obtenir du financement pour mes projets futurs …

PENDANT LE PROJET : Je dois impérativement contrôler si je m’éloigne de mes prévisions et surtout  effectuer des actions correctrices rapides afin d’éviter les dérives …

On a même inventé un nouveau mot : LA « COÛTENANCE » ou la science de la maîtrise des coûts !

Le champ d’application

Au quotidien, le chef de projet doit posséder une double casquette de management de coûts :

– BIEN PRÉVOIR, ESTIMER SES COÛTS au plus probable

– MAÎTRISER SES COÛTS PENDANT SON PROJET et proposer des actions correctrices

Cela suppose donc 2 niveaux de connaissances orientés coûts demandant des compétences élargies :

Niveau ESTIMATION DE COÛTS :

  • Connaître les méthodes globales, paramétriques, modulaires …
  • Savoir intégrer le coût des risques d’un projet (% d’occurrence, loi statistiques … )
  • Savoir sortir un taux de rentabilité de son projet
  • D’un point de vue cash, savoir calculer au  bout de combien de temps je récupère ma mise de fonds initiale

Niveau MAÎTRISE DES COÛTS :

  • Épouser un vrai rôle de coûteneur ! : utiliser la méthode du Reste à faire, contrôler ses dérives, travailler sur avancement physique, jalons, écarts …
  • Enfin bref maîtriser son coût de projet du début à la fin, il s’agit de tenir à bout de bras son projet sous l’angle COÛTS !

Exemple de mise en pratique Et retour expérience clients

Chez ERAS, (bureau d’études en ingénierie industrielle) chaque chef de projet a un intéressement pour les écarts entre prévu et réalisé inférieur à 5%.

Chaque estimation de ligne budgétaire repose sur un retour d’expérience de projets similaires, une analyse après projet entre budget initial et budget révisé étant faite minutieusement.

Ensuite, chaque ligne budgétaire conséquente est révisée en cas d’écart définitif et le coût prévisionnel automatiquement recalculé.

En tout cas, le chef de projet se doit d’être techniquement bon, bien sûr, mais aussi excellent estimateur avec une bonne perception de la dépense la plus probable. Enfin il doit être un parfait coûteneur avec le calcul régulier de la dérive future, l’outil informatique maison permettant de juxtaposer des données estimatives initiales avec des « re-prévisions » au cours du projet.

CSP Formation
Partenaire de DantotsuPM