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le management par l’écoute, la discussion et la rencontre chez les chefs de projet

Le par mopertodans best practices2 commentaires

Management By Wandering Around (MBWA): Une méthode qui n’a rien de nouveau et n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde hyperconnecté où règnent les relations virtuelles tant au plan professionnel que personnel.

Original article by Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.

Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations. Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around/MBWA en Anglais) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien qui se bâtit sur la confiance mutuelle, la compréhension et l’entente.

MBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et  beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer le message silencieux “je suis là !” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé par votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à quelques mètres de vous et il vous a demandé “qu’essayez-vous de résoudre ?!”

Cela s’appelle le management par l’écoute et la rencontre, cela semble très simple et en fait cela n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que chef de projet qui doit rester en contact avec les gens, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article, je donnerai à quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter, et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux chefs de projet mais il peut aussi aider tous les managers  à la pratique du MBWA.

Réunions Quotidiennes Debout

C’est un des thèmes principaux de Scrum. Dans le MBWA, cette réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être simplement une réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statut, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est ce que cela peut sembler spontané et non prévu. Vous pouvez dire à l’équipe: “faisons la réunion d’aujourd’hui debout, prenons 10 à 15 minutes et parlerons du projet”. Il n’est pas nécessaire d’utiliser Scrum pour avoir une réunion debout. En fait, elle peut éliminer la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où tant de temps est gaspillé. Vous n’êtes pas forcé au formalisme pendant la réunion, utilisez des mots qui motivent et remerciez l’équipe de chacun de leurs petits accomplissements.

Les prendre sur le vif quand ils font quelque chose de bien

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Un des aspect de la technique « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés pendant qu’ils font quelque chose de bien pour le projet, même petit, et de les remercier de le faire. Cela motive tous les membres de l’équipe et augmente leur niveau de productivité. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses, cela stimule tous les membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer les livrables du projet. Donc, ceci améliore l’organisation toute entière.

Présentez les membres « cachés » de l’équipe aux Clients

Il arrive souvent que vos clients ne soient pas conscients de toute l’équipe projet. Ils peuvent interagir avec le leader d’équipe, et à peine connaître les développeurs et les membres des équipes de support. Vous pouvez utiliser la première réunion avec vos clients dans vos locaux pour une visite de l’équipe sur son lieu de travail et leur présenter les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et responsabilités. Ceci est un réel motivateur.

Posez des questions rafraîchissantes

Les questions ne devraient pas forcément être liées au projet. Vous devez socialiser avec l’équipe et mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, familles, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser n’importe laquelle des questions suivantes (remplacer les  mots en italiques):

  • Comment était votre week-end ?
  • Comment est votre moyen de transport pour venir au bureau? Combien de temps cela vous demande-t-il?
  • Avez-vous vu le film d’Avatar ou Milan AC contre Inter Milan ou le show d’Oprah ?
  • Avez-vous lu le dernier livre de Dan Brown ?
  • Avez-vous essayé la version bêta de Microsoft Office 2020 ? (Donnez-leur indirectement des astuces pour stimuler leur connaissance)

Claironnez les Bonnes Nouvelles

Rien ne motive l’équipe comme les bonnes nouvelles. Essayez d’utiliser les bonnes nouvelles même petites pour faire plaisir à l’équipe. Allez dans leurs bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».

MBWA est une technique puissante à utiliser par l’encadrement, les directeurs, les managers et les chefs de projet.

C’est l’une des caractéristiques du manager qui réussit. Elle doit être nourrie et appliquée savamment, et aussi pratiquée spontanément. Si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car utilisée à tort cette approche démotivera les membres de l’équipe et pourrait avoir un effet contre-productif. Vous devez le faire de manière rapide et ne pas passer trop de temps à marcher autour d’eux car vous ne voulez pas leur donner à penser que vous vérifiez ce qu’ils font !

CSP est partenaire de DantotsuPM

Partagez votre Expérience

Si vous utilisez le MBWA et avez d’autres techniques qui marchent bien pour vous, ou si vous avez utilisé des techniques qui n’ont pas fonctionné avec vous, partagez votre expérience, laissez un commentaire!

vous ne trouverez jamais les bonnes réponses si vous posez les mauvaises questions !

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

You’ll Never Find the Right Answers If You’re Asking the Wrong Questions

http://www.johnmaxwell.com/blog/youll-never-find-the-right-answers-if-youre-asking-the-wrong-questions par John C. Maxwell.

“L’esprit non créatif peut discerner les mauvaises réponses, mais il faut un esprit créatif pour reconnaitre les mauvaises questions.”

Sir Antony Jay

Pendant la résolution de problèmes, il est très facile de tomber dans l’ornière de la pensée non créative. Nous pouvons nous concentrer tellement sur les réponses et les solutions que nous perdons de vue la question. Et si nous posons les mauvaises questions, nous terminerons souvent avec de mauvaises réponses.

A quel point votre pensée est-elle créative ? Quand vous êtes face à un problème, vous tournez-vous immédiatement vers les solutions infaillibles que vous utilisez depuis toujours ? Ou ouvrez-vous votre esprit à de nouvelles idées ?

Une bonne façon d’ouvrir votre esprit est de commencer à poser de bonnes questions, telles que celles-ci :

  • Pourquoi ceci doit-il être fait de cette façon ?
  • Quel est le problème racine ?
  • Quelles sont les questions sous-jacentes ?
  • Cela me rappelle-t-il quelque chose ou une autre situation ?
  • Quel est l’opposé ?
  • Quelle métaphore ou symbole aident à l’expliquer ?
  • Pourquoi est-ce important ?
  • Quelle est la façon la plus difficile ou la plus chère de le faire ?
  • Qui a une perspective différente ?
  • Qu’arrivera-t-il si nous ne le faisons pas du tout ?

Vous comprenez l’idée… et vous pouvez probablement trouver de meilleures questions par vous-même.

Le Physicien Tom Hirschfield a observé: « si vous ne demandez pas, ‘Pourquoi ceci ?’ assez souvent, quelqu’un demandera, ‘Pourquoi vous ?’ »

Si vous voulez penser avec créativité, vous devez poser de bonnes questions. Vous devez challenger le processus en place.

avec Ventura Asssociates, partenaire de DantotsuPM, recrutez les ressources critiques dont vous avez besoin pour vos projets

faire une réunion visuelle: pour quoi faire?

Le par mopertodans outils et méthodes1 commentaire

Une vidéo pédagogique conçue et réalisée par Roberta Faulhaber et Live Productions qui explique les avantages de la facilitation graphique pour des réunions plus efficaces, productives, et engageantes.

5 recommandations pour réussir les projets Agile

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Tout est devenu ou doit devenir Agile de nos jours !

Five Tips for Agile Project Success

http://www.thinkbrownstone.com/2015/11/five-tips-for-agile-project-success/ par Meaghan Sorte

Il semble que tout le monde utilise Agile pour manager des projets de nos jours. Et il y a de grandes chances si vous questionnez vos contacts professionnels que vous constatiez qu’une certaine forme d’Agile dirige leur travail. À Think Brownstone, nous travaillons souvent étroitement avec des clients en tant que membres de leurs équipes projet Agile (tant comme experts UX que développeurs). Nous avons pu adapter nos méthodes Agile pour aider les clients à lancer avec succès des produits en permettant un processus flexible pour notre équipe.

Ci-dessous, je partagerai les 5 astuces qui nous ont aidés à réaliser ces succès avec Agile.

1. planifiez continuellement

La planification est continuelle dans tout projet qui n’est pas « en cascade ». La rapidité d’exécution des activités, les chevauchements de tâches et les exigences opérationnelles qui changent constamment demandent de l’attention. Vous ne connaîtrez pas chaque détail à l’avance, mais c’est bien. Le but est de rester maitre de la planification pour que vous soyez toujours un coup d’avance sur vos efforts de développement.

Même si cela peut sembler fastidieux, une planification appropriée en amont payera ses dividendes en cours de route. Une bonne façon de commencer est d’avoir une session de planification avec l’équipe entière (le propriétaire de produit, UX/Responsable de l’eXpérience Utilisateur, et les développeurs). Utilisez ce moment pour revoir le design de conception et permettre à l’équipe de poser des questions. Cette session est une bonne occasion de découvrir des domaines sur lesquels vous pouvez devoir faire des recherches plus approfondies. Cette sorte de planification vous aide aussi à savoir ce que vous ne savez pas (encore) et comprendre les risques que ceci pourrait poser.

Une fois que votre projet est démarré, la planification est tout aussi critique. Vous devrez surveiller l’arriéré de produit et la vitesse de livraison de l’équipe. Quand les priorités changent, comprendre les variables avec lesquelles vous travaillez vous aidera à planifier les sprints à venir et ajuster le sprint actuel si nécessaire. Vous devrez continuer à travailler avec votre équipe pour planifier, re-prioriser si nécessaire et ajuster es attentes. Juste quand vous pensez que vous avez fini de planifier, soyez prêt à planifier un peu plus.

2. faites ce qui est bien pour le produit

Parfois (en réalité, la plupart du temps) « la bonne façon » n’est pas la voie la plus facile, la plus rapide, ni la moins coûteuse. Cela ne signifie pas que vous devriez mettre en péril votre vision pour le cœur du produit. Déterminez la meilleure ligne de conduite, évaluez les impacts et prévoyez comment avancer. Les dates changent, les priorités changent et le monde avance.

Sur la même ligne de pensée, un propriétaire de produit avisé sait quand il est temps de prendre une décision difficile et tirer sur les rênes. Il y aura toujours encore une fonctionnalité à caser parce que c’est « une capacité à surprendre » ou parce qu’un grand client la demande. Prenez du recul pour considérer ce qui est le plus critique et voir s’il y a d’autres façons d’atteindre ce but. Le chemin peut ne pas sembler exactement comment vous l’avez prévu, mais vous pourrez probablement trouver un passage.

3. Sachez que les outils que vous utilisez sont seulement aussi bons que les données qui y entrent

Les équipes doivent comprendre tous les processus et flux de travail associés au projet et quelles sont leurs responsabilités dans ceux-ci. La dernière chose dont vous voulez vous inquiéter est un problème de communication surgissant à cause d’étapes manquées (qui peuvent en fin de compte causer des retards). Pour communiquer efficacement, assurez-vous que les membres du projet informent leur équipe quotidiennement lors des réunions standup et managent activement les statuts des tâches qui leur sont confiées.

Votre équipe devrait aussi opérer de façon systématique et communiquer de façon opportune pour qu’il soit facile de suivre le progrès. Trouvez des façons de fournir de la visibilité à ceux qui en ont besoin et supprimez le bruit pour ceux qui ne sont pas concernés. Les tableaux de bord peuvent être un outil puissant pour montrer comment le travail progresse et identifier rapidement les risques (les délais, la portée, ou des ressources) dans le projet.

4. Ayez une compréhension claire et partagée de ce que « done » signifie

Parce que les méthodes Agile varient, « done » peut avoir de significations différentes selon les projets. Ce qu’une équipe considère « done » peut ne pas correspondre à ce qu’une autre équipe en penserait. Pour éviter toute confusion, votre équipe devrait créer une définition partagée de ce que « done » signifie pour que tout le monde sache quand considérer une fonctionnalité complète.

finiSi vous êtes nouveaux en Agile, posez une définition simple. « Done » pour une fonctionnalité pourrait être défini selon des critères clairs d’acceptation pour déterminer si l’histoire d’utilisateur est complète. Les critères d’acceptation contiendraient une liste explicite de déclarations (avec un accepté/rejeté) qui manifeste si le livrable répond aux exigences. Une fois qu’une fonctionnalité a été codée et testée, elle peut être remise au propriétaire de produit pour la revue finale. Le propriétaire de produit acceptera alors (idéalement, par écrit) une fonctionnalité avant qu’elle ne soit considérée « done ».

5. Gardez l’objectif final à l’esprit

À un certain point dans votre projet, vous allez devoir faire des compromis. Quand ces situations surgissent, vous devrez prendre du recul et

vous demander, « Quel est le MVP ? (Minimum Viable Produit) ». Assurez-vous de livrer de la valeur – une réelle Valeur – à vos clients et votre business. Si vous n’avez pas fait de recherche avec des clients, ne passez pas du temps à créer quelque chose qu’ils peuvent ne pas vouloir ni avoir besoin. Concentrez vos efforts sur ce qui va fournir un bénéfice à court terme et ce sur quoi vous pouvez continuer à construire dans l’avenir.

Produit Viable Minimum (MVP)

Bien que nous ne suivions pas un processus de développement logiciel Agile strict à Think Brownstone, les méthodes que nous avons adaptées se sont avérées fructueuses tant avec des projets internes que clients. Avec autant de sortes différentes d’Agiles utilisées, ce qui marche pour certains peut ne pas toujours marcher pour d’autres, mais nous avons constaté que garder ces 5 astuces à l’esprit peut mener au succès.

Quelles autres astuces avez-vous trouvées utiles pour manager des projets agiles ? Quel conseil pouvez-vous communiquer à celles et ceux qui sont nouveaux en Agile ? Répondez dans la zone commentaires de ce billet.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

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12 choses à éviter lors de conversations difficiles

Le par mopertodans leadership3 commentaires

Le succès c’est aussi ne pas se tirer une balle dans le pied.

12 Don’ts of Tough Conversations par Dan Rockwell

1. N’utilisez pas « Nous » quand vous voulez dire « Vous ».

2. N’autorisez jamais de langage flou. Faite preuve de sincérité et de précision quand rester flou parait sécurisant.

3. Ne forcez pas le pas quand le niveau d’émotion est élevée. Le stress émotionnel limite la découverte de solutions créatives. S’auto-justifier est inévitable.

4. Ne faites pas traîner les choses. Faites une pause pour laisser les émotions retomber (#3 ci-dessus), mais n’attendez la semaine prochaine. L’urgence reste appropriée si c’est une question importante. Pourquoi toute cette émotion si les choses pourraient attendre un mois ou deux ? Le stress émotionnel peut indiquer que les choses ont duré trop longtemps.

5. N’ayez jamais trois fois la même conversation. Un comportement inacceptable devient acceptable si on lui permet de persister. Imposez plus de contrôles et une responsabilité plus granulaire si les problèmes persistent.

6. Ne proposez pas d’options si vous n’êtes pas enclins à les discuter. Si vous allez donner une directive, faites le.

7. N’adoptez pas de position de confrontation. Aidez vos coéquipiers à obtenir ce qu’ils veulent. Vous perdez quand vous essayez de gagner une conversation difficile.

8. Ne prenez pas la responsabilité de corriger une personne. Personne n’aime être corrigé. Les gens grandissent. Ils n’ont pas besoin d’être « réparés »..

9. Ne vous attendez pas à ce que quelqu’un excelle là où il manque d’aspiration, de talent ou de force. Si ceci se prolonge pendant des mois, ajustez ses responsabilités, réassignez-le, ou déplacez-le ailleurs.

10. N’offrez jamais de suggestions avant que d’autres ne conçoivent leurs propres. Ne résolvez pas les problèmes pour les gens. « Que voudriez-vous faire à ce propos ? » développez trois ou quatre solutions possibles et choisissez-en une.

11. Ne continuez pas à contrôler. Donnez plus de liberté comme vous voyez des progrès. La règle générale est que les contrôles augmentent quand les problèmes persistent et baissent comme des progrès sont réalisés.

12. Ne parlez pas en mal. De piètres qualités de leader contribuent aux problèmes de harcèlement. Peut-être que la procrastination – de votre part – a fait empirer la situation. Si vous pensez avoir tout compris, ce n’est pas le cas.

Quelles sont les autres choses les leaders devraient éviter pendant des conversations difficiles ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

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quelles habitudes rendent les chefs de projets plus performants et plus efficaces ? #2 Communication et Collaboration

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Lors de l’enquête auprès des lectrices et lecteurs du blog DantotsuPM, la communication et la collaboration sont naturellement mentionnées comme des éléments clés pour la réussite des projets par  les chefs de projet.

Les commentaires reçus couvrent différents aspects de la communication et de la collaboration à commencer par l’écoute, la mise en place de rituels et la proximité avec les équipes et le client.

Voici quelques-uns des verbatims reçus.

Beaucoup d’écoute et de dialogue

  • L’écoute, la communication et la négociation
  • Proximité avec le client
  • L’écoute et la bienveillance associées à un niveau d’exigence clair et connu
  • La collaboration, l’écoute attentive, le respect et la prise en compte des points de vue des collègues
  • Se parler, écouter
  • Deadlines, dialogue
  • Privilégier un contact en face à face ou par téléphone en cas de situation difficile

Des rituels et de la préparation

  • Préparation des réunions, de l’agenda de la semaine
  • Rythmer les projets autour de plusieurs rituels coproj (hebdo) / copil (mens). Relecture des « minutes » de réunion pour s’assurer que tout le monde a compris les enjeux et actions à mener.
  • Réunions courtes, méthode agile customisée, …

Communications, autonomie, collaboration

  • Communication et « projectarisation »
  • Communication, outils de gestion de projet
  • L’autonomisation des collaborateurs
  • Le management collaboratif, horizontal
  • Collaboration

Qu’ajouteriez-vous sur ce thème de la communication et de la collaboration ? Répondez dans la zone commentaires…

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Déclarez-vous en faillite de courrier électronique et prenez un nouveau départ

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Vous vous êtes jamais senti si débordé par le courrier électronique que vous auriez juste voulu supprimer votre compte de messagerie électronique et repartir de zéro ?

Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul !

Declare Email Bankruptcy and Get a Fresh Start, http://michaelhyatt.com/email-bankruptcy.html  Michael Hyatt

La semaine dernière, j’ai tweeté un lien sur l’un de mes articles de blog les plus populaires jamais, « Yes, You Can Stay on Top of Email » et, presque immédiatement, j’ai reçu deux messages électroniques.

La première personne disait « je veux vraiment reprendre la main sur le courrier électronique, mais j’ai plus de 2100 messages non lus dans ma boîte d’arrivée. Chaque fois que je pense à essayer de rattraper le retard, j’ai envie de pleurer. Je ne sais pas où commencer ! »

La deuxième personne exprimait un sentiment similaire. Elle avouait avoir plus de trois mille messages non lus.

Mon conseil est simple : déclarez-vous en faillite de courrier électronique et recommencez à zéro. Cela ne vaut pas la peine de rester scotché dans cet état. Il est temps pour quelque chose de radical.

Vous savez qu’il est temps pour une faillite de courrier électronique quand :

  • Vous avez plus de cinq cents messages électroniques non lus dans votre boîte d’arrivée.
  • Vos collègues se plaignent de votre manque de réactivité.
  • Vous avez entendu quelqu’un vous dire plus d’une fois la semaine dernière, « Avez-vous reçu le courrier électronique que je vous ai envoyé ? Je n’ai pas reçu de réponse de votre part. »
  • Vous vous sentez inquiet ou dépassé quand vous pensez au courrier électronique.

Est-ce vous ?

S’il en est ainsi, voici sept étapes à votre déclaration de faillite de courrier électronique :

  1. Admettez la vérité.

Vous avez trop de retard pour rattraper le retard. Malgré vos engagements répétés du contraire, vous prenez de plus en plus de retard. Il est temps de faire quelque chose de majeur vous remettre en piste. Dites ceci à vous-même, Je me déclare en faillite de courrier électronique.

  1. Ouvrez votre programme de courrier électronique.

Une fois ceci fait, mettez-vous immédiatement en absence. Vous devez « éteindre le robinet, pour pouvoir écoper la barque. » La faillite de courrier électronique ne demandera pas longtemps, peut-être trente minutes, mais vous ne pouvez pas le faire si vous êtes constamment interrompu par de nouveaux messages.

  1. Triez vos messages par nom d’émetteur.

Parcourez maintenant la liste jusqu’à ce que vous arriviez aux messages de votre patron, collègues, ou clients clés.

Choisissez les deux messages les plus récents de chacun et répondez à ceux-ci. Mais limitez-vous à dix messages en tout. Vous ne voulez pas rester bloqué. Si ceci prend plus de quinze minutes, passez immédiatement à la prochaine étape.

  1. Créez un nouveau dossier « Courrier Traité ».

Ceci est le seul dossier de courrier électronique dont vous aurez jamais besoin. J’explique pourquoi dans « Yes, You Can Stay on Top of Email« . Pour le moment, faites-moi confiance. Créez le dossier dans votre boîte d’arrivée principale. Si vous utilisez Gmail, utilisez simplement le dossier d’Archives.

  1. Déplacez tous vos messages dans ce dossier.

Sélectionnez tous les messages, marquz-les comme lus et trainez-les dans ce nouveau dossier courrier traité ou archives.

Regardez maintenant votre dossier Boîte d’arrivée et imprimez-en l’image. C’est ce à quoi ressemble une Boîte d’arrivée vide. À ce moment, vous devriez ressentir une étincelle d’espoir.

  1. Ne vous inquiétez pas de vos messages non lus.

Si un message est important, quelqu’un vous le fera savoir. Si ce n’était pas, personne ne le fera.

Vous ne devez pas expliquer que vous vous êtes déclaré en faillite de courrier électronique. Vous ne devez pas raconter des bobards ni faire d’excuses. Dites simplement, « je suis désolé, je n’ai pas vu ce message. Cela vous dérangerait-il de me le ré-envoyer ? »

  1. Engagez-vous la stratégie « zéro message dans la boîte d’arrivée ».

Votre but est d’avoir votre boîte d’arrivée de courrier électronique complètement vide vers la fin de chaque journée. Pour faire ceci, vous devrez apprendre quatre nouvelles compétences de courrier électronique. De nouveau, j’explique celles-ci en détail dans « Yes, You Can Stay on Top of Email.  »

Lisez cet article et imprimez-le pour référence. Tournez maintenant remettez votre courrier électronique en service et commencez à pratiquer ce que vous avez appris. Plus vous le ferez, plus rapidement vous y parviendrez. En moyenne, je peux traiter cent messages en trente minutes.

Finalement, tout comme une faillite financière, vous ne pouvez pas vous déclarer en faillite de courrier électronique très souvent. C’est une procédure d’urgence pour des circonstances critiques.

Le but n’est pas d’éluder vos responsabilités, mais d’effacer votre ardoise pour que vous puissiez rester maitre de vos responsabilités à l’avenir.

Question : Quelle impression cela fait-il de repartir d’un tableau blanc ? Vous pouvez laisser un commentaire ici.

le premier vendredi d’Octobre est journée mondiale du sourire

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Nous sommes le 1er vendredi du mois d’octobre, il est grand temps de sourire…

Cette Journée mondiale du sourire fut inventée par un artiste de Worcester (USA), Harvey Ball, qui se trouve être passé à la postérité en créant le fameux smiley en 1963. Cette journée est célébrée dans de nombreux pays depuis 1999.

Je vous propose aujourd’hui cette petite compilation des expressions et anglicismes employés au quotidien par les publicitaires, mais aussi dans le monde « corporate ». Vous en reconnaitrez certainement que vous déjà entendus ou utilisés vous-mêmes dans vos présentations projets !

Comment le chef de projet devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ?

Le par mopertodans best practices2 commentaires

How Should the PM Handle a Dominator During a Team Meeting?

http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/how-should-the-pm-handle-a by Dana Pigford Brownlee

Que Faire Quand Quelqu’un Domine la Discussion ?

Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”.

C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux !!), que faire ???

Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques.

1. Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres

“Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”

2. Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste.

“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Qu’en pensent les autres ?”

3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It.

Demandez ensuite à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’elle a écrit.

4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table

Faire un tour de la table en demandant à chaque personne de partager un commentaire. Démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur.

“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”

5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.

“Michel, quelles sont tes idées sur cette question ?”

6. Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur

“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés et je voudrais être sûr que nous les entendions.”

7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe

8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique (par exemple une balle) pour équilibrer la discussion.

La personne tenant la balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Les leaders disent des choses que d’autres ne diront pas !

Le par mopertodans leadership1 commentaire

Leaders Say Things Others Won’t Say

https://leadershipfreak.wordpress.com/2016/07/25/leaders-say-things-others-wont-say/ un interview de John C. Maxwell par Dan Rockwell

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Une des choses les plus compliquées du leadership est quand vous devez non seulement prendre une dure décision, mais devez aussi énoncer une vérité difficile à entendre. Dire des choses que les gens ne veulent pas entendre n’est pas facile. Ce n’est jamais amusant. C’est l’une de ces choses que beaucoup de leaders regrettent de ne pouvoir déléguer. Mais, parce que les nouvelles pénibles devraient venir du leader, c’est un poids que vous vous devez de porter.

Si vous êtes dans une position où vous devez dire certaines choses difficiles, prenez courage. Souvenez-vous juste que:

1. Il vaut mieux que vous disiez ceci plutôt que quelqu’un d’autre ne le susurre.

Adresser des sujets pénibles de manière frontale élimine l’incertitude et la spéculation qui alimentent les commérages destructifs.

2. Les gens respectent des leaders qui voient clairement la réalité.

Vous ne pouvez pas refuser de voir une réalité

Quand vous êtes capable de parler ouvertement et honnêtement sur des sujets difficiles, vous montrez à vos équipes que vous comprenez ce qui se passe.

Le déni n’est jamais l’ami du leader.

3. La croissance vient de moments cruciaux.

En tant que leader, une grande part de votre croissance viendra de vos temps les plus durs. Etre  capable d’adresser même le plus difficile des sujets avec les gens que vous menez vous aidera à grandir non seulement comme un leader, mais comme LEUR leader. Ne sous-estimez pas l’importance de ces deux éléments.

Au cours de mes années de leadership, je devais avoir quelques conversations inconfortables et difficiles. J’ai dû renvoyer des collaborateurs, adresser des erreurs et reconnaitre des échecs. La conversation dans ces temps ardus n’est jamais facile, mais elle est au cœur du bon leadership.

Peu importe où vous vous trouvez sur votre parcours dans le leadership, ne reculez pas devant le choix de dire les choses d’autres ne diront pas. Trouvez juste une façon de le dire avec bienveillance et soyez là pour accompagner les gens pas à pas vers la conséquence. Vous et vos équipes serez heureux que vous l’ayez fait.

Quelles suggestions auriez-vous pour quand il est temps d’avoir une inconfortable et difficile conversation ?

John C. Maxwell, est auteur à succès au New York Times, coach et speaker.

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le 31 Août est la journée mondiale du blog – Question: Comment gérez-vous les gens qui vous dénigrent en ligne ?

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Que faire des amateurs de scandales, ceux qui critiquent tout et n’importe quoi sans fondement, ou ceux qui vous traitent injustement ou de façon incorrecte ?

Mais, commençons par le début. Le mot Blog est issu du mélange entre Web et Log c’est à dire littéralement un carnet de bord sur le net.

Est-il étonnant d’avoir une journée mondiale du blog ? Pour beaucoup, phénomène de société, pour d’autre simple effet de mode.

Les Blogs font parler d’eux seulement depuis quelques années en France, pourtant ils sont présents sur le net depuis quasiment ses débuts. Quand, en 1993, Tim Berners Lee créé le premier site internet de l’histoire il est le premier blogueur de l’histoire, sans le savoir.

Nouveaux moyens d’expression sur le net, ils ont l’avantage de pouvoir être créés facilement. Coups de gueule, coups de cœur, journaux intimes, albums photos, vies privées, successions de liens… on trouve réellement de tout dans la planète blog que d’aucuns nomment parfois la blogosphère.

How to handle people that dislike you online

http://www.linkedin.com/today/post/article/20121003155719-2970266-how-to-handle-people-that-dislike-you-online

Si vous êtes une société avec une présence en ligne ou si vous êtes un blogueur actif vous commencerez tôt ou tard à toucher des gens que vous ne connaissez pas. Je suis tout à fait certain que la plupart de vos efforts en ligne on l’objectif d’attirer plus de visiteurs et de les convertir en abonnés ou clients. Si ce n’est pas le cas, peut-être devriez-vous reconsidérer votre stratégie et partager en commentaire quels sont vos buts. Quand vous commencez à attirer des visiteurs de votre site Web, il est inévitable que quelques personnes réagissent négativement même si le contenu que vous publiez sont des informations de forte valeur et des solutions utiles.

Que faire des amateurs de scandales ?

frustration
La réaction la plus irréfléchie serait de répondre coup pour coup.

Quand la société ou le blog dans lesquels vous mettez tant d’énergie et dur labeur sont critiqués de façon injuste et abrupte, la réaction la plus évidente est la défense. Alors est-il bon de commencer à soutenir un argument avec les gens qui vous traînent dans la boue sur votre page Facebook ou dans des commentaires sur votre blog ? Je dirais en aucune façon ! Laissez-moi expliquer pourquoi.

Pour simplifier les choses, nous répartirons les personnes visitant vos sites Web et médias sociaux fait le profil entre trois catégories.
  1. Les gens qui vous aiment et vous suivent (vous ou votre société)
  2. Les gens qui sont indécis
  3. Les gens qui ne vous aiment vraiment pas

Il est important de préciser que les personnes du dernier groupe écrivent généralement des messages ou commentaires négatifs et non constructifs. Ce ne sont pas les personnes qui fournissent une critique raisonnable et un retour d’information valable.

Typiquement, le groupe des personnes indécises est de loin le plus grand et le plus important pour votre business. Les personnes de ce groupe sont des abonnés potentiels ou même de futurs clients. Ce qui est important est qui vous autorisez à influencer ce groupe sur les canaux de communication en ligne que vous contrôlez.

indécis
Figure 1.- Qui devriez-vous laisser influencer les indécis ?

Je recommande fortement de laisser les personnes qui vous apprécient être les prescripteurs principaux tandis les amateurs de scandales seront  ignorés ou tenus au silence . Si vous commencez à vous disputer et vous défendre contre ce groupe, vous faites constamment remonter du négatif et cela peut même attirer davantage d’amateurs de scandales.

5 étapes faciles sur la façon de traiter ces réponses

  1. Déterminez si c’est une critique réglo ou simplement du spam. Toutes les critiques réglos exigent une réponse. Alors que le spam devrait être ignoré et même supprimé des commentaires si considéré inopportun.
  2. En répondant à une question/critique réglo, commencer toujours par remercier la personne d’attirer votre attention sur ce problème spécifique. Si vous ou votre business avez vraiment fait une erreur, rappelez-vous de présenter des excuses!
  3. Prenez la responsabilité de la situation et répondez à la question soulevée (si il y en a une) aussi précisément que possible sans commencer une dispute.
  4. Rappelez-vous de rester positif et d’éviter d’ajouter plus de négativité à la conversation, car cela se refléterait seulement négativement sur votre business.
  5. Signez en utilisant votre nom et/ou intitulé de poste. (ajouter votre intitulé de poste donne de l’autorité et fait clairement savoir qu’une personne réelle traite la question, pas une machine)

Utilisez des outils de suivi de comptes sociaux multiples et intégrez votre site Web avec Facebook, Twitter etc. pour rendre simple et facile à quelqu’un de participer. Par exemple, il y a beaucoup d’extensions WordPress pour Facebook qui rendent l’intégration beaucoup plus simple.

perso - commentaire négatif

Bien que la plupart des critiques prennent leurs racines dans des problèmes normaux et soient constructives, il y aura toujours des commentaires qui vous tireront vers une situation perdant-perdant.

A vos claviers pour dire ce que vous pensez de ce blog, DantotsuPM !

La meilleure chose à faire est de reconnaître la situation, de vous assurer que vous adressez les situations réelles et solvables et évitez de vous laisser entraîner dans une discussion que vous ne pouvez pas gagner. Ignorer des commentaires négatifs ne les fera pas s’en aller, cela pourrait même donner du carburant à d’autres qui verraient que vous ignorez purement et simplement des utilisateurs mécontents.

Cependant, traiter les commentaires négatifs de façon professionnelle et respectueuse vous permettra de leur faire face plus facilement et cela vous donne en plus l’occasion de transformer des utilisateurs mécontents en utilisateurs satisfaits récurrents.

Participez à cette discussion: Comment traitez-vous les commentaires vraiment mauvais ?

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Un manifeste pour de petites équipes réalisant travail important

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

A manifesto for small teams doing important work

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2016/02/a-manifesto-for-small-teams-doing-important-work.html par Seth Godin

Nous sommes toujours sous la contrainte de délais serrés, parce que le temps est notre actif de plus de valeur.

Si vous faites une promesse, donnez une date. Pas de date, pas de promesse.

Si vous donnez une date, respectez-la.

Si vous ne pouvez pas respecter une date, dites-le tôt et souvent. Un plan B bien préparé est une meilleure stratégie que d’attendre et espérer.

Nettoyez votre propre désordre.

Nettoyez le désordre des autres personnes.

Sur-communiquez.

Questionnez les fondements et la stratégie.

Ne questionnez pas la bonne volonté, les efforts ou l’intention.

« Je le reconnaîtrai quand je le verrai » n’est pas à dire dans le monde professionnel. Décrire et discuter dans l’abstraction est précisément ce que nous faisons.

De grands projets ne sont pas aussi importants que des engagements effrayants.

Si ce sur quoi vous travaillez ne compte pas tout de suite pour la mission, aidez quelqu’un d’autre dans son travail.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Faites des erreurs, possédez-les, réparez-les, partagez les leçons.

Un logiciel bon marché, fiable, public pourrait être ennuyeux, mais c’est d’habitude mieux. Parce que c’est bon marché et fiable.

La hiérarchie d’hier n’est pas aussi importante que la structure de projet d’aujourd’hui.

Verrouillez les choses qui doivent l’être, laissez de la souplesse dans la mise en œuvre jusqu’à ce que vous compreniez comment elle peut être réalisée.

Majoritairement, nous faisons des choses qui n’ont jamais été faites auparavant, donc ne soyez pas étonné d’être étonnés.

Mettez plus de soin.

Si un externe peut le faire plus rapidement et moins cher que nous ne le pouvons en interne, n’hésitons pas.

Recherchez toujours des ressources externes. Un meilleur carnet d’adresse reste meilleur, même si nous n’avons désormais plus de carnet d’adresse traditionnel.

Parlez à tout le monde comme s’il était votre patron, votre client, le fondateur, votre collaborateur. C’est tout comme.

Ça marche parce que c’est personnel.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Droits et devoirs de l’orateur envers son public

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

A Speaker’s — and Audience’s — Bill of Rights

http://publicwords.com/2016/04/14/a-speakers-and-audiences-bill-of-rights/ par Amy Cuddy

Nous n’avons pas de déclaration des droits de l’homme pour l’orateur, ni le public. Mais un jour dernier, après avoir été témoin d’un discours qui s’est mal passé et d’un public irrité, et ceci malgré de bonnes intentions des deux côtés, j’ai décidé de rectifier cette lacune.

Cette semaine j’offre ces droits et devoirs comme une façon d’adresser les deux côtés du problème.

Soyez aussi intéressé par le public qu’ils le sont par vous.

Trop d’orateurs pensent à leur travail juste comme entrer sur scène, délivrer leur speech et sortir par la porte de derrière, argent en poche. Je pense que davantage est exigé. Je pense que, comme on attend du public qu’il prête une attention courtoise à l’intervenant, celui-ci doit aussi être authentiquement intéressé par l’auditoire. Et les spectateurs savent quand un orateur est authentique et quand il/elle simule.

Soyez respectueux de l’attention du public et de son niveau de connaissance.

Avec l’intérêt devrait venir le respect. L’orateur ne devrait pas gaspiller le temps du public et il/elle ne devrait pas ignorer les faibles ou importantes connaissances de l’auditoire. Si le public est intéressé par l’expertise de l’intervenant, il/elle devrait prendre le temps de former le public peu importe combien la tâche semble basique.

Ne pinaillez pas.

Un speaker ne devrait pas essayer d’impressionner ou diminuer un public par une précision excessive de connaissance. La base de son expertise devrait être la passion et la connaissance profonde qu’elle apporte au sujet, pas sur des points insignifiants. Focalisez-vous sur les questions importantes et donnez en exemple ce à quoi l’expertise devrait ressembler.

Soyez ouvert, responsable et ne vous mettez pas sur la défensive.

Quand vous atteignez les limites de votre connaissance, soyez honnête. Votre travail d’orateur n’est pas de vous mettre en avant, mais de rayonner par votre honnêteté et vos accomplissements, ni plus, ni moins. « Je ne sais pas, et ceci n’est-il pas intéressant ? » est une réponse utile à une question d’un membre du public, parce qu’elle montre les limites de connaissance d’expert sur le sujet.

Choisissez votre réponse émotionnelle : soyez stratégique, pas réactif.

Certaines choses et personnes appuient sur nos points sensibles et nous nous mettons en colère. C’est humain, mais ce n’est pas la bonne réponse pour un speaker. Vous tenez la scène, la position élevée, et tant que vous y êtes, vous devez élever votre jeu en conséquence. Ne perdez pas votre contrôle, parce que votre position élevée peut faire paraitre votre réponse plus énorme et plus menaçante.

Concentrez-vous le positif, la solution, les points communs.

En tant qu’orateur, c’est votre travail au final d’apporter des réponses, pas seulement d’indiquer où sont les problèmes. Ceci est l’endroit où les politiciens échouent le plus souvent. Il est beaucoup plus facile de dire ce qui va mal dans le pays aujourd’hui que de trouver une solution et indiquer la voie vers une nouvelle destination que tout le monde pourra apprécier. Mais c’est justement le travail.

Appréciez les efforts, ne critiquez pas le résultat.

Quand un public vous questionne ou répond à vos questions, ou à vos demandes, rappelez-vous que vous avez eu des années pour réfléchir à votre sujet et le public en entend parler pour la première fois. Alors, soyez patient avec eux et ce qu’ils vous offrent en retour. Les premières pas sont les plus grands, ils l’étaient quand vous les avez faits, vous en souvenez-vous ?

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Quel est le secret pour que le/la chef de projet soit pleinement apprécié(e) et valorisé(e) ?

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Apprenez à communiquer avec les dirigeants !

Want To Be Valued as a Project Manager? par Gina Abudi

http://www.ginaabudi.com/want-to-be-valued-as-a-project-manager

de nombreuses responsabilitésTrop de chefs de projet disent qu’ils ne sont pas estimés malgré tout le bon travail qu’ils réalisent:
  • Respecter les délais de projet
  • Tenir le budget
  • Mener des projets apparemment « impossibles »
  • Et en gardant toujours le sourire !

Je réponds… Bien sûr que non ! On attend tout cela de vous ! Et c’est bien que vous puissiez tout faire.

Mais, si vous voulez démontrer votre valeur de chef de projet, il vous faut apprendre à communiquer “vers le haut de l’échelle !”

Le « sens du business » est un pré-requis si vous voulez avoir de la valeur pour une organisation.

Définissons le « sens du business »: Selon Wikipedia, c’est un concept se rapportant à la connaissance et à la capacité d’une personne de prendre des décisions business rentables pour l’organisation. Pensez-y comme la capacité de voir le business depuis d’autres angles, depuis différentes perspectives et être capable de les réconcilier. Pensez aux entrepreneurs qui réussissent que vous connaissez. Ils ont le sens des affaires. Ils comprennent comment voir leur activité sous tous les angles, comment développer leur stratégie et surtout comment mettre en œuvre cette stratégie. C’est ce dont vous devriez être capable en tant que chef de projet.

Pratiquement tous les chefs de projet sont impliqués dans de très nombreux aspects du business de par la nature de leur rôle transverse dans l’organisation : manager des projets.

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Alors en quoi tout cela a un rapport avec la communication avec les dirigeants ?

Les leaders de l’organisation connaissent le business de A à Z. Vous devez faire de même !

Vous devriez connaître les choses suivantes sur votre organisation :
  • Quels sont les produits et services majeurs et quelle est la cible de clientèle servie ou visée par ceux-ci ?
  • Quels sont les objectifs stratégiques à long terme de l’organisation ?
  • Qui sont les concurrents et comment votre organisation est-elle positionnée par rapport à eux ?
  • Quels sont les objectifs de revenus de votre organisation et comment les projets (et le votre en particulier) participent à atteindre ces buts ?
  • Votre secteur industriel est-il en croissance ou stagnation, voire déclin ?
  • Quel est le potentiel de croissance de votre organisation ?

Combien de ces réponses et informations connaissez-vous ?

homme grimpant sur l'échelle des compétencesEn comprenant les réponses à toutes ces questions, vous serez mieux placé pour proposer des recommandations et suggérer des projets qui devraient être sélectionnés pour atteindre les objectifs organisationnels. Vous deviendrez un conseiller auprès de l’équipe de direction. Pensez à combien ceci facilitera votre travail avec l’ensemble des parties prenantes ainsi que dans la motivation de votre équipe projet.

Savez-vous comment et où aller chercher celles que vous ne connaissez pas encore ?

Dès aujourd’hui, mettez au point votre plan sur comment vous développerez votre sens du business.

Prenez-en la ferme résolution et vous ferez un grand pas vers des rôles de direction !

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quelques conseils de Gina Abudi pour créer et délivrer des présentations efficaces

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Creating and delivering effective presentations de Gina Abudi

Que vous deviez donner des présentations occasionnellement ou régulièrement, il est important de vous préparer efficacement en avance pour la présentation pour vous assurer que vous atteindrez vos buts.

Rappelez-vous que les présentations sont essentielles au business. Elles informent et instruisent votre auditoire et leur permettent de vous connaître ainsi que votre société par leur biais. Vous pouvez utiliser une présentation pour convaincre un client d’utiliser votre produit ou service plutôt que ceux d’un concurrent.

Plus votre présentation est concise et ciblée, plus vous êtes dynamique dans la présentation de l’information à votre auditoire, plus probablement le résultat sera atteint.

Il y a certaines choses auxquelles vous devriez penser  avant que vous ne développiez votre présentation, dont :

  1. Quel est l’auditoire ?
  2. Quel est le but de la présentation ?
  3. Comment devez-vous communiquer l’information ?
  4. Comment réaliserez-vous un suivi avec l’auditoire après la présentation ?

1. Quel est l’auditoire?

  • Quelle connaissance votre auditoire possède-t-il du sujet que vous présentez ?
  • Les participants connaissent-ils déjà une bonne partie du sujet et ont-ils besoin d’information spécifique, ou cherchent-ils une vue d’ensemble ou une introduction du sujet ?
  • Vous attendez-vous à ce qu’ils soient satisfaits de l’information que vous délivrez – est-ce le message qu’ils veulent entendre ?
  • Ou…plutôt, le message est-il négatif pour eux ? Combien de personnes suivront la présentation ?
  • Y-a-t-il possibilité de réaliser une session interactive avec beaucoup de questions et réponses, ou bien présentez-vous à un très grand groupe pour transmettre de l’information et non pas rechercher de l’interactivité ?

Plus vous connaissez de votre auditoire et leurs attentes, mieux vous pouvez préparer la présentation pour vous assurer qu’elle est efficace et fournit à l’auditoire ce qu’ils veulent et ont besoin de votre part.

2. Quel est le but de la présentation ?

Pensez à ce que vous essayez de réaliser avec cette présentation. Est-ce qu’une décision est attendue à la fin de la présentation pour enclencher quelque chose ? Est-ce que la présentation va seulement donner matière à réflexion ? Est-ce une session de suivi fournissant le statut d’un projet ? Essayez-vous de vendre à d’autres votre idée et de faire approuver un budget ?

Le but de la présentation guidera ce que vous développerez.
quel objectif visez-vous ?

Par exemple, si la présentation est concentrée sur l’obtention de l’approbation d’un budget pour avancer avec un projet, vous voudrez inclure des études de cas et exemples de projets passés. Vous voudrez être sûr que votre auditoire comprend la valeur d’y aller, quel sera le résultat final et comment il leur profitera ?

Gardez votre présentation succincte et précise. Présentez aussi peu de messages clefs que possible pour garantir la compréhension et avoir un impact sur votre auditoire. Vous ne voulez pas que votre présentation en donne tant qu’ils n’auront aucune idée du but de la présentation ni de ce qu’ils doivent faire.

Si vous avez des documents à distribuer et qu’ils ne sont pas nécessaires pour la présentation, mais sont plutôt à prendre en partant pour référence, fournissez-les à la fin de la présentation pour qu’ils ne les distraient pas pendant votre présentation.

3. Comment devez-vous communiquer l’information ?

Une règle de préparation et de présentation efficace est : “dire à l’auditoire ce que vous allez leur dire, le leur dire et leur rappeler enfin ce que vous venez de leur dire.” Sans doute avez-vous entendu cette règle plusieurs fois…

Utilisez-la pour structurer votre présentation :
  • Introduction
  • Message
  • Résumé
  • Conclusion

Tenez compte en développant votre présentation du fait que les diapositives vont soutenir votre propos;. Vous ne devriez pas lire des diapositives mais plutôt utiliser le contenu des diapositives comme un rappel de ce que vous présentez à l’auditoire.

Si votre présentation dure plus d’une heure, assurez-vous qu’il y a au moins 15 minutes de pause sur la durée.

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Zoom sur chacune des sections de la présentation dans un peu plus de détail.

Diapositives d’introduction
  • Une introduction sur vous-même (quelque chose sur votre expérience, particulièrement si les personnes ne vous connaissent pas)
  • Un agenda
  • Les objectifs de la présentation (“dites à votre auditoire ce que vous allez leur dire”)

Le point principal des diapositives d’introduction est de présenter la présentation pour que les gens sachent à quoi s’attendre. Communiquez-leur la durée la présentation (rappelez-vous toujours laisser du temps pour les questions!). Si vous préférez que les questions soient traitées à la fin de la présentation, faites le savoir dès le départ. Demandez si l’auditoire a des questions avant d’entamer la partie principale de la présentation.

Diapositives de message (de contenu)

Les diapositives de message, ou de contenu, sont la partie principale de votre présentation. Rappelez-vous la règle ci-dessus: Voici le moment où vous “leur dites” ce que vous avez dit que vous alliez leur dire. La majorité de vos diapositives se trouvera dans cette section.

Vous pouvez découper cette section en de multiples sections plus petites si nécessaire, particulièrement pour de longues présentations. Si vous découpez votre présentation en sections plus petites, assurez-vous que chaque section a sa propre page d’introduction (et agenda pour cette section) et une diapositive de résumé qui boucle la section.

Quelques meilleures pratiques pour vos diapositives incluent :
  • Ma bible pour préparer des présentations mémorables (sur Amazon)

    L’utilisation de visuels comme des images, des dessins et des diagrammes pour transmettre plus facilement l’information

  • Si les diagrammes sont compliqués, donnez seulement l’information de base sur la diapositive et fournissez aux participants des documents avec une information plus détaillée
  • Mettez un texte minimal sur les diapositives – le contenu devrait être des sujets de conversation pour le présentateur – pas des lignes et les lignes de texte qu’il est difficile de lire
  • N’utilisez pas trop de sous-points car cela réduira la lisibilité
  • Utiliser des diapositives de transition entre chaque section de votre présentation
  • Utilisez une diapositive de résumé pour conclure votre présentation
  • Assurez-vous que le texte est lisible, qu’il se détache sur le fond de diapositive et qu’il est facilement lisible depuis le fond de la pièce
  • N’utilisez pas trop de couleurs dans votre modèle de diapositive – faites simple et professionnel
  • Gardez les titres de diapositive à une taille de caractère de 30 à 32 points
  • Le texte devrait être à 24–26 points pour assurer une bonne lisibilité
Diapositives de résumé

Vos diapositives de résumé récapituleront les points principaux de votre présentation. “Rappelez à votre auditoire ce que vous venez de leur dire.” Une session de questions et réponses fera partie de votre résumé. Demandez à l’auditoire s’ils ont des questions sur votre présentation. Répondez aux questions clairement et précisément. Si vous ne connaissez pas la réponse, c’est ok. Admettez que vous n’êtes pas sûr de la réponse et dites à la personne qui l’a posée que vous reviendrez vers elle quand vous l’aurez. Et rappelez-vous de donner suite!

Diapositives de conclusion

Remerciez les personnes pour leur participation et incluez les « prochaines étapes ». Pendant la clôture de votre présentation, récapitulez les points clefs abordés dans la session questions/réponses, notez les suivis nécessaires et distribuez les documentations pertinentes.

Demandez à votre auditoire de vous contacter (assurez-vous que vos coordonnées soient sur la diapositive!) s’ils ont des questions ou voudraient approfondir le sujet.

4. Comment réaliserez-vous un suivi avec les personnes après la présentation ?

Votre présentation exige-t-elle un suivi ?

Par exemple, si vous présentiez à un nouveau client vos capacités dans l’espoir de gagner un business, cela exigera un suivi. Dans une telle situation, faites un suivi avec votre client le lendemain de la présentation en les remercient pour leur temps et demandez s’ils ont des questions ou auraient besoin de plus d’informations.

Si votre présentation était sur un projet et a exigé une décision, dans votre conclusion de la présentation, demander à l’auditoire quand une décision sera prise et assurez-vous de donner suite à ce moment-là. Votre suivi  variera selon la situation et le but de la présentation.

Si la présentation a pour objectif de partager de  l’information et des connaissances avec l’auditoire(par exemple, en présentant à une conférence), vous pourriez simplement demander que l’auditoire vous contacte directement pour toutes questions ou nouvelles informations.

La prochaine fois vous avez une présentation, pensez à qui vous parlez à et quel est  le but de la présentation. Planifiez ce que vous allez dire et créez un plan pour vous assurer que vous couvrez tous vos points dans le temps alloué.

Meilleure la préparation, plus probablement vous obtiendrez un résultat réussi.

Quelles sont vos idées ? Votre expérience ? Que faites-vous pour vous préparer pour des présentations ? Qu’avez-vous trouvé utile dans ce billet ?

N’oubliez pas de lire ou relire: une bonne préparation permet de réaliser de meilleures présentations dans les conférences

Et, si vous êtes dans l’audience plutôt que sur scène: comment tirer le maximum des événements professionnels auxquels vous participez

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Montrer par l’action par rapport à en parler

Le par mopertodans leadershipLaisser un commentaire

Showing vs. telling  par Seth Godin

Toutes les promesses et explications du monde restent bien pâles en rapport de ce que vous faites.

Trop souvent, nous oublions que les paroles et le récit existent pour aider à diriger nos actions, pas pour les remplacer.

Les mots continuent à coûter de moins en moins cher, ce qui donne à l’action plus de valeur que jamais.

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Ce principe de base du leadership par l’exemple rappelé ci-dessus par Seth Godin est parfaitement applicable au transfert de connaissances et à la formation dans nos projets.

Des exemples concrets de l’usage de l’action plutôt que de mots se retrouvent dans bien des vidéos tutorielles comme celles que vous pouvez développer sur vos projets.

Par exemple, j’aurais probablement mieux compris et retenu le principe de l’algorithme « quick sort » pendant les études d’informatique à travers cette petite vidéo qu’en décortiquant l’explication théorique fournie par le professeur en amphi !

 

5 façons pour les chefs de projet de faciliter une meilleure collaboration

Le par mopertodans experience sharing1 commentaire

5 Ways Project Managers Can Facilitate Better Collaboration

https://www.huddle.com/blog/project-management-collaboration/ par Alastair Mitchell

Le management de projet est valorisé dans 89% des organisations les plus performantes du monde, selon le PMI® – Project Management Institute. De plus, les organisations qui prennent une approche structurée pour les mises en œuvre de nouvelles technologies dirigeantes vont plus probablement respecter le budget, livrer dans les temps et rester dans le périmètre établi.

Les professionnels de management de projet peuvent aussi apporter beaucoup de valeur aux organisations en facilitant la collaboration. En gardant des collaborateurs engagés avec la vision d’un projet et promouvant le travail d’équipe, les chefs de projet peuvent atteindre de meilleurs résultats. Explorons quelques façons pragmatiques dont les chefs de projet peuvent user pour améliorer la collaboration.

1. La transparence dans le projet

Un devoir clé de beaucoup de managers de projet est le reporting. Les collaborateurs engagés sont deux fois plus productifs que leurs pairs. Selon le Dr Andrew Makar, un manager de programme informatique, la transparence pilote « la performance, l’appropriation de la tâche, [et] la responsabilité ». L’envoi quotidien par courrier électronique de mises à jour ou de tableaux de bord sur la métrique du projet sont deux manières de créer de la transparence pour les chefs de projet. Ces outils fournissent une compréhension aux parties prenantes, qui peuvent se porter volontaire pour aider dans des domaines clés si nécessaire.

2. Les visions partagées

Les chefs de projet professionnels on souvent un accès direct aux visions de la direction sur le projet. C’est leur travail de synthétiser ces objectifs et de faire rêver les collaborateurs. Donna Fitzgerald de Tech Republic a écrit que la capacité d’un chef de projet à communiquer de façon cohérente la vision projet peut être le point clé de succès dans des projets informatiques. Aux réunions de projet, dans les courriers électroniques et sessions de formation, les chefs de projet devraient partager en quoi ils attendent des impacts positifs de la nouvelle initiative sur l’organisation.

3. Des communications fréquentes

La communauté de développement logicielle Agile a popularisé les réunions debout, de brèves réunions au début de chaque journée. Selon Alliance Agile, ces réunions quotidiennes peuvent empêcher que des problèmes soient oubliés et faciliter le partage peer-to-peer, sans énorme consommation de temps. Un chef de projet qui facilite des communications quotidiennes et cohérentes peut garder les membres de l’équipe et la direction bien informés.

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4. La documentation des progrès réalisés

Avez-vous complété 65% de la formation ? Est-ce que vous avez 30% d’avance dans les tests logiciel ? Les chefs de projet peuvent partager ces informations avec leur équipe, même si l’équipe n’est pas directement responsable de ce domaine. En fournissant une vue globale des statistiques d’avancement de projet, les collaborateurs se sentiront mieux informés.

5. Des responsabilités partagées

Les chefs de projet sont souvent responsables de répartir les tâches afin d’assurer la livraison du projet dans les temps. Susanne Madsen, coach en leadership de projet, recommande de partager « l’attribution des tâches et la prise de décision » quand cela est possible pour résoudre les problèmes difficiles et garder des collaborateurs motivés sur les tâches du projet. Selon Madsen, demander des volontaires pour les tâches peut aider les personnes à « prendre plus de responsabilités » et s’investir davantage dans le projet dans son ensemble.

Les devoirs d’un chef de projet n’incluent pas seulement des compétences techniques, comme les prévisions budgétaires et le contrôle des objectifs. Les chefs de projet doivent aussi être des champions de des compétences douces, les soft skills. Adopter une approche collaborative du management de projet assure de meilleurs résultats et des collaborateurs plus engagés.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Bonus vidéo de Margaret Hefferman à TED: Pourquoi il est temps d’oublier l’ordre hiérarchique.

« La collaboration, ça fait anémique, mais c’est vraiment le cœur des équipes performantes, et elle surpasse très souvent l’intelligence individuelle. Collaborer, ça veut dire que je ne suis pas obligée de tout savoir, je dois simplement être avec des gens qui savent demander et donner de l’aide. »

 

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Comment reprendre en main une série de réunions récurrentes et sans date de fin bien établie ?

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Des réunions récurrentes peuvent être parfois nécessaires, mais encore faut-il savoir les terminer !

Controlling the Runaway Meeting Par Alain Zucker

C’est un phénomène courant. Quelque chose arrive, d’habitude quelque chose de négatif. Des réunions quotidiennes sont organisées. Qui que ce soit qui ait un lien avec l’événement est là : des cadres supérieurs au personnel junior. Il y a une intensité incroyable. Puis, la question de départ est résolue. Mais les réunions continuent.

C’est arrivé à chacun d’entre nous. Les réunions commencent avec un objectif clair. Il y a une participation active. Les problèmes sont résolus. Et ensuite survient la dérive des réunions à répétition. Les participants principaux cessent de venir et des représentants sont mandatés à leurs places. Ou bien, les participants arrêtent de venir en personne et participent par téléphone. Les participants à distance font du multitâches et demande : “pourriez-vous répéter ?” si on leur pose une question.

Les crises entament leur propre vie. Elles produisent activité et excitation. Les gens veulent faire partie de la solution. Par conséquent, il est plus difficile de terminer une série de réunions que de la commencer.

Bien que ces interventions soient parfois nécessaires, elles représentent un coût élevé. Les dépenses directes sont mesurables. Une réunion quotidienne d’une heure avec 20 participants peut facilement coûter €10000 par semaine. Les dépenses indirectes de capacité productive perdue et de diversion de l’attention sont plus complexes à mesurer.

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Voici quatre recommandations sur la façon d’obtenir le contrôle de ces réunions répétitives qui n’en finissent plus

1. Posez la question : Pourquoi sommes-nous ici ?

les 5 pourquoi, les 5 whysCela peut paraître évident de demander “Pourquoi sommes-nous ici ?” mais cela nécessite du courage. C’est l’équivalent de demander au roi s’il porte des vêtements. Mais, c’est un premier pas nécessaire.

Tenez une réunion de revue bien facilitée. Demandez à ce que les leaders exécutifs y participent.

D’abord, rappelez l’objectif original de ces réunions. Utilisez des arguments spécifiques, mesurables et identifiez précisément les durées. Par exemple : le taux d’erreur a doublé de 5 % à 10 % et nous devons le ramener à 5 % d’ici un mois.

Deuxièmement, décidez si l’objectif a été atteint.

Si l’objectif a été atteint, concluez la réunion. Réduisez progressivement l’effort: compléter la documentation, rapporter et communiquer sur les leçons apprises, etc. Remerciez formellement tous les participants. Évitez l’erreur classique de punir l’innocent et féliciter les non-participants.

Si l’objectif n’a pas été atteint et que cela reste un effort à court terme, évaluez ensuite si les réunions sont efficaces. Sinon, régénérez la participation et remettez de la structure.

Si l’atteinte des objectifs exige un effort à long terme, transformez le travail à court terme en un programme dans la durée. Les exigences devraient être clairement documentées et la priorité établie par rapport aux autres besoins de l’entreprise.

2. Régénérez la liste des participants

Après quelque temps, les réunions s’embourbent. Trop de personnes sont là. Les participants exigés ne sont pas tous présents. Les rôles et attentes sont oubliés. Quand cela se produit il est temps de revisiter la liste des participants et de redéfinir les rôles de chacun.

Quand vous repensez la participation, suivez les étapes suivantes :

Une analyse minutieuse des parties prenantes aidera dans la construction d’un plan de communications efficace. L’analyse déterminera qui doit être impliqué, pourquoi et comment ils devraient être engagés. Font-ils partie du processus décisionnel ? Doivent-ils juste être informés ? Est-ce que ce sont « des personnes d’action » ? Le plan de communications aidera à garantir une participation productive.

Démontrez une cassure claire quand les réunions sont re-démarrées. Passez en revue les objectifs, les rôles et les attentes des participants, etc. Surveillez les agendas cachés et les comportements qui ne sont pas alignés sur les rôles des participants actuels ou sur les objectifs d’ensemble.

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3. Mettez de la structure dans les réunions

Des réunions efficaces n’arrivent pas organiquement. Les réunions bien structurées sont plus productives et font des participants plus heureux.

facilitationCi-dessous sont quelques composantes critiques :

  • Posez clairement les règles du jeu et comportements attendus. Les règles du jeu posent les attentes de comportements normatifs et peuvent inclure : Participation, ponctualité, engagement et format des rencontres.
  • Établissez un processus décisionnel. Un bon processus décisionnel est documenté, transparent, avec des rôles clairement définis.
  • Utilisez un ordre du jour de réunion formel. Une réunion formelle avec un ordre du jour de rencontre structuré maintient la discipline et la productivité.
  • Documentez Risques, Actions, problèmes (« Issues ») et Décisions (le RAID). La documentation des items de RAID, les tenir dans un document facilement accessible et les passer régulièrement en revue réduira le turnover et assurera que chacun prenne ses responsabilités. Les tableaux Kanban sont efficaces et aide à assurer la transparence.
4. Passez en revue le processus

finiL’équipe devrait régulièrement poser deux questions importantes :

  • Avons-nous fini ? Continuez à passer en revue si les objectifs ont été atteints;
  • Optimisons-nous ? Optimisons-nous la réunion récurrente et ses réunions subsidiaires ? Pouvons-nous être plus efficaces ou plus productifs ? Pouvons-nous nous rencontrer moins fréquemment ou pour des durées plus courtes ?

Ces questions devraient être évaluées dans des réunions dédiées. Ces réunions devraient être conduites dans un environnement sûr où questionner le statu quo est encouragé et attendu. En passant en revue l’efficacité et la productivité des réunions :

  • Calculez le coût direct et la capacité perdue. Demandez-vous si nous en tirons toujours bénéfice ?
  • Passez en revue la structure des réunions et vérifiez que de bonnes pratiques de management sont suivies.
  • Utilisez un processus de facilitation pour déterminer ce qui marche bien et ce qui ne va pas. Identifiez les façons d’améliorer le processus.
5. Évoluez vers l’amélioration continue
Relisez ce billet sur le LEAN

Les organisations les plus efficaces pratiquent l’amélioration continue. Ce sont des processus méthodiques pour identifier et résoudre des problèmes systémiques. LEAN est une méthode largement utilisée. Quand les problèmes surviennent vraiment, les pratiques structurées sont en place pour guider vers leur résolution.

Si l’on considère les logiciels et la technologie pour supporter des efforts d’amélioration continus, ils peuvent inclure :

  • Examiner régulièrement les capacités business et leur processus de support opérationnel;
  • Maintenir et mettre à niveau l’infrastructure technique et la pile technologique d’applications;
  • Revoir le code applicatif.

Il y a des moments où une intervention est exigée pour se remettre d’un incident opérationnel ou d’un problème significatif. L’attention concentre l’organisation pour rapidement résoudre le problème. Cependant, les interventions devraient être soigneusement contrôlées et managées pour rester productives.

Que pensez-vous de ce retour d’expérience et conseils à appliquer dans vos projets ? Qu’ajouteriez-vous ?

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email, wébinaire, téléconférence, messagerie instantanée ou simple coup de fil, quel mode de communication favoriser ?

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Il y a quelques temps, Seth Godin partageait avec nous sa checklist pour les emails. Mais, il arrive parfois que ne pas envoyer de courrier électronique soit une bien meilleure idée…

Une erreur que j’observe et, hélas, pratique encore moi-même souvent est de ne pas me poser la question du média le plus approprié à la communication que je souhaite faire. Je reçois un email, je clique automatiquement sur répondre… alors que décrocher le téléphone serait parfois plus judicieux, plus rapide et plus efficace si j’y réfléchissais ne serait-ce que quelques secondes.

Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

http://www.bnet.com/blog/virtual-manager/email-webinars-and-when-to-just-pick-up-the-darned-phone/1429 par Wayne Turmel

Debra Dinnocenzo

Un des plus grands défis pour les managers modernes n’est pas le manque d’outils de communication:  C’est de savoir quand utiliser le bon outil pour un bon travail de communication.

Par exemple, si le courrier électronique est le standard de communication dans notre équipe, nous pourrions passer des jours à échanger des aller/retour par courrier électronique quand un simple appel téléphonique ferait le boulot. Mais, comment savoir quoi utiliser quand et avec qui ?

Debra Dinnocenzo est une auteure, oratrice et consultante sur le sujet du travail virtuel et de la communication en ligne. Elle a un guide simple pour aider les managers à savoir quand saisir le téléphone, quand se donner la peine de préparer un webinaire et quand un courrier électronique suffira. Il est disponible en téléchargement gratuit en PDF et inclut aussi quelques astuces et bonnes pratiques.

Certains d’entre nous pourraient regarder cette liste et dire, « ok, mais ! », mais quoi ? à quand remonte la dernière fois où nous avons envoyés de multiples messages électroniques dans les deux sens pour finir par organiser une conférence téléphonique ? Oui, c’est bien ce que je pensais…

Selon Debra, Voici certaines des grandes lignes de décision sur quand utiliser quel outil.

Courrier électronique
  • nouveau messageDistribution de documents et d’informations
  • Mises à jour rapides, invitations à des réunions, planification
  • Annonces
Messagerie vocale
  • Annonces
  • Demandes de réponses à des questions sur lesquelles le délai est critique
  • Rapide statuts de mise à jour
Messagerie instantanée
  • Notification  de présence (faire savoir si vous êtes disponible)
  • Communication rapide qui n’exige pas de documentation
  • Brève mise à jour ou question
  • Discussions privées (chat) et échanges pendant les réunions (dans la limite du raisonnable)
Organisation de téléconférence
  • écouter vraiment l'autre personneDes réunions à plus de 2 personnes
  • Une discussion sur une question ou un problème où chacun a la parole
  • Revue de documents
  • Au moins un participant est à distance et incapable de se réunir physiquement avec le reste des personnes présentes
Webinaire
  • Dissémination d’informations visuelles à une large audience géographiquement dispersée
  • Distribuer des informations à l’échelle mondiale au bon moment et à faible coût
  • Quand cela aide d’utiliser des outils interactifs en sus d’une conférence téléphonique (des enquêtes/questions, le chat, des questions et réponses, du travail collaboratif sur un document…)
  • Donner et enregistrer des présentations tant pour accès en direct que différé ou pour référence
NQI est Partenaire de DantotsuPM
NQI est Partenaire de DantotsuPM

Combien d’entre nous se retrouvent à envoyer un courrier électronique quand un Message Instantané serait plus facile, plus rapide et plus efficace ?

D’autre part, combien évitent d’utiliser les webinaires même quand nous savons qu’ils pourraient être la bonne réponse seulement parce que nous ne sommes pas vraiment à l’aise avec leur utilisation?

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique, bien les utiliser sera pour de prochains billets.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques sur ce sujet central au métier de chef de projet ?

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Comment impliquez-vous les membres de votre équipe qui se trouvent à distance ?

Le par mopertodans experience sharing, leadershipLaisser un commentaire

Pas de doute, il y a de très forts avantages à être co-localisé avec votre équipe quand vous managez un projet difficile.

How do you engage remote team members? by Kiron Bondale

bonhom-teamMais les organisations cherchent à réduire leurs coûts immobiliers, à fournir à leurs collaborateurs les avantages du télétravail et tirer profit d’une journée de travail de vingt-quatre heures en ayant des équipes stratégiquement distribuées sur de multiples fuseaux horaires. Donc, si nous acceptons l’inévitable d’avoir à manager un projet avec certains membres de l’équipe à distance, comment réduisons-nous la probabilité que ceci impacte négativement l’efficacité de l’équipe ?

Contrôler le chaos est assez complexe à faire en personne, il est impossible de le réaliser quand les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. S’ils n’achètent pas la vision du projet, vous ferez face à une bataille sans fin pour les aligner. Si votre projet apporte du bon et du moins bon, ou même dommageable pour certains membres de l’équipe tandis qu’il en aide d’autres, vous pourriez devoir passer plus de temps en face à face avec les membres de l’équipe qui le plus négativement impactés.

Kick-off de projet en présentiel

Il est critique de se battre bec et ongles pour tenir une réunion de démarrage de projet à laquelle tous les membres de l’équipe et parties prenantes clés peuvent être présents en personne pour avoir l’opportunité pour vous et votre sponsor de les inspirer le plus possible.

Mais même si les membres de l’équipe sont bien alignés au départ, cela ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dérive pour une variété de raisons. Peut-être ne voient-ils pas de progrès suffisant ou peut-être un nouveau projet plus sexy rivalise-t-il pour capturer leur attention ? Utilisez donc vos réunions régulières d’équipe comme une opportunité de les réengager.

NQI est Partenaire de DantotsuPM
NQI est Partenaire de DantotsuPM

« Loin des yeux, loin du cœur » est avéré.

bonhom-teamworkVous pouvez facilement négliger des membres de l’équipe à distance lorsqu’il s’agit de reconnaissance et de développement d’esprit d’équipe, particulièrement si la majorité de votre équipe est géographiquement proche de vous. Ajoutez une petite et simple activité de « team building » à intervalles réguliers dans vos réunions d’équipe. Il existe beaucoup d’exercices disponibles (faites une simple recherche Internet) qui se prêtent bien à être joués à distance. Encore mieux, faites de trouver un tel exercice une responsabilité tournante et donnez à chacun des membres de l’équipe une chance d’être au centre de la fête.

Il peut être tentant d’imposer une nécessité de rapports d’avancement ou de réunions de statut fréquentes pour apaiser vos craintes, mais ceci risque fort de devenir une prophétie autoréalisatrice d’échec quand votre équipe sera de plus en plus  désengagée ou irritée par votre micro-management.

CSP est partenaire de DantotsuPM
CSP est partenaire de DantotsuPM

Vous y gagnerez à avoir une conversation franche avec votre équipe qui permette de comprendre vos responsabilités et l’invite à développer un processus de remontée d’informations qui réponde à vos besoins sans la désengager.

confianceFaites confiance au professionnalisme des membres de votre équipe et ne leur donnez pas de raison de le pas l’être.

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