astuces pour vous aider à changer les comportements et à prendre de nouvelles habitudes

Le premier billet lu sur PMI Community m’a rappelé combien il est difficile pour tout un chacun de changer ses habitudes et comportements. Le second sur Zen Habits propose une approche pour créer une nouvelle habitude. Et la petite vidéo d’introduction que j’ai insérée nous rappelle la nécessité de persister pendant plusieurs semaines (5 semaines si je me souviens bien selon une étude d’une Université américaine) avant qu’un changement devienne une habitude. Donc, commencez dès aujourd’hui à implémenter un changement qui vous tient à cœur, même minime comme tenir une liste des choses à faire que l’on mettra à jour chaque soir, tenez bon pendant 5 semaines et ce sera devenu une habitude qui vous demandera bien moins d’efforts qu’au début.

Le projet est très souvent synonyme de changement: processus de travail, organisation, outils, produits, services… Lorsque vous devez changer les habitudes de vos clients et/ou utilisateurs sur votre projet, il faudra plusieurs jours, semaines, mois peut-être avant que le changement que vous apportez avec votre projet ne devienne pour eux qu’une partie « normale » de leur vie.

Tips to Help You Change Behavior

http://www.pmi.org/eNews/Post/2011_07-08/nlu_change_behavor.html

Jack S. Duggal, MBA, PMP

Le changement comportemental est difficile, même quand c’est une question de vie ou de mort.

Seulement un sur sept patients cardiaque parvient à changer son comportement, même quand les docteurs leur disent qu’ils mourront s’ils ne le font pas, selon une étude référencée par Robert Kegan et Lisa Laskow Lahey dans leur livre « Immunity to Change » [Harvard Business School Press, 2009].

En tant que chef de projet, vous constaterez aussi que le changement est difficile pour presque tout un chacun.

Vous pouvez interviewer des parties prenantes, conduire des phases pilotes et obtenir des retours d’information pour un projet qui par exemple change une interface utilisateur opérationnelle et il va probablement y avoir beaucoup de résistance.

Comment pouvez-vous assurer le succès de projet quand il dépend du comportement d’autres personnes ?

Voici quelques astuces pour vous aider à motiver les personnes à changer leur comportement et adopter nouveau Processus.

Chaussez les bottes (ou pantoufles) de vos utilisateurs

Un simple interview ou discussion avec vos utilisateurs ne suffit pas à causer un changement comportemental.

C’était la situation quand un hôpital a embauché des consultants de conduite de projet pour améliorer l’expérience des patients. Dans ce scénario, les consultants n’ont pas interviewé ou examiné les patients. Au lieu de cela, les consultants se sont faits inscrire comme patients et ont dormi dans des lits de patients pendant 24 heures avant de proposer des modifications aux procédures existantes.

Vous devez faire le même dans n’importe quelle sorte de projet. Chaussez les chaussures de votre utilisateur. Ressentez leur douleur. Voyez des choses de leur perspective. Comprenez ce qui est vraiment important pour eux.

Alors, ils pourraient être plus enclins à accepter et adopter le changement.

Attirez l’attention des parties prenantes

Les personnes sont souvent trop occupées pour prêter attention à de nouveaux processus ou des changements de procédures.

Une société d’e-commerce, par exemple, a cherché à mettre à jour son interface opérationnelle. Cela a impliqué de créer de nouveau flux de travail et processus.

Le changement proposé était important et les chefs de projet savaient qu’ils devaient le communiquer aux collaborateurs d’une façon appropriée. Ils avaient besoin d’attirer l’attention des utilisateurs et les atteindre sur un niveau émotionnel pour stimuler un changement comportemental.

Les utilisateurs ont été invités à un feu de joie pour brûler tous les vieux manuels de processus. Cela a capté avec succès leur attention d’une façon visuelle et émotionnelle et a motivé leur changement.

Concentrez-vous sur les Quatre Es

En planifiant un changement de processus ou procédure, assurez-vous que le changement est équitable et bon. Pour aider des utilisateurs à adopter ce changement, concentrez-vous sur les quatre Es:

  1. Engagez des parties prenantes dans le développement du processus;
  2. Expliquez le contexte et l’arrière-plan(le contexte);
  3. Clarifiez les Exigences de conformité au changement de l’utilisateur et les conséquences du refus d’obéissance; et
  4. Faites preuve d’Empathie avec l’utilisateur et les changements qu’ils devront supporter.

Apprenez-en davantage sur la justification du changement dans Project Resistance? Provide Justice, un article publié dans Community Post l’été dernier.

Mesurez ce qui importe

Les mesures pilotent le comportement. Quand vous avez choisi des mesures appropriées et démontré leurs effets, vous pouvez obtenir un impact soutenu sur le changement comportemental.

Par exemple, une organisation a constaté que ses collaborateurs passaient trop de temps dans trop de réunions inefficaces. Les collaborateurs avaient aussi l’habitude de ramener du travail à la maison le soir parce qu’ils n’avaient pas assez de temps pendant la journée pour le compléter.

Les chefs de projet étaient chargés d’un projet afin de changer ce comportement.

D’abord, ils ont mesuré le temps et le coût de chaque collaborateur qui participaient à des réunions régulières. Puis, les chefs de projet ont visuellement affiché ces données et ont montré comment elles avaient un impact sur la productivité.

Quand les résultats du projet ont été présentés, les chefs de projet se sont sentis confiants que les personnes changeraient leur comportement pour conduire des réunions en moins grand nombre, plus courtes et plus efficaces en se basant sur ces données et ces mesures.

5 Steps to Create a New Habit

Article entier sur http://zenhabits.net/new-habit/

1. Préparer un plan. Oubliez les échecs passés, donnez-vous une date et partez de zéro avec un plan robuste.

2. Choisissez un déclencheur. Un déclencheur est un évènement qui lance cette nouvelle habitude et qui si possible vous la rappellera chaque jour.

3. Recevez des feedbacks positifs. Il est facile d’abandonner sans support. Vous devez vous félicitez de vos efforts et vous encouragez vous-même quand c’est difficile en vous rappelant les bénéfices que vous allez tirer de cette nouvelle habitude.

4. Parlez de votre nouvelle habitude sur un groupe social. Annoncez-la sur Twitter, Facebook, ou votre blog. Demandez à vos amis et famille de vous supporter. Demandez leur de vous rappeler votre décision et votre responsabilité.

5. Donnez-vous des récompenses. Elles renforceront votre détermination.

Changer d’habitude est une compétence. Nombreux sont ceux qui échouent par manque de planning ou en essayant d’en faire trop en une seule fois. En réussissant à en changer la première, les prochaines seront de plus en plus faciles à réaliser.

priorisation des besoins sur un projet Agile

Prioritizing Agile Project Requirements

http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_project_management/2011/04/prioritizing-agile-project-req.html

par Bill Krebs

Dans la gestion de projet Agile, nous devons prioriser une liste de demandes pour la planification de version, d’itération et l’insertion de nouveaux besoins ou exigences. Mais il y a plusieurs techniques pour le faire.

Une des méthodes les plus populaires pour déterminer la priorité des demandes est l’approche dite « MoSCoW ». Cela signifie ‘ Must (Doit), Should (Devrait), Could (Pourrait), Won’t (ne fera pas). ‘ Le seul problème avec cette méthode est que d’habitude tout est un Must, ce qui ne permet pas une planification appropriée parce que les besoins ne sont pas nécessairement placés dans leur ordre de priorité.

modèle de KanoUne autre méthode est le modèle de Kano, développé par le Professeur Noriaki Kano, qui s’efforce de satisfaire les exigences et de faire plaisir aux clients. Ce modèle dispose de quatre composants :

Must haves (doit avoir) sont des éléments sans lesquels on ne peut livrer le produit.
Dissatisfiers (générateurs d’insatisfaction) sont des choses que le produit ne doit pas inclure.
Satisfiers (générateurs de satisfaction) incluent besoins pour lesquels plus vous en avez mieux le produit sera perçu. Comme un catalogue commercial dans lequel chaque fonctionnalité ajoute progressivement de la valeur.
Delighters (générateurs de plaisir) amènent le produit plus loin que simplement répondre aux exigences vers l’augmentation de la satisfaction client et la recommandation par le client.

Plusieurs modèles de priorisation réunissent deux variables dans un tableau pondéré : fonctionnalités et clients. Chaque fonctionnalité est pondérée par sa valeur pour chaque client. La somme des poids multipliés par le score permet de voir quelles fonctionnalités sont en général les plus utiles pour un jeu de clients exigeants.

Quel que soit la technique utilisée, votre liste d’exigences de projet doit être triée de la plus grande à la plus faible valeur.

Quelles techniques utilisez-vous pour prioriser les besoins ?

le site de microsoft projet en français
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pourquoi le changement ne perdure-t-il pas ?

Why Change Fails to Stick

http://ecaminc.com/index.php/blog/59-generalblog/237-2011-02-28

Le management invente de grands plans pour introduire le changement, il met en œuvre ces plans et trois ans plus tard l’organisation est redevenue telle qu’elle l’était avant l’initiative. Le changement vers de nouveaux systèmes révolutionnaires n’est pas facile; maintenir ces processus et procédures est beaucoup plus difficile. La raison pour laquelle des idées progressistes peuvent connaître une mise en œuvre réussie seulement pour voir l’organisation régresser à son état antérieur quelques années plus tard prend ses racines dans les pratiques sociales et la nature humaine.

Changement Réussi

Réussir un changement dans l’entreprise exige une charte de management, du financement pour l’éducation, une démonstration par l’exemple et une intégration dans le tissu qui fait l’entreprise. Toutes ces choses ont leurs racines dans le management. La genèse de l’idée peut venir de tous les coins de l’organisation, mais le management doit parrainer et supporter le changement par des actions, et pas seulement des paroles.

Le changement est difficile et les chances de l’implémenter avec succès les meilleurs changements sont très faibles. L’organisation entière participe à la mise en œuvre du changement; cependant, le management porte la responsabilité de le faire se produire. Sans engagement total du management derrière l’initiative, elle échouera. Le succès est obtenu de haute guerre et atteint  seulement par les meilleurs. Les managers qui le réalisent doivent en récolter une récompense significative.

Récompenser le succès

La plupart des leaders qui pilotent le changement trouvent peu d’intérêt dans la tâche banale d’entretien du processus. Ils ont besoin du prochain défi. La culture d’entreprise induit ceci par les promotions. Les primes financières aident, mais la stature d’un nouveau titre ou d’un nouveau bureau expose la réussite à tous. Si la récompense est disproportionnée par rapport aux buts de l’agent de changement, il ou elle cherchera de nouvelles opportunités à l’extérieur de l’organisation courante. Quand bien même, peu de temps après que l’on ait considéré le changement réussi, les personnes responsables de cet accomplissement quittent nécessairement sa sphère d’influence. Ajouter à cela l’afflux normal de nouveaux salariés, tous ayant le besoin de recevoir une formation dans ces concepts non usuels, le tissu de l’entreprise autour du changement commence à s’effilocher. Le désir de confort accroît une pression passive-agressive sur le système le ramenant rapidement à son état original.

Changement de la Garde

Récemment un leader bien respecté, visionnaire et dynamique que je connais a quitté une organisation qu’il avait dirigée depuis beaucoup d’années. Pendant son mandat, il avait fait des changements significatifs. Les accomplissements comprenaient la transformation du groupe de développement d’applications informatiques en une équipe bien réglée et très performante. Cette équipe cultive et embrasse encore le changement. Un des nombreux changements complétés était de passer d’une méthodologie de management de projet en cascade pour le développement applicatif à une approche agile. Beaucoup de managers ont eu du mal à comprendre la valeur d’échouer tôt et que la liste des choses commencées au début de l’année n’était pas nécessairement la liste complétée à la fin de l’année. Leurs méthodes testées et prouvées de mesure du succès étaient périmées. Dans ce nouveau paradigme, une année réussie pourrait ne rien livrer si les équipes décidaient dans de premières itérations qu’il y avait une valeur insuffisante pour le business. Il reste à voir si la nouvelle direction, peu familière avec agile, sans parler de l’informatique, continuera à utiliser agile. Cela empirera quand la société embauchera d’autres nouveaux membres dans l’équipe et que les dépenses de formation augmenteront. Le management « court-termiste » considère la formation comme une cible quand il essaie de réduire des frais généraux.

Le nouveau leadership doit regarder le système dans son ensemble, au lieu d’essayer d’économiser quelques centimes de chaque pièce prise individuellement.

Maintenir le Changement

C’est dans la nature humaine que de résister au changement. La norme réconforte. Chacun d’entre nous s’y oppose inconsciemment et quand la pression pour le maintenir diminue, nous dérivons en arrière vers nos anciennes habitudes. C’est encore renforcé quand nous sommes jetés dans un environnement étranger qui a besoin d’action rapide. Nous recourons à ce qui est testé et prouvé, des processus et les procédures confortables à mettre en œuvre de notre passé. Ces actions pourraient remplacer les solutions nouvelles et innovatrices qui nous sont peu familières et dont nous ne comprenons tout simplement pas la valeur.

Nous devons faire une pause et comprendre les environnements dans lesquels nous opérons et ne retourner en arrière que quand il y a preuve d’échec.

Ventura
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12 Astuces pour être un bon Feng Shui, pour apporter une bonne énergie

12 Tips for Being Good Feng Shui de Debbie Bowie

Le Feng Shui enseigne que tout fourmille d’énergie. Tout. Cela signifie que vous aussi êtes emplis d’énergie. Quel genre de l’énergie êtes-vous ? Quand j’évalue des environnements pour un bon Feng Shui je cherche un sentiment d’harmonie et d’équilibre, une prédominance d’énergie positive et peu de sources d’énergie négative. Les mêmes critères peuvent être appliqués aux personnes.

Vous avez probablement rencontré des personnes qui vous repoussent immédiatement par leur apparence, comportement, ou attitude. Et, vous avez probablement rencontré d’autres personnes avec lesquelles vous ressentez une affinité immédiate ou une attraction. J’aime le décrire de cette manière. Quand je rencontre des personnes avec lesquelles je ne sens aucune connexion, aucun désir d’interagir ou encore plus mauvais, le désir de m’éloigner d’elles, il n’y a simplement aucune accroche. Rien dans leur énergie ne m’attire vers elles. Mais, quand je rencontre des gens avec lesquels je sens une connexion immédiate et un désir de mieux les connaître, il y a une accroche.

Ce qui est vraiment passionnant est que nous avons l’entier contrôle de la qualité de notre énergie. Nous avons le choix de comment nous pensons et agissons. Voici 12 suggestions pour vous assurer que vous ayez bon Feng Shui et attiriez à votre tour d’autres personnes avec un bon Feng Shui dans votre vie.

1.      Soyez une lumière positive dans votre monde. Vous pouvez le faire en cherchant les points positifs dans chaque personne, échange ou circonstance. Si vous vous attendez trouver de bonnes choses, vous le ferez. Même dans les circonstances les plus difficiles, il y a toujours des cadeaux et des leçons. Plutôt que se concentrer sur les choses qui vous irritent, cherchez quelque chose de bien dans chaque rencontre.

2.      Apprenez la différence entre la critique et le retour d’information et refusez de critiquer quelqu’un. Quand vous critiquez, vous tirez sur la personne avec des mots comme munitions. La critique fait plus de mal que de bien.

3.      Refusez d’être un accusateur. Blâmer est une tentative de mettre l’autre personne dans le tort. Le blâme est aussi généralement utilisé par les gens qui ne veulent pas prendre la responsabilité de leur propre comportement. Cherchez des façons de résoudre les problèmes plutôt que de pointer du doigt la personne qui les a causés.

4.      Soyez courtois et gentil avec chacun, même les personnes qui ne sont pas courtoises envers vous. Ce que vous projetez vous revient. Projetez un comportement sec, discourtois et vous allez probablement recevoir le même en retour. Répondez aux gens discourtois par un comportement poli, amical et vous êtes restés sur votre propre puissance personnelle et avez fait votre part du chemin pour avoir une interaction positive.

5.      Devenez un expert de la gestion de votre colère. Quand vous vous sentez fâché et allez probablement dire des choses blessantes, fermez votre bouche et respirez. Éloignez-vous jusqu’à ce que vous puissiez vous calmer et identifier la vraie cause de vos sentiments. Ce par quoi vous pensez être irrité peut ne pas être la vraie raison. Une fois calmé, revenez et discutez avec respect de la situation dans le but de trouver des solutions.

6.      Admettez une erreur aussitôt que vous êtes conscients d’en avoir fait une et faites ce qu’il faut pour la corriger. Dissimuler ses erreurs est une forme de malhonnêteté et donc d’énergie négative. Quand vous admettez des erreurs et faites les bonnes choses, vous éliminez l’énergie négative et pouvez commencer de nouveau sur une ardoise propre.

7.      Soyez un étudiant perpétuel. Quand vous continuez à apprendre, vous continuez à grandir. Vous avez alors des idées intéressantes et des informations à partager avec d’autres. Vous devenez intéressants pour les autres.

8.      Être intéressé par les autres. Vous avez probablement entendu le dicton, “les personnes ne se soucient pas ce que vous connaissez jusqu’à ce qu’elles sachent que vous vous souciez d’elles.” Dirigez avec curiosité et attention et vous vous retrouverez à attirer toutes sortes de merveilleuses personnes dans votre vie.

9.      Écoutez comme vous voudriez être écouté. L’écoute dit aux personnes que vous vous souciez d’eux en tant que personne, que ce qu’ils ont à dire a vraiment de l’importance. C’est un cadeau incroyable qui vous positionne comme un donneur plutôt qu’un preneur.

10.  Faites du service aux autres un mode de vie. Ce que vous émettez vous revient. Nous sommes tous là pour faire la différence d’une certaine manière. Servir les autres nous sort de la confusion à la l’intérieur de notre propre tête et est une façon pour nous de participer à faire du monde un meilleur endroit.

11.  Refusez de vous prendre trop au sérieux. Quand vous vous prenez trop au sérieux, la vie est un travail pénible et vous vous sentez écrasés par la responsabilité d’essayer d’être parfait. Quelle configuration ! Travaillez dur, mais apprenez à aller avec le flux. Vous n’êtes pas vraiment responsables de toute façon ! La vie vous donne exactement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Pourquoi ne pas reprendre haleine, mettre un sourire sur votre visage et vous attendre au meilleur.

12.  Développez un sens de l’humour espiègle et positif. Les personnes qui ont un bon sens de l’humour ressemblent aux aimants quel que soit la situation. Ils fournissent une soupape de décompression au sérieux de situations qui menacent de tenir chacun d’entre nous éloigné de la vraie connexion de l’un avec l’autre. Décontractez-vous et cherchez le coté drôle chaque jour, particulièrement dans votre propre comportement !

Êtes-vous un bon Feng Shui ? Êtes-vous une source d’énergie positive dans tous les secteurs de votre vie ? C’est à vous de décider. Être un bon Feng Shui est un choix disponible à chacun. Pouvez-vous imaginer à quoi notre monde ressemblerait si chacun avait bon Feng Shui ?

webinaires (webinars) gratuits en anglais sur le management du changement

Marc Bonnemains du PMI Ile de France nous indique de nouveaux Webinars sur la gestion des changements.

Une série de webinars gratuits en anglais sur le management du changement donnés par le Change Management Learning Center. Ces webinars donnent lieu à des PDUs en catégorie 3 pour les certifiés PMI.

Lien : http://www.change-management.com/webinars.htm

Mauvaise définition des exigences ? En réalité, c’est votre faute

Voici un article de Jesse Fewell qui m’a paru intéressant: « Bad Requirements? Actually, That’s Your Fault »

Je suis fatigué des chefs de projet qui se plaignent de la mauvaise qualité de la définition des exigences. La vérité est que personne ne devrait s’en étonner. Dans la recherche comme dans les désastres très visibles, nous entendons dire que des exigences incorrectes et la mauvaise gestion du contenu sont des raisons principales d’échec des projets. Si nous savons que c’est un problème commun de notre profession, pourquoi continuons-nous stupidement à répéter ce qui ne marche pas ? Je voudrais partager quelques suggestions pour nous empêcher de trébucher sur ces mêmes erreurs :

Abandonnez l’illusion d’obtenir des exigences complètes.

Il y a toujours une dépendance manquée, une partie prenante que nous n’avons pas interviewée, une nuance cachée, ou une chose que nous regretterons de n’avoir pas su. Ne tombez pas dans le piège de penser que davantage est toujours mieux ou vous ne commencerez jamais.

Supposez toujours que les besoins initiaux sont faux.

Parfois la définition du contenu est trop inclinée vers une partie prenante ou n’a pas été correctement examinée de près. Parfois la plus grande partie des exigences sont en réalité seulement des choses « agréables-à-avoir ». De nos jours, on s’attend à ce que le chef de projet ait le bon sens organisationnel et les compétences de facilitation pour arriver à la cause racine de ces problèmes. Pour vous assurer que vous donnez les bonnes priorités au bon moment, prenez la déclaration de portée initiale comme un point de départ, travaillez ensuite avec le sponsor pour l’affiner.

Acceptez que tout besoin change.

La culture de management de projet traditionnelle décrit le changement comme un mal nécessaire, comme les lois : si tout le monde faisait tout correctement, nous n’aurions pas besoin d’elles. Pour atténuer « le risque » lié au changement, nous mettons en place des processus de demande de changement intimidants et des pénalités financières. Mais que se passe-t-il si ce que vous avez développé pendant les deux dernières années n’est plus approprié pour votre marché ? Y-a-t-il un sens à continuer à faire payer votre sponsor pour ce qui est maintenant essentiellement un produit inutile ? Pas selon moi. Si nous acceptons que les exigences soient incomplètes et incorrectes, nous devons les modifier pour refléter la réalité. En effet, le corpus de connaissance en management de projet (PMBOK ®) énonce : “à cause du potentiel de changement, le plan de gestion de projet est itératif et passe par l’élaboration progressive tout au long du cycle de vie du projet.”

Simplifiez votre approche de gestion des modifications.

Les chefs de projet agiles embrassent explicitement la valeur de bien répondre aux changements et instituent une politique de projet en conséquence. Commencez par mettre en œuvre une structure de contrat qui supporte les changements autorisés plutôt que les pénalise. Au début de chaque itération, organisez une revue de haut niveau mais minutieuse des priorités de contenu. Si votre sponsor a des difficultés à déterminer les priorités, assistez-le en lui indiquant les différences. Une fois que les changements sont acceptés, redéfinissez les références de la valeur acquise au moins toutes les trois à quatre itérations pour qu’elles correspondent au dernier périmètre. Et pendant que vous y êtes, communiquez proactivement la dernière définition du contenu à toutes les parties prenantes.

Si vous trouvez systématiquement que la définition des exigences vous amènent des problèmes, faites quelque chose. C’est votre responsabilité de chef de projet que d’être adaptable aux besoins de votre sponsor. Arrêtez de prendre les exigences pour acquises et commencer à équiper votre sponsor pour qu’il fasse les bons choix de contenu.