Kanban pour les procrastinateurs : De la productivité de dernière minute à celle des toutes premières minutes

Le management de la productivité peut s’avérer très difficile, particulièrement pour les procrastinateurs (les indécis qui remettent tout au lendemain).

Kanban for Procrastinators: From Last-Minute to First-Minute Productivity

https://kanbanzone.com/2019/kanban-for-productivity-management/ par Ivana Sarandeska

En fait, autour de 20% des adultes ont été aux prises avec la procrastination au moins une fois dans leur vie. Même les plus fortement motivés et qui réussissent bien y font face. Remettre une tâche à plus tard, comme si ce comportement pouvait la faire disparaitre (ou s’auto-compléter magiquement). La douloureuse vérité est que cette temporisation nous fait perdre du temps de façon sans précédent. Faites-moi confiance, je le sais d’expérience personnelle.

Opter pour la productivité de dernière minute a cependant certains côtés positifs.

Comme les procrastinateurs ont tendance à remettre les choses à plus tard, il y a une forte chance qu’ils sachent exactement que faire et comment le faire. Et à cause de leur approche spécifique du management de la productivité « Faire les choses au moment où ils doivent absolument les faire », ils ont tendance à trouver les solutions les plus faciles et les plus rapides à la plupart des problèmes. Donc, quand ils se mettent vraiment au travail et complètent leurs tâches, ils le font dans des explosions d’énergie, de concentration intense et de brillante efficacité.

Bien que la procrastination puisse sembler inoffensive et positive, toujours choisir de remettre à plus tard au lieu de s’y mettre ici et maintenant endommage notre productivité.

Alors, pourquoi continuons-nous à remettre à plus tard ? Les raisons peuvent être diverses. Depuis être si perfectionnistes et tant magnifier l’importance des erreurs et échecs que certaines personnes évitent complètement une tâche. Jusqu’à avoir un manque  d’information et ne pas savoir où commencer. Ou encore choisir de petites tâches et avoir le sentiment d’être occupé et reporter des tâches plus grandes, plus importantes. Ou bien perdre sa concentration à cause d’appels téléphoniques et emails, ou par simple manque de motivation.

Bien que, le plus généralement, ce soit en raison d’une mauvaise gestion du temps et de sa productivité, on croit qu’il nous reste largement assez de temps pour achever la tâche. Le tout, selon mon expérience personnelle et l’expérience d’autres procrastinateurs.

Heureusement, sortir de cette boucle de productivité de dernière minute et réaliser un changement est possible.

Tout ce dont vous avez besoin est la volonté et la persévérance. Le choix et l’utilisation du bon outil en support de votre équipe sont aussi d’une grande aide. Donc plongeons dans les détails et pour commencer, considérons les bénéfices de la productivité dès les premières minutes.

Utilisez Kanban pour combattre la procrastination

Beaucoup de personnes se demandent si l’utilisation d’un outil spécifique de management de projet peut réparer leur gestion de la productivité. Eh bien, il le peut. Peu importe combien intangible cela peut sembler, utiliser une méthodologie spécifique et ses outils peuvent énormément changer la façon dont vous réfléchissez et ressentez l’achèvement de vos tâches. En outre, cela peut vous aider à être plus organisé et responsable de terminer le travail sur lequel vous vous êtes engagés.

L’une de ces méthodologies qui peut changer la façon dont vous approchez l’achèvement des tâches est Kanban. Kanban est une méthodologie qui utilise la visualisation et les limites de travail en cours, Work In Progress / WIP, comme les 2 composants principaux pour amener à la productivité. Mais laissez-moi la décomposer et vous expliquer comment utiliser Kanban pour combattre la procrastination.

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Ayez une image claire du travail à venir

La mise en œuvre de Kanban commence par la visualisation du flux complet de travail (le workflow) sur un tableau Kanban. Prenez votre processus et créez une colonne pour chacune de ses étapes. Cela vous aidera à acquérir une meilleure vue d’ensemble de comment les tâches s’enchainent et comment elles sont connectées l’une à l’autre.

Après avoir visualisé le workflow, pour l’étape suivante, créez des cartes Kanban pour toutes les tâches.

Remplissez votre arriéré (backlog) et distribuez le travail en cours dans les colonnes respectives. Prenez les tâches les plus grandes et divisez-les en morceaux plus petits. Assignez-les alors aux bonnes personnes. Des tâches plus petites se déplacent plus rapidement dans le tableau Kanban et vous aurez le sentiment que vous accomplissez constamment quelque chose.  Et le projet ne semblera plus si gigantesque.

Voici les premiers pas vers la mise en place d’un système de gestion de productivité efficace. Une fois que vous aurez tout le travail clairement visible, il sera plus facile d’organiser le travail. Et cela vous libérera (et l’équipe) de devoir vous rappeler ce que vous devez faire ensuite.

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Réduisez le multitâche et limitez les interruptions

Quand vous placez le processus entier et les tâches en cours sur un tableau Kanban et l’affichez publiquement, chacun en prendra davantage conscience et se sentira plus responsable. Cependant, si vous voulez réduire efficacement le nombre de distractions et réduire au minimum le multitâches, vous devez ajouter une dimension importante à votre tableau Kanban : les limites de WIP (le travail encours).

Les limites de WIP sur votre tableau Kanban limitent le nombre de tâches que vous pouvez prendre de l’arriéré à l’instant T.
à télécharger en ligne

Elles sont cruciales pour atteindre un nombre de tâches finies, au lieu de constamment en commencer de nouvelles. De plus, l’approbation sociale et la récompense sociale liée à terminer votre travail dans les temps et contribuer à un travail bien fait vous motivent tant, qu’elles peuvent même surpasser l’importance d’une récompense financière. En conséquence, les membres d’équipe sont « forcés » de travailler sur une tâche à la fois, restant ainsi plus concentrés et devenant plus productifs.

Répartissez pour vaincre

Vous pouvez travailler excellemment bien sous la pression. Vous l’avez prouvé pendant votre période de procrastinateur. Mais, vous n’êtes pas tout-puissant. Et il n’y a aucun nécessité de faire tout par vous-même quand vous faite partie d’une équipe. Il y a toujours quelqu’un dans votre équipe qui connait la meilleure solution à votre problème. Aussi, pourquoi ne pas demander de l’aide et gagner du temps ?

La collaboration fait partie de la philosophie de Kanban, mais la délégation aussi.

Suivez soigneusement comment les tâches sont décomposées et assignées et si vous remarquez qu’il y a un déséquilibre, dites-le. Chacun devrait se voir assigné autant de travail qu’il peut en achever et des tâches pour lesquelles il est qualifié. Communiquez régulièrement avec votre équipe pour vous assurer que personne n’est surchargé, sous-chargé, ou a été assigné du travail hors de portée de ses capacités. La répartition appropriée du travail est cruciale pour établir un système de management de productivité efficace.

Le management de la productivité commence par VOUS

La vérité est qu’aucun outil ni méthodologie que vous choisissez ne changera magiquement la façon dont vous approchez votre travail à moins que vous ne vouliez vraiment l’utiliser et persévérer dans ses pratiques et principes.

Aussi difficile que cela puisse être de changer des habitudes existantes, c’est possible.

Une fois que vous y mettez votre volonté, vous pouvez changer la manière dont vous faites des choses. Donnez une vraie chance à un système de management de productivité et ayez la discipline de l’utiliser régulièrement jusqu’à ce qu’il devienne votre nouveau normal.

Même si utiliser Kanban pour visualiser le travail qui se dirige vers vous peut sembler contre-intuitif pour combattre la procrastination, faites-moi confiance, ça ne l’est pas.

Avoir la vue d’ensemble, comprendre où vous en êtes et combien votre rôle est crucial, peuvent en réalité augmenter votre volonté de vous engager.

Quand le travail de l’équipe entière est affiché sur le tableau, cela accroit la responsabilité. Les gens sont motivés pour compléter leurs tâches plus rapidement, donc la procrastination se réduit. Et vous vous déplacez lentement de la productivité de dernière minute à celle des premières-minutes.

Quelques autres billets parus précédemment sur ce sujet

4 attitudes pour construire la confiance en des temps incertains

Une vidéo très brève de Stephen Covey pour mettre en avant les attitudes qui accélèrent l’établissement de la confiance.

Je retiens :

  1. Ne nous voilons pas la face, affrontons les réalités.
  2. Créons de la transparence.
  3. Parlons franchement et sans détour.
  4. Accordons notre confiance aux autres personnes.
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Et en bonus: Montrons aux gens que nous nous soucions sincèrement d’eux.

Pour aller plus loin, lisez le livre de Stephen Covey « The speed of trust », la SEULE chose qui change absolument TOUT.

Pourquoi la confiance ? On oublie trop souvent que le travail est accompli par des personnes, des êtres humains. Sans relation de confiance, ces personnes ne seront jamais au maximum de leur efficacité.

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Biais Cognitif – Syndrome « pas inventé ici » (not invented here)

Cette expression anglaise not invented here, littéralement « pas inventé ici », désigne de manière péjorative l’attitude de membres d’une organisation qui rejettent les innovations créées hors de son propre contrôle.

Nous évitons d’utiliser (ou d’acheter) des techniques, compétences ou produits déjà existants mais créés par d’autres à cause de leur origine externe et préférons ré-inventer des produits semblables en interne.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Repartir d’une feuille blanche est-il la meilleure approche ?

Quand votre équipe technique sur le projet préfère développer quelque chose à partir de scratch au lieu d’utiliser un livrable existant provenant d’une autre équipe. Ceci peut se produire par exemple dans le domaine du logiciel quand le code écrit par d’autres équipes serait a priori considéré comme moins bon ou impossible à intégrer par les développeurs dans le projet en cours.

Cette attitude peut amener à privilégier des solutions bien moins efficaces ou à dupliquer des recherches et efforts déjà effectués par d’autres tout aussi compétents que notre équipe.

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Comment éviter le plus possible ce travers ?

Repartir de zéro alors que plusieurs paliers peuvent être facilement gravis est-il approprié ?

Quand nous voyons se dessiner ce risque, commençons par féliciter les membres de notre équipe pour leurs réalisations. Leurs expertises sont nécessaires pour développer la partie complexe du produit et les fonctionnalités majeures. Leur temps précieux ne peut être « gaspillé » sur des modules annexes ou des solutions ont déjà été produites par d’autres.

Ce biais peut-il nous être utile ?

L’attitude critique de notre équipe projet et sa méfiance envers des solutions toutes faites peut être très utile. En effet, il n’est pas rare que l’intégration d’un composant externe dans votre solution vous coûte plus cher en temps et en efforts que de construire un composant sur mesure aux fonctionnalités peut-être moins riches mais parfaitement adaptées et suffisantes pour votre produit final. Il est donc utile de laisser s’exprimer les doutes puis de demander de les étayer par des faits justificatifs pour prendre une décision informée.

Et si nous appliquions les 7 principes de Prince2 à notre situation de télétravail ?

Application des principes PRINCE2 au télétravail

Applying PRINCE2 principles while working from home

https://www.axelos.com/news/blogs/june-2020/applying-prince2-principles-working-from-home par Allan Thomson

En ce moment, quand beaucoup plus de gens travaillent depuis la maison, les meilleures pratiques de management de projet, comme celles de PRINCE2®, peuvent faire une grande différence pour gérer les pressions tant au plan professionnel que personnel.

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Les 7 principes PRINCE2 peuvent être appliqués d’un certain nombre de façons

1. Justifiez le cas d’affaires en continu

D’une perspective professionnelle, vous devriez avoir agréé des objectifs avec votre employeur qui guident vos tâches quotidiennes et vous donnent une direction claire pour vos activités les plus importantes quand vous travaillez de la maison. Cela inclurait évidemment rester en lieu sûr.

Au plan personnel, pendant cette période d’incertitude, vous devez continuer à avancer; même à la lumière de mauvaises nouvelles nationales et internationales survenant chaque jour. Ceci peut avoir un effet négatif sur les gens mais établir un plan pour la journée est utile tant mentalement que physiquement.

2. Apprenez de l’expérience

Comprendre comment résoudre les problèmes que vous rencontrez pendant cette expérience de confinement, apprendre des autres et s’adapter aux nouvelles technologies et façons de travailler peut seulement rendre votre expérience de travail à distance plus gérable et agréable.

3. Définissez rôles et responsabilités

Il est important de s’assurer que les gens dans toute l’organisation ont défini des rôles et des responsabilités. Cela rend plus facile de savoir quelles sont les bonnes personnes à inviter aux réunions virtuelles. De plus, les membres d’équipe qui trouvent leur charge de travail réduite en raison du travail à distance pourraient être redéployés pour aider d’autres équipes dont les charges de travail ont augmenté.

Ce principe est aussi approprié à vos tâches domestiques quand vous travaillez de la maison : votre conjoint, partenaire ou d’autres personnes qui cohabitent doivent être clairs sur la division du travail et comprendre qui va faire quelles tâches chaque jour. Cela permet à chacun d’adapter ces tâches en fonction de leur travail du jour.

4. Managez par étapes

Vous pouvez vous considérer vous-même, travaillant de la maison, comme un produit. Par exemple, manager par étapes pourrait signifier avoir une routine régulière pour suivre les nouvelles à un moment particulier chaque jour et faire ensuite une promenade, du vélo ou courir. Commencer et terminer des activités différentes créent de la variété et évitent un stress inutile.

5. Managez par l’exception

Si vous observez un travail qui ne vous semble pas tout à fait correct, entrez en contact avec vos collègues immédiatement et, si nécessaire, escaladez la discussion et donnez suite par écrit. D’autre part, être joignable pour ses collègues, même en dehors des heures standards, est important quand chacun travaille selon des horaires flexibles en télétravail et jongle avec des demandes diverses et variées.

Ce principe s’applique aussi à prendre soin de votre santé en ces temps de pandémie. Surveillez les symptômes qui pourraient indiquer le Covid-19 et n’attendez pas pour obtenir de l’aide si nécessaire.

6. Concentrez-vous sur des livrables

Vos livrables sont comment vous faites votre travail, plus votre santé mentale et physique. Cela signifie prendre des pauses appropriées et faire de l’exercice pour rester sain tout en travaillant à distance.

Dans ce scénario, amis et la famille qui vivent ailleurs sont aussi des « livrables » et cela implique de respecter les restrictions des contacts en face à face. Cependant, vous devriez toujours faire des plans pour l’avenir, par exemple comment vous utiliserez vos vacances et vous assurerez qu’il y a des choses à attendre avec impatience.

7. Adaptez à l’environnement

Assurez-vous que vous créez des conditions de travail à distance avec lesquelles vous pouvez fonctionner efficacement. Cela devrait vous sembler aussi proche que possible du business habituel.

En tant que personne travaillant de la maison, vous et vos responsabilités professionnelles êtes maintenant devenus votre projet. Les principes PRINCE2 aideront à le diriger, vous garder organisés, motivés et capables de soutenir vos collègues en ces temps difficiles.

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Voici 10 signes que manifestent les équipes les plus émotionnellement intelligentes, où en est la vôtre ?

Votre équipe démontre-t-elle une forte ou une faible intelligence émotionnelle ? Voici comment mesurer et améliorer le quotient émotionnel (EQ) de votre équipe

10 signs of emotionally intelligent teams

https://enterprisersproject.com/article/2019/4/emotional-intelligence-teams-signs par Carla Rudder

S’il y a une expression résume le mieux une équipe qui manque de l’intelligence émotionnelle, cela pourrait être le « coupe gorge ».

Ses membres s’interrompent, se battent pour avoir le dernier mot…

“Ses membres s’interrompent, se battent pour avoir le dernier mot, dénigrent explicitement ou écartent les avis et perspectives des autres. Le niveau émotionnel est élevé” dit Halelly Azulay, le PDG de TalentGrow. “Ils crient, expriment souvent de la frustration et s’engagent dans des comportements agressifs ou passifs-agressifs. Ils ne parlent pas entre eux et évitent les interactions. Ils sapent et sabotent le travail de chacun ou leur crédibilité auprès des parties prenantes.”

Il n’est pas surprenant que ce type d’équipe coule à long terme. Un faible Quotient Émotionnel (EQ) peut être particulièrement destructeur dans les équipes informatiques. Cependant beaucoup d’organisations donnent la priorité aux compétences purement techniques (dures) par rapport aux compétences douces, les soft skills lors des recrutements, note Maxim Potomakha, manager de programmes pour Miratech, une société de services et consulting informatiques.

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“Avec la popularité croissante du management de projet Agile et hybride dans un environnement d’affaire en pleine mutation, il est important pour les professionnels de l’informatique d’être capables de travailler comme une partie d’une équipe, de manager leurs réactions émotionnelles, d’interagir les uns avec les autres de façon plus efficaces, d’avoir un niveau élevé de prise de conscience de soi-même, de faire preuve d’empathie et de construire des relations efficaces” dit-il.

Déterminez les forces de votre propre équipe et réfrénez tous les comportements assassins.

Il est facile d’identifier des équipes avec une forte intelligence émotionnelle : Elles sont probablement les équipes les plus performantes. Leurs membres se soutiennent et donnent à chacun une chance de briller et cela traduit par des résultats concrets pour le business.

Nous avons demandé à des leaders du domaine informatique et des experts en EQ d’identifier les qualités majeures des équipes avec un EQ élevé pour que vous puissiez déterminer les forces de votre propre équipe et éliminer les comportements destructeurs avant qu’ils ne deviennent problématiques.

1. Les équipes émotionnellement intelligentes font preuve d’empathie

Relisez ce billet: Apprendre à utiliser les cartes d’empathie permet de construire de meilleures solutions

Robert Reeves, CTO, Datical : “Le signe numéro un d’une équipe émotionnellement intelligente est la capacité à l’empathie, non seulement entre ses membres mais aussi avec ceux auxquels ils s’adressent, c’est-à-dire, leur management et leurs clients. Comme ancien release manager, j’ai tout le temps constaté un manque d’empathie. Les développeurs râlaient constamment à propos des demandes des opérations; les gens des opérations voyaient les développements comme des irritants. Aucun ne voyait les problèmes de l’autre partie. Les opérations devaient passer des nuits et des week-ends quand les livraisons, releases, se passaient mal. Le développement était pénalisé par le management quand leur livraison était retardée par les opérations.

Si les deux côtés avaient plus d’empathie, ils pourraient facilement construire un pont et dépasser leurs problèmes. Quand vous vous retrouvez à vous demander « Pourquoi font-ils ceci ? C’est stupide ! », vous avez un problème d’empathie qui doit être immédiatement adressé.

2. Les équipes émotionnellement intelligentes apprennent du processus

“Les équipes les plus performantes se concentrent autant sur le ‘comment’ que sur le ‘quoi’ dans leur travail.”

Jim Perry, vice-président, BTS : “Les équipes à faible performance ont tendance à voir seulement le travail dans leur coin et se concentrer sur produire leurs livrables immédiats de la façon la plus expéditive possible. Les équipes très performantes s’assurent que leur travail est fait, mais se concentrent aussi sur le processus, tant pour suivre des méthodes qui ont fait leur preuves que continuellement apprendre, documenter et améliorer ces méthodes pour le futur.

Du point de vue de l’intelligence émotionnelle, l’équipe performante est en accord avec sa propre expérience en réalisant le travail et prend du recul pour adresser les expériences qui conduisent à des émotions improductives, alors que des équipes de plus faible performance continuent d’avancer sans se poser de question.”

3. Les équipes émotionnellement intelligentes demandent au lieu d’imposer

Parler beaucoup et ‘imposer’ au lieu de demander, peut bloquer la discussion

Halelly Azulay, PDG de TalentGrow : “Elles valorisent le questionnement et l’écoute. Pour être émotionnellement intelligent, vous devez apprendre à avoir de l’empathie et à incorporer les vues et  besoins des autres. Parler beaucoup et ‘imposer’ au lieu de demander, peut bloquer la discussion. Le développement de la curiosité et encourager l’engagement et l’accueil des autres dans l’équipe créent de meilleures perspectives et améliorent la qualité de votre travail en évitant les angles morts et en réduisant les erreurs au minimum.”

4. Les équipes émotionnellement intelligentes inspirent les gens

Les équipes avec de fortes soft skills, les compétences relationnelles, préfèrent collaborer quand elles affrontent un conflit.

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Maxim Potomakha, manager de programmes chez Miratech : “L’intelligence émotionnelle a un impact profond sur la performance de l’équipe au travail. Les équipes avec de hauts niveaux de soft skills préfèrent collaborer quand elles affrontent un conflit et savoir comment garder chaque membre d’équipe motivé, créant un environnement positif et une attitude de battant. En conséquence, de telles équipes ont un focus collectif!!!!!!!!!; Elles gèrent mieux les situations stressantes, surmontent le conflit et délivrent un meilleur Retour sur Investissement.”

5. Les équipes émotionnellement intelligentes donnent des feedbacks

Relisez ce billet de QRP International sur DevOps

Steve Burton, évangéliste DevOps chez Exploite : “Pour les équipes DevOps l’intelligence émotionnelle est particulièrement cruciale. À son cœur, DevOps est CAMS : Culture, Automatisation, Métrique et Sharing (partage et collaboration). Les équipes avec un quotient émotionnel (EQ) et intellectuel (IQ) forts ont une communication efficace qui mène au partage et à la collaboration exigée pour réussir. Les équipes doivent apprendre à donner et recevoir des feedbacks si elles veulent s’améliorer et aller de l’avant. Les ingénieurs et personnels des opérations sont des personnes intelligentes avec des quotients intellectuels élevés, mais nombreux sont ceux qui ont besoin d’améliorer leur EQs pour collaborer plus efficacement. Les équipes avec un EQ élevé battront toujours celles avec un faible EQ parce qu’elles peuvent apprendre et livrer davantage.”

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6. Les équipes émotionnellement intelligentes vont chercher des points de vue externes

Des équipes faibles ont tendance à limiter l’exposition de leur travail à des étrangers jusqu’à ce que tout soit ‘prêt’.

démonstrationPerry : “Les équipes performantes opèrent avec une approche équilibrée, travaillant l’un avec l’autre et partageant leur travail avec les personnes à l’extérieur de l’équipe. Des équipes faibles ont tendance à limiter l’exposition de leur travail aux étrangers jusqu’à ce qu’il soit ‘prêt’ retardant ainsi des retours de valeur.

Des équipes à performance élevée ne sont pas seulement plus confiantes, elles sont aussi meilleures dans la gestion de leur crainte naturelle de montrer leur travail très tôt. Elles reconnaissent que cette crainte est souvent basée sur de fausses suppositions de risque, donc elles challengent ces suppositions, managent le risque et s’engagent plus tôt et plus efficacement avec les personnes extérieures.”

7. Les équipes émotionnellement intelligentes ne créent pas de drame

Livre de Gerardi, B. (2011). The No-Drama Project Manager. Sur Amazon.

Derek Choy, directeur des systèmes d’information chez Rainforest QA: “Les équipes avec des niveaux d’intelligence émotionnelle élevés collaborent généralement très bien, car les membres d’équipe sont capables d’être directs l’un avec l’autre dans leurs réactions et respectent les avis de chacun. Ils savent que les membres de leur équipe ne seront pas excessivement émotionnels et auront confiance que leurs retours seront pris à leur juste valeur.

A l’inverse, les équipes avec des manques d’intelligence émotionnelle ont beaucoup de drames. Les membres d’équipe ne collaborent pas bien les uns avec les autres et les gens ont peur de s’exprimer.”

8. Les équipes émotionnellement intelligentes régulent les émotions

Azulay : “Les membres régulent bien leurs propres émotions pendant les interactions avec l’autre. Les gens qui perdent le contrôle de leurs émotions et lèvent la voix, en ignorent d’autres en exposant de manière passive-agressive leur désapprobation ou ressentiment, ou laissent leurs émotions négatives prendre le dessus quand ils communiquent avec leurs coéquipiers ne démontrent pas d’intelligence émotionnelle. Le management et la gestion de vos réactions émotionnelles sont des composants importants d’intelligence émotionnelle qui peuvent aider les membres de l’équipe à protéger la confiance et à garder des lignes de communication ouvertes.”

9. Les équipes émotionnellement intelligentes pratiquent la flexibilité

Chaque personne de l’équipe peut jouer sur ses forces.

Perry : “Les équipes très performantes sont centrées sur les personnes. Elles sont plus attentionnées sur l’optimisation de l’alignement entre le travail et les personnes. Elles sont flexibles dans leur approche pour que chaque personne de l’équipe puisse jouer sur ses forces. Cela signifie que l’équipe prend le temps de connaitre l’expérience de chaque membre, leurs talents et objectifs de développement. Elles opèrent de façon très empathique, adaptant le travail pour maximiser la capacité de chaque individu de fonctionner à son meilleur niveau.”

10. Les membres des équipes émotionnellement intelligentes se soucient les uns des autres

La plupart du temps, notre succès est basé sur une chose sur laquelle nous avons beaucoup de contrôle : notre intelligence émotionnelle.

Azulay : “Elles démontrent une attention sincère de l’un envers l’autre. Vous ne devez pas avoir amour inconditionnel pour être une bonne équipe, mais quand vous estimez et respectez les autres dans votre équipe, vous créez un lien plus fort qui vous aide à mobiliser pendant les périodes de changement et de défis à surmonter qui sont inévitables dans le monde d’aujourd’hui. La manifestation de ce soin peut inclure demander le ressenti d’autres personnes, partager des mots et des gestes gentils et mettre une chaleur authentique dans les interactions entre les membres de l’équipe.”

Voulez-vous savoir combien gagne un manager de projet en 2020 (et dans 42 pays) ?

Il n’y a jamais eu de meilleur moment pour être ou devenir manager de projet.

Earning Power: Project Management Salary Survey, Eleventh Edition (2020)

Rapport disponible en ligne

Les compétences et l’expertise en management de projets sont en forte demande dans le monde entier, et les potentiels de revenus restent très prometteurs. Earning Power : Project Management Salary Survey, 11th Edition, présente un panorama des gains des managers de projet dans 42 pays.

Ce rapport compilé par le Project Management Institute permet aux professionnels et aux recruteurs d’avoir une information actualisée sur la rémunération en fonction de plusieurs facteurs clés dont le pays, le poste précis, l’industrie et la détention de la certification Project Management Professional (PMP)®.

Voici de quoi garder le sourire pour toutes et tous les managers de projet en cette période qui leur demande tant d’efforts !

“PMI,” the PMI logo, “PMP” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

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Le management de projet à l’école primaire, à la fois possible et ludique avec PMI® France !

Les enfants scolarisés en primaire aiment ressembler à leurs parents, avoir des projets, et surtout les réaliser.

Ils sont très fiers de montrer aux autres la finalité de leur projet établi avec l’enseignant et l’aide d’un volontaire du PMI France. Ils apprennent avec une méthode innovante et qui a déjà largement fait ses preuves signée PMIEF (Project Management Institute Educational Foundation).

PMI France recherche des volontaires parmi ses plus de 5000 membres pour accompagner la réussite déjà bien engagée de ce projet en France.

Alors, préparez la rentrée 2021 qui ne sera pareille à aucune autre et contactez : Christian-Jacques Bonetto ou Delphine FALCOZ, PMP®

“PMI,” the PMI logo, “PMIEF” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

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Biais Cognitif – du « doigt dans l’engrenage »

Ce biais du « doigt dans l’engrenage » ou « phénomène du premier pas » est connu des vendeurs de toutes sortes comme la technique du pied dans la porte.

Cette technique de manipulation, décrite par de nombreux psychologues, consiste à demander une chose peu coûteuse qui sera vraisemblablement acceptée par votre interlocuteur, suivie d’une demande plus coûteuse. Cette seconde demande aura plus de chance d’être acceptée si elle a été précédée de l’acceptation de la première car celle-ci crée une sorte de palier et un phénomène d’engagement.

Le principe de cette procédure est qu’un acte peu coûteux obtenu dans un premier temps (acte préparatoire) prédispose l’individu à accepter plus facilement une requête ultérieure bien plus coûteuse.

Le coût de l’acte peut être estimé en se basant sur le niveau d’investissement en temps,  l’effort cognitif de l’acte, la somme d’argent en jeu, etc. Après un premier pas peu coûteux, le comportement final attendu est accepté dans une proportion supérieure à celle que l’on obtiendrait comparativement avec une unique requête formulée directement (sans acte préparatoire).

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En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Un premier petit oui en entraine un second plus important qui en entraine un troisième énormissime…

Un petit accord crée une obligation entre nous et le demandeur et lui rend potentiellement la tâche plus facile pour nous faire accepter de plus grands accords ou concessions. La demande d’une fonctionnalité ou d’un service supplémentaire qui semble peu coûteux, nous incitera à être conciliants et positifs et à accepter ce « petit » changement sans contrepartie. La demande suivante pourrait avoir bien plus d’impact et requérir davantage d’efforts, et toujours sans contrepartie : Puisque nous avons déjà accepté une demande ainsi une première fois, pourquoi pas une deuxième fois ? Ne sommes-nous pas Agiles ?

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Peut-être ! Si ceci ou cela venait en contrepartie…

Tout changement nécessite contrepartie. Ceci est la base de toutes les négociations et la préparation est clé. Réfléchissons avant de répondre à toute demande à ce qui pourrait justifier une réponse positive de notre part tout en demandant un effort ou engagement au demandeur. Cela équilibrera un peu la balance !

Ce biais peut-il nous être utile ?

Comment engager votre client ou utilisateur à faire le premier pas, même tout petit ?

Ne surchargeons pas l’utilisateur de tâches trop compliquées, de décisions trop nombreuses ou trop importantes.

Décomposons ces tâches et décisions en de petits pas faciles à réaliser et engrangeons de petites victoires en commun avec nos clients.

Gardons les utilisateurs heureux et prêts à se réengager avec nous pour aller plus loin.

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3 bénéfices surprenants à prendre un engagement avec quelques astuces et 6 conseils simples à mettre en œuvre

Faites quelque chose ou l’échec a de l’importance.

3 Surprising Benefits of Making a Commitment

https://leadershipfreak.blog/2019/03/04/three-surprising-benefits-of-making-commmitments/ par Dan Rockwell

Un leader peu disposé à prendre un engagement respecte la valeur des engagements. Mais toute réussite remarquable exige de l’engagement.

La répugnance à s’impliquer est naturelle. Le refus de s’engager est mortel.

Les leaders qui excellent prennent de courageux engagements.  Le demi-engagement déçoit toujours.

Le courage de prendre un engagement est le début du succès.

3 bénéfices surprenants à prendre des engagements

#1. Créativité accrue.

Vous ne pouvez pas trouver comment faire ce que vous ne voulez pas faire.

Vous inventerez comment accomplir des engagements pris. Le manque d’engagement vous rend muet.

L’engagement suscite la créativité.

#2. Énergie boostée.

Avant de prendre des engagements, vous êtes réticent et léthargique.

Les engagements donnent une direction à l’énergie. L’énergie potentielle est inutile jusqu’à ce qu’elle soit libérée.

L’engagement suscite l’énergie.

#3. Priorités claires.

Limitez les options – établissez les priorités.

En dehors de l’engagement, la séduction des objets brillants l’emporte.

Quand vous vous engagez avec votre conjoint, vous éliminez d’autres options.

La dérive est exclue quand vous vous engagez à exceller.

L’engagement suscite le focus.

Hexagon est partenaire de DantotsuPM

Quelques astuces sur l’engagement

a) Prenez de petits engagements.

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Stephen Guise dit qu’un engagement à faire une pompe par jour a changé sa vie. (Mini Habits) L’engagement d’aller à mon bureau et poser mes mains sur le clavier a abouti à plus de 3,000 billets de blog.

Je n’avais pas l’ambition d’écrire 3,000 billets. Si cela avait été le cas, je n’aurais jamais commencé.

Stephen Guise dit que si votre engagement est ridiculement petit, vous êtes sur la bonne voie.

b) Engagez-vous juste pour aujourd’hui.

Évitez la plupart des engagements à long terme.

Engagez-vous à donner trois réponses positives pour chaque feedback ou critique reçu, juste pour aujourd’hui.

c) Engagez-vous AVEC.

Trouvez un partenaire d’engagement, quelqu’un qui s’engagera avec vous. Vous irez plus loin avec lui que seul.

6 engagements des leaders qui réussissent

  1. Sans échec pas de réussite.

    Fertilisez votre leadership.

  2. Utilisez le scalpel sur vous-même : Cherchez des feedbacks.
  3. Essayez des choses.
  4. Tournez-vous constamment vers l’avenir.
  5. Élevez des éléphants.
  6. Gardez votre tirelire vide. Donnez tout le crédit à d’autres.

Faites quelque chose où l’échec a beaucoup d’importance.

Selon VOUS…

  • Qu’est-ce qui empêche les leaders de prendre des engagements ?
  • Quels engagements prennent les leaders qui réussissent le mieux ?

5 manières pour le #ScrumMaster d’améliorer ses réunions quotidiennes « Daily Standups »

Les Daily Standups peuvent devenir des corvées superficielles, chacun passant simplement à travers les rubriques.

5 Ways ScrumMasters Can Enhance Daily Standups

https://www.agileconnection.com/article/5-ways-scrummasters-can-enhance-daily-standups par Ajeet Singh

Les Daily Standups peuvent devenir des corvées superficielles, chacun passant simplement à travers les rubriques. C’est le travail du ScrumMaster que de s’assurer que cela n’arrive pas et que ces réunions restent utiles pour chaque membre de l’équipe.

Épuisé par la corvée du Daily Standup ?

Avec ces 5 idées, le ScrumMaster peut activement aider les Daily Standups à rester efficaces et encourager la communication, la transparence et une livraison efficace de valeur.

Les Daily Standups sont principalement un outil de synchronisation pour des équipes de développement. Elles y discutent des progrès réalisés et planifient leur travail pour les vingt-quatre heures suivantes. Le ScrumMaster en est le facilitateur et d’autres parties prenantes du projet peuvent aussi venir écouter.

Les équipes sont libres de décider elles-mêmes de comment elles veulent utiliser ces réunions de quinze minutes, mais cela met une responsabilité complémentaire sur les épaules du ScrumMaster qui doit s’assurer que la réunion produit toujours deux résultats critiques :

  1. L’équipe se concentre sur les aspects cruciaux à la progression, y compris la façon de dynamiter les obstacles et elle est capable de mettre en place un plan de travail réaliste pour la journée.
  2. Le propriétaire de produit, le Product Owner, et les parties prenantes peuvent y puiser l’information essentielle sur les progrès réalisés vers la production de code utilisable qui apporte de la valeur aux utilisateurs.

Voici 5 façons pour le ScrumMaster de mieux faciliter les Daily Standups pour atteindre ces objectifs et encourager la communication, la transparence et la livraison efficace de valeur.

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1. Contrôlez fermement le travail en cours

Scénario : Une développeuse indique au daily standup qu’elle prévoit de travailler sur une nouvelle histoire et ne voit pas d’obstacle immédiat. Le ScrumMaster demande si l’histoire sur laquelle elle travaillait hier est finie et elle répond que l’histoire a été mise en attente en raison d’une question d’architecture technique qu’un architecte doit examiner, donc elle planifie de travailler sur autre chose.

Les points de blocage ne sont pas toujours explicitement exprimés causant de longues périodes d’attente improductives.

C’est une bonne chose que le ScrumMaster ait posé une question pour découvrir le fait qu’une histoire est en attente et qu’il y a des obstacles qui n’ont pas été discutés ou adressés sur celle-ci. Maintenant, le ScrumMaster peut suggérer que lui et la développeuse rencontrent immédiatement un architecte pour accélérer l’élimination du point de blocage pour que le travail de priorité la plus élevée puisse continuer.

Faire ceci permet de contrôler le travail en cours (Work In Progress : WIP) en se focalisant sur achever le travail qui a été engagé avant de commencer quelque chose de nouveau. Cela rappelle aussi à l’équipe de tenir le compte de combien d’histoires sont engagées en même temps et à garder le WIP sous une certaine limite qui aura été agréée avec l’équipe.

2. Encouragez la collaboration sur des activités quotidiennes

Scénario : Un testeur au Daily Scrum dit qu’il continuera à tester l’histoire débutée hier et qu’il n’y a aucun obstacle. Le ScrumMaster demande si ce test peut être achevé avant la fin de la journée et si oui ce qu’il fera ensuite. Le testeur se rend compte qu’il a oublié de mentionner qu’il prendra probablement une nouvelle histoire à tester après le déjeuner, mais il n’en a pas encore discuté avec le développeur.

Sur quelle pièce de travail, le testeur va-t-il essayer d’éliminer les imperfections quand il en aura fini avec l’actuelle ?

Le ScrumMaster s’est assuré que cette collaboration critique prend place quand on passe d’une histoire à la suivante. Le bénéfice est que, parce que l’équipe entière sait ce qui arrive, quelqu’un qui connaît de cette nouvelle histoire peut fournir l’information.

Il est essentiel que le ScrumMaster s’assure que le développement et les tests collaborent chaque jour et discutent des histoires comme elles sont mises en œuvre et testées.

3. Identifiez tous les points de blocage ou blockers

Scénario : L’administratrice de la base de données dit qu’elle a fini une histoire hier et en a pris une autre qu’elle prévoit de continuer aujourd’hui et qu’il n’y a aucun obstacle. Mais le ScrumMaster se rappelle qu’il y avait eu quelques échanges d’email récents entre cette administratrice de base de données et l’expert du sujet chez le client pour clarifier certains points sur cette histoire, donc le ScrumMaster

Il faut trouver la personne qui saura dégager le chemin.

demande si ces questions ont été résolues. L’administratrice de base de données reconnaît qu’il reste des choses à clarifier pour cette histoire et qu’il y a en réalité des blockers sur lesquels le ScrumMaster ou quelqu’un d’autre pourraient aider.

Il est important pour le ScrumMaster de suivre à la trace toutes les questions non résolues et de s’assurer que l’équipe en discute ouvertement pour que la personne qui en a la capacité puisse aider à les éliminer rapidement.

L’avantage que cette facilitation amène est que l’équipe devient plus attentive aux questions en attente de réponses et se rappelle d’utiliser le ScrumMaster pour aider à déminer ces questions.

4. Aidez l’équipe à décider de la priorité des problèmes

Scénario : Une équipe travaille sur des problèmes de production et de développement de nouvelles fonctionnalités, ce qui les force à répartir leur travail entre ces deux domaines. Le ScrumMaster pose des questions sur les problèmes majeurs de production: Sont-ils bien priorisés ? Sont-ils répartis équitablement dans toute l’équipe, ou au moins planifiés correctement pour chacun ? Et impacteront-ils la finalisation des nouvelles fonctionnalités prévues ? L’équipe se rend compte qu’elle ne parviendra pas à compléter toutes les nouvelles fonctionnalités, donc les membres discutent de la priorisation avec le propriétaire de produit pour obtenir son avis.

Le ScrumMaster devrait continuellement aider l’équipe à manager les attentes avec le côté business et mieux négocier le contenu du développement pour les prochains sprints. Ainsi, le côté métier/business sait toujours où en sont les choses et n’est jamais pris par surprise à la fin d’un sprint.

5. Soutenez des formats alternatifs de Daily Standup

Scénario : Au lieu d’utiliser le format de Daily Standup classique et répondre à trois questions (Qu’avez-vous fait hier ? Que ferez-vous aujourd’hui ? Qu’est-ce qui bloque la progression ?), l’équipe décide de discuter chaque histoire une par une, en faisant parler ceux qui sont directement impliqués. Malheureusement, cela implique que ces réunions prennent plus de temps…

Pendant la rétrospective suivante, le ScrumMaster suggère que l’équipe regarde les façons de ramener leur Daily Standup à quinze minutes. Le ScrumMaster commence aussi à surveiller l’horloge pendant les Daily Standup, aidant l’équipe à apprendre comment communiquer leurs partages plus efficacement.

Les Daily Standups risquent fort de se muer en travail de ménage superficiel

Parce que c’est la réunion de l’équipe et qu’ils devraient auto-organiser pour décider ce qu’ils veulent, le ScrumMaster devrait soutenir des formats alternatifs de Daily Standup si l’équipe pense que c’est ce qui aura du sens pour ses membres. Mais il reste toujours que la priorité majeure du ScrumMaster est de s’assurer que les objectifs du standup sont aussi atteints.

Les Daily Standups peuvent se muer en travail de ménage superficiel, chacun survolant simplement les questions. C’est le travail du ScrumMaster de s’assurer que cela ne se produise pas et que les réunions restent utiles pour chacun. Avec ces 5 idées, le ScrumMaster peut activement aider les Daily Standups à être efficaces et atteindre leur but.

Mon retour d’expérience sur les 25 ans du PMI France : Une aventure humaine avant tout !

Voici ce que je retiens personnellement de cette aventure qui se poursuit chaque jour.

Quelles ont été les fonctions que j’ai exercées au PMI France ?

  • Membre fondateur du PMI France-Sud en 1999
  • Responsable du Marketing de cette région qui était à l’époque totalement indépendante
  • Vice-Président pendant plusieurs années de la région
  • Président pendant 3 ans de PMI France-Sud
  • Membre et secrétaire du conseil de surveillance de PMI France depuis la réunification des chapitres régionaux

Que retenir de ces 25 ans ?

Steve Denning et l’équipe PMI France-Sud lors de l’un de nos événements.

Beaucoup de fierté sur le chemin accompli car PMI France-Sud a été largement et fréquemment récompensée par de nombreux awards internationaux pour son dynamisme et la qualité de ses volontaires: 3 fois « Best chapter of the year » en 10 ans, 2 fois « volunteer of the year », « retention award » et bien d’autres….

Ce blog DantotsuPM.com n’existerait pas sans cette implication avec le PMI. En effet, après avoir été vice-président de divers domaines puis président du Chapitre France-Sud, j’ai souhaité contribuer de manière différente à la communauté des managers de projets. Je voulais me recentrer sur le contenu du métier, les techniques, outils, approches, partages d’expérience. Et je souhaitais aussi élargir mes horizons vers d’autres approches que celle du PMI de l’époque (Agile, Scrum, Prince2…). Le blog était et reste encore une solution simple, efficace et évolutive.

Voici les réalisations qui m’ont le plus marqué

La phase initiale de création à partir de presque rien: En effet, tout a commencé très simplement et spontanément comme beaucoup de belles aventures. Après avoir préparé et réussi la certification PMP en décembre 98 avec tout un groupe de chefs de projets de la région, nous nous sommes retrouvés pour un pot convivial. « Pourquoi ne pas continuer à échanger sur nos pratiques et nos expériences  au lieu de repartir chacun de notre côté ? ».

L’idée était lancée et une douzaine d’entre nous menés par Gilles Wozelka qui travaillait à l’époque chez IBM se sont motivés les uns les autres. Un premier événement en février 1999 prouvait la validité de l’approche avec déjà plus de 100 participants à Sophia Antipolis !

Après avoir essaimé sur tout le Sud: Lyon, Grenoble, Toulouse, Marseille, Monaco, Montpellier, la construction du tout premier plan stratégique à 5 ans du PMI France-Sud fut une phase extrêmement intense. Créativité, travail d’équipe, compréhension des attentes des membres, approche du « marché », identification des sponsors potentiels, des partenaires institutionnels et du monde de l’éducation, du PMI aux États-Unis et Europe… Tout dans cet exercice difficile fut riche de nouveautés et d’apprentissage pour nous car ces tâches ne sont pas habituellement attribuées à des managers de projets.

Quelles leçons en ai-je tiré ?

L’ikigai permet de matérialiser cette cohérence profonde.

La principale est la cohérence. Toutes mes activités sont centrées sur une unique préoccupation « améliorer les compétences en management de projet ». Elles se nourrissent ainsi naturellement les unes des autres, elles se complètent et s’enrichissent dans une totale perméabilité. Dans ma vie professionnelle, associative et personnelle.

La seconde est bien sur la qualité des rapports humains et du relationnel dans le monde des associations professionnelles. Les personnes y contribuent parce qu’elles le veulent, pas pour l’argent ni la gloire. J’y ai vraiment rencontré des personnes remarquables qui ont largement influencé ma réussite professionnelle.

J’espère que vous avez pu suivre les témoignages de Jean-Claude Dravet, Olivia Le Jeune et Stéphane Derouin, sinon n’hésitez pas à les consulter et/ou visionnez-les en replay.

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Comment bien utiliser des jalons pour suivre la progression du projet ?

L’utilisation de jalons est excellente pour partager sur l’avancement du projet, en particulier à un haut niveau avec notre management et notre client.

Using milestones to track progress

http://www.bonniebiafore.com/using-milestones-to-track-progress/ par Bionnie Biafore

Le suivi de projet fait partie du travail d’un manager de projets. Les diagrammes Gantt ne sont pas toujours la meilleure façon de partager les progrès réalisés. Ils fournissent trop de détails pour des leaders très occupés. L’utilisation de jalons est meilleure pour partager sur l’avancement du projet. Voici mes recommandations.

Dans votre échéancier de projet, créez au moins 2 jalons ou événements marquants par période de reporting.

Indiquez les dates auxquelles les jalons ont été passés et les raisons d’avance ou retard d’achèvement. Ces jalons ne doivent pas nécessairement être des événements clés, juste des achèvements partiels ou complets de livrables qui soient tangibles. Si nécessaire, décomposez de longues tâches en de plus courtes pour tenir compte de ces jalons.

N’abandonnez pas le diagramme de Gantt!

Manager votre échéancier et partagez en les détails avec un diagramme de Gantt. C’est votre meilleur outil de suivi. Utilisez-le dès qu’une information détaillée est demandée.

Créez “des SUPER jalons” pour des événements majeurs de projet.

Identifiez des événements majeurs avec des jalons en caractères gras ou majuscules. Utilisez-les pour partager le progrès réalisé à haut niveau. Suivez continuellement ces dates prévues et projections actualisées de passage des SUPER jalons pour montrer le progrès global.

Mettez à jour vos jalons comme le projet progresse.

Comme les dates réelles l’achèvement de passage de jalons peuvent changer votre échéancier global, assurez-vous de continuer à avoir 2 jalon par période de reporting. Ajoutez de nouveaux événements marquants si nécessaire. D’autre part, ajoutez ou révisez les dates de tous vos jalons comme vous le feriez pour toute demande de changement de projet approuvée et ajoutée à votre programme.

Le suivi de la progression à travers les jalons n’est pas la façon traditionnelle d’utiliser les jalons, mais ceux-ci créent deux niveaux de suivi de projet dans le détail avec un travail additionnel minimal.

Partagez votre intention d’utiliser des jalons pour suivre les avancées avec les leaders, particulièrement s’ils ont seulement vu des jalons utilisés pour des événements significatifs dans le passé.

Biais Cognitif – Effet de mode et comportement grégaire

L’« Effet de mode », bandwagon en anglais, signifie en traduction littérale « sauter dans le wagon où joue l’orchestre ».

Ce biais définit l’effet d’un comportement grégaire (voir biais cognitifs « Pensée de groupe » et « biais d’appartenance »), où les personnes suivent le troupeau comme des moutons de Panurge. Soit le fait que certains esprits indécis finissent par prendre tardivement leur décision en imitant ce que pense ou fait la majorité.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Au plan personnel, nous faisons parfois des choses seulement parce que “chacun les fait !” (Régimes, activités sportives, culturelles, méthodes de travail…). Ceci se manifeste également dans le milieu professionnel. Nous pouvons aussi changer d’avis en fonction du nombre de personnes qui pensent d’une même manière.

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Comment éviter le plus possible ce travers ?

« Tous les projets sont présents sur les réseaux sociaux »

Quand nous nous efforçons de prendre un peu de recul sur les messages qui nous sont communiqués, nous parvenons à discerner les tentatives de certaines personnes d’utiliser cet effet pour nous influencer. Les généralisations à outrance sont légion comme par exemple : Tous les bons managers de projets font ceci ou cela… Les meilleurs cas d’affaires présentent tous un Retour sur Investissement ROI inférieur à 12 mois… Les projets novateurs adoptent tous une approche agile… Tous les projets sont présents sur les réseaux sociaux…

Ce biais peut-il nous être utile ?

Si nous parvenons à convaincre nos utilisateurs que tout le monde utilise notre livrable et en est satisfait, davantage de personnes se mettront à l’utiliser et en seront probablement satisfaites. C’est un peu le principe de « l’essayer c’est l’adopter » avec un petit coup de pouce pour commencer grâce à l’effet de mode. Ensuite, cela fait boule de neige qui roule et grossit, grossit, grossit… jusqu’à déclencher une avalanche en faveur de votre projet, livrable, produit ou service.

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NB: Pour la petite histoire, j’ai lu sur Wikipedia que la définition du bandwagon est un char qui transporte une formation de musiciens lors d’un défilé. L’expression sauter dans le train en marche, to jump on the bandwagon, est apparue dans la politique américaine en 1848 quand Dan Rice, un clown célèbre et populaire, a utilisé son char et sa musique pour attirer l’attention lors de ses apparitions dans une campagne politique. À mesure que sa campagne s’améliorait, d’autres politiciens se sont battus pour obtenir un siège dans ce « train en marche », espérant être associés à son succès. Plus tard, à l’époque de la campagne présidentielle de William Jennings Bryan en 1900, les chars étaient devenus la norme dans les campagnes, et l’expression « monter dans le wagon » a été utilisée comme un terme péjoratif, laissant entendre que les gens s’associaient au succès sans tenir compte de ceux avec qui ni ce à quoi ils s’associaient vraiment.

Le PRINCE ne serait-il plus charmant ?

Les méthodes et approches traditionnelles de management de projet seraient-elles vouées à tomber en désuétude ? Ou bien à renaitre et grandir ?

Is the PRINCE no longer charming?

https://www.apm.org.uk/blog/is-the-prince-no-longer-charming/ par David Richardson

Comme leaders on nous dit que pour survivre, nous devons maintenant être : entreprenants, agiles, Lean, tomber rapidement (et nous relever encore plus vite), numériques par défaut et nous attendre à des perturbations.

Le vénérable Prince2 serait-il trop vintage ?

En tant que leaders de projet (qui a besoin de ‘managers’ désormais ?), nous savons que nous devons continuer à nous développer et que la façon dont nous livrons de nouveaux produits, outils et capacités doit changer.  Donc, cela signifie-t-il que nous pouvons oublier toutes les bonnes choses que notre vénérable PRINCE2 ou autres processus prédictifs, waterfall, ont fait pour nous ?

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Si vous ne travaillez pas dans une start-up auto-financée vous avez probablement dû justifier l’utilisation des ressources limitées de l’organisation (personnes, temps, argent) pour livrer de nouvelles choses quand il y a un business à faire tourner.

Téléchargez ce modèle de QRP International

Les ‘grands chefs’ dans l’organisation seront sans doute surchargés par les demandes pour ces ressources et voudront comparer les options d’une façon cohérente qui leur permette d’investir dans les choses qui sont les meilleures pour l’entreprise. Ils voudront probablement savoir ce qu’ils vont obtenir, quand ils l’obtiendront et combien cela va coûter de façon consistante pour pouvoir comparer.  Quelqu’un n’a-t-il pas autrefois appelé cela un cas d’affaires, business case ?

Il est probable que quelqu’un d’autre, dans ou à l’extérieur de votre organisation, va être impliqué ou impacté par le travail que vous voulez entreprendre. Ces personnes vont donc devoir être tenus informées ou engagées activement si vous voulez leur aide, appui ou coopération.  Vous allez probablement vouloir savoir qui elles sont, ce qu’elles veulent ou doivent savoir et quand elles devront être informées ou impliquées.  Nous avions l’habitude d’appeler ceci le management des parties prenantes.  Si vous avez vraiment besoin d’elles pour réaliser quelque chose (ou si elles comptent sur vous) ceci s’appelait la gestion des dépendances.

Vos ‘parties prenantes’ auront probablement d’autres choses à faire, aussi auront-elles besoin d’une certaine idée de ce qui va arriver et quand. Cela peut rester à un haut niveau mais nous ne l’appellerons pas un plan (un échéancier) car nous sommes Agile.

De nouveaux événements peuvent mal tourner ou causer des difficultés pour d’autres personnes, nous ferions mieux d’y penser et voir si nous pouvons faire quelque chose pour empêcher les mauvaises choses (ou capitaliser sur de ‘bonnes’ choses inattendues) avant qu’elles ne nous atteignent.  Les anciens avaient l’habitude d’appeler ceci management du risque.

Si cette tâche va nécessiter pas mal de temps les ‘grands chefs’ pourraient vouloir savoir comment nous progressons, est-ce du reporting ?

Donnons à ce ‘grands chef’ un meilleur nom s’il va posséder le livrable quand il sera fini, nous donner les ressources dont nous avons besoin pour le construire et nous assurer de son appui et autorité quand nous en avons besoin : Sponsor ou senior responsible owner  pourrait fonctionner.

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Oh mon dieu (OMG) !!  Cela se résonne beaucoup comme le vieux management de projet alors que je pensais que je devais être Agile !

En réalité, aucun de ces produits ou processus ne doit être pénible ou bureaucratique. Il s’agit seulement d’exécuter des contrôles suffisants pour s’assurer que les bonnes choses soient faites, à des coûts abordables et qu’elles apportent de la valeur à un client.

La GVM “Gouvernance Viable Minimale” sera peut-peut être REINE  prochainement mais elle doit beaucoup au vieux PRINCE.

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Une pensée finale, Agile sans aucune gouvernance est tout bonnement fragile.

Les managers de projet changent le monde !

Même un petit projet peut créer une onde qui aura un impact plus grand que vous ne pouvez l’imaginer dans l’instant.

Even a small project can be a ripple that has a bigger impact you may not know in the moment.

https://projectbliss.net/project-managers-change-the-world/ par Leigh Espy

Ce ne sont pas seulement des visionnaires et les rêveurs qui changent le monde.

Cela nécessite plus que juste une idée pour réaliser un changement.

L’idée doit être mise en mouvement, elle doit être exécutée.

Et c’est ce que font les managers de projet.

Des idées sans action n’ont aucun impact

Les gens trouvent des idées chaque jour.

La plupart des personnes n’agissent pas sur leurs grandes idées.

Quand les gens ont de grandes idées, ils font d’habitude l’une de ces deux choses.
  1. Ils disent à leurs amis, “j’ai une super idée!”, mais n’agissent jamais sur celle-ci. Ou …
  2. Ils ne le disent jamais à personne par crainte qu’elle ne soit volée, et ensuite n’en font jamais quoi que ce soit.

Une idée sans action reste juste une idée.

Une idée en elle-même n’est pas suffisante.

Quelqu’un doit décider comment la faire se produire.

Quelqu’un doit transformer cette idée en plan et l’exécuter.

Quelqu’un doit faire les choses suivantes :
  • Comprendre ce qui est nécessaire.
  • Comprendre comment passer de l’idée à la réalité.
  • Orchestrer les activités nécessaires pour la matérialiser.
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Les formidables idées ont besoin d’un plan et d’un leader

Il y a eu des projets étonnants dans la technologie, les soins aux personnes, l’architecture, les transports, le business et bien d’autres industries.

Il faut travailler ensemble pour passer de l’idée à la réalité.

De grandes idées nécessitent des équipes de personnes travaillant ensemble pour transformer l’idée en un plan et son exécution.

Quelqu’un doit travailler avec l’équipe pour comprendre tout ce qui a besoin d’être fait et les mener ensuite pendant l’exécution pour transformer un plan en une réalité.

Le/la leader coordonne, communique et s’assure que les choses continuent à progresser.

Et cette personne n’est pas toujours la personne qui a trouvé l’idée. Ceci peut être pour des raisons diverses :

  • Ils ne veulent tout simplement pas le faire. Il y a des choses de haut niveau, plus importantes sur lesquelles se concentrer et donner la gestion du projet à quelqu’un d’autre fait sens.
  • Ils n’aiment pas le management de projet et leurs points forts sont ailleurs.
  • Ils ne savent pas comment créer un plan pour matérialiser le rêve.

Et ce ne sont pas seulement les projets grandioses qui ont besoin de compétences en management de projet pour aider à créer un grand changement.

Les petits changements qui améliorent la technologie, la santé, le business et la qualité de vie ont besoin de managers de projet pour les aider à réussir.

Comme un « dream catcher » amérindien, les managers de projet attrapent le rêve. Puis, ils en font une réalité.

Le manager de projet aide le visionnaire à réaliser sa vision

Comme manager de projet, vous travaillez avec le visionnaire pour acquérir la vue d’ensemble.

Le manager de projet doit suivre le travail en cours pour parvenir à exécuter le plan.

Vous regardez attentivement les détails.

Vous travaillez avec l’équipe pour construire un plan afin de créer le changement.

Vous comblez les fossés entre les différentes audiences et les équipes en communiquant de façon à augmenter la compréhension de chacun.

C’est un rôle important.

Vous faites avancer le travail en soutenant l’équipe. Et vous parvenez à faire partie de la réalisation d’un changement, grand ou petit. Même un petit projet peut créer une onde qui a un impact plus grand que vous ne pouvez le savoir sur le moment.

Considérez le travail que vous faites en tant que manager de projet et ce quel important impact vous avez.

Les managers de projet font se réaliser des rêves.

Les managers de projet changent le monde.

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Personne ne s’amuse à jouer les dentistes

Il y a certains métiers qui sont seulement exercés par des professionnels accrédités.

Nobody dabbles at dentistry

https://seths.blog/2018/12/nobody-dabbles-at-dentistry/ par Seth Godin

Et ensuite, il y a la plupart des emplois, des jobs que quelques personnes font par amusement, de temps en temps, peut-être devant le miroir de leur salle de bains.

Il est difficile de trouver votre place quand vous êtes un designer de logo, un comique ou un chef de projet. Parce que ce sont des choses que beaucoup de personnes pensent qu’elles peuvent faire, au moins un peu.

Si vous occupez l’un de ces emplois de non-dentiste, la meilleure approche est d’être extraordinairement bon à cela. Tellement meilleur qu’un amateur qu’il n’y a vraiment aucune place pour la discussion. Vous n’avez pas à vous justifier. Votre travail vous justifie.

L’alternative est de se contenter de se plaindre du fait que chacun pense qu’il peut faire ce que vous faites.

Le truc c’est que cela pourrait être vrai.


En tant que manager de projet, comment vous distinguez-vous de toutes ces personnes qui pensent pouvoir faire ce que vous faites aussi bien sinon mieux que vous ?

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Avez-vous des exemples concrets à partager ? Des retours d’expériences ?

Envoyez-les moi et je les publierai.

Votre certification PMI ou Prince 2 si vous la possédez vous positionne-t-elle comme un professionnel accrédité du management de projet dont personne ne questionne la valeur ?

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80/20

Petit rappel vidéo sur le principe des 80-20 ou principe de Pareto et comment bien l’utiliser ?

Le principe de Pareto, aussi appelé loi de Pareto, principe des 80-20 ou encore loi des 80-20, est un phénomène empirique constaté dans certains domaines : environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.

En théorie des probabilités, la loi de Pareto, d’après Vilfredo Pareto, permet notamment de donner une base théorique à ce « principe des 80-20 ».

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Voici une liste rapide d’exemples de manifestation de cette « loi », sur combien de ces exemples vous retrouvez-vous ?

  • 20% de mon temps produit 80% de mes meilleurs livrables .
  • 20% de mon sommeil produit 80% de mon repos et de ma récupération.
  • 20% de notre équipe projet produisent 80% de sa production.
  • 20% de mes parties prenantes exigent 80% de mon attention.
  • 20% des besoins et exigences des clients consomment 80% de l’effort.
  • 20% de mon temps de réflexion produisent 80% de mes idées intéressantes.
  • 20% de mon temps en famille créent 80% de notre intimité familiale.
  • 20% de mes tâches devraient certainement être faites par moi et je doute des autres 80%.
  • 20% des problèmes nécessiteront 80% des efforts.
  • 20% de mon temps produiront 80% de la solution.

Si vous êtes d’accord sur ce 80-20, Comment démultiplier ces 20% pour être plus efficace ?

La réponse me semble être: Avec beaucoup de discipline !

Typiquement, nos listes de tâches sont habituellement de simples listes… même si souvent, nous nous efforçons de les prioriser.

Mais même priorisées, quand nous les examinons de plus près à travers la lentille du 80-20, il s’avère que notre priorisation n’est pas toujours basée sur comment obtenir le meilleur résultat à moindre effort. Faites l’exercice avec votre « to do » liste actuelle.

Pour aller plus loin, visionnez cette enregistrement de Christian Hohmann sur le sujet.

Christan s’efforce d’y répondre à 3 questions fondamentales dont la dernière « Quels pièges éviter ? » qui vous aideront à réussir cet exercice.

Prêt à vous y essayer ?

Et si dorénavant, nous priorisions nos listes en nous basant sur  « qu’est-ce qui va nous permettre de produire le plus à moindre effort ? »

Laissons le reste de côté (ou déléguons-le) et observons les résultats…

Simple à dire… pas si facile à faire ! Essayons !

Biais Cognitif – Biais d’Autorité

Nous attribuons instinctivement et inconsciemment un fort pouvoir à l’avis d’une figure d’autorité, chef ou expert d’un domaine.

Nous serons influencés par cette prise de position, même si le sujet est sans rapport aucun avec l’autorité détenue par la personne.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Les « experts », qu’ils soient des anciens, des spécialistes, des figures d’autorité hiérarchique de l’organisation et autres seront nombreux à vouloir, en toute bonne volonté, apporter de la valeur aux recommandations de l’équipe projet sur quelque sujet que ce soit. C’est naturel et bienvenu. Mais gardons à l’esprit que ce sont des idées, des propositions et non des directives à suivre à la lettre.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

N’hésitons à questionner jusqu’à bien comprendre le pourquoi des recommandations des experts.

N’hésitons pas à systématiquement questionner ces experts et chefs en leur demandant de nous expliquer le pourquoi de leur position en termes simples. N’oublions pas que même les experts ne sont pas toujours d’accord entre eux et il y a de fortes chances pour que leurs explications soient contredites ou complémentées par d’autres personnes. Restons donc calmes et sereins face à ces détenteurs du savoir et du pouvoir et profitons-en pour peut-être apprendre quelque chose de nouveau en écoutant bien. Nous verrons ensuite avec l’équipe projet que faire de ces propositions. Nous pouvons également contacter à l’avance ces prescripteurs pour leur montrer nos livrables et avoir leurs remarques en amont.

Ce biais peut-il nous être utile ?

Il peut nous permettre de construire ou asseoir notre autorité en faisant nous-mêmes appel à des experts célèbres ou des managers respectés de tous.

FDF est partenaire de DantotsuPM

 

En ce lundi de Pentecôte, n’oubliez pas que la réussite de votre projet ne survient pas par l’opération du Saint Esprit.

Seule la satisfaction client est le véritable critère de la réussite ou échec de notre projet, alors n’oublions jamais de vérifier avec nos utilisateurs, clients, consommateurs, que nos livrables leur donnent pleine et entière satisfaction.

PMI® dévoile la roadmap de certifications Disciplined Agile

Les niveaux de certification Disciplined Agile reflète l’adoption de la philosophie Shuhari

Les noms actuels des certifications Disciplined Agile

  1. Disciplined Agilist (DA)
  2. Certified Disciplined Agilist (CDA)
  3. Certified Disciplined Agile Practitioner (CDAP)
  4. Disciplined Agile Lean Scrum Master (DALSM)
  5. Certified Disciplined Agile Coach (CDAC)
  6. Certified Disciplined Agile Instructor (CDAI)

Voici comment elles s’enchainent logiquement en une roadmap Agile

Bien sûr, nous ne chercherons pas forcément à atteindre des rôles de coach ou instructeur, mais il est je pense utile de comprendre le cheminement (voir ce billet Octo sur le Shu-Ha-Ri)

Toutes les certifications, hormis la première (DA), font l’objet de tests avec des prérequis clairement établis.

Le PMI® met régulièrement à jour ces pages :

Ainsi que de nombreuses ressources gratuites sur Disciplined Agile – A Solid Foundation for Business Agility 

et le livre Choose your Wow est également téléchargeable gratuitement au format PDF pour les membres du PMI.

Où trouver des formations ? https://disciplinedagileconsortium.org/disciplined-agile-training

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