chefs de projets, mettez-vous un instant dans les souliers de vos sponsors, clients, stakeholders…

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Swapping Shoes

http://www.johnmaxwell.com/blog/swapping-shoes par The John Maxwell Company

shoesMichael Faraday était un physicien et un chimiste britannique et l’un des héros d’Albert Einstein. Il est connu pour avoir inventé le moteur électrique dans les années 1820. Après l’exécution d’une expérience dans les années 1850, pendant laquelle il a démontré l’induction électromagnétique, Faraday a été approché par William Gladstone, le Ministre des Finances britannique. Gladstone était impressionné par l’exploit, mais « Quelle est la valeur pratique d’électricité ? » a-t-il demandé. « Un jour, monsieur, vous pourrez la taxer ! » a raillé Faraday en réponse.

Faraday voyait le potentiel de l’électricité de changer la manière dont les gens interagissent avec leur monde. En effet, en 1879, Thomas Edison a appliqué les principes de Faraday de façon innovatrice pour commercialiser l’éclairage électrique incandescent. William Gladstone, lui, ignorait ces possibilités techniques, donc Faraday a exprimé la signification de l’électricité en un langage que le ministre des finances pourrait comprendre : des revenus fiscaux.

L’échange entre les deux hommes illustre un point clé de la connexion avec d’autres. Vous persuadez les gens, non pas en insistant sur votre perspective, mais en vous ralliant à leur perspective. Pour y parvenir, vous devez enfiler les souliers de l’autre personne.

QUESTIONS À POSER EN VOUS METTANT DANS LES CHAUSSURES D’UNE AUTRE PERSONNE :

1) Que connaissent-ils ?

travailleur de la connaissanceMichael Faraday, malgré sa grande intelligence, aurait échoué en essayant d’expliquer ses formules mathématiques à des bambins de maternelle (ou à la plupart des adultes sur ce sujet). Pourquoi ? Parce que des gamins de cinq ou six ans ne sont pas équipés du savoir contextuel nécessaire pour la signification de la physique. Pour communiquer dans une approche qui connecte avec les gens, un leader doit présenter le contenu d’une manière qui soit familière au public ciblé. Les personnes absorbent et digèrent des informations beaucoup plus facilement quand elles peuvent les relier à leurs propres expériences personnelles.

2) Que ressentent-ils ?

réfléchissonsLes gens ont leur propres raisons de faire certaines choses, pas les vôtres et leurs motivations pour agir sont intimement liés à leurs émotions. Spécifiquement, les personnes doivent estimer que ce que vous leur demandez de faire est important, possible ou réalisable, et que vous appréciez vraiment leur support. Pour ces raisons, les communicants doivent donner un objectif, des encouragements et de la gratitude pour se connecter avec d’autres.

3) Que veulent-ils ?

active listeningOn raconte l’histoire d’un agent immobilier aveugle à Dallas, qui bien qu’étant aveugle était en tête des ventes dans la région. Quand on lui demandait d’expliquer comment il avait avec succès vendu des propriétés qu’il ne pouvait pas voir, le courtier immobilier se redressait. « C’est mon secret ! Je vends mes propriétés par les yeux de mon client. » L’agent était devenu expert dans l’écoute des besoins de son client, s’en faire une représentation mentale d’entre eux et ensuite travailler diligemment avec son personnel pour trouver la propriété la plus proche de leurs besoins. Pendant que d’autres agents commençaient par les propriétés disponibles et essayaient ensuite de convaincre les gens de les acheter, cet homme travaillait de la façon opposée. Il découvrait d’abord les désirs de ses clients, puis travaillait extrêmement dur pour trouver une bonne réponse à ceux-ci.

Pensées à méditer

Avec qui devez-vous établir une forte connexion pour réussir un projet spécifique dans votre job ?
ask
demander

Avec cette personne ou groupe en mémoire, posez-vous les questions ci-dessus :

  • Que connaissent-ils ?
  • Que ressentent-ils ?
  • Que veulent-ils ?
Je vous invite à partager un commentaire sur comment vous avez appris à vous connecter plus efficacement en vous mettant dans les souliers d’une autre personne.

MS Project : à la découverte du Cloud et de la Collaboration sociale de Vincent Capitaine

Le par mopertodans outils et méthodesLaisser un commentaire

Microsoft Project 2013 : à la découverte du Cloud et de la Collaboration sociale (TechDays 2014) par

MS Project
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Le webcast de la session des TechDays 2014 que j’ai eu la chance d’animer avec Maëlle Kalboussi (du support Microsoft Project francophone) est désormais disponible.

Elle s’intitule « Microsoft Project 2013 : à la découverte du Cloud et de la Collaboration sociale » et présente en particulier comment Microsoft Project Online permet aux chefs de projet de mieux collaborer avec leurs équipes. Ceci grâce à l’intégration avec Lync et SharePoint Online, mais aussi Yammer, non démontré pendant cette session mais équivalent aux fonctionnalités de collaboration sociale de SharePoint.

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Campana & Schott renouvelle sa confiance à DantotsuPM !

Le par mopertodans Non classé1 commentaire

Le Groupe Campana & Schott est un cabinet de conseil en Management de Projet et Collaboration Sociale spécialisé dans la mise en œuvre de Microsoft Project, Microsoft SharePoint et Microsoft Yammer en entreprise.

Campana & Schott, fort de plus de 20 années d’expérience vous apporte toutes ses compétences en management de projet pour vous accompagner dans :
  • la gestion de vos grands projets ;
  • l’optimisation de vos méthodes de management de projet et de collaboration ;
  • la mise en œuvre de solutions de management de projet et portefeuille de projets  (PPM) ;
  • la mise en place et l’animation de votre bureau des projets PMO) ;
  • la formation ou la certification de vos collaborateurs.

c&s-1

Campana & Schott est un partenaire de référence de Microsoft en France, en Europe et aux États-Unis. Cinq compétences sont actuellement reconnues par Microsoft et Campana & Schott est un partenaire Gold de Microsoft.

 

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Depuis de nombreuses années, Campana & Schott s’est également spécialisé dans l’intégration de Project Server avec les systèmes d’information de vos organisations (ERP, LoB…) et dans la fourniture d’extensions apportant de la valeur à votre solution de management de projet Microsoft existante.

Ainsi Campana & Schott propose CS Connect, une interface standardisée, flexible et performante pour la synchronisation bidirectionnelle de différentes sources de données (notamment Project Server avec SAP).

c&s-3

Campana & Schott propose aussi des extensions à Project Server qui permettent :
  • d’orchestrer plus efficacement les ressources dans un contexte d’organisation matricielle (CS Resource Management) ;
  • de mieux gérer les programmes complexes (CS Program Management) ;
  • de générer des rapports d’état puissants, avec historisation des données et analyse des tendances (CS Status Reporting)…

Enfin, Campana & Schott a publié quatre applications pour Project Online et SharePoint Online. Destinées aux chefs de projets, administrateurs et équipes de projets, elles permettent d’améliorer leur productivité. Téléchargez les applications ou une version d’essai gratuite de 30 jours désormais disponibles sur l’Office Store.

Toutes les applications sont également disponibles pour SharePoint 2013 ou Project Server 2013 On Premise.

CS Milestone Trend Analysis

cs-milestone-trend-analysisL’application CS Milestone Trend Analysis permet l’historisation des données de Microsoft Project Online ou Microsoft Project Server 2013. L d’une « courbe à 45° », contrôlez vos jalons au fil du temps, analysez les tendances, identifiez les dérives et réagissez aussitôt.

Cliquez-ici pour en savoir plus et pour télécharger l’application

CS Multi Project Editor

cs-multi-project-editorCS Multi Project Editor est une extension pour Microsoft Project Online et Microsoft Project Server 2013 permettant l’édition en masse des projets et de leurs champs personnalisés d’entreprise. Editez et sauvegardez plusieurs projets à la fois !

Cliquez-ici pour en savoir plus et pour télécharger l’application

CS Task Board

cs-task-boardCS Task Board ajoute une liste et un tableau kanban à votre site SharePoint Online ou Project Online. Visualisez vos tâches sous la forme de Post-IT® et actualisez-les par glisser-déposer. Utilisez des options de recherche/filtrage par mots-clés afin de les gérer efficacement.

Cliquez-ici pour en savoir plus et pour télécharger l’application

CS Risk Matrix

cs-risk-matrixL’application CS Risk Matrix ajoute une liste et une matrice en couleurs à votre site SharePoint Online ou Project Online qui permet d’éditer vos risques par glisser-déposer. Utilisez le filtrage par mots-clés afin de les gérer efficacement.

Cliquez-ici pour en savoir plus et pour télécharger l’application

En résumé, Campana & Schott est une entreprise dynamique et reconnue :

  • c&s-4établie depuis 1992 et toujours gérée par les fondateurs-propriétaires ;
  • présente en Europe et aux États-Unis
  • avec actuellement plus de 200 consultants
  • s’appuyant sur réseau mondial de partenaires autour de la gestion de projet et de Microsoft Project.
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ignorez votre équipe projet

Le par mopertodans leadership1 commentaire

Ignore Your Project Team

http://www.projectsmart.co.uk/ignore-your-project-team.html par Brad Egeland

Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net

Quoi ? Qu’ai-je juste dit ? Votre équipe projet … la même équipe de ressources hautement qualifiées qui ont été assemblées pour transformer les tâches de votre échéancier de projet en réelle solution pour le client de projet. Ignorez-les ? Serais-je devenu fou ?

En réalité, j’essaye de capter votre attention. Bien sûr, nous ne pouvons pas ignorer les membres de nos équipes projets. Ce qu’ils disent ou devraient dire compte certainement. L’apport qu’ils fournissent pour les décisions clés est important. Et certainement, le retour d’information et (et oui) la critique qu’ils peuvent avoir pour nous sur notre performance et décisions et contrôle est parfois utile ou même la plupart du temps, mais pas nécessairement tout le temps.

Voici la chose. En tant que chefs de projet, tout particulièrement si nous avons quatre, cinq ou six projets dans notre assiette à un instant donné, il peut être facile de prendre quoi qu’ils nous disent comme vérité absolue ou comme… totalement exact précis et agir sur cela, particulièrement si nous n’avons pas beaucoup de temps libre pour le prendre en considération. Cela peut être dangereux. Aussi dangereux que, disons, écouter le client et accepter tout ce qu’ils disent comme exact sans poser la moindre question d’investigations. Si vous l’avez jamais fait alors vous savez que cela peut parfois vous mener vers l’échec, n’est-ce pas ? Alors pourquoi le faire avec notre équipe ? Certainement, ils ne veulent pas faire à mal (et si vous découvrez que, pour une quelconque raison, ils essayent de vous saper, faites-les virer du projet immédiatement… mais c’est probablement rarement le cas).

Les informations qu’ils vous donnent ou apports à la décision peuvent être entièrement corrects. Ce que je dis est de prendre le temps de considérer les choses… comptez jusqu’à dix … pour ne pas seulement agir en réaction sur les informations votre équipe ou quelqu’un d’autre vous fournit sur un projet. Avoir des informations est excellent… mais cela peut aussi être dangereux si elles sont imprécises. Vérifiez-les … réfléchissez-y.

Voici ce que je fais pour assurer que je ne réagis pas trop rapidement à de l’information sur le projet (et pour cet article et cette discussion, nous allons supposer que ceci est concentré sur les informations d’importance ou de ‘valeur’ potentielles significatives au projet et à l’équipe)…

Écoutez Soigneusement

écoutezD’abord et avant tout, si nous voulons être de bons communicateurs (ce qui est absolument essentiel pour des chefs de projet), nous devons être de bons auditeurs. Si nous n’écoutons pas bien, nous avons de bonnes chances d’obtenir des renseignements imprécis et ce sera entièrement de notre faute. Toute décision résultante ou actions basées sur de telles informations que nous obtenons seront probablement de mauvaises décisions ou actions. Écoutez d’abord, avancez ensuite.

Discutez et confirmez ce qui a été juste été révélé

active listeningEnsuite, confirmez ce qui vient juste d’être discuté ou révélé. [..] Les informations que nous communiquons dans les deux sens sur nos projets sont souvent trop importantes pour les donner au petit bonheur la chance… car, parfois les décisions résultantes que nous prenons ou des actions que nous lançons basées sur ces renseignements peuvent tuer le projet.

Considérez la chose soigneusement à la lumière d’autres connaissances

reflectMaintenant, considérez les informations que vous venez de recevoir et avez confirmées par rapport à tout le reste que vous savez de la situation ou du problème auquel se réfèrent ces informations. Est-ce que c’est compatible avec ce que vous savez déjà ? Si oui, cela peut rendre faciles les actions futures. Si cela contredit énormément ce que vous savez de la situation donnée, il peut être imprudent de réagir en se basant seulement sur ces nouvelles informations. La plupart d’entre nous ont déjà appris ceci du flux rapide d’informations imprécises que nous recevons quotidiennement sur Internet où rumeurs abondent et sont bien propagées – sciemment ou inconsciemment – sur des médias comme Twitter et Facebook.

Choisissez comment réagir

prise de décisionEt voici où vous devriez ‘ignorer votre équipe projet’. Vous êtes toujours le chef de projet, toujours responsable et même celui sur les épaules duquel repose le succès ou l’échec du projet en fin de compte. Alors, que faites-vous avec les nouvelles informations que vous avez entendues, confirmées avec la source et considérées à la lumière de ce que vous savez déjà ? Souvent votre équipe est votre table d’harmonie… et rien ne change vraiment ici. Discutez-en attentivement et inventez une stratégie de réponse… comprenez comment utiliser ces informations pour avancer correctement vers n’importe quelle décision ou action clé qui doit être prise le projet. Mais comme chef de projet, vous devez aussi être prêt à prendre position et dire « nous nous en tenons au plan, ces informations n’affectent pas comment nous allons nous approcher cette situation ». Tant que vous êtes à l’aise avec cela, ce peut être la voie que vous devez suivre et être le leader fort auquel tout le monde s’attend et rester ferme sur votre décision.

En résumé

Image courtesy of Sira Anamwong / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Sira Anamwong / FreeDigitalPhotos.net

Beaucoup d’informations circulent sur le projet. La plupart sont de très bonnes informations et je doute que quelqu’un essaye vraiment d’alimenter les chefs de projet en mauvaises informations. Mais cela arrive accidentellement de temps en temps et nous ne pouvons pas réagir en permanence en fonction de tout ce que nous entendons et de chaque renseignement que l’on nous donne. Les intérêts sont trop élevés. Nous devons soigneusement considérer ces informations quand des points de décision critiques sont atteints et parfois c’est ok de ne tenir pas compte des informations qui semblent contredire la logique ou ce que nous savons déjà. Examinez, confirmez, discutez … mais ne réagissez pas trop rapidement ou la décision que vous finiriez par prendre pourrait être nuisible au projet.

Qualification in Focus: Better Business Cases

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire

Give your change initiatives the best chance of success with Better Business Cases certification.

Change initiatives often fail at the first hurdle as business cases fail to convince senior management of the return on investment.

Creating effective business cases and spending proposals is therefore critical to securing funding and management buy-in. It is important then that individuals have the opportunity to develop their capabilities to create, review and adapt effective business cases

APMG’s ‘Better Business Cases’ qualification scheme is based on the ‘Five Case Model’ – the UK government’s best practice approach to developing spending proposals and enabling effective business decisions.

The model provides a step-by-step guide to developing a business case that:

  • Establishes a clear need for intervention (a case for change);
  • Sets clear objectives in terms of return on investment;
  • Considers a wide range of potential solutions ensuring an optimal balance of benefits, cost and risks;
  • Sets out arrangements to ensure successful delivery of the proposal.

Find out more online.

PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création
PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

PMI-SP® – Devenez certifié en planification avec PMI Scheduling Professional

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire
Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Chaque jour vous mettez en œuvre des principes, des pratiques, des outils et des techniques de planification pour prévoir les planning de tous types. Vous savez à quelles phases on doit donner la priorité absolue et ce qui peut être minimisé dans la structure du projet. Vous êtes plus que le gardien des produits et des délais…vous êtes pivot au succès d’un projet.

PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création
PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

Soyez reconnu pour vos efforts!

En tant que détenteur de la certification PMI Scheduling Professionnel (PMI-SP)®, vous pouvez mettre en avant vos compétences spécialisées et être reconnu comme l’atout que vous êtes, ce qui vous donnera  une autorité supplémentaire et des avantages compétitifs.

De plus, vous validerez votre compétence dans les principes et techniques qui supportent  la planification de projet , une spécialité qui est de plus en plus demandé alors que les projets deviennent plus complexes et difficiles.

Reconnu et demandé à l’échelle mondiale, le PMI-SP® souligne l’importance du rôle de spécialiste dans la planification de projet. Cela vous permet de:

  • Devenir un atout plus reconnu et estimé dans votre organisation
  • Vous singulariser en prouvant votre expertise spécialisée
  • Affiner vos compétences de management de projet
  • Ouvrir la porte à de nouvelles opportunités

Validez vos compétences et menez votre carrière au niveau suivant.

N’attendez pas – entreprenez de devenir PMI-SP® dès aujourd’hui !

Voir l'ensemble des certifications du PMI
Voir l’ensemble des certifications du PMI

chefs de projets, n’oubliez pas de dormir !

Le par mopertodans forum de discussion4 commentaires

Le samedi 21 Mars est la Journée Mondiale du Sommeil, planifiez et préparez-vous pour cet événement !

Jessa Gamble : Notre cycle de sommeil naturel

Dans le monde actuel, afin de trouver l’équilibre entre l’école, le travail, les enfants et le reste, la plupart d’entre nous sommes loin d’avoir les huit heures de sommeil recommandées. En examinant les évidences scientifiques derrière notre horloge biologique interne, Jessa Gamble révèle le surprenant et substantiel programme de repos que nous devrions observer.

Russell Foster: Pourquoi dormons-nous ?

Russell Foster est un neuroscientifique circadien : il étude les cycles de sommeil du cerveau. Et il s’interroge : Qu’est-ce que nous savons du sommeil ? Pas grand chose, en fait, pour une « activité » qui consomme un tiers de nos vies. Dans cette conférence TED, Foster partage trois théories populaires expliquant pourquoi nous dormons et pourfend quelques mythes à propos du nombre d’heures de sommeil dont nous aurions besoin à différents âges. Il laisse aussi entrevoir des utilisations nouvelles du sommeil comme un indicateur de la santé mentale.

différence entre management de projets et management des opérations

Le par mopertodans experience sharing3 commentaires

Difference Between Project Management and Operations Management

http://www.leadershipthoughts.com/difference-between-project-management-and-operations-management/  par Martin Webster

Quelle est la différence entre management de projet et management des opérations ? Ce billet récapitule les différences principales entre opérations et projets.

La différence entre management de projet et management des opérations

differentLe management des opérations est une fonction organisationnelle continue qui exécute des activités pour produire des services ou fournir des produits. Par exemple, opérations de production, de fabrication, management de service informatique et opérations comptables.

En outre, les opérations sont des efforts permanents Efforts qui produisent des livrables répétitifs. Les ressources sont assignées pour faire les mêmes tâches selon des procédures et une politique d’exploitation.

Au contraire, les projets sont provisoires et aident le business à atteindre des objectifs organisationnels et répondre rapidement et facilement à l’environnement externe. Les organisations utilisent des projets pour changer les opérations, produits et services afin de respecter un besoin business, gagner un avantage compétitif et répondre à de nouveaux marchés.

Objectifs Différents

differentes cibles et objectifsLes projets exigent le management de projet tandis que les opérations exigent le management de processus métiers ou d’opérations. Cependant, les projets et des opérations se rencontrent à aux divers points pendant le cycle de vie d’un produit ou d’un service.

Par exemple :
  • Réingénierie des processus
  • Développement ou changement de produit et services
  • Amélioration des Opérations ou du Développement de Produits

Le but du management de processus est d’améliorer continuellement les processus. L’amélioration des processus opérationnels peut accroître l’efficacité, réduire les coûts et procurer un avantage compétitif.

Les projets sont de la conduite du changement dans l’organisation. Par exemple, utiliser la réingénierie de processus métier pour aligner le besoin business sur l’attente des clients.

Compétences Différentes

De plus, les compétences nécessaires au chef de projet sont différentes de celles nécessaires aux managers opérationnels.

Chef de projet

Manager Opérationnel
Le rôle prend fin avec le projet Routine
Équipe temporaire Organisation stable
Beaucoup de compétences différentes Compétences spécialisées
Travail jamais fait auparavant Travail répétable
Temps, coût et contraintes de périmètre Planification sur un cycle annuel
Difficile d’évaluer le temps et le budget Budgets et événements fixes
CSP Formation
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Techniques de Brainstorming (« remue-méninge »)

Le par mopertodans outils et méthodes, pointeurs utiles3 commentaires

Read the full article 25 Useful Brainstorming Techniques and you’ll certainly find a few you didn’t know but could easily use in the future !

manifesto-brainstorming-small

MS Project
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Cubix360, l’unique outil de planification s’appuyant sur la méthodologie WBS 3D, devient partenaire de DantotsuPM !

Le par mopertodans Non classéLaisser un commentaire

Cubix360Avec vingt ans d’expérience opérationnelle sur des projets, l’équipe Cubix360 a rassemblé son savoir-faire au sein du logiciel Cubix360 qui permet de réaliser bien et rapidement des plannings en proposant une approche méthodologique efficace basée sur la méthode WBS 3D.

Mieux comprendre et mieux structurer les projets

Cubix360 s’appuie sur la démarche méthodologique WBS 3D qui pose des définitions simples sur des concepts jusque-là flous. Ceci permet de rationnaliser la méthode d’élaboration du planning.

Avec Cubix360, le WBS du projet n’est plus réalisé par décomposition successives à partir du sommet de l’arborescence du travail (approche top-down) mais par croisement et développement des trois arborescences élémentaires, à savoir les arborescences Zones, Produits et Activités, qui constituent le WBS 3D.

Gain de temps et d’effort dans l’élaboration d’un planning

logo_cubix360_transparentCubix360 permet de réaliser vite et bien les plannings de vos projets, quelle que soit leur secteur d’activité. Le gain de temps par rapport à une construction manuelle d’un WBS peut être considérable dès que le nombre de tâches est important.

Avec Cubix360 il est possible de bâtir un planning de 5000 tâches en 4 jours alors qu’une approche classique nécessite quelques deux mois de travail. Le facteur moyen de gain de temps pour la réalisation d’un planning est de 10.

Un outil simple pour une mise en œuvre intuitive du WBS 3D

Avec Cubix360, il n’est pas nécessaire de connaître la méthodologie WBS 3D pour l’appliquer. La prise en main est rapide et efficace grâce à une interface simple et des manipulations élémentaires.

Partenaire de DantotsuPM
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Fêtez le français du 16 au 24 mars 2014 à l’occasion de la Semaine de la langue française et de la Francophonie !

Le par mopertodans Non classéLaisser un commentaire

Organisée chaque année autour du 20 mars, la Journée internationale de la Francophonie ainsi que la Semaine de la langue française et de la Francophonie est le rendez-vous régulier des amoureux des mots en France comme à l’étranger. Elle offre au grand public l’occasion de fêter la langue française en lui manifestant son attachement et en célébrant sa richesse et sa diversité.

francophonie2014

Fêtez le français du 16 au 24 mars 2014 à l’occasion de la Semaine de la langue française et de la Francophonie !

Blog et jeu facebook

Les dix mots

Chaque année, le Concours des dix mots, piloté par le ministère de l’Éducation nationale, en partenariat avec les ministères de la Culture, des Affaires étrangères et de l’Agriculture, invite les classes à réaliser collectivement une production artistique ou littéraire reposant sur un travail linguistique à partir de dix mots. Le thème 2013-2014 illustre la capacité de notre langue à accueillir les inventions verbales – lexicales, sémantiques, graphiques ou sonores – les plus inattendues. Tout au long de l’année emparez-vous des dix mots choisis avec nos partenaires francophones et donnez libre cours à votre créativité, à travers des projets littéraires ou artistiques.
http://www.dismoidixmots.culture.fr/

Les 10 mots en vidéo

PMI-RMP® (PMI Risk Management Professional / PMI Professionnel de Management des Risques)

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire

Un projet sans risque ?

PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création
PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

Cela n’existe pas !

Chaque projet vient avec des risques. Et nous savons que vous comprenez la valeur d’identifier, de prévoir une stratégie et un plan pour ces risques. En fait, vos parties prenantes et vos organisations dépendent de vous pour les aider à déterminer combien de risques elles sont prêtes à assumer dans un projet.

Pourquoi ne pas valider votre expertise spécialisée en devenant un détenteur de la certification PMI-RMP® ?

Comme certifié PMI-RMP®, vous démultiplierez votre connaissance, vos compétences de management des risques projets pour prévoir et atténuer ces risques dans vos projets. Et vous pourrez offrir un plus fort niveau de compétences qualifiées à votre organisation, ce qui vous donnera une autorité supplémentaire et des avantages compétitifs.

N’attendez pas – préparez votre PMI-RMP® dès aujourd’hui!

Voir l'ensemble des certifications du PMI
Voir l’ensemble des certifications du PMI

vers un engagement efficace des parties prenantes

Le par mopertodans outils et méthodes4 commentaires

Towards Effective Stakeholder Engagement

http://blog.simplilearn.com/project-management/towards-effective-stakeholder-engagement  par Yogeeta Deshmukh

stakeholderLe PMI a répondu aux milliers de chefs de projet à travers le monde et ajouté ‘le Management des Parties prenantes’ comme nouveau domaine de connaissance dans la 5ème édition du PMBOK. L’importance de l’engagement des parties prenantes ne peut être trop soulignée et mérite vraiment une place légitime de domaine de connaissance indépendant.

Le guide inclut un processus sur ‘Manager l’Engagement des Parties Prenantes’. Il conseille aussi aux Chefs de projet de se déplacer vers un modèle où les niveaux d’engagement des Parties Prenantes sont soit ‘en Soutien’, soit ‘Leader’. Cet article essaye de fournir quelques idées et indicateurs sur l’atteinte des niveaux souhaités d’engagement des Parties Prenantes.

Première étape : les Chefs de projet identifient les Parties Prenantes et remplissent la grille Influent-Intérêt, comme ci-dessous.

stakeholders gridUne fois que l’identification et la cartographie sont faites, les Chefs de projet devraient choisir les méthodes d’engagement appropriées pour chaque partie prenante. Les chefs de projet ne devraient pas appliquer une seule et unique stratégie à toutes les parties prenantes. Selon la cartographie indiquée ci-dessus, chaque groupe de parties prenantes sera embarqué avec différentes méthodes d’engagement comme élaboré ci-dessous.

1. Faible intérêt et Faible influence

Image courtesy of Michal Marcol / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Michal Marcol / FreeDigitalPhotos.net

Les parties prenantes tombant dans cette catégorie exigent un effort limité de contrôle et de management. Le Chef de projet devrait leur fournir des informations équilibrées et objectives. On peut fournir ces informations via des sessions de briefing, des présentations, des magazines, des publications d’entreprise etc. Généralement la méthode de communication « push » est utilisée et une communication unilatérale adoptée.

2. Fort intérêt et Faible influence

Le Chef de projet ne devrait pas garder des parties prenantes tombant dans cette catégorie seulement informées des événements dans le projet. Le Chef de projet peut vouloir solliciter leurs avis sur certaines des décisions de projet. Les parties prenantes doivent être éduquées sur le projet et une communication bidirectionnelle est encouragé pour engager les parties prenantes. Groupes de discussion, ateliers, enquêtes, réunions publiques, forums Web, etc.  sont quelques-unes des techniques à utiliser.

3. Faible intérêt et Forte influence

Image courtesy of stockimages] / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net

Ceci est le troisième quadrant de la susdite grille et le chef de projet doit d’assurer que les parties prenantes sont maintenues satisfaites pendant tout le projet. Elles devraient être dans la boucle pour toutes les décisions de projet. Elles détiennent un important montant de pouvoir et peuvent faire ou défaire le projet. Leurs préoccupations et besoins devraient être identifiés et adressés partout dans le projet. Le Chef de projet devrait comprendre que les parties prenantes de ce quadrant peuvent fournir leur support conditionnel et peuvent retirer ce support si certaines conditions ne sont pas respectées. Prendre en compte ce fait peut aider les chefs de projet à employer les bons modèles d’engagement pour les parties prenantes. Une communication ouverte bidirectionnelle doit être établie. Le Chef de projet doit solliciter des retours d’information sur les décisions de projet et les alternatives. En bref, les chefs de projet devraient les impliquer et/ou les consulter sur toutes les décisions majeures de projet.

4. Fort intérêt et Forte influence

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

La majeure partie de l’attention des Chefs de projet serait sur l’engagement efficace des parties prenantes tombant dans ce quadrant. Elles doivent être surveillées de très près. Les méthodes employées doivent être collaboratives et/ou participatives. Toutes les décisions de projet devraient être prises dans une approche de partenariat. Il est possible que certaines des parties prenantes de cette catégorie exercent une autorité finale de prise de décisions. Le chef de projet devrait faciliter des forums pour les débats et la prise de décisions. Ces parties prenantes ont le plus grand impact sur le succès du projet.

Conclusion

Il est clair qu’il n’y a pas de règle unique sur l’engagement des parties prenantes qui s’applique à toutes celles-ci. Les chefs de projet doivent s’aligner sur les parties prenantes du projet et adapter leurs stratégies selon les besoins du projet. Il est important de noter que les niveaux d’engagement des parties prenantes devraient se déplacer depuis être ‘en Soutien’ vers ‘Leader’ au moins pour les parties prenantes du dernier quadrant. Ces niveaux d’engagement doivent être continuellement contrôlés et ajustés jusqu’à la clôture du projet.

MS Project
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Pour aller plus loin, de précédents articles sur les « Stakeholders » / Parties Prenantes:

  1. managez vos parties prenantes avant qu’elles ne vous managent !
  2. qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi devriez-vous la faire ?
  3. 9 Parties Prenantes que vous ne pouvez pas vous permettre d’ignorer
  4. comment engager les parties prenantes dans le projet

an approach to develop PMs and Programme Directors in your company!

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire

I hear from some companies « we’re not very good at Project Management… »

…but aren’t they simply getting what they deserve for the poor attention they’re dedicating to this difficult profession?

Indeed, the PM profession needs to be:

negative1. managed: with defined evolution, certifications’ path, best practices and training
  • Project Management Center Of Excellence / Best practices
  • PMO to develop and improve methods
  • specific training curriculum
  • Worldwide certification approach (external and internal)
2. facilitated and animated: an active community of Project Managers
  • a leader for the PM profession at company level shall be appointed and eventually one in each major entity of the company
  • local leaders and facilitators (an integral part of the PM certification board)
  • coaches and mentors for junior PMs (associate PMs and newly confirmed PMs)
  • regular internal Certification Boards (culture, tools and methods that can be specific to the company and its industry)
  • PM Days to promote project Management and its practitioners within the company
  • knowledge management and collaboration tools (wikis, forums, document sharing, reuse, Enterprise social network)
  • reward programme for the profession (Involving human resources and managers with clear development plans)

Shouldn’t the companies complaining about Project and Programme management implement what some of the best have done and implement a clear professional development framework for Project Managers ?

Do you have a clear and simple model supported by external certification and/or internal ones, and with proper collaboration tools and coaching in place within the company?

As an example, they could implement 4 levels of PM expertise corresponding to clearly defined levels of complexity and importance for their projects (budget, size, durations, strategic importance…): I named these Associate PM, PM, Senior PM and Project Director in the picture here below.

These could lead to the preparation of their future programme directors and portfolio managers, even if this is certainly not the unique path to reach this sort of responsibilities.

spirale PM

It is a simple and easy to read framework where moving from one level to the next happens via external and internal certifications or peer reviews.

This model needs to be accompanied all along by a collaborative electronic environment where PMs can share documents, learn from prior projects and get coaching and advice from their peers, the PMO and other experts via forums, enterprise social networks or wikis for example.

It is really in the best interest of the company…

1. risks are managed more effectively
  • risque financier
    International House of Cards — Image by © Royalty-Free/Corbis

    proper definition of projects

  • proper governance
  • identified and proactively managed risks
2. productivity increases
  • clear definition of roles, responsibilities and deliverables
  • empowered and certified PMs
  • faster deliverables through the use of knowledge management
3. communication becomes easier
  • commumicate2common terminology, methodology and performance indicators
  • customer transparency for greater visibility and satisfaction
  • plans, schedules, actual performance against objectives and commitments are clearer

and also, it is in the best interest of Project Managers, Programme Managers, Project Directors…

for a rich and diverse profession
  • PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création
    PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

    competencies: technical, financial, contractual, soft skills

  • broad range of environments and roles, greater diversity in projects undertaken
with jobs that carry tremendous value add for the company and its customers
  • the PM is the ultimate responsible person for the project
  • projects ranging from a few thousand euros to several millions
the PM clearly evolves with experience
  • within the PM profession with larger projects, more strategic programmes…
  • bridges to other professions (consultants, external versus internal customer projects, customer account management…)
  • transfers to the management profession

Have you experienced implementing such a framework in your company?   Please leave a comment for our readers.

Voulez-vous des réunions plus réussies ? Commencez par être clairs sur l’intention de la rencontre…

Le par mopertodans experience sharing3 commentaires

Want More Successful Meetings? Start With Meeting Intentions

http://www.cornerstonedynamics.com/want-more-successful-meetings-start-with-meeting-intentions/ par Michael Girdler

pour des réunions qui ne gaspillent pas votre temps

executive timeAvez-vous jamais été à une réunion et vous êtes demandés, pourquoi suis-je ici ? Ou, encore pire, avez-vous jamais quitté une réunion en pensant, « Quelle gaspillage de mon temps ? ». Une façon de vous assurer que ceci ne se produise pas pour une réunion que vous organisez  est de commencer, au début de la réunion, par expliquer clairement l’INTENTION de la réunion.

Qu’est-ce que l’intention d’une réunion ?

Elle définit la raison exacte de la réunion, ce que vous et les autres participants ont l’intention de réaliser (c’est-à-dire, votre objectif) et ce que vous voulez avoir accompli quand vous quitterez la salle. Une intention de réunion pourrait ressembler à : « l’intention de cette réunion est de finaliser le plan pour l’exécution de tel projet dans l’organisation ». L’intention est traduite en paroles par le facilitateur au début de la réunion et est écrite dans un emplacement où elle est visible pendant toute la réunion. L’intention garantit que tout le monde est sur la même page et elle configure votre réunion pour le succès.

achievementUn autre avantage de décrire l’intention est qu’elle d’une grande aide dans la facilitation de la réunion. C’est un guide pour s’assurer que toute la conversation, les articles de l’ordre du jour et l’activité vont vers la réalisation du but de la réunion. Arrêtez-vous et demandez simplement aux participants se réunissant : « Est-ce que ce que nous faisons supporte bien l’intention de la réunion ? » Si oui, parfait, avançons. Sinon, mettons cela de côté et avançons.

L’intention de réunion est une technique simple, mais puissante. La combinaison d’avoir des participants qui comprennent le résultat attendu avec un mécanisme qui s’assure que tous les efforts sont concentrés sur atteindre votre intention est étonnant. Si vous êtes un facilitateur, essayez cette technique à votre prochaine réunion. Même si vous ne dirigez pas la réunion, demandez simplement quelle est l’intention de la réunion, et voyez combien cela aide tout le monde à comprendre ce qui a besoin d’être accompli. C’est vraiment une belle idée.

Commencez-vous vos réunions avec une intention ? N’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous.

Et amusez-vous un peu avec cette réunion virtuelle…

comment le chef de projet peut-il bien mener le Comité de Contrôle des Changements (CCB) ?

Le par mopertodans best practices1 commentaire

Leading the Change Control Board (CCB)

http://projectmanagers.org/leading-the-change-control-board-ccb par Ange Berniz

Chaque Chef de projet invoque tôt ou tard le Comité de Contrôle des Changements (Change Control Board – CCB) pour gérer des changements sur son projet. Mais les meilleurs chefs de projet ne font pas seulement appel au CCB, ils en prennent aussi le leadership.

Le CCB est clé pour implémenter le processus intégré de contrôle des changements.

Businesspeople on Chess Board --- Image by © Royalty-Free/Corbis
Businesspeople on Chess Board — Image by © Royalty-Free/Corbis

Le CCB est un comité formé par des parties prenantes clés comme le Sponsor, la Direction générale, des Représentants des Clients, des Représentants du PMO, le Chef de projet et d’autres comme nécessaire.

L’idée est de prendre des décisions importantes à propos de requêtes de changement sur le projet. Ces requêtes de changement peuvent être soumises par le Client, mais aussi par le Sponsor ou l’Équipe projet, quand quelque chose défini à la phase d’introduction du projet doit maintenant être changé.

Le CCB analysera et passera en revue les requêtes de changement soumises et prendra la décision de les accepter ou les rejeter.

Mener ces décisions

Comme il a été dit au début de cet article, le Chef de projet doit mener ces décisions, étant un conseiller reconnu pour les parties prenantes dans le CCB.

Un Chef de projet en tant que conseiller expérimenté n’entre jamais au CCB avec la crainte d’y perdre. Il/elle entre non seulement avec des questions, mais aussi avec des réponses, valeurs, idées et avec le désir de gagner des bénéfices à long terme attendus pour son projet.

Donner des conseils, ce n’est pas dire : « Ayez confiance en moi, nous devons le faire ». Non. L’idée est de présenter des options au comité. Il/elle les aide aussi à comprendre quel est le problème. Car le Chef de projet devra probablement mieux expliquer et instruire les tenants et aboutissants du sujet pour lequel une décision va être prise. Toujours en essayant de leur donner des informations objectives, basées seulement sur des faits, pas des avis subjectifs.

Finalement, si le Chef de projet pense que le comité est aussi intéressé par avoir son avis, il/elle peut donner sa recommandation. Si ce n’est pas le cas, le Chef de projet ne fournira pas d’informations subjectives.

Dans tous les cas, mener et influencer ne signifient pas prendre la décision finale, ceci sera bien sûr fait par le comité.

decideRappelez-vous que personne ne connaît mieux le projet que le Chef de projet. Le Chef de projet connaît tous les problèmes sous-jacents et ceux auxquels le projet fait déjà face et il/elle connaît probablement aussi les meilleures solutions. Donc, le Chef de projet doit aller au CCB avec des solutions et demander à la permission les appliquer, non pas se contenter de  demander à d’autres de fournir des solutions.

Quand le Chef de projet devient un conseiller reconnu pour le CCB, quelque chose grandit qui durera plus que le projet lui-même.

Assurez-vous les actions que vous prenez et décisions que vous influencez vont dans le meilleur intérêt à long terme du Client, pas seulement dans le court terme ou pour votre propre bénéfice. L’auto-orientation et l’ego sont à l’opposé de la confiance.

Vos clients comptent sur vos conseils pour les aider à produire un résultat et réaliser un bénéfice. S’ils vous laissent contribuer aux décisions importantes du CCB, c’est parce que vous représentez aussi leurs intérêts et que vous allez vous efforcer de trouver la meilleure solution pour eux.

La maîtrise du conseiller expérimenté vient seulement quand vous y êtes devenu compétent.

C’est non seulement une question de maîtrise de vos actions en tant que un conseiller reconnu, mais aussi être en accord avec elles et avec votre intégrité. L’intégrité est l’outil le plus utile que vous ayez pour persuader le CCB.

Pour être un conseiller reconnu dans le CCB, vous devez prouver votre fiabilité et votre cohérence. De cette façon, ils seront non seulement intéressés par les changements et les problèmes, mais compteront aussi sur vous pour les aider à trouver les réponses.

C’est l’état d’esprit qu’ils recherchent en vous comme Chef de projet dirigeant le CCB : un conseiller reconnu et un leader pour manager les projets et aussi trouver les solutions.

Quel est votre rôle dans le CCB ? Cherchez-vous à ce que d’autres prennent vos décisions ?

#PMFlashblog Project Management Around the World – « Managing projects in and from Sophia-Antipolis, France »

Le par mopertodans experience sharing4 commentaires

When Mark Phillipy, The Sensible Project Manager, approached me for this new #PMFlashblog I was of course willing to respond positively.

But, even more so when I learned that the subject would be to write about the state of project management in “my” part of the world.  This will allow me to highlight the part of the world from where I practice project management since close to 20 years !

What’s so specific about Project Management in Sophia Antipolis ?

  1. International environment
  2. Rich PM ecosystem and great PM Community
  3. Variety of companies and industries
  4. Sunshine !

1. International Environment

sophia-antipolisSophia Antipolis is a technology park northwest of Antibes and southwest of Nice, France. Today, the park is home to 1,335 companies who employ 31,500 people representing 63 different nationalities, alongside 4500 researchers and 5500 students. Sophia Antipolis extraordinary human capital and vibrant professional networks promote synergy and cross-fertilization between the different fields of science and technology. The many training and higher education institutions further reinforce synergy between academic research and business, creating a reservoir of managers, engineers and highly-skilled developers. While having always been based in the south of France, I’ve had the chance to work exclusively in International companies and lead several “global reach” programmes. It meant a lot of travel and use of the latest technologies in terms of communications to manage geographically distributed teams. The same applies to a lot of PMs in Sophia Antipolis. These are truly growth and motivating factors for all of us.

We’re often managing projects more « from » Sophia Antipolis than « in » Sophia Antipolis as their scope spans way beyond the business park!

2. Rich Project Management Ecosystem and great PM Community

pmi france-sud 1000 membresEarly on, the plethora of international companies growing in the region started to train their engineer to project management techniques and behaviors. When I obtained my PMP® certification in 1998, the exam I attended regrouped PMs from Texas Instruments, NCR, IBM, AT&T, HP and several other companies. Soon after our certification, realizing that we all had a lot to gain from sharing best practices amongst the local Project Management community, we created a nonprofit association that became a couple of years later the Project Management Institute France-Sud Chapter. This chapter organizes forums every month where local PMs meet and exchange on different aspects of our profession. The PMI France-Sud chapter grew to over 800 people over the past 15 years to become the largest French chapter at the time of the unification of all PMI chapters in France last fall. Nowadays, PMI France is the largest PMI Chapter outside USA. Taking a very active role in the chapter and even presiding it for a few years was a great experience. It allowed me to meet many very interesting people, to organize numerous events in the region, to participate and present at several PMI Global Conferences…

The variety of industries in IT, telecoms, biotechnologies, R&D, travel… enriches largely our debates and opens our eyes to techniques used in other businesses.

3. Variety of companies and industries

collaborer à travers le mondeCreated in 1970-1984, Sophia-Antipolis  houses primarily companies in the fields of computing, electronics, pharmacology, travel and biotechnology. Several institutions of higher education are also located here, along with the European headquarters of W3C and the European Telecommunications Standards Institute. As you can guess, the mix of business experiences, backgrounds and nationalities provides a very fertile ground for all PMs to grow their competencies. Most of us work in very international environments where the working language is English and a great number lead projects where a significant part or all of their teams happen to be remote. While this is particularly challenging, it also benefits us as we develop key PM skills such as communications, delegation, virtual team management, multi-cultural awareness… And, also run across different methodologies: PMI, Prince2, IPMA, Agile…

4. Sunshine !

Au travail même en vacancesLocated 20 km from the Nice international airport, the Sophia Antipolis Business and Research Park is an exceptional site that spreads across 2400 hectares, ideally balanced between the sea and the mountains. Two thirds of the science and technology park are given over to green spaces where employees can enjoy running, walking, swimming, tennis and golf to relax and replenish their energy levels. I’m personally a runner and I see a lot of my PM colleagues release some of their stress doing sports several times a week at lunch time. This sunshine boots your vitamin D which is key to positive thinking and we definitely need that in project management 🙂 !

Fellow PM colleagues working in Sophia Antipolis, please do not hesitate to comment and add to this blog post.

Cheers, Michel.

à propos de zones de confort

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

« Get Out of Your Comfort Zone: A Guide for the Terrified »

Un excellent article de Andy Molinsky dans la Harvard Business Review intitulé « Get Out of Your Comfort Zone: A Guide for the Terrified » (Sortez de votre zone de confort : un Guide pour le terrifié), insiste sur l’importance de s’attaquer à des projets où un certain inconfort peut exister.

Commencez par vous poser cette question

rester coolsi vous n’éprouviez aucune anxiété dans votre situation actuelle, si elle était totalement confortable et sans stress, serait-elle quelque chose que vous souhaiteriez faire ? Serait-ce passionnant ? Cela aiderait-il votre carrière ?

Si la réponse est oui (en étant 100% honnête !), vous êtes probablement en prise à de la peur – et c’est OK. En fait, il est bon de le reconnaître que vous pouvez dépasser cette étape et utiliser votre esprit rationnel à votre bénéfice.

Que faire ?

Molinsky nous recommande de rechercher des expériences où nous pouvons nous sentir inconfortables ou légèrement incompétents, car ce qui nous mène à hésiter peut simplement être une crainte de l’échec plutôt qu’un réel manque de capacité ou de compétences. De plus, c’est ce sentiment d’anxiété qui peut vous rendre honnête avec vous-même et vous faire comprendre jusqu’où va votre zone de confort et en quoi ce nouveau défi peut apporter des succès sans précédent.

prise de risquesLa familière routine de votre zone de confort vous empêche d’apprendre et tester de nouvelles choses qui sont potentiellement bonnes pour nous. Elle va aussi probablement vous empêcher de lancer un nouveau business.

Maintenant que vous êtes armé de cette nouvelle approche de maximiser votre potentiel, essayez d’identifier les endroits où vous êtes dans une zone de confort et poussez les limites vers vos propres zones d’inconfort.

Vous pourriez fort bien constater que l’inconfort qui en résulte vous amènera à quelques succès nouveaux et fort passionnants.

Projet ou Programme ? Il y a plus que la simple question de la taille ! par Jeff Ball

Le par mopertodans experience sharing1 commentaire
Jeff Ball
Jeff Ball

Jeff Ball est un spécialiste du management de projets : En tant que Chef de Projet, Jeff a géré de bout en bout des projets IT dans des environnements multiculturels ambitieux et stimulant. Jeff est un formateur accrédité et certifié PRINCE2 – Management de Projets, MSP – Management de Programmes, MoP – Gestion de Portefeuille- P3O – Gestion de PMOs pour QRP International.

Certains chefs de projet aiment encore utiliser le vieil adage qu’un projet ne devrait pas durer plus de 9 mois. Ceci est du folklore de gestion de projet. Si un projet dure plus de 9 mois, dit ce vieux folklore, alors il va en toute probabilité échouer. La meilleure approche étant de le découper en plusieurs morceaux.

Comme beaucoup d’adages, celui-ci contient une dose de sagesse, mais sans être rigoureusement prouvé. Les méthodes comme PRINCE2 aident à démontrer que la durée est seulement un des facteurs susceptibles de causer l’échec d’un projet. Un projet de 9 mois peut échouer pour de nombreuses raisons (comme un projet de 3 ou 6 mois) ; tandis qu’un projet de 2 ans qui est bien géré peut réussir (et c’est le cas pour beaucoup).

De plus, le vieil adage ignore l’apparition durant ces 20 dernières années de la gestion de programme. Les programmes sont utilisés pour gérer de grandes initiatives et les changements métiers, et typiquement se déroule sur plusieurs années plutôt que plusieurs mois.

Le vieil adage a-t-il besoin d’être réécrit ? Devrait-on dire « si votre projet prendra plus de 9 mois, alors gérer le comme un programme » ?

Regardons certaines des différences principales entre un projet et un programme :

MSPUn projet se fixe sur les livrables, et est généralement plus court et plus structuré. Quand les livrables sont en place, le projet est fini.

Un programme est une initiative plus longue, qui est souvent plus flexible et livre un ou plusieurs objectifs plus stratégiques. Le programme se focalise sur la livraison de changements – quand les bénéfices du changement sont en place, le programme est fini.

Ceci nous apprend que les différences ne sont pas dues à la longueur du projet ou du programme.

QRP International France
Partenaire de DantotsuPM

Ce qui compte c’est ce qu’y est livré : la différence vitale entre les programmes et les projets est liée à la nature du changement, pas à la durée de l’initiative de changement.

Une façon simple de comprendre s’il faut utiliser la gestion de projet ou la gestion de programme est de considérer la nature du changement.

La gestion de projet est bonne si vous changez des choses (ou fabriquez de nouvelles choses) :
  • logiciel et sites Web
  • produits nouveaux ou améliorés
  • nouvelle infrastructure informatique
  • routes, bâtiments
La gestion de programme est meilleure si vous changez les personnes (ou leur façon de travailler)
  • restructuration, réorganisation, nouveaux processus
  • amélioration des méthodes de travail
  • globalisation
  • augmentation, réduction des effectifs, externalisation, off-shoring

Donc ce vieil adage est un proverbe agréable. Comme tous les proverbes, il est parfois juste, mais souvent il est incorrect et trompeur. Il est plus approprié dans le monde d’aujourd’hui d’utiliser un autre adage :

« Si votre projet prendra plus de 9 mois, suivez un cours sur la gestion de programme ».

Manager les opportunités comme des risques, est-ce réellement la meilleure approche ?

Le par mopertodans forum de discussion4 commentaires

Un risque « positif » est une opportunité et demande une approche différenciée !

N’en déplaise à certains, je vais mettre les pieds dans le plat : Je ne suis pas du tout convaincu de l’approche de beaucoup de méthodes consistant à dire qu’il existe des risques dit « positifs » et que le chef de projet devrait les manager comme il le fait des risques « négatifs ».

Appelons un chat un chat !

Dans la langue française, il me semble clair que le risque est avant tout négatif, à commencer par sa définition et racine étymologique.

http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/risque/69557

nom masculin, (italien risco, du latin populaire resecum, ce qui coupe)

  • Possibilité, probabilité d’un fait, d’un événement considéré comme un mal ou un dommage : Les risques de guerre augmentent.
  • Danger, inconvénient plus ou moins probable auquel on est exposé : Courir le risque d’un échec. Un pilote qui prend trop de risques.
  • Fait de s’engager dans une action qui pourrait apporter un avantage, mais qui comporte l’éventualité d’un danger : Avoir le goût du risque.
  • Préjudice, sinistre éventuel que les compagnies d’assurance garantissent moyennant le paiement d’une prime.
"Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net"
« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

Seul le troisième point suggérerait éventuellement que le risque puisse avoir des retombées bénéfiques (avoir le goût du risque) mais avec des dangers…

Si vous êtes comme moi, quand quelqu’un parle de management des risques dans votre projet, vous pensez en premier lieu aux dangers qui menacent votre projet. Ceci ne signifie pas que vous êtes en mode réactif vis-à-vis de ces risques. Bien au contraire, vous anticipez, identifiez les risques, les évaluez, les priorisez, prévoyez des plans de gestion de ces risques… mais avec l’idée première de vous en prémunir.

Mais n’est-il pas difficile de travailler sur les opportunités en partant de la terminologie « négative » associée aux risques (plan de contingence, de contournement, déflexion, assurance…).

Changeons notre focus et ajustons nos pratiques en conséquence

"Image courtesy of tungphoto / FreeDigitalPhotos.net"
« Image courtesy of tungphoto / FreeDigitalPhotos.net »

Identifions l’opportunité, évaluons sa probabilité, ses bénéfices et coûts associés (délais, investissements additionnels, compétences à acquérir…). Puis, penchons-nous sur comment développer des stratégies et décider de façon réfléchie à comment nous lui répondrons.

Les questions traditionnelles :
  • Quel retour sur investissement ?
  • Que le business risquera-t-il à exploiter cette opportunité ?
  • Si nous intégrons des changements au projet pour exploiter cette opportunité, quel sera l’impact sur l’équipe ?
  • Quels coûts, délais ou ressources additionnels seront nécessaires ?

Reprenons tout en commençant par une rétro-analyse

Questions différentes.
Réflexion différente.
Opportunités différentes.

En nous projetant dans l’avenir, nous pouvons discerner des opportunités à valeur positive et estimer un certain coût pour les exploiter. Nous devenons tout de suite plus positifs et proactifs.

Les questions deviennent :
  • "Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net"
    « Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net »

    Pourrions-nous trouver des façons de livrer le produit plus tôt avec de meilleures ressources ?

  • Avec un peu de budget additionnel, pourrions-nous livrer une bien meilleure solution ?
  • En ajustant certains besoins spécifiques exprimés, une solution plus novatrice et flexible pourrait-elle être construite ?
  • Comment maximiser la probabilité que cette opportunité se matérialise ?
  • Quels nouveaux bénéfices non encore envisagés nos livrables pourraient-ils apporter ?
  • Si nous pouvions commercialiser le produit quelques semaines plus tôt, cela donnerait-il un avantage concurrentiel certain à votre client ? Cela permettrait-il aux équipes d’exploiter une nouvelle fenêtre d’opportunité ou une période commerciale plus favorable ?
  • Un prototype regroupant les fonctionnalités les plus critiques, le Minimum Viable Product (MVP), et livré des mois avant la version finale fournirait-il une base plus solide pour les prochaines versions et de substantiels bénéfices bien plus tôt dans le projet?
  • Si nous réussissions à intégrer certaines ressources du client dans notre équipe, pourrions-nous réduire le coût final ?
  • Avons-nous les meilleures compétences dans l’équipe projet ? Avec de meilleurs professionnels, pourrions-nous offrir plus d’innovation, ou gagner du temps, ou bien accroître la qualité ?
  • Avons-nous les bons partenaires ? D’autres partenaires nous apporteraient-ils des opportunités et bénéfices différents ou supplémentaires ?
  • …

Tout comme dans le management des risques, les étapes sont simples et reproductibles

En fait, nous pouvons réduire l’approche de management des opportunités à cinq étapes simples et aisément répétables.

1. Identification de l’opportunité

Avons-nous un processus en place pour activement chercher et identifier les opportunités ? Ce pourraient-être des techniques comme le brainstorming, le benchmarking, les avis d’experts… Les enregistrons-nous consciencieusement pour les revisiter en cours de projet ?

2. Quantification de l’opportunité

money, money, money...Avons-nous un processus d’évaluation, d’estimation des bénéfices potentiels? Et avons-nous un budget prévisionnel pour exploiter des opportunités comme nous avons le budget de contingence pour pallier aux risques ?

3. Exploitation de l’opportunité

Comment saurons-nous que l’opportunité s’approche et va se matérialiser assez tôt pour en tirer profit ? Avons-nous prévu des actions qui garantiront que nous ne manquerons pas l’opportunité ?

4. Maximisation et/ou Partage de l’opportunité

Avons-nous identifié des partenaires avec lesquels nous tirerons ensemble le meilleur parti de cette opportunité ? Ou peut-être des collègues ou partenaires qui rebondiront sur cette opportunité si ne nous pouvons le faire nous-mêmes ?

5. Augmentation de la probabilité ou de l’impact

Pouvons-nous contrôler ou influencer les déclencheurs et les causes racines de l’opportunité qui augmentent la probabilité qu’elle se produise ? Pouvons-nous créer les conditions qui maximiseront l’impact de cette opportunité si elle se présente ?

Qu’en pensez-vous ? Suis-je à côté de la cible ?

"Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net"
« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

Pensez à votre propre business ou projet.

Pouvez-vous adopter une telle approche de management des opportunités ?

Bien sûr !
  • Pensez différemment.
  • Posez de nouvelles questions.
  • Challengez notre approche actuelle.
  • Regardez vers l’avenir de façon positive et exploiter toutes les opportunités de maximiser les bénéfices du projet.
A lire : Positive Risk Management – Taking a Fresh View: http://www.tonyadamspm.com/2014/02/positive-risk-management/