un choix aléatoire peut être la meilleure option !
Ceci ou cela, l’un ou l’autre, c’est sans importance.
Il est en réalité possible que ce soit sans aucune importance. Un choix, mais pas une décision.
Nous devons faire de tels choix tous les jours. Quelle couleur, parmi trois couleurs qui sont toutes excellentes. Quel chemin, entre deux itinéraires de durées identiques. Quel vol, quelle table, quelle personne…
Les choix n’ont pas à être des décisions.
Les décisions viennent avec divers surcoûts. Nous mettons la plupart de nos efforts sur notre capacité à prendre de bonnes décisions. Nous changeons de perspectives, nous y mettons un dur labeur et nos souhaits émotionnels à propos de résultats futurs. Les décisions sont biaisées. Ces efforts peuvent porter leurs fruits avec une approche plus sérieuse, avec plus de diligence, mais surtout ils nous surchargent.
Nous pouvons sauver énormément de temps et d’efforts en rendant faciles nos choix qui n’ont pas de grandes implications. Prenez le premier qui se présente, ou le premier par ordre alphabétique ou tirez à pile ou face. Donnez-vous simplement une règle et faites ce choix.
Je suis sérieux. Vous considérez dix écoles ? Mettez vos cinq favorites dans un chapeau et choisissez-en une aléatoirement. FAIT. Vous ne pouvez pas vous décider entre trois candidats pour un poste et vous ne pouvez pas trouver une façon de choisir ? Choisissez celui avec le plus court prénom. Pourquoi pas ? Si vous n’avez pas assez d’informations pour prendre une décision statistiquement défendable, faites simplement un choix.
Au final, vous aurez plus de ressources disponibles pour les décisions qui comptent vraiment.
Sauvez votre temps pour les décisions qui en nécessitent vraiment !
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La Gestion des Ressources Humaines, simple romance administrative du personnel ? Quenini !
Cette discipline vit une profonde mutation depuis plusieurs années et est considérée comme un véritable levier de performance dans les organisations.
Yohann Romand
Devant la complexité réglementaire, stratégique, les besoins de reporting, de partage des données etc. les entreprises qui décident de se lancer dans un projet de mise en place et/ou de modernisation de leur Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) seraient-elles un peu …masos ?
Pas impossible… ! Mais notre expert du SIRH a un secret : Piloter la mise en place d’un tel Système d’Information doit relever d’une gouvernance en projets parfaitement …huilée…
Yohann ROMAND nous livre ici ses 7 directives pour vous garantir un maximum de…succès !
DIRECTIVE 1 : PRÉPAREZ ET ANTICIPEZ VOTRE PROJET SIRH
La mise en place d’un SIRH est un projet complexe avec des enjeux stratégiques, politiques, managériaux, opérationnels et techniques : D’où l’importance d’y accorder réflexion et préparation !
Se lancer ‘tête baissée’ sans prendre le temps de poser les bases est le principal écueil que l’on constate lorsque nous sommes sollicités en mode ‘pompiers’ pour redresser un projet SIRH.
Plusieurs projets à l’intérieur d’un projet qu’on vous dit !
Audit, sélection de l’outil, paramétrage, déploiement autant d’étapes qui en fonction des organisations et du périmètre du SIRH peuvent être pilotées sous forme de Projets à part entière.
DIRECTIVE 2 : AUDITER ET RÉDIGER SON CAHIER DES CHARGES
Ce travail de préparation doit être matérialisé par un audit des pratiques et des besoins. Le point de départ essentiel pour un cahier des charges opérationnel !
Les bénéfices de prendre le temps d’un audit ?
Structurer votre démarche, définir les problématiques à traiter, identifier et hiérarchiser les besoins pour mieux anticiper les contraintes et risques du projet.
Ma recommandation complémentaire : partagez et validez ce livrable avec vos parties prenantes et obtenez le consensus sur les attentes fonctionnelles, techniques et financières.
DIRECTIVE 3 : CONSTITUER L’ÉQUIPE PROJET & SA COMITOLOGIE
Qu’on ne s’y trompe pas, la mise en place d’un SIRH n’est pas un projet interne au service RH !
C’est un projet transverse qui touche plusieurs métiers : DAF, DSI et l’ensemble des services lorsque le logiciel est en mode collaboratif.
Un projet de cette ampleur ne peut être mené à bien sans une équipe constituée et réfléchie à l’avance.
La mise en place de comités projets et comités de pilotage seront vos appuis pour un suivi régulier, favoriser une prise de décision lorsque nécessaire et limiter les dérives de planning de votre Projet.
DIRECTIVE 4 : DÉFINIR UN PLAN DE CHARGE
Le temps est compté ! La concurrence entre activités courantes et projet SIRH doit être maitrisée !
Pour cela, il vous faut un plan de charge clairement établi. Réfléchir à la charge de travail que représente ce type de projet, évaluer le nombre de jours/homme global et quelles ressources seront affectées au projet est un passage obligatoire.
On vous le redit : Une mauvaise anticipation et un manque de disponibilité peuvent générer un décalage, voir une suspension ou annulation de votre projet !
DIRECTIVE 5 : ÉLABORER UN BUDGET
On vous l’accorde l’élaboration du budget prévisionnel d’un projet SIRH est complexe.
Il est cependant une condition sine qua non pour sélectionner efficacement les outils, les services proposés par l’éditeur, faire votre choix d’hébergement…
Une erreur que nous constatons souvent : Attendre les propositions tarifaires des éditeurs et choisir au moins disant ou ne pas prévoir les coûts périphériques à l’acquisition du SIRH (journées homme, interfaces avec les autres outils, accompagnement par un prestataire…) !
Le risque encouru ? Un abandon du projet, un décalage avec les attentes du service RH voire un désamour vis-à-vis de l’outil.
Sachez que la plupart des SIRH propose des modules sous forme de briques additionnelles. C’est une solution pour étaler les coûts dans le temps. Se rappeler que ce budget ne doit pas être perçu comme une dépense mais comme un investissement !
DIRECTIVE 6 : OUTILLER LA DÉMARCHE PROJET SIRH
En dehors du cahier des charges interne rédigé dans le cadre de l’audit des besoins, il est important de se doter d’outils à chaque étape de votre projet.
Pour le choix des éditeurs ? un cahier des charges fonctionnels à compléter, une grille tarifaire comparative avec des scénarii différents ou une matrice de scoring selon des critères définis.
Un macro-planning avec plan de charge associé, un cahier de recette interne, un plan de communication vous aideront également pour les étapes suivantes à faciliter le bon déroulement et faire du projet SIRH un succès.
DIRECTIVE 7 : SOYEZ A L’HEURE, PLANIFIEZ !
Tout en même temps et le plus vite possible ! Tel est l’adage qui est sûr de faire échouer le projet !
Il est primordial de prévoir un délai raisonnable pour la mise en place d’un SIRH : N’oubliez pas que vous avez une multitude d’acteurs qui doivent se coordonner en fonction de leurs interventions respectives.
Le temps nécessaire à chaque phase doit être anticipé et respecté. Un décalage au cours d’une des phases est difficilement rattrapable, il peut considérablement désorganiser la coordination établie au départ et générer un retard croissant au fur et à mesure de l’avancement.
En conclusion, vous l’aurez compris, pour un projet SIRH maitrisé, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !
Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !
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Work-Life-Balance : La Collaboration Sociale en tant qu’atout du recrutement
Les outils numériques jouent un rôle de plus en plus important dans le recrutement.
Les employés s’attendent à un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle : plus de plaisir au travail, un lancement de projets sur de nouvelles idées plus rapide et une facilité d’accès à distance.
Tout cela est possible grâce aux outils collaboratifs.
Vous seriez étonnés du nombre de sociétés qui ne savent pas combien de projets elles ont dans leur portefeuille ou quand leur prochain grand programme suivant a prévu de démarrer !
Aussi, la plupart des organisations en appellent à une unique source de vérité, qui est souvent le PMO.
une plus grande transparence
Bien que la visibilité mène à la transparence, qui mène à son tour à la responsabilité, étonnamment, toutes les organisations ne sont pas prêtes à devenir transparentes.
En fait, la transparence peut devenir une situation compliquée: Chacun la veut jusqu’au moment ils l’ont !
Avez-vous entendu parler de projets pastèque ? Les projets pastèque sont un exemple clair où la transparence peut mettre en lumière des projets malsains, en mauvaise santé persistante, mais tous ne seront pas heureux de cette information.
Ceux-ci sont les projets qui semblent verts à l’extérieur jusqu’à ce que vous regardiez de plus près et vous rendiez compte que, en fait, ils sont rouges sur l’intérieur, avec une portée qui échappe à tout contrôle, des parties prenantes malheureuses et des délais non respectés.
Combien pourriez-vous en découvrir ?
Heureusement, il y a deux ou trois actions que vous pouvez entreprendre dès aujourd’hui pour préparer en douceur votre organisation à devenir plus transparente.
Considérez celles-ci :
Demandez des mises à jour régulières de la part de vos chefs de projet
Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles (ma recommandation est de définir la fréquence en fonction de la complexité, de la durée et de l’urgence du projet), il est important de donner des directives clairement définies de ce que l’on attend des Chefs de projet dans leurs rapports, quand ils devraient soumettre les mises à jour et à qui.
Ne les appelez pas ‘rapports d’avancement’
Les rapports d’avancement ont mauvaise réputation et personne n’aime être relancé pour un rapport. Une bonne façon de réduire au minimum l’impact d’un tel mot est de remplacer le mot ou l’approche. Au lieu de rapports sous MS Excel, consommateur de temps, pourquoi ne pas avoir des réunions en face à face de seulement 10 minutes ?
Donnez le ton sur les exceptions
Si des ressources sont indisponibles, il est facile de comprendre pourquoi votre projet est en retard et votre sponsor et le client comprendront certainement la situation. Être transparent sur la raison d’un retard ou un dépassement de coût est plus utile et approprié pour le processus décisionnel que des retards ou un accroissement des dépenses. Il est donc important que la direction donne le ton adéquat pour les exceptions, créant un climat de confiance et de sincère discussion plutôt que des réprimandes.
La responsabilité sans conséquences revient à aucune responsabilité du tout
Il n’est pas rare de trouver des Chefs de projet qui ne ressentent pas le besoin d’annoncer le statut de leurs projets parce qu’ils estiment que l’équipe de direction senior ne s’y intéresse pas. Si vous atteignez ce point, quelque chose de grave se passe ! La transparence apporte la responsabilité, mais s’il n’y a aucune conséquence liée à l’accomplissement ou l’échec à atteindre des objectifs, il n’y a plus aucune motivation de le faire de façon appropriée.
Partagez la connaissance et encouragez l’échec rapide
Échouez vite, apprenez encore plus rapidement ! Il n’y a aucun mal dans un échec et il n’y a rien de plus nuisible pour le moral de l’équipe projet qu’un climat où la recherche de coupable est permanente et où vous êtes toujours sous les projecteurs, soumis à l’influence de vos pairs. Au lieu de cela, utilisez vos échecs comme une bonne occasion d’apprendre et, ce qui est plus important, de partager cette connaissance. Cela peut sauver le prochain projet de votre société.
Original post in English by Marisa Silva
Transparence
La transparence est un ingrédient clef pour faire progresser la maturité de votre PMO et la culture de management de projet d’une organisation mais elle demande du temps pour s’établir et, ce qui est plus important, peut représenter un lourd changement dans la manière de fonctionner de l’organisation.
La transparence est source de changement mais elle exige aussi des personnes qu’elles changent leurs attitudes et comportements, aussi, ne vous attendez pas à des changements très rapides.
Souvenez-vous : les projets sont avant tout à propos de personnes, pour les personnes et avec les personnes. Comme avec tout ce qui importe vraiment, il peut être difficile de gagner en transparence au début mais cela paie sur le long terme.
Prêts à vous y essayer ?
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Téléchargez gratuitement l’étude 2018 sur la collaboration sociale de notre partenaire Campana & Schott
L’efficacité de votre équipe pourrait augmenter d’un tiers avec les outils collaboratifs
Ceux qui utilisent plus fréquemment les outils collaboratifs travaillent jusqu’à 30 % plus efficacement. Étant donné que des processus inefficaces entraînent des coûts élevés, les entreprises devraient utiliser davantage les bénéfices de la collaboration connectée. Le secteur des Technologies Informatiques particulièrement est nettement en avance accompagné des industries chimique et pharmaceutique suivies de la communication.
Voici l’enregistrement du récent wébinaire organisé par iQar sur ce sujet du scoring.
Après une présentation introductive de 3’30 » sur iQar, Louis-Marie Rességuier entre dans le vif du sujet complexe du choix et de la priorisation des projets dans son portefeuille.
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The #AgileManifesto is the core of the Agile Movement.
It was written in February 2001 by software practitioners who found consensus around 4 values and 12 Agile principles.
The Agile Manifesto, its 4 values and 12 Agile Principles, were the consequences of industry frustration in the 1990s about the time lag between business requirements and the delivery of technology. Business and customer requisites changed during this lag time, and the final product did not meet the then current needs.
“We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value:
Individuals and interactions OVER processes and tools Working software OVER comprehensive documentation Customer collaboration OVER contract negotiation Responding to change OVER following a plan
That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.”
The 12 Agile Principles included in the Agile Manifesto describe a culture in which change is welcome, and the customer is the focus of the work.
Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “LE dominateur” (ou LA dominatrice).
C’est la personne dans le groupe qui semble s’approprier la discussion et ne plus laisser d’autres personnes s’exprimer. Parfois ce sont seulement des bavards trop prolifiques… …d’autres fois, ce sont des personnalités excessivement agressives qui pompent tout l’oxygène de la pièce.
Malheureusement, ces personnes semblent parler au nom de tous les autres et ne les laissent pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateur, on attend de vous que nous créiez et supportiez un environnement inclusif et une bulle sécurisante dans laquelle des idées diverses et différentes peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un (ou deux !!) dominateur, que faire ???
Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques très simples et efficaces !
1. Remerciez le dominateur pour ses apports au débat et demandez l’apport des autres
“Michel, c’est une idée très intéressante ! Voyons si d’autres ont également des suggestions ?”
2. Répétez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de poursuivre la liste.
Inscrivez la proposition du dominateur au tableau et passez à la personne suivante !
“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce bien cela ? C’est une excellente suggestion.
Compilons une liste de plusieurs propositions, puis discutons-les toutes.
Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste.
Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe.
Qu’en pensez-vous tous ?”
3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour écrire leur idée, question, ou proposition sur un Post-It.
Demandez ensuite à chaque personne à tour de rôle de partager l’un des billets qu’elle a écrit.
4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table
Faire un tour de table (même virtuelle si vous êtes en conférence téléphonique) en demandant nominativement à chaque personne de partager au moins un commentaire. Démarrez du coté de la table qui situé à l’opposé du dominateur pour ne pas revenir vers lui immédiatement.
“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun.
Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”
CSP est partenaire de DantotsuPM
5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.
“Patricia, je ne pense pas avoir entendu ton avis. Quelles sont tes idées sur cette question ?”
6. Faites une pause, prenez le dominateur à part et sollicitez son support
Demandez l’aide du dominateur pour faire participer les autres personnes.
“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais faire participer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Certains membres du groupe ne sont pas aussi affirmés que vous et je voudrais être sûr que nous les entendions.”
7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe
8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physiquepour équilibrer la discussion.
La personne tenant par exemple une balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.
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Certaines personnes risquent de monopoliser le temps de parole sans jamais écouter ni laisser de place aux autres pour s’exprimer.
Si vous êtes le facilitateur et/ou organisateur de la réunion, il est de votre responsabilité de les gérer !
Si vous n’êtes que participant et que l’organisateur ne réagit pas, vous allez perdre de précieuses minutes si vous ne stoppez pas cela par exemple en ramenant la discussion sur l’ordre du jour…
Cette idée sera développée dans un billet à paraitre demain 11 Juin !
CSP est partenaire de DantotsuPM
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Si vous vous intéressez au domaine du management des risques et que vous connaissiez déjà ou pas encore David Hillson, son équipe et ses collègues, ses briefings traduits en plusieurs langues sont une excellente opportunité de trouver de nouvelles idées intéressantes.
check these briefings online and for free
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Quelqu’un qui a passé du temps dans le cycle de vie de développement de logiciel traditionnel peut certifier que le principe Agile d’accueillir des exigences changeantes peut s’avérer le plus difficile pour des organisations basculant vers Agile. Dans le cycle de vie traditionnel, changer les besoins génère de la frustration, de la colère, du désespoir et, dans certains cas, des frais d’avocats et des coûts additionnels.
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Le mouvement Agile demande que les clients et les organisations de développement travaillent ensemble et embrassent le changement pour le plus grand bénéfice de l’utilisateur final. Ce niveau de transparence exige que les murs tombent entre clients et développeurs. Il nécessite aussi que le client reconnaisse l’impact que le changement aura sur le projet et le coût complémentaire du changement sur le budget de projet, ainsi qu’acquérir un meilleur niveau de compréhension du travail.
Le client et les développeurs atteignent une compréhension mutuelle
Dans une mauvaise mise en œuvre de Agile, les clients pensent qu’ils peuvent changer les exigences aussi souvent qu’ils le souhaitent et que le personnel de développement doit gérer ces changements. « Hé, vous avez dit que vous étiez Agiles, non ? »
Dans une bonne mise en œuvre, le client et le développement travaillent ensemble en étroite collaboration pour examiner et adapter le produit à chaque occasion possible. Comme le produit est revu fréquemment, le client et l’équipe maintiennent une compréhension partagée de l’état actuel du produit et de l’état actuel du marché. Quand le client change des exigences, le changement, son coût de mise en œuvre et son impact sur le projet dans son ensemble, sont mutuellement compris.
Jeff Sutherland utilise l’expression « Money for nothing and your change for free » (« l’Argent pour rien et votre changement gratuit ») quand il conseille des organisations sur la façon d’écrire des contrats Agiles (ndlt. Tiens, je ne savais pas que Jeff est fan de Dire Straits). En essence, on tient compte des deux côtés pour avoir une flexibilité maximale; l’équipe de développement tient compte d’exigences changeantes sans modifier le contrat ni charger des honoraires de modification et, en échange, le client consent à participer conjointement au processus Agile et au cycle de vie du développement de logiciel. Dans le cas où le client est satisfait avec moins de travail que prévu à l’origine, ils peuvent finir le contrat plus tôt, avec le paiement d’une partie prédéterminée du contrat restant.
Le changement est bon
La position est que le changement est bon. Il permet au client de satisfaire l’utilisateur final avec les fonctionnalités de plus forte valeur et de terminer le contrat au plus tôt. Il permet à l’entité de développement de recevoir la juste compensation pour livrer tôt et leur permet de se passer à l’opportunité suivante.
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« Accueillir des changements dans les exigences, même tard dans le développement » ne signifie pas que le propriétaire de produit, le « Product Owner », est libre d’ajuster les critères d’acceptation après que le sprint ait commencé. Les processus Agiles qui exploitent le changement pour y gagner un avantage compétitif devraient être mis en œuvre avant l’exécution de sprint. De l’avis de tous, il existe un processus pour terminer un sprint plus tôt; cependant, c’est rare.
Les processus agiles facilitent l’élaboration progressive, la décomposition, le raffinement de l’arriéré de produit, une approche incrémentale et la planification de sprint; Ils exploitent pleinement le changement tout en protégeant l’équipe.
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Une compréhension plus claire du management de portefeuille de projet vous aidera à comprendre les bénéfices qu’il apporte à une organisation. La gestion de portefeuille est plus que la simple organisation de projets en un portefeuille; elle permet aussi aux sociétés de libérer du temps et des ressources et créer de la transparence en termes de tâches et de processus décisionnel. Des bénéfices en management de portefeuille de projet varient et sont toujours très utiles à une organisation. Les sociétés doivent être conscientes de cela pour comprendre ce qu’apporte la gestion de portefeuille de projet. Elle évite la gestion de projet traditionnelle; les projets sont moins vulnérables aux risques et ont une plus grande chance de succès si la gestion de portefeuille est en place. La gestion de projet est toujours une discipline importante, mais avec le management de portefeuille de projet, les organisations sont capables d’accélérer leurs projets, de créer des données précises et de détecter des projets redondants ou superflus.
Quels sont les bénéfices du Management de Portefeuille de Projet
Ci-dessous sont listés Dix Bénéfices du Management de Portefeuille de Projet qui aideront votre projet à recevoir l’attention qu’il mérite. Ces bénéfices sont aussi accompagnés par le Bureau de Management de Projets (Project Management Office / PMO) pour améliorer votre taux de succès dans les projets.
#1 : Le processus décisionnel est meilleur et plus transparent
Image courtesy of tuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
Il est crucial que la collaboration soit mise en œuvre dans les projets de l’organisation. Ceci est rendu possible par la gestion de portefeuille de projet. Grâce à elle, il y a une transparence parmi les membres d’équipe et dans les tâches qui leur sont assignées. Personne ne peut décider seul de quels projets devraient être mis en attente et lesquels devraient être dans la liste de haute priorité. C’est un effort d’équipe avec un poids égal aux opérations, processus et activités projets. De plus, il n’y aura aucun problème de dissémination de l’information quand chacun est informé et conscient d’où en est exactement un projet spécifique.
#2 : Les risques sont mieux managés
Il pourrait être votre allié dans le business, mais le management de portefeuille peut aussi être votre ennemi si pas compris et utilisé correctement. C’est pourquoi vous devez comprendre à la fois sa fonction et sa discipline avant de plonger en eaux profondes. Cela ressemble à la lecture d’un livre; comprenez l’idée entière avant de donner un avis.
Les risques dans la gestion de portefeuille de projet prennent diverses formes: gouvernance, gestion de ressource et finances. On devrait considérer ces facteurs en analysant les risques dangereux qui menacent votre projet; évaluez chaque angle et utilisez la gestion de portefeuille de projet dans votre intérêt. Quand vous l’exécutez, la gestion de portefeuille vous aide alors à déterminer quels projets devraient être abandonnés en raison des contraintes de ressources ou des budgets insuffisants.
#3 : Les ressources sont utilisées de manière plus efficace
Une organisation sans PMO signifie qu’il sera difficile d’augmenter ou utiliser ses ressources efficacement et effectivement. Souvenez-vous que l’on considère les ressources humaines comme les ressources les plus cruciales et essentielles qui puissent exister dans une organisation. Si votre société manque des mains, d’intelligence et de compétences, attendez-vous à ce qu’elle tombe en ruines. Faites preuve d’intelligence dans le choix de vos ressources; certaines sociétés exigent des certifications dans les CV des postulants. Les compétences, talents et expertise sont des trésors pour des sociétés et cela augmentera quand vous aurez mis en place PMO et PPM. L’identification de chacune de vos compétences et ressources vous permettra de correctement distribuer les tâches.
#4 : Le portefeuille de projets apporte davantage de valeur
Et pas seulement au bénéfice de vos projets, cette valeur créera aussi pus d’influence auprès de vos parties prenantes. Cela signifie une accroche pour les intéresser davantage à vos projets et à la structure générale du PMO. Les projets sont non seulement mesurés sur combien de temps il faut pour les achever mais aussi la stratégie et les processus qui viennent avec. Quand vous prenez soin de votre PMO et PPM, vos projets et rapports ne nécessiteront pas un long processus et comme le temps est précieux pour vos parties prenantes, la capacité à en sauver en peu signifie beaucoup. Quand vous prouvez la valeur de vos projets aux parties prenantes, cela crée du confort et de la confiance de leur part. Cela, à son tour, les rendra plus intéressés par vos projets futurs et ce que votre organisation abordera ensuite.
#5 : Le succès est continu et se poursuit dans le temps
Votre PMO augmente le taux de réussite et la structure qui peut aider à ces succès. Comment peut des projets peuvent-ils atteindre systématiquement le succès ? Routine. Cela signifie avoir un processus standard dans chaque projet. Le programme, des procédures, des tâches : tous devraient être standardisés pour empêcher les changements inutiles qui peuvent perturber le flux de vos projets. Gardez à l’esprit que les leçons apprises sont cruciales car cela vous permettra de déterminer vos erreurs et échecs passés et les transformera en guide plutôt qu’une expérience que vous auriez préféré ne pas avoir connue en premier lieu.
Abstenez-vous de changer complètement vos pratiques et persévérez avec celles que chacun maitrise. Même si vous allez informer chacun des changements, il n’est pas sain de continuer à changer et modifier sans cesse des processus. Cela crée juste de la confusion et c’est consommateur de temps.
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#6 : Les projets sont mieux alignés sur les objectifs de l’organisation.
des projets bien alignés
Un projet qui est aligné sur le but de l’organisation est l’un des bénéfices primaires du management de portefeuille de projet. Quand vous avez réussi à aligner les projets sur les objectifs de la société, il sera plus facile suivre les problèmes que rencontre l’organisation et ses nouveaux besoins et changements.
#7 : Les investissements sont plus réfléchis.
Le coût est un des facteurs les plus cruciaux du succès de projet. Mais si vous vous focalisez trop dessus, vous perdrez de vue les bénéfices que votre organisation pourrait engranger. Cela ne signifie pas oublier le coût. En fait, le pouvoir d’investissement et les actifs de la société existent par la gestion de coût prudente.
Image courtesy of Sujin Jetkasettakorn / FreeDigitalPhotos.net
Si vous avez investi une somme dans un projet et que le bénéfice atteint est ce même montant. Pourquoi avez-vous investi votre argent dans ce projet ? Parce que vous croyez qu’il a une valeur potentielle plus importante. Comment le savez-vous ? Parce que vous avez mis en œuvre la gestion de portefeuille de projet. Le portefeuille ne regarde pas uniquement sur les coûts, mais aussi le produit et les services attachés au projet. Le PPM crée une valeur ajoutée sur ce que vous avez investi.
#8 : La communication est grandement améliorée.
Quand vous collaborez avec l’équipe pour le succès de projet, on s’attend à ce que vous deviez communiquer pour vous comprendre entre vous et capturer les détails importants du sujet de discussion. La gestion de portefeuille de projet, après tout, promeut la transparence au sein de l’équipe impliquée. Quand chacun est informé des détails d’un projet, la collaboration et la communication sont plus faciles et la distribution des tâches pose moins de problèmes.
#9 : Les décisions en termes de continuation de projet ou pas sont claires.
L’organisation de projets dans un portefeuille a aussi l’intention d’identifier quels projets devraient être arrêtés en raison de leur manque de génération de bénéfices. Les projets peuvent aussi être abandonnés parce qu’ils perturbent l’équilibre du portefeuille. Quand l’un de vos projets a l’une ou ces deux caractéristiques, il est temps de le vendre ou le stopper.
#10 : Le pourcentage de projets réussis augmente.
Les statistiques ne sont jamais gravées dans le marbre. Elles montrent que les sociétés qui ont un PPM dans leur structure ont deux fois plus de chance de réussir leurs projets que les organisations qui n’ont pas PPM du tout. Parce qu’il aide à organiser les projets et optimiser l’utilisation des ressources, le management de portefeuille de projet augmente le taux de succès en aidant les équipes à identifier des projets superflus et réduire au minimum les risques.
Alors, comment s’emparer des bénéfices de la gestion de portefeuille de projet ?
The referential on Amazon
Cela peut sembler dantesque, mais le premier pas est de comprendre ce qu’est le management de portefeuille de projet. Si vous échouez à voir ses capacités, vous ne pourrez pas entièrement saisir les avantages qui lui sont attachés. Vous pouvez savoir quels projets sont prioritaires, mais finir par donner la priorité à un projet superflu ou à celui qui n’est plus si profitable.
Avec la gestion de portefeuille, il est plus facile d’identifier quels projets doivent être entrepris. Pensez la gestion de portefeuille comme une paire de lunettes infrarouge ou une torche électrique qui vous aide à naviguer dans l’obscurité. Vous serez incapables de trouver ce que vous cherchez si vous n’utilisez ni l’une ni l’autre. C’est la même chose avec la gestion de portefeuille : si elle n’est pas présente dans votre organisation, vos projets existants échoueront ou seront à risque.
“Laissez le management de portefeuille de projet être la lumière au bout de votre tunnel.”
Auriez-vous des bénéfices additionnels à ajouter à cette liste ?
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La toute dernière chose à ajouter à un courriel/email important est l’adresse électronique du destinataire.
Écrivez le texte, sauvez-le en tant que brouillon et, une heure plus tard, ajoutez l’adresse électronique du destinataire puis tapez sur envoi.
Il n’est pas évident que vous deviez jamais envoyer une longue prose, mais si vous le faites, écrivez-la d’abord dans une application de prise de notes, puis copiez, collez et envoyez.
Envoyez ce courriel/email quand vous êtes prêts, pas avant.
Il n’y a pas de bouton de ‘rappel’.
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Comme le mentionne souvent Melanie Franklin, pour réussir à embarquer votre management et les membres de votre équipe, il faut commencer par comprendre les raisons des résistances potentielles, puis apprécier leurs impacts, planifier comment les manager et vérifier la préparation à accepter les changements apportés par votre projet.
Donc, les résistances vous forcent à réussir à condition de bien les identifier et de les affronter avec la bonne préparation !
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C’est en pensant que nous pouvons le faire que nous parviendrons à le réaliser.
En tant que directeur sportif et entraîneur de l’équipe de football de l’Université Ryerson, on demande souvent au Dr Joseph quelles compétences qu’il recherche en tant que recruteur: est-ce de la vitesse? la force? l’agilité?
Dans ce discours, il répond la confiance en soi et explique pourquoi ce n’est pas seulement la compétence la plus importante en athlétisme, mais dans nos vies.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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Voici une question qui pourrait fort bien vous être posée si vous décrochez un entretien pour le poste que vous convoitez dans le PMO.
Je suggère que vous fassiez votre sélection ou priorisation parmi les réponses suivantes en fonction du type de PMO auquel vous postulez:
méthodologie : identification, standardisation et déploiement d’une méthodologie et de standards de management de projet
tableau de bord : établir ou valider et remonter les statuts de projets au management (tableau de bord des projets et fiche d’avancement)
conformité et prédictibilité : contrôler la conformité des projets avec les règles et procédures en vigueur
communication transverse : coordonner les communications et la visibilité à travers de multiples projets
gestion de ressources : gestion de tous les chefs de projets et ressources partagées dans les projets
professionnalisation du management de projet : formation, coaching, mentoring, sur les bonnes pratiques pour développer les compétences des chefs de projets
système d’information et de structuration des données projet : implémenter et exploiter un système d’information pour les projets
aide aux chefs de projets : développer et manager des modèles, procédures et documents de projet
amélioration continue avec les bonnes pratiques : promouvoir l’utilisation des leçons apprises et le management de projet dans l’organisation
Les 4 premières s’appliquent probablement à tous les types de PMOs.
Préparez-vous à aller plus loin. On pourrait aussi vous demander quels types différents de PMOs vous avez déjà rencontrés ou même établis.
Voici quelques-uns des différents niveaux de PMOs auxquels vous pourriez réfléchir dans votre préparation pour l’entretien : Entreprise, Programme, Division ou Entité Fonctionnelle, Grand Projet.
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Quand le sujet de choisir son outil PPM devient un vrai casse-tête, que vous vous perdez devant la pléthore d’offres et que vous ne savez plus vraiment comment faire le bon choix…
Pas de panique, détendez-vous ! On vous dit tout !
‘’Être Chef de projet, c’est être reconnu à la croisée des compétences interpersonnelles, organisationnelles, managériales et bien entendu techniques … Et c’est en cela que c’est valorisant !
Mais être un chef de projet c’est aussi savoir se doter de méthode et d’outils qui facilitent le management par projets » Erick ATHIER, consultant PMO Expert IQar.
Merci Erick, mais une fois qu’on a dit cela, que fait-on ?
« Un outil PPM est une aide précieuse dans l’accompagnement du cycle de gouvernance des projets : on parle alors de planification, de suivi et de pilotage des projets en termes de coûts, qualité, délais dans l’optique globale de la stratégie de l’organisation
Le marché des solutions PPM est vaste et très diversifié, et il s’agit en effet de ne pas s’y perdre !
Une règle d’Or : Se rappeler que l’objectif premier de votre outil de pilotage projets est de vous permettre de suivre et de piloter les projets de l’organisation ! »
Très bien jusque-là nous te suivons, Et ?
« Et bien, mon expérience dans le déploiement de méthode et d’outil PPM pour des organisations de toutes tailles et de tous secteurs, m’amène à vous conseiller de ne pas négliger mais d’être hyper attentif aux éléments suivants :
La couverture fonctionnelle de l’outil.
L’agilité de la solution et donc sa capacité à s’adapter aux évolutions de votre organisation.
La qualité de l’application en termes de design et d’aspect visuel qui peut compter pour la bonne appropriation de l’outil par les utilisateurs.
Le coût : Le modèle économique de l’application peut dans certains cas avoir une incidence prépondérante dans le choix d’une solution.
La technologie : La maintenabilité de l’application, la sécurité des données, …
L’existence ou non d’une communauté d’utilisateurs de l’outil, d’un support disponible ou d’un service après-vente.
Vous l’aurez compris, il s’agit là de traduire les besoins identifiés en fonction des objectifs souhaités en ‘CRITÈRES de choix qui vous permettront de faire un premier tri de l’offre des solutions PPM »
C’est dans le respect de ces différents critères qu’IQar, Pure project Player a conçu sa solution PPM à découvrir dans cette petite vidéo
Visionnez la vidéo réalisée par notre partenaire iQar
Pour conclure, le meilleur des outils PPM est …. celui qui répond à vos besoins et vos objectifs et qui s’adapte le mieux aux contraintes de votre organisation. Toutefois, ne négligez pas l’impact de la solution PPM sur les processus de votre organisation et, avant de vous lancer dans l’acquisition d’une solution, osez faire le point sur la maturité de votre organisation.
Pour vous aider dans cette réflexion, IQar, pure project player a décidé de créer et de mettre à disposition de toutes les organisations un e-quizz : http://www.testmaturite.com/ dans le but de permettre à tous les acteurs projets de prendre du recul et d’aller identifier le niveau de maturité de leur organisation.
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Quelle solution choisir entre MS Project et MS Planner ?
Ceci est une question que l’on peut légitimement se poser quand on lit les commentaires et annonces récentes sur ces applications. Voici un article complet en anglais et consultable sur le site de Microsoft qui traite justement de ce sujet !
À ce jour, vous êtes probablement déjà familiers de Microsoft Project. Sorti en 1990, Microsoft Project est devenu l’application par défaut pour les chefs de projets. Microsoft Planner est une solution de gestion de projet plus récente qui a été publiée en 2016 dans le cadre d’Office 365. Les deux applications nous laissent créer des plans, organiser et confier des tâches, partager des dossiers, communiquer avec des collègues et obtenir des mises à jour sur le progrès de notre équipe.
Alors, quelle solution devrions-nous utiliser ?
Voici un comparatif pour nous permettre de décider laquelle convient le mieux à nos besoins. La table de comparaison ci-dessous récapitule les résultats en un coup d’œil, mais les choses sont ensuite explicitées dans l’article détaillé.
Microsoft Planner
Page dédiée sur le site Microsoft France
Microsoft Planner permet aux équipes de créer des plans; organiser, assigner et collaborer aux tâches; délais d’ensemble; chat avec les collègues pour rester à jour sur le progrès; et téléchargement et partage de documents. Vous pouvez suivre à la trace le progrès de votre équipe dans un tableau de bord visuel et vous obtiendrez des mises à jour sur les nouveaux développements via des notifications par courrier électronique. Chaque plan que vous créez est automatiquement associé à un nouveau groupe Office 365, que vous pouvez définir comme privé ou public.
Microsoft Project Online
Partenaire de DantotsuPM
De prime abord, Microsoft Project peut sembler plutôt intimidant !
Mais, Microsoft Project propose de nombreux modèles que vous pouvez regarder et utiliser comme point de départ quand vous créez un nouveau projet. Vous pouvez les modifier pour répondre à vos besoins spécifiques et les sauver pour de futurs projets similaires; sinon, vous pouvez aussi commencer par un modèle vierge.
Ceci rend beaucoup plus facile de débuter un projet, car vous ne devez pas tout développer à partir de zéro. A l’inverse, Microsoft Planner n’offre pas de modèles prédéfinis.
Microsoft Planner contre Microsoft Project: Quelle est la solution pour vous ?
Essayez les deux pour forger votre propre décision
Microsoft Planner est sans aucun doute une application utile pour créer et suivre à la trace des plans de projets simples, mais ses limitations deviennent claires si vous voulez avoir un plus grand contrôle de vos projets. Avec une plus large gamme de support et de fonctionnalités, Microsoft Project est la solution idéale pour la planification de projet d’entreprise.
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Le visionnaire de la Silicon Valley John Perry Barlow nous a quitté il y a quelques mois dans la nuit à l’âge de 70 ans.
Quand il avait 30 ans, le fondateur de l’Electronic Frontier Foundation (et parfois parolier de Grateful Dead) a rédigé une liste de ce qu’il a appelé « les Principes de Comportement Adulte ».
1. Soyez patient. Peu importe le sujet.
2. Ne médisez pas: Assignez la responsabilité, jamais le blâme. Ne dites rien en l’absence d’une personne que vous ne diriez avec exactement le même ton et paroles face à elle.
3. Ne supposez jamais que les motifs d’autres sont, pour eux, moins nobles que les vôtres à vos yeux.
4. Élargissez votre sens du possible.
5. Ne vous tracassez pas avec des sujets que vous ne pouvez pas vraiment changer.
« Je ne m’attends pas à un parfait suivi de ces principes. Cependant, je les affiche comme une norme pour ma conduite en tant qu’adulte. Si n’importe lequel de mes amis ou collègues m’attrape à transgresser l’un d’entre eux, qu’il me secoue. »
6. N’attendez pas plus de quelqu’un que vous vous-même ne pourriez réaliser.
7. Tolérez l’ambiguïté.
8. Riez fréquemment de vous-même.
9. Intéressez-vous à ce qui est juste plutôt que qui a raison.
10. N’oubliez jamais que, peu importe votre certitude, vous pourriez avoir tort.
11. Renoncez aux sports violents.
12. Rappelez-vous que votre vie appartient aussi à d’autres. Ne la mettez pas frivolement en danger. Et ne mettez jamais en danger la vie d’un autre.
13. Ne mentez jamais à personne pour aucune raison. (Le Mensonge par omission est parfois acceptable.)
14. Découvrez les besoins des personnes qui vous entourent et respecter-les.
15. Évitez la poursuite de bonheur. Cherchez à définir votre mission et accomplissez-la.
16. Réduisez votre utilisation du premier pronom personnel.
17. Complimentez au moins aussi souvent que vous dénigrez.
18. Ne laissez jamais passer vos erreurs sans les reconnaître.
19. Devenez moins soupçonneux envers la joie.
20. Comprenez l’humilité. 21. Pardonnez.
22. Encouragez la dignité.
23 Vivez mémorablement.
24. Aimez-vous vous-même.
25. Endurez.
Lesquels 5 ou 6 éliriez-vous dans cette liste pour votre propre éthique ?
J’aime beaucoup 2,3,4,5,6,7,8… …impossible de choisir.
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The #AgileManifesto is the core of the Agile Movement.
It was written in February 2001 by software practitioners who found consensus around 4 values and 12 Agile principles.