pour des réunions qui ne gaspillent pas votre temps
Avez-vous jamais été à une réunion et vous êtes demandés, pourquoi suis-je ici ? Ou, encore pire, avez-vous jamais quitté une réunion en pensant, « Quelle gaspillage de mon temps ? ». Une façon de vous assurer que ceci ne se produise pas pour une réunion que vous organisez est de commencer, au début de la réunion, par expliquer clairement l’INTENTION de la réunion.
Qu’est-ce que l’intention d’une réunion ?
Elle définit la raison exacte de la réunion, ce que vous et les autres participants ont l’intention de réaliser (c’est-à-dire, votre objectif) et ce que vous voulez avoir accompli quand vous quitterez la salle. Une intention de réunion pourrait ressembler à : « l’intention de cette réunion est de finaliser le plan pour l’exécution de tel projet dans l’organisation ». L’intention est traduite en paroles par le facilitateur au début de la réunion et est écrite dans un emplacement où elle est visible pendant toute la réunion. L’intention garantit que tout le monde est sur la même page et elle configure votre réunion pour le succès.
Un autre avantage de décrire l’intention est qu’elle d’une grande aide dans la facilitation de la réunion. C’est un guide pour s’assurer que toute la conversation, les articles de l’ordre du jour et l’activité vont vers la réalisation du but de la réunion. Arrêtez-vous et demandez simplement aux participants se réunissant : « Est-ce que ce que nous faisons supporte bien l’intention de la réunion ? » Si oui, parfait, avançons. Sinon, mettons cela de côté et avançons.
L’intention de réunion est une technique simple, mais puissante. La combinaison d’avoir des participants qui comprennent le résultat attendu avec un mécanisme qui s’assure que tous les efforts sont concentrés sur atteindre votre intention est étonnant. Si vous êtes un facilitateur, essayez cette technique à votre prochaine réunion. Même si vous ne dirigez pas la réunion, demandez simplement quelle est l’intention de la réunion, et voyez combien cela aide tout le monde à comprendre ce qui a besoin d’être accompli. C’est vraiment une belle idée.
Commencez-vous vos réunions avec une intention ? N’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous.
Et amusez-vous un peu avec cette réunion virtuelle…
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When Mark Phillipy, The Sensible Project Manager, approached me for this new #PMFlashblog I was of course willing to respond positively.
But, even more so when I learned that the subject would be to write about the state of project management in “my” part of the world. This will allow me to highlight the part of the world from where I practice project management since close to 20 years !
What’s so specific about Project Management in Sophia Antipolis ?
International environment
Rich PM ecosystem and great PM Community
Variety of companies and industries
Sunshine !
1. International Environment
Sophia Antipolis is a technology park northwest of Antibes and southwest of Nice, France. Today, the park is home to 1,335 companies who employ 31,500 people representing 63 different nationalities, alongside 4500 researchers and 5500 students. Sophia Antipolis extraordinary human capitaland vibrant professional networks promote synergy and cross-fertilization between the different fields of science and technology. The many training and higher education institutions further reinforce synergy between academic research and business, creating a reservoir of managers, engineers and highly-skilled developers. While having always been based in the south of France, I’ve had the chance to work exclusively in International companies and lead several “global reach” programmes. It meant a lot of travel and use of the latest technologies in terms of communications to manage geographically distributed teams. The same applies to a lot of PMs in Sophia Antipolis. These are truly growth and motivating factors for all of us.
We’re often managing projects more « from » Sophia Antipolis than « in » Sophia Antipolis as their scope spans way beyond the business park!
2. Rich Project Management Ecosystem and great PM Community
Early on, the plethora of international companies growing in the region started to train their engineer to project management techniques and behaviors. When I obtained my PMP® certification in 1998, the exam I attended regrouped PMs from Texas Instruments, NCR, IBM, AT&T, HP and several other companies. Soon after our certification, realizing that we all had a lot to gain from sharing best practices amongst the local Project Management community, we created a nonprofit association that became a couple of years later the Project Management Institute France-Sud Chapter. This chapter organizes forums every month where local PMs meet and exchange on different aspects of our profession. The PMI France-Sud chapter grew to over 800 people over the past 15 years to become the largest French chapter at the time of the unification of all PMI chapters in France last fall. Nowadays, PMI France is the largest PMI Chapter outside USA. Taking a very active role in the chapter and even presiding it for a few years was a great experience. It allowed me to meet many very interesting people, to organize numerous events in the region, to participate and present at several PMI Global Conferences…
The variety of industries in IT, telecoms, biotechnologies, R&D, travel… enriches largely our debates and opens our eyes to techniques used in other businesses.
3. Variety of companies and industries
Created in 1970-1984, Sophia-Antipolis houses primarily companies in the fields of computing, electronics, pharmacology, travel and biotechnology. Several institutions of higher education are also located here, along with the European headquarters of W3C and the European Telecommunications Standards Institute. As you can guess, the mix of business experiences, backgrounds and nationalities provides a very fertile ground for all PMs to grow their competencies. Most of us work in very international environments where the working language is English and a great number lead projects where a significant part or all of their teams happen to be remote. While this is particularly challenging, it also benefits us as we develop key PM skills such as communications, delegation, virtual team management, multi-cultural awareness… And, also run across different methodologies: PMI, Prince2, IPMA, Agile…
4. Sunshine !
Located 20 km from the Nice international airport, the Sophia Antipolis Business and Research Park is an exceptional site that spreads across 2400 hectares, ideally balanced between the sea and the mountains. Two thirds of the science and technology park are given over to green spaces where employees can enjoy running, walking, swimming, tennis and golf to relax and replenish their energy levels. I’m personally a runner and I see a lot of my PM colleagues release some of their stress doing sports several times a week at lunch time. This sunshine boots your vitamin D which is key to positive thinking and we definitely need that in project management 🙂 !
Fellow PM colleagues working in Sophia Antipolis, please do not hesitate to comment and add to this blog post.
Cheers, Michel.
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« Get Out of Your Comfort Zone: A Guide for the Terrified »
Un excellent article de Andy Molinsky dans la Harvard Business Review intitulé « Get Out of Your Comfort Zone: A Guide for the Terrified » (Sortez de votre zone de confort : un Guide pour le terrifié), insiste sur l’importance de s’attaquer à des projets où un certain inconfort peut exister.
Commencez par vous poser cette question
si vous n’éprouviez aucune anxiété dans votre situation actuelle, si elle était totalement confortable et sans stress, serait-elle quelque chose que vous souhaiteriez faire ? Serait-ce passionnant ? Cela aiderait-il votre carrière ?
Si la réponse est oui (en étant 100% honnête !), vous êtes probablement en prise à de la peur – et c’est OK. En fait, il est bon de le reconnaître que vous pouvez dépasser cette étape et utiliser votre esprit rationnel à votre bénéfice.
Que faire ?
Molinsky nous recommande de rechercher des expériences où nous pouvons nous sentir inconfortables ou légèrement incompétents, car ce qui nous mène à hésiter peut simplement être une crainte de l’échec plutôt qu’un réel manque de capacité ou de compétences. De plus, c’est ce sentiment d’anxiété qui peut vous rendre honnête avec vous-même et vous faire comprendre jusqu’où va votre zone de confort et en quoi ce nouveau défi peut apporter des succès sans précédent.
La familière routine de votre zone de confort vous empêche d’apprendre et tester de nouvelles choses qui sont potentiellement bonnes pour nous. Elle va aussi probablement vous empêcher de lancer un nouveau business.
Maintenant que vous êtes armé de cette nouvelle approche de maximiser votre potentiel, essayez d’identifier les endroits où vous êtes dans une zone de confort et poussez les limites vers vos propres zones d’inconfort.
Vous pourriez fort bien constater que l’inconfort qui en résulte vous amènera à quelques succès nouveaux et fort passionnants.
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Jeff Ball est un spécialiste du management de projets : En tant que Chef de Projet, Jeff a géré de bout en bout des projets IT dans des environnements multiculturels ambitieux et stimulant. Jeff est un formateur accrédité et certifié PRINCE2 – Management de Projets, MSP – Management de Programmes, MoP – Gestion de Portefeuille- P3O – Gestion de PMOs pour QRP International.
Certains chefs de projet aiment encore utiliser le vieil adage qu’un projet ne devrait pas durer plus de 9 mois. Ceci est du folklore de gestion de projet. Si un projet dure plus de 9 mois, dit ce vieux folklore, alors il va en toute probabilité échouer. La meilleure approche étant de le découper en plusieurs morceaux.
Comme beaucoup d’adages, celui-ci contient une dose de sagesse, mais sans être rigoureusement prouvé. Les méthodes comme PRINCE2 aident à démontrer que la durée est seulement un des facteurs susceptibles de causer l’échec d’un projet. Un projet de 9 mois peut échouer pour de nombreuses raisons (comme un projet de 3 ou 6 mois) ; tandis qu’un projet de 2 ans qui est bien géré peut réussir (et c’est le cas pour beaucoup).
De plus, le vieil adage ignore l’apparition durant ces 20 dernières années de la gestion de programme. Les programmes sont utilisés pour gérer de grandes initiatives et les changements métiers, et typiquement se déroule sur plusieurs années plutôt que plusieurs mois.
Le vieil adage a-t-il besoin d’être réécrit ? Devrait-on dire « si votre projet prendra plus de 9 mois, alors gérer le comme un programme » ?
Regardons certaines des différences principales entre un projet et un programme :
Un projet se fixe sur les livrables, et est généralement plus court et plus structuré. Quand les livrables sont en place, le projet est fini.
Un programme est une initiative plus longue, qui est souvent plus flexible et livre un ou plusieurs objectifs plus stratégiques. Le programme se focalise sur la livraison de changements – quand les bénéfices du changement sont en place, le programme est fini.
Ceci nous apprend que les différences ne sont pas dues à la longueur du projet ou du programme.
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Ce qui compte c’est ce qu’y est livré : la différence vitale entre les programmes et les projets est liée à la nature du changement, pas à la durée de l’initiative de changement.
Une façon simple de comprendre s’il faut utiliser la gestion de projet ou la gestion de programme est de considérer la nature du changement.
La gestion de projet est bonne si vous changez des choses (ou fabriquez de nouvelles choses) :
logiciel et sites Web
produits nouveaux ou améliorés
nouvelle infrastructure informatique
routes, bâtiments
La gestion de programme est meilleure si vous changez les personnes (ou leur façon de travailler)
augmentation, réduction des effectifs, externalisation, off-shoring
Donc ce vieil adage est un proverbe agréable. Comme tous les proverbes, il est parfois juste, mais souvent il est incorrect et trompeur. Il est plus approprié dans le monde d’aujourd’hui d’utiliser un autre adage :
« Si votre projet prendra plus de 9 mois, suivez un cours sur la gestion de programme ».
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Get ready for 7 weeks of FlashBlogging on ‘Project Management Around the World’
The first #PMFlashBlog led by Shim Marom was such a huge global success Mark Phillipy has organised a sequel with a twist. Each Monday for 7 weeks PMFlashBloggers around the world will release their posts about ‘Project Management Around the World’.
With 50+ project management bloggers already involved there’ll be loads of information and some eye-openers about ‘Project Management Around the World’.
My #PMFlashBlog post will be out on the 10th of March and I’ll speak about Project Management in Sophia Antipolis, in the South of France !
Add the #PMFlashBlog tag to your twitter stream now.
Don’t miss #PMFlashBlog Take Two!
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Les mises à jour de statut de projet prennent beaucoup de temps à assembler et à préparer. Combien de temps sauveriez-vous si vous pouviez le réaliser plus rapidement ? Vous pouvez y parvenir sur votre projet avec ces 5 étapes…
L’utilisation de ces astuces vous aidera à obtenir des rapports d’état d’avancement de votre équipe beaucoup plus rapidement.
Étape 1 : définissez un échéancier
Faites en sorte qu’il soit très facile pour les membres de votre équipe projet de se souvenir de quand ils doivent vous fournir une mise à jour de statut en respectant jour et horaire. Avez-vous besoin d’une mise à jour chaque vendredi après-midi ? Un mercredi sur deux au matin ? Cela n’a pas d’importance du moment que c’est régulier et bien communiqué. Ceci permettra aux membres de l’équipe d’entrer dans une routine. Ils peuvent préparer leur mise à jour de statut à l’avance car ils savent quand il sera exigé.
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Étape 2 : Utilisez des informations en temps réel
Cela demande plus longtemps aux membres de l’équipe de préparer leur mise à jour de statut s’ils n’ont pas accès aux informations en temps réel. Assurez-vous donc qu’ils peuvent utiliser des données en temps réel pour préparer leur mise à jour !
L’utilisation de logiciel comme ProjectManager.com qui peut capturer des informations de tâches en temps réel signifie qu’ils auront l’accès à tout ce dont ils ont besoin d’un claquement de doigt. Ils pourront assembler leurs mises à jour plus rapidement et donc vous les obtiendrez aussi plus rapidement.
Si vous voulez que des membres de l’équipe vous informent sur certaines informations ou selon un certain format, rendez cela facile à faire pour eux en leur donnant un modèle à utiliser. Chaque semaine ils peuvent simplement éditer la dernière version de votre modèle et la mettre à jour avec les dernières avancées.
Vous obtiendrez toujours les données que vous voulez et ils n’auront pas à trop réfléchir à quoi vous envoyer! Cela vous sauvegardera aussi du temps à les relancer quand ils oublient d’inclure quelque chose de vraiment important, car ils auront ces têtes de chapitre dans le modèle pour les aider à se rappeler de quoi vous avez besoin.
Étape 4 : envoyez des rappels
Utilisez le management des tâches et les envois de rappel par courrier électronique en utilisant votre logiciel de management de projet pour demander aux membres de l’équipe de compléter leurs mises à jour de statut à l’heure. Vous pouvez configurer une tâche récurrente dans leur liste de choses à faire pour qu’ils n’aient jamais l’excuse d’avoir oublié !
Si vous pouvez automatiser l’envoi de ces courriers électroniques de rappel, faites-le aussi. Cela marche bien avec les membres de l’équipe qui voyagent beaucoup et pourraient avoir besoin d’un rappel par courrier électronique. Plus vous pouvez automatiser, plus facile ce sera pour vous et plus vous aurez de chances que votre équipe vous envoient leurs mises à jour de statut à temps.
Étape 5 : suivez, suivez, suivez
Ceci n’est pas la meilleure façon d’obtenir des mises à jour rapidement, mais ça peut marcher si vous devez faire entrer un membre spécifique de l’équipe dans une routine vertueuse ! Relancez pour les rapports que vous n’obtenez pas dans les temps agréés. Puis relancez-les de nouveau. Et de nouveau! Faire de vous-même une nuisance ne vous gagnera pas le prix du chef de projet le plus décontracté, mais vous obtiendrez ce que vous voulez au final et la prochaine fois, il y a bon espoir que le membre concerné de l’équipe y réfléchira à deux fois avant de laisser passer le délai d’envoi de sa mise à jour de statut.
Le management des tâches et les fonctionnalités de stockage de documents d’outils en ligne tels que ProjectManager.com vous permettent de facilement rationaliser le management des mises à jour de statut de votre équipe. Vous pouvez leur prévoir des tâches, configurer des rappels et partager des modèles.
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Comme Chefs de projet, nous savons que nos projets ont systématiquement une durée limitée. Cela signifie aussi que, périodiquement, nous devons obtenir une nouvelle mission. Notre employabilité dépendra largement de notre expérience passée et de notre réputation.
De nos jours, dans un monde numérique, Internet nous donne la possibilité d’immortaliser nos succès professionnels de telles façons que ces mérites puissent être considérés dans nos futures missions professionnelles.
Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net
Dans notre challenge suivant, il est très probable que notre recruteur ou client vérifiera sur Internet avant de nous embaucher. Donc, nous devons prêter une attention particulière à ce qui est dit de nous sur Internet et essayer de l’influencer.
Ce concept est appelé la Marque Personnelle, le « Personal Branding ». L’idée est de laisser une trace permanente de votre carrière professionnelle qui reflète nos réels accomplissements professionnels pour que d’autres puissent les découvrir et le savoir.
Bien sûr, ceci ne signifie pas qu’Internet soit le seul média pour promouvoir notre marque personnelle, parce que nous pourrions risquer de devenir une personne virtuelle sans essence et pas la vraie personne que nous sommes vraiment .
Des communautés professionnelles comme ProjectManagers.org, des blogs personnels, des réseaux sociaux (LinkedIn), sont d’excellents canaux pour laisser la trace numérique de notre marque personnelle selon nos mérites professionnels et capacités.
Mais, en déposant notre trace numérique, nous devons être cohérents et démontrer notre intégrité. Si nous voulons construire notre marque personnelle de chef de projet, il vaut mieux concentrer tous nos messages seulement sur cet aspect et, par exemple, ne pas partager dans des messages Twitter des vues politiques personnelles.
Aussi, quand nous participons à des groupes de discussion, nous devons démontrer notre professionnalisme parce que je vois souvent des gens s’y disputer parce qu’ils pensent qu’ils détiennent la vérité et que les autres ont tort.
Tout que nous faisons sur ces canaux de communication (bon ou mauvais) constituera notre marque personnelle, donc il vaut mieux garder ceci à l’esprit avant que vous ne commenciez à écrire de quoi que ce soit sur Internet.
En construisant notre réputation comme de chef de projet sur ce canal numérique, il y a aussi quelques risques. Comme précédemment mentionné, nous devons prêter attention à ne pas devenir un individu seulement virtuel, complètement à l’extérieur du monde réel où nous vivons. Parce que ceci n’est pas « Second Life » où on peut s’inventer qui l’on veut être et construire notre propre avatar basé sur votre imagination ou fantaisies. Ceci est le monde réel et il nous fournit des canaux de communication utiles pour laisser une trace de nos expériences réelles et nous aider à continuer à travailler en tant que chefs de projet.
Donc si nous travaillons dur sur nos projets dans le monde réel et qu’en même temps nous écrivons des articles sur ProjectManagers.org pour partager notre expérience et leçons apprises, ou demandons des recommandations de notre profil LinkedIn aux parties prenantes de nos projets réussis, nous construirons notre réputation de chef de projet.
Reliez les aspects de votre carrière et montrez vos capacités professionnelles, compétences et vraie valeur.
Que faites-vous pour construire votre réputation de chef de projet ?
Selon Juan Enriquez, ce qui a fini par arriver dans les dernières décennies est que la visibilité dont bénéficiaient les chefs d’états ou les grandes célébrités vous est maintenant appliquée tous les jours par tous ces gens qui tweetent, bloguent, vous suivent et regardent ce qui se passe dans votre vie.
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Regardons ensemble de plus près comment chacun d’entre nous peut améliorer l’efficacité des formations auxquelles il/elle a la chance de participer. Il ne s’agit que d’un retour d’expérience perso et je vous invite à enrichir la discussion avec vos commentaires.
Une approche en trois temps: Avant, Pendant et Après la formation.
1. Avant: Une grande partie du succès réside dans la préparation
Cette phase amont est en effet cruciale comme dans tout projet.
Il s’agit tout d’abord de se poser quelques questions relativement simples:
Que voudrais-je apprendre?
Je m’efforce d’être le plus précis possible compte tenu du fait qu’il est difficile d’avoir des certitudes sur un sujet que je ne connais pas ou peu. Si je vais en formation, c’est généralement pour découvrir un nouveau domaine, acquérir ou perfectionner une compétence, apprendre à me servir de nouveaux outils, processus ou méthodes…
Pourquoi? et suis-je prêt?
Quelles sont mes motivations pour cette formation? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur relativement proche? Personnellement, j’évite toute formation spécialisée que je ne pense pas pouvoir mettre en pratique dans les 3 mois. Cette réflexion sur les motivations permet également de préparer l’ « Après formation ».
Autre critère important: les pré-requis. Ai-je l’expérience et les connaissances nécessaires pour que ce cours me soit profitable? Aller à un cours avancé de préparation à l’examen PMP® sans avoir l’expérience requise (3 ans dans le job minimum) et sans avoir suivi les formations préalables risque fort de s’avérer peu utile ou non optimal.
Le moment est-il propice compte tenu de ma charge de travail pour suivre cette formation? J’ai eu la chance de participer à plusieurs programmes musclés de formations sur plusieurs mois : école de consulting IT, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin de la famille. Avec en plus, du travail personnel et d’équipe à réaliser entre les cours qui exigeaient une disponibilité d’esprit et beaucoup de concentration.
Une question à se poser pour une formation longue: « Ma famille me soutiendra-t-elle ? »
Mon supérieur me supportera-t-il dans cette formation?
Je ne gaspille pas de temps à rechercher inutilement des formations qui vont être refusées (à moins que vous ne soyez décidés à les financer de votre poche ou à utiliser votre DIF pour les Français).
Bien sûr, mon habileté à convaincre est importante, ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets n’étant pas extensibles et certaines formations sont très onéreuses en argent et en temps.
Autre aspect, mon boss sera-t-il prêt à m’aider à mettre en pratique ce que j’aurais appris ? Par de nouvelles tâches, responsabilités ou projets, en me « coachant » (ou identifiant un coach), en me donnant du temps pour préparer une certification…
Quelles sont les formations qui peuvent répondre à cette attente?
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J’exploite divers vecteurs de recherche :
le département ressources humaines de l’entreprise,
les collègues,
le manager,
le web avec en particulier les forums et blogs professionnels,
les réseaux sociaux,
les organismes de formation…
Pour des formations supérieures ou plus longues, je regarde aussi : la réputation de l’organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d’infos sur internet si je parviens à obtenir son nom). Certains formateurs à l’examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%, autant choisir ceux-là (n’est-ce pas Jean-Claude) !
2. Pendant: focus et concentration
Ça y est, J’y suis, la formation tant attendue débute…
la logistique
Je coupe le téléphone, les relevés d’emails, et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien en profiter en m’y consacrant à 100%. Je m’assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place et à quelles heures je serai joignable. Je me définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c’est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS… et je n’en déroge pas.
le contenu
Je m’efforce de faire le parallèle entre ce que j’apprends et des situations concrètes de ma vie professionnelle et personnelle. Cela me permet très souvent de mieux mémoriser et de valider ma compréhension. Par exemple, lorsque j’ai suivi les formations préparant à la certification Project Management Professional PMP®, j’avais déjà pas mal d’expérience de management de projet et plusieurs projets en cours. Lorsque nous abordions un nouveau domaine de compétence de PMI® avec ses techniques et outils, je réfléchissais à un projet sur lequel je pensais avoir observé (ou exécuté) de bonnes pratiques sur le sujet et un autre où les choses s’étaient moins bien passées. Ces points de références me permettaient d’associer très rapidement la théorie du cours avec mon expérience pratique et essayer de mieux comprendre les raisons de ces succès ou difficultés.
l’ouverture d’esprit
Il n’est pas rare lors de formations d’apprendre des choses auxquelles on ne s’attendait pas: Ce que j’acquière n’est peut-être pas directement l’objet de la formation. Par exemple, il est fréquent de rencontrer en formation des personnes que l’on ne connaissait pas avant et de devoir réaliser des exercices en petites équipes. Il y a souvent des personnes provenant d’autres pays, cultures, métiers, expériences… Lors d’une formation sur les méthodes de préparation d’un business plan, j’ai pu apprendre à déminer certains conflits qui surviennent lors de la création d’une équipe grâce à l’alignement des objectifs de chacun et le dialogue. Ce n’était pas directement ce que je m’attendais à apprendre, mais cela s’est avéré extrêmement utile de retour dans mon job et pour prendre de nouvelles responsabilités !
3. Après: en tirer les bénéfices
J’ai appris, maintenant j’applique ces nouvelles connaissances pour qu’elles deviennent de réelles compétences.
la pratique
Il faut me créer les opportunités de pratiquer ce que j’ai récemment acquis sous peine de l’oublier très rapidement. Si l’étape de préparation a bien été suivie, j’ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d’investir sur moi. Il est nécessaire au retour de formation de reprendre cette liste de motivations et d’en faire une liste d’objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maîtriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j’ai assisté à un cours sur le management des risques, je m’engage au retour à revoir sous quinzaine l’étude des risques de mon projet principal à la lumière de cette nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique…
Si c’était un cours sur les techniques de présentation, j’essaierai de me créer une opportunité de présenter un sujet à une large audience dans le trimestre qui suit…
le travail personnel
Il est assez rare qu’une formation donne toutes les méthodes, techniques, savoir-faire. Par contre, j’ai maintenant les pointeurs, le vocabulaire, les compétences de base pour aller plus loin (livres, études, sites internet…). Si le sujet m’intéresse réellement, je peux rester informé des évolutions. Par exemple, ayant été certifié PMP en 1998, j’ai étudié l’an dernier les changements apportés par PMI dans la nouvelle version du standard PMBOK V5. Je participe aux forums et blogs sur le sujet, je suis les acteurs clés sur Twitter et les évolutions du domaine… Si mon supérieur a accepté de me « coacher » ou de me fournir un coach expérimenté, je vais établir des objectifs concrets avec cette personnes.
le réseau
J’ai rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j’ai des affinités. Jegarde le contact. J’envoie un message après le cours à ces personnes, suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo ou autres), j’envoie régulièrement de mes nouvelles et des articles intéressants sur le sujet étudié ensemble, si possible j’organise des rencontres pour garder le lien…
Comme indiqué en introduction, il ne s’agit ici que de mon retour d’expérience personnel et je vous invite à l’enrichir de vos commentaires.
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Sans lien hiérarchique, « le pouvoir et le respect se gagnent, ils ne se donnent pas », insiste Florentin Roche, formateur chez CSP Formation. Pour le chef de projet, affirmer sa légitimité suppose de développer son leadership et sa capacité d’écoute, d’utiliser son intelligence émotionnelle et de s’adapter à chacun.
2- Définir un cadre
Sans cadre, difficile de recadrer, et encore plus de mobiliser.« Le manager doit donc définir en amont l’objectif à atteindre, le rôle et la mission de chacun, les règles de fonctionnement, les étapes et les interactions nécessaires à la bonne réalisation du projet. »
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3- Au cas par cas
Qu’est-ce qui intéresse chaque acteur ? Quelles sont ses priorités, ses contraintes ? « Tenir compte de la situation particulière de chaque collaborateur est capital. L’erreur serait de vouloir traiter tout le monde en bloc ! »
4- Donner du sens
Quels sont les objectifs de l’entreprise ? Comment le projet s’inscrit-il dans sa stratégie ? En quoi mes actions contribuent-elles à son succès ? « Chaque acteur doit pouvoir répondre à ces questions pour lui-même afin de se sentir complètement impliqué et pas seulement concerné. »
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5- Fédérer
Tout le monde n’ayant pas la même façon de travailler, les acteurs du projet doivent se connaître et se reconnaître dans leurs différences. « Il est impératif qu’ils se rencontrent au moins une fois au lancement du projet, afin que chacun puisse expliquer sa façon de fonctionner et comprendre les attentes et les besoins des autres. Il est ensuite souhaitable de s’ajuster régulièrement au cours du cycle de vie du projet. »
6- Valoriser
Pour mobiliser, le manager doit aussi savoir valoriser les réalisations des membres de son équipe : individuellement de manière régulière, et collectivement à chaque étape importante du projet. « D’autant plus que l’on se situe dans une relation de prestation de service interne et non pas de donneur d’ordre. »
7- Doser son énergie
Il est enfin essentiel d’avoir la sérénité d’accepter ce qui ne peut être changé dans des conditions données et d’avoir le courage de faire évoluer ce qui peut l’être dans le même temps. En d’autres termes, le manager doit « déterminer sa zone d’influence et agir là où c’est possible, recommande Florentin Roche. Certains acteurs seront par exemple très moteurs, d’autres moins, voire pas du tout. Mettre son énergie à mobiliser ceux qui sont déjà un peu motivés permettra d’obtenir plus de résultats à court terme et produira un effet d’entraînement sur le groupe à moyen terme. »
Êtes-vous un chef de projet positif ou négatif ? Croyez-vous qu’il reste de la place pour améliorer votre attitude dans le management de projets? Devriez-vous grandir professionnellement et personnellement ?
Je suis sûr que vous souhaitez grandir en tant que professionnel de projet, donc vous devez investir dans votre développement professionnel et j’ai vraiment appris qu’un des points clés de votre succès de développement professionnel est de vous associer à des personnes positives. J’ai rencontré quelques collègues négatifs dans le management de projet pendant ma vie et le résultat de ma relation avec eux était « frustration et démotivation ». Par contre, j’ai eu quelques alliés positifs dans ma vie professionnelle qui ont fait une réelle différence. Par exemple mon meilleur ami et excellent professionnel, auteur de cinq livres, PM, Consultant Exécutif, Leader de Séminaire et grand orateur Randall L. Englund, Cela m’a enseigné le principe de courage et il m’a supporté tout au long de ma carrière.
Quand j’ai travaillé dans une société multinationale comme chef de projet, j’ai mis en route un PMO. L’organisation des services professionnels n’était très convaincue de l’urgence de créer un PMO, donc j’ai cherché des alliés. La plupart des collègues manager de projet critiquent le manque de support de l’encadrement, mais ils n’ont jamais proposé aucune action à entreprendre. L’un d’entre eux pensait comme moi, il a dit : « Quelque chose peut être fait en termes de notre comportement devant nos exécutifs. ». Ce collègue est devenu mon premier allié dans l’effort de mise en œuvre du PMO.
Les gens négatifs sont ceux qui s’arrêtent toujours sur le négatif.
Leurs phrases sont contagieuses; ils crachent continuellement leur venin verbal. Au contraire, les gens positifs promeuvent le développement personnel et professionnel; ils sont de très grands soutiens. Les gens positifs élèvent vos pensées et sont un cadeau pour tous.
Les personnes négatives essayent toujours de vous rabaisser à leur niveau. Ils vous assènent sans cesse toutes les choses que vous ne pouvez pas faire et toutes celles qui sont impossibles. Après avoir écouté des personnes négatives, vous vous sentez assommés et épuisés. J’identifie ces personnes comme « des tueurs de rêve ». Je pourrais dire qu’ils sont des « Vampires d’énergie » parce qu’ils sucent toute l’énergie positive qui est en vous. Avez-vous jamais passé du temps avec une personne négative et vous êtes sentis comme si cet individu pompait physiquement votre énergie ? Je pense que nous avons tous eu plusieurs fois cette expérience. Une chose est certaine : passez du temps avec les gens négatifs et leurs messages négatifs vous useront.
Les personnes positives semblent avoir une énergie positive qui illumine la pièce.
A l’inverse, comment vous sentez-vous quand vous êtes autour de personnes positives, enthousiastes et supportrices ? Vous êtes stimulés et inspirés. Il y a quelque chose de vraiment étonnant chez les gens positifs. Ils semblent avoir une énergie positive qui illumine la pièce. Quand vous êtes près d’eux, vous commencez à adopter leur attitude et vous vous sentez comme si vous aviez une force additionnelle pour vigoureusement poursuivre vos propres buts. C’est ce que je ressens à chaque fois que je participe à un congrès de PM, mes batteries sont pleines, rechargées, c’est super.
Donc, en vous assurant de remplir notre esprit de messages positifs, vous allez être plus positifs et bravement avancer pour atteindre vos buts. Plus il y a de renforcement positif et mieux c’est. Et où pouvez-vous trouver ce renforcement positif ? Eh bien, une façon est de lire des livres de motivation. Vous pouvez écouter des enregistrements sur la motivation et passer beaucoup de temps avec des personnes positives.
évaluez vos amitiés et collègues professionnels de temps en temps
Ma bonne pratique est d’évaluer vos amitiés et collègues professionnels de temps en temps, même ceux que vous connaissez depuis de nombreuses années.
Croyez-moi, ce n’est pas une question secondaire. Ceux qui occupent votre temps ont un impact significatif sur votre bien le plus précieux, votre esprit. Vous entourez-vous d’amis et collègues négatifs et passez beaucoup de temps avec eux sur vos temps de loisir ? S’il en est ainsi, je vais vous demander de réfléchir à passer beaucoup moins de temps avec ces gens, ou même aucun instant du tout avec eux.
Je suggère que vous limitiez ou éliminiez votre relation avec quelques amis de longue date.
Vous pouvez penser que je suis froid ou distant. Vous pouvez aussi penser que nous devrions essayer d’aider nos amis et collègues négatifs au lieu de les quitter. Néanmoins, j’ai constaté que dans la plupart des cas, rester auprès de ces amis ou collègues négatifs ne les aide pas et cela ne vous aide pas non plus. Tout le monde est tiré vers le bas parce que la plupart des personnes négatives ne veulent pas changer. Elles veulent juste que quelqu’un écoute leurs histoires pathétiques. Si vous avez une forte envie forte de passer du temps avec les gens négatifs, posez-vous la question : « pourquoi veux-je être avec ces gens ? ». Consciemment ou inconsciemment, vous pouvez vouloir vous restreindre, être moins que ce que vous seriez capable de devenir.
À propos, je pense qu’il est merveilleux d’essayer d’aider quelqu’un à surmonter sa négativité. Mais si vous avez essayé cela depuis plusieurs années et n’arrivez à rien, peut-être il est temps de passer votre chemin. Laissez-moi clarifier une chose importante. Je n’émets pas le jugement ici que les gens négatifs sont moins dignes d’attention que les autres personnes. Je dis qu’il y a des conséquences si vous passez du temps avec des personnes qui sont négatives. Quelles sont les conséquences ? Vous serez moins heureux et réussirez moins que nous ne pourriez le faire.
Une des choses qui a bien marché pour moi dans les projets que j’ai managés était, quand la discussion se déplace sur un sujet négatif, que je résiste à la tentation d’accuser l’autre personne d’être négative. D’habitude, cela empire encore les choses. Au lieu de cela, dirigez doucement de la conversation vers un sujet plus positif. Rappelez-vous que je ne vous demande pas de renier vos parents ou de refuser vos obligations familiales. Il s’agit de limiter vos contacts avec des proches négatifs pour ne pas être entraîné vers le bas à leur niveau.
Comme vous augmentez vos associations avec des gens positifs, vous vous sentirez mieux et aurez une énergie renouvelée pour atteindre vos buts.
Vous deviendrez une personne plus positive, optimiste, la sorte de personne que les autres aiment fréquenter. J’avais l’habitude de penser qu’il était important de s’associer avec des gens positifs et limiter l’engagement avec les gens négatifs. Maintenant, je crois que c’est essentiel si vous voulez être une personne très performante et un individu heureux. Alors, entourez-vous de personnes positives. Elles vous propulseront en haut de l’échelle du succès.
Mes bonnes pratiques sont :
Les gens négatifs sont ceux qui s’arrêtent toujours sur le négatif. Leurs phrases sont contagieuses, ils crachent continuellement leur venin verbal.
Les gens positifs élèvent vos pensées et sont un cadeau pour nous tous.
Il est essentiel que vous évaluiez vos amitiés et collègues professionnels de temps en temps
Les gens positifs sont bien accueillis dans toute organisation et les gens négatifs limitent leurs chances d’avancement.
Précédent billet fort apprécié et commenté sur ce thème:
Ainsi pourrait-on résumer cette brève vidéo de Derek Sivers (sous titrée en français: « ne parlez pas de votre but dans la vie ») en cette période propice à la réflexion et aux prises de bonnes résolutions.
Dans la gestion de projet, tableau de bord et indicateurs sont des incontournables. A quoi servent-ils ? Comment les utiliser de manière optimum ?
Alexis Sgaros
Un bon pilotage suppose que le chef de projet contrôle les indicateurs de son tableau de bord, les analyse et agisse.
Deux familles d’indicateurs
1. Les indicateurs de résultat se calent sur les objectifs à atteindre.
Ils mesurent l’avancement et l’efficacité du projet. Ils portent, par exemple, sur les fameux QCD ou qualité, coûts, délais : où en est le taux de satisfaction du client ? et le budget ? et le respect des dates buttoir (« deadlines ») ?
Ces indicateurs intéressent particulièrement l’équipe projet ainsi que le client et la direction, deux parties prenantes à qui on doit rendre des comptes.
2. Les indicateurs de fonctionnement surveillent les risques majeurs du projet comme le manque de pilotage ou une déficience de ressources.
Quand un indicateur de fonctionnement passe au rouge, il signale un risque non-maîtrisé. Les revues de projet planifiées sont en nombre insuffisant ? Le taux de disponibilité d’une ressource matérielle ou humaine baisse ?
Ces alertes permettent d’agir avant qu’un indicateur de résultat ne dérive à son tour.
Dissocier résultat et fonctionnement
Pour Alexis Sgaros, formateur consultant chez CSP Formation, « tout chef de projet doit piloter avec ces deux séries d’indicateurs et en les dissociant bien. A se focaliser uniquement sur l’un ou sur l’autre, il court le risque de découvrir son client insatisfait. »
Si les indicateurs sont des outils de pilotage, servez-vous en aussi comme outils de communication. Appuyez-vous dessus pour annoncer que le projet est en bonne voie ou que vous avez détecté les dérives et agissez en conséquence.
Attention ! Tout le monde n’a pas besoin du même niveau d’information : transmettez à chaque partie prenante les indicateurs qui la concernent, en veillant à ce qu’elle les comprenne.
Alexis Sgaros conclut : « Les indicateurs montrent qu’on avance et qu’on crée de la valeur. C’est motivant pour les parties prenantes, surtout sur des projets à long terme. »
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Sur le même thème, deux autres articles publiés précédemment:
Nouveau billet « Partage d’expérience » sur le site de Jean-Louis.
L’auteur y aborde successivement les leçons apprises lors de déploiement d’ERPs pour l’entreprise, le management, les utilisateurs, les informaticiens, et la méthode.
« Les leçons apprises pour l’entreprise
Jean-Louis Tomas
Le déploiement d’un ERP est un projet d’entreprise. Ainsi, les objectifs, les bénéfices, le retour sur investissement et les métriques sont au niveau de l’entreprise, non au niveau d’un département, d’un groupe d’individus ou d’un individu.
Identifier les meilleurs experts métiers dans chacun des domaines opérationnels et les assigner officiellement au projet.
Permettre une grande disponibilité des membres des équipes de mise en œuvre, quitte à compenser leur absence dans les unités opérationnelles par des ressources et/ou des solutions temporaires.
Favoriser, encourager et promouvoir le travail en groupe et un réel esprit d’équipe entre utilisateurs, consultants et informaticiens ; c’est une condition de succès sine qua non.
Saisir l’opportunité unique de l’arrivée de l’ERP pour stimuler et procéder à une révision ou à une refonte partielle ou totale des processus métiers actuels.
Sans une démarche authentique, éclairée et structurée de conduite des changements réelle, l’entreprise n’atteindra jamais les objectifs fixés et ne réalisera pas la totalité du retour sur investissement attendu.
Une perte de productivité significative suivra inéluctablement la mise en production. Le retour à un niveau de performance acceptable prendra plusieurs mois. »
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Image courtesy of TeddyBear [Picnic] / FreeDigitalPhotos.net« J’ai trouvé un petit problème » m’a dit un des membres de mon équipe projet l’autre jour. « Puis-je vous en parler ? ». Il se trouva que ce n’était pas un petit problème du tout. C’était un gros problème sur la conception de produit et bien que nous ayons passé beaucoup de temps à réfléchir à comment le résoudre, nous ne pouvions pas trouver de plan d’action qui n’implique pas plus de temps, d’argent ou de baisse dans la qualité du projet. Donc ce n’était pas une chose sur laquelle je me sentais à l’aise pour prendre la décision. C’est mon rôle sur un projet d’implémenter les vœux du sponsor, pas d’approuver une dépense de budget excédentaire. La question a dû être remontée pour que mon sponsor puisse prendre la meilleure décision.
Voici les étapes nous avons pris pour escalader le problème, pour que vous puissiez suivre cette approche directe si vous deviez remonter des problèmes sur votre projet.
Établissez le problème
En réalité, qu’est-ce qui s’est mal passé? Aller jusqu’au fond du problème est la première étape la plus importante. Ceci pourrait être relativement facile à découvrir, ou bien vous pourriez devoir convoquer un certain nombre de réunions pour pleinement comprendre ce qui est arrivé. Vous devez tout connaître du problème pour pouvoir le réparer et il est vraiment embarrassant quand votre sponsor de projet vous pose une question sur le problème et que vous ne savez y répondre ! Rappelez-vous aussi d’enregistrer le problème dans votre outil de gestion des problèmes dès cet instant.
Établissez l’impact
Quel impact ce problème va-t-il avoir sur le projet ?
Peut-être cela signifie que vous serez en retard et manquerez un délai. Ou peut-être vos objectifs de qualité ne seront pas atteints. Ou une relation avec un fournisseur majeur est en danger. Les problèmes peuvent avoir de multiples impacts sur des projets et ils ne sont pas toujours évidents.
Laissez tout le monde sur votre équipe connaître ce problème et vérifier en quoi il aura un impact sur chacune de leurs activités et responsabilités respectives. L’un d’entre eux peut être amené à vous parler d’un impact auquel vous ne vous attendriez pas.
Établissez à qui remonter ce problème
Le plus souvent, vous escaladerez les problèmes à votre sponsor de projet. Mais de temps en temps vous devriez élever le problème vers quelqu’un d’autre, comme le supérieur hiérarchique d’une ressource qui ne se comporte pas convenablement, ou peut-être votre service finance. Dans le doute, commencez par votre sponsor de projet et il vous conseillera sur à qui d’autre parler.
Considérez des solutions
Maintenant que vous comprenez le problème en entier et l’impact il aura sur le projet, il est temps de penser aux façons potentielles de le réparer. Vous avez besoin d’un plan à remettre au sponsor de projet, car vous paraîtriez peu professionnel si vous arrivez avec une liste de soucis et aucune stratégie pour résoudre les problèmes. Travaillez avec votre équipe projet pour établir quelques solutions potentielles qui résoudraient votre problème.
Choisissez une recommandation
Il y a normalement plusieurs façons de résoudre des problèmes sur les projets. Vous pourriez, par exemple, dépenser de l’argent pour vous sortir des ennuis. Ou ajouter un peu plus de ressources à l’équipe. Ou trouver un fournisseur externe pour vous procurer une solution si vos options internes ne semblent pas très bonnes. Cependant, vous devriez décider quelle serait votre stratégie préférée. Ceci est la recommandation que vous remettrez à votre sponsor de projet. Au bout du compte, ils décideront de la route à suivre, mais rendez cela plus facile pour eux en préparant les détails de la solution que vous proposez avec l’impact sur le calendrier, le budget et les ressources.
Bloquez du temps avec votre sponsor
Ne remontez un problème à votre sponsor lors d’une rencontre fortuite à la machine à café. Vous voulez du temps pour en discuter avec eux correctement, en présentant le contexte et échangeant sur les alternatives pour le résoudre. Réservez du temps avec eux, parlez à leur assistante si nécessaire pour obtenir un créneau dans leur agenda occupé.
Vous pourriez attendre une de vos réunions régulières, mais si la question est urgente mieux vaut avoir une discussion séparée, dédiée avec eux pour que vous puissiez faire accepter la solution et commencer à résoudre le problème. S’il est difficile de trouver du temps pour les rencontrer en face à face, par exemple s’ils passent beaucoup de temps à voyager (ou vous), voyez en seconde alternative si vous pouvez le faire par téléphone. Si vous pouvez, envoyez-leur les détails du problème et la recommandation à l’avance pour qu’ils aient le temps de les parcourir avant la réunion.
Présentez vos propositions
À votre réunion avec votre sponsor, passez en revue le problème et la solution que vous recommandez. Vous pouvez aussi mentionner les autres solutions que vous avez considérées et avez rejetées et les raisons pour lesquelles elles ne sont pas la meilleure solution. La plupart du temps vous constaterez que votre sponsor sera d’accord avec votre recommandation et vous autorisera à la suivre, mais ne le prenez pas pour acquis! Parfois les sponsors ont des informations sur le business que vous n’aviez pas quand vous réunissiez vos solutions et elles peuvent changer la solution dont vous conviendrez. Ils peuvent même avoir une option complètement différente qu’ils suggéreront d’eux-mêmes !
Implémentez votre plan
Une fois que vous avez une décision de votre sponsor de projet, faites les changements appropriés à votre échéancier et plans de projet. Assurez-vous de mettre à jour votre journal de problèmes avec la solution approuvée et le plan d’action. Puis, il est temps de travailler sur vos nouvelles tâches et de vous assurer que tout le monde sache ce qui a été accepté. Bientôt ce souci ne sera plus qu’un lointain souvenir !
Escalader des problèmes à vos sponsors est quelque chose que tout chef de projet doit faire, ne vous sentez donc pas mal à le faire. C’est ce pourquoi ils sont là. Un des rôles clés des sponsors de projet est de débloquer des situations difficiles et de vous permettre de faire avancer le projet. Si vous présentez le problème et votre recommandation de solution de façon claire et professionnelle, cela facilitera la prise de la meilleure décision à votre sponsor pour que vous puissiez continuer de mener projet vers une conclusion fructueuse.
Rendez facile de noter et contrôler les problèmes de projet avec ProjectManager.com. Il est direct et facile à utiliser et vous pouvez allouer des tâches et suivre leur progrès en seulement quelques clics, donc les problèmes seront bientôt sous contrôle.
Learn how to manage project issues with these seven steps to success. These 7 steps are part of a best practice issue management process and are the core essence of project management.
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« Ce vol se rend à Dallas. Si Dallas n’est pas votre destination, ce serait le bon moment pour débarquer. »
Après qu’une décision ait été prise et que l’organisation avance, il est amusant et facile d’être la personne critique, le râleur et le sceptique. Facile, parce que les chances que vous ayez à prendre la responsabilité de votre vue alternative est dans les faits très mince : l’avion a déjà décollé pour sa destination, il ne peut se rendre à deux endroits différents et vous avez raté l’opportunité de faire changer la destination.
Non, le bon moment pour vous manifester est AVANT que la décision soit prise, quand non seulement vous avez une chance de changer où va l’organisation et aussi la responsabilité de délivrer par rapport à votre vision.
Nous n’avons pas le temps de revisiter chaque décision que prend l’organisation. Nous avons tout juste le temps de donner notre meilleur pour exécuter en regard de nos engagements.
Positionner votre équipe pour la défaite est aussi mauvais qu’il le paraît. Même si vous avez dit tôt et souvent que ce chemin était stupide, que cette destination n’avait aucun sens, vous êtes à bord de l’avion, si vous étiez à la réunion, si vous avez décidé de jouer le jeu, alors, quand démarre le voyage, votre job est de tous vous amener à bon port et en bonne santé.
Puis, de venir à la prochaine réunion avec un meilleur plan pour la prochaine décision.
Vous vous rappelez du film Retour vers le futur où un scientifique fou fait un voyage improbable dans le temps ?
Marty, le héros du film, peut voyager vers le futur. Dans la vraie vie, bien sûr nous ne pouvons pas voyager dans le futur mais nous avons souvent besoin de penser l’avenir.
Le chef de projet (et de programme ou portefeuille) est un agent du changement,
qui changera ou innovera afin de construire un avenir différent. Le travail du chef de projet est d’imaginer un nouvel avenir et comment y parvenir. Nous voyageons dans le futur dans notre imagination. Par conséquent, le Chef de projet imagine le futur, et le transforme en plan. Un bon chef de projet dédiera beaucoup de temps à la planification, ce qui revient pratiquement à « vivre dans le futur ».
Planifier le voyage vers le futur (comment y arriver);
Planifier la destination (à quoi va ressembler le futur).
Le Chef de projet expérimenté se projette constamment des semaines plus loin …
s’imaginant ce qu’arrivera la semaine prochaine, le mois prochain, l’année prochaine. Cela est une caractéristique clé d’un bon Chef de projet. La planification peut être une activité majeure et consommatrice en temps pour le Chef de projet. S’il le fait incorrectement, le Chef de projet peut gaspiller du temps précieux sur la planification, car un plan est remplacé par un autre puis un autre et ainsi de suite…
Pour planifier efficacement et éviter les pertes de temps inutiles, des méthodes comme PRINCE2® (pour la gestion de Projet) et MSP® (pour le Management de Programme) peuvent aider énormément.
Les 3 points forts de PRINCE2 dans son approche à la planification sont :
PRINCE2 commence le processus de planification avec la Planification Basée sur le Produit. Vous commencez par déterminer le « Quoi » (vos livrables, ce qui donne une image de l’avenir) avant de définir le « Quand » ou le « Qui » (qui nous donne des informations sur le voyage lui-même). La Planification basée sur le Produit génère des plans plus robustes, qui sont plus faciles à comprendre et à maintenir.
PRINCE2 a trois niveaux de plan : le plan de projet, le plan de séquence et le plan d’équipe. Ceci réduit la complexité et aligne la planification avec la structure d’équipe.
PRINCE2 utilise la planification « just-in-time » c’est-à-dire qu’à l’approche des prochaines séquences, le plan de séquence est créé. Ceci évite le besoin d’un méga-plan difficile à construire et à maintenir pour l’ensemble du projet.
MSP utilise une approche similaire :
MSP sépare l’image de la destination (le Schéma Directeur) du voyage (le Plan de Programme).
MSP a plusieurs types de plan : le plan de programme, le plan de projet, le plan de transition,… Ceux-ci sont alignés à l’organisation du programme et évitent de produire un méga-plan difficile à gérer.
Jeff Ball
La planification est importante. Alors que les équipes de projet se convertissent aux formes « légères » d’Agile, certaines d’entre elles tombent dans un piège. Généralement, elles passent en « mode de découverte » et ne planifient plus. La réunion quotidienne « debout » ne peut pas remplacer un plan, elle est trop ancrée dans le présent, et non dans l’avenir. La planification n’est pas quelque chose de facultatif. Comme le dit la citation « Échouer dans la planification, c’est planifier son échec « .
Faites donc en sorte d’être un voyageur dans le temps. Passez du temps dans le futur et construisez votre plan. Et, utilisez-le. Comme une autre citation le dit « Planifiez votre travail, puis travaillez votre plan ».
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Avant que je ne referme ma série de billets sur les risques de projet, j’ai pensé que je devrais adresser un sujet connexe : les opportunités dans les projets. Le management des risques se préoccupe des événements non planifiés potentiels qui auraient un impact négatif sur le projet. A l’inverse, l’opportunité peut avoir un effet positif sur le projet. De plus, l’opportunité dans le projet devrait être managée quasiment de la même façon que le risque de projet.
L’opportunité de projet est la possibilité que le projet aille mieux que planifié.
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Opportunité de Projet
Comme avec le risque, vous devriez adresser les opportunités au début du projet puisqu’elles peuvent influencer les résultats et le plan de projet. Recherchez donc les opportunités pendant la dernière partie d’un atelier de risques.
Un pessimiste voit la difficulté de chaque opportunité; un optimiste voit l’opportunité dans chaque difficulté.Winston Churchill
L’opportunité est l’autre face de la pièce de monnaie du risque. En vous attaquant au risque vous pouvez constater qu’il existe une opportunité doit commencer certaines tâches immédiatement ? Prendre de l’avance sur le chemin critique, par exemple.
Idée de Leadership
Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier.Peter Senge
Inévitablement, de nouvelles informations deviennent disponibles et nécessitent du changement. Par conséquent, la meilleure des décisions sera revisitée et parfois remise en cause. Est-ce un problème ou une opportunité ?
A vous de décider !
De même, certains aspects d’un projet peuvent aller vraiment bien, mais n’apporter aucun bénéfice réel parce qu’un autre travail reste à faire.
En considérant les opportunités de projet, pensez à ce qui arrive quand les choses vont vraiment bien et envisagez de commencer certaines tâches plus tôt dans l’échéancier si ceci permet d’avancer un jalon majeur ou une date de mise en production.
Il y a assez rarement le temps pour discuter de chaque risque ou opportunité quand on manage un projet. Donc, pour vous aider à faire les bons choix, documentez toujours le risque ET l’opportunité de projet et catégorisez-les selon probabilité et impact. Enregistrez les opportunités dans un journal d’opportunités de projet (ou dans le journal des risques.) Et revisitez-le régulièrement!
Comme pour les risques, envisagez de modifier vos plans quand des opportunités majeures se présentent et préparez toujours un plan de secours pour toutes les opportunités majeures.
Donnez votre avis
managez-vous les risque et les opportunités dans vos projets ? Ou laissez-vous faire le hasard ?
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Réseauter avec des personnes étrangères peut être une expérience terrifiante pour beaucoup, particulièrement quand c’est en face à face. Que dire ? Et si vous étiez maladroits ? Si vous ne faisiez pas une bonne première impression ?
Des difficultés à entamer la discussion ? Au lieu d’essayer de retenir de bons mots, faites simple.
Un simple ‘ Bonjour, mon nom est ___ ‘ est plus que suffisant si prononcé avec un sourire » selon LoDolce. Ou, mon favori : ‘ Alors, qu’est-ce qui vous amène ici ? ‘
2. échauffez-vous
Ne commencez pas à courir sans quelques échauffements ! Assurez-vous que vous parlez à plusieurs personnes avant de vous attaquer à votre cible principale. Cela atténuera vos craintes et vous fera vous sentir plus à l’aise.
Au moment où vous entrez dans la pièce, commencez juste à bavarder avec quelqu’un pour vous échauffer un peu, suggère LoDolce. Avant de vous apercevoir, vous vous sentirez déjà plus à l’aise pour aborder le grand PDG de l’autre côté de la pièce.
Vous vous sentez bizarre à continuer de fixer la personne dans les yeux ? Au lieu de cela, essayez seulement de regarder fixement son nez.
4. posez d’excellentes questions
Si vous n’êtes pas à l’aise pour faire un discours, posez des questions intéressantes et provoquant la réflexion, propose LoDolce.
Voici un exemple : « Oh, vous êtes architecte ? Qu’est-ce que ça fait de construire une chose dont vous savez qu’elle sera là pendant des centaines d’années ? »
5. amusez-vous
Quand vous assistez à un événement de réseautage, par-dessus tout, essayez de bien vous amuser. Les gens seront attirés par votre bonne attitude.
Si vous vous amusez, les gens apprécieront votre compagnie, dit LoDolce.
Et, même si tout échoue, au moins vous pouvez dire que vous avez passé une excellente soirée!
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Une des questions que l’on me pose souvent est « Comment as-tu commencé ta carrière dans le management de projet ? ».
C’était en réalité par accident. Je dirigeais une équipe d’informaticiens et d’analystes business chargés d’adapter et déployer un progiciel sur étagère dans les services de support clients de chaque pays européens chez un grand constructeur informatique.
Or, en sus du rôle de manager de développement de programmes informatiques (analyse des besoins, intégration avec les systèmes existants et localisations nécessaires dans chaque pays), il est très vite apparu qu’il s’agissait davantage d’un programme de changement fondamental dans les manières de travailler et processus associés, voire organisationnel, que de développement informatique.
Cela a été un voyage passionnant vers le réel management de projet et de programme qui n’a cessé de me fasciner depuis.
J’ai donc décidé de me concentrer sur le métier du management de projet en commençant par préparer une certification au management de projet.
Je suis aujourd’hui convaincu que ce fut la bonne décision car le métier de chef de projet est au cœur de toutes les transformations et à au moins trois titres.
1. Au niveau personnel, tout d’abord passer une certification professionnelle en management de projet fut intéressante car elle me permit de poser mon expérience acquise sur le terrain sur des bases théoriques solides.
Ce étude me força aussi à élargir ma vue du métier de chef de projet à des aspects jusqu’alors quasiment ignorés dans mes jobs et qui me furent par la suite fort utiles. De plus, les certifications, en particulier en management de projet, sont un appel à s’engager dans une démarche de développement continu de ses compétences, de travail sur son réseau relationnel, de contribution à une communauté de pratique de professionnels du métier, trouver les pointeurs vers les bons outils et documents… Ce fut donc pour moi le début d’une aventure et d’une quête constante de nouvelles rencontres, techniques, expériences et processus. D’abord en créant un chapitre du PMI dans le sud de la France puis en créant DantotsuPM, blog dédié à cette passion du management de projet et du leadership. De surcroît, le management de projet est un métier dans lequel la crédibilité est particulièrement importante et une certification reconnue internationalement ne pouvait qu’être un plus pour moi dans ce domaine. Elle m’a déjà prouvé toute sa valeur lors de mes 2 derniers changements d’employeur !
“If you don’t have a theory, you don’t have an experience.”
“Without theory there is no observation, there is no experience.”
W. Edwards Deming
2. Au niveau de l’équipe, la certification en management de projet fournit un langage, un référentiel, des méthodes communs à tous et toutes.
En effet, je me suis vite aperçu que le management de projet réussi repose pour beaucoup sur une bonne qualité des communications et une compréhension réellement partagée des rôles et responsabilités. Avoir un référentiel et des méthodes communes m’ont largement aidé à installer ces deux aspects dans les organisations avec lesquelles j’ai travaillé.
3. Au niveau de l’entreprise, des qualifications reconnues permettent de garantir un niveau élevé de compétences au service du client, donc une crédibilité et une valeur commerciale accrues.
En effet, le management de projet professionnel c’est aussi la garantie de dormir tranquille pour les responsables de l’organisation en sachant qu’ils se reposent sur des techniques qui ont fait leurs preuves et des personnels qualifiés qui géreront et remonteront tout problème rapidement. Dans certaines industries, la certification en management de projet est même exigée de toute personne proposée pour exercer le rôle de chef de projet dans un contrat de prestation de services.
Alors, qu’attendez-vous pour rejoindre les rangs des managers de projets et préparer votre prochaine certification ?
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16 questions essentielles au succès de votre leadership de projet
Les bons chefs de projet ne tiennent rien pour acquis. Ils sont proactifs et positivement sceptiques. Ils regardent constamment comment améliorer la façon dont le projet fonctionne et comment ils peuvent ajouter la valeur au client en défiant le statu quo. Plus vous posez de bonnes questions sur une base continue, plus grande est la probabilité que vous meniez votre projet dans la bonne direction.
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Pour améliorer votre taux de réussite, posez-vous les questions ci-dessous et prenez des actions pour adresser tout manque que vous identifieriez:
que veulent vraiment les utilisateurs ?
1. Comment puis-je être plus certain que les produits et les fonctionnalités que nous développons sont ce que les utilisateurs veulent vraiment et ce dont ils ont besoin ?
2. Comment moi, et mon équipe, pouvons parvenir à comprendre le business de nos clients si bien que nous pouvons activement challenger les besoins et la vision du projet ?
3. Comment puis-je améliorer ma relation avec mes clients et demander plus fréquemment leur retour d’information sur le projet ?
4. Comment puis-je m’améliorer dans l‘identification et l’atténuation des risques du projet ?
5. Comment mon équipe peut-elle commencer à se concentrer davantage sur la qualité du produit ?
6. Qu’est-ce qui pourrait entraver l’atteinte du but final de projet ? À quoi nous n’avons pas encore pensé ?
7. Comment puis-je mieux motiver et utiliser les forces des membres de mon équipe ?
8. Comment puis-je mieux inspirer mon équipe pour contribuer à l’objectif final du projet ?
Et voici quelques questions supplémentaires qui vous aideront à vraiment améliorer votre performance et ajouteront de la valeur à votre client:
quelle est ma contribution personnelle ?
9. Quelle est la contribution que je suis le seul à pouvoir apporter au projet et comment puis-je m’y concentrer davantage ?
10. Comment puis-je immédiatement commencer à ajouter plus de valeur à mon client ?
11. Quels sont les 20% d’actions que je fais sur une base quotidienne ou hebdomadaire qui contribue à 80% de mes résultats ? Comment puis-je amplifier ces 20% ?
12. Comment puis-je dépenser mon temps plus pro-activement ?
13. Quelles mauvaises décisions ai-je prises que je doive inverser ?
14. Quelles sont les tâches importantes et activités que j’ai remis à plus tard ?
15. A qui puis-je commencer à déléguer pour me libérer et le concentrer sur les activités vraiment cruciales au succès du projet ?
16. Quels sont les bénéfices les plus importants côté business pour mon client que je puisse les aider à suivre et à livrer ?
A propos de questions, savez-vous pourquoi X est toujours l’inconnu dans une équation 🙂 ?
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Avez-vous jamais été à une réunion et vous êtes demandés, pourquoi suis-je ici ? Ou, encore pire, avez-vous jamais quitté une réunion en pensant, « Quelle gaspillage de mon temps ? ». Une façon de vous assurer que ceci ne se produise pas pour une réunion que vous organisez est de commencer, au début de la réunion, par expliquer clairement l’INTENTION de la réunion.
Un autre avantage de décrire l’intention est qu’elle d’une grande aide dans la facilitation de la réunion. C’est un guide pour s’assurer que toute la conversation, les articles de l’ordre du jour et l’activité vont vers la réalisation du but de la réunion. Arrêtez-vous et demandez simplement aux participants se réunissant : « Est-ce que ce que nous faisons supporte bien l’intention de la réunion ? » Si oui, parfait, avançons. Sinon, mettons cela de côté et avançons.
![Image courtesy of TeddyBear [picnic] / FreeDigitalPhotos.net](https://dantotsupm.com/wp-content/uploads/2013/11/escalator.jpg)
