Avez-vous une liste de choses à faire (To-Do List) encombrée et surchargée ?
Essayez-vous de tout accomplir, seulement en vous consommant et finissant par vous sentir toujours plus en retard ?
S’il en est ainsi, vous n’êtes pas tout seul.
En lisantThe New Rules of Work, un nouveau livre des co-fondateurs de The Muse, vous trouverez une stratégie alternative de To-Do List dont j’ai pensé qu’elle valait la peine d’être partagée.
Voici la stratégie :
N’importe quel jour donné, supposez que vous pouvez seulement accomplir une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses et réduisez votre To-Do liste à ces neuf choses.
Visuellement, cela pourrait donner :
Simple, non ? Vous voudrez probablement toujours tenir une liste de référence de toutes les choses de votre liste (les avoir écrites ou stockées sous forme digitale est bien meilleur que d’essayer de se les rappeler), mais cette liste est avant tout de la priorisation.
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Il est important de faire des progrès sur les grandes choses. Cependant, la plupart d’entre nous ont aussi et toujours de petites choses à compléter dans leur liste. Et bien sûr, certaines choses ne sont pas tout à fait ni grandes ni petites, elles sont entre les deux.
Vous ne pouvez pas faire cinq grandes choses par jour. Mais vous pouvez faire cinq petites choses. Choisissez donc une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses. Mettez-vous alors au travail !
Un groupe en sait davantage qu’un unique expert le plus expérimenté soit-il et c’est ce que nous obtenons quand plus de 100 professionnels ont développé ensemble le PMO Value Ring. PMO Value Ring est utilisé par plus que 2000 PMOs à travers plus de 70 pays. Le point de départ pour PMO Value Ring est une base de données d’évaluation de performance construite autour de 26 fonctions potentielles du PMO et 30 bénéfices potentiels et inclut des plans d’action et des recommandations.
PMO Value Ring est basé sur huit étapes (voir l’image) :
Définissez les fonctions du PMO
Équilibrez le dosage de fonctions du PMO
Établissez les processus du PMO
Définissez les KPIs (la métrique) du PMO
Définissez les ressources et compétences du PMO
Identifiez la maturité du PMO et planifiez son évolution
Calculez le Retour sur Investissement (ROI) du PMO
Suivez la performance du PMO
Visitez le site internet.
La version de démonstration de PMO Value Ring donne une bonne vue d’ensemble de l’outil. Vous obtenez des idées des bénéfices potentiels, des fonctions possibles, des processus recommandés pour le PMO (incluant activités et descriptions, ainsi que responsabilités), des PMO KPIs (objectifs et formules de calcul, comment mesurer, activités et buts), des approches d’évaluation de maturité (l’explication du niveau de maturité PMO par fonction, son niveau actuel et ciblé), et ainsi de suite.
Vous pouvez aussi vous créer un compte de démonstration. Des certifications de consultant et de formateur sont proposées.
Cela semble un bel outil pour vous aider à poser les bases ou développer votre PMO vers le niveau de maturité suivant. Comme décrit, c’est bien plus qu’une évaluation de maturité. cela vous aidera dans la création, l’évolution et l’opération de votre PMO.
Ce que je n’ai pas trouvé est la connexion avec les développements agiles. Quelles sont les conséquences pour un PMO si l’organisation met en œuvre des équipes agiles permanentes ? Quels impacts pour le PMO, ses KPIs et caetera ? Avoir des équipes agiles auto-organisées permanentes signifie que vous devez apporter le travail aux équipes au lieu de mettre les gens au travail et en conséquence il y aura moins de projets. Le processus décisionnel, si possible, sera décentralisé. Ces événements agiles auront un grand impact sur les fonctions et les activités du PMO. Peut-être pour la version suivante ?
Si vous avez déjà utilisé cette méthode, je vous invite à commenter sur votre retour d’expérience.
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Demandez à des gens ce qu’ils font et ils parleront probablement d’où ils travaillent. « Je travaille dans l’assurance » ou même « je travaille pour Aetna. »
Bien sûr, la plupart de 47,000 personnes qui travaillent pour Aetna ne font rien qui soit spécifiquement « assurance ». Ils assurent la sécurité pour du bâtiment 7, ou ils répondent au téléphone, ou ils travaillent dans le département de conception graphique.
La plupart des personnes ont été formées pour venir au travail dans un contexte et un jeu de compétences familiers. Travailler avec des gens familiers, réaliser des tâches familières, obtenir des réactions familières d’un patron familier. La compétence est récompensée, colorier à l’intérieur des lignes est quelque chose que l’on nous a appris dès l’école maternelle.
Les gens feront un mauvais travail (voire même nocif) pendant une longue période de temps parce que cela leur est familier. Des légions des gens resteront fidèles à une industrie mourante parce qu’elle leur est familière.
La raison pour laquelle Kodak a échoué, de toute évidence, n’a aucun rapport avec une grande stratégie d’entreprise (les gens au sommet l’ont vu venir) et n’a rien à voir avec la technologie (les scientifiques et les ingénieurs ont obtenu les premiers brevets d’invention des caméras digitales). Kodak a échoué parce que c’était une société chimique et une bureaucratie, pleine des gens désirant faire ce qu’ils ont toujours fait.
Le changement est le non familier.
Le changement crée l’incompétence.
Face au changement, les questions critiques que les leaders doivent se poser sont : « Pourquoi les gens sont-ils venus travailler ici aujourd’hui ? Pour quoi ils ont signé au départ ? »
C’est pourquoi il est si difficile de changer le système éducatif. Pas parce que les enseignants et les administrateurs ne s’en préoccupent pas (ils le font !). C’est parce que le changement du système scolaire n’est pas ce pour quoi ils ont signé au départ.
La solution est aussi simple qu’elle est difficile
Si vous voulez construire une organisation qui prospère dans le changement (et sur le changement), recrutez et formez les gens pour faire le paradoxal : Pour découvrir que le non familier est le familier confortable qu’ils recherchent. Les skieurs aiment faire des descentes quand il fait froid, les plongeurs aiment se mouiller. C’est leur familier confortable. Peut-être vous et votre équipe pourriez voir le changement de la même façon.
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Ces trois termes anglais restent souvent difficiles à distinguer et utiliser correctement.
Thierry Chamfrault qui nous donnait une formation sur Service Integration And Management (SIAM) cette semaine, a partagé avec nous une manière simple de les appréhender.
Comme nous sommes en pleine période de coupe du monde de foot 2018 (ah, vous ne saviez pas :-)), voici une explication concrète qui s’applique à toute équipe engagée dans la compétition à chaque match !
GOALS : Marquer des buts
OBJECTIVE : Gagner le match
PURPOSE : Atteindre la phase finale de la coupe du monde et la gagner
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Grand problème : l’Humanité a besoin d’un éclairage bon marché, efficace pendant l’obscurité
1er mVP : Feu. Les gens ont observé comment la foudre des cieux pouvait enflammer des forêts et créer le feu. Après expérimentation, en frottant des bouts de bois entre eux, ils ont créé leur propre feu. Problème résolu. Mais le feu n’est pas particulièrement portable.
2ème mVP : Lampes à pétrole, Bougies et Lanternes à Gaz. Maintenant les gens pouvaient emporter la lumière avec eux quand ils se déplaçaient. Problème résolu. Mais les bougies et des lanternes à gaz ne sont pas particulièrement éclairantes et la plus légère brise les éteint.
3ème mVP : Ampoules incandescentes. Les premières ampoules étaient alimentées par batterie et plus fiables qu’une bougie vacillante. Problème résolu. Mais comme les villes ont grandi en taille, la demande pour un éclairage plus répandu a grandi. Le réseau national n’avait pas encore été construit.
4ème mVP : Électricité largement disponible. Pour transmettre l’électricité sur de longues distances, le courant alternatif et les transformateurs ont été développés. Des centrales électriques thermales ont été construites pour satisfaire la demande massive. Problème résolu. Mais comme la demande mondiale en électricité augmentait, des alternatives sont devenues nécessaires.
5ème mVP : Énergie solaire. Des ampoules de consommation en watts inférieures remplacent les ampoules incandescentes originales tandis que les panneaux solaires deviennent plus efficaces et meilleur marché à produire. Problème résolu. Mais les solutions solaires restent encore relativement chères et l’adoption trop faible pour être en position d’éteindre le réseau électrique.
6ème mVP : une Planète dont l’énergie provient seulement du soleil. Des batteries hautement efficaces peuvent être chargées par des panneaux solaires bon marché et omniprésents. À ce point il devient possible d’éliminer notre dépendance aux carburants fossiles. Nous n’y sommes pas encore tout à fait.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
Elon Musk est un entrepreneur qui est exceptionnel dans son application du processus mVP en 3 étapes.
1. Commencez avec un produit simple résolvant un problème minuscule.
Il a lancé une voiture électrique en moins de 3 ans qui est devenue la voiture électrique la plus demandée au monde.
2. Continuez à itérer, en résolvant constamment des problèmes plus grands.
L’autonomie de la batterie continue de s’améliorer pour que les voitures aient davantage d’autonomie et améliore leurs performances: 100km/h en 2.28 secondes, la technologie de conduite sans chauffeur réduit les accidents, la seconde phase de Tesla introduit des bus et des camions électriques, la fusion de Tesla avec Solar City et l’achèvement de Gigafactory.
3. Communiquez constamment la vision du grand problème.
La vision suprême de Musk est une planète actionnée entièrement par le soleil et finalement habiter de multiples planètes. Il n’est pas le meilleur communicant du monde. Beaucoup de ses discours sont maladroits (il s’améliore avec le temps). Mais il a capturé l’attention du monde parce qu’il communique constamment sa vision, en livrant des mVPs tout au long de ce voyage.
Imaginez si Musk avait commencé à résoudre son grand problème en construisant d’abord la Gigafactory (avant Tesla et Solar City). Il pourrait avoir lancé un mVP qui produise 1 batterie par mois. Cette idée n’irait nulle part, parce qu’il ne nous aurait pas embarqué dans ce voyage depuis où nous nous trouvons maintenant vers où il voit que nous devons aller. Son mVP ne serait pas viable.
Les entrepreneurs font très souvent l’erreur de commencer par le grand problème. Ils livrent alors un mVP, mais le marché ne répond pas parce qu’ils ne nous ont pas embarqués sur le voyage exigé. Le résultat ? mVP non viable qui aboutit souvent à un flop.
Processus mVP en 3 étapes en pratique
Disons que vous ayez lancé votre produit. Une poignée de clients a signé pour votre première version. Votre outil de suivi vous dit qu’il y a des téléchargements. Mais vous remarquez aussi que l’engagement est très faible. Vos projections financières sont loin de l’utilisation que vous aviez prévue.
Contrairement à la croyance populaire, ce n’est pas un désastre.
La bonne nouvelle est que les gens adhèrent à une certaine partie de votre vision. C’est le premier pas dans la validation de votre marché. C’est à ce moment que le responsable de la stratégie produit doit sortir du bureau, parler aux clients et comprendre la situation :
Quelle est exactement la partie de votre vision qui a initialement capté leur attention ?
Qu’est-ce qui précisément rend votre produit difficile à utiliser pour atteindre la vision ?
Y a-t-il quelqu’un d’autre qui fait ceci mieux que vous? Que fait-il différemment ?
Le problème est-il que les clients veulent résoudre un problème différent de celui que vous adressez ?
C’est un processus systématique d’analyse et de compréhension du sens. C’est un processus scientifique qui se base sur des données et une métrique bien définie. Mais le processus est guidé par la vision de l’artiste qui imagine un futur meilleur plus enrichissant. Non seulement l’artiste voir l’avenir, mais il peut voir le chemin à parcourir pour atteindre cet avenir. Et il sait que les livraisons de mVPs sont comme des tremplins pour nous déplacer d’ici jusque là-bas.
C’est ma compréhension de ce que fait un Produit Viable Minimal qui est réellement Viable.
Quelle est la vôtre ?
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un choix aléatoire peut être la meilleure option !
Ceci ou cela, l’un ou l’autre, c’est sans importance.
Il est en réalité possible que ce soit sans aucune importance. Un choix, mais pas une décision.
Nous devons faire de tels choix tous les jours. Quelle couleur, parmi trois couleurs qui sont toutes excellentes. Quel chemin, entre deux itinéraires de durées identiques. Quel vol, quelle table, quelle personne…
Les choix n’ont pas à être des décisions.
Les décisions viennent avec divers surcoûts. Nous mettons la plupart de nos efforts sur notre capacité à prendre de bonnes décisions. Nous changeons de perspectives, nous y mettons un dur labeur et nos souhaits émotionnels à propos de résultats futurs. Les décisions sont biaisées. Ces efforts peuvent porter leurs fruits avec une approche plus sérieuse, avec plus de diligence, mais surtout ils nous surchargent.
Nous pouvons sauver énormément de temps et d’efforts en rendant faciles nos choix qui n’ont pas de grandes implications. Prenez le premier qui se présente, ou le premier par ordre alphabétique ou tirez à pile ou face. Donnez-vous simplement une règle et faites ce choix.
Je suis sérieux. Vous considérez dix écoles ? Mettez vos cinq favorites dans un chapeau et choisissez-en une aléatoirement. FAIT. Vous ne pouvez pas vous décider entre trois candidats pour un poste et vous ne pouvez pas trouver une façon de choisir ? Choisissez celui avec le plus court prénom. Pourquoi pas ? Si vous n’avez pas assez d’informations pour prendre une décision statistiquement défendable, faites simplement un choix.
Au final, vous aurez plus de ressources disponibles pour les décisions qui comptent vraiment.
Sauvez votre temps pour les décisions qui en nécessitent vraiment !
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La Gestion des Ressources Humaines, simple romance administrative du personnel ? Quenini !
Cette discipline vit une profonde mutation depuis plusieurs années et est considérée comme un véritable levier de performance dans les organisations.
Yohann Romand
Devant la complexité réglementaire, stratégique, les besoins de reporting, de partage des données etc. les entreprises qui décident de se lancer dans un projet de mise en place et/ou de modernisation de leur Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) seraient-elles un peu …masos ?
Pas impossible… ! Mais notre expert du SIRH a un secret : Piloter la mise en place d’un tel Système d’Information doit relever d’une gouvernance en projets parfaitement …huilée…
Yohann ROMAND nous livre ici ses 7 directives pour vous garantir un maximum de…succès !
DIRECTIVE 1 : PRÉPAREZ ET ANTICIPEZ VOTRE PROJET SIRH
La mise en place d’un SIRH est un projet complexe avec des enjeux stratégiques, politiques, managériaux, opérationnels et techniques : D’où l’importance d’y accorder réflexion et préparation !
Se lancer ‘tête baissée’ sans prendre le temps de poser les bases est le principal écueil que l’on constate lorsque nous sommes sollicités en mode ‘pompiers’ pour redresser un projet SIRH.
Plusieurs projets à l’intérieur d’un projet qu’on vous dit !
Audit, sélection de l’outil, paramétrage, déploiement autant d’étapes qui en fonction des organisations et du périmètre du SIRH peuvent être pilotées sous forme de Projets à part entière.
DIRECTIVE 2 : AUDITER ET RÉDIGER SON CAHIER DES CHARGES
Ce travail de préparation doit être matérialisé par un audit des pratiques et des besoins. Le point de départ essentiel pour un cahier des charges opérationnel !
Les bénéfices de prendre le temps d’un audit ?
Structurer votre démarche, définir les problématiques à traiter, identifier et hiérarchiser les besoins pour mieux anticiper les contraintes et risques du projet.
Ma recommandation complémentaire : partagez et validez ce livrable avec vos parties prenantes et obtenez le consensus sur les attentes fonctionnelles, techniques et financières.
DIRECTIVE 3 : CONSTITUER L’ÉQUIPE PROJET & SA COMITOLOGIE
Qu’on ne s’y trompe pas, la mise en place d’un SIRH n’est pas un projet interne au service RH !
C’est un projet transverse qui touche plusieurs métiers : DAF, DSI et l’ensemble des services lorsque le logiciel est en mode collaboratif.
Un projet de cette ampleur ne peut être mené à bien sans une équipe constituée et réfléchie à l’avance.
La mise en place de comités projets et comités de pilotage seront vos appuis pour un suivi régulier, favoriser une prise de décision lorsque nécessaire et limiter les dérives de planning de votre Projet.
DIRECTIVE 4 : DÉFINIR UN PLAN DE CHARGE
Le temps est compté ! La concurrence entre activités courantes et projet SIRH doit être maitrisée !
Pour cela, il vous faut un plan de charge clairement établi. Réfléchir à la charge de travail que représente ce type de projet, évaluer le nombre de jours/homme global et quelles ressources seront affectées au projet est un passage obligatoire.
On vous le redit : Une mauvaise anticipation et un manque de disponibilité peuvent générer un décalage, voir une suspension ou annulation de votre projet !
DIRECTIVE 5 : ÉLABORER UN BUDGET
On vous l’accorde l’élaboration du budget prévisionnel d’un projet SIRH est complexe.
Il est cependant une condition sine qua non pour sélectionner efficacement les outils, les services proposés par l’éditeur, faire votre choix d’hébergement…
Une erreur que nous constatons souvent : Attendre les propositions tarifaires des éditeurs et choisir au moins disant ou ne pas prévoir les coûts périphériques à l’acquisition du SIRH (journées homme, interfaces avec les autres outils, accompagnement par un prestataire…) !
Le risque encouru ? Un abandon du projet, un décalage avec les attentes du service RH voire un désamour vis-à-vis de l’outil.
Sachez que la plupart des SIRH propose des modules sous forme de briques additionnelles. C’est une solution pour étaler les coûts dans le temps. Se rappeler que ce budget ne doit pas être perçu comme une dépense mais comme un investissement !
DIRECTIVE 6 : OUTILLER LA DÉMARCHE PROJET SIRH
En dehors du cahier des charges interne rédigé dans le cadre de l’audit des besoins, il est important de se doter d’outils à chaque étape de votre projet.
Pour le choix des éditeurs ? un cahier des charges fonctionnels à compléter, une grille tarifaire comparative avec des scénarii différents ou une matrice de scoring selon des critères définis.
Un macro-planning avec plan de charge associé, un cahier de recette interne, un plan de communication vous aideront également pour les étapes suivantes à faciliter le bon déroulement et faire du projet SIRH un succès.
DIRECTIVE 7 : SOYEZ A L’HEURE, PLANIFIEZ !
Tout en même temps et le plus vite possible ! Tel est l’adage qui est sûr de faire échouer le projet !
Il est primordial de prévoir un délai raisonnable pour la mise en place d’un SIRH : N’oubliez pas que vous avez une multitude d’acteurs qui doivent se coordonner en fonction de leurs interventions respectives.
Le temps nécessaire à chaque phase doit être anticipé et respecté. Un décalage au cours d’une des phases est difficilement rattrapable, il peut considérablement désorganiser la coordination établie au départ et générer un retard croissant au fur et à mesure de l’avancement.
En conclusion, vous l’aurez compris, pour un projet SIRH maitrisé, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !
Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !
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Work-Life-Balance : La Collaboration Sociale en tant qu’atout du recrutement
Les outils numériques jouent un rôle de plus en plus important dans le recrutement.
Les employés s’attendent à un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle : plus de plaisir au travail, un lancement de projets sur de nouvelles idées plus rapide et une facilité d’accès à distance.
Tout cela est possible grâce aux outils collaboratifs.
Vous seriez étonnés du nombre de sociétés qui ne savent pas combien de projets elles ont dans leur portefeuille ou quand leur prochain grand programme suivant a prévu de démarrer !
Aussi, la plupart des organisations en appellent à une unique source de vérité, qui est souvent le PMO.
une plus grande transparence
Bien que la visibilité mène à la transparence, qui mène à son tour à la responsabilité, étonnamment, toutes les organisations ne sont pas prêtes à devenir transparentes.
En fait, la transparence peut devenir une situation compliquée: Chacun la veut jusqu’au moment ils l’ont !
Avez-vous entendu parler de projets pastèque ? Les projets pastèque sont un exemple clair où la transparence peut mettre en lumière des projets malsains, en mauvaise santé persistante, mais tous ne seront pas heureux de cette information.
Ceux-ci sont les projets qui semblent verts à l’extérieur jusqu’à ce que vous regardiez de plus près et vous rendiez compte que, en fait, ils sont rouges sur l’intérieur, avec une portée qui échappe à tout contrôle, des parties prenantes malheureuses et des délais non respectés.
Combien pourriez-vous en découvrir ?
Heureusement, il y a deux ou trois actions que vous pouvez entreprendre dès aujourd’hui pour préparer en douceur votre organisation à devenir plus transparente.
Considérez celles-ci :
Demandez des mises à jour régulières de la part de vos chefs de projet
Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles (ma recommandation est de définir la fréquence en fonction de la complexité, de la durée et de l’urgence du projet), il est important de donner des directives clairement définies de ce que l’on attend des Chefs de projet dans leurs rapports, quand ils devraient soumettre les mises à jour et à qui.
Ne les appelez pas ‘rapports d’avancement’
Les rapports d’avancement ont mauvaise réputation et personne n’aime être relancé pour un rapport. Une bonne façon de réduire au minimum l’impact d’un tel mot est de remplacer le mot ou l’approche. Au lieu de rapports sous MS Excel, consommateur de temps, pourquoi ne pas avoir des réunions en face à face de seulement 10 minutes ?
Donnez le ton sur les exceptions
Si des ressources sont indisponibles, il est facile de comprendre pourquoi votre projet est en retard et votre sponsor et le client comprendront certainement la situation. Être transparent sur la raison d’un retard ou un dépassement de coût est plus utile et approprié pour le processus décisionnel que des retards ou un accroissement des dépenses. Il est donc important que la direction donne le ton adéquat pour les exceptions, créant un climat de confiance et de sincère discussion plutôt que des réprimandes.
La responsabilité sans conséquences revient à aucune responsabilité du tout
Il n’est pas rare de trouver des Chefs de projet qui ne ressentent pas le besoin d’annoncer le statut de leurs projets parce qu’ils estiment que l’équipe de direction senior ne s’y intéresse pas. Si vous atteignez ce point, quelque chose de grave se passe ! La transparence apporte la responsabilité, mais s’il n’y a aucune conséquence liée à l’accomplissement ou l’échec à atteindre des objectifs, il n’y a plus aucune motivation de le faire de façon appropriée.
Partagez la connaissance et encouragez l’échec rapide
Échouez vite, apprenez encore plus rapidement ! Il n’y a aucun mal dans un échec et il n’y a rien de plus nuisible pour le moral de l’équipe projet qu’un climat où la recherche de coupable est permanente et où vous êtes toujours sous les projecteurs, soumis à l’influence de vos pairs. Au lieu de cela, utilisez vos échecs comme une bonne occasion d’apprendre et, ce qui est plus important, de partager cette connaissance. Cela peut sauver le prochain projet de votre société.
Original post in English by Marisa Silva
Transparence
La transparence est un ingrédient clef pour faire progresser la maturité de votre PMO et la culture de management de projet d’une organisation mais elle demande du temps pour s’établir et, ce qui est plus important, peut représenter un lourd changement dans la manière de fonctionner de l’organisation.
La transparence est source de changement mais elle exige aussi des personnes qu’elles changent leurs attitudes et comportements, aussi, ne vous attendez pas à des changements très rapides.
Souvenez-vous : les projets sont avant tout à propos de personnes, pour les personnes et avec les personnes. Comme avec tout ce qui importe vraiment, il peut être difficile de gagner en transparence au début mais cela paie sur le long terme.
Prêts à vous y essayer ?
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L’efficacité de votre équipe pourrait augmenter d’un tiers avec les outils collaboratifs
Ceux qui utilisent plus fréquemment les outils collaboratifs travaillent jusqu’à 30 % plus efficacement. Étant donné que des processus inefficaces entraînent des coûts élevés, les entreprises devraient utiliser davantage les bénéfices de la collaboration connectée. Le secteur des Technologies Informatiques particulièrement est nettement en avance accompagné des industries chimique et pharmaceutique suivies de la communication.
Voici l’enregistrement du récent wébinaire organisé par iQar sur ce sujet du scoring.
Après une présentation introductive de 3’30 » sur iQar, Louis-Marie Rességuier entre dans le vif du sujet complexe du choix et de la priorisation des projets dans son portefeuille.
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The #AgileManifesto is the core of the Agile Movement.
It was written in February 2001 by software practitioners who found consensus around 4 values and 12 Agile principles.
The Agile Manifesto, its 4 values and 12 Agile Principles, were the consequences of industry frustration in the 1990s about the time lag between business requirements and the delivery of technology. Business and customer requisites changed during this lag time, and the final product did not meet the then current needs.
“We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value:
Individuals and interactions OVER processes and tools Working software OVER comprehensive documentation Customer collaboration OVER contract negotiation Responding to change OVER following a plan
That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.”
The 12 Agile Principles included in the Agile Manifesto describe a culture in which change is welcome, and the customer is the focus of the work.
Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “LE dominateur” (ou LA dominatrice).
C’est la personne dans le groupe qui semble s’approprier la discussion et ne plus laisser d’autres personnes s’exprimer. Parfois ce sont seulement des bavards trop prolifiques… …d’autres fois, ce sont des personnalités excessivement agressives qui pompent tout l’oxygène de la pièce.
Malheureusement, ces personnes semblent parler au nom de tous les autres et ne les laissent pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateur, on attend de vous que nous créiez et supportiez un environnement inclusif et une bulle sécurisante dans laquelle des idées diverses et différentes peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un (ou deux !!) dominateur, que faire ???
Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques très simples et efficaces !
1. Remerciez le dominateur pour ses apports au débat et demandez l’apport des autres
“Michel, c’est une idée très intéressante ! Voyons si d’autres ont également des suggestions ?”
2. Répétez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de poursuivre la liste.
Inscrivez la proposition du dominateur au tableau et passez à la personne suivante !
“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce bien cela ? C’est une excellente suggestion.
Compilons une liste de plusieurs propositions, puis discutons-les toutes.
Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste.
Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe.
Qu’en pensez-vous tous ?”
3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour écrire leur idée, question, ou proposition sur un Post-It.
Demandez ensuite à chaque personne à tour de rôle de partager l’un des billets qu’elle a écrit.
4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table
Faire un tour de table (même virtuelle si vous êtes en conférence téléphonique) en demandant nominativement à chaque personne de partager au moins un commentaire. Démarrez du coté de la table qui situé à l’opposé du dominateur pour ne pas revenir vers lui immédiatement.
“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun.
Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”
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5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.
“Patricia, je ne pense pas avoir entendu ton avis. Quelles sont tes idées sur cette question ?”
6. Faites une pause, prenez le dominateur à part et sollicitez son support
Demandez l’aide du dominateur pour faire participer les autres personnes.
“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais faire participer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Certains membres du groupe ne sont pas aussi affirmés que vous et je voudrais être sûr que nous les entendions.”
7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe
8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physiquepour équilibrer la discussion.
La personne tenant par exemple une balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.
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Certaines personnes risquent de monopoliser le temps de parole sans jamais écouter ni laisser de place aux autres pour s’exprimer.
Si vous êtes le facilitateur et/ou organisateur de la réunion, il est de votre responsabilité de les gérer !
Si vous n’êtes que participant et que l’organisateur ne réagit pas, vous allez perdre de précieuses minutes si vous ne stoppez pas cela par exemple en ramenant la discussion sur l’ordre du jour…
Cette idée sera développée dans un billet à paraitre demain 11 Juin !
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Si vous vous intéressez au domaine du management des risques et que vous connaissiez déjà ou pas encore David Hillson, son équipe et ses collègues, ses briefings traduits en plusieurs langues sont une excellente opportunité de trouver de nouvelles idées intéressantes.
check these briefings online and for free
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Quelqu’un qui a passé du temps dans le cycle de vie de développement de logiciel traditionnel peut certifier que le principe Agile d’accueillir des exigences changeantes peut s’avérer le plus difficile pour des organisations basculant vers Agile. Dans le cycle de vie traditionnel, changer les besoins génère de la frustration, de la colère, du désespoir et, dans certains cas, des frais d’avocats et des coûts additionnels.
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Le mouvement Agile demande que les clients et les organisations de développement travaillent ensemble et embrassent le changement pour le plus grand bénéfice de l’utilisateur final. Ce niveau de transparence exige que les murs tombent entre clients et développeurs. Il nécessite aussi que le client reconnaisse l’impact que le changement aura sur le projet et le coût complémentaire du changement sur le budget de projet, ainsi qu’acquérir un meilleur niveau de compréhension du travail.
Le client et les développeurs atteignent une compréhension mutuelle
Dans une mauvaise mise en œuvre de Agile, les clients pensent qu’ils peuvent changer les exigences aussi souvent qu’ils le souhaitent et que le personnel de développement doit gérer ces changements. « Hé, vous avez dit que vous étiez Agiles, non ? »
Dans une bonne mise en œuvre, le client et le développement travaillent ensemble en étroite collaboration pour examiner et adapter le produit à chaque occasion possible. Comme le produit est revu fréquemment, le client et l’équipe maintiennent une compréhension partagée de l’état actuel du produit et de l’état actuel du marché. Quand le client change des exigences, le changement, son coût de mise en œuvre et son impact sur le projet dans son ensemble, sont mutuellement compris.
Jeff Sutherland utilise l’expression « Money for nothing and your change for free » (« l’Argent pour rien et votre changement gratuit ») quand il conseille des organisations sur la façon d’écrire des contrats Agiles (ndlt. Tiens, je ne savais pas que Jeff est fan de Dire Straits). En essence, on tient compte des deux côtés pour avoir une flexibilité maximale; l’équipe de développement tient compte d’exigences changeantes sans modifier le contrat ni charger des honoraires de modification et, en échange, le client consent à participer conjointement au processus Agile et au cycle de vie du développement de logiciel. Dans le cas où le client est satisfait avec moins de travail que prévu à l’origine, ils peuvent finir le contrat plus tôt, avec le paiement d’une partie prédéterminée du contrat restant.
Le changement est bon
La position est que le changement est bon. Il permet au client de satisfaire l’utilisateur final avec les fonctionnalités de plus forte valeur et de terminer le contrat au plus tôt. Il permet à l’entité de développement de recevoir la juste compensation pour livrer tôt et leur permet de se passer à l’opportunité suivante.
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« Accueillir des changements dans les exigences, même tard dans le développement » ne signifie pas que le propriétaire de produit, le « Product Owner », est libre d’ajuster les critères d’acceptation après que le sprint ait commencé. Les processus Agiles qui exploitent le changement pour y gagner un avantage compétitif devraient être mis en œuvre avant l’exécution de sprint. De l’avis de tous, il existe un processus pour terminer un sprint plus tôt; cependant, c’est rare.
Les processus agiles facilitent l’élaboration progressive, la décomposition, le raffinement de l’arriéré de produit, une approche incrémentale et la planification de sprint; Ils exploitent pleinement le changement tout en protégeant l’équipe.
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Une compréhension plus claire du management de portefeuille de projet vous aidera à comprendre les bénéfices qu’il apporte à une organisation. La gestion de portefeuille est plus que la simple organisation de projets en un portefeuille; elle permet aussi aux sociétés de libérer du temps et des ressources et créer de la transparence en termes de tâches et de processus décisionnel. Des bénéfices en management de portefeuille de projet varient et sont toujours très utiles à une organisation. Les sociétés doivent être conscientes de cela pour comprendre ce qu’apporte la gestion de portefeuille de projet. Elle évite la gestion de projet traditionnelle; les projets sont moins vulnérables aux risques et ont une plus grande chance de succès si la gestion de portefeuille est en place. La gestion de projet est toujours une discipline importante, mais avec le management de portefeuille de projet, les organisations sont capables d’accélérer leurs projets, de créer des données précises et de détecter des projets redondants ou superflus.
Quels sont les bénéfices du Management de Portefeuille de Projet
Ci-dessous sont listés Dix Bénéfices du Management de Portefeuille de Projet qui aideront votre projet à recevoir l’attention qu’il mérite. Ces bénéfices sont aussi accompagnés par le Bureau de Management de Projets (Project Management Office / PMO) pour améliorer votre taux de succès dans les projets.
#1 : Le processus décisionnel est meilleur et plus transparent
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Il est crucial que la collaboration soit mise en œuvre dans les projets de l’organisation. Ceci est rendu possible par la gestion de portefeuille de projet. Grâce à elle, il y a une transparence parmi les membres d’équipe et dans les tâches qui leur sont assignées. Personne ne peut décider seul de quels projets devraient être mis en attente et lesquels devraient être dans la liste de haute priorité. C’est un effort d’équipe avec un poids égal aux opérations, processus et activités projets. De plus, il n’y aura aucun problème de dissémination de l’information quand chacun est informé et conscient d’où en est exactement un projet spécifique.
#2 : Les risques sont mieux managés
Il pourrait être votre allié dans le business, mais le management de portefeuille peut aussi être votre ennemi si pas compris et utilisé correctement. C’est pourquoi vous devez comprendre à la fois sa fonction et sa discipline avant de plonger en eaux profondes. Cela ressemble à la lecture d’un livre; comprenez l’idée entière avant de donner un avis.
Les risques dans la gestion de portefeuille de projet prennent diverses formes: gouvernance, gestion de ressource et finances. On devrait considérer ces facteurs en analysant les risques dangereux qui menacent votre projet; évaluez chaque angle et utilisez la gestion de portefeuille de projet dans votre intérêt. Quand vous l’exécutez, la gestion de portefeuille vous aide alors à déterminer quels projets devraient être abandonnés en raison des contraintes de ressources ou des budgets insuffisants.
#3 : Les ressources sont utilisées de manière plus efficace
Une organisation sans PMO signifie qu’il sera difficile d’augmenter ou utiliser ses ressources efficacement et effectivement. Souvenez-vous que l’on considère les ressources humaines comme les ressources les plus cruciales et essentielles qui puissent exister dans une organisation. Si votre société manque des mains, d’intelligence et de compétences, attendez-vous à ce qu’elle tombe en ruines. Faites preuve d’intelligence dans le choix de vos ressources; certaines sociétés exigent des certifications dans les CV des postulants. Les compétences, talents et expertise sont des trésors pour des sociétés et cela augmentera quand vous aurez mis en place PMO et PPM. L’identification de chacune de vos compétences et ressources vous permettra de correctement distribuer les tâches.
#4 : Le portefeuille de projets apporte davantage de valeur
Et pas seulement au bénéfice de vos projets, cette valeur créera aussi pus d’influence auprès de vos parties prenantes. Cela signifie une accroche pour les intéresser davantage à vos projets et à la structure générale du PMO. Les projets sont non seulement mesurés sur combien de temps il faut pour les achever mais aussi la stratégie et les processus qui viennent avec. Quand vous prenez soin de votre PMO et PPM, vos projets et rapports ne nécessiteront pas un long processus et comme le temps est précieux pour vos parties prenantes, la capacité à en sauver en peu signifie beaucoup. Quand vous prouvez la valeur de vos projets aux parties prenantes, cela crée du confort et de la confiance de leur part. Cela, à son tour, les rendra plus intéressés par vos projets futurs et ce que votre organisation abordera ensuite.
#5 : Le succès est continu et se poursuit dans le temps
Votre PMO augmente le taux de réussite et la structure qui peut aider à ces succès. Comment peut des projets peuvent-ils atteindre systématiquement le succès ? Routine. Cela signifie avoir un processus standard dans chaque projet. Le programme, des procédures, des tâches : tous devraient être standardisés pour empêcher les changements inutiles qui peuvent perturber le flux de vos projets. Gardez à l’esprit que les leçons apprises sont cruciales car cela vous permettra de déterminer vos erreurs et échecs passés et les transformera en guide plutôt qu’une expérience que vous auriez préféré ne pas avoir connue en premier lieu.
Abstenez-vous de changer complètement vos pratiques et persévérez avec celles que chacun maitrise. Même si vous allez informer chacun des changements, il n’est pas sain de continuer à changer et modifier sans cesse des processus. Cela crée juste de la confusion et c’est consommateur de temps.
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#6 : Les projets sont mieux alignés sur les objectifs de l’organisation.
des projets bien alignés
Un projet qui est aligné sur le but de l’organisation est l’un des bénéfices primaires du management de portefeuille de projet. Quand vous avez réussi à aligner les projets sur les objectifs de la société, il sera plus facile suivre les problèmes que rencontre l’organisation et ses nouveaux besoins et changements.
#7 : Les investissements sont plus réfléchis.
Le coût est un des facteurs les plus cruciaux du succès de projet. Mais si vous vous focalisez trop dessus, vous perdrez de vue les bénéfices que votre organisation pourrait engranger. Cela ne signifie pas oublier le coût. En fait, le pouvoir d’investissement et les actifs de la société existent par la gestion de coût prudente.
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Si vous avez investi une somme dans un projet et que le bénéfice atteint est ce même montant. Pourquoi avez-vous investi votre argent dans ce projet ? Parce que vous croyez qu’il a une valeur potentielle plus importante. Comment le savez-vous ? Parce que vous avez mis en œuvre la gestion de portefeuille de projet. Le portefeuille ne regarde pas uniquement sur les coûts, mais aussi le produit et les services attachés au projet. Le PPM crée une valeur ajoutée sur ce que vous avez investi.
#8 : La communication est grandement améliorée.
Quand vous collaborez avec l’équipe pour le succès de projet, on s’attend à ce que vous deviez communiquer pour vous comprendre entre vous et capturer les détails importants du sujet de discussion. La gestion de portefeuille de projet, après tout, promeut la transparence au sein de l’équipe impliquée. Quand chacun est informé des détails d’un projet, la collaboration et la communication sont plus faciles et la distribution des tâches pose moins de problèmes.
#9 : Les décisions en termes de continuation de projet ou pas sont claires.
L’organisation de projets dans un portefeuille a aussi l’intention d’identifier quels projets devraient être arrêtés en raison de leur manque de génération de bénéfices. Les projets peuvent aussi être abandonnés parce qu’ils perturbent l’équilibre du portefeuille. Quand l’un de vos projets a l’une ou ces deux caractéristiques, il est temps de le vendre ou le stopper.
#10 : Le pourcentage de projets réussis augmente.
Les statistiques ne sont jamais gravées dans le marbre. Elles montrent que les sociétés qui ont un PPM dans leur structure ont deux fois plus de chance de réussir leurs projets que les organisations qui n’ont pas PPM du tout. Parce qu’il aide à organiser les projets et optimiser l’utilisation des ressources, le management de portefeuille de projet augmente le taux de succès en aidant les équipes à identifier des projets superflus et réduire au minimum les risques.
Alors, comment s’emparer des bénéfices de la gestion de portefeuille de projet ?
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Cela peut sembler dantesque, mais le premier pas est de comprendre ce qu’est le management de portefeuille de projet. Si vous échouez à voir ses capacités, vous ne pourrez pas entièrement saisir les avantages qui lui sont attachés. Vous pouvez savoir quels projets sont prioritaires, mais finir par donner la priorité à un projet superflu ou à celui qui n’est plus si profitable.
Avec la gestion de portefeuille, il est plus facile d’identifier quels projets doivent être entrepris. Pensez la gestion de portefeuille comme une paire de lunettes infrarouge ou une torche électrique qui vous aide à naviguer dans l’obscurité. Vous serez incapables de trouver ce que vous cherchez si vous n’utilisez ni l’une ni l’autre. C’est la même chose avec la gestion de portefeuille : si elle n’est pas présente dans votre organisation, vos projets existants échoueront ou seront à risque.
“Laissez le management de portefeuille de projet être la lumière au bout de votre tunnel.”
Auriez-vous des bénéfices additionnels à ajouter à cette liste ?
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The #AgileManifesto is the core of the Agile Movement.
It was written in February 2001 by software practitioners who found consensus around 4 values and 12 Agile principles.