10 Ways to Shorten Long Meetings
https://leadershipfreak.wordpress.com/2015/05/09/solution-saturday-10-ways-to-shorten-long-meetings/ Par Dan Rockwell
« Les excellentes réunions créent l’efficacité. »
Le problème que je voudrais que nous résolvions ensemble est d’éviter de passer trop de temps dans de longues réunions. Un PDG a dit un jour qu’elle devait ramener son travail à la maison le soir parce que ses journées étaient consumées en réunions.
« […] une personne est en réunion ou bien elle travaille. Elle ne peut pas faire les deux en même temps. » Peter Drucker
10 façons de raccourcir de longues réunions :
Interdisez les terminaux électroniques. Tout le monde tiendra bien plus à terminer la réunion s’ils ne peuvent pas lire ni envoyer des messages ou courriers électroniques.- Envoyez la veille les matériels à lire en préparation à la réunion. Rencontrez un acteur clé qui peut rassembler et résumer les matériels pour l’équipe. Revoyez et approuvez toutes les informations avant leur envoi.
- Exposez le but de la réunion quand vous émettez l’ordre du jour. Exposez le but de nouveau en début de la réunion. Une réunion sans but est une totale perte de temps.
Établissez des actions à décider à l’ordre du jour, pas des points de discussion. Clarifiez ce qui doit être accompli.- Demandez aux gens leur conclusion dès qu’ils commencent à parler. Enseignez aux coéquipiers à en venir au fait rapidement, en demandant :
- Quelle est votre conclusion?
- Quelle est votre recommandation?
- Que voulez-vous ?
- Minimisez les monologues. Utilisez les communications bidirectionnelles, en temps réel.
- Limitez le nombre de participants à cinq ou six au maximum. Les petits groupes :
- Augmentent l’appropriation.
- Accroissent la responsabilité.
- Réduisent le temps nécessaire pour la réunion.
- Mettent en évidence les bons à rien. Ils ne peuvent pas se cacher dans de petits groupes.
Finissez à l’heure prévue. Enseignez aux participants que vous collez à l’ordre du jour.- Ne récompensez pas les retardataires en résumant ce qui s’est dit avant leur arrivée.
- Envoyez des résultats de la réunion :
- Mettez en évidence les décisions prises.
- Listez ensuite les responsabilités. La personne qui n’a pas quelque chose à faire après la réunion, ne devrait pas avoir participé à la réunion.
- Incluez les délais.
Astuce en Bonus
Raccourcissez la longueur de toutes les réunions de 25 %. Voir *8! Les personnes qui aiment réaliser quelque chose vous remercieront.
De quelles autres façons les leaders pourraient-ils résoudre le problème des réunions interminables ?
Je suis dans une situation assez inconfortable ces temps-ci. Avec une grande équipe, les personnes viennent assez souvent pour réclamer des choses différentes. Au début vous prenez les choses comme elles viennent et vous acceptez la plupart du temps puis vous établissez votre propre vue très rapidement.
Vous, en tant que manager, avez quelques budgets, objectifs et d’autres grandes choses compliquées qui doivent être en ordre ou bien votre directeur, VP, ou quiconque est au dessus de vous, va commencer à hurler après vous. Vous n’aimez pas quand d’autres vous hurlent après, n’est-ce pas?
La liste ci-dessous est un rappel simpliste de ce que ‘devrait’ être la seconde nature de toute personne qui prétend être un professionnel quelque soit le business.
Soyez à l’heure pour tous les rendez-vous; ou, au pire, donnez des raisons honnêtes si vous êtes en retard.
Campana & Schott – La collaboration sociale au cœur du management de projet.
« Resource Requests » and « Requests Engagements »
Domino Pizza pourrait avoir offert la livraison en 5 minutes, et parfois, sans doute, ils auraient réussi. Mais promettre quelque chose qu’ils pouvaient répéter quasiment à chaque fois leur a valu un numéro court d’appel mémorisé sur des millions de téléphones.
La chose remarquable est que nous avons chaque jour le choix de notre attitude :
Beaucoup d’entre nous ont oublié comment contrôler leur attitude, bien que ce soit vraiment le seul contrôle que nous possédions. Quand nous nous enchainons à nos pressentiments, quand nous nous arrêtons sur les façons dont nous avons été maltraités, il est facile d’oublier que notre attitude est ce qui définit les choses que nous éprouvons.
D’abord, laissez-moi vous donner le contexte de la société dans laquelle opère ce PMO spécifique. C’est une société de développement de logiciels de taille moyenne qui se décompose en quatre domaines d’activité séparés. Tous les projets sont exécutés par le PMO. Les ressources de chaque service reportent directement aux Directeurs Fonctionnels et le PMO fonctionne en lien étroit avec ces Directeurs Fonctionnels.
Chaque jeudi matin (à mon avis, l’horaire parfait pour une réunion de management de projet PMO hebdomadaire), des directeurs clés de cette société se rencontrent. Au fil du temps, l’ordre du jour utilisé a été ciblé sur les quatre sujets suivants :
Celles-ci sont basées sur des Leçons Apprises des projets qui étaient dans leur phase finale. Ceci peut aller d’un nouveau processus d’approbation ou flux de travail, à une manière différente de travailler avec des clients. Il y a un minimum de discussion car les détails ont été examinés de près avant la réunion de PMO hebdomadaire et le sujet est présenté comme « voici comment nous fonctionnerons dorénavant ». Ceci peut sembler peu passionnant, mais c’est toujours présenté sous l’angle de comment faciliter la vie des gens quand ils travaillent ensemble. Les gens ont donné leur apport dans les systèmes et processus qui présentés et ceci est juste le point culminant de leurs efforts.
Il lui suffit de soumettre un résumé sur 1 page qui donne une brève description du projet, les objectifs fonctionnels supportés et les bénéfices que ce nouveau projet apporterait à l’organisation. On ouvre alors le sujet pour une rapide discussion ou des questions et le projet est soit approuvé (un projet facturable client par exemple…), soit rejeté sur place et dans l’instant, soit reporté à la semaine suivante pour donner le temps de faire des recherches plus approfondies. La beauté de cet arrangement consiste en ce que tout le monde dans la société connait la capacité de proposer un projet de cette façon. Ils travaillent avec leurs chefs de département respectifs et préparent la documentation nécessaire. Si le projet est justifié grâce à ses perspectives de retour sur investissement ou son importance stratégique, il est approuvé de travailler dessus. Cela empêche aussi beaucoup de projets inutiles ou gaspilleurs de démarrer à l’extérieur de la visibilité du PMO et on garde les ressources de la société concentrées sur les bonnes choses.
Aucun temps n’est dépensé sur quoi que ce soit qui avance comme planifié car cela est laissé aux chefs de projets. Cette partie de la réunion est centrée sur le management des exceptions et seuls les projets en difficulté sont discutés. Des décisions sont prises sur ces projets, les obstacles éliminés et les risques atténués.
Un composant clé à cette réussite est d’avoir la participation des bonnes personnes. Vous devez avoir présents les Chefs de projet, les Directeurs Fonctionnels et les exécutifs qui peuvent prendre les décisions sur le champ.
Aussi contraire à l’intuition que cela puisse paraitre, vous voudrez éviter de résoudre des problèmes compliqués lors de cette réunion hebdomadaire. Ce n’est pas le but. Le but de cette réunion est d’identifier des problèmes, prendre des décisions et dégager le chemin. S’il y a un problème qui se présente ou une question qui va prendre longtemps à discuter, planifiez une session pour donner suite à ce sujet particulier avec seulement les personnes nécessaires. Vous pourrez alors entrer dans les détails et prendre tout le temps nécessaire pour trouver la meilleure solution.
En tant qu’animateur de cette réunion, c’est à vous d’identifier ces points de conflit et de planifier les réunions de suivi. La bonne nouvelle est qu’il est possible d’atteindre une réunion hebdomadaire de PMO presque parfaite, sinon parfaite. Ceci exige de votre part un ordre du jour solide, la discipline pour faire avancer les sujets et le suivi. Vous apprécierez bientôt le momentum et la traction qu’une telle réunion introduit dans votre société.
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