Vous êtes submergé de travail ?

Drowning in Work? Three Tips to Help You Choose Your Single Focus par Johanna Rothman

Bien que je parle principalement avec des chefs de projet et de programme, ou des managers de « personnes », tout le monde semble avoir le même problème : trop de choses à faire et trop peu de temps pour les faire.

En conséquence, trop peu de personnes peuvent se concentrer sur ce qu’elles doivent faire, en premier, en second, puis en troisième.

Que faites-vous lorsque votre chef vous demande d’en faire plus, surtout maintenant que l’IA peut soi-disant vous « aider » à en faire plus ? Considérez ces trois conseils en vous évadant du trop de travail pour vous concentrer sur une chose à la fois.

Conseil #1 : Dessinez un tableau Kanban.

Quand je me sens dépassée, je réalise que j’ai laissé mon tableau kanban m’échapper. Oui, je suis humaine, donc parfois je surcharge mon tableau kanban. Cependant, ce tableau m’aide à voir ce que je suis censée finir maintenant, ce qui vient ensuite, et où je pourrais attendre que les gens me répondent. (Voir Visualisez votre travail pour pouvoir dire non avec deux exemples de tableaux kanban personnels.) Comme ces tableaux sont basés sur mon expérience personnelle, ils ne conviennent peut-être pas pour vous.

Quand je parle avec des managers de projet et de programme, ils disent que leurs supérieurs pensent que l’IA peut les aider à faire « plus » de travail.

Dans ce cas, leurs supérieurs ont partiellement raison. L’IA peut absolument aider en prenant tout votre travail et en générant un tableau kanban rien que pour vous. De plus, l’IA peut faire ce que j’appelle du travail inutile de projets et de programmes, comme générer ou mettre à jour des graphiques GANTT. Ou mettre à jour les différents tableaux de tâches.

Voici un petit conseil de projet/programme : si les humains ne mettent pas à jour les tableaux des tâches, c’est un signe qu’il y a un problème avec la taille des tâches ou un manque de collaboration. J’écrirai un billet plus détaillé à ce sujet à l’avenir.

Vous n’avez pas besoin d’utiliser un tableau kanban, ni de demander à l’IA de vous aider à générer votre propre tableau. Vous pourriez choisir de visualiser votre travail différemment.

Mais j’aime un tableau kanban parce que cette visualisation me permet d’avoir une conversation avec la personne qui demande plus :

« Je ne suis qu’une seule personne. Quelle chose veux-tu que je fasse maintenant, et pour combien de temps ? »

Les humains ne peuvent se concentrer que sur une chose, et une seule chose à la fois. Il y a un prix à payer quand on essaie de « se concentrer » sur plus.

Conseil #2 : Expliquez le coût de ne pas pouvoir vous concentrer grâce au coût du retard.

J’ai expliqué les coûts du multitâche dans plusieurs articles. (Voir Comment le multitâche affecte la capitalisation et ce que vous pouvez essayer à la place dans un récent article lié à la gestion. Consultez également cette newsletter précédente : Trois secrets pour gérer le multitâche même lorsque des personnes plus expérimentées insistent.)

Mais j’ai eu plus de succès récemment quand j’aborde le coût du retard. (Voir Comment calculer le coût du retard pour classer tout le travail, Partie 1 de la série.)

Remarquez qu’il y a quatre coûts distincts. La plupart des cadres supérieurs n’ont pas besoin de voir plus que les deux premiers coûts avant de réaliser qu’ils veulent demander aux équipes de se concentrer sur une chose à la fois. Ce focus permet à l’organisation de générer davantage de revenus (ou votre substitut pour le revenu) plus rapidement.

N’oubliez pas, vous n’avez pas besoin d’essayer de calculer chaque coût du retard. Les deux premiers délais sont relativement faciles à calculer. Les deux autres sont plus incertains pour moi car ils reposent sur beaucoup d’inconnues. Cependant, c’est là que vous pouvez utiliser votre IA locale pour calculer les différents coûts du retard, en utilisant vos propres scénarios issus des versions précédentes. C’est le genre de chose que je ne prendrais jamais le temps de faire. Et si vous demandez à l’IA de vérifier son travail, elle pourrait vous donner les bons calculs. Rappelez-vous : les LLM hallucinent encore, surtout avec les données. C’est pourquoi je vous recommande de demander à votre LLM d’intégrer le checking dans son travail.

Le coût du retard n’est qu’une des conséquences. Les histoires peuvent offrir encore plus d’informations sur vos données.

Conseil #3 : Utilisez les histoires pour clarifier les conséquences pour les clients d’un manque de concentration

Certaines personnes ne se relient ni à la visualisation du tableau kanban ni aux données de coût du délai. Ce n’est pas grave. Ces personnes se retrouvent souvent dans des histoires centrées sur les clients.

Voici comment présenter une histoire centrée sur le client :

« Nous avons commencé ce projet en nous concentrant sur le segment client A parce que nous n’arrêtions pas d’entendre parler d’eux. Nous avons ajouté le segment client B, mais nous n’avons eu aucune réponse de leur part. Pas un mot. En attendant, nous sommes en retard sur ce que nous voulions livrer au segment A. Non seulement ils appellent se service client, mais certains des plus vocaux menacent de migrer vers notre principal concurrent. Que pensez-vous des segments clients A et B ? Qu’est-ce qui est vraiment le plus important ? »

Une fois que les gens entendent cette histoire, ils peuvent demander davantage de données, comme le nombre d’appels au service client, quels clients, ou même les données d’attrition du personnel. Vous pourriez avoir besoin de plus de données pour étayer vos propos, mais une histoire peut aider votre supérieur à comprendre les conséquences centrées sur le client.

Quoi que vous fassiez, vous n’avez pas besoin de vous noyer dans le travail.

Dites non et cessez de vous noyer.

Toutes ces façons de choisir un seul focus sont des moyens de dire non à certains de vos travaux actuels et à d’autres projets. C’est pourquoi des décisions de management rapides et fréquentes comptent autant. Ces décisions aident les managers à choisir l’axe d’intérêt pour un projet, un programme et un portfolio. Ou tout autre travail important.

Choisissez votre objectif unique, avec ou sans l’aide de votre manager. Ce focus unique vous permettra de finir en moins de temps que d’essayer de tout faire en même temps.

Bien que Non soit une phrase complète, envisagez de renforcer votre influence avec d’autres explications. Ces explications peuvent inclure votre tableau kanban, le coût du retard, et des histoires clients. Vous pourriez même avoir plus d’options. Mais personne ne réussit quand il se noie dans trop de travail. Rendez votre travail possible. Cela augmentera ses chances de succès.