LE POINT DE DÉPART.
Il y a quelques années, en prenant mon poste dans la fonction publique territoriale, je me suis retrouvée à gérer plusieurs projets simultanément. Des projets complexes, avec des parties prenantes multiples, des exigences de traçabilité élevées, des aspects très différents les uns des autres.
J’avais de bons outils. Des outils beaux, même. Un outil de gestion de tâches visuellement soigné. Notion pour la documentation. Excel ou Power BI pour les tableaux de bord. Chacun faisait très bien ce pour quoi il avait été conçu.
Le problème, c’est qu’ils ne se parlaient pas.
Gérer plusieurs projets en parallèle voulait dire jongler en permanence, ouvrir un outil pour les tâches, un autre pour les risques, un autre pour les parties prenantes, un autre pour les comptes rendus. Garder chacun à jour. Et malgré tout ça, avoir toujours l’impression qu’il manquait quelque chose quelque part.
La question s’est posée assez naturellement :
Est-ce qu’il est possible de tout concentrer dans un seul espace ? Un seul endroit où le projet existe vraiment, dans toute sa complexité ?
CE QUE LE PMBOK® M’A DONNÉ.
Avant de chercher un outil, il a fallu comprendre ce qu’on cherchait à y mettre.
Le PMBOK ne m’a pas appris à gérer des projets, le terrain s’en est chargé. Mais il m’a donné quelque chose que le terrain ne donne pas facilement : un langage. Une structure de pensée. Une façon d’organiser ce qui se passait intuitivement dans ma tête depuis des années.
Quand on lit le PMBOK vraiment, pas comme une liste de processus à cocher pour un examen, mais comme une architecture de réflexion, on commence à voir les projets différemment. On distingue ce qui relève de l’initiation de ce qui relève de la planification. On comprend pourquoi les risques doivent être liés aux activités. On voit pourquoi les parties prenantes ne sont pas juste des noms sur une liste, mais des personnes à part entière avec leurs propres attributs, leurs propres attentes, leur propre niveau d’influence.
Cette structure-là, je voulais la retrouver dans mon outil de travail quotidien. Et elle n’existait dans aucun des outils que j’utilisais.
CE QUE LES OUTILS EXISTANTS NE FAISAIENT PAS.
La plupart des outils de gestion de projet ont été construits pour gérer des tâches. Pas pour piloter des projets au sens du PMBOK.
Ce n’est pas une critique, c’est une observation structurelle. Asana, Monday, ClickUp sont excellents pour ce qu’ils font. Mais ils ont été pensés autour de la tâche comme objet central. Tout gravite autour d’elle.
Or dans un projet complexe, la tâche n’est pas l’objet central. Elle est le résultat d’une planification, d’une décision, d’un risque identifié, d’un livrable attendu. Et aucun de ces liens n’existe vraiment dans ces outils.
Les gaps que j’observais au quotidien :
→ Les parties prenantes réduites à des assignataires ou des contacts — sans rôle formalisé, sans attentes documentées, sans lien vers les projets auxquels elles participent
→ Les décisions prises en réunion qui disparaissaient dans les comptes rendus, jamais reliées au registre des décisions
→ Les risques identifiés mais non liés aux tâches qu’ils menacent — documentés, puis oubliés
→ Les réunions qui n’existent pas comme objets dans le système — leurs décisions, leurs actions et leurs participants perdus dans des emails ou des documents séparés
→ Les livrables confondus avec des tâches — sans critères d’acceptation, sans partie prenante qui valide, sans lien au jalon auquel ils contribuent
Et surtout : aucun outil ne respectait vraiment la structure du PMBOK. Même en combinant plusieurs outils entre eux, les gaps persistaient.
Ce n’était pas un problème de qualité d’outil — c’était un problème d’architecture.
LA CONSTRUCTION DU SYSTÈME.
Le choix de Notion s’est imposé pour une raison précise : c’est le seul outil qui combine, dans un même espace, la puissance des bases de données relationnelles, la flexibilité des vues et des tableaux de bord personnalisés, et la capacité de documentation. Les autres outils font l’un ou l’autre très bien. Notion fait les trois ensemble, et il est personnalisable à l’infini.
Mais choisir Notion n’était que le début. Le vrai travail était architectural.
Il a fallu créer des relations one-to-many et many-to-many entre les bases de données pour refléter les dépendances réelles entre les objets du projet, et respecter les groupes de processus du PMBOK. Un risque peut menacer plusieurs tâches. Une partie prenante peut intervenir sur plusieurs projets. Une décision peut générer plusieurs actions. Un livrable peut être menacé par plusieurs risques.
Ces relations-là, dans un tableur ou un outil de tâches classique, n’existent tout simplement pas.
Le résultat : 11 bases de données interconnectées, 5 interfaces pensées pour les différentes dimensions du pilotage : Tableau de bord, Exécution, Contrôle des risques, Pilotage, Clôture.
Chaque objet a sa place. Chaque lien a sa logique. Et l’ensemble respecte la structure du PMBOK sans en être une reproduction rigide. C’est une traduction opérationnelle, adaptée à la réalité du terrain.
CE QUE ÇA A CHANGÉ.
Quand le système est bien paramétré, tout se trouve au même endroit.
Les rapports se génèrent automatiquement à partir des bases de données. Les tableaux de bord reflètent l’état réel du projet en temps réel. Les exports sont possibles sans ressaisie. Les liens entre objets (entre un risque et la tâche qu’il menace, entre une décision et la réunion qui l’a produite, entre un livrable et la partie prenante qui doit le valider) sont visibles d’un seul coup d’œil.
Ce n’est plus du temps passé à jongler entre plusieurs outils ou à maintenir plusieurs sources à jour en parallèle. C’est du temps libéré pour ce qui compte vraiment : le pilotage, les décisions, les parties prenantes.
Un outil bien structuré ne remplace pas le jugement du chef de projet. Mais il crée les conditions pour qu’il puisse l’exercer, sans être submergé par la charge administrative que les outils mal conçus génèrent.
CONCLUSION
Ni manuel ni tutoriel. C’est ce que j’avais voulu que soit The PM System dès le départ.
Un système né des leçons apprises sur le terrain, des lacunes des outils existants, et de la conviction qu’un bon outil de gestion de projet doit être aussi contextuel que son utilisateur.
Le PMBOK donne la structure. Notion donne la flexibilité. L’expérience terrain donne le sens.
Ce que j’ai cherché à construire, c’est l’endroit où ces trois choses se rencontrent.
“PMI”, “PMBOK” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
POUR ALLER PLUS LOIN
Cet article est le dernier d’une série de quatre « De la méthode à l’impact », consacrée à ce que la gestion de projet est vraiment, au-delà des certifications et des frameworks.
Article 1 : Frameworks et réalité : ce que le PMBOK ne peut pas faire à votre place
Résumé : Les certifications vous donnent une structure et une façon de penser, mais sur le terrain, c’est votre intelligence émotionnelle et votre acuité contextuelle qui font la différence entre un projet livré et un projet réussi.
Article 2 : L’IA peut planifier un projet. Peut-elle le ressentir ?
Résumé : L’intelligence artificielle excelle dans l’analyse et l’automatisation, mais elle bute sur l’essentiel : lire une salle, sentir une tension, adapter sa posture. Ce que le chef de projet fait naturellement reste, pour l’instant, irremplaçable.
Résumé : Appliquer une certification internationale dans un environnement institutionnel contraint, c’est avant tout un exercice d’adaptation. Retour d’expérience sur ce que le PMBOK devient quand il rencontre la réalité de la fonction publique.
Article 4 : Notion, le PMBOK et moi : comment j’ai construit mon propre système.
Résumé : Ni manuel, ni tutoriel — un système né des leçons apprises sur le terrain, des lacunes des outils existants, et de la conviction qu’un bon outil de gestion de projet doit être aussi contextuel que son utilisateur.
Yasmine Makhloufi [LinkedIn] — https://pmsnotion.com/
Pharmacienne de formation, passée par la recherche sur le cancer et les neurosciences, Yasmine Makhloufi a construit un parcours multi-sectoriel — des laboratoires de recherche au secteur public, en passant par l’entrepreneuriat et le monde privé. Formée au PMBOK et passionnée d’innovation numérique, elle a développé un système de gestion de projet sur Notion qui s’inspire des grands frameworks sans en être prisonnier.
DantotsuPM.com 