Après la revue du portefeuille de projets commence le « vrai » travail.

https://www.quayconsulting.com.au/news/realigning-for-results-what-comes-after-the-project-portfolio-review/ par Quay Consulting

Réaligner les priorités, prendre des décisions difficiles et donner au PMO au niveau de l’Entreprise (EPMO) les moyens de s’assurer que chaque projet contribue de manière significative aux objectifs à long terme de l’organisation.

Une revue complète  de votre portefeuille de projets peut donner l’impression d’avoir atteint la ligne d’arrivée, mais en réalité, ce n’est que le point de départ.

La revue offre un aperçu précieux : Quels projets sont à la traîne, lesquels produisent d’excellents résultats et lesquels évoluent d’une manière que vous n’aviez pas prévue.

Une fois ces informations en main, le vrai travail commence : Réaligner le portefeuille pour générer une valeur maximale et intégrer un cycle d’amélioration continue dans votre approche de management de projet.

Réévaluez et réalignez votre portefeuille.

La première étape, et la plus immédiate, le réalignement du portefeuille, exige un leadership décisif à plusieurs niveaux. Idéalement, ces décisions devraient se faire au plus haut niveau de sponsor ou même au comité d’investissement pour s’assurer que chaque changement stratégique est soutenu par une évaluation solide des risques et bénéficie de l’adhésion des principales parties prenantes.

Cette surveillance de haut niveau est essentielle, car des choix difficiles devront être faits. Il n’est jamais facile d’équilibrer des priorités concurrentes et de repenser l’allocation des ressources, mais avec les conseils de la direction, ces décisions ont de meilleures chances de rester alignées sur les objectifs et les ressources plus larges de l’organisation.

À ce stade, les projets se répartissent souvent en catégories claires : Ceux qui sont sous-performants, ceux qui se déroulent comme prévu et ceux qui laissent entrevoir de nouvelles opportunités. C’est ce dernier groupe qui suscite le plus d’enthousiasme, lorsque l’examen met en lumière des projets potentiels ou des zones de croissance inexploitées.

Pour les projets qui n’atteignent pas leurs objectifs, les dirigeants doivent se demander s’il s’agit simplement de défis ponctuels ou du signe de quelque chose de plus systémique. Cela peut signifier réduire les ressources, ajuster les échéances ou même arrêter le projet si les bénéfices ne sont plus là. Il est essentiel ici d’éviter l’erreur des coûts irrécupérables (l’envie de continuer à investir simplement parce que vous y avez déjà consacré du temps et de l’argent), plutôt que de vous concentrer sur ce que le projet peut encore offrir de manière réaliste.

Les organisations courageuses et leurs leaders savent quand tenir et quand plier. Pour prendre du recul par rapport à un projet, même après un investissement important, il faut se concentrer clairement sur la stratégie plutôt que de s’accrocher aux efforts passés. Bien que ces décisions puissent être difficiles, elles permettent finalement à l’organisation de réorienter le temps, le financement et les efforts vers des initiatives qui correspondent mieux à sa vision et qui ont plus de chances d’atteindre les objectifs du portefeuille.

Bien qu’il soit naturel de se concentrer sur les projets aux deux extrémités du spectre de performance, un portefeuille bien équilibré comprendra également des projets offrant des rendements stables et solides. Ce groupe peut sembler à faible risque, mais il est crucial de ne pas le laisser sur pilotage automatique. Des contrôles réguliers de l’état d’avancement au niveau du portefeuille et des projets permettront d’éviter les surprises et de maintenir les projets les plus performants en pleine forme.

Le rôle de l’EPMO : Arbitre et coach.

Tout au long du processus de réalignement, le bureau de management de projet d’entreprise (EPMO) joue un rôle essentiel, intervenant à la fois en tant qu’arbitre et conseiller pour maintenir l’objectivité et l’équité des décisions. Son rôle dans le maintien de la transparence à tous les niveaux est crucial.

Mais l’EPMO a un autre rôle clé à jouer : Celui d’un coach, axé sur l’amélioration des performances futures. L’amélioration continue est au cœur des responsabilités de l’EPMO. Plutôt que de considérer chaque revue de portefeuille comme un exercice ponctuel, l’EPMO devrait rechercher des thèmes récurrents et les suivre au fil du temps.

Par exemple, si des problèmes tels que la dérive de la portée ou les dépassements budgétaires sont courants, cela peut être le signe qu’une gestion plus stricte de la portée ou de meilleures prévisions sont nécessaires. De même, si certains sponsors supervisent constamment des projets peu performants, cela pourrait indiquer des lacunes dans la gouvernance ou la nécessité de former les sponsors.

Et puis il y a les redoutables « projets pastèques », ceux qui semblent verts sur le tableau de bord des rapports mais qui sont rouges à l’intérieur, progressant sur des hypothèses trop optimistes. Si ce schéma continue d’apparaître, cela pourrait être le signe d’une culture de bonnes nouvelles , où les manager de projet hésitent à signaler les problèmes. Pour s’attaquer à ce problème, il faut favoriser une culture qui valorise la transparence et les commentaires constructifs.

Parfois, avoir un point de vue indépendant peut faire toute la différence. Un point de vue impartial, qu’il s’agisse d’un conseiller externe ou intégré à des processus comme votre comité d’investissement, peut mettre en lumière des problèmes qui pourraient autrement passer inaperçus ou ignorés, car « c’est ainsi que nous avons toujours fait ici ».

Allez au-delà de la revue.

En fin de compte, une revue de portefeuille n’a d’importance que si elle déclenche l’action. Le réalignement, les décisions difficiles et le leadership intrépide transforment les idées en progrès. Avec le soutien de l’EPMO, les organisations peuvent cesser de se contenter de gérer des projets et commencer à orienter le portefeuille vers un impact réel et stratégique et, en fin de compte, s’assurer que chaque projet contribue de manière significative à la situation dans son ensemble.