Quand votre équipe est dispersée dans tout le pays (ou par devers le monde) il peut être difficile de faire faire quoi que ce soit, sans parler de créer une atmosphère positive sur votre projet. Des équipes qui travaillent à distance peuvent connaitre le succès si vous utilisez ces quelques astuces sur comment manager une équipe virtuelle

Vous serez bientôt tous prêts à collaborer et délivrer les tâches de votre projet avec succès! un article publié sur ProjectManager.com

#1. Collaborez

Il pourrait sembler presque impossible de bien collaborer quand vous tous ne travaillez pas en un même emplacement géographique, mais, de nombreuses façons, cela peut être plus facile ! Il y a moins de distractions et vous allez probablement avoir moins de personnes qui arriveront en retard parce qu’elles ont été coincées dans un couloir par quelqu’un qui avait une question. Utilisez des outils de collaboration comme les groupes de discussion, la messagerie instantanée et Skype pour tenir des réunions virtuelles. Vous pouvez même partager un tableau blanc virtuel pour prendre des notes en temps réel.

Puis placez sur le serveur partagé les minutes de votre réunion et vous aurez tous un accès instantané à ce qui a été accepté.

#2. Partagez

Si vous avez jamais travaillé avec quelqu’un qui stockait tout sur son ordinateur portable personnel sans jamais partager quoi que ce soit, vous savez combien il est difficile de faire des progrès dans cet environnement. Construisez une culture de partage sur votre projet. Partagez des modèles, connaissances, ressources, expériences – tout, vraiment tout.

ProjectManager.com peut vous aider à partager facilement des informations de projet. Vous pouvez télécharger des documents vers le serveur pour que tout le monde puisse les voir, des listes de tâche à partager, des calendriers, des feuilles de présence et plus. Quand tout est bien visible, vous n’avez pas à vous inquiéter que des personnes se sentent tenues à l’écart ou dans l’incapacité d’achever leur travail parce qu’elles n’ont pas accès aux ressources dont elles ont besoin.

#3. Suivez les progrès

Quand vous ne pouvez pas voir ce que fait la personne, vous devez passer plus de temps à vous assurer qu’elle travaille sur la bonne chose. Mettez en place des façons de contrôler le progrès qui rende le suivi facile pour vous comme pour elle. Par exemple, partagez des listes de tâches et ensuite vous pouvez voir quand elle complète des tâches en vérifiant sa liste de choses à faire. Ou vous pourriez créer des alertes pour quand elle marque le travail comme fait, ou passer en revue leurs feuilles de temps.

Quelque chose d’aussi simple qu’un courrier électronique vers vous une fois par semaine pour expliquer ce que la personne a réalisé et ce qu’elle prévoit de faire la semaine suivante marcherait aussi . Il n’y a aucun besoin de faire compliqué tant que vous êtes tous les deux d’accord et comprenez comment le progrès sera suivi.

#4. Ne micro-managez pas

L’opposé d’un suivi de projet actif est le micro-management ! C’est quand vous bombardez constamment les membres de votre équipe de demandes de mise à jour et les surveillez quand ils travaillent. Les membres de l’équipe doivent se sentir reconnus, alors évitez cela. Tant qu’ils font le travail au standard requis, il n’y a aucun besoin que vous soyez copié sur chaque courrier électronique qu’ils envoient, ni de faire un point avec vous chaque jour.

#5. Célébrez les succès

Juste parce que vous n’êtes pas tous localisés dans la même ville ne signifie pas que vous ne pouvez pas célébrer des succès de projet. Trouvez des façons créatives de célébrer un travail bien fait quand un jalon est atteint ou quand le projet finit. Vous pouvez aussi appeler les membres de l’équipe et les remercier pendant le projet – ils apprécieront vraiment ce contact personnel et cela aide à construire la confiance et un environnement de travail positif pendant le projet.

Avec ces 5 astuces vous verrez que bientôt vos équipes projet virtuelles se métamorphoseront en championnes de la performance !