Vous vous rappelez du film Retour vers le futur où un scientifique fou fait un voyage improbable dans le temps ?

Marty, le héros du film, peut voyager vers le futur. Dans la vraie vie, bien sûr nous ne pouvons pas voyager dans le futur mais nous avons souvent besoin de penser l’avenir.

Le chef de projet (et de programme ou portefeuille) est un agent du changement,

qui changera ou innovera afin de construire un avenir différent. Le travail du chef de projet est d’imaginer un nouvel avenir et comment y parvenir. Nous voyageons dans le futur dans notre imagination. Par conséquent, le Chef de projet imagine le futur, et le transforme en plan. Un bon chef de projet dédiera beaucoup de temps à la planification, ce qui revient pratiquement à « vivre dans le futur ».

• Planifier le voyage vers le futur (comment y arriver);
• Planifier la destination (à quoi va ressembler le futur).

Le Chef de projet expérimenté se projette constamment des semaines plus loin …

s’imaginant ce qu’arrivera la semaine prochaine, le mois prochain, l’année prochaine. Cela est une caractéristique clé d’un bon Chef de projet. La planification peut être une activité majeure et consommatrice en temps pour le Chef de projet. S’il le fait incorrectement, le Chef de projet peut gaspiller du temps précieux sur la planification, car un plan est remplacé par un autre puis un autre et ainsi de suite…

Pour planifier efficacement et éviter les pertes de temps inutiles, des méthodes comme PRINCE2® (pour la gestion de Projet) et MSP® (pour le Management de Programme) peuvent aider énormément.

Les 3 points forts de PRINCE2 dans son approche à la planification sont :

1. PRINCE2 commence le processus de planification avec la Planification Basée sur le Produit. Vous commencez par déterminer le « Quoi » (vos livrables, ce qui donne une image de l’avenir) avant de définir le « Quand » ou le « Qui » (qui nous donne des informations sur le voyage lui-même). La Planification basée sur le Produit génère des plans plus robustes, qui sont plus faciles à comprendre et à maintenir.
2. PRINCE2 a trois niveaux de plan : le plan de projet, le plan de séquence et le plan d’équipe. Ceci réduit la complexité et aligne la planification avec la structure d’équipe.
3. PRINCE2 utilise la planification « just-in-time » c’est-à-dire qu’à l’approche des prochaines séquences, le plan de séquence est créé. Ceci évite le besoin d’un méga-plan difficile à construire et à maintenir pour l’ensemble du projet.

MSP utilise une approche similaire :

• MSP sépare l’image de la destination (le Schéma Directeur) du voyage (le Plan de Programme).
• MSP a plusieurs types de plan : le plan de programme, le plan de projet, le plan de transition,… Ceux-ci sont alignés à l’organisation du programme et évitent de produire un méga-plan difficile à gérer.

La planification est importante. Alors que les équipes de projet se convertissent aux formes « légères » d’Agile, certaines d’entre elles tombent dans un piège. Généralement, elles passent en « mode de découverte » et ne planifient plus. La réunion quotidienne « debout » ne peut pas remplacer un plan, elle est trop ancrée dans le présent, et non dans l’avenir. La planification n’est pas quelque chose de facultatif. Comme le dit la citation « Échouer dans la planification, c’est planifier son échec « .

Faites donc en sorte d’être un voyageur dans le temps. Passez du temps dans le futur et construisez votre plan. Et, utilisez-le. Comme une autre citation le dit « Planifiez votre travail, puis travaillez votre plan ».