Project Governance setting up for success

http://thebrsblog.com/2012/06/25/project-governance-setting-up-for-success/ par Kymwilliams

La gouvernance de projet est souvent mal comprise et sous-évaluée en termes d’être un élément critique de réussir un projet. Un plan de gouvernance de projet est-il écrit, signé par le comité de projet et ensuite rangé sur une étagère ? N’est-ce pas l’un de ces documents qu’il est excellent de réaliser, mais n’ajoute pas de valeur dans l’exécution du travail ?

Si bien fait et pleinement adopté dans une équipe projet, on peut donner vie à tous les éléments de la gouvernance de projet comme des stratégies tangibles et pratiques d’atteindre le succès. Les éléments clés qui pilotent vraiment la haute performance sur un projet sont aussi les mêmes choses qui devraient être incluses dans un plan de gouvernance.

Les 10 pièces de ce puzzle incluent :

1. Objectifs du client et de projet

Vous ne pouvez pas atteindre une cible que vous ne pouvez pas voir. Vous devez demander à votre client quels sont ses objectifs et quels sont les objectifs spécifiques du projet. Sans eux, il peut y avoir de l’énergie consacrée à des articles qui n’importent pas vraiment ou placée dans de mauvais domaines en construisant des suppositions erronées sur ce que veut le client.

2.  La vision pour le projet liée à une Charte de Projet

Ceci est important, pas seulement pour piloter l’engagement avec l’équipe projet, mais aussi pour aligner tous les membres sur ce pourquoi nous sommes ici et ce que nous essayons de réaliser.

3.  Valeurs et comportements

Chaque projet est piloté par les valeurs qui alignent les comportements de l’équipe projet. Ils sont nécessaires pour non seulement aligner, mais aussi piloter les comportements de tous les parties prenantes, ce qui est particulièrement important pour les consortiums où les clients qui apportent leurs propres valeurs dans un projet.

4.  Rôles et responsabilités

Qui fait quoi et quelles sont les responsabilités principales de chaque partie du projet et de chaque participant sont importantes. Sans cette clarté de rôle, il est difficile pour chacun de poursuivre son travail et délivrer le projet rapidement et de manière décisive.

5.  Les attentes du comité de projet, de l’équipe de management et de l’équipe projet

Il doit y avoir des attentes claires autour des diverses parties de la gouvernance du projet. Y-a-t-il un équilibre approprié entre être sur l’affaire et dans l’affaire entre le comité et l’équipe de management ? L’équipe projet connaît-elle cette distribution et sait-elle vers qui aller?

6.  Matrice de résolution de problème

Les projets auront parfois des conflits, des défis et des sujets qui doivent être escaladés. Une bonne Matrice de Résolution de Problème au sein d’un plan de gouvernance décrira quels sujets devront être escaladés, quand et à qui dans le projet.

7.  Matrice d’Autorité et Responsabilités

Semblable à une Matrice de Résolution de Problème, être clair sur les autorités, les délégations et les propriétaires des budgets permet aux décisions de progresser rapidement.

8.  Principes de Gouvernance

Pour qu’un comité de projet et une équipe de management dans un projet fonctionnent efficacement, il doit y avoir les principes qui dirigent leur conduite. Documenter ceux-ci et les vivre assureront que le focus est toujours sur ce qui est le mieux pour les résultats du projet.

9.  Domaines clés de résultat

Un projet aura normalement une structure de domaine de résultats importants séparée qui documente les KPIs et les mécanismes de reporting. En liant ceci au plan de gouvernance, on s’assure aussi que le comité et le management aligne leur focus pendant leurs rencontres sur ces objectifs clés.

10. Reporting et agendas de l’Équipe de management

La pièce finale d’un bon plan de gouvernance décrit ce que le comité de projet et l’équipe de management couvrent dans leurs ordres du jour, sur quel rapport ils se concentrent, à quelle fréquence ils se réunissent et comment leurs actions clés sont communiquées vers l’équipe projet.

La préparation d’un bon plan de gouvernance est une excellente façon de mettre votre projet sur le chemin du succès. Il rassemble toutes les pièces du puzzle du projet. La réflexion, la consultation et la responsabilité qu’il apporte et sa communication ultérieure mèneront au bon engagement de toutes les parties d’un projet.