“ 4 façons dont PRINCE2 vous fait gagner du temps” selon Jeff BALL

Voici 4 façons… mais il y en a beaucoup plus !

1. Le management par exception permet un vrai gain de temps.

2. L’approche de planification de PRINCE2  fait gagner du temps.

3. La qualité : faire le travail une fois, pas deux

4. Ne pas réinventer la roue à chaque projet

1. Le management par exception permet un vrai gain de temps.

C’est essentiellement un style de management « non interventionniste ». Il s’agit d’établir les paramètres pour un bloc de travail donné (une séquence, un lot de travaux) et ensuite de déléguer ce travail. Ce style de management non interventionniste fournit néanmoins direction et contrôle. On se concentre ici sur les décisions à prendre et les éventuels imprévus, ce qui permet de gagner du temps à tous les niveaux de l’équipe de management du projet. Le temps est précieux, votre équipe est occupée, utilisons donc ce temps avec sagesse. C’est cela être efficient. Ce management par exception est-il  vraiment économe en temps ? Et bien, regardons certaines des alternatives inefficaces habituellement utilisées par des équipes non-PRINCE2.

•  Le micro-management est consommateur en temps
•  Le management « by walking around » peut être irrationnel et déstructuré
•  Le management par les réunions est très consommateur en homme-jours avec de longues réunions improductives

2. L’approche de planification de PRINCE2   fait gagner du temps.

PRINCE2 vous encourage à bien dimensionner votre planification. PRINCE2 à trois niveaux de plan.

Vous avez besoin d’un plan de projet, mais celui-ci peut être assez simple. C’est un résumé de plan, montrant les livrables clés, les limites de séquence, les principales échéances et quelques estimations de haut niveau. Parce que c’est du haut niveau, il est plus rapide à mettre en place. Vous gagnez du temps en n’écrivant pas un plan long et détaillé.

Le plan de séquence est essentiellement un plan sur mesure avec quelques détails supplémentaires. On ne fait pas de planification détaillée avant d’être proche temporellement du travail concerné, et cela vous fait gagner du temps au lieu d’avoir à re-planifier le même travail.

Les plans d’équipe contiennent le plus bas niveau de détail. Le chef de projet PRINCE2 délègue la création de ces plans d’équipe au chef d’équipe. C’est une approche sensée et en plus c’est encore du temps de gagné pour le chef de projet.

3. La qualité : faire le travail une fois, pas deux

PRINCE2 s’intéresse beaucoup à la qualité. Si vous l’utilisez correctement, il peut vous faire gagner un temps considérable. Avec PRINCE2, on effectue un travail concret et pragmatique sur la qualité tôt dans le projet, avant même que le livrable soit produit. Si vous n’utilisez pas cette approche en amont sur la qualité, vous gaspillerez probablement du temps. Vous découvrirez les défauts en aval. Vous identifierez les attentes du client en termes de qualité au moment de remettre le livrable. Vous réglerez certainement ces problèmes, mais remédier aux erreurs liées à la qualité une fois le produit livré prend du temps. On finit souvent par faire le travail deux fois… une fois pour réaliser le produit, et une deuxième fois pour le corriger.

Donc gérer la qualité à la façon PRINCE2 est aussi un gain de temps. D’ailleurs, un des livres les plus célèbres sur la qualité s’intitulant « la Qualité est gratuite » affirme que de gérer la qualité ne coûte ni temps ni argent, et contribue au contraire à économiser et temps et argent. PRINCE2 est d’accord avec cela.

4. Ne pas réinventer la roue à chaque projet

PRINCE2 a un cycle de vie défini, avec un certain nombre de rôles et de responsabilités claires. Ceci permet aussi une utilisation efficace du temps. Chaque projet est unique. Sans une méthode comme PRINCE2, vous commencez le projet avec une page blanche. Vous avez besoin d’inventer une manière de procéder, de construire une équipe et ses modalités de fonctionnement. Avec PRINCE2, votre projet reste un défi, mais vous avez un mode d’emploi pour aborder les questions clés.

•  Vous savez comment commencer, utilisant le processus PRINCE2 « Élaborer un Projet ».
•  Vous savez structurer votre équipe, avec un Exécutif de Projet, un Chef de projet et ainsi de suite.
•  Vous savez que vous devez obtenir la validation de votre Exposé de projet, votre premier document majeur.
•  Vous savez aussi que vous continuerez avec le processus « Initialiser un Projet ».

Avec PRINCE2, les premières semaines cruciales de votre nouveau projet sont toutes tracées. Vous avez déjà un plan de route qui a fait ses preuves, bien que votre projet soit tout nouveau et unique. Ça c’est une vraie économie de temps !

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