Article original en anglais: How Do You Get Team Members to Come Prepared to the Meeting? By Dana Brownlee
Le Problème : Nous avons tous participé à des réunions où on a demandé aux participants de lire un document, de faire un peu des recherche, ou faire d’autres « devoirs » avant la réunion, mais en réalité très peu de personnes l’ont fait. Évidemment, l’intention d’assigner un pré-travail est de s’assurer que tous les participants sont préparés, ce qui devrait aboutir à une réunion rapide et efficace, n’est-ce pas ? ? ? Faux!!! Trop souvent certains participants ne complètent pas la préparation conformément à votre demande, ce qui traîne vers le bas le groupe tout entier. Avant de mener votre prochaine réunion, considériez ces astuces sur l’assignation du pré-travail.
Suggestions…
Donnez le choix au groupe sur la façon de compléter le travail préparatoire (en dehors ou pendant la réunion). Vous pourriez dire, « Chacun devra passer en revue le document des demandes client avant notre discussion de revue. Nous pouvons ou le faire en groupe et planifier de nous rencontrer pendant une journée entière ou bien chacun peut passer le document en revue en mode autonome et le groupe se réunira pendant 2-3 heures pour discuter des changements. Quelle approche le groupe préfère-t-il ? » La plupart des groupes opteront pour une plus courte réunion. Cette technique a tendance à fonctionner parce que l’on a donné au groupe l’option de passer en revue le document pendant la rencontre et ils n’ont pas voulu le faire.
- Assignez des membres spécifiques de l’équipe pour diriger certaines parties de la réunion (ce qui exige qu’ils aient complété le pré-travail). Quand ils savent que l’on leur demandera de mener la discussion, les participants vont beaucoup plus probablement avoir faire leurs devoirs. Personne ne veut paraître non préparé!
- Essayer de garder le pré-travail court et simple. Plus il sera compliqué, moins il sera probable que les participants le complètent.
- Demandez aux membres de l’équipe de vous envoyer par courrier électronique leur liste de questions ou commentaires sur le pré-travail plusieurs jours avant la rencontre. Cela agit comme une confirmation de leur part qu’ils ont en effet passé le document en revue. Si vous n’obtenez pas de retour d’information d’une personne de l’équipe, appelez-la dès que possible pour lui demander son retour.
Donnez aux participants suffisamment de temps pour effectuer le pré-travail. Si vous leur demandez de revoir un document 3 jours avant la réunion, cela peut ne pas être un délais suffisant. Idéalement, laissez l’équipe choisir la date d’achèvement du pré-travail. Cela améliorera considérablement leur engagement la probabilité de réussir.
- Discutez du problème de participants qui viendraient non préparés à la réunion et encouragez l’équipe à identifier des approches pour adresser ce problème (par exemple des bonus, « des punitions », etc.)
DantotsuPM.com 
Je crois qu’en France, comme dans d’autres pays latins, le problème des réunions va au-delà d’une simple question de préparation.
Qui n’a jamais traîné les pieds pour aller, une fois de plus, participer à cette réunion dont on a rien à faire, qui ne nous intéresse pas ou dont on ne connaît pas le contenu et qui, soit est programmé trop tard et nous bloque au bureau, soit nous ralenti dans la masse de choses qu’il nous reste à faire …
J’ai, pour ma part et depuis quelques années, décidé de décliner officiellement toute réunion pour laquelle je n’ai aucune valeur ajoutée ou qui n’impacte pas directement mon travail. Ce n’est pas toujours facile à expliquer et à faire admettre à sa hiérarchie mais quel gain de temps et d’efficacité !
De même, quand j’organise une réunion, qu’elle soit physique ou téléphonique, je m’arrange pour
1) limiter le nombre de participants
2) avoir un ordre du jour précis
3) transmettre les documents à l’avance
4) limiter le temps et m’y tenir
5) grouper sur la matinée plutôt que le soir.
Certains dirons que ce sont les règles de base, que tout a déjà été dit, c’est vrai alors appliquons le ! Arrêtons les réunions bâclées, sans ordre du jour, les réunions d’obligation, les réunions démonstration d’autorité. Tout cela a pour effet de tuer le véritable objectif de ce type d’action : le partage d’information et le travail de groupe.
Nos amis Finlandais ont une toute autre approche qui va dans le sens de l’article que vous nous proposez : quand une réunion sur un sujet épineux doit être organisée, tout se règle à l’avance. Les discussions entre les parties se font en amont, sur base des documents transmis. Une fois en salle ou au sauna (ça surprend un peu la première fois …) pas de discussions interminables, on récapitule les consensus et on acte. En une heure de réunion nous avions pris plus de décisions et statué sur plus de points que ce que trois jours de meetings aurait pu donner !
J’aimeJ’aime
Ping : Où sont les participants ? « Dantotsu PM