Lorsque j’ai rejoint Entr’UP pour lancer un logiciel de cohésion d’équipes, j’ai immédiatement pensé à l’utilisation de cet outil dans les équipes multiculturelles. Un manager prenant un poste à l’expatriation, un collaborateur étranger intégrant votre équipe… Ces situations vécues ou racontées ont jalonné mes 20 et quelques années de carrière.
Récemment, un ami est parti en Suède prendre un poste de manager. Pour résumer en un mot ses premiers mois : galère (ou Vasa pour faire plus local).
Si comme le Vasa, son style de management a failli couler à sa première sortie en baie de Stockholm, c’est pour la non prise en compte d’oppositions de valeurs et de traits de personnalités. Voilà la vision qu’il a partagé avec moi après quelques verres d’Aquavit :
« Les suédois sacralisent le groupe : en bon manager français, je suis arrivé avec la pression d’être un (bon) chef, un vrai! Bref, une bonne dose d’individualisme. »
Quand le surströmming a été servi, il a poursuivi :
« Le processus de décision suédois est basé sur le compromis avec une phase longue ou chacun défend son point de vue avant de s’accorder. »
Notre manager français, tourné vers l’efficacité et ancré dans un processus de décision plus autoritaire ou a minima basé sur la prise de décision à la majorité, a manqué ce processus. Résultat : plus tard dans le projet, les décisions sont remises en cause entraînant frustrations et retards.
Si on reprend le modèle des valeurs universelles de Schwartz que l’on utilise dans notre logiciel de cohésion d’équipes les valeurs qui opposent le plus français et suédois sont :
Universalisme est fort en France et faible en Suède.
L’opposition entre l’Universalisme et la Conformité va par exemple entraîner des situations dans lesquelles le français défendra bec et ongles ses idées parce qu’une bonne idée (la force de la Raison dans l’Universalisme) vaudra mieux que le respect des règles établies (poussant par exemple un suédois à renoncer à une idée pour privilégier la qualité de la collaboration).
Pour illustrer : le témoignage d’une suédoise installée en France sur sa vision du management à la française.
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Avec le mode projet, la hiérarchie s’estompe et les équipes doivent apprendre à collaborer efficacement pour aller au bout de leur mission.
85% des équipiers reconnaissent avoir été confrontés à plusieurs formes de conflits durant leurs projets
Le logiciel Entr’UP Teams qui améliore la collaboration des équipes, leur cohésion et leur efficacité, à travers la maîtrise des interactions est utilisé par de nombreuses équipes. Entr’UP recrute pour participer à un atelier des chefs de projet, directeurs de projets qui vont évaluer les futures fonctionnalités de Smart Assistant, Entr’UP Teams.
Une équipe, une escape room et une heure (en général, parfois un peu plus) pour s’en sortir… Avec leurs objets à trouver, leurs énigmes à résoudre et quelques surprises à découvrir tout au long de l’aventure, les escapes games constituent des moments forts de team building. Mais, au-delà du jeu, ces énigmes à déchiffrer constituent un formidable terrain d’observation et peuvent vous donner des enseignements précieux sur les performances de vos équipes et sur les individus qui les composent. Décryptage !
L’objectif, une composante primordiale du travail d’équipe
Que ce soit dans le cadre du travail ou dans celui d’un escape game, la définition de l’objectif est un prérequis fondamental. Il permet aux équipes de s’inscrire dans une logique commune et de coordonner les efforts de chacun·e.
L’objectif dans le travail
une seule cible claire et partagée
Dans le travail, il est important de définir avec précision les objectifs à atteindre. Pour cela, il est impératif de respecter trois principes de base :
Pour constituer une référence partagée, l’objectif doit être formalisé sous la forme d’une phrase courteet claire à la manière d’une intention de commandement ;
Il doit être possible pour l’équipe d’évaluer sa progression ou de se rendre compte d’une situation de blocage ;
Il est vital de prendre en compte les interrogations des membres de l’équipe.
L’objectif matérialisé à travers l’escape game
Avec un escape game, l’objectif est assez simple : sortir de la pièce le plus rapidement possible. Le premier enseignement ? Ceux qui réussissent cet exercice sont ceux qui arrivent à collaborer, en gardant en permanence l’objectif en tête. À l’inverse, ceux qui se dispersent ont le plus de chances de perdre. L’analyse de ces comportements est très utile pour savoir comment fonctionnent vos équipes.
Équipes homogènes ou hétérogènes : comment se comportent-elles ?
Prenons deux équipes, les bleus (John, Paul, George et Ringo) et les rouges (Mick, Keith, Charlie et Ron).
L’équipe bleue est homogène
La première est dite « homogène » : elle est composée d’individus avec une personnalité proche. Résultat ? Chaque rôle est bien délimité. Ils n’ont pas besoin de prendre leurs marques et s’adaptent immédiatement à la situation. Ils parviennent à ne jamais perdre de vue leur objectif… même s’ils atteignent vite leurs limites et pourront, de fait, se retrouver en situation d’inertie si les blocages sont trop nombreux !
L’équipe rouge est hétérogène
L’équipe rouge, quant à elle, est dite « hétérogène » : les personnalités, les caractères, les cultures et les habitudes sont différentes… Bref, entre Mick, Keith, Charlie et Ron, il y a moins de points communs qu’entre John, Paul, George et Ringo. Sont-ils moins efficaces dans un escape game pour autant ? Oui… mais seulement au début ! En effet, une fois qu’ils ont pris leurs marques, ils sont plus créatifs que les bleus, plus performants dans la durée, et arrivent à surmonter plus facilement les obstacles !
6 valeurs et traits de personnalités révélés par l’escape game
Que rechercher dans un escape game ? Quelles valeurs, quels traits de personnalité seront utiles ?
« Émotionalité »: Elle est une preuve d’empathie, de recherche de l’affection des autres. En revanche, elle peut faire naître du stress.
Extraversion: Elle révèle la confiance en soi, surtout en situation de diriger d’autres personnes.
« Agréabilité »: Elle est la capacité à travailler avec les autres, à coopérer et à comprendre et excuser les éventuelles erreurs.
Conscience: Elle permet de travailler de façon ordonnée, réaliste et optimisée.
Ouverture à l’expérience: Elle est révélatrice de l’état d’esprit de vos collaborateurs : ont-ils envie de découvrir d’autres domaines ? Sont-ils curieux, créatifs ?
Honnêteté / Humilité: Importantes car elles montrent la capacité à suivre les règles et à ne pas s’approprier les réussites des autres.
Quelle équipe pour quel projet ?
On l’a vu, équipes homogènes et équipes hétérogènes ont leurs avantages propres. Il n’y a donc pas de bonne ou de mauvaise équipe mais une adaptation nécessaire en fonction des projets, comme le suggère Franck Plasse, conseiller en communication : on choisira une équipe homogène pour les projets courts et une équipe hétérogène pour les projets longs.
Une équipe homogène pour les projets courts
L’équipe homogène sera opérationnelle plus rapidement et sera ainsi plus efficace sur des projets courts, qui nécessitent une grande rapidité d’action et de réaction.
Une équipe hétérogène pour les projets longs
L’équipe hétérogène sera plus efficace dans la durée, et ses membres se montreront plus créatifs et performants, après un temps d’adaptation, sur des projets longs. L’hétérogénéité crée une émulation sur le long terme.
Dans la pratique, on n’a pas toujours le choix et l’idéal est d’arriver à composer avec la diversité de son équipe !
Un escape game permet aux équipes de mieux se connaître et de collaborer plus facilement et efficacement. Entr’UP va plus loin et vise à mettre en place une collaboration rapidement efficace, via l’outil Entr’UP Teams. Son objectif ? Révéler les forces des collaborateurs et, surtout, savoir comment les exploiter !
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Entr’UP, conduit une enquête auprès des praticiens de la gestion de projet pour identifier comment se manifeste le facteur humain dans les équipes, comment vous y faites face et quels services pourraient vous aider à maîtriser cette composante si importante et si complexe.
Vous bénéficiez ensuite du résultat de l’enquête et d’un accès gratuit à l’offre Entr’UP Duo qui vous permet de renforcer la qualité de vos interactions en one-to-one.
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Management By Wandering Around (MBWA): Une méthode qui n’a rien de nouveau et n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde hyperconnecté où règnent les relations virtuelles tant au plan professionnel que personnel.
Original article by Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.
Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations. Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around/MBWA en Anglais) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien qui se bâtit sur la confiance mutuelle, la compréhension et l’entente.
MBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer le message silencieux “je suis là !” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé par votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à quelques mètres de vous et il vous a demandé “qu’essayez-vous de résoudre ?!”
Cela s’appelle le management par l’écoute et la rencontre, cela semble très simple et en fait cela n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que chef de projet qui doit rester en contact avec les gens, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article, je donnerai à quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter, et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux chefs de projet mais il peut aussi aider tous les managers à la pratique du MBWA.
Réunions Quotidiennes Debout
C’est un des thèmes principaux de Scrum. Dans le MBWA, cette réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être simplement une réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statut, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est ce que cela peut sembler spontané et non prévu. Vous pouvez dire à l’équipe: “faisons la réunion d’aujourd’hui debout, prenons 10 à 15 minutes et parlerons du projet”. Il n’est pas nécessaire d’utiliser Scrum pour avoir une réunion debout. En fait, elle peut éliminer la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où tant de temps est gaspillé. Vous n’êtes pas forcé au formalisme pendant la réunion, utilisez des mots qui motivent et remerciez l’équipe de chacun de leurs petits accomplissements.
Les prendre sur le vif quand ils font quelque chose de bien
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Un des aspect de la technique « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés pendant qu’ils font quelque chose de bien pour le projet, même petit, et de les remercier de le faire. Cela motive tous les membres de l’équipe et augmente leur niveau de productivité. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses, cela stimule tous les membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer les livrables du projet. Donc, ceci améliore l’organisation toute entière.
Présentez les membres « cachés » de l’équipe aux Clients
Il arrive souvent que vos clients ne soient pas conscients de toute l’équipe projet. Ils peuvent interagir avec le leader d’équipe, et à peine connaître les développeurs et les membres des équipes de support. Vous pouvez utiliser la première réunion avec vos clients dans vos locaux pour une visite de l’équipe sur son lieu de travail et leur présenter les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et responsabilités. Ceci est un réel motivateur.
Posez des questions rafraîchissantes
Les questions ne devraient pas forcément être liées au projet. Vous devez socialiser avec l’équipe et mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, familles, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser n’importe laquelle des questions suivantes (remplacer les mots en italiques):
Comment était votre week-end ?
Comment est votre moyen de transport pour venir au bureau? Combien de temps cela vous demande-t-il?
Avez-vous vu le film d’Avatar ou Milan AC contre Inter Milan ou le show d’Oprah ?
Avez-vous lu le dernier livre de Dan Brown ?
Avez-vous essayé la version bêta de Microsoft Office 2020 ? (Donnez-leur indirectement des astuces pour stimuler leur connaissance)
Claironnez les Bonnes Nouvelles
Rien ne motive l’équipe comme les bonnes nouvelles. Essayez d’utiliser les bonnes nouvelles même petites pour faire plaisir à l’équipe. Allez dans leurs bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».
MBWA est une technique puissante à utiliser par l’encadrement, les directeurs, les managers et les chefs de projet.
C’est l’une des caractéristiques du manager qui réussit. Elle doit être nourrie et appliquée savamment, et aussi pratiquée spontanément. Si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car utilisée à tort cette approche démotivera les membres de l’équipe et pourrait avoir un effet contre-productif. Vous devez le faire de manière rapide et ne pas passer trop de temps à marcher autour d’eux car vous ne voulez pas leur donner à penser que vous vérifiez ce qu’ils font !
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Si vous utilisez le MBWA et avez d’autres techniques qui marchent bien pour vous, ou si vous avez utilisé des techniques qui n’ont pas fonctionné avec vous, partagez votre expérience, laissez un commentaire!
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2. N’autorisez jamais de langage flou. Faite preuve de sincérité et de précision quand rester flou parait sécurisant.
3. Ne forcez pas le pas quand le niveau d’émotion est élevée. Le stress émotionnel limite la découverte de solutions créatives. S’auto-justifier est inévitable.
4. Ne faites pas traîner les choses. Faites une pause pour laisser les émotions retomber (#3 ci-dessus), mais n’attendez la semaine prochaine. L’urgence reste appropriée si c’est une question importante. Pourquoi toute cette émotion si les choses pourraient attendre un mois ou deux ? Le stress émotionnel peut indiquer que les choses ont duré trop longtemps.
5. N’ayez jamais trois fois la même conversation.Un comportement inacceptable devient acceptable si on lui permet de persister. Imposez plus de contrôles et une responsabilité plus granulaire si les problèmes persistent.
6. Ne proposez pas d’options si vous n’êtes pas enclins à les discuter. Si vous allez donner une directive, faites le.
7. N’adoptez pas de position de confrontation. Aidez vos coéquipiers à obtenir ce qu’ils veulent. Vous perdez quand vous essayez de gagner une conversation difficile.
8. Ne prenez pas la responsabilité de corriger une personne. Personne n’aime être corrigé. Les gens grandissent. Ils n’ont pas besoin d’être « réparés »..
9. Ne vous attendez pas à ce que quelqu’un excelle là où il manque d’aspiration, de talent ou de force. Si ceci se prolonge pendant des mois, ajustez ses responsabilités, réassignez-le, ou déplacez-le ailleurs.
10. N’offrez jamais de suggestions avant que d’autres ne conçoivent leurs propres. Ne résolvez pas les problèmes pour les gens. « Que voudriez-vous faire à ce propos ? » développez trois ou quatre solutions possibles et choisissez-en une.
11. Ne continuez pas à contrôler. Donnez plus de liberté comme vous voyez des progrès. La règle générale est que les contrôles augmentent quand les problèmes persistent et baissent comme des progrès sont réalisés.
12. Ne parlez pas en mal. De piètres qualités de leader contribuent aux problèmes de harcèlement. Peut-être que la procrastination – de votre part – a fait empirer la situation. Si vous pensez avoir tout compris, ce n’est pas le cas.
Quelles sont les autres choses les leaders devraient éviter pendant des conversations difficiles ?
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La mondialisation de l’économie oblige les entreprises à rechercher tous les facteurs d’efficience et obtenir un avantage concurrentiel dans un marché où la chrono compétition est de rigueur.
Il faut s’adapter rapidement à un environnement continuellement changeant, sinon, c’est la disparition assurée.
Nombre d’entreprises s’appuient sur les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) pour entamer leur transformation digitale et augmenter leur réactivité et périmètre d’action.
Ces NTIC révolutionnent la vie, tant dans le domaine personnel que professionnel. La banalisation de l’email dans le quotidien des salariés est l’un des exemples les plus évidents de cette révolution technologique dans l’univers de l’entreprise. L’omniprésence du smartphone pour rester connecté tout en étant à distance en est un autre.
De nouvelles formes de travail se sont donc développées, au point que selon l’Organisation Internationale du Travail[1] il convient maintenant de parler de T/MTIC, acronyme signifiant Télétravail/Travail Mobile fondé sur les Technologies de l’Information et de la Communication permettant à un individu d’exercer son activité en dehors de l’environnement de l’entreprise et/ou à distance.
Les différents gouvernements se saisissent également du sujet car il est déterminant dans la définition des enjeux d’aménagement du territoire, notamment dans l’accès aux équipements et aux réseaux de communication. La production d’échanges et d’intelligence collective peut se passer des villes. On comprendra aisément l’opportunité majeure de soutenir l’économie résidentielle et aider à la revitalisation des territoires isolés, même si la société française est prudente voire réticente, face aux transformations numériques[2].
Des entreprises ou groupes privés ont déjà entrepris cette mutation digitale.
Le groupe Volkswagen a même dévoilé les 5 et 6 décembre 2016 une solution de travail collaboratif en réalité virtuelle à partir d’une plateforme intitulée « Volkswagen Digital Reality Hub »[3]. Les collaborateurs sont équipés de casques pour travailler ensemble à partir de plusieurs sites géographiquement distants. Grâce à ces progrès majeurs, les collaborateurs de l’entreprise interviennent indifféremment « sur site » et/ou « à distance », on pourrait également dire qu’ils interviennent « Ici » mais aussi « Ailleurs ».
Mais, l’utilisation des nouvelles technologies n’est pas le seul moyen d’obtenir un avantage concurrentiel et être force d’innovation.
La modification de l’organisation en est une autre car l’entreprise doit être capable de mener de front l’« exploitation » de son modèle économique tout en « explorant » de nouveaux territoires, source de création de valeur. Cette fameuse compétence d’ambidextrie organisationnelle.
C’est pourquoi, beaucoup d’entre elles s’orientent vers le mode projet (exploration) pour se dépasser et trouver des solutions innovantes face aux défis auxquels elles se heurtent. Elles cherchent à mobiliser en leur sein toutes les ressources disponibles et tous les talents quel que soit l’endroit où ils se trouvent pour la constitution d’équipes dédiées à un projet.
L’entreprise fonctionne donc selon deux modes : « Exploitation » ou « Exploration » mais également avec des équipes « Ici » ou « Ailleurs ».
Orientations stratégiques et organisations géographiques
Ce mode fonctionnement à distance a des impacts sur l’individu et le collectif de travail.
19 éléments d’impacts différents ont été déterminés :
Sur la base d’une enquête quantitative, représentative à 92% de la situation rencontrée et d’une enquête qualitative menée à partir de 17 entretiens (MOA, MOE et prestataires sur 6 projets de dimension nationale), un constat : la distance renforce l’autonomie et la liberté de l’individu. Même si pour certains sujets interrogés, cette liberté s’apparente parfois à un abandon.
Ils la considèrent alors comme une « non-liberté » car ils doivent atteindre des objectifs dans des délais très contraints. C’est notamment le cas des sujets sur des projets en méthode Agile.
À distance, l’acteur du projet se responsabilise et maintient sa confiance. C’est vraisemblablement parce que la responsabilité des tâches à accomplir n’est pas si différente lorsque l’on est à distance ou sur site. Par ailleurs, l’organisation mise en œuvre sur le projet n’influe que très peu la notion de confiance car chacun a sa place et connaît son rôle dans le projet … qu’il soit à distance ou non. D’ailleurs, il n’y a pas de dépendance avérée entre « la confiance » et le mode d’organisation du projet (calcul d’indépendance Chi-2).
Parallèlement, cette organisation à distance tend aussi à l’isoler et à augmenter son stress.
Le sentiment d’isolation et de solitude peut augmenter le stress
Cette organisation réduit également son initiative. Cette situation est la conséquence vraisemblable d’une absence de définition précise de sa mission et des règles de fonctionnement plus que de la distance géographique (peu d’entre eux sont capables de s’appuyer sur une grille, un référentiel, une règle précise, une lettre de mission) permettant d’indiquer où s’arrêtent leur responsabilité et la prise d’initiative. Le sujet a confiance en ses décisions et assume ses responsabilités mais se lance moins dans les initiatives de peur d’être contredit ensuite.
Dans ces conditions, l’individu perd de sa motivation et s’implique moins.
Cette distance influence également le collectif de travail. Les acteurs du projet ressentent moins l’appartenance au groupe et l’esprit d’équipe notamment par un accès à l’information plus difficile mais également par l’absence d’interactions informelles (les moments partagées autour de la machine à café notamment)
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L’exercice du contrôle managérial est également plus complexe.
La classification hiérarchique descendante du corpus des 17 entretiens montre 5 mondes lexicaux différents, mais 25% du discours des personnes interrogées concerne les outils et notamment l’absence d’outil de partage permettant de « conscientiser » l’équipe et favoriser le passage d’une intelligence individuelle vers une intelligence collective.
La généralisation des outils est l’un des leviers pour le bon fonctionnement de l’équipe.
[2] LEBRETON Claudie, « Les territoires numériques de la France de demain », Rapport à la ministre de l’égalité des Territoires et du Logement, Cécile DUFLOT, Septembre 2013.
Quand nous pensons au voyage depuis les approches de livraison traditionnelles vers Agile, le focus est normalement placé sur des équipes de développement et livraison ou sur les secteurs de l’organisation qui auront besoin d’un focus projet à une plus grande attention sur le produit, la capacité ou le flux de valeur.
Les ressources humaines sont un bon exemple de fonction organisationnelle que vous pourriez penser ne pas subir de changement significatif.
Pour les grandes sociétés qui ont défini des familles de métiers et de rôles, Agile pourrait présenter de nouveaux rôles comme des scrummasters, des propriétaires de produit ou des coachs agiles. Les architectes et spécialistes organisationnels vont devoir développer les compétences et les responsabilités exigées par de tels nouveaux rôles. Ils devront aussi concevoir les parcours de carrière d’autres rôles vers ceux-ci.
Hors, dans de nombreux marchés, les coachs agiles expérimentés pourraient bien valoir leur pesant d’or, et donc le personnel chargé des compensations devra identifier quels seraient les salaires médians raisonnables pour de tels rôles et calculer ensuite l’impact sur les personnes occupant de telles positions.
Ceci est critique, l’effort dépensé à recruter, intégrer ou promouvoir le personnel dans ces rôles sera gaspillé si la compensation n’est pas alignée sur le marché. Comme avec d’autres expertises et compétences recherchées, garder ces personnels peut être aussi difficile que les acquérir.
Les sociétés sont souvent organisées par départements de compétences distinctes, spécialisées et les programmes de mesure d’exécution soulignent l’individu au lieu des équipes. Les programmes traditionnels récompensent l’exécution individuelle et la célébration des performances de l’équipe passe à la trappe quand on en vient aux budgets.
pour aller plus haut ensemble il faut apprendre à se connaitre
L’approche Agile prospère quand vous conservez longtemps ensemble des équipes de spécialistes qui deviennent plus généralistes et collaborent étroitement. L’équipe, plutôt que n’importe quel membre d’équipe est le niveau le plus bas de granularité quand on parle de processus décisionnel, d’engagement et d’exécution.
Ce que cela implique est que les managers des personnes qui pourraient précédemment avoir découragé leur personnel de sortir des frontières de leurs compétences ou rôles spécifiques devront changer leur approche et les ressources humaines devront mener cette campagne en encourageant les bons comportements de leadership. Les processus de management de l’exécution devront aussi se développer pour souligner la contribution d’un individu envers l’équipe et récompenser le bon type de comportements d’anciennes primadonnas.
Les transformations agiles couronnées de succès impactent toutes les parties de la société, y compris celles qui ne sont pas d’habitude directement impliquées dans la livraison de projet.
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Nous commençons nos projets avec une petite équipe principale, la « core team », mais comme nous nous enfonçons de plus en plus dans le projet, nous ajoutons des membres à l’équipe pour supporter des activités de planification et de livraison. Alors comme des pans de travail sont complétés, la taille d’équipe se réduit jusqu’à ce que nous atteignions la clôture de projet et revenions à l’équipe principale de départ. Sur de grands projets, à phases multiples, l’expansion et la contraction d’équipe arrivent fréquemment, mais même avec des projets beaucoup plus petits, il est commun que des membres de l’équipe partent avant que le projet lui-même ne soit complété. Parfois, ceci pourrait être le résultat de la complétude des activités leur étant assignées, mais ce peut aussi être causé par des facteurs externes comme leur réquisition par un projet plus prioritaire ou une décision financière de déplacer leur tâches vers une ressource moins onéreuse.
1. Reconnaissez-les publiquement
J’espère que ce n’est pas la première fois que vous aurez l’occasion de le faire, mais il est particulièrement critique que vous les remerciez publiquement en vous référant à leurs accomplissements spécifiques avant qu’ils ne quittent le projet. Ceci garantira qu’ils partiront sur une note positive et manifestera aussi à l’équipe que vous êtes conscients du travail acharné qu’ils fournissent.
Si les budgets et la politique de l’organisation le permette, remettez une carte cadeau au membre de l’équipe sur le départ ou un autre petit témoignage de remerciement avec une carte de félicitations signée par l’équipe entière. Vous pourriez aussi envisager d’envoyer un mot de remerciement à leur manager pour renforcer la relation positive que vous voudriez construire avec cette partie prenante et fournir des éléments pour l’évaluation de performance du membre de l’équipe.
2. Sollicitez leur retour d’information
Ma première remarque sur les leçons de projet est que dans beaucoup d’organisations nous attendons jusqu’à la fin d’un projet pour acquérir cette connaissance. Ce jalon pourrait arriver des mois après qu’un membre de l’équipe soit parti avec des leçons potentiellement de grande valeur dans leurs bagages!
Prenez le temps de demander au membre de l’équipe quelle a été leur expérience pour entrer sur le projet, ce qu’ils ont aimé ou pas dans leurs tâches et s’il y avait une chose qu’ils voudraient voir changer dans les pratiques de travail de l’équipe quelle serait-elle. En sollicitant ces informations pendant que le projet est en cours vous avez l’occasion d’éliminer des obstacles qui pourraient être irritants pour d’autres membres de l’équipe.
3. Facilitez le transfert de connaissance
Combien de fois avez-vous quitté un projet en cours seulement pour vous retrouver rappelé pour fournir des jours ou même des semaines de support par la suite ? Ceci est le plus souvent causé par une pauvre planification et exécution de la transition.
Nous avons tendance à penser à la planification de la transition quand un membre de l’équipe part avant que son travail assigné n’ait été complété, mais même quand quelqu’un part après que son périmètre ait été délivré, il y a toujours besoin de passer ses connaissances à un autre membre de l’équipe ou à l’équipe dans son ensemble. Ceci pourrait inclure la connaissance d’où leurs produits et autres livrables sont stockés, le transfert des contrôles d’accès à leurs documents à d’autres et les listes de contact de toutes les parties prenantes ou experts du sujet à l’extérieur de l’équipe projet avec lesquels ils avaient été fréquemment en relation.
La clôture d’une phase ou du projet entier implique d’habitude une certaine formalité lorsqu’il s’agit de faire passer à l’équipe la dernière phase de l’échelle de Tuckman.
Mais quand les membres de l’équipe quittent nos projets en milieu de phase, nous devrions exécuter les trois tâches de transition ci-dessus afin d’éviter les conséquences du risque mentionné par Dave Mustaine
» Passer à autre chose est une chose simple, ce qui reste derrière est difficile. «
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…Mais pas si facile à mettre en œuvre par le chef de projet sans assimiler et agir sur les éléments qui génèrent la satisfaction des membres de l’équipe. D’autant plus que le monde du travail avec ses délais et contraintes imposés est très éloigné du monde des bisounours !
Voici quelques éléments qui sont une source de bien-être au travail pour démarrer une liste que je vous invite à compléter de vos commentaires.
Faire le métier que l’on aime et y trouver fierté et plaisir.
Avoir le sentiment d’être utile et pouvoir constater l’impact positif de son travail.
Avoir de bonnes relations avec les autres dans un esprit collaboratif.
Se sentir apprécié en tant que personne et pas seulement pour ses livrables.
Trouver confiance et considération auprès de son chef de projet.
à vous la parole, ou plutôt le clavier 🙂
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Quand vous demandez aux gens ce qu’ils attendent des réunions quotidiennes, la réponse est qu’elles soient courtes. Ou plus courtes.
Ces réponses proviennent d’habitude de personnes qui souffrent de longues réunions et plus généralement du grand nombre de réunions. Elles veulent juste se mettre au travail. Cependant, se concentrer sur la durée de la réunion quotidienne, relève de l’efficience, plutôt que de l’efficacité.
Une façon de rendre la réunion plus courte est de commencer à l’heure et d’être préparé. Le statut devrait toujours être à jour au tableau et surtout avant le début de la rencontre. Les gens qui mettent à jour le statut pendant la réunion, gaspillent le temps de l’équipe toute entière. Mettre à jour le tableau avant la rencontre, c’est faire preuve de civisme et de respect.
Les réunions courtes sont certainement meilleures que les longues. Mais atteignent-elles leur objectif ?
L’objectif d’une réunion quotidienne est …
…certainement pas d’obtenir un statut d’avancement de chacun. Exactement, ce n’est pas une réunion de statut. Et dans la plupart des cas, je ne me soucie pas ce que vous avez fait depuis la dernière réunion. Si vous avez fait quelque chose, un bon point pour vous. Le tableau devrait l’indiquer.
Comme les réunions de planification de version, ou de planification de sprint, la réunion quotidienne est une chance de re-planifier. Réunissons toute l’information que nous avons rassemblé depuis dernière fois et voyons :
Quelque chose a-t-il changé dans les priorités ? Peut-être nous devrions travailler sur quelque chose d’autre qui est devenu plus important ?
Une tâche est-elle bloquée ? Devrions-nous faire quelque chose ? Aider la personne bloquée ? Ou suspendre cette activité ?
Avons-nous voulu en prendre plus que nous ne pouvons en réaliser ? Investissons peut-être dans davantage de recherche, ou faisons une expérience, au lieu de ce que nous avions initialement projeté de faire.
Une tâche est-elle indiquée comme en court depuis trop longtemps ? Peut-être au lieu de la négliger, devrions-nous prendre la décision de la parquer.
Sommes-nous dans les temps ? Peut-être nous devrions enlever ou ajouter des articles à notre arriéré en fonction de notre allure.
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La re-planification nécessite des décisions basée sur l’information que nous avons et l’étude que nous avons faite. Pour la faire efficacement, nous avons besoin de toute l’information actuelle à notre disposition (qui inclut les mises à jour sur le tableau). Puis, nous posons les questions, mais pas celles qui n’ajoutent pas de valeur.
Voici les vraies questions auxquelles nous devrions répondre lors de la réunion quotidienne :
Qu’ai-je appris depuis la dernière réunion ?
Que pouvons-nous faire avec cette information ?
Comment puis-je aider ?
Obtenez l’information, re-planifiez et exécutez.
Voilà qui est efficace.
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Le terme « Designer » est utilisé ici comme un terme fourre-tout pour inclure tout le monde impliqué dans l’expérience utilisateur, l’interface utilisateur et le côté interactions humaines dans l’équation du produit. Essentiellement, les personnes qui sont formées pour définir comment l’utilisateur interagit avec notre produit pour atteindre ses objectifs. Ceci étant posé, explorons quelques problèmes communs et des chemins potentiels vers le succès…
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Commencez par les attentes
Tout d’abord, comme avec toute autre équipe, nous voulons établir en quoi consistent les attentes que nous avons l’un de l’autre. Certaines équipes UX et UI aiment quand leurs Chefs de produit partagent leurs idées et besoins dans un format visuel (des dessins d’écrans, des maquettes, des croquis …), mais d’autres préfèrent commencer de strictement la même User Story que celle qui sera donnée à l’équipe de développement.
Et, de la même manière, en tant que chefs de produit nous devons être très clairs de ce que nous attendons comme produit de ces équipes :
Quelle fidélité de conception ?
Combien de travail de conception à faire avant que les développeurs ne commencent à s’engager sur le projet ?
L’équipe de conception bossera-t-elle avec l’équipe de développement ou leur passera-t-elle ses conceptions par-dessus le mur ?
Toutes ces questions devraient être agréées bien à l’avance, avant qu’un pixel sur un écran ou un stylo ne soit posé sur le papier pour entamer un dessin. La raison numéro un pour laquelle des équipes entrent en conflit est souvent les attentes inexprimées. Si nous ne disons pas à quelqu’un ce à quoi nous nous attendons, nous ne pouvons pas les tenir pour responsables s’ils loupent l’objectif.
Alors, discutez avec vos équipes de design et comprenez ce dont ils ont besoin en entrée et ce que vous attendez qu’ils livrent en sortie.
Respectez vos designers
Comme je suis sûr que vous avez remarqué, je suis un grand partisan dans l’établissement de relations basées sur la confiance et le respect. Et, dans beaucoup d’organisations, une des équipes avec lesquelles vous devez travailler le plus dur pour établir et maintenir une relation de confiance et respectueuse est celle de vos designers. Et pas, ce n’est pas parce qu’ils sont « créatifs » et qu’ils travaillent avec leurs cerveaux gauches qu’ils ont besoin d’un soin constant. C’est en réalité parce que dans beaucoup de grandes organisations, les UX et UI sont des citoyens de deuxième classe. Quand le périmètre projet ou produit doit être coupé, qu’est-ce qui saute en premier ? Le design. Quand des budgets pour un besoin de projet doit être réduit, qu’est-ce qui part en premier ? Les tests utilisateur. Quand les gens veulent pinailler sur quelque chose juste pour se faire croire qu’ils ont eu leur influence, sur quoi se concentrent-ils ? « La couleur du bouton sur la troisième page du site Web, le fond semble un peu trop bleu ciel à mon goût. »
Bref, l’équipe de design obtient trop de négatif. Trop souvent. Mais vous devez être leur champion, vous devez être leur ami intime.
Vous devez renforcer avec eux que vous les protégez et que vous avez confiance en leurs décisions. Honnêtement, je ne me soucie de savoir si vous avez une licence en Ingénierie des Facteurs Humains et avez étudié la théorie des couleurs et le design sur votre temps libre. Si vous n’êtes pas dans l’équipe de design, votre travail n’est pas de faire le design du produit. Votre travail est de faciliter les efforts de l’équipe de design pour qu’elle atteigne ses objectifs. Et, si vous n’êtes pas d’accord, ayez cette discussion en termes respectueux et déférents avec les personnes dont le travail est précisément de concevoir le produit. Bien trop souvent, les Chefs de produit se voient comme des designers, qu’ils ‘n aient la formation réelle et l’expérience ou pas. Connaissez vos forces, connaissez vos faiblesses et respectez les personnes dont le travail est de faire ces choses chaque jour. Il est probable qu’ils voient et travaillent avec des modèles dont vous n’êtes pas nécessairement conscient. N’essayez pas de designer eux, laissez-les concevoir et fournissez un retour d’information constructif. Ils l’apprécieront et vous aurez plus de temps de faire votre vrai travail.
Donnez le ton de la collaboration
J’ai travaillé avec et entendu beaucoup d’histoires d’équipes de design qui étaient très isolées, avaient une mentalité de « jeter par-dessus le mur » et qui estimaient que leurs conceptions étaient comme les tablettes en pierre que Moïse a descendues de la montagne : sacrées et immuables. Ces histoires sont nulles. Il n’y a vraiment pas façon plus agréable ou meilleure de le dire et je n’ai pas peur de l’énoncer. Constatez, les chefs de produit ne sont pas des designers, les designers ne sont pas (d’habitude) des ingénieurs et les ingénieurs ne sont pas (d’habitude) des designers. Ce n’est pas parce qu’un chef de produit a exposé un problème et que le designer y a répondu par une solution géniale et jolie que les ingénieurs n’ont pas la parole sur ce sujet. Parfois, les designs peuvent être trop ambitieux et ne peuvent pas du tout être réalisés avec la technologie actuelle utilisée dans à la société. Ou ils ne peuvent pas être réalisés dans un temps raisonnable et avec un effort raisonnable. Et vous, en tant que chef de produit, devriez autoriser vos ingénieurs à prendre ces décisions pendant la mise en œuvre. Et, les relayer à votre équipe de design. Mais tout d’abord, nous devons modéliser le comportement que nous voulons voir. Nous avons besoin de regarder de près ce que nous faisons et comment nous le faisons pour nous l’assurer que Nous demandons de l’engagement et à être challengés et à corriger nos propres livrables. J’aime communiquer visuellement, parce que c’est ainsi que je pense. Mais, quand je remets des maquettes à mes designers ou à mes ingénieurs, c’est avec la compréhension que ces croquis sont juste une idée. Je veux qu’ils remettent en cause le design; je veux qu’ils fassent quelque chose de meilleur que ce que j’ai mis sur papier; Je veux qu’ils prennent mes idées et les utilisent si elles ont pour eux du sens, ou les rejettent si ce n’est pas le cas.
Je définis le « quoi » et le « pourquoi ». Le design et l’ingénierie sont concernés par le « comment ».
Pour aller plus loin, le designer Philippe Starck — qui n’a pas de jolies images à montrer — passe 18 minutes à trouver les sources profondes de la question « Pourquoi le design ? » Génie ou non, écoutez attentivement cette parfaite leçon de vie qui s’adresse à tous.
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Nous sommes toujours sous la contrainte de délais serrés, parce que le temps est notre actif de plus de valeur.
Si vous faites une promesse, donnez une date. Pas de date, pas de promesse.
Si vous donnez une date, respectez-la.
Si vous ne pouvez pas respecter une date, dites-le tôt et souvent. Un plan B bien préparé est une meilleure stratégie que d’attendre et espérer.
Nettoyez votre propre désordre.
Nettoyez le désordre des autres personnes.
Sur-communiquez.
Questionnez les fondements et la stratégie.
Ne questionnez pas la bonne volonté, les efforts ou l’intention.
« Je le reconnaîtrai quand je le verrai » n’est pas à dire dans le monde professionnel. Décrire et discuter dans l’abstraction est précisément ce que nous faisons.
De grands projets ne sont pas aussi importants que des engagements effrayants.
Si ce sur quoi vous travaillez ne compte pas tout de suite pour la mission, aidez quelqu’un d’autre dans son travail.
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Faites des erreurs, possédez-les, réparez-les, partagez les leçons.
Un logiciel bon marché, fiable, public pourrait être ennuyeux, mais c’est d’habitude mieux. Parce que c’est bon marché et fiable.
La hiérarchie d’hier n’est pas aussi importante que la structure de projet d’aujourd’hui.
Verrouillez les choses qui doivent l’être, laissez de la souplesse dans la mise en œuvre jusqu’à ce que vous compreniez comment elle peut être réalisée.
Majoritairement, nous faisons des choses qui n’ont jamais été faites auparavant, donc ne soyez pas étonné d’être étonnés.
Mettez plus de soin.
Si un externe peut le faire plus rapidement et moins cher que nous ne le pouvons en interne, n’hésitons pas.
Recherchez toujours des ressources externes. Un meilleur carnet d’adresse reste meilleur, même si nous n’avons désormais plus de carnet d’adresse traditionnel.
Parlez à tout le monde comme s’il était votre patron, votre client, le fondateur, votre collaborateur. C’est tout comme.
Ça marche parce que c’est personnel.
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Don’t let latecomers ruin your meeting sur la Harvard Business Review
Peu importe à quel point vous avez travaillé pour bien préparer votre réunion, certaines choses peuvent mal tourner.
Une des perturbations plus communes concerne l’arrivée en retard de certains participants.
Si une ou plusieurs personnes se présentent en retard, essayez ces trois techniques:
#1 – Ne récapitulez pas !
Résistez à la tentation de faire un résumé de rattrapage au retardataire. Continuez à avancer. Vous pouvez lui donner un récapitulatif après (dans les minutes de la réunion ou en aparté). Lui donner cette opportunité de rattrapage l’ « encourage » à reproduire cette attitude en ne le pénalisant pas. Par contre, un tel résumé prend du temps et lèse tous les participants qui étaient à l’heure !
#2 – Donnez un travail préparatoire.
Si vous pressentez que quelqu’un pourrait être en retard, donnez-lui quelque chose à partager pendant la réunion. S’il a un travail préparatoire à réaliser, il y a plus de chances qu’il soit ponctuel.
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#3 – Amenez-le par la main.
Aidez physiquement le retardataire chronique à arriver à l’heure à la réunion. Arrêtez-vous à son bureau un peu avant l’heure indiquée et demandez-lui si vous pouvez y aller ensemble. Si la réunion est à distance, envoyez-lui un message instantané 10 minutes avant la réunion puis 5 minutes avant avec les informations de connexion.
L’article original en anglais intitulé « The Art of Delegation » de Gerard M Blair date d’il y a déjà 5 ou six ans et reste d’actualité.
La délégation est une compétence dont nous avons tous entendu parler – mais que peu d’entre nous comprennent vraiment.
Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net
La délégation peut être utilisée comme une excuse pour faire reposer l’échec sur les épaules de subalternes, ou à l’inverse comme un outil dynamique pour motiver et aider votre équipe à atteindre son plein potentiel.
Chacun connaît la délégation. La plupart des managers en entendent parler au berceau comme des discussions d’une mère avec la baby-sitter : « voici que faire si … s’il y a un ennui m’appeler au … »; les gens ont écrit sur ce sujet depuis un demi-millénaire; cependant, peu la comprennent vraiment.
La délégation supporte un style de management qui permet aux membres votre équipe d’utiliser et de développer leurs compétences et connaissances pour atteindre leur plein potentiel. Sans délégation, vous n’obtiendrez pas leur pleine valeur.
La délégation est principalement de confier votre autorité à d’autres. Cela signifie qu’ils peuvent agir et initier indépendamment; et qu’ils assument la responsabilité avec vous de certaines tâches. Si quelque chose tourne mal, vous restez responsable puisque vous êtes le manager. Le truc est de déléguer de telle façon que les choses soient faites et n’aillent pas (trop) mal.
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Quel est l’objectif ?
Recentrez-vous sur ce que vous aimez et là où vous ajouter réellement de la valeur !
L’objectif de délégation est de faire faire le travail par quelqu’un d’autre. Pas seulement des tâches simples consistant à lire des instructions et tourner un bouton, mais aussi la prise de décisions et la prise en compte de changements qui dépendent de nouvelles informations. Avec la délégation, votre personnel a l’autorité pour réagir aux situations sans vous en référer.
Si vous dites au concierge de vider les poubelles le mardi et le vendredi, les poubelles seront vidées mardi et vendredi. Si les poubelles débordent mercredi, elles seront tout de même vidées vendredi. Si, au lieu de cela, vous aviez dit de vider les poubelles aussi souvent que nécessaire, le concierge déciderait de combien de fois par semaine et s’adapterait aux circonstances. Vous pourriez suggérer un calendrier régulier (pour lui enseigner un peu de gestion de planning) mais, en laissant la décision au concierge, vous appliquerez sa connaissance locale au problème. Considérez sincèrement: voulez-vous être un expert dans l’action de vider la poubelle ? Pouvez-vous rédiger une fiche d’instructions qui couvre toutes les éventualités possibles ? Si ce n’est pas le cas, déléguez à quelqu’un qui est payé pour cela.
Pour permettre à quelqu’un d’autre de faire le travail pour vous, vous devez vous assurer que :
Il sait ce que vous voulez
Il a l’autorité pour le réaliser
Il sait comment le faire.
Ces éléments dépendent tous d’une communication claire de la nature de la tâche, de la mesure de leur autonomie et des sources d’informations et de connaissances appropriées.
Quelles informations pour une délégation réussie ?
Quelles sont les informations vraiment nécessaires pour faire le travail à votre place ?
Un tel système peut seulement fonctionner avec succès si les décideurs (les membres de votre équipe) ont un accès complet et rapide aux informations appropriées. Vous devez établir un système pour permettre ce flux d’informations. Cela doit au moins inclure des échanges réguliers de toute l’équipe pour que chacun soit conscient de ce que font les autres. Cela devrait aussi inclure des briefings par vous sur les informations que vous avez reçues dans votre rôle de manager. Puisque si vous avez besoin de connaître ces informations pour faire votre travail, votre équipe aura elle aussi besoin de les connaître si ses membres doivent faire votre travail pour vous (par délégation).
Un des avantages majeurs mis en avant pour la distribution informatisée de l’information est qu’elle facilite une dissémination rapide. Certains protagonistes suggèrent même que de tels systèmes incitent des changements dans le partage du pouvoir du management plutôt que de simplement le supporter: le nombre de personnes « avec le savoir » augmentera, ils assumeront le contrôle et innoveront spontanément. Vous pouvez ne pas croire en cette vision, mais vous devriez en comprendre les prémisses. Si un manager limite l’accès aux informations, seul il ou elle est capable de prendre des décisions qui dépendent de ces informations. Une fois que cet accès est ouvert à plusieurs autres personnes, elles peuvent aussi prendre ces décisions et questionner celles du manager avec des critères supplémentaires. Le manager qui craint ce défi ne déléguera jamais efficacement. Le manager qui reconnaît que son équipe peut avoir une expérience et des connaissances supplémentaires (et peut ainsi améliorer le processus de prise de décision) accueillera leur apport avec bienveillance. La délégation garantit que le personnel pratiquera la prise de décision et sentira que ses avis sont bienvenus.
Comment maintenir un contrôle efficace ?
Il ne s’agit pas de jouer les marionnettistes.
Une des phobies principales de la délégation est qu’en donnant à d’autres son autorité, le manager perd le contrôle. Cela ne doit pas être le cas.
Si vous apprenez aux membres de votre équipe à appliquer les mêmes critères que vous (en montrant l’exemple et avec des explications complètes), ils exerceront votre contrôle à votre place. Et puisqu’ils seront témoins de beaucoup plus de situations sur lesquelles le contrôle peut être exercé (vous n’avez pas le don d’ubiquité), le contrôle sera exercé avec plus de diversité et de rapidité que vous ne pourriez jamais le faire.
En termes d’ingénierie: si maintenir le contrôle est vraiment votre souci, alors vous devriez distribuer les mécanismes de contrôle pour permettre un traitement parallèle et autonome.
La délégation se développe au fil du temps
Pour comprendre la délégation, vous devez vraiment penser aux personnes. La délégation ne peut pas être considérée comme une technique abstraite car elle dépend des individus et de leurs besoins individuels. Considérons par exemple le cas d’un membre du personnel qui a peu ou pas de connaissance du travail qui doit être fait.
Dites-vous « Jimmy, je veux une proposition d’offre de contrat pour la nouvelle station hydraulique sur mon bureau vendredi » ? Non. Vous dites : « Jimmy, Jennifer a souvent préparé des offres pour moi. Passez environ une heure avec elle à voir comment elle les a réalisées et essayez d’en préparer une pour la nouvelle station hydraulique. Elle vous aidera mais revenez me voir si elle est trop occupée avec un client. Je veux une proposition vendredi que je puisse regarder avec vous ».
La clé est de déléguer progressivement. Si vous demandez à quelqu’un de réaliser une tâche qui l’intimide, une dont il ou elle ne trouve pas faisable de se charger, la tâche ne sera pas faite et votre personnel sera très démotivé. Au lieu de cela, vous devriez construire progressivement. D’abord une petite tâche permettant un peu de développement, puis une autre petite tâche qui construit sur la première et, quand c’est réalisé, ajoutez une autre étape, etc. C’est la différence entre demander aux personnes d’escalader un mur nu et leur fournir un escalier. Chaque tâche déléguée devrait avoir assez de complexité pour challenger ce membre de l’équipe, mais seulement un peu.
Jimmy doit se sentir confiant. Il doit réellement être persuadé qu’il sera capable de réaliser la tâche que l’on lui a assignée. Cela signifie qu’il doit avoir une connaissance suffisante, ou qu’il doit savoir où l’acquérir ou bien où obtenir l’aide. Ainsi, vous devez permettre l’accès à la connaissance nécessaire. Si vous êtes le détenteur de cette connaissance, assurez-vous que Jimmy trouve possible de venir vous voir; si une autre personne détient la connaissance, assurez-vous qu’elle est prête à recevoir Jimmy. C’est seulement si Jimmy est sûr que le support est disponible qu’il se sentira assez confiant pour entreprendre ce nouveau travail.
Vous devez vous sentir confiant en Jimmy. Cela signifie le surveiller du coin de l’œil. Il serait fatal de jeter Jimmy à la mer et de s’attendre à ce qu’il rejoigne le rivage par lui-même sans encombres : surveillez-le avec une bouée de sauvetage à portée de main. C’est aussi une erreur d’aller voir Jimmy à des moments impromptus et de lui demander des comptes rendus : il se sentira vite persécuté. Au lieu de cela, vous devez être d’accord à l’avance sur combien de fois et quand vous avez en réalité besoin d’informations et décidez du planning de revues en l’établissant dès le début. Jimmy s’attendra alors à ces rencontres et se sentira même encouragé par votre support continu. Vous serez capable de vérifier le progrès et le stimulerez même un peu.
Quand vous parlez à Jimmy du projet, vous devriez éviter de prendre des décisions dont Jimmy est lui-même capable. L’idée même est pour Jimmy d’apprendre à se prendre en charge et donc il doit être encouragé à le faire. Bien sûr, avec vous disponible pour vérifier ses décisions, Jimmy se sentira plus libre de le faire. Si Jimmy a tort, il faut le lui dire et lui expliquer très soigneusement pourquoi. Si Jimmy est presque parfait, il faut le féliciter et suggérer des modifications possibles mais, bien sûr, laisser Jimmy décider. Finalement, à moins que votre solution n’ait des mérites très significatifs sur celle de Jimmy, prenez la sienne : cela vous coûte peu, tout en le récompensant beaucoup.
Limiter votre disponibilité
Sachez fermer votre porte pour forcer la réflexion sur les alternatives et déléguer la décision.
Il y a un danger avec « une disponibilité permanente », c’est que vous deveniez trop impliqué dans la tâche que vous aviez espéré déléguer. Une stratégie fructueuse pour l’éviter est de formaliser la façon dont ces conversations ont lieu. Le formalisme doit autoriser seulement des rencontres fixes, régulières (à part cas d’urgence) pour que Jimmy soit obligé de penser aux problèmes et questions avant de vous les remonter. Vous pourriez même insister pour qu’il y ait une proposition d’ordre du jour de la rencontre.
Un deuxième formalisme est de refuser de prendre une décision à moins que Jimmy ne vous ait fourni un exposé clair des alternatives, le pour et le contre etsa recommandation. C’est mon approche favorite. Elle permet à Jimmy de s’entrainer à la pleine autorité de prise de décisions tout en étant sécurisé de savoir que vous serez là pour en vérifier le résultat. De plus, insister sur l’évaluation d’alternatives promeut de bonnes pratiques de prise de décision. Si Jimmy a raison, sa confiance augmente et quand vous n’êtes pas d’accord avec lui, il apprend quelque chose de nouveau (si vous expliquez bien vos critères) et augmente ainsi ses connaissances.
Quelque soit le résultat, il en tire bénéfice et l’analyse est réalisée pour vous.
Résultats et Échecs
Laissez-nous considérer vos standards qui sont sans aucun doute élevés. Quand vous déléguez un travail, la personne n’a pas à le faire aussi bien que vous pourriez le faire (dans des délais contraints) mais seulement le faire aussi bien que nécessaire. Ne jugez jamais le résultat en rapport de ce que vous vous attendriez à faire (il est difficile d’être objectif sur ceci), mais plutôt par l’aptitude à atteindre l’objectif. Quand vous déléguez une tâche, mettez vous d’accord sur les critères et les standards selon lesquels on jugera du résultat.
L’échec fait partie du processus d’apprentissage
Vous devez autoriser l’échec. Avec un contrôle approprié, vous devriez être capable de rattraper les erreurs avant qu’elles ne soient catastrophiques et, sinon, l’échec est le vôtre. Vous êtes le manager, vous avez décidé que Jimmy pourrait s’en charger, vous lui avez donné assez de corde pour se pendre, vous êtes responsable. Maintenant que ceci est clair, laissez-nous retourner à Jimmy. Supposons que Jimmy fasse mal quelque chose, que voulez-vous qu’il advienne ?
Premièrement, vous voulez que ce soit réparé. Puisque Jimmy a fait l’erreur, il est probable qu’il aura besoin d’un certain support pour développer une solution : donc Jimmy doit se sentir en confiance pour venir vous voir avec le problème. Vous devez vous focaliser principalement sur la solution plutôt que la cause (regarder devant, pas en arrière). Le résultat le plus souhaitable est que Jimmy fournisse lui-même la solution.
Une fois que ceci est fait, vous pouvez analyser la cause. N’esquivez pas le problème; Si Jimmy a mal fait quelque chose, dites le, mais seulement en des termes très spécifiques. Évitez des attaques générales : « êtes-vous né aussi stupide ? » et observez l’événement ou la circonstance qui a mené à l’erreur : « vous n’avez pas tenu compte de X dans votre décision ».
Vos objectifs sont de vous assurer que Jimmy :
Comprend le problème
Se sent assez confiant pour le reprendre
Met en œuvre une procédure pour empêcher que cela se reproduise
L’éthos le plus sûr à cultiver est celui où dans les faits Jimmy recherche et anticipe les erreurs. Si vous voulez promouvoir un tel comportement, vous devriez toujours remercier Jimmy de son action prompte et avisée à découvrir et traiter les erreurs plutôt que de le punir de les avoir faites. Ici l’accent est placé sur la vérification/test/contrôle d’idées. Ainsi vous ne critiquez jamais Jimmy de trouver une erreur, seulement de ne pas avoir des protections en place.
Que déléguer ?
Il y a toujours la question de ce que vous déléguez et ce que vous devez garder. Vous devez prendre une vue à long terme : vous voulez déléguer autant que possible pour développer le membre de l’équipe afin qu’il soit aussi bon que vous l’êtes actuellement.
Le point de départ est de considérer les activités que vous avez eues l’habitude de faire avant que vous ne soyez promu manager. Vous avez probablement eu l’habitude de les réaliser quand vous étiez plus junior, donc quelqu’un de junior peut maintenant les faire. Les tâches dans lesquelles vous avez de l’expérience sont les plus faciles pour vous à expliquer à d’autres et ainsi leur apprendre à les reprendre. Vous utilisez ainsi votre expérience pour vous assurer que la tâche est réussie, plutôt qu’exécuter la tâche vous-même. De cette façon vous gagnez du temps pour vos autres devoirs et quelqu’un d’autre devient aussi bon que vous l’étiez autrefois (augmentant la force du groupe).
Les tâches dans lesquelles votre personnel a davantage d’expériencedoivent leur être déléguées. Cela ne signifie pas que vous abandonnez la responsabilité parce qu’ils sont experts, mais cela signifie que la décision par défaut devrait être la leur. Néanmoins, pour être un bon manager, vous devriez vous assurer qu’ils passent un certain temps à expliquer ces décisions pour que vous compreniez leurs critères.
Les décisions sont une fonction normale de management : celles-ci devraient aussi être déléguées, particulièrement si elles sont importantes pour le personnel. En pratique, vous devrez établir les limites de ces décisions pour que vous puissiez vivre avec le résultat, mais cela vous prendra seulement un peu de temps quand la délégation du reste de la tâche vous en fera gagner beaucoup plus.
En termes de motivation pour votre personnel, vous devriez distribuer les tâches les plus banales aussi égalitairement que possible et distribuer les plus passionnantes tout aussi largement.
En général, mais particulièrement avec les tâches ennuyeuses, vous devriez être prudents de déléguer non seulement la performance de la tâche, mais aussi sa propriété. La délégation de tâche, plutôt que l’attribution de tâche, permet l’innovation. Le point que vous devez faire comprendre consiste en ce que la tâche peut être changée, développée, améliorée, si nécessaire ou désirable. Donc quelqu’un qui compile les résultats chiffrés mensuels ne devrait pas se sentir obligé de les saisir aveuglément chaque premier lundi mais devrait se sentir autorisé de présenter un format de rapport plus efficace, d’utiliser un logiciel pour améliorer le traitement de données, de suggérer et mettre en œuvre des changements à cette tâche lui-même.
Il faut négocier ce qui est délégué
Puisque la délégation est de donner de l’autorité, vous ne pouvez pas dicter ce qui est délégué, ni comment cette délégation doit être gérée. Pour contrôler la délégation, vous devez établir au début la tâche elle-même, le calendrier prévisionnel de reporting, les sources d’informations, votre disponibilité et les critères de succès.
Ceux-ci doivent être négociés avec votre personnel : c’est seulement en obtenant tant leur avis que leur accord que vous pouvez espérer parvenir à une procédure réalisable.
Quand tout est délégué, que vous reste-t-il ?
Une fois que vous avez tout délégué, que faites-vous ?
Vous devez toujours contrôler les tâches vous avez déléguées et continuer de développer de votre équipe pour permettre à ses membres de bien exercer leur autorité.
Il y a les fonctions de management que vous ne devriez jamais déléguer. Celles-ci sont celles liées au management des personnes. Spécifiquement, elles incluent : motivation, formation, construction d’équipe, organisation, félicitations, réprimandes, revues de performance, promotions.
En tant que manager, vous avez la responsabilité de représenter et développer l’efficacité de votre groupe dans la société; ce sont des tâches que vous pouvez approfondir pour utiliser votre temps disponible : la délégation est un mécanisme qui permet de créer cette opportunité.
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L’importance des retours d’information constructifs
Il y a beaucoup de petits avantages à être chef de projet. Mais à l’inverse, vous avez à exécuter un travail souvent redouté : donner des retours d’information aux membres de l’équipe de temps en temps. Le travail peut être intimidant car personne ne souhaite particulièrement être le méchant !
Cependant, c’est un mal nécessaire et vous devrez le faire, peu importe combien vous essayerez d’y résister. Il est important de partager un retour d’information honnête, constructif et de manière saine, parce que c’est la seule façon pour les membres de l’équipe de connaître leurs défauts dans leur travail et de s’améliorer.
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Voici comment vous pouvez donner un retour d’information de façon constructive sans une goutte de sueur.
Notez des faits concrets pour étayer vos observations
Donc, vous voulez partager quelque chose. Avez-vous suffisamment de données et d’informations pour soutenir vos remarques et étayer votre commentaire ? Assurez-vous de noter tous vos points avant d’entamer la discussion. Ceci est extrêmement important, parce que cette pratique évitera les désaccords inutiles lors de la rencontre. Vous devez avoir la preuve solide qu’une chose n’a pas été faite de la manière dont elle était supposée l’être.
Soignez le timing
Le timing du partage de votre retour d’information est crucial. Assurez-vous que c’est le bon moment. Il vaut mieux partager les choses avec les membres de l’équipe juste après qu’ils aient fait une erreur. La rapidité de votre réponse mettra l’auditeur dans une meilleure position pour améliorer les choses.
Faites prévaloir un esprit reposé et apaisé
Évitez de communiquer votre retour d’information généreux quand vous êtes déjà stressés ou ressentez de la frustration. Cela pourrait rendre les choses inutilement complexes. Assurez-vous aussi que la personne avec qui le retour d’information doit être partagé soit dans une bonne disposition d’esprit.
S’il y a quelques urgences qui sont déjà en cours de traitement, attendez que la chaleur retombe et entrez ensuite en action. Ne laissez pas l’urgence de marquer votre point dépasser votre sain état d’esprit. Attendez jusqu’à ce que le timing soit le bon !
Commencez la discussion sur des points positifs
Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net
Ceci est probablement une des astuces les plus efficaces pour les fois où vous devez partager certains retours d’information défavorables Commencez la discussion d’abord avec des points positifs. Procéder ainsi a beaucoup d’implications psychologiques. Premièrement, ceci capte l’attention de l’auditeur et l’entraine dans la conversation. Parce que, soyons réalistes, tout le monde aime être apprécié. Une fois que vous avez mis en évidence toutes les bonnes choses, vous devriez déplacer la discussion sur les moins bonnes. Cela montre que pas tout son travail est critiqué et ça adoucit en même temps le coup. La personne prendra certainement la critique de façon plus saine et progressive.
Pourquoi perdre votre temps et énergie à essayer de dire quelque chose qui nécessite en fait peu de votre temps ? Souvent les managers essayent de tourner autour du pot avant d’en venir au vrai point. Ne le faites pas. Venez-en simplement au fait. Tourner autour du pot peut laisser la personne perplexe. C’est pourquoi c’est plus sage de passer rapidement à ce que doit vraiment être dit.
Occupez-vous de la configuration physique
L’endroit où vous partagez le retour d’information est également important. Vous pourriez vouloir tenir une conversation en tête-à-tête pour un retour d’information et le faire en face à face. L’arrangement idéal est de féliciter la personne en public et de ne la critiquer qu’en quatre yeux. Respectez cette règle d’or si vous voulez éviter de passer pour le méchant. Il est tout à fait possible qu’après le partage de quelques points négatifs ou défauts dans le travail, la personne puisse se sentir mal à l’aise. Discutez des défauts et des erreurs en personne pour éviter que la personne se sente diminuée, ou humiliée devant d’autres.
Faites attention au ton de votre voix
Il est important que vous donniez le retour d’information d’un point de vue strictement professionnel. Évitez que vos sentiments personnels sur la personne interfèrent dans la discussion. Les expressions de votre visage et le ton de votre voix disent tout. Votre langage corporel, gestes, expressions du visage… toutes ces choses devraient être en harmonie. Parfois, vos mimiques ne correspondent pas avec les mots qui sortent de votre bouche. Cela arrive surtout quand nous laissons nos notions préconçues sur un individu affecter notre jugement sur leur travail. Ne le faites pas. Essayez de maintenir un ton professionnel pendant ce partage.
Partager des retours d’information et communiquer de façon cohérente sont clés au sain fonctionnement des équipes qui réussissent. Commencez vraiment à incorporer ces astuces si vous voulez que votre équipe utilise tout son potentiel au plus haut niveau et tout le temps et gardez-la motivée et productive.
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This event co-organised with the EDHEC MBA Master in Nice is hosting a speaker coming from the USA: Samad Aidane, specialized in Neuroscience of Leadership, a cross-cultural leadership consultant and coach with over two decades of experience in leading Information Technology change initiatives.
Conference in English/Registrations start at 06:00pm, in order to begin the conference at 06:30pm
Samad Aidane
“In today’s increasingly diverse and multicultural business environment, organizations require leaders who can effectively work and lead in an increasingly diverse, multicultural, and international workplace. Samad will provide an understanding of the key insights emerging from the latest research on cultural intelligence and their application to leading and working in multicultural teams. The presentation draws from evidence-based insights from the growing body of research in cognitive and social neuroscience demonstrating the substantial degree to which culture influences how the brain processes information.”
Samad Aidane, MSc. PMP, is a cross-cultural leadership development consultant, trainer, and coach. His industry experience spans telecom, finance, health care, and government projects in the U.S., Germany, Austria, and Belgium, with organizations such as HP, Cap Gemini, Time Warner Telecom, and Telefonica.
Nous sommes toujours sous la contrainte de délais serrés, parce que le temps est notre actif qui a le plus de valeur.
Si vous faites une promesse, donnez une date. Pas de date, pas de promesse.
Si vous donnez une date, respectez-la.
Si vous ne pouvez pas respecter une date, dites-le nous tôt et souvent. Un plan B bien préparé est une meilleure stratégie que d’espérer.
Nettoyez vos propres dégâts.
Nettoyez les dégâts d’autres personnes.
Sur-communiquez.
Questionnez les présupposés et la stratégie.
Ne questionnez ni la bonne volonté, ni l’effort ni l’intention.
« Je le reconnaîtrai quand je le verrai » n’est pas une réponse professionnelle à prononcer. Décrire et discuter de façon abstraite sont ce que nous faisons.
De grands projets ne sont pas aussi importants que des engagements effarants.
Si ce sur quoi vous travaillez dans l’instant présent ne compte pas pour la mission (de l’équipe), allez aider quelqu’un d’autre dans son travail.
Faites des erreurs, répondez-en, réparez-les, partagez les leçons apprises.
Un logiciel bon marché, fiable, public pourrait être ennuyeux, mais cela vaut habituellement mieux. Parce que c’est bon marché et fiable.
La hiérarchie d’hier n’est pas aussi importante que la structure de projet d’aujourd’hui.
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Verrouillez les choses qui doivent l’être, laissez du champ libre à l’implémentation jusqu’à ce que vous compreniez comment cela peut être fait.
Surtout, nous faisons des choses qui n’ont pas été faites auparavant, donc ne soyez pas étonné d’être étonnés.
Soyez plus investis.
Si un externe peut le faire plus rapidement et moins cher que nous ne le pouvons, n’hésitez pas.
Recherchez toujours des ressources extérieures. Avoir un meilleur carnet d’adresse vaut mieux, même si nous n’avons désormais plus de carnets d’adresses.
Parlez à qui que ce soit comme s’il était votre patron, votre client, le fondateur, votre collaborateur. C’est la même chose.
Cela fonctionne parce que c’est personnel.
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Mais les organisations cherchent à réduire leurs coûts immobiliers, à fournir à leurs collaborateurs les avantages du télétravail et tirer profit d’une journée de travail de vingt-quatre heures en ayant des équipes stratégiquement distribuées sur de multiples fuseaux horaires. Donc, si nous acceptons l’inévitable d’avoir à manager un projet avec certains membres de l’équipe à distance, comment réduisons-nous la probabilité que ceci impacte négativement l’efficacité de l’équipe ?
Contrôler le chaos est assez complexe à faire en personne, il est impossible de le réaliser quand les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. S’ils n’achètent pas la vision du projet, vous ferez face à une bataille sans fin pour les aligner. Si votre projet apporte du bon et du moins bon, ou même dommageable pour certains membres de l’équipe tandis qu’il en aide d’autres, vous pourriez devoir passer plus de temps en face à face avec les membres de l’équipe qui le plus négativement impactés.
Kick-off de projet en présentiel
Il est critique de se battre bec et ongles pour tenir une réunion de démarrage de projet à laquelle tous les membres de l’équipe et parties prenantes clés peuvent être présents en personne pour avoir l’opportunité pour vous et votre sponsor de les inspirer le plus possible.
Mais même si les membres de l’équipe sont bien alignés au départ, cela ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dérive pour une variété de raisons. Peut-être ne voient-ils pas de progrès suffisant ou peut-être un nouveau projet plus sexy rivalise-t-il pour capturer leur attention ? Utilisez donc vos réunions régulières d’équipe comme une opportunité de les réengager.
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« Loin des yeux, loin du cœur » est avéré.
Vous pouvez facilement négliger des membres de l’équipe à distance lorsqu’il s’agit de reconnaissance et de développement d’esprit d’équipe, particulièrement si la majorité de votre équipe est géographiquement proche de vous. Ajoutez une petite et simple activité de « team building » à intervalles réguliers dans vos réunions d’équipe. Il existe beaucoup d’exercices disponibles (faites une simple recherche Internet) qui se prêtent bien à être joués à distance. Encore mieux, faites de trouver un tel exercice une responsabilité tournante et donnez à chacun des membres de l’équipe une chance d’être au centre de la fête.
Il peut être tentant d’imposer une nécessité de rapports d’avancement ou de réunions de statut fréquentes pour apaiser vos craintes, mais ceci risque fort de devenir une prophétie autoréalisatrice d’échec quand votre équipe sera de plus en plus désengagée ou irritée par votre micro-management.
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Vous y gagnerez à avoir une conversation franche avec votre équipe qui permette de comprendre vos responsabilités et l’invite à développer un processus de remontée d’informations qui réponde à vos besoins sans la désengager.
Faites confiance au professionnalisme des membres de votre équipe et ne leur donnez pas de raison de le pas l’être.
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Récemment, un ami est parti en Suède prendre un poste de manager. Pour résumer en un mot ses premiers mois : galère (ou Vasa pour faire plus local).
L’opposition entre l’Universalisme et la Conformité va par exemple entraîner des situations dans lesquelles le français défendra bec et ongles ses idées parce qu’une bonne idée (la force de la Raison dans l’Universalisme) vaudra mieux que le respect des règles établies (poussant par exemple un suédois à renoncer à une idée pour privilégier la qualité de la collaboration).
