June 7 – Webinar (PMI®) – Slashing Risks with User Experience Engineering (UX) Second Edition

Recent PMI Study calls Requirements Management a core competency for project and program success – and does so for a good reason.

User Experience47% of projects run into trouble due to incomplete or changing requirements & specifications, lack of user input or unrealistic expectations.

UX methods brought wild success to Apple, Google and other top players and it has been increasingly popular ever since.

But what most magazines don’t tell you is that it’s not just the Design part of UX that makes it so effective!

This is an expanded and updated version of popular session that ran on February 23, incorporating additional information based on your feedback.

Requirements Management is the single biggest risk for a majority of projects. According to PMI, 47% of initiatives that missed the mark did so because of requirements management. It’s truly is a core competency for project and program success.

Imagine your life without these risks. Little or no stakeholder management… Clarity around scope and direction… Stable, measurable requirements, completely aligned with business needs…

Design Thinking and UX brought wild success to Apple, Google and other top players and it has been increasingly popular ever since. But what most magazines don’t tell you is that it’s not just the Design part of UX that makes it so effective, it’s the new tools for Business Analysis.

Attend this webinar to learn about these extremely effective new Design Thinking tools and processes – for gaining accurate insights, discovering ‘missing’ requirements and hidden underlying problems.

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Partenaire de DantotsuPM
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Pourquoi je vais passer la certification PMI-PBA® ? Par Marc Burlereaux

Marc Burlereaux
Marc Burlereaux

Pourquoi le responsable de programme, chef de projet que je suis va passer une certification sur l’Analyse Métier et en l’occurrence PMI-PBA® : Professional in Business Analysis de PMI (Project Management Institute) ?

1. Mon parcours

Si j’ai fait de l’Analyse métier au début de ma carrière (à l’époque nous utilisions MERISE !), que ce soit en ayant le titre de chef de projet ou consultant et si mon poste actuel au sein de HSBC Private Bank Swiss SA est « Senior Business Analyste », la plupart de ma carrière dans la banque privée suisse se déroule à des postes de Responsable de Programmes, Chef de Projets, Responsable de Département IT…

Et, enfin et surtout, en tant que Responsable Européen des Releases : je précise « surtout » car ce poste occupé pendant deux ans m’a permis de constater de nombreux errements quant à la gestion des exigences, qu’elles soient fonctionnelles ou non fonctionnelles. Et cela coûte cher et ajoute des risques quand nous devons « sortir à la dernière minute » des livrables non acceptables par le client car mal ou pas complètement analysés.

user requirementsTout le monde connait cette illustration sarcastique du produit livré ne correspondant ni aux attentes du client ni à la réalité de ces besoins. Mais c’est si vrai ! Ce serait une des raisons pour laquelle l’Analyse Métier s’est professionnalisée.

C’est aussi une des raisons de l’émergence de l’agilité.

A ce propos, je me rappelle une anecdote de mon début de carrière, en 1988. Je travaillais sur la conception d’une nouvelle plateforme bancaire à Genève en utilisant MERISE au sein d’un gros projet : jeune analyste métier, je rédigeais des Spécifications Fonctionnelles Détaillées en étant contraint par les Spécifications Fonctionnelles Générales analysées précédemment par d’autres.

En discutant avec le métier je me suis aperçu que l’étape précédente avait été mal analysée et j’ai donc adapté mon analyse détaillée au besoin du métier. Je fus recadré par la Direction du Projet qui me demanda de respecter les contraintes de l’étape précédente même si cela allait à l’encontre de la satisfaction des besoins du métier ! Ma frustration est encore vivace !

2. Mon expérience de Release Manager Européen

europeLors de ces deux années mon rôle fut de manager les livraisons coordonnées des différents projets livrés par les différents domaines du développement d’une banque privée genevoise dans un contexte européen.

Les livraisons étaient d’abord effectuées avec une fréquence trimestrielle, donc avec de nombreux livrables provenant de différentes équipes mais ayant des interdépendances.

Nous avons travaillé avec les acteurs de la gestion du changement, à savoir le métier, les architectes, la sécurité, le test et la production afin que l’entrée en release soit validée par ces acteurs pour éviter de découvrir quelques semaines avant la livraison des dysfonctionnements tels que :
  • le périmètre de la livraison est bien déterminé : fonctionnellement mais aussi géographiquement. Cela semble couler de source, mais pour des projets de petite taille (moins de 200 jours homme), j’ai constaté un manque de rigueur fatal à toute mise en production.
  • les architectes ont bien validé la solution.
  • la sécurité a été impliquée et que ses recommandations ont bien été mises en œuvre.
  • le support et la production ait pu donner leurs exigences non fonctionnelles à respecter avant toute mise en place.
Mais cela ne nous a pas empêché d’avoir à gérer des « sorties de release » suite à des analyses métier déficientes avec diverses origines :
  • Difficultés de l’analyse métier « à distance » par nos équipes offshores
  • Oubli d’interdépendances fonctionnelles ou géographiques
  • Normes de sécurité non respectées
  • Rejet par des utilisateurs non préparés (en termes de ressources et de formation)
  • Manque de stratégie globale de test sur des livrables différents mais interdépendants

3. L’Analyse Métier réussie, facteur clé de la réussite des projets

Une des raisons majeures des échecs dans les projets est la mauvaise définition des besoins :
  • succès ou échecSelon Carnegie, 25%-40% du budget des projets est utilisé par refaire à nouveau ce qui a déjà été fait … et que 70% – 85% de ces coûts de « re travail » sont dus à des erreurs dans la collecte des exigences métiers.
  • Selon le Gartner, 60 à 80% des échecs de projets peuvent être directement attribué à une mauvaise analyse des besoins ou exigences.

Il est donc important que le Responsable de Programmes, Chef de Projets, comprenne et maîtrise ce domaine, même s’il est sous-traité à des équipes d’Analystes Métier, afin de diriger au mieux cette activité primordiale de la gestion de projet et d’en gérer les risques.

4. Pourquoi je vais passer cette certification PMI-PBA®

Tout d’abord pour les mêmes motivations qui m’ont fait passer d’autres certifications :
  • PMI PBATravailler sur des supports de cours en anglais et donc progresser dans ce domaine,
  • Réfléchir sur des concepts et outils que j’utilise au quotidien mais dont je peux utiliser l’amélioration,
  • Acquérir de nouveaux outils,
  • Rencontrer des personnes ayant les mêmes centre d’intérêts toutefois dans des domaines différents afin d’enrichir ma créativité.
Mais aussi :
  • Assurer une meilleure initiation des projets / programmes
  • Éviter d’avoir à retravailler des livrables du projet
  • Savoir déjouer les pièges de l’Analyse Métier à distance lorsqu’elle est déléguée à des partenaires éloignés comme en Inde, Chine ou Pologne, mais aussi quand une équipe centrale collecte des besoins pour différentes entités locales. Mon expérience m’a montré que les « Analyses Métier à distance » sont pleines de pièges à déjouer : autant anticiper !
  • Posséder une double compétence de plus en plus prisée pour des projets petits à moyens ou la réduction des coûts implique de savoir tout faire
  • S’assurer dès le début du projet que la collecte des exigences métier est intégrée dans un mécanisme de documentation des tests d’acceptation
  • Pour introduire de l’agilité, car le client a désormais le droit de changer d’avis … mais aussi car l’environnement incertain et instable requiert cette flexibilité accrue
Détails sur la certification PMI-PBA du PMI
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Et enfin parce que l’analyse métier réussie est un facteur clé de succès du projet !

Je vous donne rendez-vous dans quelques semaines une fois la certification passée pour vous faire part de la rétrospective de mon expérience !

Partenaire de DantotsuPM
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22 Mars – Montréal – Gestion de requis des clients dans le développement d’un nouvel avion

Un nouvel événement du PMI Montréal avec André Blanchet, plus de 25 ans d’expérience dans l’industrie aéronautique.

airbus en constructionOutre des compagnies telles Boeing, Airbus, Bombardier et Embraer, peu de compagnies sont capables d’entreprendre le développement d’un nouvel avion.

C’est une industrie caractérisée par la sécurité du produit où des requis de certification sévères exigent des fabricants des processus d’ingénierie, de qualité et de production approuvés depuis fort longtemps, par les autorités aéronautiques. Le développement d’un nouvel avion prend plusieurs années et requiert des efforts de gestion de projet qui sont contraints par des processus existants. Les requis des clients qui sont établis au début du programme sont souvent remis en question par les acheteurs et par des changements de conditions de marché.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

Dans cette conférence, André Blanchet explique les enjeux de la gestion de requis des clients vis-à-vis la gestion de projet d’un nouvel avion.

MPM est Partenaire de DantotsuPM
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February 23 – Webinar (PMI) – Slashing Risks with User Experience Engineering (UX)

Recent PMI Study calls Requirements Management a core competency for project and program success – and does so for a good reason.

User Experience47% of projects run into trouble due to incomplete or changing requirements & specifications, lack of user input or unrealistic expectations.

UX methods brought wild success to Apple, Google and other top players and it has been increasingly popular ever since.

But what most magazines don’t tell you is that it’s not just the Design part of UX that makes it so effective!

Attend this webinar to learn abut the not-so-glamourous, but extremely effective new UX tools and processes – for gaining accurate user insights, discovering ‘missing’ requirements and hidden underlying problems – the ones that business users would really like to see resolved first – even when they are not be clearly articulated.

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Partenaire de DantotsuPM
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PMI Requirements Management Practice guide available for free download

Requirements Management Practice Guide Launched

requirements managementPMI recently launched a new practice guide on requirements management, which is available for free download for a limited time.

Requirements Management: A Practice Guide is a complementary document to the Project Management
Institute’s (PMI’s) foundational standards. This practice guide provides guidance for project and program managers
who are looking to further understand the components and importance of requirements management.

A Practice Guide is for your individual use only. It may not be shared, copied or otherwise distributed further without written permission from Project Management Institute. All rights reserved.

Auriez-vous mis la charrue avant les bœufs ?

Project Management: Is Your Cart Ahead of the Horse?

http://www.pmhut.com/project-management-is-your-cart-ahead-of-the-horse par Chris Thompson

Cart-before-horseDites-moi si vous avez jamais vécu ce scénario :

Un client vient vous voir avec un besoin. Ceci crée un projet pour compléter la tâche et peut typiquement prendre la forme d’un projet de conception-construction. Quelqu’un peut entendre « conception-construction » et penser à la conclusion d’un contrat, mais je soutiendrais que le scénario conception-construction n’est pas uniquement lié à la conclusion d’un contrat.

La conception-construction considère les besoins du client, avec la connaissance du vendeur, pour en bout de ligne créer le résultat final après que les termes sont acceptés par les deux parties. Les processus de conception ou développement peuvent être itératifs ou être achevés avant que le projet ne commence. Pendant cette période de collecte des besoins et pendant le développement du périmètre, une relation unique commence à se former entre les deux partenaires. On espère que ce processus sera positif et qu’un certain niveau de confiance est mutuellement acquis.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
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Ceci est le moment où la charrue commence à passer devant les bœufs.

stop siffletLes deux parties prenantes sont enthousiasmées par le projet et les deux tiennent beaucoup à commencer à travailler. La question principale à vous poser à vous-même est, avez-vous tous les deux convenu de vraiment tout à l’avance ? Vous avez probablement collecté les besoins nécessaires pour concevoir la partie qui sera complétée en premier. Vous avez probablement convenu d’un devis tarifaire et avez développé un accord contractuel pour protéger légalement les deux parties. Vous avez probablement même développé une sorte d’échéancier car ceci peut être un facteur déterminant pour vérifier si vraiment le client veut lancer le projet ou si vous avez la capacité de le faire ainsi dans les délais demandés.

Semble-t-il que tout soit prêt pour que le projet commence ? Typiquement, en dehors de la construction proprement dite, il n’y a pas de vrai événement significatif du début d’un projet. On commence lentement par de petits morceaux, des appels téléphoniques, des courriers électroniques, un petit travail de fond sur quelques items et, avant que vous ne le sachiez, vous êtes entièrement plongés dans le projet.

À ce point, si ceci est arrivé, votre charrue a largement dépassé vos bœufs.

Qui le projet va-t-il impacter ? Pensez-vous juste au propriétaire ou au représentant du propriétaire, ou considérez-vous aussi d’autres parties prenantes à l’intérieur ou à l’extérieur des deux organisations ? Que veulent-elles gagner ou obtenir avec ce projet ?

Quelles communications sont importantes pour elles? Comment veulent-elles ces communications, combien de fois et dans quel format ? D’autres projets dépendent-ils de ce projet ?

Voici quelques questions simples (liste non exhaustive…) pour vous aider à vous rendre compte qu’il vous manque deux ingrédients clés et, détail le plus important, un plan de management de projet agréé tant par vous que par le client.

Définir qui le projet touchera et en quoi il les affectera produit deux choses.

D’abord, cela produit une liste de parties prenantes, mais plus important encore une analyse des parties prenantes qui permettra d’identifier les besoins que vous devrez considérer pendant la réalisation du projet. La production d’un résultat final ou d’un livrable satisfera l’élément le plus basique de l’engagement. Ce qu’il pourrait vous manquer sont les besoins des parties prenantes supplémentaires qui n’ont pas été satisfaits. Le développement de cette analyse aidera aussi à développer un autre composant clé, le plan de communication.

Partenaire de DantotsuPM
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« Le Savoir est le Pouvoir ».

knowledge is powerCeci vous semble-t-il familier ? Rappelez-vous que chaque personne affectée par ce projet a des intérêts spécifiques qui devront être adressés. Peut-être que l’un des investisseurs aura besoin de délais ou informations spécifiques à intervalles réguliers pour informer l’entité avec des détails précis. Ceci pourrait affecter le financement du reste du projet. Le Directeur de Programmes dans votre organisation devra-t-il agréger des informations de projet par lui-même pour le comité de direction ?

Ces deux cas nécessitent que des informations différentes soient vérifiées non seulement par des méthodes différentes, mais peut-être aussi des moyens différents et à des fréquences différentes. Avez-vous 100 à 200 parties prenantes ? Est-il réaliste de communiquer des informations par courrier électronique, ou le développement d’un site web serait-il plus pertinent ?

En supposant que nous avons répondu à toutes les questions ci-dessus et fourni un plan pour les adresser, regardons maintenant ce que nous avons développé. Nous avons un registre et une analyse des parties prenantes, des besoins définis, un contenu bien borné, un plan d’approvisionnement, un échéancier de projet, un contrat et un plan de communication. Tels sont les ingrédients clés du plan global de projet (sans parler de l’analyse de risque réalisée à ce stade). Chacun de ces éléments devrait alors être formalisé, assemblé selon un ordre logique et présenté comme tel. Ceci sera le plan utilisé pour compléter le PROJET qui produira le LIVRABLE.

Remarquez la dernière phrase…car ceci est une considération importante.

House and Keys in Female HandsUn projet crée ou produit un livrable. Un projet est composé d’étapes pour produire un résultat final. Le plan de projet est le document détaillé qui décrit noir sur blanc comment ce sera fait. Une fois complété, il est présenté au client et chaque côté doit alors le signer. Cela ressemble beaucoup à un contrat et peut avoir la même signification légale. Cependant, la plupart du temps c’est un plan modifiable qui expose des critères pour les futurs problèmes qui pourraient surgir et les obligations contractuelles se centrent typiquement sur des items plus classiques comme le coût des articles, l’échéancier et la date d’achèvement, des questions de propriété et des considérations gouvernementales.

J’espère que cette description de scénario aura provoqué chez vous une réflexion autour de vos standards de mise en œuvre de projet. Rappelez-vous que maintenir les bœufs devant la charrue rendra beaucoup plus facile de la diriger quand vous prendrez de la vitesse.

October 15 – Basel (CH) – Add value to your project and reduce cost through Usability and User Experience (UX)

This presentation will introduce you to the basic concepts of user-centered design – an approach that not only provides more value to the customer organisation and users, but also addresses some common project challenges.

With Andreas Bleiker, learn about how caring systematically for usability and UX helps your project through

  • Andreas Bleiker
    Andreas Bleiker

    better defining and understanding requirements

  • preventing scope creep and development of unnecessary functionality
  • reducing number of issues during testing
  • increasing adoption
  • reducing training and support cost
  • reducing the number of change requests in operations
  • increasing productivity of users
  • increasing your reputation as a PM

June 16 – Belgium – The hidden story behind requirements

PMI Belgium is pleased to announce the first satellite event in Limburg.

PMI Belgium Chaper Web Site
PMI Belgium Chaper Web Site

With Brussels, Antwerp, Namur and East-Flanders having held a satellite event, we are not going to let Limburg be left behind.  We are inviting you to share a drink with your peers over an engaging workshop.

Why should project managers care about requirements management?

From PMI’s white papers, we are aware that poor requirements management is one of the main reasons for project failures.  Can we tackle this issue with just some tools?

Get the book
Get this book about requirements management

Stefan Bossuwé, CBAP, president of IIBA Belgium, will unravel some of the mysteries around business analysis and requirements management. During this interactive workshop we will explore requirements from a different angle, which undoubtedly will lead to a paradigm shift in thinking.

The workshop will consist of a short presentation covering the event topic, followed by an interactive session.  We welcome challenges to the proposed content as well as your opinions on the subject.

Some questions to jumpstart some the session:

  • Do you actively manage requirements?
  • Where do you draw the line between the role of the business analyst and the project manager in practice?
  • How would you sell the idea of to perform requirements management in an organization?

Tuesday 16th June, from 18:30 – 20:00 at Theatercafé (the cool bar at the Hasselt cultural centre)  – Kunstlaan 5, 3500 Hasselt

register here and for further information contact Erik Leung Shun: @Erik_Leung_PMP , erik.leungshun@gmail.com

Partenaire de DantotsuPM
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March 26 – Zurich – Why might the Facebook generation be better at Managing knowledge?

A PMI Switzerland event starting at 18:30 with Andreas Kyriacou, the owner of Serendipities GmbH, a small Zurich-based consultancy company specializing in requirements engineering and knowledge management, which he founded in 2001.

Knowledge is a major resource of almost every organization.

arbre de la connaissanceIt however doesn’t always flow easily from brain to brain. The past decades have seen approaches to knowledge management come and go. Initiatives to facilitate knowledge management often focused on either the definition of and attempts to control processes, which supposedly increase knowledge accumulation and accessibility, or on the creation of software systems designed to serve the same goals.

The exchange of information is however to a large degree a social task. Creating an atmosphere, in which the sharing of information is actively encouraged, is therefore crucial. Unfortunately, it is often a business reality that time to consciously manage knowledge seems to be lacking and that actively holding back information seems to pay off better for the individual than sharing it.

But there’s the good news: the Facebook generation is used to sharing information without being asked to do so. A mind shift is taking place: not the information bearer but the information sharer is cool. A growing number of collaboration platforms is mimicking the behavior of the major social media sites. They thus seem naturally inviting to everyone who uses social media outside the workplace and have the potential to overcome the pitfalls of more traditional top-down approaches to knowledge management.

The talk will contain three main parts:

  1. a summary of approaches to knowledge management,
  2. an overview of current collaboration platforms and their respective strengths and limits, and
  3. a brief look at cognitive aspects of learning,

as knowledge is only useful if it successfully finds its way into the brains that should make use of it.

12 Mars – Guyancourt – Bien collecter besoins et exigences

Le PMI France, branche Paris Ile-de-France, pôle Yvelines vous invite à participer à sa prochaine soirée.

La collecte des besoins et exigences, une étape fondatrice de tout projet réussi

La conférence portera sur la recherche des besoins et exigences à travers la présentation d’une dizaine de méthodologies variées :

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  • méthodes analytiques (exemple : recherche documentaire, benchmarking),
  • méthodes interactives ( exemple : interview, questionnaire) ou
  • méthodes de groupe ( exemple : focus group, post-it).

Elle sera animée par Didier Cohen, Consultant en Stratégie Opérationnelle, Fondateur et Directeur Associé d’Anthalia.

à propos de Post-it, voici une petit truc utile !