Project Kickoff Meetings de Philip Diab

Bien démarrer le projet donne le ton pour tout le projet et positionne souvent l’équipe pour la réussite. Même si cela ne peut pas garantir le succès, avoir un mauvais démarrage de projet est dans la plupart des cas un premier signe d’alarme que le projet se dirige droit dans le fossé. L’événement le plus important pendant le processus d’initiation est la réunion de démarrage/de lancement. C’est cette rencontre entre l’équipe et les parties prenantes qui lance officiellement le projet. Cela pourrait bien être la réunion la plus importante parce que c’est souvent un test du chef de projet et de l’équipe par l’organisation pour voir si chacun est bien en place ou non.

Les bénéfices de la réunion de démarrage incluent :

• Affirmation de l’appui du sponsor exécutif et des leaders seniors aux objectifs du projet.
• L’explication de l’autorité et de la responsabilité du chef de projet à l’organisation pour obtenir l’appui et demander la coopération.
• Une occasion pour l’équipe de se réunir sous la bannière du projet.
• Donner les attentes des parties prenantes et de l’organisation quant à ce qui est couvert ou pas dans le périmètre du projet.
• Recevoir les réactions sur toute omission dans les bénéfices potentiels du projet et commencer à construire/raffiner les exigences.

Il est important dans cette partie du processus de planification que le chef de projet travaille avec les parties prenantes pour assurer leur bonne représentation pendant la réunion.

Les participants à la session de démarrage devraient inclure :

• Le sponsor exécutif et le chef de projet
• Membres clefs du comité de direction
• Tous les membres de l’équipe projet
• Les représentants de l’organisation du client (interne ou externe)
• Les représentants d’autres leaders de projets qui pourraient interagir avec ce projet (dans le cas d’un programme)

Puisque c’est la première occasion pour le chef de projet de démontrer sa force et ses compétences, il est important pour le PM de bien mener/faciliter cet événement. Cependant, pour que cette activité soit perçue positivement, le PM doit passer du temps avant la réunion pour la préparer.

Voici quelques suggestions pour aider le PM à bien se préparer pour l’événement et mener une réunion efficace :

• La préparation d’une présentation qui est partagée avec les participants décrivant le « business case » pour le projet et la description de la portée à un haut niveau.
• Discussion avec les membres de l’équipe des responsabilités et partager cette information pendant la réunion.
• Mettre l’accent sur les éléments clefs de la charte de projet ou de la déclaration de travail ou du contrat client. Cela peut inclure des processus comme l’approbation de livrable ou le contrôle des modifications.
• Discussion sur la terminologie pour parvenir à un accord sur un jeu de définitions communes.
• Établir et/ou revoir les règles de vie d’équipe pour donner des attentes appropriées.
• Fournir les détails de contact pour des parties prenantes clefs et exposer les étapes suivantes.
• Détailler la suite proposée dans le processus et mettre en évidence les événements marquants prévus ou jalons pour le projet et s’assurer que chacun comprend ce qui arrivera ensuite.
• L’identification d’une personne qui servira de preneur de notes de réunion pendant la session (autre que le PM) pour que les questions business, décisions et problèmes soient capturés.
• La revue des éléments clefs du produit/service à livrer sur le projet afin de déterminer s’il y a bien une compréhension commune.
• La conduite d’une session de « Team Building » si le temps permet et/ou si c’est approprié.

Une fois que l’on conclut la réunion avec succès, le processus de la réunion de démarrage n’est pas fini.

Il y a des activités de suivi que le PM et l’équipe doivent adresser pour assurer que la crédibilité se poursuive :

• Revoir et distribuer les notes de la rencontre de démarrage incluant les points d’action.
• Ajuster les composants clefs de la portée si certains ont été identifiés et mettre à jour la charte s’ils ont été agréés.
• Communiquer sur le lancement du projet aux personnes non présentes ou non invitées à cette réunion.
• Lancer une vérification de la portée détaillée et des sessions de validation des objectifs pour commencer la planification.
• Documenter les modes opératoires et règles de vie avec l’équipe.
• Communiquer les responsabilités convenues pour les divers membres d’équipe et parties prenantes.
• Mettre à jour la documentation officielle comme la charte, SOW, etc …

Comme je l’ai mentionné, il n’y a peut-être aucune réunion plus importante que celle de lancement dans la vie du projet. Je m’en rappelle une, dans une organisation que j’ai rejointe, où le chef de projet est arrivé en retard et a quitté la réunion pendant 15 minutes pour faire les copies de l’ordre du jour (qu’il aurait du avoir au départ). Comme vous pouvez l’imaginer, cette réunion était peut-être la meilleure réunion de l’équipe projet qui a ensuite poursuivi sa descente aux enfers. Le projet ne s’est pas bien terminé.

Je suis sûr qu’il y a d’autres trucs que les praticiens ont relevé pendant leurs réunions de démarrage, donc merci de vos commentaires.