Create the Ideal Virtual Meeting Space with this Handy Checklist

https://www.guidedinsights.com/create-the-ideal-virtual-meeting-space-with-this-handy-checklist/ par Nancy Settle-Murphy

Si vous créiez une liste de contrôle pour une salle de réunion idéale, que placeriez-vous en premier ?

Des sièges confortables conçus pour l’interaction, de la lumière naturelle, de l’espace pour se déplacer, une bonne ventilation, des commandes faciles à utiliser de contrôle de la température, une bonne insonorisation et abondance d’espace mural ? Vous pourriez ajouter un bon système audio-vidéo, un grand choix de musique et l’accès continuel à des boissons et en-cas.

Mais en ce qui concerne un « espace » de réunion virtuelle, à quoi cette liste de contrôle ressemblerait-elle ? Dans cette édition de Communique, Rick Lent, de  Meeting for Results et moi-même avons créé cette checklist  pour son livre Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success.

Cette liste de contrôle dispose un jeu de base de besoins pour une réunion virtuelle. Cette check-list encourage et permet l’interaction et une participation active, indépendamment de la technologie que vous pouvez vouloir utiliser.

1. Penser à l’emplacement des participants.

Si possible, faites participer toutes les personnes à distance, plutôt qu’en avoir certaines dans une salle alors que d’autres sont ailleurs. Une rencontre « hybride » avec quelques personnes réunies et d’autres à distance crée un terrain de jeu en soi inégal, désavantageant les personnes distantes. Même si quelques personnes peuvent se rassembler dans une pièce, résistez à la tentation et faites-les plutôt participer de leurs bureaux. Si quelques personnes doivent réunir dans une pièce, vous devrez faire un effort particulier pour vous assurer que tous se sentent également inclus. Vous trouverez ici quelques astuces rapides.

2. Utiliser la technologie de réunion virtuelle la plus appropriée.

Pensez soigneusement à quel type de technologie répondra le mieux à vos objectifs et maintiendra les gens engagés. Parfois un outil de simple partage d’écran simple fera l’affaire. À d’autres moments, l’interaction en ligne entre les participants sera cruciale. Parfois, un coup de fil peut être tout ce qui est nécessaire. Choisissez seulement ce dont vous avez besoin et pas plus. Assurez-vous que chacun a un accès facile à l’outil et se sent confortable avec son l’utilisation (vous y compris !). Prenez des dispositions pour une démonstration ou formation à l’avance pour ceux qui en auraient besoin. Si possible, prévoyez quelqu’un pour aider sur les questions techniques et fournir du support si nécessaire. Prévoyez deux ou trois minutes au début de chaque réunion virtuelle pour vous assurer que chacun puisse se joindre à vous.

3. Soigner la qualité audio.

Sans bon son, il est impossible d’avoir une bonne réunion virtuelle. Voici quelques considérations : Demandez aux participants d’éviter d’utiliser des haut-parleurs et des téléphones portables dans la mesure du possible. Les haut-parleurs (aussi bien que la voix sur IP) peuvent créer un bruit de fond et souvent des interruptions.  Certains haut-parleurs rendent aussi difficile à d’autres de contribuer à la réunion, car certains téléphones “éliminent” les interjections. De plus, plusieurs systèmes de conférence audio ne permettent pas aux gens d’intervenir quand  quelqu’un d’autre parle. Demandez aux participants d’utiliser des casques audio et d’appeler une ligne de conférence partagée. Si vous avez moins de 10 personnes sur l’appel, demandez aux participants de s’abstenir de couper le son de leur micro. Bien que l’utilisation du mode muet puisse bloquer le bruit de fond, il autorise aussi les gens à faire  du multitâche et plus personne n’écoute.

4. Créer d’une présence visuelle.

Même si les gens ne sont pas assis à une table réelle, vous pouvez les aider à se sentir comme s’ils l’étaient. La vidéo peut certainement aider ici, si vous êtes attirés. D’autre part, les plates-formes de réunion virtuelles peuvent souvent montrer les images de participants. Une solution à faible composante technologique qui travaille à chaque fois, mais exige un peu de travail : Faites-vous envoyer une photo des participants par eux-mêmes, que vous pourrez coller dans une diapositive avec leurs noms. Vous pouvez l’afficher dans votre salle de réunion virtuelle, ou l’envoyer à l’avance. Demandez aux participants d’avoir cette diapositive sous leurs yeux pendant la réunion. En tant qu’organisateur, vous pouvez utiliser cette diapositive pour noter les participants.

5. Prendre des notes visibles en temps réel.

Gardez une réunion vivante en laissant chacun voir la discussion comme elle progresse en affichant vos notes comme elles sont saisies. Vous pouvez le faire de plusieurs façons. Demandez à un volontaire de prendre les notes sur un écran partagé pendant que vous animez la discussion. Encore mieux : Utilisez une technologie qui permet à chacun d’ajouter des notes et des idées. Par exemple, Google Drive marche bien pour cela. Encore mieux : Utilisez une technologie de réunion virtuelle qui permet aux gens de saisir des notes dans une boîte de discussion ou un tableau électronique, qui peuvent alors être inclus dans le résumé de réunion complet qui inclut toutes les notes de toutes les sources.

6. Créer de l’espace pour une interaction fréquente.

Vous voulez que les gens soient capables de participer librement, sans nécessairement devoir interrompre les autres. Beaucoup d’outils de réunion virtuelle ont des fonctions pour encourager la participation fréquente, comme un outil permettant d’indiquer que l’on souhaite intervenir, une boîte de bavardage ou des sondages rapides. Si vous prévoyez d’avoir des tours de table fréquents, assurez-vous que vous allouez le temps nécessaire et préparez des questions auxquelles l’on puisse répondre succinctement.

Et voici quelques astuces de plus pour faire de cette réunion virtuelle un succès qui dépasse toutes considérations virtuelles ou physiques

Avant la réunion : Définissez les attentes avec des communications claires.

Assurez-vous que chacun sait quelle préparation est exigée et de qui. Postez ou envoyez tout contenu qui peut être passé en revue à l’avance pour sauver un temps de réunion de valeur. Assurez-vous que chacun a les informations nécessaires pour se connecter à l’audioconférence et sur l’espace de réunion en ligne. Envoyez un ordre du jour détaillé bien en avance et invitez les questions. Appelez ceux qui peuvent avoir besoin de quelques conseils ou encouragements.

Après la réunion : Faites un suivi.

Que doit-il se produire après cette réunion, par qui ? Comment les gens seront-ils tenus responsables des actions ou autres étapes suivants ? Quel genre de communication doit avoir lieu, avec qui et comment, avant la prochaine réunion? Est-ce que les notes de cette rencontre sont suffisantes, ou est-il nécessaire d’aller plus loin ?

Si vous voulez une réunion virtuelle super-productive à chaque fois, créez votre propre “to do” liste de contrôle, empruntant certains des points ci-dessus et ajoutant un peu des vôtres. Encouragez d’autres à suivre votre exemple. La conception et la planification d’une réunion virtuelle réussie ne sont pas exactement une science, mais elles exigent vraiment une préparation réfléchie qui mérite du temps et de l’attention et beaucoup de pratique.

Voir le livre de Nancy, Leading Effective Virtual Teams, qui inclut des chapitres sur la conception d’une efficace réunion virtuelle.